辦公性費用審核及報銷管理制度格式

1、辦公性費用審核及報銷管理制度1 范圍本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了借款及費用報銷程序、要求及相應(yīng)的實施細(xì)則。本標(biāo)準(zhǔn)適用于中美合資公司各職能部門和業(yè)務(wù)單位， 各業(yè)務(wù)單位可按中美合資公司分權(quán)手冊自定審批程序及實施細(xì)則， 但費用報銷標(biāo)準(zhǔn)必須控制在中美合資公司規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)。2 引用標(biāo)準(zhǔn)無3 定義無4 管理內(nèi)容4.1 基本原則授權(quán)審批原則： 借款、預(yù)付款及費用報銷等財務(wù)事項由中美合資公司分權(quán)手冊授權(quán)審批。價格核定原則： 辦公用品、信息耗材等物資采購 （生產(chǎn)性材料除外）由營運管理部統(tǒng)一招標(biāo)確定供應(yīng)商、 采購價格報財務(wù)管理部審批備案后集中采購。費用預(yù)算原則： 費用支出前應(yīng)有盡量詳細(xì)的預(yù)算和申請手續(xù)， 嚴(yán)格控制預(yù)算外、申請額度

2、外和超標(biāo)準(zhǔn)費用的費用開支。4.2 費用開支標(biāo)準(zhǔn)業(yè)務(wù)應(yīng)酬費業(yè)務(wù)應(yīng)酬費標(biāo)準(zhǔn)具體規(guī)定參見附件一。報銷業(yè)務(wù)應(yīng)酬費時必須附上經(jīng)批準(zhǔn)的“業(yè)務(wù)應(yīng)酬費申請表”，該表格式見附件三。除公司統(tǒng)一組織活動外，禁止內(nèi)部互相請客、送禮。中午外單位來客原則上在食堂安排工作餐。各單位業(yè)務(wù)應(yīng)酬費按預(yù)算須重新核定，按時間進度進行控制，超預(yù)算不予以報銷。預(yù)算外業(yè)務(wù)應(yīng)酬費標(biāo)準(zhǔn)事先由經(jīng)辦者申請，經(jīng)審批后實施。辦公費辦公費包括各單位日常所必需的辦公文具、用品（如電話機）的購置費用，報刊雜志、專業(yè)書籍、資料訂閱費用，以及領(lǐng)用辦公設(shè)備配件（含維修費） 、易耗材料（如紙張、色帶、墨盒等）的費用等。辦公文具指辦公用的計算器、電池、筆（芯）、墨水

3、、印油、訂書機、起釘器、打孔器、筆座、訂書針、回形針、文件袋、便箋、信封等，各單位在年度預(yù)算總額內(nèi)控制開支。各單位應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)辦公用品的領(lǐng)用和發(fā)放，并定期提交需求計劃由營運管理部（行政服務(wù)）統(tǒng)一組織招標(biāo)采購，按月與供應(yīng)商結(jié)算。營運管理部集中在財務(wù)管理部報賬，各單位根據(jù)領(lǐng)用的辦公用品承擔(dān)辦公費用。郵電費郵電費包括各部門日常業(yè)務(wù)運作需要所發(fā)生的電話通話費、電話初裝費和文件郵寄費。 不包括互聯(lián)網(wǎng)上網(wǎng)費、 服務(wù)器維護費和數(shù)據(jù)線路租金。各職能部門所屬的直撥長途電話、分機、傳真機的安裝統(tǒng)一報營運管理部辦理和備案，直撥長途電話及傳真機應(yīng)明確管理責(zé)任人。電話費統(tǒng)一由營運管理部集中在財務(wù)管理部報賬，各單位根據(jù)

