哈佛時(shí)間管理通則.

1、 哈佛時(shí)間管理通則 一、辦公促效法 促效法 1將公司報(bào)表文件原稿與資料的紙張統(tǒng)一起來(lái)最近的辦公自動(dòng)化設(shè)備，大多具備便捷的功能，復(fù)印機(jī)自動(dòng)送稿(ADF)，即為功能之因此，不必再費(fèi)事地一張張換稿，一次次按鍵。即使不在一旁看著，也無(wú)所謂，可以大大的節(jié)省人力與時(shí)間?？墒?，這種精心設(shè)計(jì)出來(lái)的功能，卻出人意料的并未受到廣泛的應(yīng)用。其原因之一在于原稿的紙張大小不一。例如，在公司內(nèi)部報(bào)表文件上經(jīng)?？梢园l(fā)現(xiàn)，文章是用文書(shū)處理機(jī)打在A4的紙上，而圖表資料紙是B4大小。即使只有一張大小不一，自動(dòng)送稿功能(ADF)的威力，也要大大減小了，因此必須首先統(tǒng)一資料等所有文件的紙張大小，不只是復(fù)印上，在各方面都將大大提高效率

2、。2單面使用活頁(yè)紙從學(xué)生時(shí)代起，我們就偏愛(ài)以活頁(yè)紙來(lái)做筆記。當(dāng)然，有時(shí)也會(huì)使用一般的筆記本。不過(guò)，從講究效率的觀點(diǎn)來(lái)說(shuō)，活頁(yè)紙是最佳選擇，而且最好只使用活頁(yè)紙的單面?；蛟S，這樣會(huì)令人覺(jué)得太浪費(fèi)，但是以單面使用每一張只記一個(gè)項(xiàng)目，即使隨著思路起伏隨手記下，事后還是能分門(mén)別類(lèi)自由地調(diào)整頁(yè)碼，使筆記更加清楚易讀。也就是說(shuō)，必要的時(shí)候活頁(yè)紙可以插換。此外復(fù)印時(shí)只單面使用，可以免去一張張翻頁(yè)的麻煩，得以順利的進(jìn)行作業(yè)。3把書(shū)架上大套書(shū)籍書(shū)背向下排置百科全書(shū)類(lèi)的大套書(shū)籍，可以稱(chēng)之為知識(shí)的寶庫(kù)，平常應(yīng)經(jīng)常翻閱利用才是。事實(shí)上，這類(lèi)書(shū)籍往往被束之高閣，無(wú)人問(wèn)津。把大套書(shū)籍排上書(shū)架時(shí)，都要書(shū)背向下排置。大套書(shū)籍

3、所以被人敬而遠(yuǎn)之的原因之一，在于難以放在普通的書(shū)架上。只要向下排置，就可以解決這個(gè)困擾。把書(shū)背向下排置時(shí)，令書(shū)底朝外并在上面寫(xiě)上書(shū)名，這么一來(lái)就可以隨手抽取查閱，不會(huì)再有笨重、不便的感覺(jué)了。4利用百科全書(shū)的硬紙盒來(lái)收藏，可收一舉兩得之效把百科全書(shū)排上書(shū)架時(shí)，應(yīng)該一定先把硬紙盒取下來(lái)，讓它“赤裸裸”地排在書(shū)架上，其理由是，事先取下硬紙盒，需要時(shí)，即可迅速的抽取查閱所需資料。而且取下的硬紙盒另有妙用。百科全書(shū)或全集之類(lèi)的大套書(shū)，一套都有數(shù)十冊(cè)之多，利用這些硬紙盒做“整理盒”，分門(mén)別類(lèi)地收藏明信片、書(shū)信等信件資料，實(shí)在非常方便，盒子的容量又多，大小又適合放置書(shū)信、明信片，所以，按類(lèi)別或用途分別收藏是

4、最理想不過(guò)了。以后檢索找尋，自是“手到擒來(lái)”。5將經(jīng)常使用的工作用語(yǔ)記號(hào)化、簡(jiǎn)略化在處理的事務(wù)過(guò)程中，只要在訪客的名片上，簡(jiǎn)單地寫(xiě)上“人、住、印、檔”，然后交給秘書(shū)，她就知道該登記客戶的姓名、住址、復(fù)印名片、夾入名片簿存檔。像這樣將經(jīng)濟(jì)使用的工作用語(yǔ)記號(hào)化、簡(jiǎn)略化，在交待工作的時(shí)候，可以不必在口頭上一一指示或?qū)懽謼l提醒要點(diǎn)，得以省去不少麻煩。不只是一般的事務(wù)工作，連書(shū)信中經(jīng)常使用的客套話也可加以簡(jiǎn)略化。例如“悉”表示“來(lái)函敬悉”，“祺”表示“敬祝商祺!”等等，如此即可大大的提高擬稿的速度，很快就可以交給秘書(shū)去打字。6將重要的剪貼資料印成B5大小很多人都有剪貼報(bào)紙、雜志的習(xí)慣，不過(guò)，如果以此來(lái)整

5、理應(yīng)用資料，未必是提高效率的方法。例如，把資料貼在剪貼簿上或收集在信封中，在檢索的階段上，這種辦法相當(dāng)不便。在管理者辦公室中，剪下的報(bào)紙、雜志文章一律要復(fù)印，而且利用復(fù)印機(jī)放大縮小的功能，全部統(tǒng)一成B5大小，這么一來(lái)，不但日后容易整理，而且檢索工作也會(huì)更為輕松愉快。7在活頁(yè)紙的兩側(cè)打孔我們習(xí)慣在活頁(yè)紙的兩側(cè)打上二十六個(gè)孔，因?yàn)橄胪瑫r(shí)對(duì)照兩種資料時(shí)，可隨意夾左夾右，資料自然一覽無(wú)遺。單面使用法的優(yōu)點(diǎn)是，在這種情況下，將性能發(fā)揮到極點(diǎn)。如果有兩側(cè)打孔的活頁(yè)紙，在裝訂歸檔之時(shí)，就更加方便，何樂(lè)而不為呢?8參考書(shū)籍在復(fù)印出所需資料后，要立刻歸位書(shū)架亂七八糟，找一本急需要的書(shū)都得花上大半天，當(dāng)然會(huì)導(dǎo)致工

6、作效率降低。書(shū)架要以自己的方式隨時(shí)整理得有條不紊，如此工作才能順利的進(jìn)行下去。整理的要訣在于盡快將使用過(guò)的書(shū)籍歸位。通常，工作前所需的資料，在一本書(shū)中頂多占兩、三頁(yè)左右，因此，不管搬出多少本書(shū)，應(yīng)都應(yīng)只把必要的章節(jié)印下來(lái)，隨即把書(shū)籍放回書(shū)架上，這么一來(lái)，書(shū)架才能保持有條不紊，過(guò)后也不必為了找尋書(shū)籍，而浪費(fèi)許多不必要的時(shí)間。在整理與檢索上，都是非常有效率的，實(shí)在是一舉兩得。9編制派得上用場(chǎng)的“專(zhuān)屬用書(shū)”HT5”，5SS每個(gè)月都要寫(xiě)相當(dāng)多的稿件。寫(xiě)一、兩張稿件，往往就需要查閱好幾本參考書(shū)，在這種情況下，一本本翻閱查尋，就是有再多的時(shí)間也不夠用。一般來(lái)說(shuō)，專(zhuān)門(mén)書(shū)籍大都是厚重一大本，要在這么厚重的書(shū)中

7、找出一小段參考資料，真如大海撈針，要浪費(fèi)不少心力。因此，從必用的參考文獻(xiàn)中，事先印下認(rèn)為需要的資料，編成一本“專(zhuān)屬用書(shū)”。先將資料整理成一冊(cè)，高效率地進(jìn)行工作。10采用高爾夫球記分法，隨時(shí)隨地記下備忘錄喜歡打高爾夫球的人大概都知道，高爾夫球的記分卡上附有鉛筆，大小正好可放在上衣口袋，在球賽進(jìn)行中，無(wú)論打到哪，都可立即記下分?jǐn)?shù)。除了一般的筆記外，也應(yīng)備有可放在上衣口袋且附鉛筆的備忘錄，這么一來(lái)，即使身邊沒(méi)帶公事包，也能立即記下備忘錄。很多業(yè)務(wù)員也都應(yīng)這樣，隨身攜帶筆記簿。如果采用這種方法，隨時(shí)隨地都可迅速地記下備忘錄。11善用鉛筆型橡皮擦我們?cè)趯?xiě)稿的時(shí)候，都使用一種改良式的橡皮擦。普通橡皮擦，都

