電子表格在審計工作中的應(yīng)用研究

1、  電子表格在審計工作中的應(yīng)用研究   當(dāng)前無論是財政預(yù)算審計、工程決算審計還是審計調(diào)查工作。都會大量用到電子表格，這些表格不但會提高審計工作的效率，還能使得被審計事項(xiàng)能更加清晰的反映。表格現(xiàn)在已經(jīng)不是簡單的運(yùn)用在審前調(diào)查和審計實(shí)施階段，更多的出現(xiàn)在審計報告中，使得報告直觀，便于報告使用者的理解。一、設(shè)計使用電子表格應(yīng)把握以下幾點(diǎn)原則(一)表格的設(shè)計要符合審計項(xiàng)目實(shí)施方案的要求。審計項(xiàng)目實(shí)施方案規(guī)定了整個審計項(xiàng)目實(shí)施的依據(jù)和總體要求，所以表格的設(shè)計就要緊貼審計項(xiàng)目實(shí)施方案的內(nèi)容和要求進(jìn)行。(二)表格的設(shè)計要簡約實(shí)用。對于審計項(xiàng)目實(shí)施方案中規(guī)定的審計或?qū)徲?/p>

2、調(diào)查的內(nèi)容，表格設(shè)計一定要做到簡約實(shí)用，對需要的數(shù)據(jù)項(xiàng)目進(jìn)行采集，而有些不需要的數(shù)據(jù)項(xiàng)目盡量不要涉及，能使用二維表格完成的就不要使用三維表格，這樣做既方便了表格填報者理解表格內(nèi)容，也對表格回收后的統(tǒng)計工作帶來極大便利。(三)表格數(shù)據(jù)項(xiàng)目的勾稽關(guān)系要合理。表格的設(shè)計最重要的一個方面就是其表內(nèi)和表間的勾稽關(guān)系，在設(shè)計表格之初就應(yīng)該充分考慮到表格需要的數(shù)據(jù)項(xiàng)目之間是否存在數(shù)理邏輯關(guān)系，在設(shè)計表格時要將這些關(guān)系在表格中體現(xiàn)或在表格附注中標(biāo)明，這樣既方便了表格填報者理解和正確填寫表格，也為審計人員判斷表格數(shù)據(jù)的合理性提供了重要依據(jù)。(四)表格設(shè)計要使用合適的計量單位，便于匯總。表格采集的數(shù)據(jù)項(xiàng)目不是單純

3、的數(shù)字，而是代表了一定的實(shí)際意義，例如貨幣數(shù)量、產(chǎn)量、工程量等，規(guī)范這些數(shù)據(jù)就要求我們選取合適的計量單位，根據(jù)審前調(diào)查和審計項(xiàng)目實(shí)施方案的要求，選取適當(dāng)?shù)挠嬃繂挝粫沟萌〉玫臄?shù)據(jù)更加有效，便于匯總。二、使用設(shè)計電子表格的步驟(一)明確項(xiàng)目數(shù)據(jù)需求。這是設(shè)計表格的第一步，也是最重要的一步。如果在開始時沒有正確地了解審計項(xiàng)目實(shí)施方案中對項(xiàng)目數(shù)據(jù)的需求，無論設(shè)計出怎樣完善的表格，工作都是徒勞的。然而要弄清所需的項(xiàng)目數(shù)據(jù)絕非想象中那么簡單。這個過程需要對審計項(xiàng)目實(shí)施方案和審前調(diào)查取得的資料內(nèi)容進(jìn)行深入分析，找到全部審計過程需要的項(xiàng)目數(shù)據(jù)，明確項(xiàng)目數(shù)據(jù)是要決定想用電子表格來做什么，并應(yīng)清楚要利用這些項(xiàng)目

