時(shí)間管理與時(shí)俱進(jìn)走向輝煌

1、1時(shí)間管理2前 言我希望我能站在一個(gè)忙碌的角落，手中拿一頂帽子，乞求人們把他們浪費(fèi)的時(shí)間全都仍給我。 伯納德柏格森3一、明智地使用時(shí)間 時(shí)間管理是主管的一項(xiàng)基礎(chǔ)工作。所有管理者都對(duì)金錢、人員和時(shí)間3種類型的資源進(jìn)行管理。三者之中，時(shí)間是最難以管理的，因?yàn)樗掖伊魅牟蛔鋈魏瓮Ａ簟?時(shí)間是偉大天平，一個(gè)公司的總裁并不能獲得比該公司守門人更多的一份。但是，如果掌握管理時(shí)間的竅門，通過(guò)很好的組織，則可以在現(xiàn)有時(shí)間范圍內(nèi)完成很多工作，可以使你獲得一個(gè)神奇工作者的聲譽(yù)。 下面這些建議將幫助一名主 管“創(chuàng)造奇跡”。41、確定優(yōu)先性 決定今天要做的最重要的事情，然后著手去做！2、不要拖延 延誤會(huì)擾亂日程。在

2、一天剛開(kāi)始時(shí)先去解決最困難的事情。把攔路虎掃清，容易之事留在后面做。 53、每天都做好準(zhǔn)備 許多事情（問(wèn)題）是可以預(yù)期的，預(yù)測(cè)什么環(huán)節(jié)會(huì)發(fā)生問(wèn)題，可先做好準(zhǔn)備對(duì)付它。 一個(gè)未曾預(yù)料的“局部火情”是否使你大吃一驚？ 了解職場(chǎng)的常規(guī)。4、今日事今日畢 做今天能做的每件事，因?yàn)槊考露际黔h(huán)環(huán)相扣的。65、做出決策 一個(gè)時(shí)間浪費(fèi)大至總是在等待更多信息的時(shí)候推遲做出決策，信息永遠(yuǎn)不會(huì)是完全的，決策延誤了行動(dòng)也會(huì)延誤。6、放權(quán) 給下屬一些決策責(zé)任，不但使他們也使你自己有自由的時(shí)間。77、清理你的辦公室 如果你的辦公桌上堆滿了備忘錄、電話記錄、報(bào)告、信件、散頁(yè)的紙張等等，時(shí)間會(huì)在你尋找某個(gè)需要的東西時(shí)浪費(fèi)掉

3、。8、建立一個(gè)好的，但是簡(jiǎn)單的文件系統(tǒng) 有多少時(shí)間被浪費(fèi)在尋找重要文件的過(guò)程中？把文件收好，放在今后容易找到它們的地方。89、不要追求完美 “完美就是無(wú)效率”，意指：在一個(gè)過(guò)程中總是吹毛求疵直到每件事都絕對(duì)完美無(wú)暇，是對(duì)時(shí)間的巨大浪費(fèi)！10、為錯(cuò)誤承擔(dān)責(zé)任 承認(rèn)錯(cuò)誤要比試圖隱瞞它們花費(fèi)更多的時(shí)間。簡(jiǎn)單的錯(cuò)誤不會(huì)發(fā)展為在的災(zāi)難。 911、檢查工作的進(jìn)度 能夠知道每件事在什么時(shí)候是按日程并正確進(jìn)行。你將在問(wèn)題還很小，可以控制的時(shí)候及時(shí)發(fā)現(xiàn)它們并加以處理。12、對(duì)以前的做法提出疑問(wèn) 尋求更好的方法去改變過(guò)去的做法。10二、有效管理時(shí)間的第一步 想找到一種更有效利用現(xiàn)有時(shí)間的方法嗎？寫(xiě)下所有那些你在做

