總經理助理工作手冊

1、總經理助理工作手冊第一章崗位描述第一節(jié)崗位描述總經理助理一方面要為公司發(fā)展運籌規(guī)劃，另一方面更要分擔繁重的行政事務，讓總經理得以集中精力思考事關全局的、具有戰(zhàn)略意義的大事。 因此，總經理助理須有廣博的知識，豐富的管理經驗，智慧的頭腦和干練、穩(wěn)健的辦事作風。組織機構及崗位結構董事長總經理采購副總喬桂月營運副總張文靜紀檢副總孟廣武股東會監(jiān)事會顧問團電子商務部負責人楊瑞文辦公室主任姚薇財務副總蔡大平福滿家酒店副總王亮福滿家便利店總經理李敏杰創(chuàng)改辦總經辦：總經理助理兼辦公室主任姚薇總經理助理兼財務部經理李橫總經理助理兼信息部經理付士麗商學院外聯部經理郎秀麗采購一部經理陳麗娟審計部經理肖艷華杏仁露銷售承

2、德區(qū)負責人胡曉紅杏仁露銷售圍場區(qū)負責人宋曉燕第二章崗位職責一、主要職責：（一）執(zhí)行董事會決議，完成總經理交辦的各項任務，對總經理負責。（二）根據總經理的指導和思想，協助總經理完成董事會重要文件、章程、制度、規(guī)劃方案的起草和修訂工作。（三） 監(jiān)督總部及各分支機構執(zhí)行總經理決議的落實情況，并給與協助督查，及時向總經理匯報結果。（四）受總經理委托，參加各種會議，傳達總經理的意見和建議。（五） 對送至總經理的文件及材料進行初步審核，必要時附上個人建議，以便于總經理（總經理）決策。（六） 協助總經理處理公司日常事務。對總經理需要處理的重要事件、重要洽談事宜及行程等事項的記錄及提醒。（七） 受總經理委托，

3、 協助做好大客戶的商務接待及安排工作。做好對外公共關系協調。協助總經理對政府各職能部門之間的溝通與協調工作。（八）做好總經理會議記錄和各種文件資料的整理歸檔工作。二、主要權力：（一）對總經理下達的任務有監(jiān)督檢查的權力。（二）對于總監(jiān)級及以上別召開的有計劃性的會議有協調安排的權力。（三）有對各部門組織的大型活動安排有審核權。（四）決策權、組織權、指揮權、人事權、獎懲權、財務權第三章工作程序與規(guī)則第一節(jié)職業(yè)素養(yǎng)一、總經理助理不是總經理秘書。兩者一個最大的區(qū)別就是總經理秘書是在總經理指導下的瑣碎工作，而總經理助理是要協助總經理工作，工作的意義包括參謀、建議、執(zhí)行、協調、輔助管理等。二、有總經理助理的

4、職業(yè)道德。1、 不亂說話， 總經理助理和總經理相處的時間比較多，對總經理的事情了解也比較多，所以要知道什么該說，什么不該說；2、明白什么該知道、什么不該知道；3、要明白自己的職位的權利，有時候總經理助理行使著等同總經理的職權，但要明白在什么場合、時間，什么樣的事情下使用，一個有太大權利欲望的人做不好總經理助理，但沒有權利欲望也做不好總經理助理；4、不以非工作眼光在總經理面前評判員工，以免影響總經理對某個員工的判斷，尤其是總經理助理還負責人事安排的情況下。三、總經理助理要明白自己的工作職責是協助總經理工作，明白自己的位置，總經理想到去做的， 要去協助完善并執(zhí)行，總經理沒有想到的，要去主動建議或者

5、主動去做，對總經理的一些決定要無條件服從去執(zhí)行，一切結果可能都要以總經理的名義，所做的很多工作可能都是不為人知的，但總經理知道即可。四、總經理助理沒有明確嚴格的工作職責范圍和工作量。一切以總經理的安排為準。五、總經理助理心態(tài)上要憑良心去工作，總經理助理不能靠定性、定量去工作，因為總經理是公司興衰成敗的關鍵，所以總經理助理在心態(tài)上也應該向總經理一樣把公司當成自己的公司去工作，這樣才能做一個好助理，想總經理之所想，達成工作默契感。六、 總經理助理要親和力強，責任心強， 懂商務禮儀、 具備良好的氣質等多種綜合素質?？偨浝碇碓诤芏鄷r候是聯系員工與總經理之間的橋梁，所以要有親和力；因為經常會總經理來人

