關(guān)于發(fā)布《XXXX保險(xiǎn)股份有限公司采購工作指引(XXXX版)

1、（XXXX 版 ）關(guān)于發(fā)布 XXXX 保險(xiǎn)股份有限公司采購工作指引總公司物控部2014年1月目錄第一部分總公司采購工作指引6一、采購流程圖6二、分項(xiàng)流程101 采購聯(lián)絡(luò)員102.學(xué)習(xí)采購制度113.確定米購需求114.提交采購申請(qǐng)135.1統(tǒng)購145.2團(tuán)購165.2.1詢價(jià)采購185.2.2招標(biāo)采購205.2.3單來源米購235.2.4競爭性談判采購245.2.5物控部核價(jià)255.3自購27第二部分分公司采購工作指引2829辦公室（行政部）采購工作職責(zé)一、采購制度治理 30二、采購審批和執(zhí)行30（一）采購流程圖 31（二）分項(xiàng)流程351 采購聯(lián)絡(luò)員362. 學(xué)習(xí)采購制度363. 確定采購需求

2、374. 提交采購申請(qǐng)385. 采購審批406. 采購執(zhí)行436.1統(tǒng)購436.2團(tuán)購446.2.1詢價(jià)采購476.2.2招標(biāo)采購486.2.2.1報(bào)備招標(biāo)486.2.2.2報(bào)批招標(biāo)516.2.2.3物控部組織招標(biāo)536.2.3單來源米購576.2.4競爭性談判采購586.2.5總公司物控部核價(jià)596.3自購60三、機(jī)構(gòu)采購治理 62四、供應(yīng)商治理63五、市場調(diào)研65第三部分附件66一、米購需求表模板 67二、XXXX項(xiàng)目采購商務(wù)談判要素一覽表67三、采購紀(jì)要模板 67四、綜合類項(xiàng)目招標(biāo)文件模板 67五、IT類項(xiàng)目招標(biāo)文件模板 67六、發(fā)回標(biāo)登記表模板 67七、開標(biāo)記錄表模板 67八、采購簽報(bào)

3、審批流程表（僅分公司適用）67第一部分總公司采購工作指引采購流程圖1.米購聯(lián)絡(luò)員f 2.學(xué)習(xí)米購制度f 3.確定米購需求f 4.提交米購申請(qǐng)f OA簽報(bào)/ERP申請(qǐng)5.2團(tuán)購5.1統(tǒng)購5.3自購創(chuàng)建訂單采購受理物控部批復(fù)自購簽發(fā)下單需求部門自行詢價(jià)米購驗(yàn)收付款物控部核價(jià)采購資料存檔5.2.1詢價(jià)米購5.2.2招標(biāo)米購5.2.3單一來源米購5.2.4競爭性談判米購5.2.5米購紀(jì)要JJJJ確定參與供應(yīng)商成立招標(biāo)小組確定參與供應(yīng)商確定參與供應(yīng)商確定參與供應(yīng)商簽訂合同物控部核價(jià)J定標(biāo)J驗(yàn)收付款J資料存檔詢價(jià)邀請(qǐng)確定參標(biāo)供應(yīng)商驗(yàn)收付款JJJ反饋報(bào)價(jià)編制招標(biāo)文件資料存檔J發(fā)標(biāo)J回標(biāo)J開標(biāo)評(píng)標(biāo)商務(wù)會(huì)談定標(biāo)

4、米購紀(jì)要簽訂合同驗(yàn)收付款講明：監(jiān)色部分由物控部負(fù)責(zé)或主導(dǎo)黃色部分由需求部門負(fù)責(zé)或主導(dǎo)資料存檔二 分項(xiàng)流程1. 采購聯(lián)絡(luò)員1.1 定義 各部門設(shè)置兼職采購聯(lián)絡(luò)員。人員較多的部門可分室設(shè)置聯(lián)絡(luò)員，每室不超過一人。設(shè)置和變動(dòng)時(shí)，需上 報(bào)物控部備案。1.2 職責(zé)1.2.1 采購聯(lián)絡(luò)員應(yīng)主動(dòng)學(xué)習(xí)公司的采購制度和流程，同時(shí)應(yīng)了解和熟悉本部門常規(guī)采購物品和服務(wù)的內(nèi) 容及要求。1.2.2 采購申請(qǐng)由采購聯(lián)絡(luò)員提交。1.2.3 本部門自購權(quán)限的采購，由采購聯(lián)絡(luò)員按照有關(guān)采購制度經(jīng)辦執(zhí)行；統(tǒng)購和團(tuán)購由采購聯(lián)絡(luò)員配合物控 部執(zhí)行。2. 學(xué)習(xí)采購制度采購聯(lián)絡(luò)員應(yīng)主動(dòng)學(xué)習(xí)公司采購制度:2.1XXXX保險(xiǎn)股份有限公司物控

5、人員廉潔自律規(guī)定2.2XXXX保險(xiǎn)股份有限公司總公司采購治理方法2.3XXXX保險(xiǎn)股份有限公司采購名目2.4XXXX保險(xiǎn)股份有限公司采購工作指引3. 確定采購需求3.1確定采購項(xiàng)目需求部門確定采購項(xiàng)目，包括名稱目的 預(yù)算等。3.2采購需求表分類采購需求應(yīng)按物品或服務(wù)分類別填寫采購需求表 會(huì)議類服務(wù)類。3.3填寫米購需求表（見附件1）。要緊分類：印刷類IT類 非IT物品類需求部門確定采購項(xiàng)目的詳細(xì)需求并填寫 采購需求表，包括內(nèi)容 品牌 規(guī)格 型號(hào)等。重要或技術(shù)復(fù) 雜的項(xiàng)目應(yīng)提供采購項(xiàng)目市場調(diào)研 /技術(shù)評(píng)估分析報(bào)告或項(xiàng)目方案投入產(chǎn)出分析報(bào)告等。3.4 采購需求表要求3.4.1 采購需求表內(nèi)容應(yīng)具體

