費用報銷制度及流程

1、第一部分總則第一條 為了加強公司部管理，規(guī)公司財務報銷行為，合理控制費用支出，特制定本制度。第二條 本制度根據(jù)相關(guān)的財經(jīng)制度及公司實際情況，將財務報銷分為日常辦公費用、工資福利及相關(guān)費用、稅費支出、工程支出及專項支出等，以下分別說明報銷相關(guān)的借款流程及各項支出的具體財務報銷制度和報銷流程。第三條本制度適用于公司全體員工。第二部分借支管理規(guī)定及借支流程第四條借支管理規(guī)定（一） 出差借款：出差人員憑審批后的出差申請單按批準額度辦理借款，出差返回 5 個工作日辦理報銷還款手續(xù)。（二） 其他臨時借款：如業(yè)務費、周轉(zhuǎn)金等，借款人員應及時報賬，除周轉(zhuǎn)金外，其他借款原則上不允許跨月。（三） 各項借款金額超過

2、5000元應提前 3-5 天通知財務部備款。（四） 借款銷賬：借款銷賬時應以借款申請單為依據(jù)，據(jù)實報銷，超出申請單圍的，須經(jīng)主管領導簽字批準，否則財務人員有權(quán)拒絕銷賬。（五） 借款實行“前款不清，后款不借”的原則，員工在財務部有借款余額或上次借款尚未歸還或銷賬的，除非有特殊情況，否則不允許再次借款，費用報銷時，應先歸還借款，當年12 月 31 日前的借款尚未核銷的，如無特殊情況，一律從工資或獎金中扣除。第五條借支流程（一）借款人按規(guī)定填寫借款單，注明借款事由、借款金額（大小寫一致，不得涂改）。（二） 審批流程：借款申請人 - 主管部門經(jīng)理審核簽字 - 財務經(jīng)理復核 - 總經(jīng) 理審批。（三） 借

3、款憑審批后的借款單到財務部領款。第三部分差旅費、會議費、招待費報銷第六條 為了保證出差人員的工作和生活需要，科學管理與使用差旅費用，明確差旅費報銷標準、出差申請與報銷程序，并貫徹勤儉節(jié)約的原則，結(jié)合公司的實際情況，特作如下規(guī)定：（一） 差旅費：是指因公經(jīng)批準到外地工作所需交通費、住宿費和業(yè)務補貼等。（二） 出差天數(shù)：是指出發(fā)日到返回出發(fā)地的日歷天數(shù)。（三） 差旅費報銷總額 =憑單據(jù)報銷部分 +出差補貼部分。單據(jù)報銷部分：往返交通費、當?shù)刈∷拶M等。出差補貼部分：室交通費、通訊費、伙食補貼等之和（四） 地區(qū)定義： 一類地區(qū)：、 其他地區(qū)：除一類地區(qū)外的國其他地區(qū)第七條差旅費報銷標準及相應規(guī)定（一）

4、出差交通工具乘坐標準及費用報銷標準級別交通工具住宿標準出差補貼（含市交通，貼或其他）伙食補飛機火車輪船一類地區(qū)其他地區(qū)一類伙食一類父通其他伙食其他父通總經(jīng)理 / 副總經(jīng)理/總工程師經(jīng)濟 艙硬臥二等艙實報實銷實報實銷實報實銷實報實銷實報實銷實報實銷副總工程師/總經(jīng) 理助理 / 總監(jiān)經(jīng)濟 艙硬臥二等艙300260120309030部門經(jīng)理/副經(jīng)理7.5折以機票硬臥三等艙26021090307030技術(shù)服務工程師 / 主管6.5折以機票硬臥三等艙26021090307030其他人員（含區(qū)域經(jīng)理）5 折 以機票硬臥三等艙22017090307030注：出差人員必須嚴格遵照上述標準執(zhí)行，如需超標準住宿或