6、的接待工作，所以要有多種綜合素質。第二節(jié)工作程序與規(guī)則一、督辦公司的高級管理人員下達命令以后，除特別重要的以外，很難件件督查， 甚至于忘了自己下過什么命令。于是下級摸到了規(guī)律，就拖著不辦。上級真想起來了，也沒關系，中國是“理由大國” 。下級會找一百個理由搪塞過去。因此，企業(yè)要建立督辦系統(tǒng)。指揮離不開督辦：（1）保證任務完成：有這樣的督辦，下級很難忽略上級的命令。（2）分擔上級的部分工作：上級不用每天去想、去記，我曾經給什么人下了什么命令，什么時候完成。督辦系統(tǒng)的種類：會議督辦、命令督辦、日常工作督辦。1、會議督辦：（1）總經理主持的會議由總經理助理整理會議紀要，根據總經理要求下發(fā)會議紀要；（2

7、）然后助理以會議紀要為依據，對總經理的決議進行督辦；（3）把督辦結果報告給總經理。2. 命令督辦（臨時職責督辦）：助理依據總經理、總經理的意見把任務分成：很重要很緊急、 不重要很緊急、很重要不緊急、 不重要不緊急，然后按順序進行督辦。在任何會議上或工作現場只要總經理、總經理對助理說：“做正式記錄! ”這件事便進入公司督辦系統(tǒng)。3、日常工作督辦：（1）對總經理的直屬下級的日常工作進行督辦，包括年度、月度的總結與計劃；（ 2） 要 求 上 月 工 作 總 結 和 本 月 工 作 計 劃 在 每 月5 日 之 前 發(fā) 至 總 經 理 郵 箱；（3）由總經理助理對總結和計劃進行初審，并向總經理匯報；（

8、4）直屬下級依據每項工作計劃完成時間向總經理助理依次上報工作完成情況。如果一項任務已經進入了公司督辦系統(tǒng)，完成人可以向 “督辦”復命，這樣做還可以起到保護自己的作用， 一旦上級忙而忘記你對他的復命造成損失后，可以由督辦為你作證。有些重要的任務復命時，如果下令人不在，受令人要向督辦復命。4、督辦原則：（1）誰安排向誰匯報；（2）會議下發(fā)的各項任務向總經理助理匯報。二、對于副總級別召開的有計劃性的會議的協調安排。1、各副總對需要召開的大型會議以請示的形式上報至總經理助理處；2、由總經理助理根據人員、會議室使用情況及董事長的時間安排制定會議的最終時間上報董事長，由董事長進行審批。三、對各部門組織的大

9、型活動安排的審核。1、各部門對需要舉辦的大型活動以請示的形式上報至總經理助理處，要求附上具體活動計劃和內容；2、由總經理助理根據公司運營情況及董事長的時間安排活動時間上報董事長，由董事長進行審批。一、目的： 使得會議更具計劃性、時限性，會議議程更明確，便于部門間協調，溝通更順暢，資訊傳達更及時，問題解決更精準。二、范圍： 集團總部三、內容：1、會議組織者應明確會議概要：（1）議題：會議必須有明確的目的，議題不宜過多。（2）時間、地點：便于自己和他人協調安排日程，避免打亂其他人的工作進度。組織者要思考這個會是否一定要開。（3）主持人：無人主持的會議會陷入無序狀態(tài)。（4）參會人員：選擇相關度高的人

10、，能提供建議的人，對會議起決定性作用的人。2、組織者將會議概要上報總經理助理，總經理助理根據全月會議計劃進行審核安排，如有時間、地點、人員沖突須進行協調；若為重要會議，須報請董事長協調。3、會議組織者提前通知參會人員開會，并告知議題、時間、地點；若會議時間超過 1 小時，會議組織者應事先準備好會議議案，并將提前 1 天將議案和相關材料分發(fā)至與會人員手中。4、參會人員須提前閱讀會議材料，并寫出相關意見，以備會上發(fā)言。5、辦公室根據會議議程和總經理助理通知提前預訂會議室，訂會時明確告知酒店參會人數、必備服務和必備物品。6、會議組織者提前半小時準備會場。7、組織者檢查人員到會情況，準時開會，影響會議