6、 明確 完整，以便向供應(yīng)商發(fā)標(biāo) 詢價(jià)和供應(yīng)商反饋報(bào)價(jià)。重要或技術(shù) 復(fù)雜的項(xiàng)目應(yīng)另行編制 項(xiàng)目名稱 項(xiàng)目要求。3.4.2 采購需求表須經(jīng)需求部門負(fù)責(zé)人簽字后方生效，物控部按有效簽署后的需求進(jìn)行采購， 如需求變 更，則需經(jīng)上次采購需求表簽字人的上一級(jí)領(lǐng)導(dǎo)簽字方可生效，同時(shí)采購時(shí)刻將重新開始運(yùn)算。4. 提交采購申請(qǐng)4.1 需求部門按照采購治理方法 采購名目及本指引，提交采購申請(qǐng)；采購申請(qǐng)應(yīng)按采購名目規(guī) 定時(shí)效提早提交。統(tǒng)購產(chǎn)品采購申請(qǐng)通過 ERP 系統(tǒng)提交，團(tuán)購 自購項(xiàng)目采購申請(qǐng)通過 OA 簽報(bào)提交。4.2 ERP/OA 申請(qǐng)要求：4.2.1 采購申請(qǐng)應(yīng)對(duì)采購項(xiàng)目進(jìn)行簡要描述。包括，采購項(xiàng)目名稱 采

7、購目的 采購預(yù)算等。4.2.2 采購申請(qǐng)均須附采購需求表 。4.2.3 重大或技術(shù)復(fù)雜的項(xiàng)目，另附 項(xiàng)目名稱 項(xiàng)目要求或其他有關(guān)資料。4.2.4 單一來源采購申請(qǐng)，應(yīng)講明符合單一來源采購的條件（參見采購治理方法 ），提供有關(guān)資料講明 并經(jīng)物控部審批。425必要時(shí)，ERP申請(qǐng)須附OA申請(qǐng)簽報(bào)講明。如：資產(chǎn)報(bào)廢重新購買時(shí)，須附資產(chǎn)報(bào)廢OA簽報(bào)。4.3 采購申請(qǐng)審批鏈：運(yùn)營中心 品牌宣傳部 產(chǎn)品精算部5000元及以上） -需求部門分管總（按-董事長（ 30萬及以上）4.3.1 OA 簽報(bào)審批鏈：需求部門 -有關(guān)審批部門（如信息治理中心 等）-財(cái)務(wù)部-物控部（采購預(yù)算 5000元及以上） -董事會(huì)招標(biāo)

8、代表（采購預(yù)算 照權(quán)限規(guī)定） -財(cái)務(wù)部分管總（按照權(quán)限規(guī)定） -物控部分管總（ 20 萬及以上）4.3.2 ERP 審批鏈：參見 ERP 操作手冊(cè)5.1 統(tǒng)購合同簽訂總公司物控部與供應(yīng)商簽訂統(tǒng)購協(xié)議。5.1.1 創(chuàng)建訂單需求部門采購聯(lián)絡(luò)員按照審批意見在 ERP 系統(tǒng)里創(chuàng)建采購訂單。5.1.2 簽發(fā)下單 物控部有關(guān)經(jīng)辦人郵件接收需求部門采購聯(lián)絡(luò)員發(fā)送的采購訂單，審核無誤后按 XXXX 協(xié)議供應(yīng)商采購 訂單授權(quán)簽字書要求簽字并向?qū)?yīng)統(tǒng)購供應(yīng)商下單。5.1.3 驗(yàn)收付款 需求部門負(fù)責(zé)對(duì)統(tǒng)購產(chǎn)品進(jìn)行到貨追蹤和驗(yàn)收，按公司財(cái)務(wù)要求付款。用戶部門配合。5.1.4 資料存檔5.1.4.1 物控部記錄電子臺(tái)帳

9、，留存紙質(zhì)訂單。5.1.4.2 用戶部門留存到貨清單 驗(yàn)貨清單等資料。5.2 團(tuán)購 采購受理物控部經(jīng)辦人郵件接收有效審批后的簽報(bào)和需求部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)的采購需求表后，按照審批意見 受理采購項(xiàng)目。團(tuán)購共性操作指引A 確定參與供應(yīng)商A.1 舉薦初選供應(yīng)商A.1.1 需求部門舉薦初選供應(yīng)商。招標(biāo)采購項(xiàng)目舉薦初選供應(yīng)商應(yīng)許多于 3 個(gè)，詢價(jià)采購項(xiàng)目舉薦初選供 應(yīng)商應(yīng)許多于 2 個(gè)。A.1.2 物控部按照采購項(xiàng)目情形，可補(bǔ)充舉薦初選供應(yīng)商。A.1.3 其他部門均可舉薦初選供應(yīng)商。A.2 評(píng)審初選供應(yīng)商A.2.1 評(píng)審條件確定：由物控部 需求部門共同議定。要緊評(píng)審要素包括：經(jīng)政府部門有效登記注冊(cè) 注 冊(cè)

10、資本金額 有關(guān)許可及資質(zhì)，市場地位 產(chǎn)品質(zhì)量 服務(wù)保證。A.2.2 差不多要求： 供應(yīng)商應(yīng)提供經(jīng)年審合格的營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件 稅務(wù)登記證復(fù)印件 機(jī)構(gòu)組織代碼證復(fù)印件。以上文件均可提供電子掃描文檔A.2.3 專項(xiàng)要求：按照采購標(biāo)的提供法律規(guī)定 行業(yè)慣例必備的許可證及資質(zhì)。A.2.4 其他要求：市場地位及供應(yīng)商認(rèn)為有利于對(duì)其評(píng)審的有關(guān)資料。A.2.5 已在我司供應(yīng)商庫中備案的，可不再重復(fù)提供。有關(guān)資質(zhì)證明有更新時(shí)需另行備案。A.3 確定參與供應(yīng)商 經(jīng)初選供應(yīng)商評(píng)審，物控部與需求部門共同確定參與供應(yīng)商。B 采購執(zhí)行 物控部經(jīng)辦人按照審批意見執(zhí)行采購。C 商務(wù)談判 物控部負(fù)責(zé)與供應(yīng)商進(jìn)行商務(wù)談判，需求部門

