【文件制度】公司機(jī)密文件管理規(guī)定(WORD3頁(yè))

1、【文件制度】公司機(jī)密文件管理規(guī)定(word3頁(yè))公司機(jī)密文件管理規(guī)定第一條范圍1.生產(chǎn)設(shè)備設(shè)計(jì)圖：具有專利性與鼓舞性的機(jī)械設(shè)計(jì)圖，以及生產(chǎn)設(shè)備布置圖。2.技術(shù)性的資料：獨(dú)特技術(shù)性的操作標(biāo)準(zhǔn)，與外人技術(shù)合作或外人技術(shù)指導(dǎo)資料，產(chǎn)品配方，產(chǎn)品開(kāi)發(fā)，改進(jìn)或試驗(yàn)資料，國(guó)外現(xiàn)場(chǎng)實(shí)習(xí)報(bào)告及其他技術(shù)上屬于機(jī)密性的資料。3.業(yè)務(wù)性的資料：銷售本錢(qián)資料，市場(chǎng)情報(bào)，國(guó)外業(yè)務(wù)考察報(bào)告及其他業(yè)務(wù)上屬于機(jī)密性的資料。4.其他經(jīng)廠、處長(zhǎng)以上主管認(rèn)為有必要列入機(jī)密文件管理的一切資料。其次條保管部門(mén)1.外來(lái)機(jī)密文件應(yīng)以各公司經(jīng)理室保管部門(mén)；經(jīng)各公司總經(jīng)理核準(zhǔn)得于事業(yè)部、討論所或工廠所在地保存者，應(yīng)以事業(yè)部經(jīng)理室、討論所所長(zhǎng)室

2、、駐廠經(jīng)副理室或總經(jīng)理指定的部門(mén)為保管部門(mén)。2.屬技術(shù)、開(kāi)發(fā)、公務(wù)、營(yíng)業(yè)等部門(mén)自行建立的專業(yè)性機(jī)密文件，應(yīng)以各事業(yè)部經(jīng)理室或廠區(qū)文書(shū)管理部門(mén)為保管部門(mén)。3.總經(jīng)理處各部、室、中心的機(jī)密文件，屬各該部門(mén)承辦的專責(zé)性質(zhì)者，應(yīng)以各該部、室、中心為保管部門(mén)。4.各保管部門(mén)應(yīng)指定專人并經(jīng)各公司總經(jīng)理核定總管理處由總經(jīng)理核定，負(fù)責(zé)機(jī)密文件收發(fā)、登記及歸檔等事務(wù)。第三條外來(lái)機(jī)密文件處理1.外來(lái)機(jī)密文件由代表公司獲得該文件的人員徑送該公司總經(jīng)理室機(jī)密文件保管人員，以“收發(fā)文登記單一式五聯(lián)登記，呈請(qǐng)總經(jīng)理核派經(jīng)辦人主辦人及指定處理期限后，其分文、經(jīng)辦、復(fù)文或主動(dòng)發(fā)文均依第四章之規(guī)定流程處理。惟其遞送均應(yīng)親自為之

3、，不得假手別人。2.假設(shè)文件內(nèi)容影響公司權(quán)益重大時(shí)，保管人員于文件分類辦理時(shí)，應(yīng)以影本為之，原文件由保管人員妥藏。3.主辦人于文件處理期間，需負(fù)保密全責(zé)；如需分派其所屬人員辦理只，那么于每日上班以“文件傳遞記錄卡注明時(shí)間、用處由經(jīng)辦章后，“文件傳遞記錄卡由主辦人留存，密件交經(jīng)辦人辦理。當(dāng)日下班或完工時(shí)主辦人應(yīng)負(fù)責(zé)將密件收回，并在“文件傳遞記錄卡填注收回時(shí)間，由經(jīng)辦簽認(rèn)后隨“收發(fā)文登記單第五聯(lián)與密件一并歸檔。4.密件辦后由主辦人親自遞送或封妥簽章交予文書(shū)管理部門(mén)收發(fā)人員寄送。第四條自創(chuàng)的專業(yè)性機(jī)密文件處理1.隸屬性技術(shù)、開(kāi)發(fā)、工務(wù)、營(yíng)業(yè)等部門(mén)的工作人員于承辦特定工程的業(yè)務(wù)所建立的資料，應(yīng)視同機(jī)密

4、文件，依有關(guān)規(guī)定辦理。2.前款各項(xiàng)機(jī)密文件的經(jīng)辦部門(mén)應(yīng)于每月底編制翌月“工作方案表寫(xiě)明交辦的特定業(yè)務(wù)工作主題、內(nèi)容不得擅自復(fù)制。3.經(jīng)辦人如因公確需帶機(jī)密文件外出時(shí)，應(yīng)呈總理級(jí)以上主管專業(yè)性擊鍵文件得呈廠長(zhǎng)、處長(zhǎng)核準(zhǔn)后帶出。4.經(jīng)辦人如未能于規(guī)定期限內(nèi)處理完畢，應(yīng)于到期前簽呈交辦的主管核準(zhǔn)延特長(zhǎng)理期限，并聯(lián)絡(luò)保管人員延緩稽催。第六條歸檔1.外來(lái)機(jī)密文件于主辦人辦妥并經(jīng)總經(jīng)理核定保存期限后，應(yīng)將連同“收發(fā)文登記單第四、五聯(lián)及“文件傳遞記錄卡送交保管人員簽收，編訂檔號(hào)，依其類別登入“機(jī)密文件保管備查薄。第四聯(lián)送回主辦人存查，文件由保管人員依歸檔，并將其名稱及歸檔編號(hào)登入“機(jī)密文件保管備查薄。第七條

