檔案管理中存在的問題及對(duì)策

1、    檔案管理中存在的問題及對(duì)策    摘 要：隨著信息技術(shù)的發(fā)展，電子檔案對(duì)傳統(tǒng)檔案的沖擊日漸加劇，人們對(duì)檔案管理工作的重視不夠，檔案管理人才的流失，單位對(duì)檔案科室的投入不夠等直接導(dǎo)致了檔案管理出現(xiàn)問題，但是檔案管理的重要性其實(shí)影響許多學(xué)科領(lǐng)域，人們身份信息等重要機(jī)密文件都與檔案管理的完善分不開，本文介紹了幾種檔案管理中存在的問題并提出了解決措施，以此來說明檔案管理的重要性。關(guān)鍵詞：檔案管理；機(jī)密文件；管理問題；解決對(duì)策每一門學(xué)科都有他自己存在的價(jià)值，我們?nèi)绻胍玫揭粋€(gè)領(lǐng)域它所存在的問題，那么必須先分析這個(gè)領(lǐng)域它發(fā)展的歷史與意義。所謂檔案，它的歷史

2、可以追溯到文字開始出現(xiàn)的時(shí)期，只不過開始記載文明并編撰成書的時(shí)候我們管它叫各類史書典籍，其實(shí)從夏商周開始古人們就已經(jīng)對(duì)史書進(jìn)行過歸類整理，這也是"檔案”管理的前身。到了清康熙年間，檔案開始作為一個(gè)獨(dú)立名詞而登上歷史舞臺(tái)。隨著文明的進(jìn)步和歷史的演變，檔案管理制度日趨完善， 加上如今互聯(lián)網(wǎng)大力發(fā)展的支持，檔案管理也更加的現(xiàn)代化。不論是上到國(guó)家建設(shè)或是中到國(guó)企私企的人事管理再或者下至每個(gè)人的人生發(fā)展軌跡，檔案的發(fā)展都與之關(guān)系緊密。檔案涉及到非常多的不同級(jí)別的機(jī)密，一旦泄露，不僅給了犯罪分子可乘之機(jī)，而且對(duì)檔案管理者及檔案所有人都是財(cái)產(chǎn)及名譽(yù)的嚴(yán)重?fù)p失，以下是我在檔案管理中遇到過的問題，以及

3、我對(duì)這些問題提供的解決措施：1 電子檔案與傳統(tǒng)檔案之間的"矛盾"問題及解決措施可以說計(jì)算機(jī)的發(fā)展對(duì)檔案的管理已經(jīng)達(dá)到了登峰造極的地步，最明顯的是檔案變得越來越薄，輔助軟件越來越豐富，在人事歸檔的角度來說，電子檔案的確提供了十分便利的程度，這是造福人類的一大幸事。再者說現(xiàn)在指紋技術(shù)發(fā)展也迅速，將指紋歸檔在學(xué)生考試方面來說，就減少了很多的舞弊案，這是提高社會(huì)公平一大幸事。在計(jì)算機(jī)技術(shù)不發(fā)達(dá)的年代想要調(diào)檔或者更改檔案是相當(dāng)?shù)膹?fù)雜，中間要浪費(fèi)太多的人力物力，還不一定達(dá)到我們想要的結(jié)果。相比之下，傳統(tǒng)檔案越來越不被人接受，甚至有些單位已經(jīng)實(shí)行全電子檔案制。那么傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案就沒有必要

