差旅費(fèi)費(fèi)報(bào)銷管理辦法及流程

1、版本號(hào)D/0湖北音信數(shù)據(jù)通信技術(shù)有限公司部門性管理文件文件編號(hào)：YX/QI/Q 0615實(shí)施日期差旅費(fèi)報(bào)銷管理辦法及流程頁次： 19目 錄0. 修改記錄1. 目 的2. 適用范圍3. 定義4. 相關(guān)職責(zé)5. 流程6. 流程說明7. 公共交通乘坐規(guī)定8. 住宿費(fèi)規(guī)定9. 出差補(bǔ)貼規(guī)定10. 票務(wù)管理規(guī)定11. 報(bào)銷單填寫粘貼規(guī)定12. 相關(guān)文件或流程13. 表單或數(shù)據(jù)庫編制審核批準(zhǔn)0 修改記錄修改序號(hào)更改內(nèi)容修訂人日期備注0新版發(fā)行張坤2015/3/261 目的為規(guī)范出差過程中產(chǎn)品的費(fèi)用，本著“保證支出、鼓勵(lì)節(jié)約”的原則，制定本公司員工差旅費(fèi)報(bào)銷管理規(guī)定。2 適用范圍市場部所有員工出差（含各區(qū)縣

2、分公司）。3 定義122.1 出差：是指因工作需要，經(jīng)上級領(lǐng)導(dǎo)同意，工作人員臨時(shí)到常駐工作地以外的地區(qū)或城市工作或擔(dān)任臨時(shí)職務(wù)。2.2 差旅費(fèi)：差旅費(fèi)開支項(xiàng)目包括交通費(fèi)（含市內(nèi)交通費(fèi)）、住宿費(fèi)以及出差補(bǔ)貼、等出差補(bǔ)助費(fèi)用。2.3 交通費(fèi)：是指職工由于工作需要、由始發(fā)地到達(dá)目的地乘坐公共交通工具而產(chǎn)生的費(fèi)用。2.3.1 公共交通工具：主要是指從事旅客運(yùn)輸?shù)母鞣N公共汽車、大、中型出租車、火車、船只、飛機(jī)等正在運(yùn)營中的公共交通工具。2.4 住宿費(fèi)：是指在職工在出差工作期間內(nèi)不能返回常駐地而必須居住在出差地而產(chǎn)生的費(fèi)用。2.5 出差補(bǔ)貼：是指員工在出差工作期間產(chǎn)生的個(gè)人飲食，通信的費(fèi)用。2.6 出差目

3、的地城市分類標(biāo)準(zhǔn)如下： 序號(hào)城市類別城市1一類北京、上海、廣州2二類各省會(huì)、各地級市3三類縣級市及以下級別區(qū)域2.7 職務(wù)等級體系分類標(biāo)準(zhǔn)如下：類別代碼職 位對應(yīng)崗位A副總級別董事長助理、副總經(jīng)理B部門經(jīng)理級別含總部部門經(jīng)理、大區(qū)經(jīng)理C一般級別其他各崗位注：本職務(wù)級別分類僅限用于國內(nèi)出差時(shí)乘坐交通工具、住宿、伙食標(biāo)準(zhǔn)的計(jì)算，以上職務(wù)以公司總部行政人事部的最新任命通知為準(zhǔn)。4 相關(guān)職責(zé) 4.1 分公司區(qū)域經(jīng)理：負(fù)責(zé)所轄區(qū)域內(nèi)員工出差申請審批，差旅費(fèi)報(bào)銷明細(xì)，金額進(jìn)行檢查。4.2 分公司大區(qū)經(jīng)理：負(fù)責(zé)所轄區(qū)域內(nèi)所有員工的出差申請審批，差旅費(fèi)審核。4.3 市場部總經(jīng)理：負(fù)責(zé)市場部員工出差申請審批，所

