【精品】采供管理制度

1、黃金大酒店釆供管理制度（修訂版）總經(jīng)辦采購員負(fù)責(zé)酒店的所有物資日常采購供應(yīng)、驗(yàn)收保管工 作。在采購供應(yīng)中，應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行酒店的各項(xiàng)制度，對物資的采購要 嚴(yán)格抓好質(zhì)量、價格、交貨日期等工作。真正樹立“急經(jīng)營部門之 所急、想酒店聲譽(yù)之所想”的酒店意識。釆供工作的方針是：科學(xué) 有效、公開公止、比質(zhì)比價、合理儲存、保障經(jīng)營；采供工作的原 則為：嚴(yán)格執(zhí)行制度、做好計(jì)劃采購、保證物資供應(yīng)。一、采供計(jì)劃的制定1、為保證酒店工作正常開展，使總經(jīng)辦對酒店資金的調(diào)度和運(yùn) 轉(zhuǎn)有全面、正確的安排，各部門必須制定月度物品使用計(jì)劃。各經(jīng)營部門和職能部門耍根據(jù)自身營業(yè)狀況和工作需耍在每月 25 h （含25 h）前編制次月的各

2、種“物品使用計(jì)劃”（包括柴油使 用計(jì)劃）報(bào)總經(jīng)辦初審后由總倉匯總?！拔锲肥褂糜?jì)劃”分為費(fèi)用性 物品使用計(jì)劃和成本性物品使用計(jì)劃。費(fèi)用性物品使用計(jì)劃按經(jīng)營 預(yù)測實(shí)際需要量編報(bào)，成本性物品使用計(jì)劃按經(jīng)營成本率預(yù)測編報(bào)。“物品使用計(jì)劃” 一式三聯(lián)，第一聯(lián)部門留存、第二聯(lián)總經(jīng)辦備 案、第三聯(lián)誰采購誰統(tǒng)計(jì)。2、倉庫保管員根據(jù)匯總的“物品使用計(jì)劃”比較庫存量和計(jì)劃 存量后提出補(bǔ)倉物品數(shù)量，填寫“補(bǔ)倉物品請購單”，根據(jù)匯總的各 部門“物品使用計(jì)劃”和補(bǔ)倉物品數(shù)量編制全酒店的月度“物品使 用計(jì)劃”，報(bào)總經(jīng)辦審核后送總經(jīng)理室審批。匯總的“物品使用計(jì)劃” 一式三聯(lián)，第一聯(lián)由倉庫留底、第二聯(lián)由總經(jīng)辦財(cái)務(wù)部備案、第三

3、 聯(lián)由采購員備案。3、固定資產(chǎn)、設(shè)備、備品備件的采購計(jì)劃。（1）固定資產(chǎn)設(shè)備的新增或更新計(jì)劃。按照酒店新增固定資產(chǎn) 立項(xiàng)審批管理辦法執(zhí)行，即由使用部門根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營的需要提出書 面報(bào)告，總經(jīng)理室批準(zhǔn)后轉(zhuǎn)總經(jīng)辦，由總經(jīng)辦及使用部門確定具體型 號、規(guī)格，由采購員（數(shù)量金額較大的請礦山相關(guān)處室配合）實(shí)施采 購。（2）月度計(jì)劃。各使用部門在每月25 h前（含25 r ）向總經(jīng) 辦報(bào)次月備品、備件（包括維修件）申購計(jì)劃，總經(jīng)辦核定匯總后 在每月27日報(bào)交倉庫保管員，備品、備件要求品名、規(guī)格、型號、 數(shù)量、使用單位等填寫清楚（必要時提供采購樣品）,倉庫保管員作 庫存平衡和詢價后匯編入下月酒店采購和資金預(yù)算計(jì)

4、劃報(bào)批。二、物品采購管理1、采購員根據(jù)批準(zhǔn)的酒店月度“物品使用計(jì)劃”分類做好各種 物品的具體采購計(jì)劃，實(shí)行計(jì)劃采購。如部門有采購時間要求的， 必須按規(guī)定時間采購到位。如未通過審批的“物品使用計(jì)劃”，采購 員不予采購，財(cái)務(wù)部不予付款。2、對糧食類、調(diào)料類、肉類，禽蛋類、冰凍類原材料，酒水， 客房消耗品，辦公用品，設(shè)備備品、備件等實(shí)行供應(yīng)商定價采購制 度。對糧食類、調(diào)料類、肉類，禽蛋類、冰凍類實(shí)行月定價制度； 水產(chǎn)、蔬菜、水果類實(shí)行半月定價制度；酒水、客房用品、辦公用 品、印刷品等實(shí)行年定價制度，并在執(zhí)行過程中對供應(yīng)商所供物品 的價格實(shí)行定期價格檢查制度。3、物品采購的要求（1）常用制食品的采購為

