淺析檔案管理中存在的問題及對(duì)策

1、    淺析檔案管理中存在的問題及對(duì)策    王丹+柴宏摘 要：隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)水平的持續(xù)提升和事業(yè)單位整體水平的持續(xù)進(jìn)步，新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理工作得到了越來(lái)越廣泛的關(guān)注。本文從闡述事業(yè)單位檔案管理工作中的問題入手，對(duì)新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理工作對(duì)策進(jìn)行了分析。關(guān)鍵詞：檔案；管理在我國(guó)事業(yè)單位的發(fā)展過(guò)程中檔案管理工作一直是其中重要的組成部分，而事業(yè)單位檔案管理工作的進(jìn)行需要對(duì)于存在的問題進(jìn)行有效的解決，因此在這一前提下對(duì)于新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理工作進(jìn)行研究和分析就具有極為重要的現(xiàn)實(shí)意義。1 單位檔案管理中存在的問題1.1 管理制度混亂事業(yè)單位檔案管理的

2、首要問題就是檔案管理制度非?；靵y，很大一部分事業(yè)單位對(duì)檔案管理不夠重視，沒有建立相關(guān)的管理制度，有的雖然建立了管理制度，但是執(zhí)行力度非常差，制度常常流于形式。檔案管理人員的責(zé)任心也非常的差，大堆大堆的檔案在檔案室堆積如山，檔案的收集也不全面，丟失現(xiàn)象非常普遍。特別是一些外借的檔案，沒有履行相關(guān)的外借手續(xù)，有借無(wú)還的現(xiàn)象經(jīng)常存在，也有很多人鉆檔案制度管理的空子，私自對(duì)檔案中的數(shù)據(jù)進(jìn)行涂改，嚴(yán)重的損害了檔案的真實(shí)性。1.2 利用率非常低眾所周知的是，雖然檔案資料沒有辦法直接轉(zhuǎn)化成社會(huì)財(cái)富，但是它所能夠提供的信息卻對(duì)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展都有著非常重要的推動(dòng)作用，這一點(diǎn)，即使是很多的專業(yè)檔案管理人員也沒有認(rèn)

3、識(shí)到，所以在我國(guó)事業(yè)單位的檔案管理過(guò)程中，出現(xiàn)了重收藏輕利用的局面，非常重視對(duì)檔案的歸類和收藏，但是對(duì)于檔案的利用價(jià)值卻沒有很好的宣傳，所以即使是單位的員工，對(duì)于檔案的利用效益都不夠了解。也正是由于對(duì)檔案的利用價(jià)值缺乏足夠的認(rèn)識(shí)，所以事業(yè)單位的檔案管理存在信息資源開發(fā)不足，造成檔案利用率不高的問題。1.3 檔案管理手段非常落后計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及提高了人們處理信息的效率，因此，非常普遍的運(yùn)用在日常的生活與辦公過(guò)程中，它的管理手段也在不斷地進(jìn)步，遺憾的是，大部分事業(yè)單位并沒有積極地將這項(xiàng)技術(shù)引入到日常的檔案管理過(guò)程中去，而依然采用人工管理的手段，檔案管理的效率非常低，出錯(cuò)率也非常的高。除此之外，

4、檔案管理的辦公地點(diǎn)條件也非常簡(jiǎn)陋，檔案柜陳舊老化，檔案室的建設(shè)相當(dāng)?shù)穆浜蟆?.4 缺乏專業(yè)的檔案管理人員檔案管理工作是一項(xiàng)對(duì)工作人員的專業(yè)素質(zhì)要求非常高的職業(yè)，不得不提的是，現(xiàn)如今事業(yè)單位的檔案管理人員絕大多數(shù)不具備相關(guān)的工作經(jīng)驗(yàn)和專業(yè)的檔案管理理論知識(shí)，無(wú)論在專業(yè)素質(zhì)還是文化層次上都有欠缺。知識(shí)結(jié)構(gòu)的不合理是一方面，檔案管理人員素質(zhì)不高的另一方面表現(xiàn)在他們的工作態(tài)度上，由于上級(jí)管理人員對(duì)于檔案管理工作重視程度不夠，很多管理人員工作積極性也不夠高，工作態(tài)度消極散漫，人浮于事，極大地降低了檔案管理工作的效率，影響了檔案管理信息的收集與處理。2 提高單位檔案管理水平的建議2.1 健全制度事業(yè)單位的

5、檔案管理制度應(yīng)該有所完善，所以在建立時(shí)應(yīng)該遵循相應(yīng)的原則。首先，檔案管理的相關(guān)制度的建立應(yīng)該遵循科學(xué)性和合理性的原則，建立的制度應(yīng)該從自身單位的實(shí)際情況出發(fā)，滿足自身單位的檔案管理特點(diǎn)，進(jìn)而更好的進(jìn)行本單位的檔案管理的相關(guān)工作。第二，事業(yè)單位檔案管理制度應(yīng)該秉承實(shí)用簡(jiǎn)明的原則，管理制度的建立應(yīng)該將可操作性作為最終的目標(biāo)，進(jìn)而使得檔案管理制度能夠更好的發(fā)揮其規(guī)范和指導(dǎo)性的作用。其次，檔案管理制度的建立應(yīng)該能夠約束員工也能夠約束領(lǐng)導(dǎo)，這種雙向的約束性可以較好的發(fā)揮檔案管理制度的管理性，事業(yè)單位中領(lǐng)導(dǎo)起著引導(dǎo)和榜樣的作用，可以促進(jìn)檔案制度的實(shí)施。最后，檔案管理制度的建立中應(yīng)該將嚴(yán)肅性作為原則。為了更