8、是長(zhǎng)方體，不過(guò)這種橡皮擦卻是圓筒狀，并包在筆型的塑膠管內(nèi)，可像鉛筆一樣一點(diǎn)一點(diǎn)的推出來(lái)使用。它和一般橡皮擦最大的不同點(diǎn)在于，它可以不必再用另外一雙手按住紙張，能夠像鉛筆一般單手使用。一旦習(xí)慣了，就可右手寫(xiě)左手擦雙管齊下，大大的提高工作效率。無(wú)論插在口袋中或是和鉛筆一起隨身攜帶使用，都是十分方便。12在抽屜中放置空名片盒，以收藏小東西大部分的辦公桌，都會(huì)在抽屜中附上整理小東西用的塑膠，不過(guò)這種塑膠盤(pán)卻不實(shí)用，尤其是塑膠盤(pán)把抽屜分成上下兩部分，下面的空間有時(shí)都浪費(fèi)掉了。所以就利用空名片盒，來(lái)裝抽屜里的小東西，由于名片盒的盒蓋與盒體大致是同樣的規(guī)格，縱橫排列在一起，形成了井然有序的小格子，分門(mén)別類(lèi)用

9、來(lái)放置郵票、大小回紋針、零錢(qián)等小東西，移動(dòng)很方便。13經(jīng)常備有文具目錄經(jīng)常在辦公室中備有文具目錄，對(duì)自己來(lái)說(shuō)，能夠提高工作效率的才是真正便于使用的文具，不過(guò)由于文具的種類(lèi)實(shí)在太多了，即使到大型的文具專(zhuān)賣(mài)店，也不見(jiàn)得能夠找到自己想要的東西，這時(shí)候如果手頭上有一本目錄，就能夠馬上找到自己想要的東西，并且知道正確的商品名稱(chēng)。想要目錄，只要向廠商索取，他們就會(huì)寄來(lái)，或是向附近的文具店索取一、兩年前的舊目錄也可以，包括中小型廠商，備有兩、三家以上的目錄，當(dāng)然能有效迅速找到適用的文具制品。14事先決定文具的“購(gòu)買(mǎi)庫(kù)存量”要提高工作效率，從筆記簿到郵票，復(fù)印用紙等的文具用品，永遠(yuǎn)都不能缺少，必須源源不斷的供

10、給，所以徹底地實(shí)施文具庫(kù)存管理，是非常重要的。因此，事先決定“購(gòu)買(mǎi)庫(kù)存量”，再根據(jù)這個(gè)標(biāo)準(zhǔn)加以補(bǔ)充。15記下常用文具的商品號(hào)碼前面講過(guò)，利用目錄來(lái)選購(gòu)文具的方便。此外，管理者還將目錄上常用文具的商品號(hào)碼預(yù)先記錄下來(lái)，這樣就不必一張張的翻目錄，只要一通電話就可完成訂貨工作。所謂的商品號(hào)碼，就是商品的正式名稱(chēng)。只要告訴廠商這個(gè)號(hào)碼，就能夠正確且迅速的讓對(duì)方了解到所需哪一類(lèi)文具。例如，如果指名要“牌三一夾”，即指一般的輕便夾，可以需要的數(shù)量和顏色來(lái)訂購(gòu)，就不會(huì)有送錯(cuò)東西的情形發(fā)生。比起在店里對(duì)老板費(fèi)勁的描述了老半天：“我要那種方方的，差不多這么大”這些繁瑣的話，卻不必能說(shuō)清情況。16期數(shù)完整的雜志須

11、編制索引通常將雜志上必要部分印下來(lái)之后，加以舍棄即可，然而，有關(guān)自己的專(zhuān)業(yè)雜志卻是例外，全部一期不漏完完整整的保存下來(lái)?？墒怯行╇s志自從創(chuàng)刊以來(lái)，已達(dá)幾百期，過(guò)期雜志已有相當(dāng)數(shù)量。這就要求將每一百期發(fā)行一次的“索引”存檔，以備必要時(shí)加以檢索。一般說(shuō)來(lái)，即使收藏完整無(wú)缺的雜志，大概也很少有人會(huì)特地編制一本“索引”。其實(shí)把目錄印下稍加整理就成了一本“索引”，日后檢索時(shí)，能節(jié)省不少時(shí)間。17在書(shū)架上為手頭正在進(jìn)行的工作保留一個(gè)“專(zhuān)用區(qū)”整理書(shū)架時(shí)，大概很多人都是根據(jù)書(shū)籍的內(nèi)容，而分門(mén)別類(lèi)的排列，有關(guān)法律書(shū)籍，就應(yīng)根據(jù)內(nèi)容，例如，“債權(quán)法”、“民法”區(qū)分成不同的范圍。不過(guò)，在書(shū)架上為手頭正在進(jìn)行的工作

12、保留一個(gè)“專(zhuān)用區(qū)”，為特殊書(shū)籍提供隨時(shí)可用的空間。剛剛開(kāi)始著手一項(xiàng)新工作時(shí)，資料不會(huì)太多，但是隨著工作的進(jìn)行，有時(shí)資料會(huì)一直增加，或是內(nèi)容發(fā)生變化。預(yù)先為此保留應(yīng)用的空間，縱然資料一點(diǎn)一點(diǎn)的增加，也能加以集中整理。18把經(jīng)常使用的文字、數(shù)字刻成橡皮印HT5”，5SS在現(xiàn)代的辦公室中，OA機(jī)器已經(jīng)成了不可或缺的必需品，不過(guò)除了利用這些機(jī)器之外，只要稍稍動(dòng)點(diǎn)腦筋，還是有很多提高工作效率的方法，比如說(shuō)，利用橡皮印。(年月日印、裁決印、住址姓名印等等各種不同的印章，一應(yīng)俱全)。在需要反復(fù)書(shū)寫(xiě)同樣的文字與數(shù)字的情況下，如果一一手寫(xiě)，那會(huì)耗費(fèi)許多時(shí)間，所以若能將其刻成橡皮印，在處理事務(wù)上，便能夠省下相當(dāng)多

13、的時(shí)間。即使要多花點(diǎn)錢(qián)，但是由于節(jié)省手寫(xiě)作業(yè)的時(shí)間而，提高了工作效率，所以成本反而降低。19夜晚在枕邊放一支附燈光的園珠筆，靈感一來(lái)可馬上記下躺在床上時(shí)，突然靈感一閃，大概很多人都有過(guò)這種經(jīng)驗(yàn)。的確，有許多絕妙的靈感都是產(chǎn)生于枕邊，不過(guò)，要是不立刻記下來(lái)，到了第二天早上就會(huì)忘得一干二凈，這種情況經(jīng)?？梢?jiàn)。在枕邊備有附有燈光的園珠筆與備忘錄，靈感突現(xiàn)時(shí)，就可立刻隨手記下。這種園珠筆在柄部裝有小燈泡，能夠照亮筆尖范圍，所以不必特地打開(kāi)電燈，就可以記錄。20深度太高的書(shū)架，只會(huì)造成空間與時(shí)間的浪費(fèi)HT5”，5SS以排列A4大小的書(shū)籍來(lái)說(shuō)，書(shū)架的深度只要二十一英寸，就綽綽有余了，可是市面上所出售的書(shū)架

14、，深度大都高達(dá)三十英寸，就這是導(dǎo)致工作效率降低的原因之一。在這種書(shū)架上，B5大小的書(shū)籍只占一半的位置，A5大小的書(shū)籍兩列直排也還占不滿。把書(shū)排得太深入，不但拿出不方便，而且也浪費(fèi)空間，所以為了講求效率，應(yīng)測(cè)量書(shū)架的旋轉(zhuǎn)空間，盡可能的選購(gòu)尺寸合適的制品。21將剪貼資料的印本直接存檔前面談過(guò)，利用印機(jī)放大縮小的功能，把剪貼資料一律印成B5大小，這樣不僅能夠統(tǒng)一紙張的大小，而且可以直接夾在二十六孔活頁(yè)夾上，方便存檔。如此，不但省去粘貼的麻煩，也不會(huì)有日久剝落的現(xiàn)象發(fā)生，尤其是資料夾成一冊(cè)，整齊而不占空間，好像一本書(shū)一樣。22將處理完畢的筆記頁(yè)要即刻抽出經(jīng)常使用便于插換的活頁(yè)筆記，隨意把第二天的預(yù)定工