4、的沒(méi)有什么結(jié)果的任務(wù)，然后停止做那些事，把這些任務(wù)扔到窗戶外面去。1、要對(duì)每件事情都提出疑問(wèn) 檢查一個(gè)工作日的每一個(gè)小時(shí)，堅(jiān)持這樣做整整一個(gè)星期。 從踏進(jìn)辦公室的那一刻起，那發(fā)生了什么事？按小時(shí)對(duì)你現(xiàn)在所做的事做記錄，并且記下你為什么做些事的原因，特別注意那些你永11遠(yuǎn)都在做的工作。 問(wèn)一問(wèn)你所做的每一件事的目標(biāo)，你可能發(fā)現(xiàn)：你做某個(gè)特定工作的主要原因是因?yàn)樗鼈円恢痹诒蛔觥?、在進(jìn)行這些討論的同時(shí)準(zhǔn)備一份表格 列出你跨進(jìn)門檻的那一刻起所做的每一件事。把每一項(xiàng)活動(dòng)都包括進(jìn)去，從做一個(gè)重要項(xiàng)目到喝杯咖啡休息一會(huì)兒。 用整整一周時(shí)間重復(fù)做這件事。123、分析每項(xiàng)活動(dòng) 問(wèn)你自己：我為什么做這件事？什么

5、對(duì)公司的使命是重要的，而什么只是櫥窗里的擺設(shè)？ 你是在每天剛開(kāi)始的一段時(shí)間里料理昨天的問(wèn)題？ 你每天早晨是否要花費(fèi)15分鐘的時(shí)間“進(jìn)入狀態(tài)”？ 你在晚上是否還需要15分鐘時(shí)間做“掃尾工作”？13你制定的優(yōu)先順序是否有錯(cuò)誤？你的任務(wù)目標(biāo)值得去實(shí)現(xiàn)嗎？你是否正在做本應(yīng)屬于你的下屬責(zé)任范圍內(nèi)的工作？更糟糕的是，你是否把別人做過(guò)的工作又做了一遍？你是否正在審查其他人已經(jīng)確認(rèn)過(guò)的材料？ 對(duì)你的活動(dòng)進(jìn)行分析的行動(dòng)能夠幫助你獲得更多的可利用的時(shí)間。你將開(kāi)始看到哪兒是多余的脂肪應(yīng)該去掉。144、重復(fù)以上3個(gè)步驟 這種做法非常有價(jià)值，所以每隔幾個(gè)月就應(yīng)該重復(fù)做一次。 我們都按照慣例去做某些事而忘掉了為什么這樣做

6、的理由，審查我們所做的事以及我們行動(dòng)背后的理由，這是我們走出慣例的第一步。 認(rèn)識(shí)到某個(gè)任務(wù)可能沒(méi)有價(jià)值是一回事，而停止做它則是另一回事，后者是非常困難的。它要求思維模式的變化，要求我們承認(rèn)艱難的、全力投入的工作其結(jié)果不見(jiàn)得有什么貢獻(xiàn)。15附：當(dāng)前活動(dòng)表時(shí)間 任務(wù) 目標(biāo) 重要性8:008:309:009:3010:0010:3011:0011:3012:0012:301:001:302:002:303:003:304:004:305:005:3016三、人類的天性是最大的時(shí)間浪費(fèi)者1、許多管理者懂得所有關(guān)于時(shí)間管理的知識(shí)，但是在利用他們的時(shí)間方面仍然很拙劣。這是因?yàn)榱己脮r(shí)間管理法則與人的天性是相

7、矛盾的。 例如：一位管理者完全懂得要放權(quán)給人，但是仍然親自接手某項(xiàng)工作而不是把它拿給下屬去做，原因是這項(xiàng)任務(wù)親自去做要比解釋如何去做更簡(jiǎn)單，更能產(chǎn)生滿足感。問(wèn)題是當(dāng)下一次又遇到這樣的工作時(shí)，下屬的仍然不知道如何去做。 陪訪：總是手把手，從不放手172、另外一個(gè)常見(jiàn)的問(wèn)題是：接聽(tīng)每一個(gè)電話或者與每一位沒(méi)有預(yù)約的來(lái)訪者會(huì)談。 表面上目的是為了表現(xiàn)得“平易近人”，實(shí)際上是在讓其他人的優(yōu)先性優(yōu)先于他自己的優(yōu)先性。3、職業(yè)指南：事業(yè)向前發(fā)展的一個(gè)基本方法是建立你自己的優(yōu)先性順序，然后堅(jiān)持一貫地按照它去做。18四、如何確立優(yōu)先性順序并且堅(jiān)持它們 關(guān)于時(shí)間管理的每本書(shū)或每篇文章都會(huì)在某個(gè)地方提出確立優(yōu)先順序

