OA辦公系統(tǒng)用戶需求說明

1、OA辦公系統(tǒng)用戶需求說明1. 引言 1.1編寫目的本系統(tǒng)說明書詳細描述了 OA系統(tǒng)項目的要求，并且本說明書也是作為系統(tǒng) 項目所有成員交流溝通的依據(jù)，也作為下一步系統(tǒng)開發(fā)工作的據(jù)和參考?；鶞剩浖_發(fā)項目組的所有成員都必須有一本需求說明書， 以明確項目最后要 求完成的軟件產品的特點，項目開發(fā)得以順利開展。經(jīng)使用方確認的本文檔將作 為將來產品特征和仲裁的重要依。1.2適用范圍本文檔主要涉及OA系統(tǒng)的應用模型和功能需求描述。1.3背景系統(tǒng)名稱：OAS統(tǒng)任務提出：湖南城市學院數(shù)學與計算科學系開發(fā)者：聶孟文 聶勝杰用戶：學校所有辦公人員1.4名詞解釋OA 辦公自動化 Office Automatizat

2、ion1.5參考資料1. 電子工業(yè)出版社java面向對象編程孫衛(wèi)琴編著2. 電子工業(yè)出版社java web整合發(fā)劉斌編著。3. 人民郵電出版深上淺出jbpm高杰編著。4. 綠葉OA辦公系統(tǒng)1.6網(wǎng)絡架構采用局域網(wǎng)或單機環(huán)境。硬件設備，服務器采用臺式機或筆記本電腦，最低配置，內存 512M以上、 硬盤10G以上?？蛻舳瞬捎门_式機或筆記本。1.7軟件架構以Wetg用服務為核心，以數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)為基礎，以瀏覽器為用戶端的 B/S軟 件體系結構；先進的工作流和規(guī)則庫解決方案，以及面向對象的分析和設計，促 進了結構化和安全性的系統(tǒng)開發(fā)，提高軟件的再利用。2. 項目目標OA系統(tǒng)提供的功能主要為公司或部門的信息

3、化管理提供有效的信息化軟件 的管理平臺。方便公司公司或部門加強管理，節(jié)約資源。3. 功能圖普通員工用戶通過OA系統(tǒng)可執(zhí)行登陸、注冊查詢信息和個人辦公等操作, 公司管理員可以通過OA系統(tǒng)執(zhí)行信息的管理操作。詳細的功能請參見用例圖。個人辦公消息發(fā)送消息已發(fā)消息已收消息消息歸檔歸檔消息瀏覽歸檔類別文件傳送發(fā)送文件已發(fā)文件已收文件文件歸檔歸檔文件瀏覽歸檔類別電子郵件手機短信個人考勤工作日記個人考勤今日外出人員考勤管理工作日程工作計劃通訊錄公司內部通訊錄個人通訊錄公共通訊錄信息發(fā)布通知發(fā)送通知已發(fā)通知已收通知通知歸檔歸檔通知瀏覽歸檔類別通知審批設置公告發(fā)送公告已發(fā)公告已收公告公告歸檔公告審批設置歸檔公告

4、瀏覽歸檔類別新聞發(fā)送新聞已發(fā)新聞已收新聞新聞歸檔歸檔新聞瀏覽歸檔類別新聞審批設置審批流轉我的申請起草申請申請查詢待我審批經(jīng)我審批審批管理網(wǎng)上交流論壇投票視頻會議實時聊天個人設置個人信息系統(tǒng)管理密碼修改桌面定義相關下載用戶管理權限管理部門管理4.用例圖4.1 OA系統(tǒng)總用例圖綜合行政登陸部門管理系統(tǒng)管理電子郵件個人辦公信息發(fā)布管理員登陸網(wǎng)上交流個人設置權限管理員工管理圖一OA總用例圖4.2普通用戶注冊、登陸模塊圖一OAffl戶登陸、注冊狀態(tài)轉換4.3后臺管理員登陸部門管理,7圖一OA后臺管理員登陸狀態(tài)轉換4.4報銷流程圖.填寫報銷單主管審批 判斷金額流程結束5.系統(tǒng)功能描述5.1.信息發(fā)布新聞：

