公司視頻會(huì)議系統(tǒng)管理辦法(試行)

1、XXXX公司視頻會(huì)議系統(tǒng)管理辦法（試行）第一條為規(guī)范我司視頻會(huì)議系統(tǒng)的管理，保證視頻會(huì)議系統(tǒng)的正常運(yùn)行，特制定本辦法。第二條視頻會(huì)議是提高工作效率，適應(yīng)節(jié)約、便利辦公要求的有效方式，各級(jí)部門和機(jī)構(gòu)應(yīng)積極利用視頻會(huì)議系統(tǒng)（以下均簡(jiǎn)稱“視頻會(huì)議”）召開會(huì)議、面試人員、組織講座和培訓(xùn)等，充分發(fā)揮其效能。第三條 總公司綜合管理部是全司視頻會(huì)議的管理部門，也是總公司視頻會(huì)議室的管理部門， 總公司信息技術(shù)部是全司視頻會(huì)議系統(tǒng)的技術(shù)保障部門。 各視頻會(huì)議系統(tǒng)的使用機(jī)構(gòu)也應(yīng)明確系統(tǒng)的具體管理部門及其職責(zé)，并指定兩名以上系統(tǒng)管理員。第四條各機(jī)構(gòu)使用的視頻會(huì)議軟件和硬件系統(tǒng)均由總公司統(tǒng)一配發(fā)。各機(jī)構(gòu)可以根據(jù)自身情

2、況本著適用即可的原則參考視頻會(huì)議室的建設(shè)（見附件1）來(lái)建設(shè)視頻會(huì)議室。視頻會(huì)議系統(tǒng)的日常操作應(yīng)按照視頻會(huì)議系統(tǒng)操作規(guī)范 （見附件 2）的要求進(jìn)行。第五條 以總公司名義和總公司各部門名義召開的視頻會(huì)議，需要在 OA系統(tǒng)上執(zhí)行 “視頻會(huì)議申請(qǐng)流程” ，并經(jīng)由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批通過之后方可召開；以各分公司名義和分公司各部門名義召開的視頻會(huì)議，如需使用全司視頻會(huì)議系統(tǒng)，由各機(jī)構(gòu)提前告知總公司綜合管理部，并將視頻會(huì)議有關(guān)信息送總公司信息技術(shù)部備案。如與總公司視頻會(huì)議沖突，應(yīng)優(yōu)先確保總公司視頻會(huì)議。第六條以總公司名義和總公司各部門名義召開的視頻會(huì)議，須按以下程序辦理：（一）對(duì)于有總經(jīng)理室及以上人員參加或涉及全司

3、大部分機(jī)構(gòu)參加的重要會(huì)議，會(huì)議發(fā)起者需提前 5 個(gè)以上工作日在 OA系統(tǒng)上通過“視頻會(huì)議申請(qǐng)流程”來(lái)預(yù)訂會(huì)議室，同時(shí)通過 OA系統(tǒng)向參會(huì)機(jī)構(gòu)下發(fā)會(huì)議通知， 明確視頻會(huì)議聯(lián)調(diào)時(shí)間及有關(guān)要求。 并將有關(guān)信息告知總公司信息技術(shù)部。（二）對(duì)于一般性的有限數(shù)量機(jī)構(gòu)間會(huì)議，會(huì)議發(fā)起者需提前 3 個(gè)以上工作日在 OA系統(tǒng)上通過 “視頻會(huì)議申請(qǐng)流程” 來(lái)預(yù)訂會(huì)議室，同時(shí)通過 OA系統(tǒng)向參會(huì)機(jī)構(gòu)下發(fā)會(huì)議通知，明確視頻會(huì)議聯(lián)調(diào)時(shí)間及有關(guān)要求。并將有關(guān)信息告知總公司信息技術(shù)部。（三）緊急情況下， 會(huì)議發(fā)起者可先將視頻會(huì)議有關(guān)信息告知總公司綜合管理部和信息技術(shù)部。會(huì)后在 OA系統(tǒng)上補(bǔ)走“視頻會(huì)議申請(qǐng)流程”。第七條 以

4、各分公司名義和分公司各部門名義召開的視頻會(huì)議，如需使用全司視頻會(huì)議系統(tǒng)，須按以下程序辦理：（一）會(huì)議發(fā)起者應(yīng)提前 3 個(gè)以上工作日填報(bào)視頻會(huì)議申請(qǐng)表（見附件 3），打印并加蓋公章后，傳真至總公司綜合管理部。得到確認(rèn)后，發(fā)起者應(yīng)提前 1 個(gè)以上工作日將會(huì)議通知（包括電子版）抄送總公司信息技術(shù)部備案。 視頻會(huì)議的聯(lián)調(diào)工作由召開會(huì)議的機(jī)構(gòu)自行負(fù)責(zé)，總公司信息技術(shù)部可提供必要的協(xié)助。（二）如會(huì)議需使用總公司視頻會(huì)議室， 發(fā)起方應(yīng)在申請(qǐng)表中加以說明，并按本辦法第六條預(yù)訂會(huì)議室。第八條有三級(jí)或以下級(jí)別機(jī)構(gòu)參加總公司發(fā)起的視頻會(huì)議應(yīng)至少有一天的聯(lián)調(diào)時(shí)間。第九條 缺省情況下，總公司視頻會(huì)議室的會(huì)議登錄密碼固定