4、有員工差旅費(fèi)用的審批5 流程5.1 出差申請流程：5.1.1 分公司出差申請流程5.1.2 總部出差申請流程5.2 費(fèi)用報(bào)銷流程5.2.1 分公司費(fèi)用報(bào)銷流程5.2.2 總部費(fèi)用報(bào)銷流程6 流程說明6.1 出差申請流程說明6.1.1 分公司出差流程說明活動(dòng)編號(hào)活動(dòng)名稱執(zhí)行部門/角色活動(dòng)內(nèi)容001出差申請分公司/申請人填寫公出/出差申請單，提交直接上級領(lǐng)導(dǎo)審批002審批區(qū)域經(jīng)理審核申請人出差日期、時(shí)間、出差工作事由。003審批大區(qū)經(jīng)理審批申請人出差004審批行政人事審批申請人出差005考情備案行政人事做好出差申請人的考情記錄備案6.1.2 總部出差流程說明活動(dòng)編號(hào)活動(dòng)名稱執(zhí)行部門/角色活動(dòng)內(nèi)容0

5、01出差申請總公司/申請人填寫公出/出差申請單，提交直接上級領(lǐng)導(dǎo)審批002審批市場部經(jīng)理審核申請人出差日期、時(shí)間、出差工作事由，并進(jìn)行審批003審批行政人事審批申請人出差004考情備案行政人事做好出差申請人的考情記錄備案6.2 出差申請管理要求6.2.1 凡公司員工因公差都必須填寫公出/出差申請單，審批后方可出差，未經(jīng)批準(zhǔn)的出差，按曠工處理，產(chǎn)生的一切費(fèi)用由個(gè)人承擔(dān)。6.2.2 出差員工，應(yīng)將審批通過的公出/出差申請單第一聯(lián)在出差前交行政人員，作為考情統(tǒng)計(jì)的依據(jù)。公出/出差申請單審批后的第二聯(lián)自留保存，作為財(cái)務(wù)報(bào)銷時(shí)的附件。6.2.3 出差返回后，應(yīng)第一時(shí)間進(jìn)行考情記錄，表示消除出差狀態(tài)，進(jìn)入

6、正常考情。6.3 費(fèi)用報(bào)銷流程說明6.3.1 分公司費(fèi)用報(bào)銷流程說明活動(dòng)編號(hào)活動(dòng)名稱執(zhí)行部門/角色活動(dòng)內(nèi)容001費(fèi)用報(bào)銷申請分公司/申請人填寫差旅費(fèi)報(bào)銷單，提交直接上級領(lǐng)導(dǎo)審批。002核查區(qū)域經(jīng)理核查申請人起止時(shí)間及地點(diǎn)、交通工具、住宿費(fèi)、金額信息，提交給綜合崗。003檢查綜合崗檢查申請人票務(wù)金額是否與申報(bào)金額一致，粘貼規(guī)范，填寫規(guī)范，提交給大區(qū)經(jīng)理。004審批大區(qū)經(jīng)理審批報(bào)銷信息是否符合要求，提交給市場部總經(jīng)理005審批市場部總經(jīng)理審批，提交財(cái)務(wù)部006審批財(cái)務(wù)部審批報(bào)銷信息，走財(cái)務(wù)報(bào)銷流程。6.3.2 總部費(fèi)用報(bào)銷流程說明活動(dòng)編號(hào)活動(dòng)名稱執(zhí)行部門/角色活動(dòng)內(nèi)容001費(fèi)用報(bào)銷申請分公司/申請

7、人填寫差旅費(fèi)報(bào)銷單，提交綜合崗。003檢查綜合崗檢查申請人票務(wù)金額是否與申報(bào)金額一致，粘貼規(guī)范，填寫規(guī)范，提交給市場部總經(jīng)理。003審批市場部總經(jīng)理核查申請人起止時(shí)間及地點(diǎn)、交通工具、住宿費(fèi)、金額信息， 提交財(cái)務(wù)部。004審批財(cái)務(wù)部審批報(bào)銷信息，走財(cái)務(wù)報(bào)銷流程。7 公共交通乘坐規(guī)定7.1 員工出差應(yīng)按照公司規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)乘坐交通工具，其標(biāo)準(zhǔn)由公司根據(jù)員工所處職務(wù)及其他具體情況而制定。 7.2 準(zhǔn)乘坐類別標(biāo)準(zhǔn)類別代碼飛機(jī)動(dòng)車/高鐵普通列車長途汽車出租車A預(yù)申請二等坐硬臥/硬座實(shí)報(bào)實(shí)報(bào)B預(yù)申請二等坐硬臥/硬座實(shí)報(bào)實(shí)報(bào)C預(yù)申請二等坐硬臥/硬座實(shí)報(bào)/7.3 員工出差搭乘飛機(jī)的，一律通過董事長批準(zhǔn)，否則不予

