談電子信息技術(shù)在高校檔案管理工作中開發(fā)及利用

1、談電子信息技術(shù)在高校檔案管理工作中開發(fā)及利用摘要：隨著信息技術(shù)在高校檔案管理工作中的運(yùn)用，檔案 工作的模式發(fā)生了巨大的變革。利用先進(jìn)的管理手段，推動(dòng) 檔案事業(yè)的發(fā)展，使檔案工作向深度和廣度上發(fā)展，大大提 高檔案工作的效率，保護(hù)檔案，延長其壽命，使高校檔案管 理逐步實(shí)現(xiàn)由傳統(tǒng)的手工管理模式向現(xiàn)代化、網(wǎng)絡(luò)化管理模 式轉(zhuǎn)變。本文主要探討電子信息技術(shù)在高校檔案管理工作中 的開發(fā)與利用。關(guān)鍵詞：信息技術(shù)高校檔案管理開發(fā)利用高校是知識(shí)和人才高度密集的教學(xué)科研基地，是高 新技術(shù)的重要發(fā)源地。高校檔案是高校在教育科研活動(dòng)中按 一定的立卷歸檔制度集中保管起來的文字材料、圖表、音像、 光盤等不同形式的歷史記錄。它

2、是考查學(xué)校歷史、改進(jìn)教學(xué) 管理、提高教學(xué)質(zhì)量、促進(jìn)學(xué)術(shù)交流的信息資源， 是實(shí) 現(xiàn)教育目標(biāo)、培養(yǎng)合格人才的重要保證，是從事教學(xué)科 研活動(dòng)必不可少的條件。自黨中央提出"以信息化帶動(dòng)工業(yè) 化”的戰(zhàn)略決策以來，國家信息化建設(shè)得到了迅速發(fā)展，電 子信息技術(shù)也正在逐步成為高校檔案管理的重要技術(shù)手段， 這為高校檔案信息化建設(shè)帶來了發(fā)展機(jī)遇，也提出了新的要 求。1信息技術(shù)的運(yùn)用對(duì)高校檔案管理提出的新要求現(xiàn)代信息技術(shù)的運(yùn)用對(duì)高校檔案管理從硬件的設(shè)備設(shè) 施到軟件建設(shè)，規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)，人才隊(duì)伍建設(shè)等都提出了 新的要求。1.1提高對(duì)電子檔案的認(rèn)識(shí)在實(shí)際工作中，工作人員的認(rèn)識(shí)差距往往造成工作上的 失誤。比如對(duì)

3、一些特別重要的文件不能做到及時(shí)備份及打 印，過分依賴于計(jì)算機(jī)，一旦計(jì)算機(jī)發(fā)生故障，就可能造成 檔案文件的丟失。還有電子文件歸檔意識(shí)的欠缺。作為草稿 的電子文件很容易被忽視，這些草稿的電子文件很多都未被 保留，而被起草的文件或者其他信息則會(huì)不斷覆蓋、刪除， 造成信息的資源流失。1.2檔案信息資源建設(shè)在檔案信息化中，檔案信息資源的建設(shè)與傳統(tǒng)檔案管理 的要求一樣，也是要大力豐富館藏，這里指的館藏是大力豐 富檔案信息資源。從載體上說是指存儲(chǔ)數(shù)字化信息的各種載 體，從內(nèi)容上說不僅是社會(huì)機(jī)構(gòu)形成的檔案，而且還包括具 有檔案價(jià)值的各行各業(yè)的信息資源。1.3標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范建設(shè)在信息時(shí)代，信息的傳遞與網(wǎng)絡(luò)的溝通依賴

4、于統(tǒng)一的標(biāo) 準(zhǔn)與規(guī)范，如各種檔案數(shù)據(jù)的交換，檔案信息的傳遞，檔案 資源的共享，網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的鏈接等，都需要通過建立一系列的 標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范來實(shí)現(xiàn)。通過制定和建立各類檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，形 成檔案管理標(biāo)準(zhǔn)體系，來確保檔案管理現(xiàn)代化各項(xiàng)工作的有 效實(shí)現(xiàn)。1.4應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)是傳統(tǒng)檔案管理所完全沒有的工作內(nèi)容， 是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化所必需的建設(shè)內(nèi)容，也是實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)字 檔案信息進(jìn)行管理的關(guān)鍵技術(shù)和平臺(tái)。通過應(yīng)用系統(tǒng)，進(jìn)行 信息采集、信息管理和信息利用，是檔案實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理的 核心。1.5人才隊(duì)伍建設(shè)現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案工作中的應(yīng)用，檔案工作的新理 論、新方法、新理念、新的管理模式的提出，以計(jì)算機(jī)技術(shù)、 新材料

