公函格式文檔

1、12.1公函的格式公函的格式112.2. 常用辦公文件的格式常用辦公文件的格式2本節(jié)（課）教學(xué)目標(biāo) ：1 1掌握掌握常用公函的格式與制作方法常用公函的格式與制作方法2 2掌握掌握辦公文件的格式與制作方法辦公文件的格式與制作方法（1） 公文、函可以從不同角度分類：公文、函可以從不同角度分類： 按性質(zhì)分。按性質(zhì)分?？梢苑譃楣捅愫瘍煞N。 公函公函用于機(jī)關(guān)單位正式的公務(wù)活動(dòng)往來； 便函便函則用于日常事務(wù)性工作的處理。便函不屬于正式公文，沒有公文格式要求，甚至可以不要標(biāo)題，不用發(fā)文字號(hào)，只需要在尾部署上機(jī)關(guān)單位名稱、成文時(shí)間并加蓋公章即可。 按發(fā)文目的分按發(fā)文目的分。函可以分為發(fā)函和復(fù)函兩種。 發(fā)函

2、發(fā)函即主動(dòng)提出了公事事項(xiàng)所發(fā)出的函。 復(fù)函復(fù)函則是為回復(fù)對(duì)方所發(fā)出的函。 標(biāo)題標(biāo)題 公函的標(biāo)題一般有兩種形式。一種是由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由和文種構(gòu)成。另一種是由事由和文種構(gòu)成。 主送機(jī)關(guān)主送機(jī)關(guān) 即受文并辦理來函事項(xiàng)的機(jī)關(guān)單位，于文首頂格寫明全稱或者規(guī)范化簡稱，其后用冒號(hào)。 正文正文 其結(jié)構(gòu)一般由開頭、主體、結(jié)尾、結(jié)語等部分組成。 開頭開頭。主要說明發(fā)函的緣由。一般要求概括交代發(fā)函的目的、根據(jù)、原因等內(nèi)容，然后用“現(xiàn)將有關(guān)問題說明如下：”或“現(xiàn)將有關(guān)事項(xiàng)函復(fù)如下：”等過渡語轉(zhuǎn)入下文。復(fù)函的緣由部分，一般首先引敘來文的標(biāo)題、發(fā)文字號(hào)，然后再交代根據(jù)，以說明發(fā)文的緣由。 主體主體。這是函的核心內(nèi)容部

3、分，主要說明致函事項(xiàng)。函的事項(xiàng)部分內(nèi)容單一，一函一事，行文要直陳其事。無論是商洽工作，詢問和答復(fù)問題，還是向有關(guān)主管部門請(qǐng)求批準(zhǔn)事項(xiàng)等，都要用簡潔得體的語言把需要告訴對(duì)方的問題、意見敘寫清楚。如果屬于復(fù)函，還要注意答復(fù)事項(xiàng)的針對(duì)性和明確性。 結(jié)尾結(jié)尾 一般用禮貌性語言向?qū)Ψ教岢鱿Ｍ??；蛘?qǐng)對(duì)方協(xié)助解決某一問題，或請(qǐng)對(duì)方及時(shí)復(fù)函，或請(qǐng)對(duì)方提出意見或請(qǐng)主管部門批準(zhǔn)等。 結(jié)語結(jié)語 通常應(yīng)根據(jù)函詢、函告、函商或函復(fù)的事項(xiàng)，選擇運(yùn)用不同的結(jié)束語。如“特此函詢（商）”、“請(qǐng)即復(fù)函”、“特此函告”、“特此函復(fù)”等。有的函也可以不用結(jié)束語，如屬便函，可以像普通信件一樣，使用“此致”、“敬禮”。 結(jié)尾落款結(jié)尾落款

4、 一般包括署名和成文時(shí)間兩項(xiàng)內(nèi)容。 署名機(jī)關(guān)單位名稱，寫明成文時(shí)間年、月、日；并加蓋公章。 函的寫作，首先首先要注意行文簡潔明確，用語把握分寸。無論是平行機(jī)關(guān)或者是不相隸屬的行文，都要注意語氣平和有禮，不要倚勢(shì)壓人或強(qiáng)人所難，也不必逢迎恭維、曲意客套。至于復(fù)函，則要注意行文的針對(duì)性，答復(fù)的明確性。 其次其次，函也有時(shí)效性的問題，特別是復(fù)函更應(yīng)該迅速、及時(shí)。像對(duì)待其他公文一樣，及時(shí)處理函件，以保證公務(wù)等活動(dòng)的正常進(jìn)行。 1 1設(shè)置版面設(shè)置版面頁面設(shè)置是公函排版中首先要做的工作，不論哪個(gè)印刷軟件，都會(huì)提供這一功能。在Word 中進(jìn)行頁面設(shè)置更加簡單。只要選擇菜單欄中的“文件”“頁面設(shè)置”命令（圖1