8、報(bào)銷機(jī)票款。往返機(jī)場途中交通工具應(yīng)首選機(jī)場大巴等公共交通，不予報(bào)銷的士費(fèi)。出差人員應(yīng)周密安排出差計(jì)劃，事先查好交通路線，作好出差準(zhǔn)備。7.4 出差人員原則上不得乘坐出租車，部門經(jīng)理同意除外。出差期間因特殊情況需要租車的，需經(jīng)部門經(jīng)理批準(zhǔn)，并附發(fā)票報(bào)銷，報(bào)銷單上注明租車原因、起始地點(diǎn)、隨同人員等。7.5 出差人員應(yīng)按最簡便快捷的線路乘坐車船，不得繞行。出差期間經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)順道回家探親、辦事及非工作需要的參觀、游覽，其繞行多支付的費(fèi)用均由個(gè)人自理，期間按事假考勤。7.6 外地員工至公司總部出差，對于員工每日往返公司正常上下班的交通費(fèi)，公司不予以承擔(dān)。7.7 因個(gè)人原因產(chǎn)生的退票費(fèi)、二次票款，公司不給

9、予報(bào)銷。因工作原因產(chǎn)生的退票費(fèi)、二次票款，需申請后才能報(bào)銷。員工報(bào)銷機(jī)票費(fèi)時(shí)允許報(bào)銷隨機(jī)保險(xiǎn)費(fèi)。8 住宿費(fèi)規(guī)定8.1 公司對出差人員住宿費(fèi)實(shí)行統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，見下表：類別代碼住宿費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)一類城市二類城市三類城市A500300200B/C3002001508.2 凡實(shí)際住宿費(fèi)在標(biāo)準(zhǔn)以內(nèi)的，按實(shí)際住宿費(fèi)發(fā)票據(jù)實(shí)報(bào)銷；實(shí)際住宿費(fèi)超出公司標(biāo)準(zhǔn)的，按公司標(biāo)準(zhǔn)上限報(bào)銷。8.3 .若為跟隨副總及以上級別人員的特殊出差，確實(shí)因工作需要導(dǎo)致住宿費(fèi)用超出公司標(biāo)準(zhǔn)的，經(jīng)直接上級和跟隨領(lǐng)導(dǎo)批復(fù)同意后方可據(jù)實(shí)報(bào)銷。否則，一律按公司標(biāo)準(zhǔn)上限報(bào)銷。8.4 出差人員由接待單位或住在親友、自己家、父母家的，或由合作方提供住宿一律不予報(bào)

10、銷住宿費(fèi)。8.5 如為同性別二人（含）以上出差到同一地點(diǎn)，無特殊情況，本著節(jié)約原則，應(yīng)以兩人為單位入住標(biāo)準(zhǔn)間，以其中職位較高的一人的標(biāo)準(zhǔn)作為住宿報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)，且報(bào)銷時(shí)必須注明合住人員。對非同一時(shí)間到達(dá)同一出差地點(diǎn)的情況，行政人事部有責(zé)任告知后到人員相關(guān)情況，并安排入住同一房間。8.6 由總部統(tǒng)一組織的開會(huì)或培訓(xùn)出差，由行政人事部統(tǒng)一安排入住。8.7 對于區(qū)域人員，大區(qū)常設(shè)機(jī)構(gòu)所在地有宿舍提供的不報(bào)銷住宿費(fèi)用。8.8 出差天數(shù)一個(gè)月內(nèi)達(dá)到15天以上且地區(qū)固定的，必須在當(dāng)?shù)刈夥孔∷?，不享受以上?bào)銷標(biāo)準(zhǔn)。9 出差補(bǔ)貼規(guī)定9.1 員工出差期間，按照出差申請的天數(shù)計(jì)算出差補(bǔ)貼，出差補(bǔ)貼為50元/天/每人。9