5、技術(shù)、信息技術(shù)等技術(shù)為主要內(nèi)容的新技術(shù)革命的出 現(xiàn)，使檔案工作的技術(shù)環(huán)境正發(fā)生著革命性的變化。電子檔 案管理需要專門的從業(yè)人員，但是現(xiàn)狀卻是多數(shù)的檔案工作 者素質(zhì)不高，對(duì)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)知識(shí)了解的又少，導(dǎo)致了對(duì)電子 文件的歸檔管理業(yè)務(wù)生疏，應(yīng)加強(qiáng)從業(yè)人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。2高校檔案信息化建設(shè)的保障措施2.1加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)目前，在絕大多數(shù)高校中，信息工作呈現(xiàn)明顯的分離狀 態(tài)，不僅傳統(tǒng)的信息工作部門，如檔案、信息部門分離，新 的與信息化建設(shè)密切相關(guān)的工作部門，如公關(guān)、外聯(lián)部門等 更是與信息工作保持一段距離。這種分離狀態(tài)已成為科學(xué)管 理的嚴(yán)重障礙。因此，必須建立統(tǒng)一的信息化工作體制，整 合單位中各信息部門或與信息

6、工作相關(guān)的部門的工作，使與 學(xué)校發(fā)展有關(guān)的信息能做到集中處理。具體說來，檔案信息 化工作體制的建立應(yīng)做到：組成以分管校長為領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)處 室負(fù)責(zé)人為成員的學(xué)校檔案信息化建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組，負(fù)責(zé)全校 檔案信息化建設(shè)的組織協(xié)調(diào)工作。2. 2加大投入力度檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)大投入、長積累、晚見效的工作, 要加大檔案信息化建設(shè)資金的投入力度，以緩解檔案信息化 建設(shè)資金總量不足、供需矛盾突出的問題。高校檔案部門要 爭取得到領(lǐng)導(dǎo)重視和支持，將其列入信息化工程，解決預(yù)算 經(jīng)費(fèi)，一次難以到位的可確定基數(shù)，分年兌現(xiàn)。同時(shí)，堅(jiān)持 爭取財(cái)政支持與積極自籌相結(jié)合，注意發(fā)揮自身的主觀能動(dòng) 性，廣開籌資渠道，爭取多方面支持，多渠

7、道解決。2. 3加強(qiáng)檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范建設(shè)要按照檔案法、電子公文歸檔管理暫行辦法規(guī)定 精神，制定出符合實(shí)際的具體辦法和措施，規(guī)范和指導(dǎo)全校 檔案信息化建設(shè)、運(yùn)行、管理和維護(hù)工作，使全校檔案信息 化建設(shè)有章可循，有規(guī)可守，保障學(xué)校檔案信息化建設(shè)朝著 規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和制度化的方向發(fā)展。3結(jié)論隨著信息技術(shù)在高校檔案管理工作中的運(yùn)用，檔案工作 的模式發(fā)生了巨大的變革。利用先進(jìn)的管理手段，推動(dòng)檔案 事業(yè)的發(fā)展，使檔案工作向深度和廣度上發(fā)展，大大提高檔 案工作的效率，保護(hù)檔案，延長其壽命，使高校檔案管理逐 步實(shí)現(xiàn)由傳統(tǒng)的手工管理模式向現(xiàn)代化、網(wǎng)絡(luò)化管理模式轉(zhuǎn) 變。這些會(huì)是將來高校檔案管理工作長期的發(fā)展方向，因此 需要管理者們不斷強(qiáng)化意識(shí)、完善制度、提高技術(shù)水平、做 好各項(xiàng)保障工作，以保證高校檔案管理工作向著更加合理有 效的目標(biāo)不斷前進(jìn)。參考文獻(xiàn)