檔案(資料)管理辦法

1、檔案（資料）管理辦法第一章總則第一條 為了提高公司檔案管理水平，做好公司各類檔案管理工作，根據(jù)國家有關(guān)法律、 法規(guī)及集團相關(guān)規(guī)定，結(jié)合公司的實際情況，制定本管理辦法。第二條 本管理辦法的內(nèi)容包括文件材料形成與歸檔、文書檔案管理、人事檔案管理、基 木建設(shè)項ii檔案資料管理、會計檔案管理、經(jīng)營統(tǒng)計檔案管理、檔案保密管理、 檔案查閱復(fù)制制度、歸檔時間和份數(shù)、檔號的編制原則和結(jié)構(gòu)、檔案歸檔范圍和 保管期限。第三條 為確保檔案完整與安全，便于公司各部門使用，公司檔案實行集中統(tǒng)一管理。第四條 公司檔案主管部門為綜合管理部，負(fù)責(zé)對公司職能部門有關(guān)歸檔材料的形成、積 累、整理、使用進行指導(dǎo)、監(jiān)替、檢査和管理。

2、第二章 文件材料形成與歸檔第五條公司各項管理工作中形成的文件材料以及外來文件，山職能部門按其業(yè)務(wù)范馬i,指定專人負(fù)責(zé)積累，整理后及吋?xì)w檔。第六條需要歸檔的材料有：一、外來文件材料原件；二、內(nèi)部文件文稿。第七條文件材料歸檔的基木要求：一、歸檔的文件材料必須完整；二、歸檔的文件材料必須準(zhǔn)確地反映公司經(jīng)營管理等各項活動的真實內(nèi)容；三、歸檔的文件材料必須層次分明，符合其形成規(guī)律。第八條公司各類文件材料一般歸檔一式二份，比較重要和使川頻繁的文件材料要適當(dāng)增 加歸檔份數(shù)。第九條 公司工作人員因公外出參觀學(xué)習(xí)，考察和參加各種會議，收集獲得的文件材料要 按照歸檔范圍的規(guī)定，及吋向檔案主管部門歸檔。第十條 公司

3、各項管理工作中形成的文件材料，在次年笫一季度內(nèi)，要將應(yīng)歸檔的文件材 料，由各部門負(fù)責(zé)人審定后，向檔案主管部門歸檔。第三章文書檔案管理第一條文書檔案是指公司所發(fā)文件、兇件、會議記錄、會議紀(jì)要、重要資料（包括工 作計劃、年度總結(jié)等）、相關(guān)單位的來文、來函。第十二條 公司的文書檔案由綜合管理部負(fù)責(zé)管理。第十三條 文書檔案必須科學(xué)管理，嚴(yán)格執(zhí)行安全保密制度，嚴(yán)禁遺失、損毀、涂改、泄密和私白銷毀。第四章基本建設(shè)項目檔案資料管理第十四條 基本建設(shè)項口檔案資料是指在整個建設(shè)項目從醞釀，決策到建成使川的全過 程中形成的有關(guān)資料。歸檔保存的文件包括：一、基本建設(shè)項h的提出、調(diào)研、可行性研究、評估、決策、報批、計

4、劃、實施、 運營和施工記錄、驗收報告等資料；二、圖紙、圖表、計算材料、聲像材料等不同載體形式的文件材料。第十五條圖紙的修改、補充一、修改已歸檔的圖紙耍持有經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的圖紙修改、補充通知單；二、修改內(nèi)容較小時，對直接在圖血“杠改”、“刮改”或者發(fā)送“變更通知單”，修 改時應(yīng)注“修改標(biāo)記”；三、修改內(nèi)容較多時，另出新圖紙代替，原圖紙作廢。新圖紙需注明原圖圖號。第十六條 基本建設(shè)項h的檔案資料工作與項忖建設(shè)進程同步。項目巾請立項時，即應(yīng) 開始進行文件材料的積累、整理、審查工作；項目竣工驗收時，完成文件材料的 歸檔和驗收工作。第十七條 對超過保管期限的棊木建設(shè)項口檔案資料必須進行鑒定，對已失去保存

