檔案館資源建設(shè)之我見

1、檔案館資源建設(shè)之我見檔案資源是檔案館的立館之本，是檔案館各項(xiàng)工作得以 順利開展的要素資源，是衡量服務(wù)能力和水平的重要指標(biāo)。 加強(qiáng)檔案資源建設(shè)，是檔案館事業(yè)可持續(xù)發(fā)展的基礎(chǔ)、是提 升檔案館公共能力、實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)型檔案向現(xiàn)代型公共檔案館轉(zhuǎn) 變的必經(jīng)之路。我們常說，資源、資本、勞動力是生產(chǎn)的三 要素，其實(shí)檔案事業(yè)發(fā)展，也離不開這三要素。資源建設(shè)是 國家檔案館的重要任務(wù)之一。擁有檔案資源的規(guī)模與質(zhì)量， 是新時(shí)期衡量一個(gè)檔案館發(fā)展水平的重要指標(biāo)，也是一個(gè)檔 案館立足社會、服務(wù)社會的資本。因此，資源建設(shè)永遠(yuǎn)是檔 案學(xué)理論研究和檔案工作實(shí)踐所必須面對的一個(gè)重要命題。 為便于論述，本文僅就國家綜合檔案館的資源建設(shè)

2、，談點(diǎn)粗 淺的認(rèn)識。一、認(rèn)識檔案資源的價(jià)值關(guān)于檔案的價(jià)值，許多教科書多概括為憑證價(jià)值和參考 價(jià)值。這種概括至今仍具有科學(xué)意義，但以前我們在闡述其 具體價(jià)值時(shí)，往往過于狹隘。例如，對檔案的憑證價(jià)值，往 往解釋為對形成單位的查考價(jià)值，其實(shí)，就檔案的憑證價(jià)值 而言，不僅僅對形成單位的日后工作具有憑證價(jià)值，對社會, 對大眾同樣有憑證價(jià)值。檔案的憑證價(jià)值還表現(xiàn)在對社會公 眾的憑證價(jià)值。政府或公共機(jī)構(gòu)在管理社會事物過程中，尤 其是在辦理行政許可過程中，形成大量涉及社會大眾的檔 案，這些檔案既是政府日后工作查考的依據(jù)，也是當(dāng)事人日 后查考的依據(jù)。二、影響檔案資源建設(shè)的要素檔案館保存什么，不保存什么，不是完全

3、憑主觀愿望， 也不是一成不變的，重要的是看社會需求。有社會需求的檔 案才有收藏的意義，反過來只要有社會需求就可以去收集。 例如各種民生檔案，原本沒有明確列入檔案館接收范圍，因 為有社會需求，所以才引起各級檔案館的重視，這也是近幾 年“建立覆蓋人民群眾的資源體系”提出的依據(jù)。可見社會 需求是資源建設(shè)的重要因素。三、當(dāng)前檔案資源建設(shè)主要策略1、拓寬資源建設(shè)的主渠道檔案館的檔案主要是接收來得而不是其他途徑獲取的。這就決定了檔案館要豐富館藏，要改善結(jié)構(gòu)，必須將著眼點(diǎn) 放在主渠道的拓寬和完善上。首先要重新審視原來的接收范 圍是否適當(dāng)。所謂拓寬，主要是向過去忽略的經(jīng)濟(jì)和社會領(lǐng) 域延伸。國有企事業(yè)單位的檔案

4、自然應(yīng)是拓展的重點(diǎn)。而向 非國有檔案（包括集體和民營企事業(yè)單位、以及民間組織、 家庭、個(gè)人所有的檔案）延伸也應(yīng)是有益的考量。其次在接 收檔案門類上，必須突破單一文書檔案的局限，向照片檔案、 音像檔案、涉及民生的專門檔案、有時(shí)代特點(diǎn)的科技檔案和 實(shí)物檔案延伸。要實(shí)現(xiàn)這一轉(zhuǎn)變，就必須從檔案形成和歸檔 機(jī)制、移交機(jī)制入手，只有實(shí)現(xiàn)了有效的前端控制，接收進(jìn) 館才能順利實(shí)現(xiàn)。2、主動拍攝和采集檔案部門原本沒有主動形成檔案的職責(zé)，只是因?yàn)橛行?檔案無從接收，或者接收、征集起來很困難，成本很高，所 以近幾年有些地方檔案館自行配備相關(guān)設(shè)備，以拍攝或網(wǎng)絡(luò) 采集的方式主動形成所需要的檔案，如參加重大活動、重大 項(xiàng)

5、目的拍攝，實(shí)施城鄉(xiāng)記憶工程，或者通過網(wǎng)絡(luò)采集本地區(qū) 電視新聞和專題節(jié)目等。通過這兩種形式，形成大量珍貴照 片和音像檔案，從實(shí)際效果看，不失為資源建設(shè)的有益補(bǔ)充 形式。但任何主動形成都需要特定的人力、物力和財(cái)力支持, 客觀上決定了主動形成條件性，需要根據(jù)本地區(qū)的實(shí)際情況 而定，而不一定要全面普及或者都成為常態(tài)化工作。3、加大檔案征集的力度在檔案資源建設(shè)中，征集是豐富檔案資源的重要補(bǔ)充形 式。就全國而言，檔案征集既有共性，如重點(diǎn)征集非國家所 有的檔案，又必須具有鮮明的個(gè)性。這就是根據(jù)館藏現(xiàn)狀和 地方歷史文化特點(diǎn)，缺什么就征集什么。例如缺少民國檔案 的就征集民國檔案，缺照片檔案的就重點(diǎn)征集照片檔案；