11、決策的人員若無法到場，應提前通知會議取消。8、 主持人主持會議進行， 主持人不一定是會議組織者或決策人。（1）主持人要注意會議節(jié)奏、不跑題。（2）維持現場秩序，安排發(fā)言順序。（3）會議陷入僵局或爭論過于激烈時，及時控制氣氛。（4）提醒組織者開會目的，做到開會必有成果，議而不決不如不開。（5） 提醒記錄員復述決議和會上產生的問題，以及布置的任務。9、組織者安排專人進行會議記錄，并在會后 24 小時內將會議紀要上交至會議組織者，組織者審核后上交總經理助理。10、總經理助理督導各部按會議決策開展相關工作，若會議中涉及規(guī)則、制度相關內容， 總經理助理須立即將會議紀要轉發(fā)給規(guī)則建設部，由規(guī)則建設部組織固

12、化會議已確定的規(guī)則，并組織針對會議發(fā)現問題風暴解決方案，制定相應標準。月度會議安排表時間組織部門參會人員會議室會議時長備注8 月 1 日8 月 2 日8 月 3 日。 。 。備注：由總經理助理協調辦公室，每月月初統(tǒng)計會議安排時間與參會人員等。會議須有會議記錄員，會議記錄人員由會議組織者安排本部門人員，會議記錄在會后24 小時內整理上交至辦公室，辦公室匯總后上交至總經理助理，由總經理助理將會議內容上報至總經理?？偨浝碇斫M織辦公室按會議決議開展工作。會議與文件跟蹤表日期部門會 議 或 文件內容責任人完成時間是否完成備注一、目的：為了便于各部各機構準確、高效的學習和落實通知文件，特下發(fā)本流程。二、

13、范圍： 福滿家集團總部、各分支機構。三、內容：1、文件審批：（1）所有流程、規(guī)則、制度等文件下發(fā)前必須交由規(guī)則建設部審核，董事長審批。（2） 方案性文件必須由上一級領導審批， 重要方案要多級審批。2、明確發(fā)文部門：文件審批后須統(tǒng)一交由相關部門下發(fā)：（1）總部由辦公室下發(fā)；（2）圍場分部由圍場辦公室下發(fā)；（3）各超市統(tǒng)一由店長室下發(fā)；（4）便利店由總經理室下發(fā)；（5）大酒店由辦公室下發(fā)。3、明確接收部門：將文件交給發(fā)文部門時，要明確列出文件接收部門，是全員接收還是個別部門接收。4、文件下發(fā)：（1）發(fā)文部門在 1 個工作日內將文件發(fā)送至相應部門，緊急文件要第一時間傳送；（2）電子文件通過郵件方式傳

14、送，紙質文件通過復印和傳真方式發(fā)送；（3）文件下發(fā)時必須使用統(tǒng)一編號，例如：福滿家集團2014 年7 月 001號文件，福滿家超市2014 年 7 月 005號文件。5、文件存檔：（1）紙質文件由發(fā)文單位存檔。（2） 規(guī)則類文件由發(fā)文單位發(fā)送電子版文件到規(guī)則建設部存檔。6、文件下發(fā)追蹤：（1）發(fā)文部門發(fā)文完畢后立即通知接收單位接收文件，要求接收部門進行郵件反饋或簽字確認。（2）因發(fā)文不及時或通知不及時，發(fā)文部門需承擔相應責任。（3）文件下發(fā)后及時將文件記錄在會議與文件跟蹤表中。7、文件接收反饋：文件接收部門收到文件后應第一時間進行反饋，電子文件通過郵件反饋，紙質文件須在文件下發(fā)記錄上簽字。8、文件落實：（1）文件接收部門必須按照文件相關規(guī)定開展落實工作，并根據要求定期反饋文件落實情況。（2）各級接收部門要將文件存放于指