5、達(dá)到質(zhì)優(yōu)價廉、最大限度地降低原材料成本，對常用主、副 食品進(jìn)行供應(yīng)商定價采購。定價前財(cái)務(wù)部、采購員和餐飲部必須進(jìn) 行市場價格調(diào)查，由財(cái)務(wù)部、采購員、餐飲部共同定出下一期原材料的價格并由財(cái)務(wù)部經(jīng)理、餐飲部經(jīng)理簽字后執(zhí)行（填制的“原材 料定價表” 一式三聯(lián)，第一聯(lián)廚房留存據(jù)以驗(yàn)收，第二聯(lián)財(cái)務(wù)備案 據(jù)以計(jì)算成本和核查價格及付款之用，第三聯(lián)采購員備案據(jù)以采購 時掌握控制價格）。（2）餐飲鮮活商品、蔬菜和米面濕制品等不可作庫存物品的采 購每天根據(jù)各廚房和員工餐廳的訂貨計(jì)劃如數(shù)采購，當(dāng)h進(jìn)貨的 原料規(guī)格、數(shù)量，于進(jìn)貨前一天下午4： 30前，由餐飲部填寫好請 購清單向采購組申報(bào)釆購。清單應(yīng)根據(jù)當(dāng)天使用情況結(jié)

6、合餐飲次日 預(yù)訂情況提出采購量，清單須市廚師長簽字有效，采購員應(yīng)按廚房 要求分別采購。如遇特殊情況需追加采購原料，餐飲部可直接通知 采購人員先行采購，事后按要求補(bǔ)辦手續(xù)。（3）設(shè)備家具及客房棉織品、清潔用品、辦公用品、印刷品等 的采購嚴(yán)格按照“月度計(jì)劃”或“物品申購單”等進(jìn)行采購，并實(shí)行 招、投標(biāo)制度，必要吋酒店成立招標(biāo)小組，招標(biāo)小組成員由總經(jīng)理 室、相關(guān)部門經(jīng)理及技術(shù)人員和紀(jì)檢人員組成。供應(yīng)商必須根據(jù)要 求提供樣品及報(bào)價（印刷品須提供標(biāo)色樣板），經(jīng)使用部門經(jīng)理以上 確認(rèn)樣品后，由招標(biāo)小組通過競價比價后確定報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)（無成 立招標(biāo)小組的采供組將比價結(jié)果報(bào)總經(jīng)辦和總經(jīng)理室后確定價格）。 采購員

7、據(jù)以向供貨商簽定訂貨單和購貨合同。（4）酒水采購實(shí)行供應(yīng)商年度招標(biāo)，確定供應(yīng)單位后與其簽訂 年度供貨合同，價格在年度定價的基礎(chǔ)上，月度通過市場調(diào)查比價 后加以修止。（5）補(bǔ)倉物品采購倉庫管理員應(yīng)根據(jù)經(jīng)營情況和最低、最高物資庫存量適時有計(jì)劃、有目的申報(bào)補(bǔ)倉請購單，并詳細(xì)填寫采購物資的品種、數(shù)量、 質(zhì)量等要求，由部門經(jīng)理審核簽字報(bào)采購員采購，采購員要根據(jù)要 求及時采購到位，并對最低、最高采購量進(jìn)行監(jiān)督；月度補(bǔ)倉計(jì)劃 必須于當(dāng)月25日前報(bào)采供組編入酒店月度計(jì)劃。(5) 零星物品的采購對不常用、小批量無供應(yīng)商配送的餐飲原料、13用品、配件等 由釆購員自行到市場采購。在采購中要貨比三家，嚴(yán)格控制質(zhì)量價

