(輔導(dǎo)員)提高工作效率的十個(gè)建議

1、（輔導(dǎo)員）提高工作效率的十個(gè)建議因?yàn)榭倫蹖懸恍┯嘘P(guān)輔導(dǎo)員的東西，在互聯(lián)網(wǎng)上結(jié)交了很多全國(guó)各地的朋友。交流的過程中，既有一些熱情洋溢心靈雞湯式的分享，但也會(huì)碰到種種不如意和抱怨。其中，出路和成就感顯然是其中的熱點(diǎn)，這是內(nèi)因和外因共同作用的結(jié)果。外部環(huán)境顯然在當(dāng)前的情況下難于改變，但在內(nèi)因方面，我們的確可以有所作為不管是出路還是成就感，都離不開一個(gè)關(guān)鍵因素，即效率和效果。一個(gè)高效有成就的輔導(dǎo)員和做事總不見效率更沒有效果的輔導(dǎo)員是截然不同的，一個(gè)在享受成長(zhǎng)，另一個(gè)則每天忙忙碌碌，卻不知道自己在忙什么。造成這樣的結(jié)果，歸根結(jié)蒂還在于經(jīng)驗(yàn)的積累。可是，有的人積累了數(shù)年的經(jīng)驗(yàn)，有的人則一個(gè)經(jīng)驗(yàn)用數(shù)年，最終

2、沒什么進(jìn)步。我們?cè)鯓臃e累經(jīng)驗(yàn)值，實(shí)現(xiàn)效率的提升最終做出另人側(cè)目的成就呢？筆者給出十個(gè)建議供大家參考。在寫此文之前，有三件事需要說明：第一、在積累經(jīng)驗(yàn)方面，沒有捷徑可走，需要一點(diǎn)一點(diǎn)做好每一件基本的事，直到從生手變成熟手，從菜鳥變成老鳥；第二、確實(shí)存在一些技巧，讓人短期內(nèi)取得進(jìn)步，這種技巧屬于“時(shí)間管理”這門管理科學(xué)；第三、本文撰寫的十條經(jīng)驗(yàn)，并未進(jìn)行分類歸納，如里面提到的三個(gè)軟件應(yīng)歸納到信息技術(shù)一類，但本文打破類目，直接進(jìn)行敘述，目的是為了突出重點(diǎn)。這十條建議為：一、研判每件事的重要性看似老生常談，恰是問題所在。因?yàn)楦鞣N原因，高校有關(guān)教育和管理的最終實(shí)施者都是輔導(dǎo)員；加之中國(guó)式的政績(jī)觀，自上而

3、下有多種教育思想、教育理念、教育路線、教育政策、領(lǐng)導(dǎo)意愿、工作特色、各類活動(dòng)，讓當(dāng)前的輔導(dǎo)員工作的任務(wù)量和復(fù)雜程度無以復(fù)加?？赡苤袊?guó)的輔導(dǎo)員已經(jīng)成為目前世界上工作類型最豐富的職業(yè)，在一天的工作中，一個(gè)輔導(dǎo)員很可能在各種角色間進(jìn)行頻繁切換：教師、班主任、心理咨詢師、職業(yè)指導(dǎo)師、健康達(dá)人、防災(zāi)教練、談判高手、破案專家、活動(dòng)策劃、創(chuàng)意執(zhí)行、文藝骨干、體育健將、裁判金哨、隊(duì)列指導(dǎo)、公共關(guān)系、科研學(xué)術(shù)、文件文案凡是和人有關(guān)的，想到的和想不到的，都成為或?qū)⒊蔀檩o導(dǎo)員的工作。多樣的工作種類印證了輔導(dǎo)員工作之多，數(shù)不清的工作讓很多人疲于應(yīng)付，無所適從累嗎？累！做了什么？不知道！重要的事情沒做，不重要的事情做了

4、一大堆，等出現(xiàn)問題的時(shí)候，覺得自己很冤枉：我真的一直特別特別忙，工作都是你們安排的，現(xiàn)在出了事來找我，讓我怎么辦？我只能以一聲無聲的嘆息回答，的確，工作很忙，但重點(diǎn)是什么，所謂的表面性的“忙”并非理由。我們需要知道自己是誰，自己在做什么，工作種類再多，也離不開“學(xué)生”兩個(gè)字。誰忘了這兩個(gè)字，誰的工作終究是瞎忙！在實(shí)際工作中，研判每件事的重要程度是有規(guī)律可循的。第一位的一定是安全，之后是健康、學(xué)風(fēng)、人際、貧困生、學(xué)生干部、戀愛、公寓、社會(huì)實(shí)踐、文體活動(dòng)每個(gè)人可以有自己的排序，但哪個(gè)重要，哪個(gè)不重要，一定清清楚楚地知道，一定清清楚楚地在實(shí)際工作中體現(xiàn)。二、占領(lǐng)第二象限專業(yè)的輔導(dǎo)員一定接受過職業(yè)生涯