4、實際發(fā)生情況承擔(dān)相應(yīng)費用。崗位電話費補貼方案另行制訂。差旅費按出差地點分為國內(nèi)出差和境外出差。國內(nèi)出差a) 符合開支標(biāo)準(zhǔn)的長途交通費用實報實銷，經(jīng)理級（不含）以下人員因特殊情況乘坐飛機的， 須經(jīng)職能部總監(jiān)或單位總經(jīng)理事先書面批準(zhǔn)，否則按乘機費用總額的 60報銷；經(jīng)理級（含）以上人員出差可乘坐飛機。b) 出差實行事前申請制度，申請時填寫“出差審批表”，經(jīng)理級（含）以下人員國內(nèi)出差審批人為主管單位負(fù)責(zé)人 （指職能部總監(jiān)或業(yè)務(wù)單位總經(jīng)理，下同），主管單位負(fù)責(zé)人（含）以上人員出差審批人為副總裁或總裁，國外出差審批人為總裁。c) 出差人因特殊原因未能事前書面申請的，應(yīng)通過電話、郵件等其他方式向主管單位負(fù)

5、責(zé)人和單位財務(wù)負(fù)責(zé)人申請， 并于回公司后三天內(nèi)補辦書面出差審批手續(xù)。沒有經(jīng)過批準(zhǔn)的“出差審批表”，財務(wù)部門不予辦理借款和報銷。 “出差審批表”格式見附件四，國內(nèi)差旅費標(biāo)準(zhǔn)見附件二。d) 員工多人（同性）一同出差，應(yīng)安排二人間或三人間住宿，住宿費按報銷標(biāo)準(zhǔn)的 70執(zhí)行。e) 公司委派參加國內(nèi)各種會議、培訓(xùn)的費用開支，憑會議通知及收費票據(jù) 報銷有關(guān)差旅費用。 由會議或培訓(xùn)方統(tǒng)一安排餐飲的， 公司不再另外報銷伙食補貼。境外出差員工境外（含港、澳地區(qū)）出差所發(fā)生的差旅費報銷標(biāo)準(zhǔn)另行制定。汽車費汽車使用管理辦法另行制定。4.3 個人借款程序出差借款個人出差借款原則上控制在審定的出差費用預(yù)算總額90%以內(nèi)

6、， 出差借款填制“借款申請單”，附上經(jīng)審批的“出差審批表”，按程序辦理借款：a)2 萬元（含）以下出差借款審批程序：借款人申請所屬單位財務(wù)審核主管單位負(fù)責(zé)人審批借款b)2 萬元以上 5 萬元（含）以下出差借款審批程序：借款人申請所屬單位財務(wù)審核主管單位負(fù)責(zé)人審核財務(wù)總監(jiān)審批借款c)5 萬元以上出差借款審批程序：借款人申請所屬單位財務(wù)審核主管單位負(fù)責(zé)人審核財務(wù)總監(jiān)審核總裁審批借款還款時間要求：出差人必須于出差回來后7 個工作日內(nèi)（節(jié)假日順延）填單報銷沖賬，報銷單據(jù)不足以抵償借款的，差額必須用現(xiàn)金歸還。由于情況變化，業(yè)務(wù)被取消，所借款項必須立即歸還。不（遲）還款責(zé)任a) 借款人不按時間要求報銷沖賬

7、和歸還借款， 從次月起所屬單位財務(wù)部門將書面通知人力資源部門從其工資中逐月扣回， 并按每月尚欠借款余額從借款日開始計收利息；b) 如由于借款人自動離職等原因形成壞賬， 審批借款的職能經(jīng)理和單位總監(jiān)、總經(jīng)理級負(fù)責(zé)人負(fù)連帶清償責(zé)任，并規(guī)定在事實確認(rèn)后15個工作日內(nèi)（節(jié)假日順延）清償。生活及特殊困難借款生活費借支原則上限額 1000 元，填制“借款申請單”并按程序辦理：借款人申請 人力資源部審核 所屬單位財務(wù)審核 主管單位負(fù)責(zé)人審核 借款借支 1000 元以上（含）時應(yīng)將學(xué)歷證件（畢業(yè)證原件）抵押到合資公司人力資源部，然后憑人力資源部開具的抵押收據(jù)到所在單位財務(wù)部門辦理借款。專項費用借款應(yīng)提供經(jīng)批準(zhǔn)

