機(jī)關(guān)檔案收集工作中存在的問(wèn)題與對(duì)策

1、    機(jī)關(guān)檔案收集工作中存在的問(wèn)題與對(duì)策    李延哲摘 要：近年來(lái)，我國(guó)的機(jī)關(guān)工作發(fā)展迅速，機(jī)關(guān)檔案是我國(guó)機(jī)關(guān)事業(yè)單位留存文檔的一種記錄方式，在機(jī)關(guān)工作中占有非常重要的地位。檔案工作的源頭就是收集，只有將檔案資料收集起來(lái)才能實(shí)現(xiàn)集中統(tǒng)一保管，因此檔案的收集工作非常重要。本文從機(jī)關(guān)檔案工作的重要性入手，分析了現(xiàn)階段機(jī)關(guān)檔案收集工作中存在的主要問(wèn)題，然后有針對(duì)性地提出對(duì)策，以期為機(jī)關(guān)檔案收集工作的改進(jìn)出謀劃策。關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)檔案收集工作;存在的問(wèn)題;對(duì)策doi：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.26.087檔案工作是維護(hù)歷史真實(shí)

2、面貌、服務(wù)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的一項(xiàng)重要事業(yè)。廣義的檔案工作包含著檔案事業(yè)管理和檔案資源管理這兩個(gè)職能不同而又密切相關(guān)的工作。檔案事業(yè)管理包括檔案管理以及檔案科研、教育、宣傳、法制、外事等工作。檔案資源管理是對(duì)各種形態(tài)的檔案進(jìn)行收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、檢索、利用、編研等。狹義的檔案工作主要指檔案資源管理。本文中所指的檔案工作是指狹義上的檔案工作。1 機(jī)關(guān)檔案工作的重要性檔案工作亦稱檔案管理，是檔案館（室）直接對(duì)檔案實(shí)體和檔案信息進(jìn)行管理并提供利用服務(wù)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的總稱，同時(shí)這也是國(guó)家檔案事業(yè)最基本的組成部分。檔案管理工作專業(yè)性、技術(shù)性都比較強(qiáng)，時(shí)間跨度也非常大，所以檔案管理工作一直都是機(jī)關(guān)事業(yè)

3、單位內(nèi)控管理的一項(xiàng)重點(diǎn)工作。眾所周知，機(jī)關(guān)事業(yè)單位是黨和國(guó)家的相關(guān)職能部門，是社會(huì)各項(xiàng)事務(wù)的重要管理者，也是服務(wù)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展、改善民生的重要服務(wù)者，所以機(jī)關(guān)檔案工作也就更加重要了，尤其是進(jìn)入新時(shí)代以來(lái)，隨著我國(guó)進(jìn)入全面深化改革的深水區(qū)和攻堅(jiān)期，各項(xiàng)改革任務(wù)繁重、措施頻出，真實(shí)記錄機(jī)關(guān)事業(yè)單位公務(wù)活動(dòng)的檔案工作重要性更加凸顯。機(jī)關(guān)事業(yè)單位在正常運(yùn)轉(zhuǎn)、進(jìn)行公務(wù)活動(dòng)的過(guò)程中不斷形成的檔案資料，不僅僅是機(jī)關(guān)事業(yè)單位公務(wù)活動(dòng)的真實(shí)記錄和再現(xiàn)，也是機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作查考的重要依據(jù)，同時(shí)也為后期的宣傳教育提供了很好的素材。所以對(duì)于這些檔案資料我們一定要注意開(kāi)展收集、整理、價(jià)值鑒定、保管、編目和檢索、統(tǒng)計(jì)、編輯