5、為123456。對(duì)于重要會(huì)議，該密碼需要臨時(shí)修改?？偣鞠到y(tǒng)管理員會(huì)以 OA留言方式將新密碼下發(fā)給各下級(jí)參會(huì)機(jī)構(gòu)的系統(tǒng)管理員，并于機(jī)構(gòu)間聯(lián)調(diào)之前進(jìn)行修改。 本次會(huì)議結(jié)束以后， 總公司系統(tǒng)管理員還原該密碼。第十條 視頻會(huì)議參加機(jī)構(gòu)的組織協(xié)調(diào)工作由會(huì)議發(fā)起者 （部門）負(fù)責(zé)，同時(shí)會(huì)議發(fā)起者（部門）還應(yīng)督促各參會(huì)機(jī)構(gòu)做好與當(dāng)?shù)匾曨l會(huì)議管理部門及人員的協(xié)調(diào)工作。第十一條 會(huì)前聯(lián)調(diào)規(guī)范：（一）各參會(huì)機(jī)構(gòu)在接到會(huì)議通知后， 應(yīng)根據(jù)會(huì)議通知中的聯(lián)調(diào)時(shí)間及有關(guān)要求，準(zhǔn)時(shí)參加聯(lián)調(diào)。（二）聯(lián)調(diào)前請(qǐng)先自行測(cè)試視、 音頻是否正常（具體操作按照視頻會(huì)議系統(tǒng)操作規(guī)范的要求進(jìn)行） 。（三）如果遇到無(wú)法自行解決的問題， 請(qǐng)與上

6、級(jí)機(jī)構(gòu)的系統(tǒng)管理員聯(lián)系解決。（四）聯(lián)調(diào)過程中如果機(jī)構(gòu)較多， 有時(shí)可能無(wú)法及時(shí)回應(yīng)聯(lián)調(diào)請(qǐng)求，請(qǐng)?jiān)跁?huì)議室聊天窗口中向會(huì)議主持人發(fā)送“ XX 機(jī)構(gòu)請(qǐng)求調(diào)試”的字樣，等待會(huì)議管理員與您進(jìn)行聯(lián)調(diào)。（五）聯(lián)調(diào)中與會(huì)議管理員進(jìn)行通話，確認(rèn)視、音頻都正常后，才算聯(lián)調(diào)成功并開始值機(jī)。（六）如召開緊急會(huì)議， 各參會(huì)機(jī)構(gòu)系統(tǒng)管理員應(yīng)在接到通知后立即到達(dá)視頻會(huì)議設(shè)備現(xiàn)場(chǎng)參加聯(lián)調(diào)， 保證系統(tǒng)盡快進(jìn)入正常運(yùn)行狀態(tài)，并應(yīng)在聯(lián)調(diào)后立即開始值機(jī)。第十二條會(huì)議期間注意事項(xiàng)：（一）各參會(huì)機(jī)構(gòu)應(yīng)在會(huì)場(chǎng)的明顯位置設(shè)置本機(jī)構(gòu)的名稱標(biāo)牌（名稱標(biāo)牌為藍(lán)底白字， 尺寸大小以能在視頻窗口中明顯顯示且不影響會(huì)場(chǎng)人員為宜），主要領(lǐng)導(dǎo)要設(shè)置桌簽（桌簽

7、標(biāo)準(zhǔn)與單位名稱標(biāo)牌相同），重要會(huì)議還應(yīng)在會(huì)場(chǎng)懸掛會(huì)標(biāo)（會(huì)標(biāo)要求根據(jù)會(huì)議通知要求制作），標(biāo)牌、桌簽及會(huì)標(biāo)應(yīng)保證圖像效果清晰。（二）如視頻會(huì)議室中使用暗色桌面的， 在召開視頻會(huì)議時(shí)要求鋪設(shè)亮色的桌布， 以提高會(huì)議室的亮度。 并且盡量不要讓攝像頭對(duì)著室外窗戶，或者使用遮光效果好的窗簾，以避免視頻異常。（三）系統(tǒng)管理員應(yīng)隨時(shí)關(guān)注攝像頭位置，防止偏轉(zhuǎn)、移動(dòng)，甚至出現(xiàn)不應(yīng)有的畫面。（四）不得隨意播放與會(huì)議無(wú)關(guān)的音視頻信息。（五）若需要分會(huì)場(chǎng)進(jìn)行發(fā)言，請(qǐng)?jiān)跁?huì)前做好準(zhǔn)備，等待發(fā)言通知。（六）發(fā)言者不要手持麥克風(fēng)說話，最好把麥克風(fēng)放在固定的地方，用平常普通說話的聲音講話即可，距離麥克風(fēng) 0.2m 左右最佳，不要