8、的書面申請及費用明細(xì)預(yù)算， 費用預(yù)算要求清楚、合理。出國人員借款需附申請報告， 報財務(wù)總監(jiān)及總裁批準(zhǔn)同意后辦理借款手續(xù)；若為外幣借款， 應(yīng)將經(jīng)審批的申請報告報財務(wù)管理部，按其指引辦理借款或自購零星外幣。其他類型借款，參照上述程序?qū)徟?。直接支付給外單位的勞務(wù)費、咨詢費、廣告費、材料費等一律不能以個人借款的形式支付，須由財務(wù)部門統(tǒng)一對外轉(zhuǎn)賬付款。4.4 申請付款程序申請付款時填制“付款申請單”，屬于應(yīng)付款的附上各項原始單據(jù)，屬于預(yù)付款的應(yīng)有經(jīng)審批的書面申請：采購一般辦公用品：附采購計劃原件或購置呈報單、收料清單、發(fā)票。購買精密儀器、 設(shè)備：附采購計劃，各單位投標(biāo)、報價單復(fù)印件，采購合同及技術(shù)人員驗

9、收單；認(rèn)證、送檢費：經(jīng)常合作的單位，附收款通知書、發(fā)票等；非經(jīng)常合作單位，應(yīng)附上經(jīng)審批的書面付款申請報告，以及檢定完成后的驗收報告；工程、項目、大宗物料采購：按公司相關(guān)制度辦理，付款申請時必須附采購計劃、投資項目申報表、合同申報表、合同、法律審查意見、招標(biāo)情況 。分期付款的項目首次付款時帶合同原件及副本，以后每次付款時應(yīng)有合同副本，最后一期款必須附有驗收報告。合資公司采購的原材料、外協(xié)外購件、促銷品等另行制定監(jiān)控程序；其他需預(yù)付的情況： 附上能足夠證明該預(yù)付款項合理、 合法性的單據(jù)款項預(yù)付后，經(jīng)手人應(yīng)及時索取發(fā)票沖賬， 超期 1 個月沖賬且無正當(dāng)理由的，財務(wù)部門可對當(dāng)事人處以 1003000元

10、罰款。4.5 報銷程序費用審批、報銷流程預(yù)算、標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)費用審批、報銷流程報銷人 部門負(fù)責(zé)人審核 所屬單位財務(wù)審核 所屬單位負(fù)責(zé)人審批 報銷超預(yù)算開支、專項費用必須先經(jīng)申請預(yù)算，批準(zhǔn)后才能報銷報銷人 部門負(fù)責(zé)人審核 所屬單位財務(wù)審核 所屬單位負(fù)責(zé)人審核 財務(wù)總監(jiān)審批 報銷報銷時間的規(guī)定所有費用應(yīng)于發(fā)生之日起七日內(nèi)報銷（出差人員自返回公司之日起計算），每遲報一天按報銷金額的1%扣罰。差旅費報銷報銷差旅費時應(yīng)附經(jīng)審批的出差申請表，并填制“差旅費報銷單”。出差過程中發(fā)生的電話費、傳真費、保險費等雜費以及長途交通費、住宿費單據(jù)粘貼在“粘貼單”上。合肥市內(nèi)出租車票原則上不予報銷， 特殊情況須主管單位負(fù)責(zé)人審

11、批。出差地點市內(nèi)交通費在規(guī)定限額內(nèi)據(jù)實報銷。若有公車出差，住宿費、伙食費在規(guī)定總限額內(nèi)據(jù)實報銷。出差過程中，如發(fā)生業(yè)務(wù)應(yīng)酬費的，應(yīng)附上經(jīng)審批的“業(yè)務(wù)應(yīng)酬費申請表”。業(yè)務(wù)應(yīng)酬費報銷： 發(fā)生應(yīng)酬費前應(yīng)先填 “業(yè)務(wù)應(yīng)酬費申請表” ，并逐級審批。禮品、禮金報銷時要求有兩人或兩人以上人員同時經(jīng)辦證明。電話費、郵費報銷：必須以電信、聯(lián)通、郵電等部門開具的有效發(fā)票為報銷憑證，并據(jù)以填制“付款申請單”。辦公費報銷：采購辦公用品應(yīng)付未付款，可參照辦理，填制“付款申請單”。采購辦公用品已付款報銷時，應(yīng)有合法、真實的發(fā)票，采購計劃、購置申請表或呈報單，收料清單。各項辦公料件由合資公司下達(dá)文件中規(guī)定的部門統(tǒng)一采購，特

