2022年信息化背景下的事業(yè)單位檔案管理

1、信息化背景下的事業(yè)單位檔案治理孫晶摘 要：在事業(yè)單位的內(nèi)部，檔案治理扮演著重要的角色，這可以進(jìn)行更精確的決策. 文章通過分析事業(yè)單位檔案治理信息化建設(shè)內(nèi)容，討論了事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的不足，有針對(duì)性的提出了信息化背景下事業(yè)單位檔案治理的措施，為相關(guān)的工作人員供應(yīng)參考和借鑒；關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；信息化；檔案治理1 引言相伴著時(shí)代的進(jìn)展，科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，事業(yè)單位檔案治理工作面臨著進(jìn)展機(jī)遇，相關(guān)的事業(yè)單位檔案治理部門必需加大對(duì)于信息化背景檔案治理工作的重視力度，下面是筆者對(duì)信息化背景下事業(yè)單位檔案治理的討論；2 事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的必要性分析第一，通過檔案治理信息化可以提高檔案治理的牢靠性，過去

2、的檔案治理工作里，檔案材料是以紙質(zhì)材料為載體的，這些紙質(zhì)材料很簡(jiǎn)單受到多種因素的影響，一旦遭到破壞就很難修復(fù)，必定會(huì)對(duì)事業(yè)單位自身造成缺失；通過現(xiàn)代的信息化手段可以把原本需要紙質(zhì)材料儲(chǔ)存的檔案儲(chǔ)備到運(yùn)算機(jī)里，防止檔案被破壞；一方面可以實(shí)現(xiàn)檔案資料的長(zhǎng)期儲(chǔ)存，另一方面仍可以更快的檢索信息；其次，檔案治理信息化更便于實(shí)現(xiàn)檔案檢索使用；將檔案資料合理進(jìn)行分類歸檔儲(chǔ)存以后， 通過檔案治理信息系統(tǒng)以及各種檔案治理軟件的使用，可以直接進(jìn)行有關(guān)檔案資料的線上查詢檢所使用，取代了傳統(tǒng)的借閱方式，不僅有利于愛護(hù)檔案資料，更有利于提高檔案治理效率，提升檔案工作為事業(yè)單位內(nèi)部治理和業(yè)務(wù)服務(wù)的水平；3 當(dāng)前事業(yè)單位檔

3、案治理信息化存在的問題分析3.1 事業(yè)單位檔案治理信息化的制度體系不完善事業(yè)單位檔案治理信息化工作必需借助于完整的制度體系，只有這樣才可以保證相關(guān)工作有序展開，但是現(xiàn)在的制度建設(shè)存在許多漏洞，造成了檔案治理信息化建設(shè)在推動(dòng)過程中缺少科學(xué)指導(dǎo)；3.2 檔案信息化建設(shè)的規(guī)范化水平不高對(duì)于一些事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)來說，他們意識(shí)到檔案治理工作信息化的價(jià)值，然后沒有針對(duì)歸檔的原始資料提出統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，不管是歸檔資料的格式要求，仍是歸檔目錄設(shè)置等方面，不夠統(tǒng)一規(guī)范，有的歸檔檢索流程也不夠完善，肯定程度上影響了檔案資源的共享利用；3.3 檔案治理工作人才隊(duì)伍建設(shè)落后檔案治理工作對(duì)于工作人員有特別高的要求，不過，現(xiàn)在許多

4、事業(yè)單位的檔案治理者人才缺乏，而且培訓(xùn)投入力度也比較小，有些檔案治理工作人員才能水平難以適應(yīng)檔案信息化工作的實(shí)際需要，這對(duì)于整體檔案治理工作水平具有肯定不利之處；3.4 檔案治理手段落后，缺乏創(chuàng)新從目前來看，事業(yè)單位的檔案治理工作并不主動(dòng)，許多信息需求者不能獲得足夠的信息，對(duì)于事業(yè)單位來說，它們的檔案治理部門僅僅是形式主義，未能主動(dòng)地去開發(fā)檔案信息資源， 且其治理手段特別落后，過程繁瑣，效率低下，缺乏有時(shí)效性的治理創(chuàng)新方案；3.5 事業(yè)單位檔案治理較為封閉，難以進(jìn)行共享對(duì)于我國(guó)的事業(yè)單位來說，在進(jìn)行檔案治理時(shí)使用的都是過去的檔案治理模式，由于檔案信息都是特別保密的，所以常年以來都不公開檔案材料