5、價值 的檔案資料，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批，賢記造冊后方可處理。第十丿i條 歸檔文件材料要字跡清楚、圖而整潔、不得使用圓珠筆、鉛筆或紅色及純藍(lán) 墨水和復(fù)寫紙書寫、繪制。第五章會計檔案管理第十九條會計檔案材料包括會計憑證，會計帳簿和會計報表等會計核算材料。第二十條公司每年形成的會汁檔案山財務(wù)部按照歸檔的要求，負(fù)責(zé)整理立卷或裝訂成 冊后歸檔。第六章經(jīng)營統(tǒng)計檔案管理第二一條 經(jīng)營統(tǒng)計檔案材料包括公司重人戰(zhàn)略性經(jīng)營決策，市場調(diào)研、企業(yè)管理、 各項專業(yè)發(fā)展計劃、市場工作會議文件材料、企業(yè)綜合性統(tǒng)計分析、對外宣傳、 物資管理等。第二十二條 公司每年形成的經(jīng)營統(tǒng)計檔案由綜合管理部按照歸檔的要求，負(fù)責(zé)整理立卷或裝訂成冊

6、。第七章檔案保密管理第二十三條 保密檔案的管理和利川，保密等級的變更和解密，必須按照公司保密管理辦法的規(guī)定辦理。第二十四條 檔案管理人員不準(zhǔn)將檔案材料帶出公司，更不能將檔案倒賣或贈送給他ao第二十五條 檔案管理人員對檔案要經(jīng)常檢查，定期清點檔案是否齊全，嚴(yán)禁非檔案人員進入檔案庫。第八章檔案查閱復(fù)制制度第二十六條 內(nèi)部杏閱檔案，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，應(yīng)在查閱室查閱。第二十七條 外單位查閱須持介紹信，寫明查閱身份，查閱口的，范圍和期限，經(jīng)主管 領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱。第二十八條原則上檔案原件不得外借，查閱須在查閱室內(nèi)進行。第二十九條 查閱者需要摘抄、復(fù)卬檔案，均須由主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，檔案筲理人員認(rèn)真核 對，簽

7、明意見。第三十條借出檔案必須登記簽字，并按規(guī)定限期及吋?xì)w還。第三-j一條 借閱者應(yīng)該負(fù)責(zé)保證檔案的完整與安全。不得轉(zhuǎn)借、私自影印、復(fù)制翻印, 不得損毀、遺失檔案。第三十二條 杏閱檔案，必須嚴(yán)格遵守制度，嚴(yán)禁涂改、圈劃、抽取、撤消檔案材料, 不得泄露或擅自向外公布檔案內(nèi)容，違犯者應(yīng)視情節(jié)輕重，予以處理。第三十三條歸還檔案時，檔案人員要仔細(xì)檢查檔案狀況，并在借閱薄上注銷。若發(fā)現(xiàn) 檔案材料有短缺、損毀等情況，立即請示主管領(lǐng)導(dǎo)處理。第九章歸檔時間和份數(shù)第三十四條技術(shù)檔案（基木建設(shè)類、設(shè)備儀器類）：技術(shù)文件材料一般歸檔1份，重要和使川頻繁的文件材料應(yīng)適當(dāng)增加數(shù)套副本（如初步設(shè)計、可行性研究報告等） 歸檔

8、2份。第三十五條 文書檔案（行政管理類、經(jīng)營管理類、技術(shù)管理類）：文書檔案材料應(yīng)按年度歸檔，般應(yīng)在次年一季度內(nèi)歸檔,一般歸檔2份；會計檔案應(yīng)按年度歸檔,一般應(yīng)在次年一季度內(nèi)歸檔。第三十六條聲像、實物類歸檔可隨時送交檔案管理人員。第十章 檔號的編制原則和結(jié)構(gòu)第三十七條檔號編制原則檔號是存取檔案的代號，排架的依據(jù)，它反映公司檔案的分類體系和物理位置，必須符合唯一性、合理性和穩(wěn)定性要求，并能適應(yīng)計算機管理。第三十八條 公司代碼：tc是我公司的標(biāo)志，我公司所有門類檔案前均設(shè)有該代碼。第三十九條檔號結(jié)構(gòu)公司檔號山公司代碼、分類號、年度號和案卷號組成?；灸Ｊ剑簒 x x x x x x x x x x

