Excel2010_6 圖形化數(shù)據(jù)分析

1、6 圖形化數(shù)據(jù)分析n 利用“格式化條件”分析數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)n 幫助快速了解數(shù)據(jù)的走勢圖6-1 6-1 利用利用“格格式化條件式化條件”分分析數(shù)據(jù)析數(shù)據(jù)u 當(dāng)工作表中的數(shù)據(jù)量一多，實(shí)在很難一眼辨識出數(shù)據(jù)高低或找出所需的項(xiàng)目，若我們想強(qiáng)調(diào)工作表中的某些資料，如：會計(jì)成績達(dá)到90分以上者、銷售額未達(dá)標(biāo)準(zhǔn)者，便可利用設(shè)定格式化的條件功能，自動將數(shù)據(jù)套上特別的格式以利辨識。 在設(shè)定格式化的條件功能中，具有許多種數(shù)據(jù)設(shè)定規(guī)則與視覺效果，請?jiān)陂_始頁次中按下定格式化的條件鈕：設(shè)定格式化的條件功能的各種資料規(guī)則每種規(guī)則中尚可選擇更細(xì)的設(shè)定條件設(shè)定格式化的條件應(yīng)用之一：分析全班考試成績，標(biāo)示為黃色的是90分以上，標(biāo)示為

2、紅色的則是不及格的成績，一眼就可以分辨出來u以下我們將一一利用不同的范例，來練習(xí)套用設(shè)定格式化的條件功能的各種規(guī)則。 實(shí)例1 ：分析考試成績用“大于”規(guī)則標(biāo)示90分以上的考試成績 假設(shè)我們要找出90分以上的成績，看看考到高分的學(xué)生大約有多少，便可利用大于規(guī)則幫我們標(biāo)示出90分以上的成績。請選取B3：G15，然后切換到開始頁次，在樣式區(qū)按下設(shè)定格式化的條件鈕，執(zhí)行突出提示單元格規(guī)則大于命令：執(zhí)行此命令輸入89按下確定鈕選擇符合規(guī)則的儲存格要標(biāo)示的格式設(shè)定時(shí)工作表會實(shí)時(shí)預(yù)覽標(biāo)示的結(jié)果，將90分以上的成績都標(biāo)示出來 當(dāng)您在數(shù)據(jù)表中加入格式化條件后，若在選取的數(shù)據(jù)范圍內(nèi)，又修改了數(shù)值，標(biāo)示的結(jié)果也會立

3、即變更。原本的成續(xù)88未符合標(biāo)示條件修改成績?yōu)?0之后按下Enter鍵，一符合條件便立即顯示標(biāo)示 接著，可以利用相同的方法，執(zhí)行突出提示單元格規(guī)則小于命令，練習(xí)將分?jǐn)?shù)小于60分的標(biāo)示為紅色；執(zhí)行突出提示單元格規(guī)則介于命令，將介于75-89分的標(biāo)示為綠色，就可在工作表中一眼看出各成績的區(qū)間了：標(biāo)示為黃色的是90分以上、紅色是不及格，綠色則是介于75-89分之間TIP:按下設(shè)定格式化的條件鈕，執(zhí)行突出提示單元格規(guī)則等于命令，則可標(biāo)示特定的數(shù)值。 當(dāng)數(shù)據(jù)范圍內(nèi)設(shè)定了不同的條件規(guī)則后，就能以個(gè)別設(shè)定的標(biāo)記樣式來讓我們分辨特定的數(shù)據(jù)資料了。u 自定義條件規(guī)則的標(biāo)示格式當(dāng)我們按下設(shè)定格式化的條件鈕，選擇要

4、執(zhí)行的命令后，您可以從默認(rèn)的格式項(xiàng)目中挑選要顯示的格式。除了使用默認(rèn)的項(xiàng)目外，您也可以選擇自定義格式項(xiàng)目，即可開歐單元格格式交談窗來自定義要使用的標(biāo)示格式：預(yù)設(shè)的標(biāo)示項(xiàng)目自定義標(biāo)示格式 刪除格式化條件 在工作表中加入格式化條件后，可視實(shí)際狀況取消不需要的格式化條件。首先選取含有格式化條件的單元格范圍（如上例中的B3：G15），按下設(shè)定格式化的條件鈕，執(zhí)行管理規(guī)則命令，在開啟的交談窗中會列出該范圍已設(shè)定的所有條件規(guī)則，可讓我們進(jìn)行刪除：選取要?jiǎng)h除的條件按下此鈕刪除完成后選擇確定若想一次刪除所有的條件，可在選取范圍后，按下設(shè)定格式化的條件鈕，執(zhí)行清除規(guī)則命令：此項(xiàng)可刪除選取范圍內(nèi)，所有已設(shè)定的條件

