檔案管理信息化論文：淺論高校檔案管理信息化建設(shè)

1、檔案管理信息化論文：淺論高校檔案管理信息化建設(shè) 【摘 要】文章從對高校檔案信息化建設(shè)的內(nèi)涵和主要內(nèi)容 分析入手，提出了努力爭取領(lǐng)導(dǎo)重視和支持、不斷增加資金投 入力度、完善檔案信息安全保障體系、并加強檔案管理隊伍 建設(shè)等加快高校檔案管理信息化建設(shè)步伐的策略?！娟P(guān)鍵詞】高校;檔案管理;信息化建設(shè);策略0前言檔案信息化是我國現(xiàn)代檔案事業(yè)發(fā)展的新目標(biāo)。高校的 檔案管理工作，還需要從新思想，新方法入手，并利用現(xiàn)代先進 的科學(xué)技術(shù)，實現(xiàn)檔案管理的信息化、網(wǎng)絡(luò)化，這不但是提高 我國檔案信息化管理的手段，還是現(xiàn)代社會檔案管理事業(yè)發(fā) 展的必然趨勢和走向。實現(xiàn)高校檔案管理的信息化建設(shè)，合理 利用和開發(fā)高校資源，是

2、現(xiàn)代高校檔案工作中的重點。1高校檔案管理存在的問題1.1思想觀念落后。高校檔案信息管理是對現(xiàn)代高校信 息資源的有效管理和合理分配，因此，高校檔案工作的方式和 內(nèi)容應(yīng)不斷的創(chuàng)新，不斷發(fā)展。但在現(xiàn)實工作中，很多領(lǐng)導(dǎo)對 高校檔案信息的管理工作不太重視，還沒有清醒了認(rèn)識到檔 案信息管理在高校管理屮的重要作用和地位。海鷗一些管理 人員思想觀念落后，不具備創(chuàng)新意識;還有一些人始終固守傳 統(tǒng)落后的觀念，不敢進行創(chuàng)新實踐。從總體上看，現(xiàn)代管理人 員對檔案信息管理缺乏深刻的認(rèn)識，認(rèn)為檔案工作是一項附 帶工作，忽視了它的重要性，因而在行動上表現(xiàn)出安于現(xiàn)狀的 工作態(tài)度。1.2管理手段有待改善。大多數(shù)學(xué)校由于建設(shè)資金

3、不足, 檔案管理工作的信息化建設(shè)工作一直沒有實質(zhì)的進展,所以, 我國目前對檔案管理實施手工操作的現(xiàn)象還比較多,信息化 的建設(shè)缺陷,導(dǎo)致相關(guān)的信息化設(shè)備也十分有限，最后還是制 約了信息化的發(fā)展。一些高校雖然已經(jīng)開始利用計算機對檔 案進行管理，但基本還是屬于人工管理，現(xiàn)代化的設(shè)備只是虛 有其表。同時,一些高校利用現(xiàn)代技術(shù)建立了一些高校數(shù)據(jù)庫, 但都各自為政。有的高校和有關(guān)軟件公司雖已開發(fā)出了若干 檔案管理的計算機軟件,但開發(fā)檔案管理軟件的人員有些是 專門從事計算機工作的，對相關(guān)的檔案管理工作并不熟悉，開 發(fā)出來的軟件檔案管理涵蓋面不全;一些從事檔案管理工作 的專業(yè)人員,開發(fā)的軟件操作復(fù)雜，程序混亂

4、，沒有實現(xiàn)統(tǒng)一簡 單的操作目的。1.3檔案工作隊伍人員的素質(zhì)亟待提高。當(dāng)前,很多高 校其實已經(jīng)具備了建設(shè)檔案信息化管理的條件，但專業(yè)人員 的缺乏，讓高校檔案管理建設(shè)舉步維艱，缺乏一支素質(zhì)優(yōu)良、 結(jié)構(gòu)合理、科學(xué)高效的檔案管理隊伍，這些問題都是現(xiàn)代工作 中應(yīng)引起高度重視的。對檔案管理人員而言，他們不僅要掌握 現(xiàn)代先進的操作技術(shù)，還需要對檔案管理有專業(yè)的認(rèn)識。2開展高校檔案管理信息化的建設(shè)的必要性2.1檔案信息的需求與供給之間的矛盾進一步激化。信 息社會的關(guān)鍵特征就是信息的不斷開發(fā),現(xiàn)代信息不斷充實, 但不平衡的現(xiàn)象也存在，有的信心十分缺乏，而有的信息卻多 到爆炸，供求才盾突出。由于歷史和現(xiàn)實的原因