5、乘坐交通工具，需由出差人員提出書面申請（特殊情況可以、短信請示分管公司領導，回司后補簽），部門經(jīng)理簽署意見后報分管公司領導批準后方可住宿或乘坐，作為報銷憑證附件。未經(jīng)批準的超標準住宿或乘坐，超出部分不予報銷。（二）相關(guān)規(guī)定： 出差人員需填寫出差申請單，經(jīng)部門領導簽字審批后方可報銷出差費用。 因工作需要出差，應做好行程規(guī)劃，合理安排路線和時間，報部門經(jīng)理和分管公司，超出計劃行程安排的費用一律不予報銷，特殊情況報上級領導審批方可執(zhí)行。 出差人員住宿費按等級標準報銷（旅游旺季時上述住宿標準上浮10% ，附正規(guī)住宿發(fā)票。住宿費報銷天數(shù)=實際住宿天數(shù) 二人及以上出差：部門經(jīng)理及以下兩人同性出差，住宿費按

6、一人（不同級別按同行中級別高者的住宿標準，同級別住宿標準可增加30% 支付，異性兩人同性按二人各自的住宿標準支付 住宿費超出標準的，按標準報銷，超出部份由員工個人承擔，特殊情況需要報銷超出部分的需經(jīng)部門領導簽字審批，由總經(jīng)理審批后方可報銷。 陪同外賓工作的人員或因公陪同領導確需超標的住宿費，超出部份需經(jīng)分管公司領導簽字審批后方可報銷。 出差補貼：出差補貼按人支付，按照實際出差情況核準給出差人員，超出不補，節(jié)約歸己，不需要附發(fā)票。 出差期間，可乘坐硬臥（或三等艙）而未乘坐的，可按標準等級票價和實際乘坐票價差額的 50 狩以補貼，乘坐旅游專列、臥鋪長途汽車、豪華大巴等，按臥鋪對待，不再予以補貼。

7、因本人原因?qū)⒊霾钇睋?jù)丟失的，員工必須向上一級領導書面寫明經(jīng)過，并自 行解決相應發(fā)票后方可報銷。第八條 各部門及人員職責（一）部門經(jīng)理 / 分管公司領導派遣出差人員，由出差人填寫員工出差申請表逐級審簽。各級領導應堅持原則，嚴格審批和控制出差人數(shù)、地點、時間、費用支出等，不得以任何名義和方式照顧無出差任務的人員出差，否則， 一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，除扣回差旅費外，還要追究部門領導責任。（二）報銷時，出差人員依據(jù)本辦法填寫費用報銷單，逐級審簽。報銷單后附員工出差申請表。員工出差申請表上需注明是否提交出差總結(jié)，由部門經(jīng)理簽字確認；無部門經(jīng)理簽字確認的，財務管理部不予辦理報銷，由此造成的相關(guān)責任和損失由報銷人承擔。（

8、三）財務管理部負責監(jiān)督各部門是否按要求執(zhí)行。會計人員依據(jù)本辦法負責審查、給付差費借款，審查、結(jié)算差旅費報銷事項。具體審核點如下：外來票據(jù)是否合規(guī)；外來票據(jù)作為附件粘貼在憑證后，是否分類歸集；報銷的合計金額與憑證金額是否一致，附件數(shù)是否準確；是否在標準之；若是與同行者共同產(chǎn)生的費用，審核是否有同行人員簽字，不得重復報銷；如須附表加以說明，是否有附表；是否簽字齊全、是否在預算。第九條差旅費備用金管理規(guī)定員工因公出差，需借用出差備用金的，應按照本辦法要求填寫員工出差申請表及借款單，提報預支款項與出差事由，交部門經(jīng)理/ 副總/ 總經(jīng)理 / 董事長審批，財務管理部根據(jù)備用金審批權(quán)限見各級審批人簽字后給予

9、付款。備用金審批權(quán)限董事長2000 元以上總經(jīng)理2000 元以下（含）第十條 差旅費借支、報銷、結(jié)算（一）報銷要求及受理借支報銷要求：出差人員須索取正規(guī)發(fā)票，回公司后，應在一周如實填制費用報銷單；為減少周折、提高報銷效率，對于外來票據(jù)合規(guī)性不能判斷時，出差人員可先向會計咨詢，票據(jù)合規(guī)后再填寫報銷單、逐級審批支付。報銷單據(jù)要按主要交通憑證、住宿證明發(fā)票（指按標準報銷者）、業(yè)務招待費和其他可據(jù)實報銷憑證（如特批的住宿發(fā)票、的士票、通訊費發(fā)票、會議費發(fā)票）等類別粘貼整齊，未按照要求粘貼的，會計人員不予受理。結(jié)算后多借、補支差旅費要在三個工作日到財務管理部清算完。前帳未清，后帳不借。（二）差旅費報銷、