11、和有關(guān)部門配合。招標(biāo)項(xiàng)目在商務(wù)談判時(shí)應(yīng)按照 XXXX 項(xiàng) 目采購商務(wù)談判要素一覽表 （附件 2）中要素逐一談判落實(shí)。D 定標(biāo) 物控部按照商務(wù)談判結(jié)果上報(bào)董事會(huì)招標(biāo)代表定標(biāo)，通知中標(biāo)供應(yīng)商中標(biāo)并按要求簽訂合同與供貨。E 采購紀(jì)要 物控部經(jīng)辦人按照定標(biāo)意見編寫采購紀(jì)要 （附件 3）并經(jīng)董事會(huì)招標(biāo)代表，需求部門經(jīng)辦人負(fù)責(zé)人，物控部經(jīng)辦人簽字后生效。F 簽訂合同F(xiàn). 1 需求部門組織有關(guān)部門 物控部 法律合規(guī)部審核合同，采購金額在 3 萬元（含）及以上均需簽訂合同。金額在 3 萬元以下的可視情形簽訂合同；服務(wù)類（小額短期類服務(wù)項(xiàng)目除外）采購應(yīng)簽訂采購合同F(xiàn). 2 需求部門提交合同用印簽報(bào)，簽報(bào)需對(duì)采購

12、項(xiàng)目情形 中標(biāo)供應(yīng)商及價(jià)格等情形進(jìn)行簡要描述，并附 采購申請(qǐng)簽報(bào)和有效簽署后的采購紀(jì)要及有關(guān)資料。F.3 需求部門按照公司合同治理規(guī)定及時(shí)將合同交辦公室歸檔，需求部門留存合同復(fù)印件和電子掃描件， 并將合同電子掃描件發(fā)物控部備案。G 驗(yàn)收付款G. 1 需求部門負(fù)責(zé)驗(yàn)收產(chǎn)品的品牌 到貨數(shù)量 型號(hào) 系列號(hào) 包裝 外觀等，并在設(shè)備驗(yàn)收?qǐng)?bào)告上簽字 確認(rèn)。用戶部門配合。G. 2 需求部門按合同約定和財(cái)務(wù)要求付款。G.3 正常驗(yàn)收 符合付款條件的項(xiàng)目，應(yīng)及時(shí)付款，無專門緣故不得拖欠供應(yīng)商貨款。H 資料存檔H. 1 物控部留存采購 OA 簽報(bào) /ERP 申請(qǐng) 采購需求表 采購紀(jì)要或核價(jià)單等資料。H. 2 需求

13、部門留存合同電子掃描件 驗(yàn)貨清單等資料。5.2.1 詢價(jià)采購5.2.1.1 確定參與供應(yīng)商 參見 5.2 團(tuán)購共性操作指引。5.2.1.2 詢價(jià)邀請(qǐng) 物控部經(jīng)辦人在正式受理采購項(xiàng)目后向參與供應(yīng)商進(jìn)行詢價(jià)。5.2.1.3 反饋報(bào)價(jià) 供應(yīng)商反饋報(bào)價(jià)單。5.2.1.4 商務(wù)談判參見 5.2 團(tuán)購共性操作指引。5.2.1.5 定標(biāo)參見 5.2 團(tuán)購共性操作指引。5.2.1.6 采購紀(jì)要參見 5.2 團(tuán)購共性操作指引。5.2.1.7 簽訂合同參見 5.2 團(tuán)購共性操作指引。5.2.1.8 驗(yàn)收付款參見 5.2 團(tuán)購共性操作指引。5.2.1.9 資料存檔參見 5.2 團(tuán)購共性操作指引。5.2.2 招標(biāo)采購

14、5.2.2.1 成立招標(biāo)小組 物控部經(jīng)辦人在接到正式 OA 簽報(bào)申請(qǐng)后，組織需求部門 稽核部 財(cái)務(wù)部 有關(guān)部門人員成立臨時(shí)招標(biāo) 小組。招標(biāo)小組負(fù)責(zé)開標(biāo) 評(píng)標(biāo)。5.2.2.2 確定參標(biāo)供應(yīng)商 參見 5.2 團(tuán)購共性操作指引。5.2.2.3 編制招標(biāo)文件 物控部負(fù)責(zé)招標(biāo)文件（見附件 4 5）的制作，需求部門配合。招標(biāo)文件須需求部門經(jīng)辦人及負(fù)責(zé)人物控部經(jīng)辦人及負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。5.2.2.4 發(fā)標(biāo) 物控部向參標(biāo)供應(yīng)商發(fā)招標(biāo)文件，并填寫發(fā) /回標(biāo)登記表（見附件 6）。5.2.2.5 回標(biāo)物控部回收供應(yīng)商的投標(biāo)文件，填寫發(fā) /回標(biāo)登記表。回標(biāo)時(shí)刻最短不低于 3 個(gè)工作日，最長不超過 5 個(gè)工作日。5.2.

15、2.6 開標(biāo) 評(píng)標(biāo)a 招標(biāo)小組確定具體評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)。b 招標(biāo)小組共同開標(biāo)并評(píng)標(biāo)。形成開標(biāo)記錄表 （見附件 7 ）并由招標(biāo)小組成員簽字。重要或技術(shù)復(fù)雜 的項(xiàng)目視情形安排投標(biāo)供應(yīng)商進(jìn)行講標(biāo)。5.2.2.7 商務(wù)談判參見 5.2 團(tuán)購共性操作指引。5.2.2.8 定標(biāo)參見 5.2 團(tuán)購共性操作指引。5.2.2.9 采購紀(jì)要參見 5.2 團(tuán)購共性操作指引。5.2.2.10 簽訂合同參見 5.2 團(tuán)購共性操作指引。5.2.2.11 驗(yàn)收付款參見 5.2 團(tuán)購共性操作指引。5.2.2.12 資料存檔參見 5.2 團(tuán)購共性操作指引。5.2.3 單一來源采購5.2.3.1確定參與供應(yīng)商參見5.2團(tuán)購共性操作指引5

16、.2.3.2商務(wù)談判參見5.2團(tuán)購共性操作指引5.2.3.3 定標(biāo)參見5.2團(tuán)購共性操作指引5.2.3.4采購紀(jì)要參見5.2團(tuán)購共性操作指引5.2.3.5簽訂合同參見5.2團(tuán)購共性操作指引5.2.3.6驗(yàn)收付款參見5.2團(tuán)購共性操作指引5.2.3.7資料存檔參見5.2團(tuán)購共性操作指引5.2.4競爭性談判采購5.2.4.1確定參與供應(yīng)商參見5.2團(tuán)購共性操作指引5.2.4.2商務(wù)談判參見5.2團(tuán)購共性操作指引5.2.4.3 定標(biāo)參見5.2團(tuán)購共性操作指引5.2.4.4采購紀(jì)要參見5.2團(tuán)購共性操作指引5.2.4.5簽訂合同參見5.2團(tuán)購共性操作指引5.2.4.6驗(yàn)收付款參見5.2團(tuán)購共性操作指引

