單份文件歸檔整理工作流程

1、單份文件歸檔整理工作流程、控制措施與質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)說(shuō)明一、適用范圍：流程（一）適用于各部門(mén)年終移交由檔案室統(tǒng)一整理歸檔的單位；流程（二）適用于由部門(mén)整理或?qū)嵭屑磿r(shí)歸檔的單位。對(duì)已應(yīng)用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)電子文件歸檔管理的單位，其流程未納入此范圍。 二、采用單份文件歸檔整理工作流程、控制措施與質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)前，必須先制定本單位文件材料歸檔范圍及保管期限表，并經(jīng)本單位領(lǐng)導(dǎo)簽署、在單位內(nèi)部發(fā)文執(zhí)行。制定文件材料歸檔范圍及保管期限表時(shí)應(yīng)注意以下方面的問(wèn)題： 1、必須依據(jù)國(guó)家檔案局文書(shū)檔案保管期限表或上級(jí)主管部門(mén)關(guān)于文件材料歸檔范圍、保管期限的規(guī)定； 2、結(jié)合本單位的工作實(shí)際和文件材料產(chǎn)生、利用的情況； 3、本單位文

2、書(shū)處理部門(mén)、檔案部門(mén)與各部門(mén)共同研究制定； 4、應(yīng)保證文件的齊全完整，盡量做到應(yīng)歸檔文件無(wú)遺漏，保管期限劃分準(zhǔn)確； 5、符合單位及各部門(mén)實(shí)際，盡可能細(xì)化；6、注意“賬外”文件的收集，特別是各種圖表、花名冊(cè)、本單位出版的書(shū)刊和需要本單位貫徹落實(shí)的會(huì)議文件。 單份文件歸檔整理方法操作簡(jiǎn)圖（流程一）收 集編 制 頁(yè) 碼裝 訂排 序蓋檔號(hào)章電腦著錄裝盒排架打印目錄編制檢索工 具收集應(yīng)歸檔的文件材料齊全完整判斷文件是否歸檔依照歸檔范圍,慎重決定文件去留慎慎重確定歸檔文件的保管期限歸檔判斷確定期限期 限分 類(lèi)準(zhǔn)確客觀年度-機(jī)構(gòu)（問(wèn)題或文號(hào)）-期限分類(lèi)方法科學(xué)、適用，保持相對(duì)穩(wěn)定只編沒(méi)有頁(yè)碼的部分不空號(hào)、不

3、漏號(hào)用不銹鋼釘或線單“件”裝訂 便于保管利用按期限-機(jī)構(gòu)-時(shí)間三個(gè)層次排列順序相對(duì)固定在每一“件”的上方空白處蓋檔號(hào)章清晰、端正，件號(hào)不重、不空有關(guān)的信息錄入專(zhuān)用的檔案管理軟件錄入的內(nèi)容盡可能詳細(xì)、準(zhǔn)確按件號(hào)順序裝盒、上架不同保管期限、不同機(jī)構(gòu)的不要裝入同一盒中歸檔文件目錄一式兩份分保管期限按件號(hào)順序打印歸檔文件目錄寫(xiě)歸檔說(shuō)明、裝訂成檔案目錄目錄封面、背脊上的項(xiàng)目要填寫(xiě)完整 單份文件歸檔整理方法操作簡(jiǎn)圖（流程二）編 制 頁(yè) 碼裝 訂蓋檔號(hào)章電腦著錄裝盒打印目錄處理完畢的文件逐件判斷是否歸檔依照歸檔范圍,慎重決定文件去留慎慎重確定歸檔文件的保管期限歸檔判斷確定期限準(zhǔn)確客觀只編沒(méi)有頁(yè)碼的部分不空號(hào)