8、背對(duì)麥克風(fēng)講話，不要把麥克風(fēng)放到音箱附近，避免產(chǎn)生雜音。（七）分會(huì)場(chǎng)不發(fā)言時(shí)應(yīng)主動(dòng)關(guān)閉本端麥克風(fēng)，避免產(chǎn)生雜音，影響會(huì)議音頻效果， 主會(huì)場(chǎng)也要通過會(huì)議軟件全部靜音， 以保證會(huì)議效果。（八）系統(tǒng)管理員應(yīng)堅(jiān)守崗位，確保電話聯(lián)絡(luò)暢通，隨叫隨應(yīng)。（九）會(huì)議期間，除系統(tǒng)管理員之外，無(wú)關(guān)人員一律不得進(jìn)入設(shè)備操作區(qū)，不得操作與視頻會(huì)議有關(guān)的設(shè)備。（十）參會(huì)人員應(yīng)嚴(yán)肅認(rèn)真，保持坐姿端正，同時(shí)關(guān)閉手機(jī)或把手機(jī)置于震動(dòng)狀態(tài)。（十一）會(huì)場(chǎng)內(nèi)禁止吸煙、禁止食用水果零食等。第十三條 會(huì)議期間，如分會(huì)場(chǎng)系統(tǒng)出現(xiàn)故障，系統(tǒng)管理員應(yīng)立即與上級(jí)機(jī)構(gòu)系統(tǒng)管理員聯(lián)系， 尋求解決辦法。 系統(tǒng)管理員在會(huì)后應(yīng)詳細(xì)記錄故障處理情況，并上報(bào)

9、給上級(jí)機(jī)構(gòu)的系統(tǒng)管理員。第十四條 會(huì)議結(jié)束后，由主會(huì)場(chǎng)統(tǒng)一中斷系統(tǒng)連接，各分會(huì)場(chǎng)在確認(rèn)主會(huì)場(chǎng)中斷后，方可關(guān)閉視頻會(huì)議系統(tǒng)。第十五條 會(huì)議的錄音、錄像資料應(yīng)根據(jù)有關(guān)檔案要求妥善保存和處理。第十六條 各機(jī)構(gòu)應(yīng)定期對(duì)其視頻會(huì)議系統(tǒng)進(jìn)行自檢，要求至少每月開機(jī)一次?？偣拘畔⒓夹g(shù)部將定期組織對(duì)全司視頻會(huì)議系統(tǒng)進(jìn)行例行檢測(cè)，檢測(cè)內(nèi)容與聯(lián)調(diào)內(nèi)容相同。第十七條 各機(jī)構(gòu)視頻會(huì)議系統(tǒng)管理部門的領(lǐng)導(dǎo)和系統(tǒng)管理員的姓名及其聯(lián)系方式（包括辦公電話、移動(dòng)電話、電子郵箱等信息）如發(fā)生變更，應(yīng)及時(shí)通知總公司綜合管理部和信息技術(shù)部。第十八條使用注意事項(xiàng)：（一）不得將視頻會(huì)議主機(jī)作為其它用途。（二）嚴(yán)禁帶電插拔任何連接線纜。（三

10、）嚴(yán)禁帶電清潔和維護(hù)設(shè)備。（四）嚴(yán)禁用手轉(zhuǎn)動(dòng)鏡頭。（五）嚴(yán)禁震動(dòng)和擠壓設(shè)備，特別是鏡頭。（六）設(shè)備應(yīng)放置在固定位置，盡量避免移動(dòng)和插拔接線。（七）注意更換麥克風(fēng)、遙控器電池，長(zhǎng)期不用則應(yīng)取出電池。（八）嚴(yán)禁隨意更改設(shè)備的系統(tǒng)設(shè)置。第十九條本辦法由總公司綜合管理部負(fù)責(zé)解釋，總公司信息技術(shù)部提供技術(shù)協(xié)助。第二十條各機(jī)構(gòu)可根據(jù)本辦法制定實(shí)施細(xì)則。第二十一條本辦法自發(fā)布之日起施行。附件 1、視頻會(huì)議室建設(shè)原則1. 總體要求視頻會(huì)議室既是會(huì)議召開的場(chǎng)所，又是視頻會(huì)議設(shè)備的放置場(chǎng)所，因此視頻會(huì)議室規(guī)劃設(shè)計(jì)的合理性決定了視頻會(huì)議的質(zhì)量， 進(jìn)而影響著會(huì)議的整體效果。科學(xué)合理的視頻會(huì)議室規(guī)劃設(shè)計(jì)除了給與會(huì)人員提

11、供舒適的會(huì)議環(huán)境外，更為重要的是真實(shí)地反映會(huì)場(chǎng)的圖像、 聲音以及其他各種會(huì)議要素，使與會(huì)者產(chǎn)生臨場(chǎng)感受，達(dá)到視覺、語(yǔ)言和環(huán)境全程同步交流的良好效果。總之，通過視頻會(huì)議傳送的包括人物、聲音、景象、圖文在內(nèi)的所有會(huì)議要素和信息應(yīng)當(dāng)清晰可辨。2. 視頻會(huì)議室的分類按照規(guī)模和功能的不同，視頻會(huì)議室可分為三類：大型視頻會(huì)議室：適用于總公司，可以召開全司范圍的大型會(huì)議。會(huì)議室內(nèi)設(shè)置有大型會(huì)議終端，并配備智能化會(huì)議系統(tǒng)。主要包括顯示系統(tǒng)、多信號(hào)處理系統(tǒng)、圖像采集系統(tǒng)、中央控制系統(tǒng)、音頻擴(kuò)聲記錄系統(tǒng)等。中型視頻會(huì)議室：適用于分公司，既可以作為分會(huì)場(chǎng)參加全司會(huì)議，也可作為本機(jī)構(gòu)與下屬機(jī)構(gòu)召開視頻會(huì)議的主會(huì)場(chǎng)，規(guī)