5、規(guī)劃的相關(guān)培訓(xùn)和訓(xùn)練，都應(yīng)該了解史蒂芬·柯維的四象限法。把“重要”和“緊急”兩個(gè)因素進(jìn)行有機(jī)排列，第一象限的事物為重要且緊急，必須馬上去做；第二象限為重要但不緊急，很多人不著急就不做；第三象限為不重要卻緊急，很多人做得熱火朝天；第四象限為不緊急不重要，一些邏輯不好的人卻在這樣的事情上浪費(fèi)時(shí)間。一個(gè)有普通心理問題的同學(xué)轉(zhuǎn)化成心理疾病并不需要多久，一個(gè)因愛生恨的情種走上高樓只需要一個(gè)念頭，一個(gè)因?yàn)樗奚崦軗]刀相向只需要一個(gè)瞬間很多人認(rèn)為這是純粹的不可預(yù)料性事件，在我看來不然。因?yàn)槊τ谔幚淼诙笙抟馔獾氖乱耍偀o意間忽略掉那些重要卻不緊急的事件，由重要不緊急轉(zhuǎn)化成重要且緊急就成為必然。忽略

6、了學(xué)生，忽略了和學(xué)生有關(guān)的那些事，到頭來當(dāng)然出現(xiàn)問題的也是學(xué)生，到時(shí)后悔莫及！道理誰都懂，可在第二象限面前，人們?nèi)詴?huì)選擇性失明?！邦I(lǐng)導(dǎo)要一個(gè)材料”“下午有個(gè)會(huì)議要參加”“要檢查工作記錄了“這個(gè)活動(dòng)我必須辦好”等等理由，意思都是說這些事很緊急很重要，我沒有別的選擇，于是就自然成為忽略真正重要東西的理由。不把這個(gè)邏輯真正想通，所有工作永遠(yuǎn)是混亂的、混雜的、虛無飄渺的，令人擔(dān)憂的，情緒也如此煩躁。當(dāng)前的事沒真正處理好，重要的事又沒重視，結(jié)果只能是工作效率低下，躲不開麻煩！三、甩掉身上的“猴子”所謂的猴子，就是對(duì)工作的擬物化比喻：工作是一只猴子，活蹦亂跳，一旦爬到身上再不下來除非，把猴子甩給別人！怎么

7、甩？學(xué)生會(huì)的一個(gè)部長(zhǎng)找你來問，我想辦個(gè)環(huán)?；顒?dòng)，不過不知道怎么能辦？領(lǐng)導(dǎo)找你說，你帶學(xué)生做個(gè)社會(huì)實(shí)踐吧，沒問題吧？同事找你，訴說了半天自己的不公平待遇，問你怎么辦？跨部門的同事說，學(xué)生們反應(yīng)XX教師教得不好，問我該怎么處理這件事？團(tuán)委書記說，你做個(gè)策劃，OK？老婆打電話過來問你明天去買家電行嗎？貧困生則想和你聊聊。猴子來了，好多猴子！對(duì)學(xué)生干部：你去找一下XXX，他以前辦過大型活動(dòng)，向他請(qǐng)教一下，形成完整的方案后過來找我，到時(shí)候我?guī)湍愀?；?duì)領(lǐng)導(dǎo)：社會(huì)實(shí)踐我能帶，不過請(qǐng)先告訴我，我手頭數(shù)學(xué)建模競(jìng)賽的任務(wù)是不是可以給別人？對(duì)同事：哦對(duì)不起，中午吃飯時(shí)說這事行嗎，其實(shí)我也沒什么辦法；對(duì)跨部門同事：就