5、若選擇此項(xiàng)則會刪除目前工作表中所有已設(shè)定的條件規(guī)則，不需事先選取范圍實(shí)例2：分析書籍排行榜資料 以下再來練習(xí)不同的設(shè)定格式化的條件項(xiàng)目： 用包含下列的文字規(guī)則標(biāo)示相同出版社的項(xiàng)目包含下列的文字規(guī)則可幫我們找出某單元格范圍中，符合特定字符串或數(shù)值的數(shù)據(jù)。假設(shè)我們想查詢書籍排行榜中，某作者的書大約有多少本位于榜上。我們先選取要查詢的范圍，然后按下設(shè)定格式化的條件鈕，執(zhí)行突出提示單元格規(guī)則包含下列的文字命令：輸入作者名稱，在此輸入“三采”設(shè)定要標(biāo)示的格式按確定鈕從標(biāo)示的結(jié)果可以發(fā)現(xiàn)作者三采有不少書籍名列榜中 用發(fā)生日期查詢出版時(shí)間 發(fā)生的日期規(guī)則，會幫我們標(biāo)示出符合某時(shí)間條件的單元格數(shù)據(jù)，例如我們想

6、找出本月出版的書籍，便可選取書籍排行榜工作表范圍，然后按下設(shè)定格式化的條件鈕，執(zhí)行突出提示單元格規(guī)則發(fā)生的日期命令來做查詢：選擇要查詢的時(shí)間范圍，此處選擇這個(gè)月設(shè)定標(biāo)示的格式按確定標(biāo)示出版日期在本月份的項(xiàng)目 利用重復(fù)的值標(biāo)示出暢銷作者 重復(fù)的值規(guī)則可標(biāo)示出數(shù)據(jù)范圍內(nèi)，單元格數(shù)據(jù)有重復(fù)的項(xiàng)目。倘若我們想知道有哪些作者是排行榜的?？停涂梢岳么艘?guī)則來查詢，選取查詢的范圍，然后按下設(shè)定格式化的條件鈕，執(zhí)行突出提示單元格規(guī)則重復(fù)的值命令：若在此選擇唯一，則可標(biāo)示只出現(xiàn)過一次的名字選擇重復(fù)設(shè)定標(biāo)示的格式按確定標(biāo)示出重復(fù)出現(xiàn)在榜上的暢銷作家實(shí)例3：查詢業(yè)務(wù)員業(yè)績 以上示范的是格式化條件中，屬于突出提示儲

7、存格規(guī)則分類的項(xiàng)目，我們接著再來進(jìn)行項(xiàng)目選取規(guī)則分類的示范。以銷售業(yè)績數(shù)據(jù)為例，我們要從一堆數(shù)據(jù)中找出業(yè)績優(yōu)秀與不佳的資料： 用“值最大的10項(xiàng)標(biāo)示名列前茅的業(yè)務(wù)成績 項(xiàng)目選取規(guī)則可標(biāo)示出數(shù)據(jù)范圍內(nèi)，排行在最前面或最后面幾項(xiàng)的數(shù)據(jù)。倘若我們想了解每一季的業(yè)績中，業(yè)績位于前3名或是業(yè)績位于倒數(shù)3名的業(yè)務(wù)員，就可以利用此規(guī)則來查詢。請選取要查詢的范圍，然后按下設(shè)定格式化的條件鈕，執(zhí)行項(xiàng)目選取規(guī)則值最大的10項(xiàng)命令，先查詢第1季的前3名：在此輸入3，表示要查詢前3名的數(shù)字選擇要標(biāo)示的格式列出第1季的前3名了按確定可以用同樣的方法查出4季的前3名 用“值最小的10項(xiàng)標(biāo)示名列前茅的業(yè)務(wù)成績 接續(xù)上列，請

8、選取要查詢的范圍，按下設(shè)定格式化的條件鈕，執(zhí)行項(xiàng)目選取規(guī)則值最小的10項(xiàng)命令，來查詢倒數(shù)3名的業(yè)務(wù)成績：在此輸入3，表示要查詢前3名的數(shù)字選擇要標(biāo)示的格式列出第1季的倒數(shù)3名按確定 用前100%“及最后10%規(guī)則標(biāo)示前30%或最后30%的業(yè)績也可以不以名次查詢業(yè)績，而是以業(yè)績高低百分比率標(biāo)示出業(yè)績好與業(yè)績壞的項(xiàng)目。我們使用相同的范例來操作，選取B3：B16范圍，清除此范圍先前設(shè)定的規(guī)則后，按下設(shè)定格式化的條件鈕，執(zhí)行“項(xiàng)目選取規(guī)則值最大的10%，分別查出每一季位居前30%的業(yè)績：選擇要標(biāo)示的格式在此輸入30，表示要查詢列于前30%的項(xiàng)目要再列出業(yè)績落在最后30%的項(xiàng)目，則按下設(shè)定格式化的條件鈕

