物業(yè)管家服務(wù)中心檔案管理規(guī)定(清風(fēng)出品)

1、物業(yè)管家服務(wù)中心檔案管理規(guī)定 物業(yè)管家服務(wù)中心檔案管理規(guī)定之相關(guān)制度和職責(zé),山莊管家服務(wù)中心檔案管理規(guī)定1.0目的規(guī)范檔案的編號、分類、整理、保管及借閱工作。20適用范圍適用于z山莊管家服務(wù)中心各類檔案的管理。3.0職責(zé)管家服務(wù)中心經(jīng)理監(jiān)督檔.山莊管家服務(wù)中心檔案管理規(guī)定1.0目的規(guī)范檔案的編號、分類、整理、保管及借閱工作。.適用范圍適用于zz山莊管家服務(wù)中心各類檔案的管理。3.0職責(zé)3.管家服務(wù)中心經(jīng)理監(jiān)督檔案管理的實(shí)施工作并審批檔案的借閱申請;3.2檔案管理員負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作。4.0程序要點(diǎn).1檔案的類別、編號及保存年限：4.1.1管家服務(wù)中心的編號：LSZ(項(xiàng)目名稱拼音縮寫)4.1

2、.區(qū)分全宗，按管家服務(wù)中心的工作內(nèi)容劃分,全宗可分為以下幾類:一級類目二級類目編號三級類目檔案范圍和條款保存年限SZ工程圖紙01竣工圖紙、技術(shù)改造、施工圖紙等永久設(shè)備技術(shù)資料02消防、智能化系統(tǒng)、電梯系統(tǒng)、變配電系統(tǒng)、給排水系統(tǒng)、空調(diào)系統(tǒng)、辦公設(shè)備等永久接管驗(yàn)收資料03永久合同協(xié)議4經(jīng)營服務(wù)類合同、工程類合同等永久綜合管理051公司文件、管理處文件、外來文件、工作聯(lián)系文件、專項(xiàng)報(bào)告、會議紀(jì)要等3年02員工檔案03通知、通告、溫馨提示等3年住戶資料060業(yè)主資料永久02租戶資料長期房屋健康檔案07入伙物業(yè)接管驗(yàn)收表、裝修相關(guān)記錄等日常記錄08機(jī)電類、安全類、保潔綠化類、人事行政后勤類、培訓(xùn)類、社

3、區(qū)文化、中控類、顧客服務(wù)、裝修管理、品質(zhì)管理等年業(yè)主委員會資料09財(cái)務(wù)資料10收費(fèi)通知單、月收費(fèi)統(tǒng)計(jì)表、季公布報(bào)表等。3年迎檢資料1101優(yōu)秀大廈(小區(qū)）02安全文明小區(qū)保管理期限的年限從文件產(chǎn)生后第二年開始算起,其中永久為50年以上,長期為16年-5年,短期為15年以下。413檔案順序號:采用阿位伯?dāng)?shù)字取位有效數(shù)字-001、002、003。4.1.檔案編號舉例：LS-0-01-04.立卷與編制目錄.2.立卷:就是按照單份文件相互之間的聯(lián)系和價值大小組合成案卷,檔案管理員按以上分類方法，用檔案盒(或文件夾)將檔案分別立卷:)根據(jù)檔案（或文件夾）的規(guī)格準(zhǔn)備相應(yīng)的檔案標(biāo)貼紙;)在檔案標(biāo)貼紙上打印出

4、標(biāo)準(zhǔn)黑一號字體的檔案類別名稱，其格式一般是由檔案編號、檔案名稱組成,如:LSZ-5-03-01通知及通告XLS-06-01-001z山莊業(yè)主資料XLSZ-09-001業(yè)主委員會資料）將制作好的檔案標(biāo)貼紙貼在檔案盒(或文件夾)左側(cè)立面距頂部3CM位置外,并排列在檔案柜中；)將需歸檔的資料按其所屬類別及入檔時間先后順序存放于相應(yīng)檔案盒(或文件夾)內(nèi);42.編制目錄:）檔案管理員在檔案盒內(nèi)首頁位置準(zhǔn)備活頁檔案目錄；)每一份檔案在歸檔時,均需將該份檔案登記在檔案目錄(內(nèi)容包括:序號、文件編號、文件標(biāo)題、頁數(shù)、發(fā)文單位、發(fā)文日期、接收日期、歸檔編號、備注等項(xiàng)目)中,以便查閱;.3檔案的保管4.3.1檔案