4、、不漏號(hào)用不銹鋼釘或線單“件”裝訂 便于保管利用在每一“件”的上方空白處蓋檔號(hào)章清晰、端正，件號(hào)不重、不空有關(guān)的信息錄入專(zhuān)用的檔案管理軟件錄入的內(nèi)容盡可能詳細(xì)、準(zhǔn)確分保管期限、按件號(hào)順序裝盒不同保管期限的文件不要裝入同一盒中歸檔文件目錄一式兩份分保管期限按件號(hào)順序打印歸檔文件目錄寫(xiě)歸檔說(shuō)明、裝訂成檔案目錄目錄封面、背脊上的項(xiàng)目要填寫(xiě)完整移 交檔案實(shí)體與目錄，于次年上半年移交檔案室同時(shí)移交相關(guān)文件、目錄的電子版本檢查驗(yàn)收檔案室檢查驗(yàn)收實(shí)體與目錄檢查實(shí)體整理與目錄是否規(guī)范排 架將檔案實(shí)體裝入檔案柜中按相對(duì)固定的機(jī)構(gòu)順序排列 編制檢索工 具 17流程（一）：各部門(mén)年終移交由檔案室統(tǒng)一整理歸檔流程操作

5、步驟控制措施與質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)1、收集1、每年的1-2月份，由檔案室通知各部門(mén)做好上年度文件材料的收集工作，提出具體要求，并附上文件材料歸檔范圍及保管期限表；1、收集的范圍：領(lǐng)導(dǎo)和各部門(mén)上年度處理完畢的文件材料；2、收集的時(shí)間：每年的1-2月份，由檔案室提出要求； 3、收集的要求： 應(yīng)歸檔材料須齊全、完整；注意收集在電腦上起草文件的電子版本。2、檔案室應(yīng)做好接收的登記匯總工作，對(duì)各部門(mén)移交文件材料的種類(lèi)、數(shù)量、時(shí)間、存在問(wèn)題進(jìn)行登記；3、檔案室依據(jù)歸檔范圍，參考本單位收發(fā)文登記本和印章登記本等，檢查各部門(mén)移交的文件材料是否齊全，并辦理交接手續(xù) 。2、歸檔判斷確定文件是否歸檔依據(jù)歸檔范圍，需歸檔的轉(zhuǎn)入下

6、一流程；不需歸檔的剔除。3、確定保管期限對(duì)照保管期限表確定每份文件的保管期限歸檔文件保管期限的判定必須準(zhǔn)確、客觀4、分類(lèi)1、分年度:把文件材料按形成年度分開(kāi)文件的“形成年度”是指文件的成文日期2、分機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)或文號(hào):在同一年度內(nèi)按機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）或文號(hào)分開(kāi)1、按文件的形成或承辦部門(mén)來(lái)確定應(yīng)歸入的機(jī)構(gòu)。2、綜合性的文件材料放入“辦公室”或相應(yīng)的綜合辦文部門(mén)。3、分保管期限:同一機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）或文號(hào)內(nèi)按不同的保管期限分開(kāi) 分類(lèi)方法應(yīng)保持相對(duì)穩(wěn)定5、編制頁(yè)碼在文件正面的右下角、背面的左下角編上頁(yè)碼無(wú)論是正本、定稿，還是正文、附件、多頁(yè)的文件處理單，凡沒(méi)有頁(yè)碼（單頁(yè)的除外）的，均須編制頁(yè)碼。各部分已有獨(dú)立

7、頁(yè)碼的，只需合并計(jì)算頁(yè)數(shù)。6、裝訂1、一般應(yīng)去掉文件上原有的易生銹的金屬物；1、要求：裝訂方法應(yīng)盡量不破壞檔案原貌，有利于保管利用。2、推薦使用的裝訂方法有：不銹鋼釘、線裝。（白乳膠粘貼、縫紉機(jī)車(chē)縫等方法不再使用）2、將文件的訂口對(duì)齊，用不銹鋼釘或線在文件的左上角或左側(cè)裝訂。3、有電子版本的可用袋裝，不另裝訂。4、短期的可不拆釘。7、排序1、先把同一保管期限的文件排在一起1、可按每個(gè)機(jī)構(gòu)永久、長(zhǎng)期、短期三條流水號(hào)排列歸檔文件；2、也可按整個(gè)單位每年只編永久、長(zhǎng)期、短期三條大流水號(hào)。但同一保管期限內(nèi)各機(jī)構(gòu)（問(wèn)題、文號(hào)）的排列順序應(yīng)保持相對(duì)固定；3、盡可能將有內(nèi)在聯(lián)系的（如同一次活動(dòng)、同一項(xiàng)工作、