9、x x x x x x x x x公司標(biāo)志 一級類h二級類廿年度號案卷號第四十條分類號的編制方法分類號是檔號的主體，由一、二級類目代號組成，一-級類口是根據(jù)公司檔案產(chǎn) 牛的領(lǐng)域范疇，結(jié)合檔案技術(shù)的內(nèi)容性質(zhì)確定的，一級類h采用類kl名稱主詞的漢語 拼音的第一個字母進行標(biāo)識；二級類目是對一級類i的細(xì)分，細(xì)分的標(biāo)準(zhǔn)是根據(jù)各類 檔案的形成規(guī)律和特點，結(jié)合檔案記述和反映的內(nèi)容性質(zhì)，進行設(shè)置，二級類li的標(biāo) 識,采用阿拉伯?dāng)?shù)字的“雙位置”如:11、12、13年度號2頁空白沒用的，請掠過閱讀吧哈，這2頁空白沒用的，請掠過閱讀吧哈，請掠過閱讀 吧，哈哈哈空白沒用的，請掠過閱讀吧哈這1頁空白沒用的，請掠過閱讀吧

10、哈 空白沒用的，請掠過閱讀吧，這1頁空白沒用的，請掠過閱讀吧，空白沒用的，請掠過閱讀吧哈這1頁空白沒用的，請掠過閱讀吧哈 空白沒用的，請掠過閱讀吧，這1頁空白沒用的，請掠過閱讀吧，第四十一條年度號由四位阿拉們數(shù)字組成，代表文件材料形成的年度。第四十二條案卷號案卷號按所選擇的分類號中最下位類排序號，用阿拉伯?dāng)?shù)字1、2、3n第四十三條 檔案的分類與標(biāo)識一、一級類廿行政管理類xz經(jīng)營管理類jy投資類tz工程類gc基木建筑類jj設(shè)備儀器類sb會計類kj聲響類sx實物類sw人事類rs二、二級類目標(biāo)識與含義（一）行政管理xz1、代號11 行政綜合董事會章程、公司章程、董事會名單、股東名單、公司的規(guī)章制度、

11、文件、會議 紀(jì)要、垂要電話記錄、重要信函、重要介紹信、證明存根、歷史沿革、大爭記、公司會 議活動、公司領(lǐng)導(dǎo)在會上的重要講話和參加公司外會議的發(fā)言稿，公司的規(guī)劃、計劃、 評估材料、經(jīng)驗總結(jié)、簡報、信息、動態(tài)等；各部門工作總結(jié)、安排計劃；啟用印章文 件、企業(yè)注冊登記、資質(zhì)等級審查。2、代號12 機構(gòu)人事機構(gòu)設(shè)置、人員配備、員工管理、（包括招聘、錄用、調(diào)配、聘任、解聘、獎懲、 職稱評定、晉級、統(tǒng)籌、保險、死亡撫恤等），普通教育、上崗培訓(xùn)職業(yè)教育、在職培 訓(xùn)等。3、代號13 審計、監(jiān)察'市計管理、審計事務(wù)、各項專項審計工作活動與監(jiān)察管理。4代號14 行政職工生活福利、公司租房、后勤工作等；消防