17、5.2.4.7資料存檔參見5.2團(tuán)購共性操作指引5.2.5物控部核價(jià)5.2.5.1確定參與供應(yīng)商物控部確定參與供應(yīng)商5.2.5.2物控部核價(jià)物控部經(jīng)辦人向參與供應(yīng)商進(jìn)行核價(jià)。5.2.5.3 定標(biāo)參見5.2團(tuán)購共性操作指引。5.2.5.4驗(yàn)收付款參見5.2團(tuán)購共性操作指引。5.2.5.5資料存檔參見5.2團(tuán)購共性操作指引。5.3 自購5.3.1 需求部門自行詢價(jià)采購 需求部門按物控部批復(fù)意見或標(biāo)準(zhǔn)采購權(quán)限執(zhí)行詢價(jià)采購。6.2參與供應(yīng)商的選擇 詢價(jià)邀請(qǐng) 商務(wù)談判 定標(biāo)等過程均由需求部門自行完成。具體執(zhí)行時(shí)可參考 詢價(jià)采購指引”。5.3.2 采購紀(jì)要 采購金額超過 5000 元（含）及以上的項(xiàng)目需編

18、制采購紀(jì)要并由經(jīng)辦人和部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。5.3.3 簽訂合同 物品類項(xiàng)目可視情形簽訂合同，服務(wù)類（小額短期類服務(wù)項(xiàng)目除外）采購應(yīng)簽訂采購合同。5.3.4 驗(yàn)收付款 參見團(tuán)購共性操作指引。5.3.5 資料存檔需求部門留存簽報(bào) 采購紀(jì)要 驗(yàn)貨清單等資料第二部分分公司采購工作指引辦公室（行政部）采購工作職責(zé)1 辦公室（行政部）經(jīng)理采購工作職責(zé)1.1 執(zhí)行總公司采購治理制度，并制定 修訂 頒布分公司及下屬機(jī)構(gòu)采購治理制度 標(biāo)準(zhǔn) 流程 指 引。1.2 審批 審核 備案分公司及下屬機(jī)構(gòu)采購業(yè)務(wù)1.3 監(jiān)督 檢查 指導(dǎo) 考核分公司及下屬機(jī)構(gòu)采購業(yè)務(wù)1.4 治理 考核 評(píng)估供應(yīng)商1.5 收集 調(diào)研 分析市場

19、價(jià)格。2 采購治理崗工作職責(zé)2.1 把握總 分公司采購制度，并對(duì)其宣導(dǎo) 講明和執(zhí)行。2.2 審批 審核 組織 參與分公司各部門 下屬機(jī)構(gòu)采購項(xiàng)目2.3 分公司下屬機(jī)構(gòu)采購業(yè)務(wù)的指導(dǎo) 治理 監(jiān)督和評(píng)判。2.4 分公司聯(lián)合招標(biāo)小組和采購崗設(shè)置 變更的報(bào)備。2.5 分公司采購治理的自檢自查，匯總上報(bào)并落實(shí)整改。2.6 分公司采購數(shù)據(jù)的采集 統(tǒng)計(jì) 分析和上報(bào)。2.7 分公司供應(yīng)商治理。2.8 分公司采購市場調(diào)研。2.9 分公司采購檔案治理。一 采購制度治理1 分公司辦公室（行政部）學(xué)習(xí) 宣導(dǎo) 執(zhí)行總公司采購制度。2 分公司辦公室（行政部）按照總公司采購制度制定分公司及下屬機(jī)構(gòu)的采購制度，并及時(shí)進(jìn)行修訂

20、和完善二 采購審批和執(zhí)行1 分公司辦公室（行政部）按照總 分公司采購制度，審核 審批分公司及下屬機(jī)構(gòu)采購業(yè)務(wù)。2 分公司辦公室（行政部）組織分公司及下屬機(jī)構(gòu)超權(quán)限采購項(xiàng)目， 有效操縱采購成本，保證采購質(zhì)量一）采購流程圖1米購聯(lián)絡(luò)員 f 2學(xué)習(xí)米購制度 f 3確定米購需求f4提交采購申請(qǐng)fOA簽報(bào)/ERP申請(qǐng)f 5 米購審批 f 6 米購執(zhí)行6.2團(tuán)購采購受理6.1統(tǒng)購6.3自購創(chuàng)建訂單需求部門/下屬機(jī)構(gòu)J1自行詢價(jià)采購 簽發(fā)下單.t+驗(yàn)收付款623單一來源驗(yàn)收付款621詢價(jià)采購6.2.4競爭性談判6.2.5總公司物控部1 -J1采購核價(jià)采購資料存檔確定參與供應(yīng)商6.2.2.1確定參與供應(yīng)商確定

21、參與供應(yīng)商詢價(jià)邀請(qǐng)報(bào)備招標(biāo)商務(wù)談判物控部核價(jià)反饋報(bào)價(jià)確定參標(biāo)供應(yīng)商定標(biāo)定標(biāo)商務(wù)談判編制招標(biāo)文件622招標(biāo)采購采購資料存檔6.2.2.26.2.2.3確定參與供應(yīng)商報(bào)批招標(biāo)物控部組織招標(biāo)商務(wù)談判確定參標(biāo)供應(yīng)商確定參標(biāo)供應(yīng)商定標(biāo)編制招標(biāo)文件編制招標(biāo)文件驗(yàn)收付款發(fā)標(biāo)資料存檔回標(biāo)采購紀(jì)要定標(biāo)簽訂合同采購紀(jì)要驗(yàn)收付款簽訂合同開標(biāo) 評(píng)標(biāo)資料存檔驗(yàn)收付款商務(wù)談判定標(biāo)資料存檔采購紀(jì)要物控部審核發(fā)標(biāo)J簽訂合同發(fā)標(biāo)回標(biāo)驗(yàn)收付款回標(biāo)開標(biāo)評(píng)標(biāo)開標(biāo)評(píng)標(biāo)商務(wù)談判資料存檔定標(biāo)商務(wù)談判采購紀(jì)要J定標(biāo)J采購紀(jì)要J簽訂合同采購紀(jì)要簽訂合同JJJ報(bào)備物控部物控部審核驗(yàn)收付款JJJ驗(yàn)收付款簽訂合同資料存檔JJ資料存檔驗(yàn)收付款講明：藍(lán)