8、的建議。這種建議當(dāng)然是值得一提，決定哪些工作是最重要的，對(duì)于有效利用時(shí)間來(lái)說(shuō)是非常重要的，但是做出這樣的決策絕非易事。 在匆匆忙忙完成工作的過(guò)程中，每項(xiàng)任務(wù)看起來(lái)都與另一項(xiàng)同樣重要。 如何確立優(yōu)先性呢？下面一些建議：19 1、集中精力于部門的使命。 哪些任務(wù)對(duì)實(shí)現(xiàn)使命的貢獻(xiàn)最大？這些就是應(yīng)該享有優(yōu)先性任務(wù)。2、學(xué)會(huì)認(rèn)識(shí)“瓶頸”？ 經(jīng)過(guò)“瓶頸”環(huán)節(jié)的工作常常應(yīng)該得到優(yōu)先的對(duì)待。3、聽(tīng)取高級(jí)管理層需要什么？ 職業(yè)指南： 把高級(jí)管理層的優(yōu)先性作為自己的優(yōu)先性，這樣的主管永遠(yuǎn)不會(huì)出錯(cuò)。 這是非常重要的一點(diǎn)！ 204、學(xué)會(huì)認(rèn)識(shí)潛在的問(wèn)題？ 如果某些任務(wù)將克服這些問(wèn)題，那么有關(guān)這些任務(wù)的工作就應(yīng)享有優(yōu)先性

9、地位。 一旦建立了優(yōu)先性順序就要堅(jiān)持，要做的第一步就是把它們寫(xiě)下來(lái)。 怎樣做？ 首先制定先完成這些重要任務(wù)的日程。 向部屬中的每一個(gè)人傳達(dá)這些優(yōu)先任務(wù)性任務(wù)，確保 每一位員工都理解什么是重要的。把上述日程作為你的圣經(jīng)，要能夠背誦每一章，每一節(jié)。每天早晨當(dāng)你跨入職場(chǎng)，就要確切地知道當(dāng)天要處理哪些事。21 其次要一如既往地照此堅(jiān)持下去。 首先完成最重要的內(nèi)容，給它足夠的精力和注意力。不要因?yàn)橄却驇讉€(gè)電話、清理辦公桌、閱讀行業(yè)周刊上的一篇有趣的文章等而耽閣正事，先做排名第一的工作。這一天余下的時(shí)間將會(huì)充滿陽(yáng)光。22五、最大限度地利用一天的每個(gè)小時(shí)的5個(gè)方法： 做更多事情的秘密是在每件任務(wù)上花費(fèi)較少的

10、時(shí)間。關(guān)鍵在于學(xué)會(huì)如何在不犧牲質(zhì)量的前提下花費(fèi)較少的時(shí)間做每件工作，下面有5條建議，任何一位主管都會(huì)發(fā)現(xiàn)它們有所幫助：1、在公文或信函的空白處寫(xiě)下答復(fù)，然后將它們交還給發(fā)函人。 這會(huì)省下口授或用打字機(jī)把答復(fù)打出來(lái)的時(shí)間以及打字員的打字時(shí)間。因?yàn)榧埳现挥杏邢薜目臻g，所以你的回答一定言簡(jiǎn)意賅，只說(shuō)有必要說(shuō)的話。232、在辦公室里沒(méi)有其他人的時(shí)候工作。 在周圍沒(méi)人打擾的時(shí)候，你可以做完如此之多的工作以致會(huì)讓自己吃驚。所以早來(lái)或者晚走，要么在其他人吃午飯的時(shí)候工作。3、專心致志。 不要允許別人來(lái)打擾。如果有某個(gè)人走進(jìn)了你的辦公室，并不在日程安排之內(nèi)，他想和你談?wù)勁c他自己有關(guān)的某些事，那么就毫不客氣地立