12、模比大型視頻會(huì)議室小， 設(shè)備配置與大型會(huì)議室基本相同。小型（普通型）視頻會(huì)議室：適用于各級(jí)機(jī)構(gòu)的附屬會(huì)議室或下級(jí)機(jī)構(gòu)的主會(huì)議室。一般不設(shè)置智能會(huì)議系統(tǒng)，只需設(shè)置一體化的會(huì)議終端和顯示系統(tǒng)。3. 視頻會(huì)議室的會(huì)場(chǎng)設(shè)計(jì)視頻會(huì)議室的大小主要取決于會(huì)議規(guī)模和視頻會(huì)議設(shè)備。具體可2根據(jù)通常參會(huì)人數(shù)，按照人均 2-2.5m 的占用空間來(lái)計(jì)算。此外還需考慮第一排座位到前置的監(jiān)視器之間的距離 ( 該距離為攝像的必要取景距離 ) 。天花板高度應(yīng)不小于 3m。會(huì)議室及內(nèi)部設(shè)施禁用白色和黑色等深色色調(diào) （白黑兩種顏色會(huì)對(duì)人物攝像產(chǎn)生“反光”及“奪光”的不良效應(yīng)）。墻壁和桌椅宜采用淺色色調(diào)，如墻壁為米黃色或淺綠色，桌

13、椅為淺咖啡色等，這樣形成的視頻電平近似于 0.35V。一般而言，南方宜用冷色，北方宜用暖色。攝像背景（如被攝對(duì)象背后的墻壁等 ) 不宜有山水字畫等復(fù)雜景物，否則會(huì)增加視頻的信息量， 不利于提高圖像質(zhì)量和降低傳輸速度。室內(nèi)可以擺放花卉、盆景等清新淡雅的物件，使會(huì)議室顯得高雅、活潑和融洽，對(duì)提高會(huì)議效果會(huì)有積極的幫助。從視覺效果來(lái)說，監(jiān)視器應(yīng)放置在最前端且相對(duì)于與會(huì)者中心的位置，距地高度大約 1m左右，人與監(jiān)視器的距離大約為46倍屏幕高度，各與會(huì)者到監(jiān)視器的水平視角應(yīng)不大于60°。監(jiān)視器屏幕的大小應(yīng)根據(jù)視頻會(huì)議的數(shù)據(jù)速率、 與會(huì)人數(shù)、會(huì)議室面積等因素綜合而定。對(duì)于小型視頻會(huì)議室，一般采用

14、29英寸至 34英寸的監(jiān)視器即可；大、中型會(huì)議室可劃分多個(gè)區(qū)域后采用多臺(tái)29英寸至 34英寸監(jiān)視器；大型視頻會(huì)議室應(yīng)以投影、液晶或等離子體電視為主，大小酌情選擇。監(jiān)視器或電視機(jī)應(yīng)置于視頻會(huì)議室最前面正對(duì)與會(huì)者的適當(dāng)位置。攝像機(jī)的放置與監(jiān)視器基本相同。揚(yáng)聲器應(yīng)置于會(huì)議室的四角，與兩邊墻壁之間的距離不少于1m。3.1.大中型會(huì)場(chǎng)的設(shè)計(jì)視頻會(huì)議室應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)范要求，結(jié)合實(shí)際進(jìn)行布局。 下圖是一個(gè)大中型視頻會(huì)議室的會(huì)場(chǎng)設(shè)計(jì)圖范例。大中型視頻會(huì)議室典型的設(shè)備接線圖如下：3.2.小型會(huì)場(chǎng)設(shè)計(jì)下圖是一個(gè)小型視頻會(huì)議室的會(huì)場(chǎng)設(shè)計(jì)圖范例。小型視頻會(huì)議室典型的設(shè)備接線圖如下：4. 室內(nèi)環(huán)境室內(nèi)溫度應(yīng)保持在 18-

15、22 之間，濕度范圍為 50%-60%。3為保證室內(nèi)空氣新鮮，人均換氣量不小于18 m h。會(huì)議室的環(huán)境噪聲級(jí)要求為 40dB（A）。過大的室內(nèi)噪聲會(huì)極大的影響音頻系統(tǒng)的性能，使得其它會(huì)場(chǎng)難以聽清該會(huì)場(chǎng)的發(fā)言。5. 視頻會(huì)議室的燈光照度燈光照度是實(shí)現(xiàn)視頻會(huì)議的必要條件?，F(xiàn)代攝像機(jī)均設(shè)計(jì)有自動(dòng)彩色均衡電路，能夠提供真正自然的色彩。自然光 ( 色溫約為 5800K) 比日光燈 (3500K) 或三基色燈 (3200K) 高，如室內(nèi)存在自然光和人工光源兩種光線， 視頻圖像會(huì)產(chǎn)生藍(lán)色投射和紅色陰影區(qū)域， 質(zhì)量將無(wú)法保證。 鑒于會(huì)議召開的時(shí)間是持續(xù)且隨機(jī)的，自然光的照度與色溫也隨時(shí)間不斷變化， 因此視頻