12、殊情況下各單位自行采購的應(yīng)征求歸口管理部門（合資公司營運管理部）確認(rèn)、同意。電腦設(shè)備外出維修費報銷需附經(jīng)審批的呈報單及設(shè)備使用部門、營運管理部（信息技術(shù)）簽名的驗收報告（驗收報告單格式可由信息技術(shù)部門自行擬定）。各單位工作所需購買書刊、 音像制品報銷時需附經(jīng)審批的購買申請、書刊清單（用于培訓(xùn)的資料費還應(yīng)有被培訓(xùn)者簽收的清單），由營運管理部備案確認(rèn)后， 財務(wù)審核報銷。 行政服務(wù)部門應(yīng)不定時抽查相關(guān)物品的保管情況。汽車費報銷：汽車費用（油耗、修理、保養(yǎng)、保險、年審、停車、養(yǎng)路等費用）應(yīng)控制在各單位預(yù)算范圍內(nèi)。報銷時應(yīng)附上經(jīng)營運管理部審核的“付款申請單”。幾項特殊的費用報銷：品質(zhì)認(rèn)證、鑒定測試費報銷

13、：應(yīng)附上經(jīng)批準(zhǔn)的鑒定申請報告以及鑒定完成后相關(guān)部門的驗收報告、對方單位收款通知或發(fā)票。會務(wù)費報銷：附會議邀請函副本（外地會議的還應(yīng)有出差申請表）、會務(wù)費發(fā)票、收據(jù)等。律師代理費報銷：原則上不準(zhǔn)報銷律師代理等律師費用。特殊情況，須單獨審批。短期培訓(xùn)、經(jīng)理級（含）以上干部委培、資格考試費報銷：附經(jīng)人力資源部、 所屬單位財務(wù)部門及分管副總裁審批的 外出培訓(xùn)申請表，畢（結(jié)）業(yè)證書副本及考試合格證件復(fù)印件。報銷額度可參照人力資源部相關(guān)文件。招聘費用報銷：附用人單位確認(rèn)的招聘計劃，以及每次招聘效果專題匯報（含招聘的組織、 效果、費用構(gòu)成），填制“付款申請單”按規(guī)定的程序?qū)徟?。教師費：外聘教師費需附聘請報告

14、及費用預(yù)算，事后專項報告培訓(xùn)效果，外聘教師費用支出應(yīng)由對方簽收； 內(nèi)部講師費按人力資源部相關(guān)培訓(xùn)文件規(guī)定執(zhí)行，并報人力資源部、財務(wù)管理部確認(rèn)。對外宣傳費：附詳細(xì)的宣傳實施報告和費用預(yù)算，事后就宣傳效果進行專題書面報告，有勞務(wù)費支出的需提供有效的支付憑證。4.6 發(fā)票 / 單據(jù)的審核發(fā)票、單據(jù)的基本要求所有發(fā)票應(yīng)當(dāng)清晰載明單位名稱（公司全稱）、金額、開票日期，發(fā)票要素填制規(guī)范、 齊全，發(fā)票上必須有開票單位加蓋的財務(wù)專用章或發(fā)票專用章。如果是收據(jù)的， 必須是行政事業(yè)性收費專用及其他行業(yè)專用的、稅務(wù)部門認(rèn)可的收據(jù)。除增值稅發(fā)票外，所有發(fā)票的背面都要有經(jīng)辦人的簽名和日期。采購發(fā)票的要求發(fā)票應(yīng)當(dāng)清晰栽明

15、單位全稱、貨物名稱、型號規(guī)格、單價、大小寫合計金額、開票人簽名，增值稅發(fā)票要保持票面清潔，要素填制規(guī)范齊全。業(yè)務(wù)應(yīng)酬費發(fā)票要求：餐費發(fā)票正面必須有消費日期、單位名稱和金額，背面必須有經(jīng)辦人簽名。發(fā)票上的時間與地點應(yīng)與 “業(yè)務(wù)應(yīng)酬費申請表” 的時間、地點吻合。對于定額的餐飲業(yè)發(fā)票，按規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)核實報銷。除以轉(zhuǎn)賬形式支付禮金之外，其他禮品發(fā)票正面必須載明禮品名稱、單價、總金額、采購地點，背面必須有兩個以上經(jīng)辦人簽名，并附有采購之前已審批的申請表。差旅費發(fā)票要求：飛機、車船票：票面必須載明日期、終始地點、票面金額，界線正確（以劃界最明顯的大寫金額為核報金額），背面應(yīng)有經(jīng)辦人簽名。住宿費發(fā)票正面必須有