8、格，做到物美價廉。(6) 印刷品的復(fù)印由使用部門根據(jù)營業(yè)需要填寫并制定印刷的稿件(按計(jì)劃外和 計(jì)劃內(nèi)采購物品的程序辦)。采購員接到印刷稿件后進(jìn)行付印初稿， 初稿出來后交使用部門核對簽字確認(rèn)后進(jìn)行印制。三、采購管理要求1、采購員要及時了解餐飲物品的供應(yīng)情況，對供應(yīng)商所供原材 料的數(shù)量、質(zhì)量和及時性進(jìn)行了解。原材料、食品、商品，釆供組 應(yīng)根據(jù)采購單填制的各類品種、規(guī)格、數(shù)量進(jìn)行購買，驗(yàn)收要嚴(yán)格 按照采購單要求的品種、數(shù)量進(jìn)行驗(yàn)收，并及吋把供應(yīng)情況反饋給 采購員以便進(jìn)行有效控制。原材料的采購要做到正確、及時，餐飲 原材料一般耍在上午10： 30之前采購到位，最遲不得超過上午11： 30o2、定價原料

9、原則上執(zhí)行供貨商配送，如有特殊情況需要自購必 須要采供主管以上人員同意，自購原料的價格不能高于供應(yīng)商定價 價格。無釆購人員在場任何人無權(quán)釆購物品，如果擅口采購物品則 不予報(bào)銷；采購的物品必須經(jīng)驗(yàn)收員驗(yàn)收并入電腦賬，不得不經(jīng)驗(yàn) 收直接使用。3、在倉庫無貨的情況下，為保證經(jīng)營工作的正常進(jìn)行，實(shí)行計(jì) 劃外的緊急采購。由使用部門填寫“物品緊急采購單”，經(jīng)部門經(jīng)理 審核與總經(jīng)理室審批后實(shí)施緊急采購，對確因搶修急需的物資，可 實(shí)施特急采購，特急釆購的程序嚴(yán)格按照特急釆購的要求執(zhí)行。由 使用部門經(jīng)理口頭或電話中報(bào)總經(jīng)理室，經(jīng)總經(jīng)理室同意后先行實(shí) 施采購，事后補(bǔ)辦手續(xù)。對已實(shí)施的特急釆購,而未補(bǔ)辦手續(xù)的， 財(cái)

10、務(wù)部不予付款。補(bǔ)辦手續(xù)時應(yīng)填寫“緊急定單” 一式三聯(lián)，第一 聯(lián)由部門留底、第二聯(lián)作為財(cái)務(wù)部付款核對依據(jù)，第三聯(lián)由采供組 留存。4、季節(jié)性食晶、商品請購（在無庫存的情況下）需由使用部門 填制“原材料、商品請購單”，如餐飲部原材料請購單必須由餐飲廚 師長簽名和餐飲部經(jīng)理審核后，交采購員及時辦理，結(jié)朿時應(yīng)由餐 飲部經(jīng)理下達(dá)停止供應(yīng)通知單給采供組停止采購。5、財(cái)務(wù)部要每旬對采購計(jì)劃的實(shí)施情況進(jìn)行檢查，每月月底應(yīng) 將本月的采購情況作出書面報(bào)告，呈報(bào)總經(jīng)理室，并在每月的工作 例會上進(jìn)行通報(bào)，以檢查采購計(jì)劃執(zhí)行情況和物資到位情況，并作 為考核采購部門工作業(yè)績的依據(jù)。6、供應(yīng)商管理（1）供應(yīng)商必須具備經(jīng)營場所

11、，取得營業(yè)執(zhí)照，能提供在同類 酒店中送貨的經(jīng)歷，誠實(shí)守信的單位。（2）能提供價格合理的（不高于市場平均價）、質(zhì)量可靠且符 合國家有關(guān)規(guī)定的合格產(chǎn)品，并能提供產(chǎn)品合格證書和產(chǎn)品說明書。 若為進(jìn)口產(chǎn)品，應(yīng)提供國家規(guī)定的商檢證明。承諾不提供假冒偽劣、“三無”等產(chǎn)品。（3）實(shí)行送貨上門服務(wù)，并對不符合要求的產(chǎn)品提供無償調(diào)換, 產(chǎn)品有質(zhì)保期的按相關(guān)要求辦理，無質(zhì)保期的追溯期限限定60天。（4）實(shí)行月結(jié)款的規(guī)定，并提供正規(guī)發(fā)票，供應(yīng)商每半年由采供組進(jìn)行一次篩選，實(shí)行優(yōu)勝劣汰。四、報(bào)銷付款程序與規(guī)定1、結(jié)賬及付款倉庫每日將已驗(yàn)收入庫的直耗單財(cái)務(wù)聯(lián)于次日10時前上交財(cái) 務(wù)部，由財(cái)務(wù)審核掛賬，財(cái)務(wù)部如對數(shù)量價格