4、和研究以及提供利用等工作，使機(jī)關(guān)檔案發(fā)揮出應(yīng)有的作用。2 檔案收集工作存在的問(wèn)題近年來(lái)，隨著全社會(huì)檔案意識(shí)的不斷增強(qiáng)，在檔案部門工作人員的不懈努力下，檔案收集工作的質(zhì)量不斷提升，取得了長(zhǎng)足進(jìn)展，為檔案工作的開(kāi)展乃至最終有效利用打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。但是，在實(shí)際工作中，檔案收集工作仍然存在一些問(wèn)題，離檔案工作高質(zhì)量發(fā)展的要求還有一定距離。2.1 業(yè)務(wù)部門歸檔問(wèn)題1）歸檔缺乏主動(dòng)性。各業(yè)務(wù)部門普遍歸檔意識(shí)不強(qiáng)，把歸檔看作是檔案部門的硬性任務(wù)，沒(méi)有把“要我歸檔”變?yōu)椤拔乙獨(dú)w檔”。這樣容易導(dǎo)致部分部門該歸檔的文件、資料等久拖不歸，也可能造成一些零散文件、“賬外”文件、專門文件、重大活動(dòng)文件等不能按規(guī)定及時(shí)

5、歸檔，使歸檔文件不齊全、不完整。2）歸檔存在突擊性。在日常工作中，許多部門都把歸檔當(dāng)作一時(shí)、一陣的事，存在應(yīng)付心理，沒(méi)有養(yǎng)成平時(shí)收集的習(xí)慣，只在每年要求集中歸檔時(shí)，突擊性地搜集各種歸檔文件、資料等，容易造成錯(cuò)漏。比如一些重大活動(dòng)完成后不及時(shí)裝訂檔案資料，而是等到要?dú)w檔時(shí)“臨時(shí)抱佛腳”，既影響歸檔效率又影響歸檔質(zhì)量。3）歸檔具有隨意性。歸檔的隨意性大，一些該歸檔的沒(méi)有歸檔，不該歸檔的卻歸檔了。對(duì)保管期限的把握不嚴(yán)謹(jǐn)，沒(méi)有經(jīng)過(guò)認(rèn)真權(quán)衡把握檔案價(jià)值就確定保管期限。只注重文書檔案歸檔，而對(duì)音像檔案、實(shí)物檔案等其他形態(tài)的檔案則歸檔較少。2.2 檔案工作部門問(wèn)題1）檔案管理制度不完善。很多單位或部門雖然建

6、立了相應(yīng)的檔案管理制度，但并不健全。針對(duì)文書檔案提的要求多，對(duì)科技檔案、專門檔案相對(duì)忽視，尤其是音像檔案、電子檔案的收集歸檔沒(méi)有得到有效重視。對(duì)于哪些該歸檔、哪些不在歸檔范圍，操作性還有待增強(qiáng)。針對(duì)檔案工作的考核細(xì)則較少，甚至有的單位沒(méi)有將檔案工作納入年度績(jī)效考核內(nèi)容。2）檔案工作人員主觀能動(dòng)性不強(qiáng)。檔案工作人員認(rèn)為自己所從事的工作不被單位領(lǐng)導(dǎo)重視，在工作中處于消極態(tài)度，采取“坐、等、靠”的方式，日常工作、活動(dòng)中產(chǎn)生的資料形成“你交我收、坐等上門”的封閉工作狀態(tài)，對(duì)其他部門主動(dòng)跟蹤指導(dǎo)不多，常使一些有價(jià)值的資料失去收集的機(jī)會(huì)。3 機(jī)關(guān)檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展路徑3.1 提高信息技術(shù)利用率通過(guò)各類

7、媒體終端、手機(jī)、平板等，利用各類應(yīng)用軟件，創(chuàng)造全方位的服務(wù)工作。在此過(guò)程中要注意不同的檔案管理機(jī)制，有著不同的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，因此在構(gòu)建信息網(wǎng)路系統(tǒng)的時(shí)候，要依照相應(yīng)的資源體系來(lái)進(jìn)行。另外，在進(jìn)行合理的操作數(shù)據(jù)庫(kù)選擇上，應(yīng)保證對(duì)基本建設(shè)成本的供應(yīng)保障，通過(guò)其相應(yīng)的時(shí)間調(diào)整，從而確保對(duì)信息傳遞的精確性保障。對(duì)于數(shù)字檔案的規(guī)格管理，其實(shí)際的數(shù)據(jù)目錄，其實(shí)際的服務(wù)體驗(yàn)，也有了較大的成本規(guī)劃。最重要的是利用信息技術(shù)，來(lái)規(guī)范檔案管理。比如一些具有重要價(jià)值的文獻(xiàn)、資料、視頻、圖像等資料、憑證可以使用不可擦除型光盤，以免計(jì)算機(jī)系統(tǒng)及網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)出現(xiàn)故障時(shí)導(dǎo)致信息的丟失。3.2 培養(yǎng)全能型人才隊(duì)伍首先，單位要給檔案管理