6、好的執(zhí)行檔案管理制度，在檔案管理的執(zhí)行中應(yīng)該將其權(quán)威性作為制度的最重要的原則，在制度的施行過(guò)程中，應(yīng)該做到獎(jiǎng)罰分明。2.2 加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)各級(jí)行政事業(yè)單位要提高對(duì)檔案管理工作的重視程度，將其納入議事日程，首先要建立檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)，定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行檢查和指導(dǎo)、督促；其次要結(jié)合本單位檔案管理工作實(shí)際，建立起檔案管理達(dá)標(biāo)升級(jí)考核機(jī)制，對(duì)檔案工作實(shí)行定性、定量考核，可按照分級(jí)分類指導(dǎo)的原則，通過(guò)等級(jí)升降來(lái)實(shí)施動(dòng)態(tài)管理；同時(shí)應(yīng)參考國(guó)家檔案建設(shè)的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，建立和完善質(zhì)量管理體系。各單位可結(jié)合本單位具體情況，研究制定本單位檔案各項(xiàng)工作的質(zhì)量評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，并積極組織實(shí)施，從而推進(jìn)檔案工作制度化、規(guī)范化

7、和科學(xué)化建設(shè)。2.3 開展現(xiàn)代化和信息化建設(shè)，提高人事檔案利用效率實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，是檔案服務(wù)于事業(yè)單位制度改革與發(fā)展的需要，也是適應(yīng)社會(huì)對(duì)檔案信息需求日漸增強(qiáng)的客觀需求。要使檔案最大限度地發(fā)揮作用，必須把先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)手段應(yīng)用于檔案管理，以達(dá)到提高工作效率和延長(zhǎng)檔案壽命的目的。首先，各級(jí)事業(yè)單位檔案管理部門要提高信息管理的時(shí)效性，準(zhǔn)確、及時(shí)地傳輸信息；其次，要對(duì)檔案實(shí)行計(jì)算機(jī)輔助管理，利用計(jì)算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代設(shè)備和現(xiàn)代技術(shù)，將檔案資料整理輸入計(jì)算機(jī)，通過(guò)相應(yīng)的技術(shù)處理，將文字、圖片、聲像等資料轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)資料，實(shí)現(xiàn)檔案紙質(zhì)與數(shù)據(jù)格式并存；其三，要充分利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來(lái)進(jìn)行檔案管理創(chuàng)新，通過(guò)

8、網(wǎng)絡(luò)，可以實(shí)行不屬于保密范圍的檔案信息的社會(huì)共享，向社會(huì)提供優(yōu)質(zhì)高效的檔案信息服務(wù)，以實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的有效共享。2.4 檔案的保管實(shí)踐證明，檔案保管是一項(xiàng)非常嚴(yán)謹(jǐn)且責(zé)任重大的工作，也是實(shí)現(xiàn)檔案科學(xué)管理的重要內(nèi)容和重要環(huán)節(jié)，做好檔案保管，既要有硬件，也要有軟件。所為硬件，是指有良好的庫(kù)房，標(biāo)準(zhǔn)的裝具，以及必要的保護(hù)設(shè)施。所為軟件，就是檔案管理人員對(duì)檔案的保護(hù)知識(shí)、保管方法、保密意識(shí)和需要認(rèn)真執(zhí)行的檔案管理制度?；鶎訂挝坏臋n案保管硬件往往因?yàn)闂l件的限制而比較簡(jiǎn)陋，這就更需要檔案管理人員注意日常的巡查，注意檔案庫(kù)房的溫度、濕度的控制與調(diào)節(jié)，注意防盜、防水、防火、防霉變、防蟲蛀、防有毒有害氣體等各種

9、因數(shù)對(duì)檔案的危害。借閱檔案要嚴(yán)格執(zhí)行管理制度，辦理借閱登記手續(xù)，借出和歸還時(shí)都要做到當(dāng)面清點(diǎn)，歸還的檔案資料按順序放回原位，以便日后次查找。保證巳歸檔的資料安全、完整。2.5 引進(jìn)專業(yè)技術(shù)人才，做好培訓(xùn)工作對(duì)于當(dāng)前很多的單位來(lái)講，檔案管理工作沒有專門的工作人員，這無(wú)疑對(duì)單位的檔案管理工作十分的不利。所以，要加強(qiáng)對(duì)單位的檔案管理工作人才的引進(jìn)。在引進(jìn)人才的過(guò)程中，要注意選擇那些有一定的檔案管理基礎(chǔ)知識(shí)，并且具備了與單位相關(guān)的知識(shí)和技術(shù)的高素質(zhì)人才。對(duì)于那些有專門檔案管理人員的單位來(lái)講，要通過(guò)定期的培訓(xùn)和考核制度，有效的提高單位檔案管理工作人員的素質(zhì)。同時(shí)，還要要求員工嚴(yán)格的遵守工作規(guī)范，對(duì)于文件資料的處理要嚴(yán)格的按照標(biāo)準(zhǔn)化流程進(jìn)行處理。3 結(jié)束語(yǔ)隨著我國(guó)國(guó)民經(jīng)濟(jì)整體水平的持續(xù)提升和事業(yè)單位發(fā)展速度的持續(xù)加快，新形勢(shì)下事業(yè)單位文書檔案管理工作得到了越來(lái)越多的重視。因此事業(yè)單位檔案管理人員應(yīng)當(dāng)對(duì)于工作中存在的問題有著清