5、檔案整理1.保管人員應(yīng)將每月增加的機(jī)密文件，于翌月5日前填寫(xiě)“機(jī)密文件增列表呈經(jīng)總理專業(yè)性者性經(jīng)理核閱。并于每年年底清理檔卷，將認(rèn)為已無(wú)需連續(xù)保管或已消逝機(jī)密性質(zhì)的文件，造具“機(jī)密文件銷毀表呈報(bào)總經(jīng)理專業(yè)性者呈經(jīng)理核準(zhǔn)后銷毀或送回原經(jīng)辦部門(mén)按一般文書(shū)辦理歸檔。2.保管人員應(yīng)于每月底查對(duì)“機(jī)密文件增列表及出國(guó)方案書(shū)或“工作方案表如有應(yīng)送而未送歸檔者，那么以函稽催經(jīng)辦部門(mén)送交歸檔。3.機(jī)密文件應(yīng)單獨(dú)成立檔卷，與其他一般文件分開(kāi)保管。第八條調(diào)卷1.各部門(mén)需調(diào)卷機(jī)密文件時(shí)，除依規(guī)定方式辦理外，經(jīng)辦人填具“調(diào)卷單位注明調(diào)閱期限及用處，應(yīng)經(jīng)調(diào)閱部門(mén)廠長(zhǎng)、處長(zhǎng)證明并送保管部門(mén)的主管同意前方可調(diào)卷。2.保管人

6、員接到經(jīng)核準(zhǔn)的“調(diào)卷單應(yīng)即開(kāi)立“文件傳遞記錄卡一份，連同密件交予調(diào)卷人簽收后，“文件傳遞記錄卡由保管人員留存。用畢歸還時(shí)，密件經(jīng)保管人員點(diǎn)收無(wú)誤后，將歸還時(shí)間填記于“文件傳遞記錄卡并經(jīng)調(diào)卷簽認(rèn)后一并歸檔。第九條副本機(jī)密文件需影、復(fù)印時(shí)，應(yīng)呈經(jīng)理以上主管專業(yè)性者呈廠長(zhǎng)、處長(zhǎng)以上主管核準(zhǔn)后，交由保管人員印發(fā)，并將份數(shù)登記于“機(jī)密文件保管備查薄；副本含復(fù)印件是同正本依本規(guī)章的規(guī)定辦理。第十條文件管理經(jīng)辦人、保管人員或調(diào)卷面人員應(yīng)妥當(dāng)管理經(jīng)受的機(jī)密文件。倘有以下情形之一者，依公司規(guī)定議處：1.拆散原案顯有弊端者。2.原案被污損、抽換、涂改或遺失者。3.擅自將文件攜帶外轉(zhuǎn)接或初示于人及其他泄露機(jī)密情事者

7、。4.調(diào)卷逾期拒不歸還而不申訴理由者。5.擅自請(qǐng)拖別人代抄、代描、復(fù)印或打字、印刷者。6.文件分辦傳遞時(shí)，未以“文件傳遞記錄卡記載或未于分辦當(dāng)日下班或完工時(shí)收回繳回妥藏者。第十一條文件處理日數(shù)的統(tǒng)計(jì)1.各收發(fā)人員依據(jù)“收發(fā)文登記單第一聯(lián)，業(yè)務(wù)接洽便函第一聯(lián)發(fā)文及第四聯(lián)收文分別造具“問(wèn)津處理統(tǒng)計(jì)表一式兩份，于翌月5日前，一份呈送經(jīng)理核閱后存經(jīng)理室備查全公司的“文件處理統(tǒng)計(jì)表應(yīng)呈總經(jīng)理核云后存總經(jīng)理室備查，一份自存。2.處理日數(shù)計(jì)算標(biāo)準(zhǔn)1收文案件：自收文之日起至復(fù)文化發(fā)出或文件歸檔之日止，所需日數(shù)扣除節(jié)假日后威士忌處理日數(shù)。2發(fā)文案件：自文件發(fā)出之日起至其銷案之日止，所需日數(shù)扣除節(jié)假日后，威士忌處理日數(shù)。第十二條文書(shū)用紙1.對(duì)關(guān)系企業(yè)外機(jī)構(gòu)之行文以公文為紙為之。對(duì)客戶或廠商行文須用印有公司名銜的書(shū)函。2.關(guān)系企業(yè)內(nèi)部各