8、聽你老兄的安排吧，我沒意見；對(duì)團(tuán)委書記：策劃沒問題，不過我需要把手頭助學(xué)金的事處理一下，另外請(qǐng)你先把相關(guān)資料收齊給我好嗎？對(duì)老婆：沒問題老婆，你先看好了選哪一款，明天我跟你去；對(duì)貧困生說，好，咱們談?wù)?！原來光是這么說說，就已經(jīng)感到一身輕松！原來我的工作，還可以這么安排！這里需要說明兩件事：一是同事找你訴說自己不公平的待遇，能拖就拖，或者直接拒絕，否則本來那一肚子氣的猴子在同事身上，說完后他一身輕松，猴子跑到了你身上還不如不聽。而貧困生想和你聊聊卻一口答應(yīng)學(xué)生的事一定是最重要的，而一個(gè)貧困生鼓起勇氣來找你，一定有他不得不找的理由。放棄這樣的一個(gè)機(jī)會(huì)，可能會(huì)把重要不緊急的事轉(zhuǎn)化成緊急，到時(shí)候后悔也

9、來不及了。甩掉猴子并非借口不干工作，正好相反，這是分辨分內(nèi)事和分外事，分辨自己事和別人事，分辨緊急事和不緊急的終極方法。養(yǎng)猴子的人永遠(yuǎn)做不了真正重要的事，想做真正重要的事：就先甩掉猴子，一身輕松！四、找助手，越多越好其實(shí)所有的管理最終只有三個(gè)要素，即人、財(cái)、物。而人，就是核心因素。某種意義上，有人，就有一切。那我們就找很多的人，當(dāng)我們的助手吧。如果所有的學(xué)生都是我們的助手，那該多好！這并不是胡思亂想，而有事實(shí)基礎(chǔ)。我一直相信著魏書生先生的一句話：“相信每個(gè)學(xué)生的心靈深處都是你的助手”。在實(shí)踐中，因?yàn)槲业南嘈诺玫絹砗芏嗪锰帲何夷茏屩沓蔀槲业闹?，然后是學(xué)生會(huì)干部們，然后是班干部們，然后，很多很

10、多人都是我的助手，甚至全部那時(shí)，他們就長(zhǎng)大了。尊重他們，相信他們，調(diào)動(dòng)他們，學(xué)生們?cè)敢夂臀覀円煌鎸?duì)生活，我們需要做的就是，激發(fā)學(xué)生自我管理的潛力，讓他們逐步自我管理。從少數(shù)人一直到多數(shù)人，從力所能及到做一切的事，找助手，越多越好！這不是理念，而是可以實(shí)現(xiàn)的現(xiàn)實(shí)。不過，要實(shí)現(xiàn)這樣的目標(biāo)，當(dāng)然要遵循客觀規(guī)律，一批一批地發(fā)展，不宜操之過急。他們能做的事情，也要一點(diǎn)一點(diǎn)耐心地教，只要入門，后面的一切好辦?？赡茉谀承┤四抢飼?huì)有這樣的擔(dān)心：讓學(xué)生干活是不是于理不合？其實(shí)我想完全不必?fù)?dān)心，只要掌握讓學(xué)生協(xié)助的工作不是個(gè)人的私事，不是必須保密的事宜，不會(huì)影響學(xué)生的學(xué)習(xí)生活，而且能保證工作質(zhì)量，協(xié)助我們做一些

11、工作本身就是一種非常友好的社會(huì)實(shí)踐，師生共贏，何樂而不為？五、糾正“忙碌”就是“努力”的觀念這絕不是一兩個(gè)人的看法，而是所有人的內(nèi)心期望。不表現(xiàn)得很忙碌，不就讓人覺得不努力嗎？事實(shí)上這根本就是兩碼事。我們的時(shí)代總在宣揚(yáng)刻苦努力這些概念，而與之匹配得畫面就是加班奉獻(xiàn)等等，其實(shí)這是一種誤導(dǎo)。忙碌根本不是努力，所謂的忙碌有時(shí)候只代表效率低下，同時(shí)成為不積極改進(jìn)效率的原因！一句話，別再把忙碌當(dāng)成一件好事了，那真的有點(diǎn)不專業(yè)！正確的方法應(yīng)該是：提高效率，拒絕忙碌！六、尋找“時(shí)間黑洞”我可以肯定地說，一個(gè)未經(jīng)受到專業(yè)時(shí)間管理訓(xùn)練的輔導(dǎo)員，至少有50%的時(shí)間被白白浪費(fèi)了。換句話說，他的時(shí)間被“時(shí)間黑洞”吞噬