22、色部分由總公司物控部負(fù)責(zé)或主導(dǎo)J綠色部分由分公司辦公室（行政部）負(fù)責(zé)或主導(dǎo) 資料存檔 黃色部分由分公司需求部門 /下屬機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)或主導(dǎo)二）分項(xiàng)流程1. 采購聯(lián)絡(luò)員1.1 定義 分公司各部門 /下屬機(jī)構(gòu)設(shè)置兼職采購聯(lián)絡(luò)員。設(shè)置和變動(dòng)時(shí)，上報(bào)辦公室（行政部）備案。1.2 職責(zé)1.2.1 采購聯(lián)絡(luò)員應(yīng)主動(dòng)學(xué)習(xí)公司的采購制度和流程， 同時(shí)應(yīng)了解和熟悉本部門 /下屬機(jī)構(gòu)常規(guī)采購物品和 服務(wù)的內(nèi)容及要求。1.2.2 采購申請(qǐng)由采購聯(lián)絡(luò)員提交。1.2.3 本部門 /下屬機(jī)構(gòu)自購權(quán)限的采購， 由采購聯(lián)絡(luò)員按照有關(guān)采購制度經(jīng)辦執(zhí)行； 團(tuán)購由采購聯(lián)絡(luò)員配 合辦公室（行政部）執(zhí)行。2. 學(xué)習(xí)采購制度 采購聯(lián)絡(luò)員應(yīng)主動(dòng)

23、學(xué)習(xí)總 分公司采購制度：2.1 XXXX 保險(xiǎn)股份有限公司物控人員廉潔自律規(guī)定2.2 XXXX 保險(xiǎn)股份有限公司分公司采購治理方法 2.3 XXXX 保險(xiǎn)股份有限公司采購名目2.4 新籌機(jī)構(gòu)非 IT 資產(chǎn)配置標(biāo)準(zhǔn)2.5 XXXX 保險(xiǎn)股份有限公司采購工作指引2.6 XXXX 保險(xiǎn)股份有限公司機(jī)構(gòu)物控工作考核方法2.7 分公司制定和頒布的有關(guān)采購制度3. 確定采購需求3.1 確定采購項(xiàng)目 需求部門 /下屬機(jī)構(gòu)確定采購項(xiàng)目，包括名稱目的 預(yù)算等。3.2 采購需求表分類 采購需求應(yīng)按物品或服務(wù)分類別填寫 采購需求表（見附件 1）。要緊分類：印刷類 IT 類 非 IT 物品類 會(huì)議類 服務(wù)類。3.3

24、填寫采購需求表 需求部門 /下屬機(jī)構(gòu)確定采購項(xiàng)目的詳細(xì)需求并填寫采購需求表 ，包括內(nèi)容 品牌 規(guī)格 型號(hào)等。重 要或技術(shù)復(fù)雜的項(xiàng)目應(yīng)提供采購項(xiàng)目市場調(diào)研 /技術(shù)評(píng)估分析報(bào)告或項(xiàng)目方案 投入產(chǎn)出分析報(bào)告等。3.4 采購需求表要求3.4.1 采購需求表內(nèi)容應(yīng)具體 明確 完整，以便向供應(yīng)商發(fā)標(biāo) 詢價(jià)和供應(yīng)商反饋報(bào)價(jià)。重要或技術(shù)復(fù)雜的項(xiàng)目應(yīng)另行編制 項(xiàng)目名稱 項(xiàng)目要求3.4.2采購需求表須經(jīng)需求部門 /下屬機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人簽字后方生效，辦公室（行政部）按有效簽署后的需求 進(jìn)行采購，如需求變更，則需經(jīng)上次采購需求表簽字人的上一級(jí)領(lǐng)導(dǎo)簽字方可生效，同時(shí)采購時(shí)刻將重新開始 運(yùn)算。4. 提交采購申請(qǐng)4.1 需求部門

25、 /下屬機(jī)構(gòu)按照采購治理方法采購名目及本指引，提交采購申請(qǐng)；采購申請(qǐng)應(yīng)按采購名目規(guī)定時(shí)效提早提交。統(tǒng)購產(chǎn)品采購申請(qǐng)通過ERP系統(tǒng)提交，團(tuán)購自購項(xiàng)目采購申請(qǐng)通過 0A簽報(bào)提交4.2 OA簽報(bào)/ERP申請(qǐng)要求：4.2.1 采購申請(qǐng)應(yīng)對(duì)采購項(xiàng)目進(jìn)行簡要描述。包括，采購項(xiàng)目名稱 采購目的 采購預(yù)算等。4.2.2 采購申請(qǐng)均須附采購需求表 。4.2.3 重大或技術(shù)復(fù)雜的項(xiàng)目，另附 項(xiàng)目名稱 項(xiàng)目要求或其他有關(guān)資料。4.2.4 單一來源采購申請(qǐng)，應(yīng)講明符合單一來源采購的條件（參見采購治理方法 ），提供有關(guān)資料講明 并經(jīng)物控部審批。425必要時(shí)，ERP申請(qǐng)須附OA申請(qǐng)簽報(bào)講明。如：資產(chǎn)報(bào)廢重新購買時(shí)，須附資

26、產(chǎn)報(bào)廢OA簽報(bào)。4.3 采購申請(qǐng)審批鏈：4.3.1 OA 簽報(bào)審批鏈：見附件 8。4.3.2 ERP 審批鏈：參見 ERP 操作手冊(cè)。5. 采購審批5.1 采購需求審核 辦公室（行政部）審核 OA 簽報(bào) /ERP 申請(qǐng)是否提交采購需求表 。如未提交或采購需求表不符合要 求應(yīng)退回申請(qǐng)人進(jìn)行補(bǔ)充或修改。5.2 采購分項(xiàng)劃分 按照采購名目和采購標(biāo)的類別，合理進(jìn)行采購分項(xiàng)劃分。凡可由同類別供應(yīng)商提供物品和服務(wù)的項(xiàng)目， 應(yīng)劃分為一個(gè)采購分項(xiàng)。嚴(yán)禁可合并采購的項(xiàng)目“拆單”采購。5.3 采購審批意見 按照分公司采購治理方法和年度采購名目對(duì)各采購分項(xiàng)審批采購方式 采購權(quán)限，同時(shí)，對(duì)審批 鏈不完整的申請(qǐng)應(yīng)要求進(jìn)