15、作和一定要處理的事項(xiàng)記在筆記本之后，將已處理完畢的事項(xiàng)用紅筆劃掉，而且，在全部事項(xiàng)完成之后，即將這一頁(yè)從筆記本中抽出移至保存檔案。由于每天反復(fù)這個(gè)流程，有時(shí)候在管理者的筆記本上，還留有一、兩年前的筆記頁(yè)，當(dāng)然上面記載的全是些懸而未決的問(wèn)題。這么一來(lái)，即使是成年累月未解決的事項(xiàng)，也可在筆記本上一目了然，想到的時(shí)候，就可對(duì)其深思一番，以謀求解決之道。23日后還會(huì)使用的資料要收到“暫時(shí)檔案”里從筆記本抽出已處理完畢的活頁(yè)紙，或許不會(huì)馬上用，不過(guò)偶而也會(huì)有再度派上用場(chǎng)的可能，像這樣的資料，要都交給秘書(shū)，像平日一樣加以復(fù)印，自行判斷分類(lèi)歸檔。但是，并不是馬上收到最后分類(lèi)的活頁(yè)夾檔案中，而是收到“暫時(shí)檔案

16、”里。然后，每隔一定時(shí)間，就翻閱檢查一下秘書(shū)的分類(lèi)有無(wú)錯(cuò)誤，同時(shí)也考證一下當(dāng)初未判斷定奪的資料內(nèi)容，再將認(rèn)定有保存必要的資料轉(zhuǎn)移到最后分類(lèi)的檔案中。24以不同顏色的活頁(yè)夾來(lái)區(qū)別不同內(nèi)容的檔案保存資料的活頁(yè)夾有紅、藍(lán)、綠、咖啡等等不同的顏色。多年以來(lái)我們就使用這種活頁(yè)夾，到它有各種不同的顏色，因此應(yīng)想出一套使用方法充分利用。比如塑膠面的活頁(yè)夾，專(zhuān)門(mén)保存內(nèi)部業(yè)務(wù)手冊(cè)與呈送法院表格文件等等，并按顏色加以區(qū)別；而布面的活頁(yè)夾，則專(zhuān)門(mén)保存各種信息資料，同樣的也是以顏色加以區(qū)分。這么一來(lái)，不管活頁(yè)夾放在哪里，一眼就可看出檔案的內(nèi)容種類(lèi)。25經(jīng)常備有新的活頁(yè)紙為新書(shū)寫(xiě)稿的時(shí)候，要以活頁(yè)紙做備忘錄，一有新點(diǎn)子

17、，馬上提筆寫(xiě)下，然后將其保存在專(zhuān)用的活頁(yè)夾中。存檔時(shí)，如果發(fā)覺(jué)新點(diǎn)子比舊點(diǎn)子更好，就將新的存檔，舊的作廢。久而久之，活頁(yè)夾中的資料就會(huì)越來(lái)越豐富。當(dāng)然，一個(gè)活頁(yè)夾只能為一本書(shū)一個(gè)主題所專(zhuān)用，為了能夠隨時(shí)使用新的活頁(yè)夾，常備有大量的活頁(yè)紙。26使用白色活頁(yè)紙，日后的整理工作將更方便有的人認(rèn)為，根據(jù)大項(xiàng)目或主題不同，使用不同顏色的活頁(yè)紙，分類(lèi)時(shí)將更為簡(jiǎn)便。但是，最好一律使用白色活頁(yè)紙，因?yàn)楸緛?lái)可以隨心所欲大肆使用的活頁(yè)紙，一旦區(qū)別顏色，不但日后分類(lèi)非常麻煩，而且一一區(qū)分顏色也很累人。另外，在復(fù)印時(shí)，除了彩色復(fù)印以外，資料會(huì)有不清楚等麻煩。基于上述的理由，應(yīng)一律使用白色活頁(yè)紙。27使用二十六孔的活頁(yè)

18、紙應(yīng)一直使用活頁(yè)式筆記本，而且一律使用二十六孔的活頁(yè)紙?？讛?shù)太少，紙張撕破的危險(xiǎn)性高，而且二十六孔是使用率最高的紙張，基于上述的考慮，應(yīng)選擇二十六孔的活頁(yè)紙。此外，二十六孔的活頁(yè)紙歸檔時(shí)也非常簡(jiǎn)便。當(dāng)然不只是筆記，連收集雜志、報(bào)紙等資料復(fù)印本時(shí)，也要打上二十六個(gè)孔，然后再夾到活頁(yè)夾上。在活頁(yè)紙的左右兩側(cè)打孔，嚴(yán)格說(shuō)來(lái)，應(yīng)該是五十二孔才對(duì)。28使用電動(dòng)打孔機(jī)比較方便除了活頁(yè)式筆記本之外，報(bào)紙、雜志的剪貼資料也一律復(fù)印成B5大小，然后打上二十六個(gè)孔，再夾到活頁(yè)夾上。以前使用手動(dòng)式打孔機(jī)，但是在數(shù)量增多的情況下，打孔實(shí)在是件既麻煩又費(fèi)時(shí)的工作。由于經(jīng)常需要在相當(dāng)多的資料上打孔，手動(dòng)式打孔機(jī)已經(jīng)不合用

19、了，一改用電動(dòng)式打孔機(jī)之后，即可節(jié)省很多時(shí)間。如果必須經(jīng)常使用打孔機(jī)，還是電動(dòng)式的比較方便省時(shí)。 29. 在活頁(yè)紙上寫(xiě)上大標(biāo)題活頁(yè)式筆記本都劃有標(biāo)線，其使用方法是，在最上面寫(xiě)上大標(biāo)題，比如“效率法”之類(lèi)的大標(biāo)題，其下寫(xiě)上“收集資料”之類(lèi)的中標(biāo)題，接著按照標(biāo)題分別列出小標(biāo)或?qū)嵭兄械狞c(diǎn)子。如果記載事項(xiàng)無(wú)法全部寫(xiě)在一張紙上，則在另一張活頁(yè)紙上同樣的寫(xiě)上大標(biāo)題、中標(biāo)題并且按順序編上號(hào)碼，這么一來(lái)，即使筆記散亂無(wú)序，只要看到標(biāo)題就可以了解其內(nèi)容。30. 在加上新活頁(yè)紙的同時(shí)，順便做整理淘汰的工作使用活頁(yè)式筆記，其最大優(yōu)點(diǎn)在于能夠自由地插換頁(yè)數(shù)，必要時(shí)可以重新插入，不要的可以丟棄。這樣活頁(yè)夾中的資料，其正

20、確性與精密度都會(huì)增加，并且越來(lái)越充實(shí)、豐富，這種自由伸縮的優(yōu)點(diǎn)，正是活頁(yè)紙的魅力所在。所以，在活頁(yè)夾上加上新的活頁(yè)紙同時(shí)，除了插換的頁(yè)數(shù)之外，也順便瀏覽一下前后的內(nèi)容，一發(fā)覺(jué)有不要的東西即撕下丟棄，借此筆記得以保持精簡(jiǎn)、易讀，而且也可以大幅度地縮短檢索時(shí)間。31呈送出去的書(shū)類(lèi)文件也要做標(biāo)題和目錄除了時(shí)間太過(guò)倉(cāng)促的情況外，在對(duì)訂約的公司客戶提出報(bào)告時(shí)，一定要在上面附標(biāo)題和目錄，同時(shí)也要求部屬，在呈送任何書(shū)類(lèi)文件時(shí)，都必須規(guī)規(guī)矩矩地標(biāo)上標(biāo)題與目錄。因?yàn)闃?biāo)題和目錄能夠使人在閱讀內(nèi)容之前，對(duì)文件的整體觀點(diǎn)與主題方向，有一個(gè)概括性的了解。乍聽(tīng)之下，似乎令人覺(jué)得很麻煩，不過(guò)只要想到這項(xiàng)工作不但能縮短他人的

21、工作時(shí)間，也能夠縮短自己的工作時(shí)間，其效果絕對(duì)是很好的。32寫(xiě)報(bào)告時(shí)，先將問(wèn)題列在紙上，事后再一并查閱在寫(xiě)報(bào)告時(shí)，即使中途有疑問(wèn)或不了解之處，只要它不是個(gè)影響巨大的問(wèn)題，可都不致馬上去翻查資料或文獻(xiàn)，因?yàn)榛蛟S因此解決了問(wèn)題，可是卻因思考中斷浪費(fèi)時(shí)間，反而耽誤了工作進(jìn)度。所以一旦有必須查閱的事項(xiàng)，可先將其列在紙上，最后再一并去查資料。此外，列在紙上的問(wèn)題也可以交待他人去查，自己也不必停下手上的工作。33寫(xiě)報(bào)告或書(shū)信時(shí)，根據(jù)思路先打草稿，然后再加以修改在工作之中，為雜志寫(xiě)稿、寫(xiě)書(shū)信占了相當(dāng)大的份量，不過(guò)畢竟是本行以外的副業(yè)，如果不講求工作效率的話，一定會(huì)影響到業(yè)務(wù)的進(jìn)度。要提高寫(xiě)稿的工作效率，必須