12、工作、人防工作、法律事務(wù)。5、代號15 外事公司各項涉外活動的文件材料等。（二）經(jīng)營管理jy1、代號11 綜合公司重大戰(zhàn)略性經(jīng)營決策，市場調(diào)研、企業(yè)管理、各項專業(yè)發(fā)展計劃，全而計劃 管理工作、市場工作會議文件材料、企業(yè)綜合性統(tǒng)計分析工作等。2、代號12 宣傳公司對外廣告宣傳3、代號13 物資管理物資采購與供應(yīng)（含租賃）、倉庫管理，廢舊物資回收與修舊利廢等，各種物資 統(tǒng)計表，購貿(mào)合同等。4、代號14 財務(wù)管理資金管理、價格管理、會計管理、資金融通、資產(chǎn)管理、有關(guān)財務(wù)、計劃、總結(jié)、 請示、批發(fā)等文件。（三）投資類tz1、代號11新建項目項忖建議書、可研報告、政府請示報告、政府批文、章程、董事會決議

13、、工商局 批復(fù)、合資各方資信證明、資金來源證明、產(chǎn)權(quán)（股權(quán)）變更文件（資料）、合資合同書、 合資各方委派的董事名單等。2、代號12收購、兼并項目可研報告、購并協(xié)議書、章程、董事會決議、產(chǎn)權(quán)（股權(quán)）變更文件（資料）、 產(chǎn)權(quán)（股權(quán)）歸屬證明書、資產(chǎn)負(fù)債表、財產(chǎn)清單、債權(quán)債務(wù)公告、資產(chǎn)評估報告、審計報 告、洽談紀(jì)耍、原企業(yè)所有檔案等。3、代號13證券投資項目證券帳八、資金帳戶、投資方案、實施計劃、論證報告、各類原始記錄等。（四）工程類gc代號11 工程項n人員配置、方案設(shè)計、施工過程、竣工圖、驗收報告等（五）基木建設(shè)1、代號11 綜合有關(guān)基建工作的文件，基建工作的規(guī)章制度、基建工作的計劃、總結(jié)、簡報

14、，總 體規(guī)劃、基建丄作的財務(wù)預(yù)決算等?？傮w性的規(guī)劃、設(shè)計總平面圖、水、電、氣、管分布圖、 地質(zhì)勘探、地形測量材料。征川土地申請及批準(zhǔn)文件、征地補償、拆遷協(xié)議書，工程發(fā)包合同、協(xié)議書、招 標(biāo)、投標(biāo)、租賃文件、水電增用等報告及協(xié)議、施工執(zhí)照等。3、代號13 施工文件開工報告、工程技術(shù)要求、技術(shù)交底、圖紙會審、施工組織設(shè)汁、施工方案、施 工計劃、技術(shù)措施、安全措施、施工原2、代號12工程管理文件始記錄、施工日記等。原材料、物件出廠證明、管線、設(shè)備、儀器合格證、建筑材料實驗報告等。工程施工場地十、巖試驗、基礎(chǔ)處理、基礎(chǔ)工程竣工圖、工程質(zhì)量評定籌；施工、 安裝記錄、安裝質(zhì)量評定、系統(tǒng)調(diào)試等。4、代號14

15、竣工文件中間交工驗收證明目錄竣工驗收報告、竣工驗收會議文件和會議，項目質(zhì)量評審材料、工程現(xiàn)場照片、 錄像帶等。5、代號15全部竣工圖（六）設(shè)備儀器（凡5萬元以上作為公司固定資產(chǎn)的大精儀器、車輛設(shè)備）sb1、代號11辦公用設(shè)備2、代號12其它川購報告、計劃、論證報告（論證含文件、記錄）批復(fù)、定購合同、開箱記錄及 裝箱單、安裝、調(diào)試記錄、保修單、設(shè)備履歷書、說明書、設(shè)備的管理規(guī)章制度等。（七）會計類kj1、代號11報表2、代號12賬簿3、代號13憑證4、代號14工資淸冊(a)聲像sx1、代號11照片2、代號12444- 求fi帀3、代號13錄像帶4、代號14磁盤5、代號15光盤（九）實物sw1、代