4、存在了嗎？答案當(dāng)然是否定的。首先計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展也帶動(dòng)了黑客事業(yè)的興起，現(xiàn)實(shí)生活中我們的qq號(hào)就經(jīng)常被盜，導(dǎo)致個(gè)人隱私泄露，電子檔案也存在著這種漏洞。相比于個(gè)人的信息遺失，國(guó)家的機(jī)密泄露事件就顯得太大了，大到?jīng)]有人能冷靜的應(yīng)對(duì)，所以健全網(wǎng)絡(luò)安全就迫在眉睫。一旦遭遇這樣的事，要重建網(wǎng)絡(luò)檔案就要依賴于紙質(zhì)檔案的存檔了?，F(xiàn)在電子檔案已經(jīng)相當(dāng)普及，但是傳統(tǒng)檔案也應(yīng)一直沿用，協(xié)調(diào)好兩者之間的關(guān)系，給予同樣的重視是十分必要的。2 后備人才不足問題及解決措施后備人才不足說到底就是重視程度不夠。檔案管理學(xué)在許多高校中并不作為本科專業(yè)而設(shè)立，許多學(xué)生及家長(zhǎng)都是以今后發(fā)展為因不會(huì)選擇檔案管理專業(yè)，認(rèn)為檔案管理沒前

5、途，但這是認(rèn)知上的弊病，許多家長(zhǎng)并不了解檔案管理是什么就來盲目的下定義。有些我們看似并不起眼的專業(yè)將來也能在社會(huì)中應(yīng)用的十分廣泛，用自身所學(xué)能夠造福社會(huì)，是中國(guó)青年之幸，是中國(guó)社會(huì)之幸。要知道現(xiàn)在許多部門的人事檔案管理人員其實(shí)并不專業(yè)，但是他們從事的卻是重大機(jī)密的行業(yè)，不允許有絲毫的紕漏，檔案管理需要更多的有相關(guān)知識(shí)的人才來共同建設(shè)。3 檔案管理室的條件問題及相關(guān)解決措施大部分單位的檔案室已經(jīng)很久沒有人打掃過了，灰塵一片，甚至有些地方有了蜘蛛網(wǎng)，真的是觸目驚心，作為一個(gè)檔案管理的工作人員，感到很辛酸。其實(shí)目前國(guó)內(nèi)許多小企業(yè)還無法達(dá)到<<國(guó)家檔案管理?xiàng)l例>>中明文規(guī)定的整

6、齊規(guī)范、分類嚴(yán)謹(jǐn)?shù)?，反而雜物堆積，更有甚者成了單位的倉庫，管理設(shè)備也出現(xiàn)老化過時(shí)，種類不齊全。單位上級(jí)對(duì)檔案管理?xiàng)l例規(guī)定的不健全，下級(jí)執(zhí)行人員操作的不規(guī)范不重視，直接導(dǎo)致檔案的損壞甚至遺失。許多單位對(duì)這類問題的答復(fù)是"單位資金緊張沒有多余的錢去設(shè)置單獨(dú)的檔案室”，而有些有資金的單位也是找各種理由去回避這類問題。還有一些單位有資金也有獨(dú)立檔案室，但是對(duì)檔案管理人員的要求不到位，沒有提前進(jìn)行相關(guān)知識(shí)的培訓(xùn)。所以對(duì)待單位檔案管理室的條件必須重視，有一個(gè)舒心的環(huán)境員工工作起來也會(huì)更加努力。這類問題最好的解決方式就是從上而下逐級(jí)進(jìn)行審查，將檔案管理問題提到上層領(lǐng)導(dǎo)的議事日程里，與其他部門共同評(píng)

7、比，優(yōu)秀的檔案管理人員可進(jìn)行各類獎(jiǎng)勵(lì)，并積極聘請(qǐng)相關(guān)的優(yōu)秀人員加入進(jìn)來共同努力。4 檔案分類不標(biāo)準(zhǔn)問題及相關(guān)解決措施有很多檔案室它們的檔案分類也是不標(biāo)準(zhǔn)的，在地上堆積如山的檔案里想要從中找出精確的檔案可難比登天了。比方記載不同地區(qū)的人事檔案不可能放在一個(gè)檔案柜，試想一個(gè)檔案柜里既有不同區(qū)的人事檔案又有不同年代的人事檔案，很難管理，這時(shí)檔案分類顯得尤為重要，這就要求檔案管理者必須熟知各個(gè)檔案的類別，對(duì)于兼性檔案要如何處理的辦法。再比如個(gè)人檔案的年限問題，如果一個(gè)工人他要在幾年內(nèi)退休，那么檔案記錄者要詳細(xì)記載此名工人他是何時(shí)上班何時(shí)退休，他中間有沒有因?yàn)榧膊』蚴瞧渌麄€(gè)人因素而離開以及具體的時(shí)間是什