27、行修正。5.4 采購審批意見范例范例 1： 請(qǐng)附采購需求表。 未附采購需求表的情形 范例 2： 采購需求不明確，請(qǐng)溝通修改完善。 采購需求表內(nèi)容不符合要求 范例 3：方案（費(fèi)用）申請(qǐng)簽報(bào)， 最終采購需求尚不明確， 實(shí)際采購兌現(xiàn)時(shí)請(qǐng)?zhí)嵩绱_定采購需求提交采購申請(qǐng)簽報(bào)。 采購需求不明確的方案申請(qǐng)簽報(bào) 范例 4：XX 項(xiàng)目預(yù)算 XX 元，屬需求部門 /下屬機(jī)構(gòu)自購權(quán)限，需求部門 /下屬機(jī)構(gòu)按采購制度自行詢價(jià)采購，形成 采購紀(jì)要。 采購需求表符合要求，各采購分項(xiàng)屬分公司需求部門 /下屬機(jī)構(gòu)自購權(quán)限，采購分項(xiàng)預(yù)算小于 5000 元 范例 5：XX 項(xiàng)目預(yù)算 XX 元，屬分公司詢價(jià) /招標(biāo)采購權(quán)限，分公司辦

28、公室（行政部）組織詢價(jià) /招標(biāo)采購。 需求 表符合要求，屬分公司采購權(quán)限，采購分項(xiàng)預(yù)算小于 5 萬元范例 6：XX 項(xiàng)目預(yù)算 XX 元，屬分公司招標(biāo)采購權(quán)限，分公司辦公室（行政部）組織招標(biāo)采購，編制采購紀(jì)要， 采購結(jié)論在采購合同簽訂后 10個(gè)工作日內(nèi)以 OA 形式向總公司物控部報(bào)備。 需求表符合要求，屬分公司招標(biāo)采購 權(quán)限，采購分項(xiàng)預(yù)算 5-10 萬元之間 范例 7：XX 項(xiàng)目預(yù)算 XX 元，屬分公司招標(biāo)報(bào)批采購權(quán)限，分公司辦公室（行政部）組織招標(biāo)采購，編制采購紀(jì) 要，發(fā)標(biāo)前招標(biāo)文件和參標(biāo)供應(yīng)商報(bào)總公司物控部溝通確認(rèn)，采購紀(jì)要經(jīng)總公司物控部審批通過后執(zhí)行采購。 需求 表符合要求，屬分公司招標(biāo)報(bào)

29、批采購權(quán)限，采購分項(xiàng)預(yù)算 10-30萬元之間 范例 8：XX 項(xiàng)目預(yù)算 XX 元，屬總公司物控部組織招標(biāo)采購權(quán)限，請(qǐng)總公司審批。 需求表符和要求，采購分項(xiàng)大 于等于 30 萬元范例 9：XX 采購分項(xiàng)預(yù)算 XX 元，屬總公司參與招標(biāo)采購權(quán)限，請(qǐng)總公司審批； XX 采購分項(xiàng)預(yù)算 XX 元，屬分公 司招標(biāo)報(bào)批采購權(quán)限，分公司辦公室（行政部）組織招標(biāo)采購，分公司辦公室（行政部）組織招標(biāo)采購，編制采購 紀(jì)要，發(fā)標(biāo)前招標(biāo)文件和參標(biāo)供應(yīng)商報(bào)總公司物控部溝通確認(rèn)，采購結(jié)論經(jīng)總公司物控部審批通過后執(zhí)行采購； X X 采購分項(xiàng)預(yù)算 XX 元，屬分公司招標(biāo) / 詢價(jià)采購權(quán)限，分公司辦公室（行政部）組織招標(biāo) /詢價(jià)

30、采購；其他采購分項(xiàng) 預(yù)算 XX 元，屬需求部門 /下屬機(jī)構(gòu)自購權(quán)限， XX 部/機(jī)構(gòu)按采購制度自行詢價(jià)采購。 綜合復(fù)雜的多項(xiàng)采購，采購 需求表符合要求，各采購分項(xiàng)采購方式 采購權(quán)限不同 范例 10：XX 采購分項(xiàng)因 XXXX ，符合單一來源采購規(guī)定，建議采納單一來源采購，報(bào)請(qǐng)總公司物控部審批。對(duì)單一來源采購需專門講明，符合采購治理方法中關(guān)于單一來源采購的規(guī)定并附有關(guān)證明資料和講明性材料 6. 采購執(zhí)行6.1 統(tǒng)購合同簽訂 總公司物控部與供應(yīng)商簽訂統(tǒng)購協(xié)議。6.1.1 創(chuàng)建訂單 辦公室（行政部）資產(chǎn)治理員按照審批意見在 ERP 系統(tǒng)里創(chuàng)建采購訂單。6.1.2 簽發(fā)下單 總公司物控部有關(guān)經(jīng)辦人郵件

31、接收分公司資產(chǎn)治理員發(fā)送的采購訂單，審核無誤后按 XXXX 協(xié)議供應(yīng)商 采購訂單授權(quán)簽字書要求簽字并向?qū)?yīng)統(tǒng)購供應(yīng)商下單。6.1.3 驗(yàn)收付款 需求部門負(fù)責(zé)對(duì)統(tǒng)購產(chǎn)品進(jìn)行到貨追蹤和驗(yàn)收，按公司財(cái)務(wù)要求付款。用戶部門配合。6.1.4 資料存檔6.1.4.1 物控部記錄電子臺(tái)帳，留存紙質(zhì)訂單。6.1.4.2 用戶部門留存到貨清單 驗(yàn)貨清單等資料。6.2 團(tuán)購采購受理采購治理崗郵件接收有效審批后的采購申請(qǐng)簽報(bào)和需求部門 /下屬機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)的采購需求表后，按 照審批意見受理采購項(xiàng)目。團(tuán)購共性操作指引A 確定參與供應(yīng)商A.1 舉薦初選供應(yīng)商A.1.1 需求部門舉薦初選供應(yīng)商。招標(biāo)采購項(xiàng)目舉薦初選供