16、出票日期、入住和退房日期、住宿費用項目、單價、總金額等。一次出差到多個目的地的，在“付款申請單”上要列示每個行程的明細(xì)路線（日期、起止地點、費用項目、合計金額等）。電話費單據(jù)要求：手工電話費單據(jù)需有電信、郵局或住宿旅館等加蓋的印章，日期、金額清楚；電腦發(fā)票上標(biāo)明的日期、金額清楚。汽車費票據(jù)要求： 票面金額， 票面界線不正確的， 以界線處最明顯的金額為報銷金額。 當(dāng)次用車費用單據(jù)應(yīng)單獨整理，不按規(guī)定整理的單據(jù)視同非法單據(jù)拒絕受理。4.7 費用報銷責(zé)任界定報銷人的責(zé)任報銷人對所報銷項目的真實性、準(zhǔn)確性、及時性負(fù)責(zé)，單據(jù)及附件應(yīng)合法、完整。各項報銷票證、資料必須齊全并按要求粘貼整齊（發(fā)票正面向上、在

17、粘貼單界線內(nèi)平均攤薄粘貼），否則財務(wù)部有權(quán)拒絕報銷。直接領(lǐng)導(dǎo)的責(zé)任負(fù)責(zé)審查費用項目申請及批準(zhǔn)手續(xù)，報銷金額是否控制在標(biāo)準(zhǔn)之內(nèi)。對所報銷項目的真實性、合理性負(fù)責(zé)。財務(wù)審核人員的責(zé)任負(fù)責(zé)審查單據(jù)的合法性、 真實性，報銷內(nèi)容是否符合有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。審查報銷項目審批手續(xù)的完整性。審批者的責(zé)任： 審批者對報銷項目的真實性、 必要性、費用總體的合理性負(fù)責(zé)。4.8 處罰辦法報銷人營私舞弊、 弄虛作假， 不予報銷不真實不合理部分。 對已經(jīng)報銷的，除退回違規(guī)報銷金額外， 同時對報銷人予以違規(guī)報銷金額20-100%但不低于 100 元的罰款。直接領(lǐng)導(dǎo)在資料不全、 原始憑證不充分、 項目不真實的情況下簽名準(zhǔn)予報銷的，對其

18、給予違規(guī)報銷金額 10%-50%但不低于 50 元的罰款。財務(wù)審核人員審核不嚴(yán)使公司造成損失的，對財務(wù)審核人員按違規(guī)報銷金額 5%-15%的罰款。審批人對違規(guī)報銷或?qū)徍瞬粐?yán)給公司造成的損失承擔(dān)連帶責(zé)任。5 附則5.1 報銷費用時涉及外幣的，以外幣借款時的匯率換算成本位幣付款。5.2 本規(guī)定自下發(fā)之日起執(zhí)行，原榮合字 2004014 號文件合資公司日常費用報銷制度作廢。附件一：業(yè)務(wù)應(yīng)酬費標(biāo)準(zhǔn)一覽表附件二：國內(nèi)差旅費標(biāo)準(zhǔn)一覽表附件三：業(yè)務(wù)應(yīng)酬費申請表附件四：出差審批表附件五：專項費用開支預(yù)算申報（請）表附件六：報銷單據(jù)規(guī)范指引附件一業(yè)務(wù)應(yīng)酬費開支標(biāo)準(zhǔn)一覽表單位：元 / 人陪同人員類別業(yè)務(wù)應(yīng)酬標(biāo)準(zhǔn)備