8、么時(shí)候，這中間不可以存在任何差錯(cuò)，否則將來涉及到調(diào)檔問題或其本人要辦理任何個(gè)人手續(xù)會(huì)出現(xiàn)各類糾紛。這類問題最好的解決措施便是要明確每個(gè)檔案的類別，針對(duì)不同類別的檔案分別進(jìn)行檔案歸類，對(duì)于兼性檔案一定要做好記錄，調(diào)檔時(shí)保證準(zhǔn)確的拿到所需檔案。5 檔案記錄精確度問題及相關(guān)解決措施在工作過程中曾經(jīng)出現(xiàn)有人要辦理退休問題，到相關(guān)單位辦理手續(xù)，但是他的身份信息顯示他已經(jīng)達(dá)到退休年齡，但是檔案記錄差了幾個(gè)月，這中間出現(xiàn)了差異導(dǎo)致他還要出示其他許多相關(guān)手續(xù)，使他忙的焦頭爛額，這件事卻關(guān)系到了檔案記錄的精確問題，上世紀(jì)計(jì)算機(jī)不發(fā)達(dá)的年代身份信息出錯(cuò)是常有的事，只在我身邊就有好多年齡出現(xiàn)偏差的，這和檔案記錄人員

9、的疏忽是脫不了關(guān)系的，檔案關(guān)系到一個(gè)人的一生，記錄問題必須嚴(yán)肅對(duì)待，有些人為了能夠提前退休故意加大了年齡，這些假的東西是千萬不能出現(xiàn)在個(gè)人檔案中的，這可以上升到相關(guān)法律問題，法律是嚴(yán)肅的，我們檔案記錄者要更加的嚴(yán)肅嚴(yán)格，才能確保社會(huì)秩序正運(yùn)行才能維護(hù)社會(huì)公證。6 檔案室工作人員流動(dòng)性大問題及相關(guān)解決措施因?yàn)闄n案室工作人員普遍工資不高，單位重視程度又不夠，在沒有大力投入資金之前，檔案管理人員的流動(dòng)性很大，交接過程往往容易出現(xiàn)差錯(cuò)，每個(gè)人對(duì)新環(huán)境的熟悉都要一定的時(shí)間，他們?nèi)绮皇菄?yán)格受過檔案管理培訓(xùn)那么他們每個(gè)人對(duì)檔案分類的理解也會(huì)不同，當(dāng)需要調(diào)檔的時(shí)候就會(huì)耗費(fèi)許多時(shí)間，檔案數(shù)量之大，類別之多，沒有經(jīng)驗(yàn)的管理者便不能游刃有余。對(duì)于人員流動(dòng)性大必要的措施就是給與相對(duì)應(yīng)的薪資以及優(yōu)厚的福利待遇，相應(yīng)的回報(bào)是獲得人心的必要方式，當(dāng)然也是必須經(jīng)過檔案培訓(xùn)的專業(yè)人才。檔案管理是一項(xiàng)集技術(shù)性、責(zé)任性、機(jī)密性的一項(xiàng)工作，以上問題及應(yīng)對(duì)措施也只是冰山一角。要改變強(qiáng)檔案管理的現(xiàn)狀，就要提高對(duì)檔案管理工作的社會(huì)認(rèn)知，大力培養(yǎng)檔案管理的專業(yè)人才，要做到嚴(yán)謹(jǐn)高效秩序穩(wěn)定的檔案管理工作在科技迅速發(fā)展的今天是十分必要的。參考文獻(xiàn)1張肇旭，楊玉