5、2-1），就可以調(diào)出“頁面設(shè)置”對(duì)話框（圖12-2），對(duì)頁面進(jìn)行設(shè)計(jì)。 圖12-1 “文件”菜單 圖12-2 “頁面設(shè)置”對(duì)話框（1）設(shè)置紙張大小 設(shè)計(jì)紙張大小的目的就是要滿足印刷的要求，因此最好將版式尺寸大小設(shè)置為與成品尺寸相同。當(dāng)然，如果你的文檔不用于印刷。那么可以自由地根據(jù)實(shí)際需要定義紙張的大小。 目前流行的出版物成品大小有如下幾種。 標(biāo)準(zhǔn)16開：185mm260mm 國際大16開：210mm297mm 國際大18開：185mm230mm 標(biāo)準(zhǔn)32開：130mm185mm 大32開：140mm203mm（2 2）設(shè)置版心）設(shè)置版心頁邊距的設(shè)計(jì)實(shí)際上就是設(shè)計(jì)版心。所謂版心就是指出版物正文所

6、在的頁面范圍，它通過定義紙張大小后在對(duì)頁邊距進(jìn)行設(shè)定后得到（圖12-3和12-4）。版心位于頁面的正中位置。圖12-3 “頁面設(shè)置”對(duì)話框 圖12-4 顯示效果 一般的公函標(biāo)題設(shè)置為二號(hào)黑體，內(nèi)文字體設(shè)為4號(hào)仿宋，行間距為1.5倍。下面我們就以案例為實(shí)例，給大家講解公函的排版。下面我們就以案例為實(shí)例，給大家講解公函的排版。具體操作如下具體操作如下：1 1設(shè)置頁面和版心設(shè)置頁面和版心第1步：點(diǎn)擊下拉菜單“文件”“頁面設(shè)置”選擇“紙張”設(shè)定紙張大小為A4幅面（圖12-5和12-6）； 圖12-5頁面設(shè)置 圖12-6 “紙張”設(shè)置 第2步：選取“頁邊距”如下圖； 圖圖12-7 頁邊距頁邊距 2 2設(shè)

7、置字體、字號(hào)和行間距設(shè)置字體、字號(hào)和行間距 第1步；將標(biāo)題設(shè)置為二號(hào)黑體（圖12-8）； 第2步：把內(nèi)文字體設(shè)為4號(hào)仿宋（如下圖）；第3步：設(shè)置行間距，調(diào)整版面行列位置。點(diǎn)擊“格式”“段落”（圖12-9和12-10）； 圖圖12-9 格式菜單格式菜單 圖圖12-10 段落對(duì)話框段落對(duì)話框最后排版效果如圖 公文格式是指公文各組成部分的寫作要求和標(biāo)識(shí)規(guī)則，還包括用紙、裝訂和文字排列要求。公文用紙、排版與印裝公文用紙、排版與印裝 公文用紙幅面及版面尺寸：公文用紙一般采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型（210mm297mm），左側(cè)裝訂。張貼的公文用紙大小，根據(jù)實(shí)際確定。 公文用紙?zhí)祛^（上白邊）為：37mm1 mm。

8、公文用紙訂口（左白邊）為：28mm1 mm。 版心尺寸為：156mm225 mm（不含頁碼）。公文格式簡圖如下：置于公文首頁紅色反線（寬度同版心，即156mm）以上的各要素統(tǒng)稱眉首；置于紅色反線（不含）以下至主題詞（不含）之間的各要素統(tǒng)稱主體；置于主題詞以下的各要素統(tǒng)稱版記。之所以這樣劃分，是為了敘述方便，更重要的是這三個(gè)部分各有其特點(diǎn)，具有其相對(duì)的獨(dú)立性，界限比較明顯。眉首的特點(diǎn)是位置相對(duì)固定。掌握了眉首所含各要素位置，就可以設(shè)計(jì)文件的“紅頭”部分。主體的特點(diǎn)是位置經(jīng)常變動(dòng)，依公文內(nèi)容的長短而定。由于公文實(shí)質(zhì)性的內(nèi)容均在此部分，所以稱之為“主體”。版記的特點(diǎn)是位置要依公文主體的構(gòu)成而定。由于