5、有相關權限的用戶可以發(fā)送各種業(yè)務、行政、人事等單位的相關新聞， 被指定接收的用戶可以隨時查看，第一時間了解單位動態(tài)。支持新聞評論，可以 直接在新聞及新聞評論中上傳文件和圖片。公告：有相關權限的用戶可以選擇對某個人、 某些人、某個部門或全體人員 發(fā)送各種通告、制度、會議等消息，并可以隨時查看自己已發(fā)和已收的公告，可 以在發(fā)送公告時設置自動回復以確認指定接收人員是否收到，即使一時沒在網(wǎng)上也不會錯過任何信息，及時溝通，協(xié)同工作。通知：有相關權限的用戶可以對指定人員發(fā)送通知， 并可以隨時查閱自己已 發(fā)和已收的通知，對需要留存的通知進行歸檔?？梢栽诎l(fā)送通知時設置該通知同 時以短信形式發(fā)送給指定人員，有效

6、結合當前各種通訊資源，使信息的傳遞更為 及時。電子期刊：可以在其中設置各種欄目，并上傳相關文檔?？梢灾付ㄈ藛T對月 刊進行維護，包括設置欄目、訪問權限，直接上傳、刪除、保存文檔等，有權限 訪問者可以下載其中文件。大事記：可以記錄單位發(fā)展歷程中的重大事件， 建立單位的歷史檔案?？梢?在發(fā)表大事記時直接記錄事件內容， 也可以上傳相關文檔。大事記在發(fā)表后所有 人員都可以發(fā)表相關評論，有相關權限的用戶可以對事件記錄及評論進行維護。便于單位的宣傳和新進員工的培訓。5.2.公共辦公知識管理：這里是單位各種知識和資源的共享中心，單位可以將各種資料分 門別類的存放到這里，便于日后方便的查閱，可以使成功案例、先進

7、經(jīng)驗、技術 方法、各種表單、文件資料等資源在這里共享，便于大家共同學習、使用，快速 提高?？稍O置權限以保護機密資料安全。下載中心：單位可以將平時積累的文摘、收集的信息、經(jīng)常需要使用到的工 具、文件、客戶資料等各種資源有序的存放在這里進行統(tǒng)一管理， 便于需要的時 候及時查閱下載，而不必再東尋西找，浪費時間。系統(tǒng)運行中需要下載的 OA® 手、控件等也在此下載。規(guī)章制度：政策法規(guī)、人事制度、行政制度、財務制度、管理制度、銷售制 度等各種制度文件的在線存放、查閱，可以方便的進行管理 。實用工具：火車時刻、飛機航班、郵編、電話區(qū)號及國際時間等，這些常用 工具只需系統(tǒng)管理員設置相關鏈接后，所有在

8、線用戶均可隨時查詢。5.3 .審批流轉起草申請我的申請查詢待我審批經(jīng)我審批表單管理審批管理在網(wǎng)上起草申請，并發(fā)送給相關負責人進行審批，實現(xiàn)無紙化辦公。審批人 可以在網(wǎng)上直接對申請內容進行修改、審批，注明審批意見，并蓋章或簽名。申 請內容在多個審批人之間按順序自動流轉， 審批過程即可以在建立審批棋板時設 定，也可以由起草者設定?？梢栽趯徟芾碇懈鶕?jù)單位要求設置棋板的統(tǒng)一格式， 可以設置每個棋板的使用者、管理者和修改者。具有使用權限的用戶能夠使用模 板起草申請；具有管理權限的用戶能夠在表單管理中管理使用該模板起草的申請；具有修 改權限的用戶能夠對模板進行維護。5.4.網(wǎng)上交流論壇：為方便用戶的使用

9、，論壇的操作與目前網(wǎng)上流行的論壇的操作基本 相同。有相關權限者可以設置論壇的版塊， 并設置各版塊的版主。版主可以維護 版塊的全部內容。所有用戶都可以在論壇中發(fā)新貼或跟貼， 并可以上傳圖片、附 件。論壇為單位員工提供了一個信息交流、 思想溝通和問題討論的空間，實現(xiàn)開 放、平等、自由的談論和發(fā)言，進行咨詢、解答和收集意見等。投票：通過投票，管理層可以直接看到員工對某一問題的傾向性和態(tài)度，在人事任免、業(yè)務規(guī)劃、組織調整、文化建設等問題上得到第一手準確信息，從而 做出正確選擇，避免決策失誤。發(fā)起投票者可以自由設置投票主題， 設置投票時 限，設置是否為匿名投票。實時聊天：在聊天室，用戶可以更加輕松、直接

