信息時(shí)代電子檔案的安全性探討

1、    信息時(shí)代電子檔案的安全性探討    陳芳摘 要隨著社會的不斷進(jìn)步，科技的不斷發(fā)展，我國各個(gè)領(lǐng)域都得到了很好的發(fā)展，尤其近年來信息技術(shù)不斷更新和完善，也使得其越來越受到各個(gè)行業(yè)的青睞，眾所周知，檔案對于企業(yè)發(fā)展來說具有十分重要的意義，而其經(jīng)過多年發(fā)展如今已經(jīng)發(fā)展成為電子檔案，雖然其更具效率但卻也存在著安全隱患。本文通過查閱相關(guān)資料，簡要介紹了電子檔案存在的安全隱患，并提出了行之有效的提升信息時(shí)代電子檔案安全性的相關(guān)措施，以期能夠?yàn)槲覈娮訖n案方面的發(fā)展提供有價(jià)值的參考。關(guān)鍵詞信息時(shí)代；電子檔案；安全性doi：10.3969/j.issn.1673

2、- 0194.2016.22.092g647；g271 a 1673-0194（2016）22-0-020 引 言檔案記錄在我國由來已久，古時(shí)其記錄了中華民族的發(fā)展史，隨著時(shí)代的推移，如今其擁有了更廣闊的應(yīng)用范圍，也發(fā)揮了越來越重要的作用，如今電子檔案已經(jīng)基本取代傳統(tǒng)檔案管理，其作為科學(xué)技術(shù)發(fā)展的產(chǎn)物，固然能夠很大程度上改善傳統(tǒng)檔案中的弊端，但也為檔案安全帶來了挑戰(zhàn)。如今檔案信息公開已經(jīng)得到了社會各界的認(rèn)可和關(guān)注，其能夠更大程度上促進(jìn)企業(yè)發(fā)展，而在此過程中值得注意的是，在操作相關(guān)信息時(shí)一定要細(xì)心，否則一旦誤刪則很難恢復(fù)。1 電子檔案存在的安全隱患1.1 對系統(tǒng)設(shè)備的依賴性傳統(tǒng)檔案管理主要由管理

3、紙質(zhì)材料為主，而電子檔案與其有著很大的差異，不難發(fā)現(xiàn)，電子檔案一旦離開計(jì)算機(jī)則難以使用，甚至無法進(jìn)行檔案錄入、檔案分類等工作。數(shù)字編碼作為生成電子檔案的主要表現(xiàn)形式，其只存在于計(jì)算機(jī)內(nèi)部，若人們認(rèn)為可視圖片、文字等信息即為電子檔案的話，只能說明人們并不十分了解電子文件的整體構(gòu)造，無論文字或圖片均不能夠?qū)⑵涿鞔_定義為電子文件，其只是作為輸出形式而已，計(jì)算機(jī)作為輸出載體，一旦失去計(jì)算機(jī)電子文件也就失去了效用。1.2 載體與信息的可分離性相較傳統(tǒng)檔案而言，電子檔案更加隨性，其可以根據(jù)不同的要求將信息轉(zhuǎn)化為不同的形式，也可以利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)將其進(jìn)行分享，因此已經(jīng)形成電子檔案的文件可以完全脫離載體而獨(dú)自存在

4、，紙制檔案則必須依附于紙張載體，一旦載體受損紙質(zhì)檔案也會受到相應(yīng)影響。雖然電子文件可以有效避免此種情況，但由于其具有較好的獨(dú)立性，也導(dǎo)致了其分離性有所增加，人們可以手動刪減文件內(nèi)容，也可以隨意添加內(nèi)容，并且在不同的載體中進(jìn)行加固，此種方式雖然便捷但也造成了新的問題，如何保障信息完整性成為了其亟待解決的主要問題之一。1.3 生成環(huán)境的安全性差如今已經(jīng)進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)社會、信息社會，計(jì)算機(jī)技術(shù)也在不斷更新和完善中，為現(xiàn)代檔案管理提供了更為便捷的方式，但網(wǎng)絡(luò)自身攜帶的開放性卻給電子檔案的傳輸、生成等方面造成了影響，尤其人們難以分辨來自網(wǎng)絡(luò)的各種電子信息是否真實(shí)。另外，對于大多數(shù)檔案應(yīng)用系統(tǒng)而言，其常常處于不