11、刻把他趕出去（“對(duì)不起，劉先生，我現(xiàn)在正忙。咱們中午吃飯的時(shí)候再說(shuō)那件事吧”。）244、知道在哪兒可以找到東西？ 把你需要參考的資料放在伸手可取的地方，了解文件檔案系統(tǒng)、計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，知道哪張辦公桌上做哪些工作，公司的有關(guān)記錄保存在哪里等等。5、培訓(xùn)好你的員工。 最好的節(jié)約時(shí)間的辦法是有一幫訓(xùn)練有素的手下。你不必花費(fèi)你的時(shí)間向他們解釋事情。25六、如何比你的同行工作的更快更好 在經(jīng)營(yíng)管理的領(lǐng)域，每個(gè)人都是根據(jù)他的生產(chǎn)能力來(lái)被劃分升級(jí)的。升級(jí)的關(guān)鍵之處在于比你的同行做更多更好的工作。做得更多更好并不一定意味著要工作得更辛苦或者在 辦公室里呆更長(zhǎng)的時(shí)間，它意味著工作得更快和更聰明，還意味著注意力集中

12、在重要的事情上。 下面幾點(diǎn)是關(guān)于如何在公司的內(nèi)部競(jìng)爭(zhēng)中保持領(lǐng)先地位：26 1、喜歡你的工作 再也沒(méi)有比這一點(diǎn)對(duì)于提高你的個(gè)人效率更重要的了。2、與其它部門中有活力、有影響力的人交朋友。 盡管多數(shù)經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)仍然在個(gè)人的基礎(chǔ)上進(jìn)行，但是內(nèi)部的聯(lián)系非常重要，其他部門中的某個(gè)人極有可能幫你的忙，如果你們是朋友的話。3、慷慨地表?yè)P(yáng)別人，表?yè)P(yáng)是一種有力的激勵(lì)手段： 再?zèng)]有更好的方法能讓別人為你努力工作了。274、不要自動(dòng)接受每一項(xiàng)分配來(lái)的任務(wù)。 如果上司要求你承擔(dān)某個(gè)任務(wù)，而這個(gè)任務(wù)將花費(fèi)許多時(shí)間且不會(huì)有什么結(jié)果，那么就用得體委婉的語(yǔ)言拒絕它。5、利用新的電子辦公設(shè)備。 學(xué)會(huì)使用：個(gè)人電腦、傳真機(jī)、聲音

13、郵件系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)化工作及電子編輯器等，這些工具能使你工作得更快、更聰明，但千萬(wàn)不要迷戀其中，還有，永遠(yuǎn)不要讓電子線路取代個(gè)人的判斷。286、弄清每項(xiàng)任務(wù)所要的結(jié)果 確保高級(jí)管理層知道了那些已經(jīng)交付的結(jié)果。7、毫不猶豫地問(wèn)老前輩征求建議 公司里那些做過(guò)幾次相似事情的人常常知道最好的捷經(jīng)。你詢問(wèn)的人會(huì)感到受到了恭維（那并不意味著你必須聽(tīng)從他們的建議，如果他們的建議沒(méi)有價(jià)值的話）。298、不要擔(dān)心你的同事們?cè)谧鲂┦裁?“別向后看”撒坦斯佩基說(shuō)過(guò)，“也許有人正在超過(guò)你”。要使你的素質(zhì)強(qiáng)于你的同事的最好辦法是：不要去擔(dān)心他們做得怎么樣。那是對(duì)時(shí)間的浪費(fèi)。30七、延遲在什么時(shí)候是一種節(jié)約時(shí)間的方式 我們?cè)?jīng)

14、建議過(guò)主管們今日事今日畢，總的來(lái)說(shuō)這是一種最好的策略。但是，卻有一些管理者采取了一種“審慎的疏忽”戰(zhàn)略。他們經(jīng)過(guò)深思熟慮，忽視某些問(wèn)題，希望它們將會(huì)消失。他們審查問(wèn)題，解決掉一些，而把其他問(wèn)題放在不重要的位置。在這種深思熟慮的疏忽幾周之后，他們處理那些仍然要求人們注意的問(wèn)題。一些問(wèn)題原來(lái)顯得那么緊迫，而現(xiàn)在卻看起自然而然地?zé)熛ドⅲ@樣時(shí)間就被節(jié)約下來(lái)了。31 許多問(wèn)題能夠自行解決, 這是真的。什么事都不做常常是最好的策略, 只要主管做出了清醒的決策要采取上述方針。關(guān)鍵是要分析每個(gè)問(wèn)題，決定哪些需要立即給予關(guān)注，而哪些可以被推遲并有希望自行消失。這是一種評(píng)估技巧，它常常伴隨著經(jīng)驗(yàn)而來(lái)。32八、

