現(xiàn)代化管理視域下的文書檔案管理研究

1、現(xiàn)代化管理視域下的文書檔案管理研究廈門經(jīng)濟特區(qū)房地產(chǎn)開發(fā)集團有限公司360102摘要：隨著現(xiàn)代化信息技術(shù)的發(fā)展，辦公現(xiàn)代化已經(jīng)成為了文書檔案管 理的主要發(fā)展趨勢，在現(xiàn)代化管理的視域下，改革文書檔案管理是重中之重。木 文基于這個基礎(chǔ)之上，對于文書檔案管理由傳統(tǒng)的管理模式向現(xiàn)代管理的轉(zhuǎn)變進 行論述，闡述了文書檔案管理實現(xiàn)現(xiàn)代化管理模式的重要性，對于文書檔案管理 的現(xiàn)代化模式提出意見，希望對于實現(xiàn)高效、快捷的電子檔案信息管理提供一定 程度上的參考意義。關(guān)鍵詞：現(xiàn)代化管理；文書；檔案管理檔案是貯存知識和信息的一種主要形式，它記載著大量的歷史事實、數(shù) 據(jù)、成果和理論，是了解過去信息的一種主要形式，是對于

2、信息資源的整合。隨 著計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用，傳統(tǒng)的文書檔案管理在現(xiàn)代管理視域下 難免顯得繁瑣，自動化的管理越來越成為檔案文書管理的未來的發(fā)展方向和趨勢, 很多文件和檔案可以通過電腦和網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)管理現(xiàn)代化，計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在文書 檔案管理中的應(yīng)用，在很大程度上提高了管理效率，實現(xiàn)了高校、快捷的檔案管 理模式。一、文書檔案現(xiàn)代化管理的必要性和重要性1、傳統(tǒng)的文書檔案管理通常采用單一的紙質(zhì)文件歸檔，工作量大，工 作時間長，檔案管理人員的大部分精力只能集中在檔案整理及檔案目錄分類上， 且查找利用困難，效率低下。檔案在發(fā)展過程中自身固有特性的原因遇到難以回 避的問題，因此，需要尋求新的提供利用

3、手段；2、原件利用頻繁，易損毀需要在提供利用與保護原件之間尋求平衡點；3、隨著社會的進步和經(jīng)濟的發(fā)展，檔案的數(shù)量也在逐漸遞增，據(jù)國家 統(tǒng)計局的統(tǒng)計數(shù)據(jù)表明，截止到2015年，全國各級各類檔案館及地、市級以上 機關(guān)檔案室共保存檔案約5.7億卷。排架長度約10500公里。逐年增多的檔案讓 傳統(tǒng)的檔案管理暴露出許多問題，傳統(tǒng)的文書檔案管理手段已經(jīng)不適應(yīng)當(dāng)今社會 發(fā)展的需要，我國的文書檔案管理需要在這個時代中完成轉(zhuǎn)型，實現(xiàn)現(xiàn)代化管理。 因此，在現(xiàn)代管理的視域下，對于我國文書檔案管理的改革勢在必行。二、文書檔案現(xiàn)代化管理的優(yōu)勢1、提高了檔案管理的效率文書檔案現(xiàn)代化管理有利于減輕檔案管理人員勞動強度，縮短

4、信息的加 工時間，提高工作效率。通過檔案電子信息化的處理，工作人員可直接利用計算 機完成檔案信息加工，組成檔案機讀目錄數(shù)據(jù)庫，然后利用系統(tǒng)內(nèi)數(shù)據(jù)自動編制 案卷目錄、分類目錄等，快捷地完成大量繁瑣的工作。現(xiàn)代化的文書檔案管理能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)字化操作，能夠定期對于檔案的信息 進行統(tǒng)計，建立起一個包括信息統(tǒng)計、信息鑒定、信息催還等多種功能于-體的 系統(tǒng)，實現(xiàn)通過一次編輯之后，可以隨吋隨地對于檔案的信息進行監(jiān)控。這樣的 自動化的管理模式讓文書檔案管理擺脫了傳統(tǒng)的繁瑣的模式，實現(xiàn)了檔案管理辦 公的自動化操作，不僅提高了檔案管理的便捷性，而口人人提高了檔案管理的工 作效率，實現(xiàn)了高效管理。2、增強了檔案管理信息

5、的準(zhǔn)確度文書檔案現(xiàn)代化管理有利于方便快捷檢索檔案，提高檔案利用率。計算 機信息系統(tǒng)的各種數(shù)據(jù)，具有多種檢索功能，關(guān)鍵在于管理人員在建立數(shù)據(jù)庫初 期要選擇或開發(fā)適用的軟件，將原始數(shù)據(jù)認(rèn)真錄入、歸檔及分類，使用時就可以 達到方便快捷檢索的目的并實現(xiàn)檔案資源共享。文書檔案管理現(xiàn)代化的管理模式能夠?qū)崿F(xiàn)文檔一體化，解決了過去的文 件處理和檔案管理分散的問題，讓這兩者成為一個有機的整體，這種文檔一體化 的方式使文書的處理工作成為檔案管理的前端任務(wù)，文書處理的好壞直接影響到 檔案管理的準(zhǔn)確性，文書檔案體化的實現(xiàn)能夠讓檔案管理的準(zhǔn)確度得到進一步 的提高，真正實現(xiàn)文書檔案的科學(xué)化管理。三、文書檔案現(xiàn)代化管理的實

