OA辦公系統(tǒng)用戶需求說(shuō)明

1、OA辦公系統(tǒng)用戶需求說(shuō)明1. 引言 1.1編寫目的本系統(tǒng)說(shuō)明書(shū)詳細(xì)描述了 OA系統(tǒng)項(xiàng)目的要求，并且本說(shuō)明書(shū)也是作為系統(tǒng) 項(xiàng)目所有成員交流溝通的依據(jù)，也作為下一步系統(tǒng)開(kāi)發(fā)工作的據(jù)和參考。基準(zhǔn)，軟件開(kāi)發(fā)項(xiàng)目組的所有成員都必須有一本需求說(shuō)明書(shū)， 以明確項(xiàng)目最后要 求完成的軟件產(chǎn)品的特點(diǎn)，項(xiàng)目開(kāi)發(fā)得以順利開(kāi)展。經(jīng)使用方確認(rèn)的本文檔將作 為將來(lái)產(chǎn)品特征和仲裁的重要依。1.2適用范圍本文檔主要涉及OA系統(tǒng)的應(yīng)用模型和功能需求描述。1.3背景系統(tǒng)名稱：OAS統(tǒng)任務(wù)提出：湖南城市學(xué)院數(shù)學(xué)與計(jì)算科學(xué)系開(kāi)發(fā)者：聶孟文 聶勝杰用戶：學(xué)校所有辦公人員1.4名詞解釋OA 辦公自動(dòng)化 Office Automatizat

2、ion1.5參考資料1. 電子工業(yè)出版社java面向?qū)ο缶幊虒O衛(wèi)琴編著2. 電子工業(yè)出版社java web整合發(fā)劉斌編著。3. 人民郵電出版深上淺出jbpm高杰編著。4. 綠葉OA辦公系統(tǒng)1.6網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)采用局域網(wǎng)或單機(jī)環(huán)境。硬件設(shè)備，服務(wù)器采用臺(tái)式機(jī)或筆記本電腦，最低配置，內(nèi)存 512M以上、 硬盤10G以上。客戶端采用臺(tái)式機(jī)或筆記本。1.7軟件架構(gòu)以Wetg用服務(wù)為核心，以數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)為基礎(chǔ)，以瀏覽器為用戶端的 B/S軟 件體系結(jié)構(gòu)；先進(jìn)的工作流和規(guī)則庫(kù)解決方案，以及面向?qū)ο蟮姆治龊驮O(shè)計(jì)，促 進(jìn)了結(jié)構(gòu)化和安全性的系統(tǒng)開(kāi)發(fā)，提高軟件的再利用。2. 項(xiàng)目目標(biāo)OA系統(tǒng)提供的功能主要為公司或部門的信息

3、化管理提供有效的信息化軟件 的管理平臺(tái)。方便公司公司或部門加強(qiáng)管理，節(jié)約資源。3. 功能圖普通員工用戶通過(guò)OA系統(tǒng)可執(zhí)行登陸、注冊(cè)查詢信息和個(gè)人辦公等操作, 公司管理員可以通過(guò)OA系統(tǒng)執(zhí)行信息的管理操作。詳細(xì)的功能請(qǐng)參見(jiàn)用例圖。個(gè)人辦公消息發(fā)送消息已發(fā)消息已收消息消息歸檔歸檔消息瀏覽歸檔類別文件傳送發(fā)送文件已發(fā)文件已收文件文件歸檔歸檔文件瀏覽歸檔類別電子郵件手機(jī)短信個(gè)人考勤工作日記個(gè)人考勤今日外出人員考勤管理工作日程工作計(jì)劃通訊錄公司內(nèi)部通訊錄個(gè)人通訊錄公共通訊錄信息發(fā)布通知發(fā)送通知已發(fā)通知已收通知通知?dú)w檔歸檔通知瀏覽歸檔類別通知審批設(shè)置公告發(fā)送公告已發(fā)公告已收公告公告歸檔公告審批設(shè)置歸檔公告