5、，人們對檔案 管理一直都缺乏真實深刻的認(rèn)識，而現(xiàn)代人對信息的需求處 在壓抑狀態(tài)，信息量無法滿足他們的需求;其次,檔案部門無法 提供高質(zhì)量、高數(shù)量的信息，因此，高校信息的供求矛盾不斷 明顯，這對在高校資源其實也是一種浪費。2.2信息時代結(jié)檔案人員的素質(zhì)提出了更高的要求?，F(xiàn) 代社會的新技術(shù)不斷更新，檔案管理人員的傳統(tǒng)意識和技能 已經(jīng)不能在適應(yīng)現(xiàn)代社會的發(fā)展。信息社會需要的是高技術(shù) 的管理人員，以及知識淵博的管理專業(yè)人員。比如:對各種文 字的、聲音的、圖像的或數(shù)碼的檔案信息的收集、加工、存 儲、轉(zhuǎn)換、傳播等，都能通過現(xiàn)代技術(shù)來操作完成，這就是專 業(yè)的檔案管理專家，面對信息化的不斷沖擊，高校檔案管理需

6、 要有新的模式。21世紀(jì)以集成為核心的集成管理與服務(wù)理論 在信息管理領(lǐng)域已得到廣泛應(yīng)用，高校檔案管理也要利用這 一理論開展新的管理工作，從而使高校檔案信息資源能在現(xiàn) 代社會發(fā)揮積極的作用。3對目前高校檔案信息化建設(shè)的建議3.1要增強高校檔案信息化建設(shè)的緊迫感和責(zé)任感?，F(xiàn) 代高校各項事業(yè)在不斷的發(fā)展,同吋高校辦公室的自動化也 實現(xiàn)了，檔案的門類和數(shù)量呈幾何級增長，增長的速度超出了 人們的想象，這對檔案的分類、排列、編目、檢索等提出了新 的要求。如果在管理中還使用過去的手工勞動的方式來實施 管理,其工作效率會首要嚴(yán)重影響，貽誤許多時機。同 時,internet技術(shù)在現(xiàn)代生中被普遍應(yīng)用，學(xué)校的對外交

7、流越來 越活躍，而那些傳統(tǒng)的檔案管理方法還存在速度跟不上，準(zhǔn)確 性較差的問題。因此，高校檔案的信息化管理建設(shè)顯得更加迫 切,各級管理人員應(yīng)充分重視建設(shè)工作。檔案人員要加強宣傳, 使領(lǐng)導(dǎo)們充分認(rèn)識到高校檔案信息化對高校信息發(fā)展和教 育事業(yè)進步的重要意義，制泄相關(guān)的建設(shè)計劃,推動高校檔案 管理的進步。3.2要加大對高校檔案工作信息化的投入。投資是高校 檔信息化管理建設(shè)的關(guān)鍵，資金可以幫助高校添設(shè)新型的機 械設(shè)備，建立和完善檔案信息管理系統(tǒng),加快實現(xiàn)高校信息化 建設(shè)。逐步完善檔案信息安全管理體制，這也是完成檔案信息 化建設(shè)的保證。3.3保證檔案信息的安全。如今,高校信息網(wǎng)絡(luò)化不斷 深入發(fā)展，檔案信息

8、得到了普遍應(yīng)用，而安全性問題成為管理 工作的重屮之重。由于檔案具有一定的保密性，存在使用權(quán)限 的問題，但網(wǎng)絡(luò)容易受到黑客、病毒以及程序缺陷、技術(shù)淘汰 等多種因素的影響，因此，現(xiàn)代檔案信息的安全問題是值得我 們注意的。許多檔案管理人員已經(jīng)認(rèn)識到檔案信息化帶來的 一些列安全問題，但在分析問題時還不夠身體,而操作手段也 比較落后，導(dǎo)致防范不足,沒有真正實現(xiàn)防范。因此，為了保證 信息安全，必須建立完善的信息系統(tǒng)，設(shè)計防御軟件，首先，嚴(yán) 格執(zhí)行國家及高校頒布的有關(guān)信息安全的法律、法規(guī)和標(biāo) 準(zhǔn)、規(guī)章。在每次注開發(fā)利用檔案信息資源和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)建設(shè) 的過程中，要發(fā)揮積極的監(jiān)督作用,增強安全意識，防止失密、 泄密

9、事件發(fā)生;其次，對已經(jīng)有了的防范措施，如防火墻技術(shù)、 殺毒軟件系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)安全檢測、電子身份認(rèn)證系統(tǒng)、數(shù)據(jù)加 密技術(shù)等，要開展綜合利用;最后,要不斷研究和探索新的安全 防護技術(shù),有效應(yīng)用身份認(rèn)證、識別、數(shù)據(jù)加密、安全審計、 病毒防護、權(quán)限控制、安全備份等安全技術(shù)檢驗過濾過往信 息。4總結(jié)總z,在科技技術(shù)不斷進步的今天，信息化建設(shè)是現(xiàn)代社 會檔案管理發(fā)展的主題，而檔案作為重要的信息資料,其信息 化的建設(shè)也成當(dāng)今社會發(fā)展的必然趨勢。因此,我們既要認(rèn)識 到高校檔案信息數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的緊迫性，還要認(rèn)真面對她的 復(fù)朵性、系統(tǒng)性。高校應(yīng)積極創(chuàng)造條件，釆取有力措施適時逐 步推進檔案信息化管理，適應(yīng)時代前進的步伐?！緟⒖嘉墨I】1陳艷歡積極推進高校檔案信息化建設(shè)芻議j.圖書館論 壇,2004,(