22、放松心情，不要戰(zhàn)戰(zhàn)兢兢地“寫(xiě)千古文章”。如果一開(kāi)始就想寫(xiě)出完美無(wú)缺的作品，終究只會(huì)寫(xiě)一字涂一字，寫(xiě)一張撕一張，所以不如隨著思路先打個(gè)草稿，然后再加以修改。34利用業(yè)余時(shí)間構(gòu)思文稿在寫(xiě)稿工作上，構(gòu)思要費(fèi)很大的功夫，毫無(wú)準(zhǔn)備就提筆，往往文思閉塞難以成行，所以在寫(xiě)稿之前，最好在不同的場(chǎng)合，進(jìn)行構(gòu)思與草稿的寫(xiě)作。下了班在公車(chē)上，完全不受電話干擾地專(zhuān)心思索，是最適合構(gòu)思的時(shí)段。而且，剛從繁重的工作中解放出來(lái)，心情為之一松，往往會(huì)產(chǎn)生許多絕妙的靈感。想好了整個(gè)結(jié)構(gòu)大綱之后，再用口述錄音機(jī)和文書(shū)處理機(jī)，就可以迅速地完成草稿工作。35利用文書(shū)處理機(jī)來(lái)輸入文稿商業(yè)文件也和法律文件一樣，有很多都是相同的格式。文書(shū)

23、處理機(jī)不但能保存已打好的文章，而且還能自由地加以刪除、修改。最初雖然不得不多花一點(diǎn)時(shí)間來(lái)輸入，不過(guò)為了日后的方便，還是用文書(shū)處理機(jī)來(lái)輸入文稿比較理想。36. 文書(shū)處理機(jī)的磁碟片以一張一個(gè)為原則使用文書(shū)處理機(jī)時(shí)，必須特別注意磁碟片的整理方法。舉例來(lái)說(shuō)，原則上一張磁碟片中，只儲(chǔ)存一個(gè)資料。磁碟片的容量，因機(jī)種而有所不同，不過(guò)一張大約可儲(chǔ)存多達(dá)一本書(shū)的資料，因而容易在一張磁碟片中，同時(shí)存入各種不同的資料，但是檢索時(shí)，就非常的麻煩，不太合乎效率原則。按種類(lèi)準(zhǔn)備不同的磁碟片，不會(huì)花太多的錢(qián)，就能以易于檢索的方式，將存入磁碟片的資料分門(mén)別類(lèi)。37. 以不同顏色的標(biāo)簽來(lái)區(qū)分不同內(nèi)容的磁碟片雖然將不同的資料分

24、別存在不同的磁碟之中，不過(guò)如果不一一顯示屏幕，還是無(wú)法了解其內(nèi)容，這樣就失去了分類(lèi)的意義。為了解決這個(gè)缺點(diǎn)，一般應(yīng)該采用的方法是在磁碟片上貼彩色標(biāo)簽。 舉例來(lái)說(shuō)，會(huì)計(jì)事務(wù)所中所采用的分類(lèi)法是，綠色標(biāo)簽表示“個(gè)別專(zhuān)題”，藍(lán)色標(biāo)簽表示“一般專(zhuān)題”，黃色標(biāo)簽表示“各種表格”。按顏色區(qū)分之后，如果項(xiàng)目太多，為了使檢索資料的使用更加迅速，即可將儲(chǔ)存的項(xiàng)目?jī)?nèi)容做成表單。38. 保存舊磁碟片中的資料，不斷使用新磁碟片和錄像帶一樣，文書(shū)處理機(jī)的磁碟片可反復(fù)使用，因此一張磁碟片往往被使用好幾次。且大家都認(rèn)為，再買(mǎi)新的磁碟片是一種無(wú)謂的浪費(fèi)。輸入資料要花費(fèi)相當(dāng)?shù)墓し颍绻麑⑵鋾r(shí)間成本列入考慮，則長(zhǎng)久不用的資料有朝

25、一日也會(huì)派上用場(chǎng)，如將其消除反而是一種浪費(fèi)，所以要在一張磁碟片中存入相關(guān)的資料，至于新的資料，就毫不吝惜地輸入新的磁碟片中。39.活頁(yè)式手冊(cè)既能插換頁(yè)數(shù)，又能縮短找尋資料的時(shí)間不論到哪里，隨身攜帶一本活頁(yè)式手冊(cè)。在下班回家的公車(chē)上、就寢之前，突然想到第二天應(yīng)該繼續(xù)進(jìn)行哪些工作，就馬上記在手冊(cè)上。而且，活頁(yè)式手冊(cè)可隨時(shí)增加頁(yè)數(shù)，不要的頁(yè)數(shù)也可任意抽出作廢。40.備忘錄上要標(biāo)明“主題”、“日期”、“出處”在看書(shū)或看電視時(shí)，一旦看到想記下的文句，可立刻提筆在B5的活頁(yè)紙上，記下備忘錄。備忘錄是分項(xiàng)寫(xiě)下來(lái)的，以一頁(yè)一個(gè)項(xiàng)目為原則，至少標(biāo)明“主題”“日期”、“出處”。如果備忘錄上標(biāo)明主題與日期，事后重讀

26、時(shí)，即使記得不太完整，但只要回想一下當(dāng)時(shí)的狀況，就可以清楚地了解其內(nèi)容，而出處則需要詳細(xì)調(diào)查?？晒﹨⒖贾?，備忘錄上如果標(biāo)明這三項(xiàng)，則資料就會(huì)越來(lái)越有份量。41.在“單純作業(yè)”時(shí)間，利用耳機(jī)充實(shí)自己在剛進(jìn)入機(jī)關(guān)工作時(shí)，在“單純作業(yè)”時(shí)間里，最適合利用耳機(jī)來(lái)充實(shí)自己。工作中有復(fù)印之類(lèi)的單純作業(yè)，在復(fù)印時(shí)間內(nèi)，可趁機(jī)學(xué)習(xí)語(yǔ)言或準(zhǔn)備某項(xiàng)考試，因此可隨身攜帶小型錄音機(jī)。經(jīng)由耳朵的刺激，更可提高學(xué)習(xí)的成效，當(dāng)然復(fù)印的工作也可以不受妨礙地順利進(jìn)行。在辦公時(shí)間就比較不適合了，但在離開(kāi)座位去做某種單純作業(yè)時(shí)，推廣這個(gè)一舉兩得的點(diǎn)子是科學(xué)的統(tǒng)籌方法。42.增強(qiáng)工作意念的妙法將平常該做的事情列成一張表，做好之后就

27、用紅筆劃掉，因?yàn)檫@么一來(lái)，每劃掉一項(xiàng)就可確認(rèn)“這項(xiàng)工作已經(jīng)完成”，當(dāng)時(shí)心中的成就感與滿足感，即成為下回工作意念的來(lái)源。如此看來(lái)似乎沒(méi)什么意義，不過(guò)在工作無(wú)甚進(jìn)展的情況下，多半原因都在于工作流于單調(diào)、冗長(zhǎng)。大部分的工作都是由小作業(yè)累積而成的，由于這樣很容易造成繁瑣，所以可以列表方式來(lái)處理。此外，采用這個(gè)方式還可免于遺漏某項(xiàng)工作。43.防止厭倦單調(diào)工作的“成功畫(huà)面思考法”撰寫(xiě)一本書(shū)著實(shí)需要有強(qiáng)烈的意志力，但多達(dá)數(shù)百頁(yè)的稿紙，雖說(shuō)用口述錄音機(jī)或文書(shū)處理機(jī)之類(lèi)的文明工具，可達(dá)到很高的工作效率，不過(guò)，有時(shí)候也是一件非常痛苦的事。在這種情況下，只要想到這是完成一本書(shū)的必經(jīng)過(guò)程，就會(huì)再次提起干勁。重要的是，

28、如果一心只想到眼前單調(diào)的工作，不但會(huì)心生厭煩，而且工作效率也會(huì)一落千丈。試用成功畫(huà)面思考法，想像計(jì)劃成功或完成工作時(shí)的成就感，是防止這些弊端的方法之一。44.“悅音”卡帶以回轉(zhuǎn)式為佳很多人在做單調(diào)工作時(shí)，都習(xí)慣聽(tīng)輕音樂(lè)(BGM)，以集中精神。單調(diào)的工作盡可能的交給機(jī)器或?qū)傧氯プ?，?dāng)四周吵得令人無(wú)法專(zhuān)心做事時(shí)，就可放點(diǎn)輕音樂(lè)，聽(tīng)聽(tīng)小河的流水聲和小鳥(niǎo)的歌聲。也就是說(shuō)，以“悅音”來(lái)對(duì)抗噪音，同時(shí)，這種卡帶最好采用回轉(zhuǎn)式的，這樣就可以不必為換卡帶而中斷手頭上的工作。45.以上的方法處理問(wèn)題經(jīng)常有人發(fā)牢騷說(shuō)，就是因?yàn)楣ぷ魈珶o(wú)聊，所以才無(wú)法提高工作效率。一成不變的奉行上司的指示，工作的確不怎么愉快。同樣地

