人事檔案管理對(duì)人力資源管理的提升

1、i "為客戶創(chuàng)irf介值. 滌 幫助客戶成功"人事檔案管理對(duì)人力資源管理的提升一、人事檔案在人力資源管理中的作用1提供真實(shí)可靠的信息企業(yè)要想真正做到知人善任、人盡其才，挖掘每個(gè)員工的潛力，發(fā)揮他們?cè)诟鱾€(gè)崗位上的 最大效力，就必須首先掌握有關(guān)每個(gè)員工的一些最真實(shí)最全面的個(gè)人信息，如員工的工作經(jīng)歷、 思想品德、業(yè)務(wù)水平、個(gè)人技能、個(gè)人素質(zhì)等。通過(guò)查閱員工檔案了解每個(gè)員工的全部歷史和 全部工作經(jīng)歷，從而為企業(yè)的選人、用人提供有價(jià)值的參考信息。2. 提供重要的依據(jù)人事檔案為企業(yè)的一些重大決策提供了必要的依據(jù)。像績(jī)效考核，又稱人事考核、績(jī)效評(píng) 估、員工考核等等，關(guān)系著員工的晉升和獎(jiǎng)懲

2、，決定著企業(yè)對(duì)不同員工該采取什么樣的培訓(xùn)方 法，給予多少的薪金等決策。而績(jī)效考核需要有大量的考核記錄作為依據(jù)，人力資源管理部門(mén) 可以充分利用人事檔案，對(duì)員工的業(yè)績(jī)、素質(zhì)、能力等進(jìn)行綜合分析，做出相應(yīng)的決策，從而 保證企業(yè)決策的科學(xué)化、合理化。3. 人事檔案可以優(yōu)化人力資源的合理配置人力資源配置是實(shí)現(xiàn)人與物相結(jié)合，提高人力資源使用效率和使用價(jià)值的重要途徑。人力 資源并不是靜止的，它隨著時(shí)間的推移，內(nèi)外環(huán)境的變化，會(huì)出現(xiàn)人員流動(dòng)、崗位變化、優(yōu)勝 劣汰等情況，人事檔案可以實(shí)現(xiàn)人力資源信息的共享，科學(xué)預(yù)測(cè)人力資源的需求，促進(jìn)人才在 各地區(qū)、行業(yè)、組織之間的合理流動(dòng)，使人力資源得到最佳的配置。二、人力資

3、源管理中利用人事檔案的現(xiàn)狀和困境盡管人事檔案在人力資源管理中發(fā)揮著舉足輕重的作用，然而在現(xiàn)代人力資源管理中的應(yīng) 用情況卻并不盡如人意。主要表現(xiàn)為人事檔案在逐漸被淡化，企業(yè)在選才、用才、育才、激方、 留才等方面不再看重人事檔案，究其原因可歸納為以下兒點(diǎn)：1 終身雇傭制的打破，使人員流動(dòng)成為可能，也使用工時(shí)限短期化，人事檔案的內(nèi)容不全 面，反映一個(gè)人的工作能力、工作業(yè)績(jī)、培訓(xùn)方面的材料很少，給企業(yè)選才、識(shí)才帶來(lái)了不便。2. 人事檔案內(nèi)容缺少真實(shí)性。近年來(lái)，個(gè)人信息內(nèi)容失真現(xiàn)象屢屢出現(xiàn)，假年齡、假工齡、 假學(xué)歷z風(fēng)愈演愈烈，面對(duì)真假難辨的信息，人事檔案管理人員往往沒(méi)有渠道來(lái)進(jìn)行有效的鑒 定工作，只能

4、被動(dòng)接收信息。而不真實(shí)的信息導(dǎo)致人事部門(mén)無(wú)法正確評(píng)估職工。3人事檔案缺少時(shí)效性。人事檔案中的材料過(guò)于陳in,都是對(duì)當(dāng)事人丿力史的記錄，我國(guó)的 人事檔案大約是在五年之內(nèi)才整理一次，已經(jīng)放入人事檔案的材料不會(huì)再審核鑒定，新放進(jìn)去 的材料也無(wú)非是些考核登記表、工資表等程式化的東西，而真止反映當(dāng)事人近期動(dòng)態(tài)情況的材 料卻少之乂少，人力資源管理部門(mén)無(wú)法從這些人事檔案中獲取到有價(jià)值的信息。4. 人事檔案管理技術(shù)落后。傳統(tǒng)的人事檔案大都以紙質(zhì)檔案管理為主，隨著人員的流動(dòng)性 的加強(qiáng)，會(huì)出現(xiàn)當(dāng)事人去了另一個(gè)單位或城市，但他的檔案卻述在原單位或原城市，人力資源 管理部門(mén)要想查閱這個(gè)人的檔案就要去別的單位或另一個(gè)城