5、設(shè)防狀態(tài)，使得檔案寫入、傳輸、變換等多項(xiàng)操作均存在安全隱患，尤其需要注意的是黑客，黑客具有強(qiáng)大的計(jì)算機(jī)操作能力，其能夠輕易盜取電子檔案，或者在電腦遭遇病毒入侵時(shí)，也容易對電子檔案產(chǎn)生影響。2 提升信息時(shí)代電子檔案安全性的相關(guān)措施2.1 加強(qiáng)安全防范管理安全防范管理是一項(xiàng)較為繁瑣且系統(tǒng)的工作，為了能夠使電子檔案更具安全性，應(yīng)采取多種手段共同實(shí)施的方式，如行政、技術(shù)手段等，技術(shù)手段方面可以利用加密技術(shù)，加密技術(shù)如今已經(jīng)成為各個(gè)領(lǐng)域保護(hù)文件的重要措施之一，其能夠有效避免在檔案傳輸過程中被第三方窺視，從而盜取相關(guān)信息，除此之外也可以充分利用防寫技術(shù)，同時(shí)加強(qiáng)計(jì)算機(jī)自身防護(hù)能力，善于利用防火墻技術(shù)，也可

6、以采用安全衛(wèi)士等系統(tǒng)來提升電腦防范病毒的能力。2.2 壯大并優(yōu)化人才隊(duì)伍如今社會發(fā)展速度飛快，社會各界對人才的要求也有了明顯提升，對人才的要求已經(jīng)由單純的學(xué)歷、經(jīng)驗(yàn)轉(zhuǎn)變?yōu)槿苄腿瞬?、綜合型人才，對從事電子檔案管理工作的人員來說，其若無法充分提升自身技能以及個(gè)人素質(zhì)，則很難勝任電子檔案管理工作。電子檔案在使用過程中需要工作人員熟悉各種計(jì)算機(jī)技術(shù)，并對網(wǎng)絡(luò)技術(shù)也要有一定的了解，但僅僅如此依然無法滿足當(dāng)代社會的發(fā)展要求和發(fā)展趨勢，除此之外，其需要不斷增強(qiáng)自身管理能力，尤其要靈活運(yùn)用現(xiàn)代化管理方式，并具備上進(jìn)心、求知欲，以便促進(jìn)自身全面發(fā)展。2.3 重視基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)基礎(chǔ)設(shè)施若得不到充分完善同樣難以使電

7、子檔案安全得到保障，如我國大多數(shù)校園教育中往往存在計(jì)算機(jī)老舊的現(xiàn)象，而負(fù)責(zé)存放電子檔案的計(jì)算機(jī)也常常會由于老化而發(fā)生故障，嚴(yán)重阻礙了工作的開展，同時(shí)也不利于信息的添加以及傳輸。鑒于此，我國政府應(yīng)加大對此方面的資金支持，同時(shí)要對計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行深度完善，而在電子檔案管理方面可以積極開發(fā)出功能更為全面的查詢系統(tǒng)，以此來提升檔案調(diào)用的效率，使其真正實(shí)現(xiàn)信息化、實(shí)時(shí)化、數(shù)字化、智能化。2.4 完善相關(guān)管理制度無論對于何種機(jī)構(gòu)而言，實(shí)現(xiàn)制度管理均可以有效約束人員行為，而引入市場機(jī)制更可以起到雙重作用。因此今后在開展工作時(shí)，應(yīng)在檔案部門內(nèi)部制定信息準(zhǔn)入制度，并制定管理制度，使各個(gè)員工均能夠明確認(rèn)識到自身權(quán)限