8、同一個(gè)會(huì)議的）文件材料排在一起；2、在同一保管期限內(nèi)，把同一機(jī)構(gòu)（或問(wèn)題、文號(hào)）的文件排在一起3、最后在同一保管期限、同一機(jī)構(gòu)、問(wèn)題或文號(hào)內(nèi)按成文時(shí)間的先后排列8、蓋檔 號(hào)章在文件上方空白處蓋上檔號(hào)章1、檔號(hào)章必須清晰、端正。左側(cè)裝訂時(shí)最好蓋在左上方；2、把其中的全宗號(hào)、類(lèi)別號(hào)、期限、年度、機(jī)構(gòu)（每年歸檔文件只編永、長(zhǎng)、短三條流水號(hào)者可不填機(jī)構(gòu)代號(hào)）、件號(hào)（件號(hào)必須做到不重號(hào)、不空號(hào)）填好；3、使用與單份文件歸檔方法相配套的新型檔號(hào)章，其中的項(xiàng)目可一次完成。9、電腦 著錄把所有應(yīng)著錄的項(xiàng)目錄入專(zhuān)用的檔案管理系統(tǒng)1、著錄的項(xiàng)目必須準(zhǔn)確、齊全，以便于檢索；2、必須著錄的項(xiàng)目有：文件題名、責(zé)任者、文

9、號(hào)、成文日期、全宗號(hào)（沒(méi)有的可暫空）、頁(yè)數(shù)、歸檔年度、保管期限、機(jī)構(gòu)名稱(chēng)或代碼（不分機(jī)構(gòu)排列的單位不著）、件號(hào)；3、題名中的關(guān)鍵詞不能準(zhǔn)確反映文件內(nèi)容時(shí)，應(yīng)將主題詞錄入；4、文件題名一般要求照實(shí)抄錄，不得隨意改動(dòng)。如文件沒(méi)有題名或雖有題名但無(wú)法揭示出文件的實(shí)際內(nèi)容和成份，應(yīng)重新擬寫(xiě)。將重?cái)M的題名附于原題名后，外加“ ”；5、有副題名的應(yīng)錄入；6、“任免通知”等公文的標(biāo)題通常只標(biāo)注一個(gè)或部分人名，著錄時(shí)可在題名之后，加上該文任免的本單位有關(guān)人員的名字，并外加“ ”；7、有附件的應(yīng)將附件的題名完整錄入。如幾份文件合在一起算作一件的，應(yīng)將除首件外的其他文件作為附件來(lái)處理，題名在“附件”欄內(nèi)標(biāo)識(shí)清楚；

10、8、頁(yè)數(shù)：“一件”歸檔文件中有有效字符的頁(yè)面總數(shù)。10、裝盒排架1、將整理好的歸檔文件裝入檔案盒內(nèi)1、不同保管期限的文件不能裝在同一盒內(nèi)；2、分機(jī)構(gòu)編流水號(hào)的，不同機(jī)構(gòu)的文件不要裝在同一盒內(nèi)。2、填寫(xiě)檔案盒背上的項(xiàng)目完整填寫(xiě)檔案盒背上的項(xiàng)目：全宗名稱(chēng)、全宗號(hào)、類(lèi)別號(hào)、年度、期限、機(jī)構(gòu)、起止件號(hào)3、填寫(xiě)備考表中的項(xiàng)目包括盒內(nèi)文件材料情況說(shuō)明、整理人、檢查人、整理時(shí)間4、排架1、將裝盒后的檔案實(shí)體按編號(hào)順序放入檔案柜內(nèi)；2、只編三條大流水號(hào)的，按永久、長(zhǎng)期、短期的順序排列；3、每個(gè)機(jī)構(gòu)編三條流水號(hào)的，在同一保管期限內(nèi)按機(jī)構(gòu)順序排列。11、打印 目錄打印歸檔文件目錄一式兩份1、用紅、黃、綠三色目錄紙