29、，不妨不要理睬別人怎么說(shuō)，以自己的方式來(lái)處理例行公事。在動(dòng)腦筋想如何以自己的方式工作的當(dāng)兒，會(huì)發(fā)現(xiàn)前所未有的樂(lè)趣，這樣才能提高效率。46.辦公桌最理想的狀態(tài)對(duì)某些人而言，只是外觀的整齊，不見(jiàn)得是最方便、順手的工作環(huán)境。主要是，最合乎自己方便的狀態(tài)，就是“整齊有序的狀態(tài)?！?7.自己整理辦公桌自己的辦公桌一定要自己動(dòng)手整理，以保持自己最方便使用的狀態(tài)。如果任由他人多事“收東收西”，等到自己開(kāi)始工作時(shí)，很容易找不到自己所要的東西。為了保持隨手取來(lái)，工作順暢迅速的狀況，辦公桌上的一切，最好能親自處理。從這個(gè)意義上來(lái)說(shuō)，就是保持在合乎自己使用習(xí)慣的狀況下。如果任由他人隨便動(dòng)自己辦公桌上的東西，工作效率

30、就會(huì)顯著下降。48.過(guò)暗或過(guò)亮的工作場(chǎng)所都會(huì)導(dǎo)致效率低落當(dāng)因出差必須投宿旅館時(shí)，可隨身攜帶折疊式的臺(tái)燈，因?yàn)橐话懵灭^的照明大部分都過(guò)暗。光線不足，眼睛容易疲勞，根本沒(méi)有辦法看書(shū)；但光線太強(qiáng)，也會(huì)造成同樣的效果。 過(guò)暗或過(guò)亮的光線都會(huì)降低工作與學(xué)習(xí)的效率。雖然大家都知道光線所造成的影響，但是真正注意關(guān)心的人，實(shí)在是太少了。經(jīng)常把工作帶回家做的人，最好注意一下家里的照明設(shè)備，在過(guò)暗的工作場(chǎng)所中工作，往往會(huì)事倍功半。49.臺(tái)燈要放在左側(cè)前面提過(guò)，辦公桌上的擺設(shè)，以最合乎自己方便使用的狀況為最佳。不過(guò)桌上的照明設(shè)備卻是例外，對(duì)慣用右手的人來(lái)說(shuō)，臺(tái)燈如果不放在左側(cè)，是非常不方便的，因?yàn)槿绻_(tái)燈放在右側(cè)，

31、寫(xiě)字時(shí)就會(huì)受到手影的干擾，無(wú)形中降低了工作效率。而且，這樣對(duì)眼睛也不好。這雖然是最普通的常識(shí)，不過(guò)如果桌子左側(cè)靠墻，往往就把臺(tái)燈移置右側(cè)，請(qǐng)務(wù)必遵守“臺(tái)燈左放”原則。50.將內(nèi)容固定的文章格式化能夠統(tǒng)一某種格式的內(nèi)容，盡可能準(zhǔn)備專(zhuān)用的表格，這樣一來(lái)，即可減少處理的時(shí)間與精力。這也可以應(yīng)用于一般商業(yè)業(yè)務(wù)工作，比如對(duì)象不同內(nèi)容卻大同小異的文書(shū)，可分別準(zhǔn)備不同的基本表格，然后再視情況的需要稍加修改，即可應(yīng)用，如此可大幅度地縮短工作時(shí)間。51.抽屜整理盡可能細(xì)分化當(dāng)然，如果不注意整理的話，抽屜越多麻煩也會(huì)越多。抽屜如果不整理得有條不紊的話，實(shí)在很難搞清楚那個(gè)抽屜中裝的是什么東西，所以抽屜的整理盡可能細(xì)

32、分化。回紋針、鉛筆等等文具用品，自是當(dāng)然的事，連文件書(shū)類(lèi)也得分門(mén)別類(lèi)地收在不同位置，這樣開(kāi)抽屜找東西時(shí)，就可一下子找到。52.圓珠筆之類(lèi)的文具，要經(jīng)常保持在三支以上一般而言，隨身所攜帶的圓珠筆最好經(jīng)常保持在三支以上。這固然是為油墨用完、遺失等臨時(shí)狀況而準(zhǔn)備的，不過(guò)另有其他用意，比如寫(xiě)字寫(xiě)到一半，就外出辦事，把筆忘在桌上，即使如此，也不會(huì)有所不便。而回來(lái)之后，在中斷的狀態(tài)下，只要有紙有筆，就能馬上集中精神繼續(xù)工作。就連這么一點(diǎn)點(diǎn)小事，也會(huì)影響到工作效率。53.文具用品要放在伸手可及的范圍內(nèi)依各人個(gè)性的不同，辦公桌上也呈現(xiàn)不同的風(fēng)貌，有的人不加整理雜亂無(wú)章，也有人一絲不茍整理得有條有理，究竟哪一種

33、好，不可一概而論。不過(guò)，平常使用的文具用筆雖不一定要放在桌上，但最好盡可能放在手邊上。比如處理文件時(shí)，要伸手拿支筆就得特地移動(dòng)身子或站起來(lái)，這樣會(huì)影響工作的專(zhuān)注?；诖?，文具用筆最好放在伸手可及的范圍之內(nèi)，避免些無(wú)謂的時(shí)間浪費(fèi)。54.文具用筆備有三套，分成“家里用”、“辦公室用”、“隨身用”備有“家里用”、“辦公室用”、“隨身用”三套不同的用筆，以便在不同的場(chǎng)所使用。如此一來(lái)，隨時(shí)隨地都不會(huì)缺少必要的文具用筆。在家里或上下班的車(chē)上看書(shū)時(shí)，想要在書(shū)中重要字句下劃線，或想要記下突來(lái)的靈感，如果手上隨時(shí)有筆的話，效率會(huì)非常的高。從效率投資的觀點(diǎn)來(lái)看，三套用筆的花費(fèi)并不算貴。55.有玻璃窗的書(shū)架效率不

34、佳如果書(shū)籍不能迅速拿出放入，那么書(shū)架的價(jià)值就會(huì)減半，假如能縮短書(shū)籍的出入時(shí)間，就可能加速工作的進(jìn)行。從這個(gè)觀點(diǎn)來(lái)看，經(jīng)?？梢?jiàn)的附玻璃窗的書(shū)架，就稍有問(wèn)題了。 書(shū)架若附有玻璃窗，在拿放書(shū)籍之際，就非得開(kāi)來(lái)關(guān)去不可。這么短短的空檔，累積起來(lái)也相當(dāng)浪費(fèi)，尤其是經(jīng)常閱讀使用的書(shū)籍，拿出放入的次數(shù)也多，開(kāi)開(kāi)關(guān)關(guān)的時(shí)間更是不容忽視。對(duì)提高效率而言，玻璃窗可以說(shuō)是無(wú)用的廢物。56.即使價(jià)錢(qián)貴一點(diǎn)，也要選用高及天花板的書(shū)架一般來(lái)說(shuō)，在規(guī)劃房間的空間上，盡可能完全利用地板到天花板之間的空間，可收到很好的空間效率。在選購(gòu)書(shū)架之際，即使多花一點(diǎn)錢(qián)，還是可選用高及天花板的尺寸。在購(gòu)進(jìn)新書(shū)架之前，要精確地測(cè)量放置書(shū)架的

35、空間大小，以隨時(shí)備用的卷尺，量出上、下、左、右、深的尺寸，然后選購(gòu)大小適合的書(shū)架。這么一來(lái)，空間有限的辦公室就得以徹底利用，達(dá)到最高的使用效率。57.書(shū)架上的書(shū)籍按內(nèi)容主題來(lái)排列整理藏書(shū)不多的人，根據(jù)法律、經(jīng)濟(jì)、語(yǔ)言等等一般的書(shū)別來(lái)整理，大概沒(méi)有什么問(wèn)題。可是，一旦各類(lèi)藏書(shū)多達(dá)數(shù)百冊(cè)，如果不以一個(gè)主題，比如“繼承法”之類(lèi)，來(lái)排列整理的話，那么檢索就要浪費(fèi)很多時(shí)間，效率實(shí)在太低。58.有計(jì)算功能的手表，隨時(shí)隨地都可驗(yàn)算數(shù)字在公車(chē)上突然想要計(jì)算數(shù)字，計(jì)算機(jī)手表十分方便，不必專(zhuān)門(mén)從公文包中，拿出計(jì)算機(jī)，且對(duì)口算心算沒(méi)有把握時(shí)，這種“計(jì)算機(jī)手表”更能發(fā)揮特有的功能。雖然，按鍵太小不容易操作，但是在這些