5、信息，造成事業(yè)單位的檔案信息處于半封閉狀態(tài)，其價(jià)值不能被充分地利用起來；4 信息化背景下事業(yè)單位檔案治理創(chuàng)新措施4.1 根據(jù)信息化建設(shè)的相關(guān)要求對(duì)事業(yè)單位的檔案治理制度進(jìn)行規(guī)范完善在信息化背景下，事業(yè)單位的檔案治理工作必需根據(jù)不同事業(yè)單位的內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)以及實(shí)際業(yè)務(wù)治理需要等，進(jìn)一步完善事業(yè)單位的檔案治理制度；在設(shè)計(jì)詳細(xì)的制度時(shí)，必需規(guī)定好詳細(xì)的檔案治理內(nèi)容，保證各個(gè)工作可以有序進(jìn)行；4.2 提高事業(yè)單位檔案信息化治理的標(biāo)準(zhǔn)化水平要想提高事業(yè)單位檔案治理工作的規(guī)范化，就要做好內(nèi)部流程的治理工作，制定好相關(guān)的檔案治理工作流程標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范好詳細(xì)的檔案治理工作；重點(diǎn)是對(duì)事業(yè)單位的檔案信息化治理基礎(chǔ)設(shè)施、

6、數(shù)字檔案資源數(shù)據(jù)庫建設(shè)、電子檔案歸檔和治理、檔案信息化利用、數(shù)字檔案資源的價(jià)值挖掘、信息化安全標(biāo)準(zhǔn)等關(guān)系到事業(yè)單位檔案工作基礎(chǔ)、業(yè)務(wù)要求、技術(shù)處理等方面的內(nèi)容，進(jìn)行系統(tǒng)的規(guī)定，通過高標(biāo)準(zhǔn)來規(guī)范事業(yè)單位檔案治理工作，有利于提高事業(yè)單位檔案治理工作水平；4.3 改進(jìn)事業(yè)單位檔案信息化治理技術(shù)水平要想提高事業(yè)單位檔案信息化治理水平就要重視技術(shù)的作用，詳細(xì)來看要從以下幾個(gè)角度動(dòng)身：第一，要在事業(yè)單位建立完善的檔案治理信息系統(tǒng)，并將事業(yè)單位的檔案治理信息系統(tǒng)與事業(yè)單位內(nèi)部的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)之間進(jìn)行有效的連接，以實(shí)現(xiàn)有關(guān)檔案資料電子文件的全過程治理和前端掌握；其次，不斷優(yōu)化現(xiàn)在的信息檢索技術(shù)，借助于多樣化的

7、搜尋技術(shù)來提高整體檢索效率；第三，加大對(duì)于信息技術(shù)的安全治理，重視技術(shù)保密工作，特殊是對(duì)聯(lián)網(wǎng)的檔案治理，更應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)病毒防范以及木馬侵襲等問題，確保事業(yè)單位檔案治理的保密性；4.4 加強(qiáng)對(duì)事業(yè)單位檔案治理工作人員的培訓(xùn)訓(xùn)練事實(shí)上，在影響事業(yè)單位檔案治理工作水平的眾多因素里，工作人員的綜合素養(yǎng)是最關(guān)鍵的因素，要想提高檔案治理工作信息化，就要重視檔案治理人才隊(duì)伍水平提高，詳細(xì)來看，要從以下幾個(gè)方面實(shí)行措施：第一，要讓員工們把握好基礎(chǔ)的學(xué)問；特殊是強(qiáng)化對(duì)事業(yè)單位檔案業(yè)務(wù)流程標(biāo)準(zhǔn)、檔案治理法律法規(guī)、檔案資料開發(fā)利用等方面的培訓(xùn)，強(qiáng)化基礎(chǔ)業(yè)務(wù)才能保證；其次，必需加大對(duì)于事業(yè)單位檔案治理人員技術(shù)水平的培訓(xùn)，

8、這樣可以提升事業(yè)單位檔案治理工作整體水平；4.5 治理人員要注意檔案系統(tǒng)的硬件安全要想在信息化背景下建設(shè)事業(yè)單位檔案治理系統(tǒng)，就要加大對(duì)于硬件安全的重視力度，這里所提及的設(shè)備安全主要包含系統(tǒng)硬件自身的安全和其他因素對(duì)于硬件設(shè)施的影響；分開來 看，系統(tǒng)硬件本身的安全問題，例如網(wǎng)絡(luò)設(shè)備的安全，其中包括儲(chǔ)備設(shè)備的安全、服務(wù)器的安全、操作設(shè)備的安全等；四周的影響因素主要有各種災(zāi)難的影響等，所以相關(guān)的工作人員必需準(zhǔn)時(shí)做好檢查工作，預(yù)防顯現(xiàn)安全事故；總得來說，系統(tǒng)硬件會(huì)對(duì)整個(gè)數(shù)字檔案儲(chǔ)備工作產(chǎn)生直接的影響，必需加大對(duì)其重視力度；4.6 事業(yè)單位數(shù)字化檔案治理者要重視信息技術(shù)的治理、運(yùn)用與軟件系統(tǒng)安全事業(yè)單位的數(shù)字化檔案可以更好的共享信息，同時(shí)對(duì)于事業(yè)單位自身工作也具有重要意義；在事業(yè)單位數(shù)字化檔案作用下，那些非法分子很簡(jiǎn)單盜取事業(yè)單位檔案信息，因而，網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)必需得到重視和運(yùn)用；通過設(shè)置安全密碼來儲(chǔ)備信息，相關(guān)治理者仍要準(zhǔn)時(shí)做好檢查工