石油化工公司成品油采購業(yè)務(wù)流程制度范本格式

1、一、業(yè)務(wù)目標(biāo)1 經(jīng)營目標(biāo)保證適當(dāng)?shù)膸齑?，滿足市場需求。 尋求合理采購價格，降低采購成本。 保證采購的數(shù)量和質(zhì)量。2 財務(wù)目標(biāo)保證成品油采購會計記錄及其賬務(wù)處理真實、準(zhǔn)確、完整。3 合規(guī)目標(biāo)成品油采購業(yè)務(wù)符合合同法等國家法律、法規(guī)和股份公司內(nèi) 部規(guī)章制度。二、業(yè)務(wù)風(fēng)險1 經(jīng)營風(fēng)險 庫存不足、品種或結(jié)構(gòu)不合理導(dǎo)致客戶流失。 庫存過高，占用資金增加。外部采購未經(jīng)授權(quán)或授權(quán)不當(dāng)，導(dǎo)致資金損失、采購成本增 加或不必要的商業(yè)糾紛。運輸方案不合理導(dǎo)致運雜費增加。 采購的油品與訂單不符，導(dǎo)致油品數(shù)量超耗、質(zhì)量差異。 未經(jīng)審核 , 變更標(biāo)準(zhǔn)合同文本中涉及權(quán)利、 義務(wù)條款導(dǎo)致的風(fēng)險。2 財務(wù)風(fēng)險 采購交易沒有及時

2、入賬，期末發(fā)生截止性錯誤。 沒有準(zhǔn)確和完整的會計記錄。 虛假記錄采購交易，導(dǎo)致資產(chǎn)流失。未按規(guī)定進行賬務(wù)處理，導(dǎo)致賬實不符。3 合規(guī)風(fēng)險 成品油采購合同不符合合同法等國家法律、法規(guī)和股份公司 內(nèi)部規(guī)章制度的要求，受到處罰，造成損失。三、業(yè)務(wù)流程步驟與控制點1 上報市場需求 ?。ㄊ校┓止荆▍^(qū)外銷售公司）根據(jù)市場需求及經(jīng)營變化， 編寫年、季、月（度）經(jīng)營及資源需求計劃，由分管經(jīng)理審 批后，于年前 60 天、季前 50 天、月前 20 天上報銷售大區(qū)分 公司、油品銷售事業(yè)部。油品銷售事業(yè)部匯總分省 （ 市） 的需求計劃，綜合平衡后向生 產(chǎn)經(jīng)營管理部上報成品油經(jīng)營及資源需求計劃，并與其協(xié)商 擬定生產(chǎn)

3、經(jīng)營計劃。2 下達配置計劃 / 外部采購計劃 根據(jù)總裁批準(zhǔn)的月度生產(chǎn)經(jīng)營計劃，油品銷售事業(yè)部制定石 化資源收購計劃、供應(yīng)計劃和成品油配置流向計劃，報事業(yè) 部主管副主任批準(zhǔn)下達銷售大區(qū)分公司和省（市）分公司 （區(qū)外銷售公司 ）。?。ㄊ校┓止?（區(qū)外銷售公司 ）根據(jù)資源、 市場 和庫存等情況，經(jīng)分管經(jīng)理審批后制定下達本公司月度資源 計劃?！綞RP分（子）公司業(yè)務(wù)部門按照油品銷售事業(yè)部下 達的配置計劃在 ERP系統(tǒng)中維護采購訂單。油品銷售事業(yè)部每月根據(jù)資源平衡情況， 制定外部采購計劃， 報事業(yè)部分管副主任批準(zhǔn)下達銷售大區(qū)分公司和省 （市） 分公 司（區(qū)外銷售公司 ）。省（ 市）分公司 （區(qū)外銷售公