12、有異議要進(jìn)行核實(shí)， 對弄虛作假的拒絕付款。付款時要求附有原始發(fā)票、入庫單等，經(jīng) 財(cái)務(wù)會計(jì)審核、總經(jīng)辦、財(cái)務(wù)部經(jīng)理及總經(jīng)理室審批后方可支付。2、采購物品報(bào)銷吋，必須具備以下手續(xù)：(1) 符合用現(xiàn)金支付的，必須填寫現(xiàn)金報(bào)銷單；需用銀行票據(jù) 支付的，必須填寫付款通知單，并市財(cái)務(wù)審批權(quán)限規(guī)定的有關(guān)人員 簽字，如應(yīng)有經(jīng)辦人、部門經(jīng)理、財(cái)務(wù)部經(jīng)理、總經(jīng)理室簽字。(2) 必須附有經(jīng)財(cái)務(wù)部經(jīng)理、總經(jīng)理室審批簽字的pr單據(jù)和 p0單據(jù)或緊急定單。(3) 必須附有倉庫驗(yàn)收單或直耗單。五、倉庫管理制度1、入庫原料的驗(yàn)收管理(1) 倉庫必須嚴(yán)格按p0單收貨。收貨時要嚴(yán)格按照訂貨要求、 規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)地進(jìn)行檢驗(yàn)，并即吋

13、開具“進(jìn)倉驗(yàn)收單”，不能等領(lǐng) 用部門領(lǐng)貨后才開具進(jìn)倉入庫驗(yàn)收單。貨進(jìn)倉后，原則上應(yīng)于當(dāng)天 內(nèi)將進(jìn)倉驗(yàn)收情況向部門經(jīng)理匯報(bào)。屬于物料用品入庫的，填寫“物 料用品驗(yàn)收單”；屬原材料入庫的，填寫“原材料驗(yàn)收單”；屬庫存 商品入庫的，填寫“商品驗(yàn)收單”，驗(yàn)收單一式三聯(lián)，第一聯(lián)倉庫留 存，第二聯(lián)為財(cái)務(wù)付款依據(jù)、第三聯(lián)采購組備案。(2) 采供組經(jīng)辦人負(fù)責(zé)督促供應(yīng)商按時、按量、按質(zhì)送貨。對 于批量入庫的物品要進(jìn)行抽樣驗(yàn)收。如驗(yàn)收發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商所送貨物有 質(zhì)量問題吋，倉庫應(yīng)立即向部門經(jīng)理匯報(bào)，并派采供經(jīng)辦人核實(shí)后督促供應(yīng)商退換貨品或辦理有關(guān)索賠手續(xù)。（3）部門崗位驗(yàn)收：在實(shí)際操作中會有一部分用量大、需直接 運(yùn)送至

14、崗位的物品，如餐飲酒水、客房礦泉水、康樂水果等，需要 由部門定人驗(yàn)收。部門事先須將崗位驗(yàn)收人員報(bào)財(cái)務(wù)部備案，非崗 位難收員簽字的財(cái)務(wù)不予報(bào)銷。部門驗(yàn)收員在驗(yàn)收過程中要嚴(yán)格按 照管理規(guī)定進(jìn)行驗(yàn)收。（4）供應(yīng)商要按正常工作吋間送貨，如超出正常送貨吋間，應(yīng) 預(yù)先告知倉庫需留人收貨，保證貨到后即時有人收貨。（5）印刷品的入庫驗(yàn)收，倉庫應(yīng)及時取印刷品樣品交使用部門 核定，如無差錯可進(jìn)行收貨；如有差錯由采供組經(jīng)辦人進(jìn)行處理。（6）倉庫應(yīng)每月將各類食品、原材料、備品、物資的發(fā)放情況、 庫存情況列表報(bào)采購組主管、財(cái)務(wù)部經(jīng)理及總經(jīng)理室，以便預(yù)測使 用情況，做好采購供應(yīng)準(zhǔn)備。2、餐飲直耗原料的驗(yàn)收管理（1）蔬菜、