36、功能之下，這個(gè)缺點(diǎn)不足掛齒。59.即使貴一點(diǎn)，對(duì)電腦處理的投資也要在所不惜最近市面上電腦的價(jià)格急速降低，有不少人除了文書(shū)處理機(jī)外，還在家里自備傳真機(jī)、電腦等家庭辦公設(shè)備，以期提高工作與學(xué)習(xí)的效率。只要能夠運(yùn)用自如，對(duì)電腦設(shè)備的投資，絕對(duì)是值得的。 溝通促效法 1.站著開(kāi)會(huì)也能提高開(kāi)會(huì)效率一般說(shuō)來(lái)，大家似乎都認(rèn)定開(kāi)會(huì)一定要坐著開(kāi)，其實(shí)，偶而站著開(kāi)會(huì)也是個(gè)很好的方法。站著說(shuō)話，會(huì)產(chǎn)生要盡快把話說(shuō)完的心理作用，令精神集中，很快就可以獲得結(jié)論，問(wèn)題一下子就決定了。所以相對(duì)而言，那種又臭又長(zhǎng)的會(huì)議，只是浪費(fèi)時(shí)間而已。目前也有相當(dāng)多的企業(yè)采用這種方法。2.除了通訊錄之外，也要編制“人才錄”任何人都有通訊錄

37、，不過(guò)除了通訊錄之外，最好還編制一本“人才錄”，專(zhuān)門(mén)記載詳細(xì)的個(gè)人資料。在人才錄上，包括姓名欄全部有十二個(gè)項(xiàng)目，詳細(xì)記錄個(gè)人的專(zhuān)長(zhǎng)、特征、學(xué)歷背景等等，所以在求才的時(shí)候，非常方便?！叭瞬配洝笨捎糜布埌遄龀桑⒂冕斸樛馄ぱb訂成冊(cè)。3.與人會(huì)面選在書(shū)店最適合與人會(huì)面時(shí)，如果對(duì)方?jīng)]有不便之處，你可以利用書(shū)店做為會(huì)面的地點(diǎn)，并且特別指定大書(shū)店中你所喜歡的專(zhuān)柜為會(huì)面處。在等人的時(shí)間中，也可以用來(lái)收集信息，一點(diǎn)也不浪費(fèi)時(shí)間。如果比約定的時(shí)間早到，就可以看看雜志或自己喜歡的書(shū)，以吸取信息，即使對(duì)方遲到，也可有意義地打發(fā)時(shí)間。只要稍加用心，等人時(shí)間就可以變成充實(shí)、有意義的時(shí)間，而且大書(shū)店目標(biāo)很容易找，可以說(shuō)是

38、最適當(dāng)?shù)臅?huì)面場(chǎng)所。4.名片的整理在整理通訊錄時(shí)，可采用一般的方法，按照姓氏來(lái)排列。不過(guò)名片方面，就不用要這個(gè)方法，而是要分成工作、公司等幾個(gè)項(xiàng)目來(lái)整理。如此，即使一下子想不起對(duì)方的姓名，只要知道對(duì)方是“A公司的職員”，仔細(xì)找找A公司那一份就可以，此起按姓氏排列，這個(gè)方法更容易檢索。此外，整理名片時(shí)，不要把名片放在名片盒里，要放在名片簿中，這樣較容易翻閱找尋。5.在“工作手冊(cè)”上詳細(xì)記錄零散信息出門(mén)辦點(diǎn)小事，卻不巧趕上擁擠時(shí)間，結(jié)果白白等了半個(gè)多鐘頭，這種情況經(jīng)常會(huì)發(fā)生，只是平常不太會(huì)感覺(jué)到，其實(shí)這些浪費(fèi)掉的時(shí)間，一累積起來(lái)，也是相當(dāng)可觀的。所以，為了防止這種無(wú)謂的浪費(fèi)，連乍看之下很可笑的瑣碎信

39、息，最好也記在“工作手冊(cè)”上，比如郵局在哪一天哪個(gè)時(shí)間人最少，或是哪個(gè)窗口辦事速度最快，將這些具體的信息記在手冊(cè)上，辦起事來(lái)將更為方便、迅速。6開(kāi)會(huì)時(shí)間要加上尾數(shù)，以防止遲到召集會(huì)議時(shí)，如果把時(shí)間訂在“一點(diǎn)”、“兩點(diǎn)”，一定會(huì)有人遲到。這種幾點(diǎn)“整”的時(shí)刻，大都會(huì)令人感覺(jué)這只是個(gè)概括性的標(biāo)準(zhǔn)，很容易漫不經(jīng)心的珊珊來(lái)遲。所以，你盡可能在開(kāi)會(huì)時(shí)間加上尾數(shù)，如“一點(diǎn)十五分”，這樣一來(lái)，會(huì)令人心生疑惑：“這個(gè)時(shí)間是不是具有什么特別意義?”因而產(chǎn)生極高的興致，如此會(huì)議就能準(zhǔn)時(shí)開(kāi)始。7立刻在收到的名片上寫(xiě)“當(dāng)事人”的資料對(duì)商界人士而言，交換名片似乎是不可缺少的“儀式”。從初次見(jiàn)到的人手中所收到的名片，不要

40、隨便亂放，應(yīng)整理得有條不紊，日后將成為寶貴的個(gè)人資料來(lái)源。當(dāng)與人交換名片后，你可以馬上在對(duì)方的名片上書(shū)寫(xiě)他的專(zhuān)長(zhǎng)、興趣、資歷等等，這么一來(lái)，要找人才就輕松多了。主要的是，為方便日后利用，先在名片上多加幾個(gè)字，這一點(diǎn)是非常重要的。8與沒(méi)有時(shí)間觀念的人約會(huì)時(shí)，可接著安排另一個(gè)約會(huì)約會(huì)老是遲到，沒(méi)有時(shí)間觀念的人，大多在事情已告一段落之后，仍喋喋不休地說(shuō)個(gè)沒(méi)完，即使是事情已談完，他們也無(wú)意離開(kāi)，仍興致勃勃地準(zhǔn)備暢談一番。在與這種沒(méi)有時(shí)間觀念的人約會(huì)時(shí)，你可接著又安排另一個(gè)約會(huì)，并且事前聲明：“我兩點(diǎn)十五分有約會(huì)，我早一點(diǎn)在一點(diǎn)四十分見(jiàn)面吧”!這么一來(lái)，幾乎所有的人都會(huì)準(zhǔn)時(shí)赴約，由于時(shí)間有限，會(huì)面得以快

41、速地進(jìn)行。從第二個(gè)意義上來(lái)說(shuō)，又可防止時(shí)間的浪費(fèi)。9與公司主管會(huì)面時(shí)，在對(duì)方名片上書(shū)寫(xiě)秘書(shū)小姐的芳名當(dāng)你與公司董事高級(jí)主管交換名片時(shí)，你可以請(qǐng)教對(duì)方專(zhuān)任秘書(shū)的芳名，趁著記憶猶新，馬上寫(xiě)在收到的名片上。因?yàn)樵谂c這種高階層人物聯(lián)絡(luò)時(shí)，他們不可能會(huì)親自接電話，通常都經(jīng)過(guò)秘書(shū)轉(zhuǎn)接，如果事先曉得秘書(shū)的芳名，聯(lián)絡(luò)起來(lái)自然會(huì)順利多了，而且，借此博得秘書(shū)小姐的好印象，對(duì)日后的工作自是大有益處。10名片上除“個(gè)人資料外”，另記錄其他資料以加深印象除了“個(gè)人資料”之外，你還可在收到的名片上，書(shū)寫(xiě)種種資料，比如一般的“見(jiàn)面日期”、“見(jiàn)面場(chǎng)所”、“介紹人”、“會(huì)談要事”等等，此外出身地和外表特征，也都盡可能地寫(xiě)下來(lái)。