16、會(huì)議室應(yīng)避免采用自然光源，而應(yīng)用人工光源。人工光源應(yīng)選擇冷光源，其中以“三基色燈”(R、G、B)效果最佳。切忌使用熱光源，如高照度的碘鎢燈等。應(yīng)保證視頻會(huì)議室不同區(qū)域的照度，攝像區(qū)內(nèi)人臉部的照度應(yīng)為500LUX，為防止臉部光線不均勻 ( 眼部鼻子和全面下陰影) ，三基色燈應(yīng)旋轉(zhuǎn)至適當(dāng)位置。監(jiān)視器及投影電視機(jī)周圍的照度應(yīng)在 50 80LUX 之間，但不能高于 80LUX，圖像文字區(qū)域的照度應(yīng)不大于 700LUX，否則將影響視頻觀看的效果。視頻會(huì)議室的所有窗戶都應(yīng)用深色窗簾遮擋。6. 視頻會(huì)議室的音響效果為保證聲音絕緣與吸聲效果，視頻會(huì)議室內(nèi)應(yīng)鋪設(shè)地毯，天花板及四周墻壁內(nèi)夾裝隔音毯， 窗戶采用雙層

17、玻璃， 進(jìn)出門應(yīng)考慮隔音裝置。根據(jù)聲學(xué)原理：一定容積的會(huì)議室具有一定的混響時(shí)間，混響時(shí)間過短則聲音枯燥發(fā)干，而混音時(shí)間過長(zhǎng)則聲音又混淆不清。因此，應(yīng)采取相應(yīng)的措施保證會(huì)議室的混響時(shí)間， 并通過合適的混響時(shí)間來(lái)美化發(fā)言人的聲音，掩蓋噪聲，增加會(huì)議的效果。7. 圖像的顯示方式視頻會(huì)議室內(nèi)的攝像場(chǎng)面分全景和講演人兩種模式。這兩種模式的選擇可由本地會(huì)場(chǎng)控制，也可由其它會(huì)場(chǎng)控制。視頻會(huì)議室畫面的顯示方式可分為單、雙、三監(jiān)視器三種，不同的顯示方式其終端設(shè)備略有區(qū)別。單監(jiān)視器顯示方式：由 SVGA顯示會(huì)議系統(tǒng)的圖像和數(shù)據(jù)資料。雙監(jiān)視器顯示方式：由 TV的大畫面顯示所接收到的對(duì)端場(chǎng)面或人物，它的小窗口 ( 即

18、畫中畫 PIP) 顯示本會(huì)場(chǎng)的圖像， SVGA顯示圖表、文件的數(shù)據(jù)資料。三監(jiān)視器顯示方式：該顯示方式由一臺(tái)終端設(shè)備的兩臺(tái)監(jiān)視器顯示會(huì)議的兩個(gè)畫面。 如一臺(tái)監(jiān)視器顯示對(duì)方發(fā)言人圖像， 另一臺(tái)監(jiān)視器顯示本端會(huì)場(chǎng)狀態(tài)， SVGA顯示對(duì)端送來(lái)的圖文或文件等。8. 視頻會(huì)議室供電系統(tǒng)為了確保視頻會(huì)議室供電系統(tǒng)的安全可靠， 減少經(jīng)電源途徑帶來(lái)的電氣串?dāng)_， 應(yīng)采用三套供電系統(tǒng)。 第一套供電系統(tǒng)作為視頻會(huì)議室照明用電；第二套供電系統(tǒng)作為整個(gè)終端設(shè)備、控制室設(shè)備的供電，并采用不間斷電源系統(tǒng)（ UPS）；第三套供電系統(tǒng)用于空調(diào)設(shè)備的供電。接地是電源系統(tǒng)中比較重要的問題。控制室或機(jī)房、視頻會(huì)議室所需的地線， 宜在控

19、制室或機(jī)房設(shè)置的接地匯流排上引接。如果是單獨(dú)設(shè)置接地體， 接地電阻不應(yīng)大于 4歐姆。設(shè)置單獨(dú)接地體有困難時(shí)，也可與其它接地系統(tǒng)合用接地體，接地電阻不應(yīng)大于0.3 歐姆。須強(qiáng)調(diào)的是采用聯(lián)合接地方式， 保護(hù)地線必須采用三相五線制中的第五根線，與交流電阻的零線必須嚴(yán)格分開，否則零線不平衡電源將會(huì)對(duì)圖像產(chǎn)生嚴(yán)重的干擾。附件二、XXXX公司視頻會(huì)議申請(qǐng)表（分公司用）請(qǐng)需要利用總公司視頻會(huì)議系統(tǒng)發(fā)起召開視頻會(huì)議的機(jī)構(gòu)或部門提前 3 天填寫下表，并交與總公司綜合管理部。申請(qǐng)機(jī)構(gòu)：開始時(shí)間：結(jié)束時(shí)間：主會(huì)場(chǎng)：使用總公司主視頻會(huì)議室： 是 否與會(huì)機(jī)構(gòu)及人員：會(huì)議議題：本機(jī)構(gòu)綜合管理部審批：總公司綜合管理部審批：