4、司 ）根據(jù)下達 的外部采購計劃，結(jié)合本單位庫存情況制定本區(qū)域外部采購計劃，報?。ㄊ校┓止?（區(qū)外銷售公司 ）經(jīng)理批準(zhǔn)下達。 【 ERP】 分（子）公司財務(wù)部門根據(jù)批準(zhǔn)的預(yù)算指標(biāo)在ERP系統(tǒng)中對采購基金中心的承諾項目進行維護和下達。3 內(nèi)部采購 銷售大區(qū)分公司根據(jù)油品銷售事業(yè)部下達的配置流向計劃安 排運輸計劃，如需調(diào)整運輸計劃，業(yè)務(wù)部門分管負(fù)責(zé)人在授 權(quán)內(nèi)批準(zhǔn)后下達執(zhí)行， 超出授權(quán)報分管經(jīng)理審批后下達執(zhí)行。銷售大區(qū)分公司負(fù)責(zé)組織一次運輸并通知駐廠辦事處安排煉化分（子） 公司發(fā)貨。 資源出廠后， 大區(qū)駐廠辦事處通知省 （ 市） 分公司 （ 區(qū)外銷售公司 ）業(yè)務(wù)部門有關(guān)發(fā)貨的數(shù)量、時間和到 站（港

5、），省 （市）分公司 （區(qū)外銷售公司 ）收到發(fā)貨通知后，向 倉儲部門發(fā)出收貨通知單。4 外部采購 各級業(yè)務(wù)部門跟蹤了解市場變化情況，適時編制市場價格材 料, 報部門負(fù)責(zé)人和本分（子）公司分管經(jīng)理，作為確定外部 采購價格的依據(jù)。大區(qū)統(tǒng)一外部采購：銷售大區(qū)分公司根據(jù)油品銷售事業(yè)部下 達的外部采購計劃，合同簽訂人按規(guī)定權(quán)限簽訂購銷合同， 銜接具體的價格、數(shù)量和品種，落實到港（ 站） 。?。?市） 分公司 （ 區(qū)外銷售公司 ） 外部采購：根據(jù)外部采購計劃， 業(yè)務(wù)部門建議采購價格，填寫外部采購申請表，報分管副經(jīng) 理審批。需預(yù)付貨款的，由業(yè)務(wù)部門組織對外部供應(yīng)商信用 情況進行評價。 按照法律事務(wù)部審定的標(biāo)

6、準(zhǔn)合同文本 , 合同簽 訂人按規(guī)定權(quán)限與外部供應(yīng)商簽訂采購合同（ 明確交貨方式、 地點、時間、價格、數(shù)量、承付方式、 損耗率、 違約責(zé)任等 ） ， 并通知倉儲、財務(wù)等部門?！綞RP業(yè)務(wù)部門根據(jù)采購合同在 ERP系統(tǒng)中維護采購訂單。5 油庫驗收并辦理入庫手續(xù) 油庫工作人員核對成品油的品種、數(shù)量和內(nèi)容是否與收貨通 知單一致，做好收貨及后續(xù)工作。收貨前由質(zhì)檢人員對油品進行質(zhì)量檢驗，出具油品質(zhì)量合格 報告。出現(xiàn)質(zhì)量問題或品種差異，查清原因報?。ㄊ校┓止?司（區(qū)外銷售公司 ） ，由相關(guān)部門提出處理意見，報分管經(jīng)理 批準(zhǔn)后處理?！綞RP卸油前，油庫經(jīng)辦人員核對成品油收貨通知單的品種、數(shù)量等與ERP系統(tǒng)采購

7、訂單（內(nèi)向交貨）是否一致。油品計量驗收合格后，倉庫保管人員憑質(zhì)量合格報告、計量 報告、收貨通知單辦理入庫，并簽發(fā)入庫單，油庫接卸人員 按要求做好收貨作業(yè)，填寫收貨作業(yè)臺賬。油庫工作人員將收貨通知單、驗收報告、入庫單連續(xù)編號， 并由經(jīng)辦人和復(fù)核人簽字，存檔并送相關(guān)部門?！綞RP在系統(tǒng)中錄入相關(guān)計量數(shù)據(jù)辦理入庫，并打印系統(tǒng)生 成的入庫單。卸油前后， 油庫計量人員按要求做好罐前尺和罐后尺的計量。計算實際收油數(shù)量，填寫油罐動態(tài)分戶賬 和油品運輸 超耗（溢余）通知單。出現(xiàn)運輸超損耗問題， 按規(guī)定填寫 罐車驗收及復(fù)測記錄 ， 查清原因報省 （ 市）分公司 （區(qū)外銷售公司 ），由相關(guān)部門提出 處理意見，報分