6、有些地方可重點(diǎn)征集重大歷史事件和知名人物檔案，而有些地 方則可以重點(diǎn)征集風(fēng)俗民情、名勝古跡檔案等。借用信息化建設(shè)創(chuàng)新檔案工作隨著信息技術(shù)的迅速發(fā)展，信息資源數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的進(jìn)程進(jìn)一步加快，數(shù)字檔案館的建設(shè)與研究成為檔案界關(guān)注 的熱點(diǎn)。檔案信息化是檔案工程的一場革命、是傳統(tǒng)檔案走 向現(xiàn)代檔案的一個(gè)重要標(biāo)志。1加強(qiáng)檔案信息專門人才的培養(yǎng)。檔案信息化，必然使檔案工作者按照檔案工作現(xiàn)代化的 要求，自覺學(xué)習(xí)和更新知識，運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)和信息技術(shù)與檔 案管理工作的實(shí)踐，不斷創(chuàng)新檔案管理工作。因此要有針對 性的培養(yǎng)一批既能熟練應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技 術(shù)的專門人才，以滿足檔案信息化建設(shè)的需要。要努力學(xué)習(xí)

7、 信息知識，提供信息能力，掌握各種檔案工作信息源以及信 息檢索工具、檢索方法等方面知識，培養(yǎng)信息獲取和開發(fā)利 用的能力、信息。因此，現(xiàn)代檔案人員應(yīng)由一般的管理者變 成檔案信息專家，由傳統(tǒng)的“檔案保管者”變成“檔案信息 資源的管理者和傳播者”，盡快建立以管理型人才為基礎(chǔ)， 復(fù)合行人才為重點(diǎn)的高科技人才為骨干的檔案干部隊(duì)伍體 系，滿足檔案信息化建設(shè)的需要。2.要實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化通過檔案信息化，檔案的日常管理、分類、查詢等工作都可以由信息系統(tǒng)來気成，通過計(jì)算機(jī)錄入大量的檔案信息 并編制各種目錄，真正實(shí)現(xiàn)檔案資料方便快速檢索，全面啟 動檔案館館藏檔案目錄數(shù)據(jù)庫、檔案全文數(shù)據(jù)庫和多媒體檔 案數(shù)據(jù)庫建設(shè)

8、，建設(shè)互聯(lián)互通的現(xiàn)行文件、檔案信息發(fā)布平 臺和查詢利用系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源社會共享，最大限度 的發(fā)揮檔案館的社會服務(wù)功能。3、加強(qiáng)檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)通過軟件系統(tǒng)對所有檔案的收集、整理、保管、鑒定、 統(tǒng)計(jì)、檢索、利用、編研等各個(gè)方面能夠?qū)嵭杏?jì)算機(jī)的有效 管理、控制，實(shí)行檔案工作的自動化。4、扎實(shí)推進(jìn)檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)數(shù)據(jù)庫是網(wǎng)絡(luò)的信息資源，數(shù)據(jù)檔案館必須加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫 建設(shè)。首先，加強(qiáng)文件目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)，然后開展對重要檔 案的數(shù)字化建設(shè)，建設(shè)高質(zhì)量、高水平的全文信息數(shù)據(jù)庫， 最后將所有館藏檔案全部數(shù)字化。5、在服務(wù)方式上要?jiǎng)?chuàng)新隨著信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，檔案的保管條件逐步改善， 利用范圍越來越廣，服務(wù)方式應(yīng)

9、隨著形勢的變化不斷創(chuàng)新。 一是，讓公眾熟悉和了解檔案工作，擴(kuò)大檔案工作的知名度;二是宣傳檔案意識和宣傳檔案工作，三是依托現(xiàn)代化設(shè)備和 手段，充分挖掘檔案信息資源，通過檔案信息的上網(wǎng)，可以 向利用者提供開放的館藏檔案和有關(guān)現(xiàn)行文件，提供服務(wù)的 及時(shí)性。讓檔案信息資源服務(wù)社會民生實(shí)現(xiàn)最大化。加快檔案信 息化建設(shè)不僅能更有效地?cái)U(kuò)大檔案信息存儲量，而且更有利 于群眾通過網(wǎng)絡(luò)，方便、快捷、有效地查找到自己想要獲取 的信息。原來查一份檔案要先在宗卷的分類目錄中找，按照 目錄再去翻閱厚厚的文字檔案，需要花去大量的時(shí)間。現(xiàn)在, 群眾只需花幾分鐘，甚至幾十秒，先在網(wǎng)上查詢到自己所需 的檔案在漢中市檔案館是否館藏、或是否公開，然后再前往 檔案館輸入檔案中的關(guān)鍵詞，即可很快查詢出所需要的內(nèi) 容。館藏?cái)?shù)字化、傳遞網(wǎng)絡(luò)化、存儲海量化、服務(wù)自動化、 信息共享化的原則，檔案資源建設(shè)需要認(rèn)真籌劃并精心實(shí)施。由于各單位情 況不同，需要區(qū)別對待，需要采取不同措施，絕不能用一刀 切的方法