42、當(dāng)然，這些都是人才錄上的珍貴資料，同時(shí)借此加深對(duì)他人的印象，即使是很久不見(jiàn)的人，只要看看名片，腦海中就能夠浮現(xiàn)鮮明的印象。最好在交換名片的當(dāng)天，就把這些資料全寫(xiě)上去，以免日久忘懷。11牢記女職員的生日 整體工作能不能順利進(jìn)行，關(guān)鍵多半在于女性職員，似乎每家公司都是如此。即使復(fù)印一張文件，小姐們肯不肯盡心幫忙，都會(huì)影響到工作效率與工作成果，因此很多人對(duì)女性職員都特別用心?；诖它c(diǎn)最好的方法是記住小姐們的生日，在當(dāng)天送她們一張生日卡。以小小一張卡片，向她們表示感謝，就算她們平日對(duì)你有什么不滿，也會(huì)一筆勾銷(xiāo)。 12. 通訊錄要采用活頁(yè)卡片，以便插換追加通訊錄最好是采用活頁(yè)式卡片，這種活頁(yè)式通訊錄，一

43、張卡片上只登記一個(gè)人，所以不管對(duì)方搬了幾次家，改來(lái)改去都不怕沒(méi)地方可寫(xiě)，換新卡片也是很簡(jiǎn)單。此外，還可根據(jù)情況的需要，隨意插換追加。舉例來(lái)說(shuō)，如果“陳大”的后面是“林二”，有一天又認(rèn)識(shí)一個(gè)姓“陳三”的人，舊式通訊錄一定追加在最后一頁(yè)，但是這種活頁(yè)式的通訊錄，就可干凈利落地把“陳三”插在“陳大”與“林二”之間。13.賀年卡上的“最新動(dòng)態(tài)”，要馬上轉(zhuǎn)記到人才錄上最近賀年卡上的賀辭大部分都是印刷的，頂多在最后一、兩行自己再添上幾句話，有時(shí)候，也會(huì)順便寫(xiě)上個(gè)人的最新動(dòng)態(tài)，比如換工作、買(mǎi)房子搬家、通知結(jié)婚、添丁報(bào)喜等等。對(duì)這些賀年卡上的新信息，你必須仔細(xì)篩選，將必要的轉(zhuǎn)記到“人才錄”中當(dāng)事人的卡片上。這

44、些都是人才信息的基礎(chǔ)資料，如果遺漏對(duì)方搬家的通知，以致于失去聯(lián)絡(luò)，于公于私，都無(wú)法再發(fā)展下去。14.個(gè)人動(dòng)態(tài)的原始資料，要保存一定期間只要一收到告知搬家、結(jié)婚、添丁、死亡等等有關(guān)生活變化的書(shū)信或明信片，你可將其轉(zhuǎn)記到“人才錄”的卡片上。至于那些信件，則收到盒子里保存一定期間，因?yàn)槿绻R上將原始資料丟棄，就無(wú)法對(duì)比“人才錄”上的記錄有無(wú)錯(cuò)誤，以致于經(jīng)常發(fā)生陰錯(cuò)陽(yáng)差的現(xiàn)象。為了防止誤認(rèn)或筆誤，最好將原始資料保存一定的期間。15.借著人才錄的幫助，即使多年不見(jiàn)的人，也能談得很融洽“人才錄”是人際關(guān)系網(wǎng)中個(gè)人資料的檔案，其中設(shè)有種種項(xiàng)目，比如“姓名欄”、“姓氏索引”、“性別欄”、“出生年月日欄”、“會(huì)

45、面欄”、“學(xué)歷欄”、“職業(yè)欄”、“籍貫欄”、“服務(wù)地點(diǎn)欄”、“現(xiàn)在通訊處欄”、“家庭欄”、“備考欄”等等因此，即使與多年不見(jiàn)的人會(huì)面，只要事先查看一下人才錄上的資料，就可知道對(duì)方現(xiàn)在在哪家公司哪個(gè)單位擔(dān)任什么職務(wù)、家里有幾個(gè)人、結(jié)婚紀(jì)念日是哪一天，借此彼此不會(huì)感到陌生，能很快地熟識(shí)起來(lái)，相談甚歡。16采用名片大小的卡片做通訊錄，十分方便采用名片大小的卡片做活頁(yè)式的通訊錄的方法是，將卡片從上到下分成四行，第一行寫(xiě)家庭的郵遞區(qū)號(hào)、地址、電話號(hào)碼，第二行寫(xiě)公司的郵遞區(qū)號(hào)、地址、電話號(hào)碼、傳真機(jī)號(hào)碼，第三行寫(xiě)公司名稱(chēng)、單位名稱(chēng)、職銜，第四行寫(xiě)人名或是團(tuán)體名。這些資料一目了然，可以說(shuō)是效率很高的通訊錄。

46、市售的通訊錄大部分都太小，不像這種自制的通訊錄具有充分的填寫(xiě)空位。17.人才錄要以拼音字母加以細(xì)致分類(lèi)字母區(qū)分活頁(yè)卡片人才錄上的索引欄，并不是按現(xiàn)成格式大略地以姓氏分類(lèi)，而是取其人姓名的前三個(gè)字音，填入索引欄。以“林達(dá)新”來(lái)說(shuō)，你可在卡片的右上角，寫(xiě)上“L、D、X”三個(gè)字，如此一來(lái)，在L區(qū)之中，還可按1、2、3、4的順序，加以細(xì)分化。(或者，亦可在L之后以男、女行業(yè)、地域區(qū)分)因而得以縮短找尋的時(shí)間，很快找到自己所要的資料。 雖然找一個(gè)人省不了多少時(shí)間，但是在找很多人的情況下，效率可就大有不同。18.“記號(hào)式”通訊錄，可提高工作效率為了在交待秘書(shū)寄賀年卡、問(wèn)候卡之時(shí)省去一一勾名單的麻煩，你可以

47、先在通訊錄上加“”、“”、“×”、“”等等記號(hào)?！啊北硎久磕昙目ㄆ娜?，“”表示已寄了好幾年卻一直沒(méi)回函暫且予以保留的人，而“×”表示不寄也無(wú)所謂的人，此外，“”表示目前不在國(guó)內(nèi)的人。將寄卡片的工作交待屬下去辦，如果采用“記號(hào)式”通訊錄，那么受命的人就可以順利進(jìn)行工作。19.先將通訊錄復(fù)印下來(lái)，以便進(jìn)行核對(duì)賀年卡的工作如果你所在單位每年要寄發(fā)好幾千封的賀年卡與問(wèn)候卡，如此龐大的數(shù)量，很容易發(fā)生漏寄的失誤，所以最好的方法是先將通訊錄復(fù)印下來(lái)，以便進(jìn)行核對(duì)賀年卡的工作。先將通訊錄的姓名欄全部復(fù)印下來(lái)，把復(fù)印名單放在手邊，寫(xiě)完卡片后再用橡皮章在名單上蓋章，以表示寫(xiě)過(guò)。這階段的工作

48、，你可全部交給秘書(shū)去做。你只要在卡片上親筆加上幾句話，并且在先前的復(fù)印名單上，再蓋個(gè)章，以表示確認(rèn)無(wú)誤。如此一來(lái)，就不會(huì)發(fā)生漏寄的情形。20.核對(duì)寄發(fā)賀年卡名單的橡皮章，可用“已處理”印HT5”，5SS你單位在如果核對(duì)寄發(fā)賀年卡的名單上，蓋上“已發(fā)理”印，就可以防止漏寄的失誤，而且，最好是采用不打印臺(tái)的橡皮章。如果用筆勾記號(hào)，其記號(hào)的大小與位置很難統(tǒng)一，確認(rèn)時(shí)很容易發(fā)生眼睛疲勞等負(fù)面現(xiàn)象。還是采用市售大小統(tǒng)一的橡皮章比較快。21.賀年卡已差不多都收到了，就開(kāi)始做整理如果收到?jīng)]有寄卡片給他的人所寄來(lái)的卡片，一般都會(huì)馬上再補(bǔ)寄一張，因此，過(guò)了正月初七之后，還是經(jīng)常會(huì)收到卡片。等賀年卡已收齊，就可將

49、全部的卡片加以整理。 以姓氏拼音字母將全部的卡片重新排列，然后根據(jù)通訊錄復(fù)印名單，查出沒(méi)有寄卡片給他的人，有必要的話，再補(bǔ)寄一張給他。先前因搬家地址不明以至于沒(méi)有寄卡片給他的人，如果收到他所寄來(lái)的卡片，就要將其新地址轉(zhuǎn)記通訊錄上。22.日期章蓋在寫(xiě)有寄件人姓名的那面一年之中，也許你會(huì)收到很多很多的信件，所以，收到時(shí)若不好好整理，最后就會(huì)亂成一堆，陷入無(wú)法整理的狀態(tài)。最好的方法是，當(dāng)天收到的郵件都蓋上日期章，而且，一律蓋在寫(xiě)有寄件人地址、姓名的那一面，這樣不管寄件人的地址、姓名是寫(xiě)在正面或背面，一眼就可以知道收件日期與寄件人姓名，事后就能順利的進(jìn)行分類(lèi)工作。23. 以“請(qǐng)問(wèn)你有何貴事?”這句話會(huì)