9、。執(zhí)行項(xiàng)目選取規(guī)則值最小的10%命令進(jìn)行設(shè)定：將前面30%標(biāo)示為紅色，倒數(shù)30%標(biāo)示為綠色 用高于平均及低于平均規(guī)則找出高于或低于平均的業(yè)績選取查詢的范圍，清除格式化條件后，再按下設(shè)定格式化的條件鈕，執(zhí)行項(xiàng)目選取規(guī)則高于平均值命令選擇要標(biāo)示的格式 再執(zhí)行項(xiàng)目選取規(guī)則低于平均值命令，使用不同的格式來標(biāo)示低于平均值的項(xiàng)目，就可以清楚分辨出每一季大家的業(yè)績好壞了：分別列出每一季業(yè)績高于平均（標(biāo)示為淺紅色填滿與深紅色文字）與低于平均（標(biāo)示為黃色填滿與深黃色文字），馬上就一目了然實(shí)例4：用“數(shù)據(jù)橫條”規(guī)則標(biāo)示業(yè)績數(shù)據(jù)高低 資料橫條會使用不同長度的色條，來顯示數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)，數(shù)字愈大色條愈長，反之，數(shù)字愈小則色

10、條愈短。繼續(xù)以銷售業(yè)績工作表作為示例。請選取要查詢的范圍，按下設(shè)定格式化的條件鈕，執(zhí)行數(shù)據(jù)條命令：從默認(rèn)的項(xiàng)目中，選擇要使用的顏色實(shí)例5：用色階規(guī)則標(biāo)示DVD租借次數(shù) 色階規(guī)則會使用不同深淺或不同色系的色彩，來顯示數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)，例如數(shù)字較大的用深色表示，數(shù)字較小的用淺色表示。下面以DVD租借統(tǒng)計(jì)工作表作為示例，假設(shè)我們想知道哪些片子借出的次數(shù)最多，選取數(shù)據(jù)范圍，按下設(shè)定格式化的條件鈕，執(zhí)行色階命令：點(diǎn)選要使用的色階項(xiàng)目實(shí)例6：用圖標(biāo)集規(guī)則標(biāo)示學(xué)生成績 圖標(biāo)集規(guī)則有17種圖標(biāo)類型，可在各數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)旁邊附注旗幟、燈號或箭頭等圖示。假設(shè)以三旗幟圖示 為例：綠色旗幟表示較高值，黃色旗幟表示中間值，紅色旗幟表

11、示較低值。 下面以學(xué)生成績工作表進(jìn)行示例：選取數(shù)據(jù)范圍，按下設(shè)定格式化的條件鈕，執(zhí)行圖標(biāo)集命令點(diǎn)選要使用的圖示類型，此例選擇五箭號（彩色）項(xiàng)目6-2 6-2 幫助幫助快速了解數(shù)據(jù)的趨勢圖快速了解數(shù)據(jù)的趨勢圖u 迷你圖是Excel 2010的新功能，可藉由放置在單元格中的微小圖表，以可視化的方式輔助了解數(shù)據(jù)的變化狀態(tài)，例如業(yè)績的起伏、價(jià)格的漲跌等。使用迷你圖的最大好處是可以放置于其數(shù)據(jù)附近，就近清楚了解數(shù)據(jù)的走勢與變化。 切換到插入頁次，在圖表區(qū)旁，我們可以看到Exccl新增的迷你圖鈕，按下此按鈕，可以選擇要繪制的迷你圖類型：可以建立折線圖、柱形圖以及盈虧三種迷你圖 例如我們將每月的收支記錄繪制

12、成如下的折線圖：從走勢圖可看出飲食費(fèi)近來有逐漸攀升的趨勢 用折線圖了解每一個(gè)業(yè)務(wù)的業(yè)績狀況 下面繼續(xù)以銷售業(yè)績工作表，選取數(shù)據(jù)范圍，我們想要使用折線圖來了解一下趙一銘在本年度的業(yè)績走勢變化：切換到插入頁次選擇折線圖按下此鈕，設(shè)定折線圈要放在哪個(gè)單元格這里顯示的是我們之前選取的單元格范圍這里即會顯示出F3單元格的絕對位置按下此鈕完整顯示建立走勢圖對話框在工作表中點(diǎn)選F3單元格按下確定F3單元格中便出現(xiàn)了此業(yè)務(wù)員一年來的銷售業(yè)績變化. 調(diào)整走勢圖的格式 現(xiàn)在的折線圖不太方便辨識，所以需要再加入一些標(biāo)記，點(diǎn)選折線圖所在的儲存格，便會自動切換到迷你圖工具的設(shè)計(jì)頁次，在功能區(qū)中看到折線圖相關(guān)的格式設(shè)定：CDEFGABA: 選取此項(xiàng)可以顯示所有數(shù)據(jù)標(biāo)記 B：選取此項(xiàng)可以顯示負(fù)值； C：選取此項(xiàng)可以顯示最高值或最低值 D：選取首點(diǎn)或尾點(diǎn)項(xiàng)目，可以顯示第一個(gè)值或最后一個(gè)值 E: 這里提供了許多折線的