10、的與同事交流情感，互通信 息，不受任何限制，建立融洽的團隊關系。實時聊天與客戶端相通，實現(xiàn) WEB 端在線用戶與 WEE在線用戶、WEBS在線用戶與客戶端在線用戶、客戶端在線 用戶與客戶端在線用戶互聊，從而達到即時通訊。視頻會議：當組織需要與異地員工或分支機構開會時， 無需將員工召回而費 時費力，可以通過視頻會議來實現(xiàn)遠程即時溝通，提供工作效率。5.5 .個人辦公短消息：用戶可以向指定人員或部門發(fā)送消息，發(fā)送消息時可附帶文件同時發(fā)送。文件傳送：與短消息類似，可以向指定人員或部門發(fā)送文件， 做到文件的快 速傳遞。個人文件柜：作為網(wǎng)上的文件柜，用戶可以將自己的文檔上傳到此處并分類 保存。在閱讀各類

11、新聞、通知、公告、消息及文件時，也可以將附件保存直接保 存到此處。電子郵件：建立自己的郵件中心，方便的給同事或客戶發(fā)送電子郵件， 消除 傳統(tǒng)信函效率低，成本高的弊端。支持群發(fā)。手機短信：可以方便的給同事、朋友、客戶等發(fā)短信，即使員工不在單位也 可以保持時時溝通，并建立更加緊密的客戶關系。支持群發(fā)。工作日程：可以按天、周、月計劃自己的工作內容，活楚的查看未完成、要 完成、待完成的各項任務的內容、狀態(tài)和時間，便于用戶統(tǒng)籌安排工作，調整進 度，及時跟進，徹底執(zhí)行，確保各項工作的順利完成。工作日記：可以每天在網(wǎng)上記錄下當天工作的內容和心得， 便于日后查閱和 總結?？梢栽O置不同的權限查看同事或者下屆的日

12、記， 以在線監(jiān)督指導?？梢詫?自己的日記導出系統(tǒng)作為工作檔案永久保存下來。工作計劃：做出本周、本月、本季度或本年等的工作計劃，任務目標等，在 目標的指導下開展工作。個人考勤：包括上下班登記、外出登記、請假登記、出差登記、個人考勤查 詢等內容。上下班登記相當于網(wǎng)上簽到，既方便乂防止作假。在個人辦公中的“今 日外出人員”可以方便用戶查詢當日員工外出情況。通訊錄：包括單位通訊錄、個人通訊錄和公共通訊錄。用戶可以創(chuàng)建屆于自 己的名片信息，對同事、朋友、客戶、關聯(lián)單位、政府機關等處的聯(lián)系人資料分 類記錄、查詢、管理。也便于單位記錄業(yè)務人員的客戶資料，在其離職時避免客 戶流失。5.6.系統(tǒng)管理組織機構：即

13、單位的部門設置。部門采用樹式結構，可以在任意部門下定義 子部門，可以設置某個部門的具體用戶，指定部門經(jīng)理。用戶帳號：可以為新員工建立帳號；可以為遺失密碼的用戶初使化密碼； 可 以修改用戶所在的權限組及部門；可以設置員工的個人信息。權限組：可以將每個用戶設置到不同的權限組中以保證不同用戶具有與其身 份相對應的權限。可以自由設置每個權限組的權限，本系統(tǒng)的權限設置不僅能夠設置用戶的菜單項，包括每個畫面每個功能都是可以設置的。 不具備權限的功能用戶是不能看到不能使用的。管理員設置：單位名稱設置單位格言設置通知審批設置公告審批設置新聞審批設置內部IP地址段設定上下班時間設置實用工具網(wǎng)址鏈接可以設置通知、公告、新聞審批人員，如果審批開關被打開，用戶在相應功能中 發(fā)送信息