20、請(qǐng)申請(qǐng)機(jī)構(gòu)加蓋公章。附件三、視頻會(huì)議系統(tǒng)操作規(guī)范目錄：視頻會(huì)議室登陸及調(diào)試說明.視頻面試模式 .主會(huì)場(chǎng)將文檔共享給分會(huì)場(chǎng).主會(huì)場(chǎng)與分會(huì)場(chǎng)桌面同步.主會(huì)場(chǎng)視頻輪循模式.主會(huì)場(chǎng)視頻排列模式.主會(huì)場(chǎng)主席將演講席的操作共享給分會(huì)場(chǎng).視頻會(huì)議室登陸及調(diào)試說明一、登陸視頻會(huì)議室：圖一這個(gè)位置會(huì)提示下載安裝一個(gè) ActiveX 控件。點(diǎn)地址欄輸入：擊允許安裝即可， 如圖二所示。點(diǎn)擊會(huì)議名稱進(jìn)入會(huì)議登陸頁(yè)面，如圖三所示。圖二注意：如果該插件安裝不成功， 請(qǐng)將設(shè)置為安全站點(diǎn)。 依次進(jìn)入工具、Internet選項(xiàng)、安全、受信任的站點(diǎn)、站點(diǎn)、將該網(wǎng)站添加到區(qū)域中（注意不要選擇https驗(yàn)證）。添加完該站點(diǎn)后，在受信

21、任的站點(diǎn)的自定義級(jí)別中設(shè)置安全級(jí)別為低，或?qū)⑺?ActiveX 控件和插件設(shè)置為啟用。圖三用戶名為各省市的全拼密碼為 123456如：北京XXXX公司分公司用戶名： beijing* 陜西比較特殊，用戶名缺省情況下該密碼為123456。為shannxi對(duì)于重要會(huì)議該密碼在會(huì)前臨時(shí)修改，會(huì)后重新恢復(fù)為123456。點(diǎn)擊進(jìn)入會(huì)議， 如果首次登陸會(huì)提示安裝一個(gè)客戶端， 點(diǎn)擊下一步， 安裝過程自動(dòng)進(jìn)行，安裝完成后會(huì)自動(dòng)進(jìn)入會(huì)議室。二、音頻設(shè)置：點(diǎn)擊屏幕右下角的圖標(biāo) ，打開音量控制界面（見圖四） 。查看是否有麥克風(fēng)以及所屬的高級(jí)選項(xiàng)。圖四同時(shí)確保高級(jí)控制中沒有勾選“Mic Boost ”（見圖五）。圖

22、五如果音量控制（見圖四）中沒有麥克風(fēng)選項(xiàng)， 可以依次點(diǎn)擊選項(xiàng)、屬性，然后在調(diào)節(jié)音量的播放項(xiàng)中勾選麥克風(fēng)（見圖六） ，同時(shí)在選項(xiàng)中勾選高級(jí)控制（見圖七）即可。圖六圖七三、顯示設(shè)置：鼠標(biāo)右鍵點(diǎn)擊桌面，依次進(jìn)入屬性、設(shè)置、高級(jí)、疑難解答，然后將硬件加速調(diào)為無(wú)（見圖八） 。圖八注意： 如果硬件加速設(shè)置為無(wú)，有可能會(huì)影響播放視頻圖象、動(dòng)畫。四、客戶端界面介紹：圖九點(diǎn)擊為橙黃色申請(qǐng)發(fā)言成功點(diǎn)擊相應(yīng)用戶名， 在右側(cè)區(qū)域會(huì)顯示相應(yīng)的視頻圖像。 （灰色表示攝像頭設(shè)置有問題），再次點(diǎn)擊則關(guān)閉視頻圖像。點(diǎn)擊申請(qǐng)控切 換 文制權(quán)，控制點(diǎn)擊切換共享文檔字 交 流布局方式區(qū)位置可以直接調(diào)整輸入/ 輸出的音量注意：如果客戶

23、端有防火墻，請(qǐng)暫時(shí)禁用，或?qū)M(jìn)入連接的程序或端口允許通行。視頻面試模式在該模式下，只有兩點(diǎn)通過視頻會(huì)議系統(tǒng)進(jìn)行交流。雙方都需要看清楚對(duì)方，聽到對(duì)方的聲音。不存在文檔或桌面共享等操作。為了易于管理，具有技術(shù)優(yōu)勢(shì)的一方可以主席身份登陸會(huì)議室。在下面的范例中， XXXX公司 1 作為主席，而 XXXX公司是分會(huì)場(chǎng)一方。XXXX公司 1 的配置如下：1、進(jìn)入會(huì)議室以后， 點(diǎn)擊申請(qǐng)發(fā)言按鈕來(lái)發(fā)言，將模版選為用戶列表加主視頻模式。同時(shí)可根據(jù)情況點(diǎn)擊左下方的“T”圖標(biāo)將圖像下方的文字交流區(qū)調(diào)到左側(cè)用戶列表下方或取消掉。2、點(diǎn)擊左側(cè)的用戶列表調(diào)出視頻圖像，并點(diǎn)擊已出現(xiàn)圖像上方的名稱將其置于中間位置。 如果使用