16、號11獎旗2、代號12獎狀（含證書）3、代號13獎品（含獎?wù)拢?、代號14禮品5、代號15字畫（含題詞）6、代號16印鑒7、代號17證件8、代號18紀(jì)念品（具有反映公司及領(lǐng)導(dǎo)人歷史意義的實物）（十）、人事類rs歸檔模式與分類號rh綜合管理部擬訂。第十一章 檔案歸檔范圍和保管期限第四十四條行政綜合照片、錄像帶.實物:序號類n名稱保管期限1總經(jīng)理使用過的有紀(jì)念意義的物品永久2公司總經(jīng)理及公司領(lǐng)導(dǎo)的照片（含底片）、錄音帶、錄像帶永久3公司總經(jīng)理及公司領(lǐng)導(dǎo)參加有關(guān)重大活動的照片、錄音帶、錄像帶永久4公司歷次重大活動的照片、錄音帶、錄像帶永久5公司重要會議（如市場工作會、總結(jié)會、表彰會等）的照片、錄音

17、帶、錄像帶永久6各級領(lǐng)導(dǎo)及來賓參加公司亜大活動（如周年慶典、捐贈等）照片長期7公司各種獎旗、獎狀（含證書）、獎品（含獎?wù)拢?、簽到簿、禮品、 字畫（含題詞）、書報（含畫冊、文章、廣告）永久人事序號類d名稱保管期限1公司人事工作的規(guī)章制度長期2表彰和獎勵先進集體、先進個人的材料長期3處分和除名職工的材料、撤銷處分的材料長期4公司員工培訓(xùn)、管理工作計劃、規(guī)定、總結(jié)長期5公司員工年終業(yè)績考核的材料長期6人事統(tǒng)計報表長期7公司員工名冊（分部門的總冊、分類名冊）登記表長期8公司職工轉(zhuǎn)正、定級材料長期9公司職工內(nèi)部調(diào)動材料長期10公司職工福利工作材料長期三、經(jīng)營類序號類目名稱保管期限1公司中長期發(fā)展規(guī)劃永久

18、2公司年度經(jīng)營計劃、各部門年度計劃永久3公司綜合性、各部門統(tǒng)計分析資料永久4委托目標(biāo)經(jīng)營合同書長期四、投資類序號類目名稱保管期限1項忖建議帖與可研報告長期2對政府主管部門的請示報告、批復(fù)永久3公司章程、董事會決議、委派董事名單永久4合資各方資信與資金來源證明永久5產(chǎn)權(quán)（股權(quán)）歸屬證明、變更文件（資料）永久6合資合同書、購并協(xié)議書、洽談紀(jì)要永久7企業(yè)資產(chǎn)負(fù)債表、財產(chǎn)清單、債權(quán)債務(wù)公告永久8資產(chǎn)評估報告、審計報告長期9投資方案、實施計劃、方案與計劃論證報告長期10各類原始記錄與其它文件、資料長期11企業(yè)所有檔案長期五、財務(wù)序號類日名稱保管期限1有關(guān)財務(wù)、會計工作的文字材料永久2公司財務(wù)、計劃、總結(jié)、請示、批復(fù)等文件永久3有關(guān)財務(wù)管理方血的其他文件材料長期4財務(wù)檔案移交保管清冊永久注:本辦法財務(wù)檔案保管期限與財務(wù)部會計檔案管理制度不符時，以會計檔案管理制度為準(zhǔn)。六、物資序號類ii名稱保管期限1公司有關(guān)物資、設(shè)備的政策、業(yè)務(wù)管理工作文件長期2物資、設(shè)備的規(guī)章制度長期3物資、設(shè)備工作計劃、報告、總結(jié)、調(diào)查材料長期4定購合同（復(fù)印件）會議紀(jì)要、記錄等長期5購進物資、設(shè)備的有關(guān)技術(shù)、商務(wù)文件長期6驗收報告及文件材料長期7設(shè)備說明書及全套隨機文件材料長期第四十五條 工程與基本建設(shè)類檔案歸檔范圍和保管期限農(nóng)匚程施工準(zhǔn)備階段序號類i