12、。不信？不可能？不會(huì)吧？有點(diǎn)危言聳聽！其實(shí)，如果是一個(gè)一般職業(yè)人，這個(gè)被”時(shí)間黑洞“偷吃掉的時(shí)間甚至高達(dá)70%。我以下描述的現(xiàn)象，自己對(duì)號(hào)入座：開門，打開電腦，掃地打水。哦，拖布?jí)牧?，到旁邊屋里去借，順便和一個(gè)老師聊小孩的事聊了五分鐘；電腦運(yùn)行不正常？那必須修啊，花了十分鐘找人搞定電腦，終于能上網(wǎng)了；看學(xué)校學(xué)院網(wǎng)頁新聞，呀，彈出來了個(gè)廣告，正是我喜歡的那件裙子，看一下吧，一看不可收拾，二十分鐘過去了，不僅裙子，團(tuán)購(gòu)，還有自己喜歡的化妝品也打折了！呀，不行，事還沒辦呢，趕快干正事；什么？十分鐘后開會(huì)，就十分鐘了，還能做什么？不如泡杯茶等著；開會(huì)了，先討論一會(huì)，昨天的學(xué)生比賽表現(xiàn)特棒一個(gè)會(huì)引入主題

13、用了二十分鐘；開完會(huì)了，工作方案沒寫，想想還得去找同事商量，結(jié)果又發(fā)現(xiàn)同事不在，打電話約了時(shí)間；這時(shí)彈出了一個(gè)提醒，XX了他的微博，那就上微博轉(zhuǎn)一圈，順便發(fā)幾條今天新的動(dòng)態(tài)；手機(jī)接了個(gè)電話，原來是保險(xiǎn)公司打來的給私家車?yán)m(xù)保的，那就談?wù)劙?；呀，突然想起一個(gè)同學(xué)約了談話，我怎么忘了？十一點(diǎn)半了，那下午吧。咦，怎么都快十二點(diǎn)了，要吃飯去了吧。哎呀！剛開會(huì)說有一個(gè)資料下午要交，我只能中午加班了，我怎么這么忙！時(shí)間黑洞是一個(gè)血淋淋的事實(shí)，它在無聲地卻又無情地吞噬你的時(shí)間，你的生命。面對(duì)時(shí)間黑洞，我們應(yīng)該說不！而一旦戰(zhàn)勝時(shí)間黑洞，隨之而來的就是兩倍甚至三倍的時(shí)間！七、指令越詳細(xì)越好我在微博里曾記錄了這樣的

14、一個(gè)感悟：“職場(chǎng)必殺技：指令精確到只要執(zhí)行就一定正確，這才叫好指令。讓人猜測(cè)的，讓人模糊的，讓人歧義的，都算不上好。有些人愿意搞模棱兩可的指令讓別人猜，一方面人品有問題，一方面不夠?qū)I(yè)”。這既是對(duì)上也是對(duì)下。對(duì)上級(jí)：如果指令不清楚，就需要立刻搞清楚究竟他想要什么。比如領(lǐng)導(dǎo)交代要舉辦一個(gè)送畢業(yè)生的晚會(huì)，那立刻就對(duì)指令進(jìn)行細(xì)化：時(shí)間、地點(diǎn)、出席人員、規(guī)模、時(shí)長(zhǎng)、資金、資源上級(jí)有可能被問煩煩就煩吧，還要繼續(xù)問，直到把這問題搞清楚為止，否則，不事先問，等事后問會(huì)更煩，或者南轅北轍，從一出發(fā)就錯(cuò)了！對(duì)下級(jí)更是如此，尤其很多時(shí)候我們面對(duì)的那些學(xué)生，他們的認(rèn)識(shí)和閱歷都可能淺顯，一個(gè)不明確的指令可能會(huì)出現(xiàn)意想

15、不到的后果。我想老師們都見到過新生入學(xué)體檢時(shí)的各種搞笑，就是因?yàn)檩o導(dǎo)員沒有把體檢的事情說得特別詳細(xì)，一些沒參加過體檢的孩子就按照自己的理解參加，鬧出一堆笑話。事后還得重來，輔導(dǎo)員和學(xué)生都覺得很受傷。所以此時(shí)，指令精確，甚至喋喋不休，符合輔導(dǎo)員工作特點(diǎn)！其實(shí)，這還有一層道理：每個(gè)優(yōu)秀指令的誕生都是蘊(yùn)含著思考的，相當(dāng)于把工作做到了前面。而糟糕的指令一定是缺乏“事先用功”的，只能等出現(xiàn)問題進(jìn)行補(bǔ)救，后面的工作無窮無盡。兩下對(duì)比，孰是孰非立等可見。八、技術(shù)改變生活之一：微信微信（以及微信類OTT軟件）和輔導(dǎo)員，天生一對(duì)。沒有任何一種技術(shù)能帶給輔導(dǎo)員更有效的溝通方式，微信帶來學(xué)生工作的革新！傳達(dá)消息：短