4、瀏覽歸檔類別新聞發(fā)送新聞已發(fā)新聞已收新聞新聞歸檔歸檔新聞瀏覽歸檔類別新聞審批設(shè)置審批流轉(zhuǎn)我的申請(qǐng)起草申請(qǐng)申請(qǐng)查詢待我審批經(jīng)我審批審批管理網(wǎng)上交流論壇投票視頻會(huì)議實(shí)時(shí)聊天個(gè)人設(shè)置個(gè)人信息系統(tǒng)管理密碼修改桌面定義相關(guān)下載用戶管理權(quán)限管理部門管理4.用例圖4.1 OA系統(tǒng)總用例圖綜合行政登陸部門管理系統(tǒng)管理電子郵件個(gè)人辦公信息發(fā)布管理員登陸網(wǎng)上交流個(gè)人設(shè)置權(quán)限管理員工管理圖一OA總用例圖4.2普通用戶注冊(cè)、登陸模塊圖一OAffl戶登陸、注冊(cè)狀態(tài)轉(zhuǎn)換4.3后臺(tái)管理員登陸部門管理,7圖一OA后臺(tái)管理員登陸狀態(tài)轉(zhuǎn)換4.4報(bào)銷流程圖.填寫報(bào)銷單主管審批 判斷金額流程結(jié)束5.系統(tǒng)功能描述5.1.信息發(fā)布新聞：

5、有相關(guān)權(quán)限的用戶可以發(fā)送各種業(yè)務(wù)、行政、人事等單位的相關(guān)新聞， 被指定接收的用戶可以隨時(shí)查看，第一時(shí)間了解單位動(dòng)態(tài)。支持新聞評(píng)論，可以 直接在新聞及新聞評(píng)論中上傳文件和圖片。公告：有相關(guān)權(quán)限的用戶可以選擇對(duì)某個(gè)人、 某些人、某個(gè)部門或全體人員 發(fā)送各種通告、制度、會(huì)議等消息，并可以隨時(shí)查看自己已發(fā)和已收的公告，可 以在發(fā)送公告時(shí)設(shè)置自動(dòng)回復(fù)以確認(rèn)指定接收人員是否收到，即使一時(shí)沒(méi)在網(wǎng)上也不會(huì)錯(cuò)過(guò)任何信息，及時(shí)溝通，協(xié)同工作。通知：有相關(guān)權(quán)限的用戶可以對(duì)指定人員發(fā)送通知， 并可以隨時(shí)查閱自己已 發(fā)和已收的通知，對(duì)需要留存的通知進(jìn)行歸檔?？梢栽诎l(fā)送通知時(shí)設(shè)置該通知同 時(shí)以短信形式發(fā)送給指定人員，有效

6、結(jié)合當(dāng)前各種通訊資源，使信息的傳遞更為 及時(shí)。電子期刊：可以在其中設(shè)置各種欄目，并上傳相關(guān)文檔?？梢灾付ㄈ藛T對(duì)月 刊進(jìn)行維護(hù)，包括設(shè)置欄目、訪問(wèn)權(quán)限，直接上傳、刪除、保存文檔等，有權(quán)限 訪問(wèn)者可以下載其中文件。大事記：可以記錄單位發(fā)展歷程中的重大事件， 建立單位的歷史檔案?？梢?在發(fā)表大事記時(shí)直接記錄事件內(nèi)容， 也可以上傳相關(guān)文檔。大事記在發(fā)表后所有 人員都可以發(fā)表相關(guān)評(píng)論，有相關(guān)權(quán)限的用戶可以對(duì)事件記錄及評(píng)論進(jìn)行維護(hù)。便于單位的宣傳和新進(jìn)員工的培訓(xùn)。5.2.公共辦公知識(shí)管理：這里是單位各種知識(shí)和資源的共享中心，單位可以將各種資料分 門別類的存放到這里，便于日后方便的查閱，可以使成功案例、先進(jìn)