19、注經(jīng)理40陪餐人數(shù)原則上不超就餐部長50人數(shù)的 50%，且最多不超總監(jiān) / 總經(jīng)理100過四人高副總裁預(yù)算內(nèi)實報實銷層總裁實報實銷說明：中午外單位來客一律在食堂安排工作餐；在外招待用餐需填寫業(yè)務(wù)招待申請表，單位負(fù)責(zé)人副職按單位負(fù)責(zé)人標(biāo)準(zhǔn)的80%執(zhí)行。附件二國內(nèi)差旅費標(biāo)準(zhǔn)一覽表一、 乘坐交通工具標(biāo)準(zhǔn)職級飛機火車輪船總監(jiān) / 總經(jīng)理經(jīng)濟倉軟席二等倉（含）以上空中距離大于 在火車上當(dāng)天1000 公里或乘晚上八點以后坐火車超過 12至次日早晨六部長 / 經(jīng)理級小時；其他情況點，連續(xù)乘車超三等倉下事先報總經(jīng) 過 10小時者，理或主管單位 可以乘坐硬席。負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。在火車上當(dāng)天晚上八點以后至次日早晨六其他

20、員工點，連續(xù)乘車超三等倉及以過 10 小時者，下可以乘坐硬席。說 明：1、員工乘火車在可買臥鋪的范圍內(nèi)不乘坐者，如乘坐直快、慢車硬座或特快硬座，可按硬座票價的 60%給予補貼；2、原則上不予報銷車船、飛機票的訂票費用。如遇特殊情況確實需要發(fā)生的訂票費用， 須提供所屬單位負(fù)責(zé)人簽名確認(rèn)的書面說明方可報銷；3、凡公司派專車出差的員工，不予報銷交通費。二、住宿費、伙食費及市內(nèi)交通費，在相應(yīng)限額內(nèi)據(jù)實報銷單位：元/天職 級總監(jiān) / 總經(jīng)理級部長 / 經(jīng)理級其他員工地 區(qū)特 區(qū)380300250直轄市、省會、沿海320260200開放城市其他地區(qū)300230180說 明：1、特區(qū)指：深圳、珠海、廈門、汕

21、頭、海南、上海等城市；2、沿海開放城市指：大連、秦皇島、煙臺、青島、連云港、寧波、南通、溫州、湛江等城市；3、地區(qū)等級的計算，是以住宿發(fā)票開具的地點作為報銷等級，報賬時須提供實際出差天數(shù)及其當(dāng)?shù)刈∷薨l(fā)票，住宿發(fā)票須注明人數(shù)、天數(shù)、單價等；4、出差回程日差旅費計算：返回車船票、機票所注時間或隨公司車出差返回時間在22：00 以前，按對應(yīng)地區(qū)半天計算；22：00 以后，差旅費按對應(yīng)地區(qū)全日計算。出差當(dāng)日返回者，亦比照辦理。5、隨主管單位負(fù)責(zé)人等高層干部出差的一般員工，其出差費用可按經(jīng)理 /部長級標(biāo)準(zhǔn)報銷，但須經(jīng)相應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)；6、出差人員出差期間，除有關(guān)聯(lián)系業(yè)務(wù)的郵費、電話費、復(fù)印費等正常小額可

22、以報銷外， 其他開支的一切費用均個人自理， 不予報銷；7、當(dāng)日不能往返的出差按標(biāo)準(zhǔn)憑票報銷；當(dāng)日往返的出差不誤餐的不可享受伙食費補助。 有公車出差的不享受市內(nèi)交通補助， 只享受誤餐補助 20 元/ 天；8、以上標(biāo)準(zhǔn)不適用于長期駐外人員，長期駐外人員津貼另行制定；9、營運管理部法務(wù)人員（包括公司內(nèi)部律師）出差的，按公司標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行；如需要外聘律師、法院人員配合一同出差的須另行申請，報銷差旅費時必須提供案件處理的結(jié)果說明；10、以上所有員工差旅費報銷時填制的“差旅費報銷單”后應(yīng)附有足夠的、真實有效的發(fā)票。附件三：業(yè)務(wù)應(yīng)酬費申請表申請時間：年月日申請部門經(jīng)辦人申請原因被接待對象接待人數(shù)就餐地點費早餐中餐晚餐合計用計劃餐費預(yù)算招待費用住宿費禮品費其他合計審批：財務(wù)審核：總經(jīng)理（或總監(jiān)）：部門經(jīng)理：填表說明：1、申請人員必須詳細(xì)填寫此表，填寫項目不全，或預(yù)算金額明顯不合理的，財務(wù)部門有權(quán)拒絕報銷。2、報銷金額在審批限額