32、應(yīng)商應(yīng)許多于 3 個(gè)，詢價(jià)采購項(xiàng)目舉薦初選供 應(yīng)商應(yīng)許多于 2 個(gè)。A.1.2 辦公室（行政部）按照采購項(xiàng)目情形，可補(bǔ)充舉薦初選供應(yīng)商。A.1.3 其他部門均可舉薦初選供應(yīng)商。A.2 評(píng)審初選供應(yīng)商A.2.1 評(píng)審條件確定：由辦公室（行政部） 需求部門共同議定。要緊評(píng)審要素包括：經(jīng)政府部門有效登 記注冊(cè) 注冊(cè)資本金額 有關(guān)許可及資質(zhì)，市場地位 產(chǎn)品質(zhì)量 服務(wù)保證。A.2.2 差不多要求： 供應(yīng)商應(yīng)提供經(jīng)年審合格的營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件 稅務(wù)登記證復(fù)印件 組織機(jī)構(gòu)代碼證復(fù) 印件。以上文件均可提供電子掃描文檔。A.2.3 專項(xiàng)要求：按照采購標(biāo)的提供法律規(guī)定 行業(yè)慣例必備的許可證及資質(zhì)。A.2.4 其他要求

33、：市場地位及供應(yīng)商認(rèn)為有利于對(duì)其評(píng)審的有關(guān)資料。A.2.5 已在分公司供應(yīng)商庫中備案的，可不再重復(fù)提供。有關(guān)資質(zhì)證明有更新時(shí)需另行備案。A.3 確定參與供應(yīng)商 經(jīng)初選供應(yīng)商評(píng)審，辦公室（行政部）與需求部門共同確定參與供應(yīng)商。B 采購執(zhí)行 辦公室（行政部）采購治理崗按照審批意見執(zhí)行采購。C 商務(wù)談判 辦公室（行政部）負(fù)責(zé)與供應(yīng)商進(jìn)行商務(wù)談判，需求部門和有關(guān)部門配合。D 定標(biāo) 辦公室（行政部）按照評(píng)標(biāo)方法定標(biāo)，通知中標(biāo)供應(yīng)商中標(biāo)并按要求簽訂合同與供貨。E 采購紀(jì)要 采購治理崗按照定標(biāo)意見編寫采購紀(jì)要 （附件 3），招標(biāo)項(xiàng)目經(jīng)聯(lián)合招標(biāo)小組成員簽字，詢價(jià)項(xiàng)目經(jīng)需 求部門 辦公室（行政部）經(jīng)辦人和負(fù)責(zé)人

34、簽字后生效。F 簽訂合同F(xiàn). 1 需求部門組織有關(guān)部門 辦公室（行政部） 法律合規(guī)部審核合同，采購金額在 2 萬元（含）及以上 均需簽訂合同。 金額在 2 萬元以下的可視情形簽訂合同；服務(wù)類 （小額短期類服務(wù)項(xiàng)目除外） 采購應(yīng)簽訂采購合同。F. 2 需求部門提交合同用印簽報(bào)，簽報(bào)需對(duì)采購項(xiàng)目情形 中標(biāo)供應(yīng)商及價(jià)格等情形進(jìn)行簡要描述，并附 采購申請(qǐng)簽報(bào)和有效簽署后的采購紀(jì)要及有關(guān)資料。F.3 需求部門按照公司合同治理規(guī)定及時(shí)將正式合同文本和電子掃描件交辦公室（行政部）歸檔，需求部 門留存合同復(fù)印件和電子掃描件。G 驗(yàn)收付款G. 1 需求部門負(fù)責(zé)驗(yàn)收產(chǎn)品的品牌 到貨數(shù)量 型號(hào) 系列號(hào) 包裝 外觀等

35、，并在設(shè)備驗(yàn)收?qǐng)?bào)告上簽字 確認(rèn)。用戶部門配合。G. 2 需求部門按合同約定和財(cái)務(wù)要求付款。G.3 正常驗(yàn)收 符合付款條件的項(xiàng)目，應(yīng)及時(shí)付款，無專門緣故不得拖欠供應(yīng)商貨款。H 資料存檔H. 1辦公室（行政部）留存采購 OA簽報(bào)/ERP申請(qǐng) 采購需求表 采購紀(jì)要或核價(jià)單 合同文 本等資料。H. 2 需求部門留存合同電子掃描件 驗(yàn)貨清單等資料。6.2.1 詢價(jià)采購6.2.1.1 確定參與供應(yīng)商參見 6.2 團(tuán)購共性操作指引。6.2.1.2 詢價(jià)邀請(qǐng) 辦公室（行政部）采購治理崗在正式受理采購項(xiàng)目后以書面形式向參與供應(yīng)商進(jìn)行詢價(jià)。6.2.1.3 反饋報(bào)價(jià) 供應(yīng)商反饋書面報(bào)價(jià)單。6.2.1.4 商務(wù)談判參

36、見 6.2 團(tuán)購共性操作指引。6.2.1.5 定標(biāo)參見 6.2 團(tuán)購共性操作指引。6.2.1.6 采購紀(jì)要參見 6.2 團(tuán)購共性操作指引6.2.1.7 簽訂合同參見 6.2 團(tuán)購共性操作指引6.2.1.8 驗(yàn)收付款參見 6.2 團(tuán)購共性操作指引6.2.1.9 資料存檔 參見 6.2 團(tuán)購共性操作指引。6.2.2 招標(biāo)采購6.2.2.1 報(bào)備招標(biāo)6.2.2.1.1 確定參標(biāo)供應(yīng)商參見 6.2 團(tuán)購共性操作指引。6.2.2.1.2 編制招標(biāo)文件辦公室（行政部）負(fù)責(zé)招標(biāo)文件（見附件 4 5）的制作，需求部門配合。招標(biāo)文件須需求部門經(jīng)辦人及負(fù)責(zé)人 辦公室（行政部）采購治理崗及負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)6.2.2.