8、人員提供全面系統(tǒng)學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識(shí)的機(jī)會(huì)和平臺(tái)，通過(guò)開(kāi)展專項(xiàng)講座、學(xué)習(xí)交流會(huì)，既能讓管理人員鞏固原有知識(shí)，也能向其灌輸、補(bǔ)充檔案學(xué)新理論、新方法、新觀念，以此來(lái)提高他們的專業(yè)水平。其次，要重視科學(xué)技術(shù)的教育和培訓(xùn)工作。當(dāng)前社會(huì)已經(jīng)進(jìn)入了知識(shí)時(shí)代、信息時(shí)代，只有擁有豐富的知識(shí)和技術(shù)，才能有立足之地，才能在社會(huì)中充分發(fā)揮出自己的價(jià)值。因此單位要根據(jù)檔案管理工作的實(shí)際情況向管理人員普及相關(guān)學(xué)科知識(shí)。比如哲學(xué)、歷史學(xué)、心理學(xué)、行為學(xué)、公共關(guān)系學(xué)等，同時(shí)還要加大對(duì)工作人員的技術(shù)培養(yǎng)，讓他們學(xué)習(xí)如何設(shè)置安全保密系統(tǒng)、嚴(yán)格監(jiān)管計(jì)算機(jī)發(fā)布的內(nèi)容等技能，從而有效避免計(jì)算機(jī)被入侵的現(xiàn)象，確保信息資源的安全性，從整體

9、上提升檔案隊(duì)伍的管理水平。3.3 完善管理機(jī)制首先，機(jī)關(guān)單位要從思想上進(jìn)行轉(zhuǎn)變，重視檔案管理的作用和價(jià)值，廣泛宣傳其重要性，將工作理念從“對(duì)物服務(wù)”轉(zhuǎn)向“對(duì)人服務(wù)”，深入開(kāi)發(fā)利用檔案資源，全方位搞好深層次、多元化的服務(wù)。其次，單位要依照系統(tǒng)的檔案管理歸檔技術(shù)架起檔案信息的利用標(biāo)準(zhǔn)，制定統(tǒng)一強(qiáng)化的檔案服務(wù)管理理念，逐步改善檔案的更新頻次，形成統(tǒng)一準(zhǔn)確的檔案信息狀態(tài)。最后，要根據(jù)單位的實(shí)際情況以及檔案管理的實(shí)際特點(diǎn)，制定出對(duì)應(yīng)的管理制度，要明確各管理人員的職責(zé)范圍、責(zé)任履行以及考核的標(biāo)準(zhǔn)。尤其是要把檔案材料的積累工作納入檔案管理的績(jī)效考核中。這樣有助于管理人員明確自己的工作方向，承擔(dān)起相應(yīng)的責(zé)任，有助于檔案管理活動(dòng)的有序化、規(guī)范化和制度化。4 結(jié)語(yǔ)做好機(jī)關(guān)檔案工作的重要性不言而喻，檔案收集工作是整個(gè)檔案工作流程的起點(diǎn)，面對(duì)機(jī)關(guān)檔案收集工作中存在的檔案意識(shí)薄弱、保障和配合不到位、工作人員業(yè)務(wù)能力有待提高等問(wèn)題，我們要有針對(duì)性地提高機(jī)關(guān)干部特別是檔案管理工作人員的檔案意識(shí)和業(yè)務(wù)能力，提高他們的責(zé)任心，同時(shí)做好檔案利用工作，以利用促收集，只有這樣，才能將