10、審核、結(jié)算報銷程序參照預算、外費用報銷流程。（三） 未借支差旅費的出差人員，應在完成任務回公司后兩周到財務管理部辦理報銷手續(xù)，否則一切費用自理。（四） 就近探親核報員工趁出差之便，事先經(jīng)領導批準就近回家探親辦事的，其繞道支出的車、船費均由個人自理。（五） 違規(guī)處理對弄虛作假、虛報冒領、違反規(guī)定的人員，按國務院關(guān)于違反財政法規(guī)處罰暫行規(guī)定處理。第十一條會議費用報銷（一）會議住宿費報銷：憑會議通知據(jù)實報銷，若會議期間會議主辦方承擔食宿費用，則不再報銷住宿費以及會議期間出差補貼。（二）會務費報銷：憑會議票據(jù)報銷，后附會議通知。第四部分市交通費報銷第十二條銷售人員因公外出，乘坐出租車無需事先請示，是否

11、需要打車根據(jù)以下情況自行判斷：（一）涉及到公司形象時，可以乘坐出租車；（二）與客戶在一起的時候，可以乘坐出租車；（三）時間緊急時，可以乘坐出租車；（四）隨身攜帶公司設備時 ，可以乘坐出租車；（五）晚上加班至22： 00 以后（含 22： 00）回家，可以乘坐出租車; （六）上述情況之外，應根據(jù)勤儉的原則選擇交通工具，在路途較遠的情況下, 盡量打車與乘公車相結(jié)合，以降低費用。第十三條非銷售人員在下列情況下可以乘坐出租車：（一）隨身攜帶公司設備 ；（二）同去一個目的地外出辦公事，人數(shù)達3 人及以上 ；（三）晚上加班至 22： 00 以后（含 22： 00）; （四）事情非常緊急；（五）非常特殊的場

12、合（比如：有客戶在場或客戶想搭車去某地），而當時不便于請示部門經(jīng)理（六）財務人員攜帶公司章證及重要文件或攜帶公司現(xiàn)金1 萬元以上（含 1萬元）的情況。（七）上述情況以外，乘坐出租汽車均需要事先征求部門經(jīng)理同意。第十四條部門經(jīng)理外出辦事有權(quán)自行決定是否乘坐出租車，部門經(jīng)理的出租車票經(jīng)主管領導簽字后報銷。第十五條員工因公外出乘坐的公交車、地鐵發(fā)生的費用據(jù)實報銷。第五部分業(yè)務招待費報銷第十六條業(yè)務招待費標準（含本市與出差期間應酬）級別業(yè)務招待費數(shù)額總經(jīng)理 / 總工程師200 元/ 人/ 次副總工程師 / 總經(jīng)理助理 / 總監(jiān)160 元/ 人/ 次部門經(jīng)理 / 副經(jīng)理120 元/ 人/ 次其他人員（含

13、區(qū)域經(jīng)理）80 元/ 人/ 次注：外單位來本單位聯(lián)系工作、參觀等需要用餐的招待標準按我司人員級別、事由分別由就餐接待部門陪同安排。第十七條其他相關(guān)規(guī)定因公發(fā)生招待費，應事先經(jīng)分管公司領導批準，確定費用額度，實報實銷。招待客戶的費用，依據(jù)上表確定的標準，應與出差期間其他單據(jù)一起報銷。一餐 多人陪同的，須同行人員簽字；多餐累計報銷須列表說明。標準報銷，財務先行支出、出納后補有權(quán)人簽字；超標準報銷，由報銷人先找分管公司領導簽批后，才能憑發(fā)票到財務管理部辦理報銷。凡超過標準、未經(jīng)批準的，其超出部分費用自理。第六部分報銷單據(jù)填寫第十八條報銷單據(jù)按規(guī)填寫：（一）使用規(guī)定單據(jù)（二）使用藍色 / 黑色簽字筆，不得涂改（三）金額須頂格寫，大小寫一致，例如：y 12，008.07 則大寫為：壹萬貳仟零捌元零柒分。（四）金額大小寫對照表: 0123456789