9、按規(guī)定公文要雙面印刷，版記的位置有一個(gè)位于哪一面的問題；如果公文有附件，版記還有一個(gè)放在正文后還是放在附件之后的問題。因此，版記有必要作為一個(gè)單獨(dú)部分加以敘述。1 1公文的版面設(shè)置公文的版面設(shè)置（1 1）正文版式規(guī)格）正文版式規(guī)格 公文文字從左至右橫寫、橫排。在民族自治地方，可以并用漢字和通用的少數(shù)民族文字（按其習(xí)慣書寫排版）。 公文用紙幅面尺寸 公文用紙張采用GB/T 148中規(guī)定的A4型紙，其成品幅面尺寸為：210mm297mm，尺寸的允許偏差見GB/T 148。 公文頁邊與版心尺寸公文用紙?zhí)祛^（上白邊）為：37mm1mm 公文用紙訂口（左白邊）為：28 mm1mm 版心尺寸為：156 m

10、m225mm（不含頁碼） 公文中圖文的顏色 未作特殊說明公文中圖文的顏色均為黑色。（2 2）眉首版式規(guī)格）眉首版式規(guī)格公文份數(shù)序號(hào)公文份數(shù)序號(hào)：用阿拉伯?dāng)?shù)碼頂格標(biāo)識(shí)在版心左上角第1號(hào)秘密等級(jí)和保密期限秘密等級(jí)和保密期限：用3號(hào)黑體字，頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角，第1行，兩字之間空1字，用3號(hào)黑體字，頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第1行，秘密等級(jí)和保密期限之間用”隔開。緊急程度緊急程度：用3號(hào)黑體字，頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角 。 第1行，兩字之間空1字；用3號(hào)黑體字，頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第1行，緊急程度頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第2行。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)：發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)：由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱后加“文件”組成；對(duì)一些特定的公

11、文可只標(biāo)識(shí)發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)上邊緣至版心上邊緣為25mm。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)使用小標(biāo)宋體字，用紅色標(biāo)識(shí)。字號(hào)由發(fā)文機(jī)關(guān)以醒目美觀為原則酌定，但一般應(yīng)小于22 mm15mm(高寬)。（3 3）公文排版的版面格式）公文排版的版面格式公文的基本版式要求如下圖2 2公文版式的字體、字號(hào)和行距公文版式的字體、字號(hào)和行距文頭的字體：大號(hào)黑體字、黑變體字或標(biāo)準(zhǔn)體、宋體字套色（一般為紅）發(fā)文字號(hào)的字體：3號(hào)或4號(hào)仿宋體 標(biāo)題的字體：宋體、黑體，2字號(hào)。正文用3號(hào)仿宋體字，一般每面排22行，每行排28個(gè)字。未作特殊說明，公文中的顏色均為黑色。公文在一般情況下，除了發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)、眉首的反線和發(fā)文機(jī)關(guān)

12、印章為紅色外，其余部分均為黑色。主送機(jī)關(guān)的字體： 3號(hào)或4號(hào)仿宋體 公文用紙幅面及版面尺寸：國際標(biāo)準(zhǔn)公文用紙幅面及版面尺寸：國際標(biāo)準(zhǔn)A4A4型（型（210mm210mm297mm297mm），左側(cè)），左側(cè)裝訂。裝訂。公文用紙?zhí)祛^（上白邊）為：公文用紙?zhí)祛^（上白邊）為：37mm37mm1 mm1 mm。公文用紙訂口（左白邊）為：公文用紙訂口（左白邊）為：28mm28mm1 mm1 mm。版心尺寸為：版心尺寸為：156mm156mm225 mm225 mm（不含頁碼）。（不含頁碼）。具體操作如下：具體操作如下：1 1設(shè)置頁面和版心設(shè)置頁面和版心第1步：點(diǎn)擊下拉菜單“文件”“頁面設(shè)置”選擇“紙張”設(shè)定紙張大小為A4幅面；第2步：選取“頁邊距”2 2設(shè)置字體、字號(hào)和行間距設(shè)置字體、字號(hào)和行間距第1步： 設(shè)定公文的字體和字號(hào)文頭的字體：大號(hào)黑體字、黑變體字或標(biāo)準(zhǔn)體、宋體字套色（一般為紅）發(fā)文字號(hào)的字體：3號(hào)或4號(hào)仿宋體 標(biāo)題的字體：宋體、黑體，2字號(hào)。主送機(jī)關(guān)的字體： 3號(hào)或4號(hào)仿宋體 正文的字體：常用3號(hào)或4號(hào)仿宋體 第2步：設(shè)定字距和行距（圖12-11和12-12