8、，以及應(yīng)負(fù)的責(zé)任，另外要建立監(jiān)督部門，其不僅要對工作人員的工作狀態(tài)進(jìn)行監(jiān)督，也要對已完成的電子檔案進(jìn)行再次確認(rèn)，避免出現(xiàn)因工作人員粗心大意而造成紕漏，如此才能更好地保障電子檔案安全。2.5 完善信息轉(zhuǎn)移工作電子檔案不似傳統(tǒng)檔案，容易實(shí)現(xiàn)長期存放，如將電子檔案存入郵箱后可以實(shí)現(xiàn)保存，并且其也是傳輸文件常用的方式之一，然而存放在郵箱的電子檔案通常有時(shí)限限制，一旦超過預(yù)規(guī)定時(shí)間系統(tǒng)會自動刪除，因此如何使電子檔案長久保留下來也是目前較為難解決的問題。雖然針對此問題已經(jīng)作出了相應(yīng)努力，但收效均不是十分可觀，近年來互連標(biāo)準(zhǔn)的出現(xiàn)漸漸改善了這一現(xiàn)象，其可以實(shí)現(xiàn)不同軟件之間的數(shù)據(jù)互換，利用該技術(shù)可以將同一檔案

9、信息不斷轉(zhuǎn)移，并存放在不同的系統(tǒng)中，如此一來則可以進(jìn)行永久保存。2.6 做好保密工作完善的保密措施可以有效避免電子文件被盜用、被損壞，具體可以從以下幾個(gè)方面著手：一，設(shè)定權(quán)限審核，由于在生活和工作中難免會有很多人接觸到同一臺計(jì)算機(jī)，或有其他人需要查看該電子檔案，此時(shí)則需要使用系統(tǒng)判定功能，以便于確認(rèn)其是否具有使用權(quán)限，同時(shí)要開啟自動跟蹤功能；二，進(jìn)行加密處理，鑒于計(jì)算機(jī)內(nèi)部容量極大，其可以同時(shí)包含成千上萬的電子檔案，然而檔案的保密程度不同，對于需要保密的檔案應(yīng)進(jìn)一步加強(qiáng)措施，同時(shí)也賦予其合理的使用權(quán)限。2.7 保障信息設(shè)備環(huán)境安全由于電子文件的載體自身均具有一定價(jià)值，因此其通常會被存放在如公司

10、、機(jī)房或其他區(qū)域，并且此類區(qū)域通常均帶有門禁系統(tǒng)，如此一來則可以避免非工作人員進(jìn)入的情況。如今傳統(tǒng)鎖頭已經(jīng)無法發(fā)揮很好的作用，因此可以將其更換為密碼鎖，進(jìn)入的密碼只有領(lǐng)導(dǎo)以及相關(guān)工作人員可以知曉，若其他有需要的人想進(jìn)入該領(lǐng)域，則應(yīng)事先請示并做好人員登記。除此之外，做好備份也是極為重要的工作，畢竟當(dāng)今社會中火災(zāi)、天災(zāi)往往不期而至，一旦檔案被毀則可以利用備份檔案繼續(xù)開展工作。3 結(jié) 語電子檔案如今備受關(guān)注，作為新式檔案管理方式其已經(jīng)很好的實(shí)現(xiàn)了其價(jià)值，并且也很大程度上實(shí)現(xiàn)了檔案信息化、數(shù)字化，但其所存在的安全隱患也已經(jīng)成為人們較為關(guān)注的話題，因此今后在使用電子檔案時(shí)，應(yīng)積極采取措施盡量避免在使用過程中出現(xiàn)問題。除了要加大軟件建設(shè)外，也要注重提升工作人員的綜合素質(zhì)及能力，這也是當(dāng)下順利開展電子檔案工作的重要手段之一。然而雖然近年來我國已經(jīng)越來越重視電子檔案的安全問題，也采取了相應(yīng)措施，但似乎收效不大，因此相關(guān)機(jī)構(gòu)和人員應(yīng)再次加強(qiáng)對此方面的研究。