15、如何教給組員有效管理時(shí)間 我相信每位主管都遇到過(guò)這樣的情況，他交給一位下屬某個(gè)相當(dāng)簡(jiǎn)單的任務(wù)，后來(lái)卻吃驚地發(fā)現(xiàn)任務(wù)沒(méi)有完成。在很多情況下，被交給任務(wù)的組員不是懶蟲(chóng)，也不遇笨或缺少經(jīng)驗(yàn)，他只是令人難以置信地缺乏條理。因?yàn)檫@位組員不珍惜時(shí)間，所以幾乎沒(méi)有做什么事情。 一位主管能夠給予部門內(nèi)部組員的一個(gè)很不錯(cuò)的禮物是關(guān)于時(shí)間重要性的基本訓(xùn)導(dǎo)。時(shí)間管理也是獎(jiǎng)勵(lì)主管的一件禮物，因?yàn)樗鼛?lái)了結(jié)果是更好的績(jī)效。這種技巧方面的教導(dǎo)33 與專業(yè)工作訓(xùn)練，提高技能的教導(dǎo)與專業(yè)工作訓(xùn)練, 提高技能的教導(dǎo)等等相比，具有毫不遜色的價(jià)值。 任何時(shí)間管理訓(xùn)導(dǎo)計(jì)劃的第一步就是教給組員關(guān)于時(shí)間的價(jià)值。確保組員理解分分秒秒都是昂

16、貴的商品。一旦被用掉，它們就永遠(yuǎn)不會(huì)回來(lái)。 34下面是一具體的建議：1、樹(shù)立一個(gè)好的榜樣。 向組員顯示時(shí)間對(duì)你來(lái)說(shuō)非常珍貴。2、指出浪費(fèi)時(shí)間的行為.3、制定截止日期。 截止日期會(huì)強(qiáng)迫有組織和提高速度。4、不要命令每個(gè)人都來(lái)找你做決定。 這不僅浪費(fèi)時(shí)間，而且會(huì)讓員工們?cè)诘饶愕?時(shí)候游手好閑。355、少召集會(huì)議并且會(huì)議盡量簡(jiǎn)短。 事前要做好充分的會(huì)議議程安排。高效率地開(kāi)會(huì)向組員展示了你對(duì)時(shí)間管理是十分重視的。6、向員工們征求他們關(guān)于時(shí)間管理方面的建議。 詢問(wèn)公司的哪些程序浪費(fèi)了他們的時(shí)間。7、讓每個(gè)員工都檢查一下他當(dāng)前是如何用掉他的時(shí)間的。36 象你一樣，填寫(xiě)一張如何用去時(shí)間的表格，然后再一起制定

17、一個(gè)更有效的日程。8、當(dāng)眾表?yè)P(yáng)那些很好地利用時(shí)間的組員。9、確保你的組員設(shè)定了優(yōu)先性。 在剛開(kāi)始時(shí)，你可能不得不幫助他們進(jìn)行這些步驟。37九、自律 要使任何管理技術(shù)發(fā)揮作用，其關(guān)鍵作用在于自律。我們都有好的本意，用正確方式來(lái)做正確的事，我們都想從每個(gè)小時(shí)中擠出更多的成果，但是我們卻常常在一天的許多情況下犯錯(cuò)。 38下面是發(fā)生的事情：1、我們變得很疲勞，當(dāng)精力的水平低下的時(shí)候，約束常常會(huì)消失。 那么對(duì)此該怎么辦呢？保證足夠的睡眠，吃得好一些。2、我們沒(méi)有使用所有我們能支配的工具。 好的管理者充分利用一切可使用的資源:下屬,電腦等。3、我們沒(méi)有給自己充分的肯定。 許多主管知道如何通過(guò)表?yè)P(yáng)和設(shè)定目標(biāo)來(lái)激勵(lì)他們的組員，但是從來(lái)不愿費(fèi)心去激勵(lì)他們自己，這會(huì)導(dǎo)致類似這樣有破壞性的想法“我所做的事值得嗎？”4、我們沒(méi)有努力發(fā)展好的習(xí)慣。39 在打破與時(shí)間使用有關(guān)的壞習(xí)慣的時(shí)候，我們必須同時(shí)努力發(fā)展好習(xí)慣，直到它們成為我們的第二天性。自