5、市去查閱，給人力資源管理部門(mén)帶 來(lái)很大不便，造成大量時(shí)間和人力的浪費(fèi)，降低了工作效率。5. 當(dāng)前社會(huì)價(jià)值取向較以往發(fā)生重大變化。從事檔案管理的人員既不能獲得社會(huì)所推崇的 高薪、高位，乂不能得到應(yīng)有的價(jià)值肯定。在企業(yè)中，機(jī)構(gòu)撤并、人員裁減等工作中，首當(dāng)其 沖的就是檔案部門(mén)和檔案管理人員。長(zhǎng)期下來(lái)，檔案人員逐漸減少，管理工作水平日益下降， 整體管理工作逐步弱化甚至惡化。三、捉升人事檔案管理在人力資源管理屮作用的策略隨著現(xiàn)代企業(yè)制度的建立，市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的日益激烈，企業(yè)人事檔案管理工作必須轉(zhuǎn)變觀念， 轉(zhuǎn)變服務(wù)模式，把檔案工作延伸到經(jīng)濟(jì)建設(shè)的最前沿。1充實(shí)人事檔案的內(nèi)容在傳統(tǒng)人事檔案的基礎(chǔ)上應(yīng)壇加一些能夠反

6、映個(gè)人綜合能力、索質(zhì)和曲權(quán)威部門(mén)認(rèn)定的業(yè) 績(jī)考核資料以及能夠反映個(gè)人性格特征、專業(yè)能力、興趣愛(ài)好等個(gè)性化的材料。2 增強(qiáng)人事檔案的真實(shí)性真實(shí)性是人事檔案最基木的特性。人事檔案管理工作應(yīng)在原有基礎(chǔ)上進(jìn)行清查、核對(duì)人員 信息，剔除無(wú)效、虛假信息，擴(kuò)展存檔范圍，將個(gè)人可公開(kāi)信息分類儲(chǔ)備，建立企業(yè)人才數(shù)據(jù) 庫(kù)。這些數(shù)據(jù)庫(kù)由專人動(dòng)態(tài)管理，及時(shí)更新個(gè)人信息。對(duì)于企業(yè)較為重要的人員（如高管、專業(yè) 技術(shù)人員）應(yīng)更為詳盡地收集其個(gè)人信息。傳統(tǒng)的個(gè)人信息均為書(shū)而文字形式，信息內(nèi)容較少， 現(xiàn)代的人事檔案管理工作可以充分借用現(xiàn)代化多媒休手段，以音像資料記錄個(gè)人信息，這樣， 可以擴(kuò)展信息量，形成完備的信息管理體系和處理

7、系統(tǒng)，提高整體使用水平。3. 加強(qiáng)人事檔案的時(shí)效性人事檔案應(yīng)根據(jù)時(shí)代的變化及現(xiàn)實(shí)情況的需要，不斷把新產(chǎn)生的冇關(guān)個(gè)人經(jīng)歷的材料冇選 擇地及時(shí)地補(bǔ)充到人事檔案中去，增強(qiáng)人事檔案信息的時(shí)效性。加強(qiáng)人事檔案的動(dòng)態(tài)性管理， 定期對(duì)原冇的人事檔案進(jìn)行審核鑒定，剔除無(wú)保存價(jià)值的內(nèi)容，補(bǔ)充新的內(nèi)容，使人事檔案的 信息得到及時(shí)更新，方便人力資源管理部門(mén)了解和認(rèn)識(shí)一個(gè)人的全部實(shí)際情況，包描歷史的和 現(xiàn)在的。4. 加強(qiáng)人事檔案的現(xiàn)代化管理人事檔案工作應(yīng)擺脫iii有模式，改變手工操作對(duì)策，大力引入現(xiàn)代科技手段，實(shí)現(xiàn)門(mén)動(dòng)化、 網(wǎng)絡(luò)化和文檔一體化，變被動(dòng)接收檔案資料為開(kāi)發(fā)檔案的潛在價(jià)值，主動(dòng)捉供服務(wù)。傳統(tǒng)檔案 以紙張為介質(zhì)，占用空間較大，保管環(huán)境要求較高;隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的普及，應(yīng)充分利用這一平 臺(tái)，改變?cè)泄ぷ鲗?duì)策。企業(yè)可以將個(gè)人的檔案資料輸入計(jì)算機(jī)，形成數(shù)據(jù)化的檔案資料，并 在企業(yè)內(nèi)部局域網(wǎng)上建立平臺(tái)，形成資源共享。5. 提高檔案人員素質(zhì)和全員檔案意識(shí)企業(yè)檔案管理人員良好的業(yè)務(wù)素質(zhì)是促進(jìn)企業(yè)檔案工作規(guī)范化管理的首要環(huán)節(jié)和根本保 證，切實(shí)抓好檔案管理人員的業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)。一是各種冇關(guān)檔案的法律法規(guī)、規(guī)章制度、行業(yè) 標(biāo)準(zhǔn)等規(guī)范性文件的培訓(xùn)；二是檔案管理各環(huán)節(jié)的實(shí)際操作技能培訓(xùn)。同時(shí)，現(xiàn)有的檔案管理 人員也應(yīng)當(dāng)努力學(xué)習(xí)現(xiàn)代化的檔案管理知識(shí)，以適應(yīng)新的、更