8、管經(jīng)理批準(zhǔn)后處理。從外部單位油庫的汽車發(fā)油臺自行提油的， 油品經(jīng)抽檢合格后可 直接配送加油站或終端用戶。直接配送加油站的油品接卸驗 收按照成品油零售管理業(yè)務(wù)流程控制點執(zhí)行。直接配送 終端用戶的油品接卸驗收按照 成品油直銷及分銷業(yè)務(wù)流程 控制點執(zhí)行。6 內(nèi)部 / 外部采購付款內(nèi)部采購付款：銷售大區(qū)分公司收到煉化分（子）公司增值稅發(fā)票清單的傳真件，復(fù)核無誤后 5 日內(nèi)付款。省 （市） 分公 司（ 區(qū)外銷售公司 ） 收到銷售大區(qū)分公司付款通知，復(fù)核無誤 后 10 日內(nèi)付款。 內(nèi)部結(jié)算均須通過中國石化財務(wù)有限責(zé)任公 司。外部采購付款：外部采購油品確認(rèn)到貨和收到發(fā)票后，由各 級業(yè)務(wù)經(jīng)辦人填寫付款申請，按

9、規(guī)定權(quán)限逐級審批后，統(tǒng)一 付款。外部采購油品需要預(yù)付貨款時，各級業(yè)務(wù)部門在簽訂合同前 應(yīng)核查供應(yīng)商的信用情況， 由業(yè)務(wù)部門填制預(yù)付貨款申請單， 經(jīng)其負(fù)責(zé)人審核后交財務(wù)部門審核 , 按規(guī)定權(quán)限報批后統(tǒng)一 付款。7 財務(wù)記賬各級財務(wù)人員對應(yīng)付憑證的相關(guān)原始票據(jù)（發(fā)票、入庫單、付款通知書、外采合同等）進行審核，確認(rèn)票據(jù)合法、信息完整后進行賬務(wù)處理，由不相容崗位人員對憑證進行稽核。【ERP財務(wù)人員在系統(tǒng)內(nèi)進行發(fā)票校驗。各級財務(wù)和相關(guān)業(yè)務(wù)部門至少每月核對預(yù)付貨款和應(yīng)付貨 款，確保金額準(zhǔn)確無誤。業(yè)務(wù)部門檢查油品的在途情況，經(jīng) 本部門負(fù)責(zé)人審核后報財務(wù)部門。?。ㄊ校┓止?（區(qū)外銷售公司 ）財務(wù)部門與銷售大區(qū)分公司和 煉化分（子）公司及外部供應(yīng)商至少每月進行對賬。8 經(jīng)營活動分析各級業(yè)務(wù)部門至少每月檢查外部采購合同履行和驗收情況。 合同執(zhí)行完畢及時核銷。發(fā)現(xiàn)問題及時查明原因，由相關(guān)部 門提出處理意見報分管經(jīng)理審批后執(zhí)行。各級業(yè)務(wù)部門至少每月匯總分析外部采購油品的數(shù)量、價格 情況以及配置資源的運費情況，并提出改善建議。9 考核評價 油品銷售事業(yè)部每月對各級分（子）公司成品油外采業(yè)務(wù)進行分 析考核，并 25 日前通知各分（子）公司。四、相關(guān)制度目錄 （ 制度后標(biāo)號為內(nèi)控手冊配套規(guī)章制度匯編目錄索引號 ）1 關(guān)于印發(fā) 中國石油化工股份有限公司合同管理實施細(xì)則 （試行）和中國石油化工股份有限公