7、經(jīng)驗(yàn)、技術(shù) 方法、各種表單、文件資料等資源在這里共享，便于大家共同學(xué)習(xí)、使用，快速 提高?？稍O(shè)置權(quán)限以保護(hù)機(jī)密資料安全。下載中心：?jiǎn)挝豢梢詫⑵綍r(shí)積累的文摘、收集的信息、經(jīng)常需要使用到的工 具、文件、客戶資料等各種資源有序的存放在這里進(jìn)行統(tǒng)一管理， 便于需要的時(shí) 候及時(shí)查閱下載，而不必再東尋西找，浪費(fèi)時(shí)間。系統(tǒng)運(yùn)行中需要下載的 OA® 手、控件等也在此下載。規(guī)章制度：政策法規(guī)、人事制度、行政制度、財(cái)務(wù)制度、管理制度、銷售制 度等各種制度文件的在線存放、查閱，可以方便的進(jìn)行管理 。實(shí)用工具：火車時(shí)刻、飛機(jī)航班、郵編、電話區(qū)號(hào)及國(guó)際時(shí)間等，這些常用 工具只需系統(tǒng)管理員設(shè)置相關(guān)鏈接后，所有在

8、線用戶均可隨時(shí)查詢。5.3 .審批流轉(zhuǎn)起草申請(qǐng)我的申請(qǐng)查詢待我審批經(jīng)我審批表單管理審批管理在網(wǎng)上起草申請(qǐng)，并發(fā)送給相關(guān)負(fù)責(zé)人進(jìn)行審批，實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公。審批人 可以在網(wǎng)上直接對(duì)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行修改、審批，注明審批意見(jiàn)，并蓋章或簽名。申 請(qǐng)內(nèi)容在多個(gè)審批人之間按順序自動(dòng)流轉(zhuǎn)， 審批過(guò)程即可以在建立審批棋板時(shí)設(shè) 定，也可以由起草者設(shè)定?？梢栽趯徟芾碇懈鶕?jù)單位要求設(shè)置棋板的統(tǒng)一格式， 可以設(shè)置每個(gè)棋板的使用者、管理者和修改者。具有使用權(quán)限的用戶能夠使用模 板起草申請(qǐng)；具有管理權(quán)限的用戶能夠在表單管理中管理使用該模板起草的申請(qǐng)；具有修 改權(quán)限的用戶能夠?qū)δ０暹M(jìn)行維護(hù)。5.4.網(wǎng)上交流論壇：為方便用戶的使用

9、，論壇的操作與目前網(wǎng)上流行的論壇的操作基本 相同。有相關(guān)權(quán)限者可以設(shè)置論壇的版塊， 并設(shè)置各版塊的版主。版主可以維護(hù) 版塊的全部?jī)?nèi)容。所有用戶都可以在論壇中發(fā)新貼或跟貼， 并可以上傳圖片、附 件。論壇為單位員工提供了一個(gè)信息交流、 思想溝通和問(wèn)題討論的空間，實(shí)現(xiàn)開(kāi) 放、平等、自由的談?wù)摵桶l(fā)言，進(jìn)行咨詢、解答和收集意見(jiàn)等。投票：通過(guò)投票，管理層可以直接看到員工對(duì)某一問(wèn)題的傾向性和態(tài)度，在人事任免、業(yè)務(wù)規(guī)劃、組織調(diào)整、文化建設(shè)等問(wèn)題上得到第一手準(zhǔn)確信息，從而 做出正確選擇，避免決策失誤。發(fā)起投票者可以自由設(shè)置投票主題， 設(shè)置投票時(shí) 限，設(shè)置是否為匿名投票。實(shí)時(shí)聊天：在聊天室，用戶可以更加輕松、直接

10、的與同事交流情感，互通信 息，不受任何限制，建立融洽的團(tuán)隊(duì)關(guān)系。實(shí)時(shí)聊天與客戶端相通，實(shí)現(xiàn) WEB 端在線用戶與 WEE在線用戶、WEBS在線用戶與客戶端在線用戶、客戶端在線 用戶與客戶端在線用戶互聊，從而達(dá)到即時(shí)通訊。視頻會(huì)議：當(dāng)組織需要與異地員工或分支機(jī)構(gòu)開(kāi)會(huì)時(shí)， 無(wú)需將員工召回而費(fèi) 時(shí)費(fèi)力，可以通過(guò)視頻會(huì)議來(lái)實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程即時(shí)溝通，提供工作效率。5.5 .個(gè)人辦公短消息：用戶可以向指定人員或部門發(fā)送消息，發(fā)送消息時(shí)可附帶文件同時(shí)發(fā)送。文件傳送：與短消息類似，可以向指定人員或部門發(fā)送文件， 做到文件的快 速傳遞。個(gè)人文件柜：作為網(wǎng)上的文件柜，用戶可以將自己的文檔上傳到此處并分類 保存。在閱讀各類