11、.2 如出差地在出差人家庭住所所在地的，不發(fā)放出差補(bǔ)貼。10 票務(wù)管理規(guī)定10.1 報(bào)銷人必須取得相應(yīng)的合法票據(jù), 報(bào)銷人所提供的原始單據(jù)（增值稅專用發(fā)票或者普通發(fā)票）必須為正規(guī)的稅務(wù)發(fā)票或財(cái)政統(tǒng)一收據(jù)的原件。正規(guī)發(fā)票是報(bào)銷人實(shí)際報(bào)銷費(fèi)用的重要依據(jù)，財(cái)務(wù)部按照發(fā)票對報(bào)銷人的費(fèi)用進(jìn)行審核，任何不符合規(guī)定的發(fā)票將不予受理。10.2 不符合規(guī)定的發(fā)票是指：1. 開具或取得的發(fā)票是應(yīng)經(jīng)而未經(jīng)稅務(wù)機(jī)關(guān)監(jiān)制；2. 填寫項(xiàng)目不齊全（必須填寫公司全稱湖北音信數(shù)據(jù)通信技術(shù)有限公司）；3. 內(nèi)容不完整、字跡不清楚；4. 發(fā)票內(nèi)容與報(bào)銷事項(xiàng)的實(shí)質(zhì)不符的發(fā)票；5. 沒有加蓋財(cái)務(wù)印章或發(fā)票專用章；6. 偽造的、已作廢的

12、以及其他不符合稅務(wù)機(jī)關(guān)規(guī)定的發(fā)票。10.3 財(cái)務(wù)部對未按以上要求報(bào)銷的票據(jù)視為審核不通過，一律退回原報(bào)銷人，不予報(bào)銷。10.4 因單據(jù)不符合要求，被退回報(bào)銷人可以重新報(bào)銷的，報(bào)銷人應(yīng)在五個(gè)工作日內(nèi)處理，并在報(bào)銷單的附件上說明“上次退回重新填列”，以區(qū)別在正常報(bào)銷時(shí)限內(nèi)的單據(jù)。10.5 報(bào)銷票據(jù)遺失的，經(jīng)所屬部門負(fù)責(zé)人和財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審批同意后，按實(shí)際費(fèi)用的60%報(bào)銷，對實(shí)際費(fèi)用超過規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)的，按規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)的60%，并由申請人提供其他發(fā)票代替。10.6 總部人員費(fèi)用必須當(dāng)月處理、及時(shí)報(bào)銷，月末費(fèi)用報(bào)銷時(shí)間最長可延遲一個(gè)星期，超時(shí)不報(bào)，以發(fā)票時(shí)間為準(zhǔn)。10.7 如發(fā)現(xiàn)虛假報(bào)銷，每次扣除部門總經(jīng)理500元

13、以示懲戒。11 報(bào)銷單填寫粘貼規(guī)定11.1 報(bào)銷單填寫規(guī)定11.1.1 填寫規(guī)定1. 填寫報(bào)銷單應(yīng)注意根據(jù)費(fèi)用性質(zhì)填寫對應(yīng)發(fā)票單據(jù)；嚴(yán)格按單據(jù)要求項(xiàng)目填2. 報(bào)銷單的金額大小寫須完全一致（不得涂改），簡述費(fèi)用內(nèi)容或事由；3. 字跡要求工整，易于辨認(rèn)。4. 同一類報(bào)銷項(xiàng)目合并統(tǒng)計(jì)填寫。5. 差旅費(fèi)報(bào)銷單使用財(cái)務(wù)部統(tǒng)一規(guī)定的單據(jù)進(jìn)行填寫。11.1.2 填寫說明序號(hào)項(xiàng)目內(nèi)容填寫說明填寫人填寫必要性1年 月 日單據(jù)填寫的年月日，如2015年10月25日申請人必須填寫2出差人申請人中文姓名，如張三申請人必須填寫3事由出差報(bào)銷事由，如到襄陽移動(dòng)開會(huì)申請人必須填寫4起止時(shí)間及地點(diǎn)填寫始發(fā)時(shí)間、始發(fā)地、到達(dá)日