11、分別打印永久、長(zhǎng)期、短期目錄；2、歸檔文件目錄的件號(hào)按順序排列，打印的字跡要求清晰。12、編檢索工具1、擬寫(xiě)“歸檔說(shuō)明”內(nèi)容包括：本年度立檔單位主要工作概況；本年度內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)、職能及黨政主要領(lǐng)導(dǎo)變化情況；本年度文書(shū)歸檔情況（含歸檔工作的組織情況、文件材料完整與否、檔案數(shù)量、有何缺陷）。2、裝訂成規(guī)范的檔案目錄1、把各部門(mén)移交的歸檔文件目錄，按與實(shí)體對(duì)應(yīng)的順序，相同期限排在一起，用檔案目錄夾裝訂；2、目錄內(nèi)一般按歸檔說(shuō)明、永久、長(zhǎng)期、短期的順序排列，可一年一本、幾年一本或一年幾本，也可將永久、長(zhǎng)期、短期分別裝訂；或永久、長(zhǎng)期合訂，短期單獨(dú)裝訂，多年合編。3、填寫(xiě)“目錄夾封面”上的項(xiàng)目 包括全宗名稱(chēng)

12、、類(lèi)別、年度、保管期限。4、填寫(xiě)“目錄夾脊背”上的項(xiàng)目包括全宗號(hào)、類(lèi)別、年度、期限。流程（二）：部門(mén)整理或?qū)嵭屑磿r(shí)歸檔流程操作步驟質(zhì)量控制與檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)1、歸檔判斷確定文件是否歸檔處理完畢的文件，依據(jù)歸檔范圍，需歸檔的轉(zhuǎn)入下一流程；不需歸檔的文件剔除。2、確定保管期限確定每份歸檔文件的保管期限由各部門(mén)對(duì)照本單位文件材料歸檔范圍及保管期限表確定每份文件的保管期限，經(jīng)檔案室檢查合格后，方可轉(zhuǎn)入下一流程。3、編制頁(yè)碼在正面的右下角、背面的左下角編上頁(yè)碼無(wú)論是正本、定稿，還是正文、附件、多頁(yè)的文件處理單，凡沒(méi)有頁(yè)碼（單頁(yè)的除外）的，均須編制頁(yè)碼。4、電腦著錄把所有應(yīng)著錄的項(xiàng)目錄入專(zhuān)用的檔案管理系統(tǒng)。1、著

13、錄的項(xiàng)目必須準(zhǔn)確、齊全，以便于檢索；2、必須著錄的項(xiàng)目有：文件題名、責(zé)任者、文號(hào)、成文日期、全宗號(hào)（沒(méi)有的可暫空）、頁(yè)數(shù)、歸檔年度、保管期限、機(jī)構(gòu)名稱(chēng)或代碼（不分機(jī)構(gòu)排列的不著）、件號(hào)；3、題名中的關(guān)鍵詞不能準(zhǔn)確反映文件內(nèi)容時(shí)，應(yīng)將主題詞錄入；4、文件題名一般要求照實(shí)抄錄，不得隨意改動(dòng)。如文件沒(méi)有題名或雖有題名但無(wú)法揭示出文件的實(shí)際內(nèi)容和成份，應(yīng)重新擬寫(xiě)。將重?cái)M的題名附于原題名后，外加“ ”；5、有副題名的應(yīng)錄入；6、“任免通知”等公文的標(biāo)題通常只標(biāo)注一個(gè)或部分人名，著錄時(shí)可在題名之后，加上該文任免的本單位其他有關(guān)人員的名字，并外加“ ”；7、有附件的應(yīng)將附件的題名完整錄入。如幾份文件合在一起