11、新聞、通知、公告、消息及文件時(shí)，也可以將附件保存直接保 存到此處。電子郵件：建立自己的郵件中心，方便的給同事或客戶發(fā)送電子郵件， 消除 傳統(tǒng)信函效率低，成本高的弊端。支持群發(fā)。手機(jī)短信：可以方便的給同事、朋友、客戶等發(fā)短信，即使員工不在單位也 可以保持時(shí)時(shí)溝通，并建立更加緊密的客戶關(guān)系。支持群發(fā)。工作日程：可以按天、周、月計(jì)劃自己的工作內(nèi)容，活楚的查看未完成、要 完成、待完成的各項(xiàng)任務(wù)的內(nèi)容、狀態(tài)和時(shí)間，便于用戶統(tǒng)籌安排工作，調(diào)整進(jìn) 度，及時(shí)跟進(jìn)，徹底執(zhí)行，確保各項(xiàng)工作的順利完成。工作日記：可以每天在網(wǎng)上記錄下當(dāng)天工作的內(nèi)容和心得， 便于日后查閱和 總結(jié)?？梢栽O(shè)置不同的權(quán)限查看同事或者下屆的日

12、記， 以在線監(jiān)督指導(dǎo)。可以將 自己的日記導(dǎo)出系統(tǒng)作為工作檔案永久保存下來(lái)。工作計(jì)劃：做出本周、本月、本季度或本年等的工作計(jì)劃，任務(wù)目標(biāo)等，在 目標(biāo)的指導(dǎo)下開(kāi)展工作。個(gè)人考勤：包括上下班登記、外出登記、請(qǐng)假登記、出差登記、個(gè)人考勤查 詢等內(nèi)容。上下班登記相當(dāng)于網(wǎng)上簽到，既方便乂防止作假。在個(gè)人辦公中的“今 日外出人員”可以方便用戶查詢當(dāng)日員工外出情況。通訊錄：包括單位通訊錄、個(gè)人通訊錄和公共通訊錄。用戶可以創(chuàng)建屆于自 己的名片信息，對(duì)同事、朋友、客戶、關(guān)聯(lián)單位、政府機(jī)關(guān)等處的聯(lián)系人資料分 類記錄、查詢、管理。也便于單位記錄業(yè)務(wù)人員的客戶資料，在其離職時(shí)避免客 戶流失。5.6.系統(tǒng)管理組織機(jī)構(gòu)：即

13、單位的部門設(shè)置。部門采用樹(shù)式結(jié)構(gòu)，可以在任意部門下定義 子部門，可以設(shè)置某個(gè)部門的具體用戶，指定部門經(jīng)理。用戶帳號(hào)：可以為新員工建立帳號(hào)；可以為遺失密碼的用戶初使化密碼； 可 以修改用戶所在的權(quán)限組及部門；可以設(shè)置員工的個(gè)人信息。權(quán)限組：可以將每個(gè)用戶設(shè)置到不同的權(quán)限組中以保證不同用戶具有與其身 份相對(duì)應(yīng)的權(quán)限?？梢宰杂稍O(shè)置每個(gè)權(quán)限組的權(quán)限，本系統(tǒng)的權(quán)限設(shè)置不僅能夠設(shè)置用戶的菜單項(xiàng)，包括每個(gè)畫(huà)面每個(gè)功能都是可以設(shè)置的。 不具備權(quán)限的功能用戶是不能看到不能使用的。管理員設(shè)置：?jiǎn)挝幻Q設(shè)置單位格言設(shè)置通知審批設(shè)置公告審批設(shè)置新聞審批設(shè)置內(nèi)部IP地址段設(shè)定上下班時(shí)間設(shè)置實(shí)用工具網(wǎng)址鏈接可以設(shè)置通知、公告、新聞審批人員，如果審批開(kāi)關(guān)被打開(kāi)，用戶在相應(yīng)功能中 發(fā)送信息