14、期、目的地址。申請人必須填寫5交通費(fèi)-交通工具填寫交通工具飛機(jī)、火車、汽車、公共汽車、等。申請人根據(jù)需要填寫6交通費(fèi)-單據(jù)張數(shù)單項(xiàng)目附頁單據(jù)數(shù)量合格申請人根據(jù)需要填寫7交通費(fèi)-金額單項(xiàng)目附頁單據(jù)金額合計(jì)申請人根據(jù)需要填寫8出差補(bǔ)貼-人數(shù)/天數(shù)根據(jù)出差人數(shù)和天數(shù)進(jìn)行填寫，據(jù)補(bǔ)貼標(biāo)準(zhǔn)計(jì)算總計(jì)金額填寫申請人根據(jù)需要填寫9其他-住宿費(fèi)填寫住宿費(fèi)金額申請人根據(jù)需要填寫10其他-出租車填寫出租車費(fèi)用金額申請人根據(jù)需要填寫11附單據(jù) 張?zhí)顚憜螕?jù)附件合計(jì)總數(shù)申請人必須填寫12合計(jì)（大寫）單據(jù)所有產(chǎn)生費(fèi)用合計(jì)總額，首字符需要用“幣”或“U”字符抬頭。如幣陸百元整填寫合計(jì)總結(jié)，阿拉伯?dāng)?shù)字。申請人必須填寫13預(yù)支旅

15、費(fèi)填寫出差提前借支費(fèi)用。有預(yù)支：填寫預(yù)支金額數(shù)。無預(yù)支：填寫“/”申請人必須填寫14退回金額不符合報(bào)銷要求或算數(shù)錯(cuò)誤導(dǎo)致，退回不報(bào)銷，從總金額中扣減。財(cái)務(wù)部根據(jù)需要填寫15補(bǔ)領(lǐng)金額報(bào)銷項(xiàng)目或算出錯(cuò)誤導(dǎo)致需要增加報(bào)銷金額財(cái)務(wù)部根據(jù)需要填寫16報(bào)銷人申請報(bào)銷人簽字確認(rèn)，出差人與報(bào)銷人必須一致，報(bào)銷費(fèi)用將匯款至報(bào)銷人賬號(hào)申請人必須填寫17復(fù)核市場部總經(jīng)理審批簽字市場部總經(jīng)理必須填寫18出納財(cái)務(wù)部出納填寫財(cái)務(wù)部必須填寫19主管公司總經(jīng)理審批簽字公司根據(jù)需要填寫16空白一在“出差人”和“萊特賬簿”之間空白間填寫申請人所在分公司，XXX分公司XX縣市。如襄陽分公司老河口申請人必須填寫17空白二 “單元：元”上方空白處由區(qū)域經(jīng)理和大區(qū)經(jīng)理用鉛筆簽字審批簽字。區(qū)域經(jīng)理大區(qū)經(jīng)理必須填寫11.2 填寫示例11.2.1 空白差旅費(fèi)報(bào)銷單示例11.2.2 填寫后差旅費(fèi)報(bào)銷單示例11.3 報(bào)銷單粘貼規(guī)定11.3.1 粘貼規(guī)定1. 將報(bào)銷憑證按從上到下，從右到做的順序貼在出現(xiàn)方框內(nèi)，必須貼緊牢固，請勿貼出出現(xiàn)方框以外。2. 所附原始票據(jù)應(yīng)與報(bào)銷單的填報(bào)順序一一對應(yīng)。3. 交通費(fèi)、出差發(fā)生的差旅費(fèi)按發(fā)生時(shí)間先后順序填報(bào)，保險(xiǎn)費(fèi)、訂票費(fèi)與相應(yīng)的差旅票據(jù)在一起。4. 所附原始票據(jù)應(yīng)與報(bào)銷單的填報(bào)順序一一對應(yīng)。附件的票據(jù)紙張小于報(bào)銷單的1/2的，應(yīng)將票據(jù)黏貼在原始憑證粘貼單上，金額和性質(zhì)相同的