24、本地音箱播放對(duì)方的聲音，最好將本地麥克調(diào)節(jié)桿滑到中間的位置上。XXXX公司的配置方法同XXXX公司 1 的配置。主會(huì)場(chǎng)將文檔共享給分會(huì)場(chǎng)如果主會(huì)場(chǎng)與分會(huì)場(chǎng)在交流的過程中需要共享某個(gè)文件 （例如 ppt 文件或 word 文件），可以采用文檔共享的方式。為了易于管理，主會(huì)場(chǎng)可以主席身份登陸會(huì)議室。在下面的范例中， XXXX公司作為主會(huì)場(chǎng)，而 XXXX公司 1 是分會(huì)場(chǎng)一方。主會(huì)場(chǎng)的配置如下：1、進(jìn)入會(huì)議室以后，點(diǎn)擊申請(qǐng)發(fā)言按鈕來(lái)發(fā)言。 點(diǎn)擊左下方的“T”圖標(biāo)將文字交流區(qū)調(diào)到左側(cè)用戶列表下方， 并調(diào)整好位置， 可以顯示新的文字留言。 如果使用本地音箱播放對(duì)方的聲音， 最好將本地麥克調(diào)節(jié)桿滑到中間的

25、位置上。同時(shí)點(diǎn)擊左側(cè)的用戶列表調(diào)出視頻圖像。2、依次點(diǎn)擊左下方的申請(qǐng)操作、申請(qǐng)控制權(quán)按鈕。3、在顯現(xiàn)出來(lái)的選項(xiàng)中點(diǎn)擊“開始文檔共享”，彈出以下窗口。通過點(diǎn)擊 “瀏覽” 找到需要共享的文檔， 最后點(diǎn)擊 “開始共享” 即可。4、共享的文檔會(huì)出現(xiàn)在中間的數(shù)據(jù)區(qū)。如果文件較小，可以右鍵點(diǎn)擊該文檔，然后選擇“適應(yīng)窗口寬度”調(diào)整適度大小。5、為了取得一個(gè)較好的共享效果，可以點(diǎn)擊“同步桌面”按鈕來(lái)實(shí)現(xiàn)。6、如果不需要看到視頻圖像，也可以選擇純數(shù)據(jù)方式的模版。分會(huì)場(chǎng)的配置如下：1、分會(huì)場(chǎng)一進(jìn)入會(huì)議室就會(huì)顯示主會(huì)場(chǎng)同步過來(lái)的數(shù)據(jù)，例如立即會(huì)看到主會(huì)場(chǎng)打開的ppt 演示文檔。如果需要發(fā)言可以點(diǎn)擊申請(qǐng)發(fā)言按鈕來(lái)發(fā)言

26、， 如果使用本地音箱播放對(duì)方的聲音，最好將本地麥克調(diào)節(jié)桿滑到中間的位置上。主會(huì)場(chǎng)與分會(huì)場(chǎng)桌面同步如果主會(huì)場(chǎng)與分會(huì)場(chǎng)在交流的過程中需要共享多份文件或進(jìn)行相關(guān)軟件操作的時(shí)候， 可以采用桌面共享并同步的方式，這樣操作比較方便。為了易于管理，主會(huì)場(chǎng)可以主席身份登陸會(huì)議室。在下面的范例中， XXXX公司作為主會(huì)場(chǎng)，而其它均為分會(huì)場(chǎng)。XXXX公司的配置如下：1、進(jìn)入會(huì)議室以后，點(diǎn)擊申請(qǐng)發(fā)言按鈕來(lái)發(fā)言。 點(diǎn)擊左下方的“T”圖標(biāo)將文字交流區(qū)調(diào)到左側(cè)用戶列表下方，并調(diào)整好位置， 可以顯示新的文字留言。 如果使用本地音箱播放對(duì)方的聲音，最好將本地麥克調(diào)節(jié)桿滑到中間的位置上。2、依次點(diǎn)擊左下方的申請(qǐng)操作、申請(qǐng)控制權(quán)