50、打斷廢話太多的電話在最忙碌的當(dāng)兒，有人打電話來(lái)說(shuō)了一大堆廢話，不由令人暗暗著急，大概很多人都有過(guò)這種經(jīng)驗(yàn)。在這種情況之下，最好的方法是以“請(qǐng)問(wèn)你有何貴事?”來(lái)打斷對(duì)方的話頭，以便趕快進(jìn)入主題。視情況而定，也可以說(shuō)：“我現(xiàn)在有客人，有事請(qǐng)直說(shuō)?！睅拙湓捑桶咽虑榻鉀Q。這樣或許有些不客氣，不過(guò)，如果一通電話要浪費(fèi)數(shù)秒到數(shù)分鐘的時(shí)間，長(zhǎng)時(shí)間累積下來(lái)，也是相當(dāng)可觀的，所以，應(yīng)盡量減少這種不必要的時(shí)間浪費(fèi)。24.對(duì)付長(zhǎng)舌的妙法HT5”，5SS在這個(gè)世界上，有種舌頭特別長(zhǎng)的人，正事談完了依然喋喋不休地說(shuō)個(gè)不停。在這種會(huì)談之中，有時(shí)也會(huì)意外地獲取有用的信息?？墒?，如有急事當(dāng)然不能把寶貴的時(shí)間浪費(fèi)在聊天上。在與

51、長(zhǎng)舌的人會(huì)面時(shí)，你應(yīng)該根據(jù)情況決定“結(jié)束會(huì)談的時(shí)刻”，并先在手表上設(shè)定時(shí)間。等到手表響起，你就說(shuō)：“實(shí)在很抱歉，我另外有急事?！苯璐私Y(jié)束會(huì)談。以這種方法來(lái)打斷談話，對(duì)方也能夠接受。讓定時(shí)表說(shuō)出有口難言的“逐客令”。25.與客戶面談時(shí)，請(qǐng)他帶份備忘錄前來(lái)當(dāng)客戶要約你面談時(shí)，你最好要求對(duì)方盡可能帶一份重點(diǎn)備忘錄前來(lái)面談，因?yàn)?，即使腦海中很清楚事情的始末，一旦實(shí)際用口說(shuō)出來(lái)，還是會(huì)有很多不清楚的問(wèn)題所在。請(qǐng)客戶先大略整理一下要點(diǎn)，比如某月某日發(fā)生了什么事，牽涉到繼承問(wèn)題的家屬、親戚等等，這樣就能很快了解客戶的情況，得以省下相當(dāng)?shù)臅r(shí)間。請(qǐng)對(duì)方盡可能帶一份重點(diǎn)備忘錄前來(lái)會(huì)談，可說(shuō)是有效與人會(huì)談的要訣。2

52、6.選擇下午時(shí)間與人會(huì)談與人會(huì)談時(shí)，有時(shí)要遷就對(duì)方的方便，不過(guò)，你最好還是盡可能約定下午的時(shí)間，因?yàn)檫@樣可以避免占用有效利用的時(shí)間。上午是開(kāi)始一天工作的時(shí)段，指示秘書(shū)打字、回信，打電話聯(lián)絡(luò)要事等等，這些事情如果都在上午交待好，下午的工作就能很快完成加以檢查，可達(dá)到很高的工作效率。而且，一上午埋頭于桌上作業(yè)，到了下午多少會(huì)感到有點(diǎn)疲倦，在這個(gè)時(shí)候與人會(huì)面，正好可以轉(zhuǎn)換一下心情。27.事先訂好會(huì)議開(kāi)始與結(jié)束的時(shí)間在召集會(huì)議時(shí)，最好先決定會(huì)議開(kāi)始與結(jié)束的時(shí)間，并通知開(kāi)會(huì)的人員，因?yàn)橄榷ㄏ陆Y(jié)束時(shí)間，會(huì)使參加人員產(chǎn)生專(zhuān)心開(kāi)會(huì)的意識(shí)，有一掃松懈氣氛的功效。這就是心理學(xué)上所說(shuō)的“截止效果”。舉例來(lái)說(shuō)，因?yàn)槿?/p>

53、學(xué)考試每堂只考一小時(shí)，考生為在限時(shí)內(nèi)寫(xiě)完考卷，就會(huì)集中全副心神專(zhuān)心作答。將這原理應(yīng)用到會(huì)議上，就不會(huì)浪費(fèi)時(shí)間與精力。 28.預(yù)先通知參加開(kāi)會(huì)的人，會(huì)議是逾時(shí)不候的無(wú)論做任何事，總有人不守時(shí)。比如說(shuō)兩點(diǎn)開(kāi)會(huì)，就有人到了兩點(diǎn)十分左右才珊珊而來(lái)。如果等到遲到者全來(lái)了之后才開(kāi)始開(kāi)會(huì)，等于使其他準(zhǔn)時(shí)而來(lái)的人都損失十分鐘，造成時(shí)間大量的浪費(fèi)。因此在通知開(kāi)會(huì)時(shí)間時(shí)，清楚表示會(huì)議是逾時(shí)不候的，這樣，即使參加人員還未到齊就準(zhǔn)時(shí)開(kāi)會(huì)，遲到的人也無(wú)話可說(shuō)，而且下次也不敢再遲到了。29開(kāi)會(huì)前要求提案者準(zhǔn)備書(shū)面報(bào)告馬拉松會(huì)議的原因，都在于事先準(zhǔn)備得不夠周全。沒(méi)有審議議題內(nèi)容的時(shí)間，在會(huì)場(chǎng)中被要求馬上說(shuō)出結(jié)論，任何人都只

54、有瞠目以對(duì)的份兒，當(dāng)然在沉默中浪費(fèi)不少時(shí)間?；谶@些，會(huì)議的召集人最好事先準(zhǔn)備“議題”、“問(wèn)題要點(diǎn)”、“對(duì)策”等等用紙，預(yù)先要求提案者提出報(bào)告，并將其復(fù)印分發(fā)給每個(gè)人，這樣每個(gè)問(wèn)題、觀念都一目了然，自能提高會(huì)議的效率。30.對(duì)上司做工作報(bào)告時(shí)，要先打好腹稿HT5”，5SS在對(duì)人傳達(dá)要事時(shí)，若不先整理出條理，就冒然開(kāi)口，往往都不得要領(lǐng)。尤其是對(duì)上司做工作報(bào)告，說(shuō)話結(jié)結(jié)巴巴，不只浪費(fèi)時(shí)間，更會(huì)令上司感到不耐煩，而影響到對(duì)自己工作能力的評(píng)價(jià)。不只是對(duì)自己的同事，連對(duì)自己家人也是一樣，都要“先想好要說(shuō)的話，才把人叫過(guò)來(lái)?！倍议_(kāi)口時(shí)，要先從結(jié)論說(shuō)起，這樣，對(duì)方就會(huì)知道談話重點(diǎn)所在，不但不會(huì)浪費(fèi)時(shí)間，也

55、比較不會(huì)發(fā)生誤會(huì)。31.好的工作程序要記入工作手冊(cè)，使新進(jìn)者也能應(yīng)用在做一件工作時(shí)，往往必須多方摸索嘗試，不過(guò)，在嘗試的過(guò)程中，即使發(fā)現(xiàn)新的方法，一旦完成這件工作，有時(shí)也會(huì)忘了這個(gè)妙法，因此，所造成的時(shí)間浪費(fèi)無(wú)法估計(jì)。所以，在你所在單位中，如果有人發(fā)現(xiàn)效率良好的工作方法，都要記入“工作手冊(cè)”中，這樣這個(gè)工作經(jīng)驗(yàn)就不再為發(fā)現(xiàn)者所獨(dú)有，而且，任何人只要照章行事，一定可以順利無(wú)誤地完成工作。32.“實(shí)用工作手冊(cè)”來(lái)自以往的工作經(jīng)驗(yàn)不管期望做得多么完整，“工作手冊(cè)”一定會(huì)有所遺漏。一種文件寫(xiě)法雖然已考慮到種種狀況，但為了對(duì)應(yīng)特別的情況，就必須采取相應(yīng)的做法。因此明知不夠完整，還是編制工作手冊(cè)，將其當(dāng)成“試金石”。一旦工作上發(fā)生困擾的問(wèn)題，就立刻追加、修正工作手冊(cè)的內(nèi)容。這樣日積月累就能完成一本“實(shí)用工作手冊(cè)”，任何狀況發(fā)生都能從中找到最有效率的解決方法。33.多關(guān)心女職員，托以重任以相當(dāng)?shù)木匆馀c關(guān)心，來(lái)對(duì)待