16、信只是文字，文字表意能力實(shí)在有限，甚至有些內(nèi)容通過文字根本表達(dá)不出來，一條語音消息搞定，又清晰又明白，一條不行再加一條，60秒的語音能說多少有用信息，和面對(duì)面沒什么本質(zhì)區(qū)別！最重要的，你不必每次都開會(huì)！群發(fā)消息：微信群的建立非常方便，用短暫時(shí)間就可以給不同類型的人建立不同類型的微信群，然后群發(fā)消息，簡(jiǎn)單易行，瞬間即達(dá)，操作方便；語音留言：微信不是實(shí)時(shí)的，而是可以稍后閱讀的，這樣學(xué)生上課與否就不再是關(guān)鍵，任何時(shí)間都可以發(fā)送微信消息（當(dāng)然，要想辦法符合你們的規(guī)章制度）；查詢位置：“你在哪？”“我在上課。“那好，把你的位置給我發(fā)過來，或拍一張教室的照片你這不是在宿舍睡覺嗎？”實(shí)景傳遞：“老師，XX同

17、學(xué)被撞傷了，現(xiàn)在躺著起不來了”嚴(yán)重嗎？立刻給我發(fā)一張照片過來，或者直接視頻！“大型活動(dòng)：”XX老師因?yàn)槌霾钗茨苡H臨現(xiàn)場(chǎng)，但他通過微信發(fā)來了對(duì)本場(chǎng)辯論賽的寄語“公共平臺(tái)：”五號(hào)女生公寓樓最近總有男生在周邊轉(zhuǎn)，請(qǐng)學(xué)院關(guān)注”“收到，謝謝你的提醒，我們馬上派人過去。學(xué)生處微信公共平臺(tái)“。只有你想不到，沒有微信做不到。還在守著老式電話短信？該升級(jí)了！從效率角度來講，微信秒殺一切！九、技術(shù)改變生活之二：日程軟件好記性不如爛筆頭，當(dāng)代的爛筆頭，就是我們的日程軟件。隨時(shí)將工作任務(wù)輸入到日程軟件，本身就是對(duì)事件的判斷和梳理，有利于分清事件的輕重緩急；同時(shí)，由日程軟件管理，徹底杜絕忘事或者記錯(cuò)這類低級(jí)錯(cuò)誤；而本次

18、我要專程推薦的最關(guān)鍵原因是：目前的日程軟件實(shí)在是太好用了，方便的就像你說話睡覺。我推薦的日程管理軟件就是QQ日程，在QQ郵箱的左下角有“日歷”按鈕，點(diǎn)進(jìn)去加入自己的日程即可。不過這不是全部：按照“幫助”里的提示，將智能手機(jī)設(shè)置接收QQ郵件和日程，OK，大功告成。只要你在QQ日程的電腦端更新日程，你的手機(jī)立刻能同步顯示！甚至，你可以把一個(gè)文件的全部?jī)?nèi)容放到日程中，在手機(jī)客戶端準(zhǔn)確悠閑的就把事提醒了！這一招效果立竿見影，只是我不知道多少人看到我的文字后會(huì)立刻去嘗試一下。如果說不會(huì)，恕我直言，純屬借口，你會(huì)錯(cuò)過一個(gè)進(jìn)步的好機(jī)會(huì)！十、技術(shù)改變生活之三： 智能手機(jī)智能手機(jī)時(shí)代是如此偉大的時(shí)代，一機(jī)在手，辦公不愁！什么照相、攝像、掃描、OCR，復(fù)印、傳真、錄音、翻譯、傳遞消息、編輯文檔、閱讀資料、留現(xiàn)場(chǎng)證據(jù)、查學(xué)生信息、發(fā)辦公微博智能手機(jī)，不就是個(gè)電腦么？對(duì)于智能手機(jī)來說，一個(gè)功能其實(shí)就是一個(gè)APP，而善用手機(jī)幾乎可以代替之前辦公室要花費(fèi)數(shù)萬元購(gòu)置的各類數(shù)碼辦公設(shè)備。以筆者為例，筆者的打印機(jī)不帶復(fù)印功能，筆者就用一款叫“mdScan”的掃描儀APP，將文字拍照，然后系統(tǒng)自動(dòng)進(jìn)行色彩處理，將文字加黑，將背景漂白，放到打印機(jī)里，一個(gè)漂亮的復(fù)印件就出來了，沒有比這更