27、按鈕。3、在顯現(xiàn)出來(lái)的選項(xiàng)中點(diǎn)擊“開始共享我的程序”。4、在彈出框中點(diǎn)擊“桌面” ，隨后確定即可。5、將模版選為無(wú)用戶列表和視頻區(qū)的純數(shù)據(jù)區(qū)模式。同時(shí)點(diǎn)擊桌面同步按鈕將主會(huì)場(chǎng)的界面同步給各分會(huì)場(chǎng)。6、為了進(jìn)入 Windows操作系統(tǒng)的桌面， 您可以按下鍵盤左下角的視窗按鍵來(lái)選擇點(diǎn)擊“顯示桌面”按鈕。7、此后主會(huì)場(chǎng)人員可以任意瀏覽文檔或操作軟件，例如全屏顯示一個(gè)演示文檔。分會(huì)場(chǎng)的配置：1、分會(huì)場(chǎng)一進(jìn)入會(huì)議室就會(huì)顯示主會(huì)場(chǎng)同步過來(lái)的數(shù)據(jù)，例如立即會(huì)看到主會(huì)場(chǎng)打開的演示文檔。2、基本上分會(huì)場(chǎng)不用做任何設(shè)置，完全受主會(huì)場(chǎng)的進(jìn)度控制。但是如果分會(huì)場(chǎng)需要發(fā)言， 可以點(diǎn)擊申請(qǐng)發(fā)言按鈕來(lái)發(fā)言。如果使用本地音箱

28、播放對(duì)方的聲音，最好將本地麥克調(diào)節(jié)桿滑到中間的位置上。主會(huì)場(chǎng)視頻輪循模式如果全司開視頻會(huì)議，可以采用該模式。在該模式下，只交互聲音和圖像，不存在文檔或桌面共享等操作。為了易于管理，主會(huì)場(chǎng)可以主席身份登陸會(huì)議室。在下面的范例中， XXXX公司作為主會(huì)場(chǎng)，而其它用戶都是分會(huì)場(chǎng)。XXXX公司的配置如下：1、進(jìn)入會(huì)議室以后， 點(diǎn)擊申請(qǐng)發(fā)言按鈕來(lái)發(fā)言，將模版選為用戶列表加主視頻模式。隨后依次選擇菜單項(xiàng)中的普通、開始視頻輪循。2、在彈出框中選擇或輸入輪循視頻數(shù)量和視頻輪循間隔時(shí)間。一般情況下，每隔10 秒鐘輪循 1 次視頻即可。如果需要輪循的的視頻不包括本地視頻，可以不勾選包括本地視頻項(xiàng)。3、點(diǎn)擊“開始”

29、按鈕，即可顯示所有的視頻畫面。但不要提前手工點(diǎn)擊左側(cè)用戶列表中需要參與視頻輪循的分會(huì)場(chǎng)畫面。4、如果會(huì)議非常重要，主會(huì)場(chǎng)有領(lǐng)導(dǎo)對(duì)全司講話，不需要分會(huì)場(chǎng)發(fā)言，這樣主會(huì)場(chǎng)管理員就可以點(diǎn)擊視頻會(huì)議主界面上面的紅色按鈕來(lái)禁止其它所有分會(huì)場(chǎng)的發(fā)言，以保證主會(huì)場(chǎng)的安靜。 否則分會(huì)場(chǎng)人員可以隨時(shí)點(diǎn)擊申請(qǐng)發(fā)言按鈕進(jìn)行發(fā)言。分會(huì)場(chǎng)的配置：1、進(jìn)入會(huì)議室以后，將模版選為用戶列表加主視頻模式。分會(huì)場(chǎng)目前最多同時(shí)只能看到兩路視頻。點(diǎn)擊左側(cè)的用戶列表調(diào)出視頻圖像，并點(diǎn)擊主會(huì)場(chǎng)的名稱將其置于中間位置。2、如果需要發(fā)言，可以點(diǎn)擊申請(qǐng)發(fā)言按鈕。如果使用本地音箱播放對(duì)方的聲音， 最好將本地麥克調(diào)節(jié)桿滑到中間的位置上。同時(shí)可根據(jù)

30、情況點(diǎn)擊左下方的“T”圖標(biāo)將圖像下方的文字交流區(qū)調(diào)到左側(cè)用戶列表下方或取消。主會(huì)場(chǎng)視頻排列模式如果全司開視頻會(huì)議，也可以采用該模式。在該模式下，只交互聲音和圖像，不存在文檔或桌面共享等操作。同時(shí)需要注意的是，該模式只適用于總公司的主會(huì)場(chǎng)。為了便于管理，主會(huì)場(chǎng)可以主席身份登陸會(huì)議室。在下面的范例中， XXXX公司作為主會(huì)場(chǎng)，而其它用戶都是分會(huì)場(chǎng)。XXXX公司的配置如下：1、進(jìn)入會(huì)議室以后， 點(diǎn)擊申請(qǐng)發(fā)言按鈕來(lái)發(fā)言，將模版選為用戶列表加分布視頻模式。2、依次點(diǎn)擊左側(cè)的用戶列表，將所有會(huì)場(chǎng)的圖像調(diào)出來(lái)。同時(shí)可根據(jù)情況點(diǎn)擊左下方的“T”圖標(biāo)將圖像下方的文字交流區(qū)調(diào)到左側(cè)用戶列表下方或取消。 如果使用本地音箱播放對(duì)方的聲音，最好將本地麥克調(diào)節(jié)桿滑到中間的位置上。3、如果會(huì)議非常重要，主會(huì)場(chǎng)有領(lǐng)導(dǎo)對(duì)全司講話，不需要分會(huì)場(chǎng)發(fā)言，這樣主會(huì)場(chǎng)管理員就可以點(diǎn)擊視頻會(huì)議主界