37、1.3 發(fā)標(biāo) 辦公室（行政部）以書面形式向參標(biāo)供應(yīng)商發(fā)招標(biāo)文件，并填寫發(fā)/回標(biāo)登記表（見附件 6）。6.2.2.1.4 回標(biāo) 辦公室（行政部）按要求回收參標(biāo)供應(yīng)商的正式投標(biāo)文件，填寫發(fā)/回標(biāo)登記表。回標(biāo)時(shí)刻最短不低于2 個(gè)工作日，最長不超過 4 個(gè)工作日。6.2.2.1.5 開標(biāo) 評(píng)標(biāo)a 聯(lián)合招標(biāo)小組確定具體評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)。b 聯(lián)合招標(biāo)小組共同開標(biāo)并評(píng)標(biāo)。形成開標(biāo)記錄表 （見附件 7）并由聯(lián)合招標(biāo)小組成員簽字。重要或 技術(shù)復(fù)雜的項(xiàng)目應(yīng)安排參與投標(biāo)供應(yīng)商進(jìn)行講標(biāo)。6.2.2.1.6 商務(wù)談判 參見 6.2 團(tuán)購共性操作指引。6.2.2.1.7 定標(biāo)參見 6.2 團(tuán)購共性操作指引。6.2.2.1.8 采

38、購紀(jì)要參見 6.2 團(tuán)購共性操作指引。6.2.2.1.9 簽訂合同 參見 6.2 團(tuán)購共性操作指引。6.2.2.1.10 報(bào)備物控部投標(biāo)報(bào)價(jià)單等資料。采購結(jié)論在合同簽訂完成后 10個(gè)工作日內(nèi)以 OA 形式想總公司物控部報(bào)備。 報(bào)備 OA 簽報(bào)需附采購申請(qǐng)簽報(bào) 有效簽署的采購紀(jì)要和正式合同掃描件6.2.2.1.11 驗(yàn)收付款參見 6.2 團(tuán)購共性操作指引。6.2.2.1.12 資料存檔參見 6.2 團(tuán)購共性操作指引。6.2.2.2 報(bào)批招標(biāo)6.2.2.2.1 確定參標(biāo)供應(yīng)商參見 6.2 團(tuán)購共性操作指引。6.2.2.2.2 編制招標(biāo)文件辦公室（行政部） 負(fù)責(zé)招標(biāo)文件的制作， 需求部門配合。 招標(biāo)

39、文件須需求部門經(jīng)辦人及負(fù)責(zé)人 辦公室（行 政部）采購治理崗及負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。6.2.2.2.3 物控部審核 辦公室（行政部）將參標(biāo)供應(yīng)商與招標(biāo)文件以郵件形式上報(bào)物控部審核，物控部按照情形可舉薦供應(yīng)商參 與。6.2.2.2.4 發(fā)標(biāo) 辦公室（行政部）以書面形式向參標(biāo)供應(yīng)商發(fā)招標(biāo)文件，并填寫發(fā) /回標(biāo)登記表。6.2.2.2.5 回標(biāo)辦公室（行政部）按要求回收參標(biāo)供應(yīng)商的正式投標(biāo)文件，填寫發(fā) /回標(biāo)登記表?；貥?biāo)時(shí)刻最短不低于 2 個(gè)工作日，最長不超過 4 個(gè)工作日。6.2.2.2.6 開標(biāo) 評(píng)標(biāo)a 聯(lián)合招標(biāo)小組確定具體評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)。b 聯(lián)合招標(biāo)小組共同開標(biāo)并評(píng)標(biāo)。形成 開標(biāo)記錄表并由聯(lián)合招標(biāo)小組成員簽字

40、。重要或技術(shù)復(fù)雜的項(xiàng) 目應(yīng)安排參與投標(biāo)供應(yīng)商進(jìn)行講標(biāo)。6.2.2.2.7 商務(wù)談判參見 6.2 團(tuán)購共性操作指引。6.2.2.2.8 定標(biāo)參見 6.2 團(tuán)購共性操作指引。6.2.2.2.9 采購紀(jì)要參見 6.2 團(tuán)購共性操作指引。6.2.2.2.10 物控部審核辦公室（行政部）將投標(biāo)報(bào)價(jià)單 采購紀(jì)要文本 合同文本以郵件形式上報(bào)物控部審核。6.2.2.2.11 簽訂合同參見 6.2 團(tuán)購共性操作指引。6.2.2.2.12 驗(yàn)收付款參見 6.2 團(tuán)購共性操作指引。6.2.2.2.13 資料存檔參見6.2團(tuán)購共性操作指引6.2.2.3物控部組織招標(biāo)6.2.2.3.1 確定參標(biāo)供應(yīng)商 分公司聯(lián)合招標(biāo)小

41、組舉薦供應(yīng)商，總公司物控部補(bǔ)充確認(rèn)。6.2.2.3.2 編制招標(biāo)文件 總公司物控部負(fù)責(zé)招標(biāo)文件的編制，分公司聯(lián)合招標(biāo)小組配合。招標(biāo)文件須總公司物控部 分公司辦公室 （行政部） 分公司需求部門的經(jīng)辦人和負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。6.2.2.3.3 發(fā)標(biāo) 總公司物控部或授權(quán)分公司辦公室（行政部）向參標(biāo)供應(yīng)商發(fā)招標(biāo)文件，并填寫發(fā)/回標(biāo)登記表。6.2.2.3.4 回標(biāo) 總公司物控部或授權(quán)分公司辦公室（行政部）回收供應(yīng)商的投標(biāo)文件，填寫發(fā)/回標(biāo)登記表。回標(biāo)時(shí)刻最短不低于 3個(gè)工作日，最長不超過 5 個(gè)工作日。6.2.2.3.5 開標(biāo) 評(píng)標(biāo)a 總公司物控部與分公司聯(lián)合招標(biāo)小組共同確定具體評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)。b 總公司物控部與分公司聯(lián)合招標(biāo)小組共同開標(biāo)并評(píng)標(biāo)。形成開標(biāo)記錄表并由參會(huì)成員簽字。 重要或 技術(shù)復(fù)雜的項(xiàng)目應(yīng)安排參與投標(biāo)供應(yīng)商進(jìn)行講標(biāo)。6.2.2.3.6 商務(wù)