4、數(shù)據(jù)需要得到什么結(jié)果。確定項(xiàng)目數(shù)據(jù)需求的結(jié)果并形成相關(guān)的書面材料，重點(diǎn)要將項(xiàng)目數(shù)據(jù)內(nèi)容進(jìn)行具體描述。(二)確定表格的結(jié)構(gòu)。在確定了項(xiàng)目數(shù)據(jù)需求之后，就應(yīng)對項(xiàng)目數(shù)據(jù)間的數(shù)理關(guān)系進(jìn)行深入分析。其中會出現(xiàn)簡單的加、減、乘、除、乘方等數(shù)學(xué)關(guān)系運(yùn)算，這些關(guān)系決定了表格結(jié)構(gòu)，一般情況下，表格多以二維表格出現(xiàn)，在一套表格中。項(xiàng)目數(shù)據(jù)關(guān)系不但在表內(nèi)會有所體現(xiàn)，在表格與表格之間也會有所體現(xiàn)。在選擇合適的表格結(jié)構(gòu)時要注意選擇適當(dāng)結(jié)構(gòu)來解決問題。表格的行數(shù)、列數(shù)均由所需項(xiàng)目數(shù)據(jù)決定。我們在實(shí)際工作中一般會選擇microsoft excel進(jìn)行表格設(shè)計，在具體設(shè)計表格之初應(yīng)決定工作簿中應(yīng)包括哪些工作表、工作表之間的關(guān)

5、系與聯(lián)接，并明確工作表名稱等具體信息。三)表格的編寫。選定好表格結(jié)構(gòu)后就開始在計算機(jī)上進(jìn)行表格的編寫工作。編寫工作可與確定表格結(jié)構(gòu)同時進(jìn)行，但是不能省略上一步，這是為了防止在表格編寫過程中因?yàn)樵O(shè)計的缺陷造成的編寫反復(fù)甚至編寫錯誤等。表格的編寫標(biāo)題及項(xiàng)目名稱要注意簡單明確，方便填報者理解填報內(nèi)容；實(shí)現(xiàn)填報目標(biāo)。(四)測試分析表格。表格設(shè)計完成并不能說明表格就能符合我們審計工作的需要，我們還要利用現(xiàn)有數(shù)據(jù)或者測試，用數(shù)據(jù)對表格進(jìn)行數(shù)據(jù)測試、邏輯分析。通過分析觀察表格設(shè)計的完善程度，表內(nèi)、表間數(shù)理邏輯關(guān)系是否正確，選擇的項(xiàng)目數(shù)據(jù)是否合理，數(shù)據(jù)計量單位是否統(tǒng)一，有無缺項(xiàng)漏項(xiàng)等情況。測試過程中重點(diǎn)觀察由

6、表內(nèi)、表間數(shù)理邏輯生成的數(shù)據(jù)有無異常，這樣才能判斷表格是否使用了正確的公式。如果測試結(jié)果有問題，就需要我們回到前幾步進(jìn)行分析，不斷完善表格。反復(fù)上述步驟直到表格完善，能達(dá)到審計工作需要的目的，這樣做雖然會花費(fèi)大量時間，但是會對未來具體實(shí)施審計工作帶來極大方便。通過上述四個步驟，一套實(shí)用的電子表格就建立完成了。但是這并不意味這套表格就能幫助我們反映被審計單位或者填報單位的全部情況，在實(shí)際應(yīng)用中，我們會不斷發(fā)現(xiàn)我們所編制的表格存在這樣那樣的不足，這些不足一般是由審計項(xiàng)目實(shí)施方案不夠完善，審前調(diào)查不夠充分、審計項(xiàng)目自身有了新的變化和情況等具體問題造成的，當(dāng)有這些情況發(fā)生時，我們要及時對表格進(jìn)行修改，使表格適應(yīng)新的需要，為審計工作提供便利。經(jīng)歷了上述步驟，我們的表格就可以拿來采集審計數(shù)據(jù)，分析審計內(nèi)容了為了使我們編制的表格更好的發(fā)揮作用，我們還要對被審計單位或者表格填報者進(jìn)行必要的說明。讓被審計單位或表格填報者充分理解表格內(nèi)容也是我們使用表格的一個重要方面，這樣表格上反映的數(shù)據(jù)真實(shí)性才會提高，誤差率才會降低。審計工作中，經(jīng)常使用電子表格來完成一些日常工作，但更多的可能是使用電子表格為審計報告服務(wù)，這也是計算機(jī)審計的一個重要體現(xiàn)。在我省應(yīng)大力提倡電子表格在審計