15、水果、肉禽制品的驗(yàn)收。根據(jù)采購清單要求進(jìn)行驗(yàn) 收，對包裝原料要實(shí)行開箱驗(yàn)收。因直耗原料驗(yàn)收后由供應(yīng)商直接 送入廚房，因此，倉管員在驗(yàn)收結(jié)束后必須和供應(yīng)商起把驗(yàn)收后 的原料送入廚房。（2）海鮮、水產(chǎn)的驗(yàn)收。開餐前的備料驗(yàn)收需有供應(yīng)商送倉庫 驗(yàn)收或由廚師長驗(yàn)收后進(jìn)行加工（驗(yàn)收單須由廚師長簽字后交倉管 員）；開餐中的原料驗(yàn)收由倉管員按點(diǎn)菜單所點(diǎn)規(guī)格、數(shù)量驗(yàn)收。在 工作期間不得摘自離崗，如有特殊情況，需由部門另行安排人員頂 替工作，不得出現(xiàn)過稱崗位缺人現(xiàn)象。過稱時要瀝干水份，并對原 料進(jìn)行驗(yàn)收檢查，保證鮮活原料的質(zhì)量，對于外觀質(zhì)量不符合要求 的要及時處理，在數(shù)量上要求做到過稱準(zhǔn)確，不短斤少兩。供應(yīng)商

16、在任何時候都不得有不過稱或謊稱行為，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)處以結(jié)算價十倍罰款。3、原料庫存管理（1）為加強(qiáng)采購工作的計(jì)劃性和保障業(yè)務(wù)經(jīng)營需要，各類貨物 基本采取定期補(bǔ)給的辦法，由倉庫根據(jù)需求情況，訂出各類物資的 最咼存量和最低存量，實(shí)行存量管理。即倉庫的存量不能高于最高 存量，也不能低于最低存量，當(dāng)倉庫的庫存物品接近最低存量時要 提出補(bǔ)倉物品請購，請購的數(shù)量不能高于入庫進(jìn)倉后的最高存量， 也就是最高庫存量減去目前庫存量后的數(shù)量，即是補(bǔ)倉請購的控制 數(shù)量。（2）原料最高、最低存量管理%1 進(jìn)口餐料、佐料、罐頭、干貨等食品類可每月進(jìn)貨一次，最 高存量為一個月的使用量，最低存量為半個月的使用量。%1 大米、面粉（

17、含米面干制品）、油類、調(diào)味品類、箱裝凍貨、 香煙、酒類、飲料等食品每半個月進(jìn)貨一次，最高存量為半個月， 最低存量為一周。%1 凍品、干貨、調(diào)味品等暫定最高庫存量為3.0萬元，最低庫 存量為15萬元。%1 客用一次性消耗用品、洗滌用品、針棉織品、以及維修材料 等物品可每一個月進(jìn)貨一次，最高存量為一個月，最低存量為半個 月。%1 倉庫通過電腦管理應(yīng)至少每半月作出庫存平衡數(shù)。當(dāng)庫存物 資接近最低庫存量時，應(yīng)及時采購。4、不合格原料的退貨和換貨（1）倉管員須根據(jù)倉庫管理驗(yàn)收細(xì)則嚴(yán)格驗(yàn)收進(jìn)倉物料，如發(fā) 現(xiàn)規(guī)格、質(zhì)量、數(shù)量有問題，應(yīng)拒絕收貨。（2）如須退換貨的，由倉管員填寫“商品到貨驗(yàn)收報(bào)告”，經(jīng)總經(jīng)辦管

18、理人員簽字確認(rèn)后，由采購經(jīng)辦人辦理退換手續(xù)。(3) 鮮活貨物如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)在當(dāng)天內(nèi)，提出辦理退換手續(xù)。 由釆購員負(fù)責(zé)處理。(4) 其他所有物料驗(yàn)收合格并辦妥進(jìn)倉手續(xù)后，所發(fā)生的質(zhì)量、 數(shù)量、規(guī)格等問題，由倉管員負(fù)責(zé)處理。5、物品的領(lǐng)用、發(fā)貨管理各部門須按批準(zhǔn)的計(jì)劃領(lǐng)用。領(lǐng)用時填制領(lǐng)料單，領(lǐng)用吋要由 經(jīng)手人及相關(guān)權(quán)限人簽字。屬物料用品的填寫“物料用品領(lǐng)用單”, 領(lǐng)用原材料，填寫“原材料領(lǐng)料單”，領(lǐng)用庫存商品的，填寫“商品 領(lǐng)料單”。六、責(zé)任與獎懲1、采購員、倉管員的要求和責(zé)任(1) 采購員要按采購計(jì)劃及采購清單的要求采購質(zhì)優(yōu)價廉的物 品，對物品質(zhì)量進(jìn)行跟蹤驗(yàn)收，對所送物品的價格進(jìn)行確認(rèn)把關(guān)， 確保價格合理。選擇供應(yīng)商在量、質(zhì)、價方面具有優(yōu)勢的產(chǎn)品進(jìn)行 配送，并及吋做好相關(guān)物品的退貨、調(diào)換和索賠