6、施要點1、確保電子文件原始有效文書檔案現(xiàn)代化管理一般采用網(wǎng)絡(luò)管理和電子自動化管理的模式，因此, 在管理的過程中要確保電子文件的原始有效。電子文件不同于以往的傳統(tǒng)的檔案 文件，電子文件可以在文件辦理結(jié)案后隨吋進行歸檔，減少了以往繁瑣的工序， 電子文件由文件的形成部門直接通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)將其傳送給檔案管理部門，并采用 數(shù)碼封簽認(rèn)證的方式，由檔案管理的接收人進行認(rèn)證并登記，并按照檔案管理的 事由原則給岀檔案的分類號，并設(shè)定訪問和限制的級別，方便將來的查找。但是電子文件由于采用的技術(shù)是電子信息編碼，因此在編輯修改的時候 無法保留痕跡，載體無法實現(xiàn)固定化，因此這種技術(shù)的實現(xiàn)也讓電子文件的原始 文件辨別變得復(fù)

7、雜而困難。因此，在文書檔案現(xiàn)代化的過程之中，要對于電子文 件進行加密保護，確保檔案的接收部門接受到的電子文件是原始的電子文件，以 保證文件信息的真實性和準(zhǔn)確性。另外，為了應(yīng)對電子文件載體出現(xiàn)讀不出的問 題，檔案管理部門要在電子操作的基礎(chǔ)上對電子文件進行打印紙質(zhì)版檔案，當(dāng)做 是電子文件的備份。2、強化對檔案載體的保護文書檔案的現(xiàn)代化管理，檔案的載體不再是傳統(tǒng)的紙質(zhì)材料，檔案的載 體實現(xiàn)了多元化的形式，例如，計算機硬盤、縮微型（諸如縮微膠卷、平片等）、 聲型（諸如影片、照片、唱片、錄音帶、錄像帶等）、機讀型（諸如存儲在磁性 材料、光盤等載體上的計算機可讀文件）等新型記錄方式的出現(xiàn)讓檔案管理實現(xiàn) 多

8、元化存儲的同時，也帶來了新的問題。這些新型的檔案存儲載體雖然實現(xiàn)了便 捷化的需求，但是在長期性和完整性上來說，達不到傳統(tǒng)的紙張檔案的保存周期 長度，因此，在文書檔案現(xiàn)代化管理的進程中，要加強對于檔案載體的保護，優(yōu) 先采用保存時間較長的載體，并讓載體遠離磁場、并與能產(chǎn)生干擾的物品相隔離， 并對于檔案的載體進行禁止擦劃、修改的處理。3、培養(yǎng)專業(yè)的文書檔案現(xiàn)代化管理人才要想實現(xiàn)文書檔案管理由傳統(tǒng)方式向現(xiàn)代化管理方式的過渡，必須從人 員的培養(yǎng)上著手，要培養(yǎng)專業(yè)的文書檔案現(xiàn)代化管理人才，健全文書檔案管理人 員系統(tǒng)，設(shè)立專門的培訓(xùn)內(nèi)容，不斷提高專職文書檔案管理人員的專業(yè)修養(yǎng)和專 業(yè)素質(zhì)，讓他們對于信息技術(shù)

9、和計算機技術(shù)有一定的了解和掌握，還要同吋兼具 傳統(tǒng)的文書檔案管理專業(yè)素養(yǎng)，實現(xiàn)現(xiàn)代化技術(shù)和專業(yè)素養(yǎng)的結(jié)合。同吋，對于 從事文書檔案管理的人員，要不斷地通過培訓(xùn)和進修，對信息理論和相關(guān)的知識 進行系統(tǒng)的學(xué)習(xí)，要熟悉相關(guān)的現(xiàn)代化管理的法律法規(guī)，不斷地提高自己的業(yè)務(wù) 水平。對于專業(yè)的文書檔案現(xiàn)代化管理的人才系統(tǒng)建設(shè)來說，從選撥上就要選 擇具有專業(yè)素養(yǎng)的人員進行任職，不能任意從其他崗位上抽調(diào)，要保證從業(yè)的人 員具有一定的專業(yè)基礎(chǔ)；另外，對于已經(jīng)在崗的人員，要進行定期的培訓(xùn)和考核， 并通過考核淘汰專業(yè)素養(yǎng)不過關(guān)的人員，讓他們真正做到在技能和專業(yè)上都能夠 適應(yīng)現(xiàn)代化管理轉(zhuǎn)型的需求。此外，還要對于傳統(tǒng)的文書

10、檔案管理制度進行一定 的修改，讓其符合現(xiàn)代化管理的標(biāo)準(zhǔn)，讓制度的內(nèi)容適應(yīng)現(xiàn)代化管理的發(fā)展，保 證在新的制度下的文書檔案現(xiàn)代化管理的各個環(huán)節(jié)的有序進行。結(jié)語：做好文書檔案管理工作，是為了保證文書檔案在中心工作中的作用，即 作為單位工作的參謀作用，作為宣傳教育的素材，作為歷史的憑證，其重要性不 言而喻。文書檔案工作的收集、整理、鑒定、檢索、保護和統(tǒng)計等環(huán)節(jié)之間存在 著既相互連接又相互制約的關(guān)系，文書檔案管理系統(tǒng)是一個十分復(fù)雜的系統(tǒng)，牽 一發(fā)而動全身，因此對于文書檔案管理工作來說，在現(xiàn)代化管理視域下的轉(zhuǎn)型并 不是一朝一夕能夠?qū)崿F(xiàn)的，在由傳統(tǒng)的管理模式向現(xiàn)代化管理模式的轉(zhuǎn)化過程之 中，需要我們對于電子文件、信息載體、人員配備等方面做好充分的準(zhǔn)備。 參考文獻：賀燕南文書檔案的現(xiàn)代化管理策略j.辦公室業(yè)務(wù),2012,01:16+18