14、算作一件的，應(yīng)將除首件外的其他文件作為附件來(lái)處理，題名在“附件”欄內(nèi)標(biāo)識(shí)清楚；8、頁(yè)數(shù)：“一件”歸檔文件中有有效字符的頁(yè)面總數(shù)。5、蓋檔號(hào)章在文件上方空白處蓋上檔號(hào)章1、檔號(hào)章必須端正、清晰；左側(cè)裝訂時(shí)最好是蓋在歸檔文件的左上方；2、填寫(xiě)檔號(hào)章中的項(xiàng)目：全宗號(hào)、類(lèi)別號(hào)、期限、年度、機(jī)構(gòu)、件號(hào)；3、件號(hào)按文件處理時(shí)間的先后，分三種保管期限分別編制流水號(hào)。件號(hào)必須做到不重號(hào)、不空號(hào)；3、使用與單份文件歸檔方法相配套的新型檔號(hào)章，可將其中的項(xiàng)目一次完成。6、裝訂1、一般應(yīng)去掉文件上易生銹的金屬物；2、將文件的訂口對(duì)齊，用不銹鋼釘或線在文件的左側(cè)或左上角裝訂。 1、要求：裝訂方法應(yīng)盡量不破壞檔案原貌，

15、有利于保管利用。2、推薦使用的裝訂方法有：不銹鋼釘、線裝。（白乳膠粘貼、縫紉機(jī)車(chē)縫等方法不再使用）3、有電子版本的可用袋裝，不另裝訂。4、短期的不拆釘。7、裝盒1、將完成上述流程的文件分保管期限放入盒中暫存分三種保管期限按件號(hào)順序裝盒2、填寫(xiě)脊背上的項(xiàng)目完整填寫(xiě)檔案盒背上的項(xiàng)目：全宗名稱(chēng)、全宗號(hào)、類(lèi)別號(hào)、年度、期限、機(jī)構(gòu)、起止件號(hào)3、填寫(xiě)備考表項(xiàng)目包括：盒內(nèi)文件材料情況說(shuō)明、整理人、檢查人（由檔案室填寫(xiě)）、整理時(shí)間8、打印目錄分三種保管期限打印目錄，一式三份1、每年初打印上年度歸檔文件目錄；2、分別用紅、黃、綠三色目錄紙打印永久、長(zhǎng)期、短期目錄；3、件號(hào)按順序排列，打印的字跡清晰；9、移交將上

16、年度歸檔文件目錄、檔案實(shí)體一起移交檔案室1、每年的三月底之前，將上年度歸檔的文件按保管期限、件號(hào)排列移交檔案室；2、除移交歸檔文件外，還需移交紙質(zhì)歸檔文件目錄一式三份（其中一份作為與檔案室的交接憑據(jù)）、電子目錄和在電腦上起草文件的電子版本（在局域網(wǎng)上提交或提交磁盤(pán)、光盤(pán)等）。以下流程由檔案室完成10、檢查驗(yàn)收1、檢查驗(yàn)收各部門(mén)移交的歸檔文件、歸檔文件目錄及磁盤(pán)檢查的內(nèi)容包括歸檔文件是否齊全，有無(wú)遺漏；頁(yè)碼、檔號(hào)章、裝訂、目錄及電腦著錄是否符合要求2、辦理交接手續(xù)將各部門(mén)移交的歸檔文件目錄其中的一份作為移交清單，交接雙方簽名確認(rèn)11、排架將檔案實(shí)體裝入檔案柜內(nèi)按相對(duì)固定的順序排列各處室移交的檔案。12、編制檢索工具1、擬寫(xiě)“歸檔說(shuō)明”內(nèi)容包括：本年度立檔單位主要工作概況；本年度內(nèi)設(shè)機(jī)