5、保管的工作任務(wù)是:)便于查閱；）保證檔案的安全；c）防止檔案的損壞;d)采取修復(fù)技術(shù)，延長檔案壽命。3.2檔案保管的責(zé)任部門)管家服務(wù)中心客戶服務(wù)部保管合同協(xié)議、綜合管理資料、住戶資料、員工培訓(xùn)檔案、業(yè)主委員會資料、財(cái)務(wù)資料、迎檢資料及管家服務(wù)中心各職能部門需要保管的其他檔案;b)管家服務(wù)中心工程維修班保管項(xiàng)目工程圖紙、設(shè)備技術(shù)資料、接管驗(yàn)收資料等相關(guān)檔案資料;c）其他職能部門除經(jīng)常使用的部分資料外，原則上不保管檔案。4.3.3檔案的保管程序a)各職能部門將需保管的資料經(jīng)整理匯總后,移交給檔案管理員。b）資料管理員將該資料登記在檔案目錄中,歸入相應(yīng)案卷并統(tǒng)一編號;c)資料管理員定期將檔案目錄輸

6、入電腦，以便查詢;d）檔案原則上保管原件。4.4檔案的密級4.檔案的密收分為三級:絕密、機(jī)密、普通:)絕密檔案包括:員工人事檔案、合同、業(yè)主檔案、公司重大經(jīng)營、管理、決策形成的檔案、財(cái)務(wù)類檔案、其他屬絕密的檔案;b）機(jī)密檔案包括：重要的會議記錄（紀(jì)要)、公司收發(fā)文（通知、通告除外)、工程圖紙、維修、回訪記錄、計(jì)劃總結(jié)和其他屬機(jī)密的檔案;c)普通檔案包括:公司的通知、通告等普通性文件。4.5檔案的查閱權(quán)限.51管家服務(wù)中心經(jīng)理可查閱中心所有檔案;.52其他人員根據(jù)審批查閱有關(guān)檔案。6檔案的查閱/借閱復(fù)制4.6查閱/借閱/復(fù)制人到檔案室在文件查閱借閱/復(fù)制登記表中登記。4.62資料管理員審核其查(

7、借）閱資格:a)權(quán)限內(nèi)(經(jīng)授權(quán)審批)的按正常手續(xù)辦理;)權(quán)限外的,檔案管理員開具檔案查閱/借閱復(fù)制審批單給查閱人辦理審批手續(xù):屬管家服務(wù)中心的檔案，由管家服務(wù)中心主任審批;屬部門(財(cái)務(wù)類除外)的檔案,由部門負(fù)責(zé)人審批;財(cái)務(wù)類的檔案應(yīng)由中心經(jīng)理審批。4.7在檔案歸還日期前，資料管理員應(yīng)督促借閱人將檔案還好交還檔案室。8須復(fù)制檔案的，絕密檔案報(bào)總經(jīng)理審批,機(jī)密檔案由公司行政人事部經(jīng)理審批,普通檔案由部門中心負(fù)責(zé)人審批。4.9檔案的銷毀4.1超過保管期限的檔案,由資料管理員依據(jù)檔案的保管期限，每年編制銷毀計(jì)劃及檔案銷毀清單,報(bào)公司行政人事部審核。.行政人事部審核無誤后報(bào)總經(jīng)理審批。4.9.總經(jīng)理審批同意后由行政人事部指定3名監(jiān)銷人員（檔案管理員、辦公室文員）將超過保存期限的檔案銷毀。4監(jiān)銷人員確認(rèn)銷毀文件無誤簽字后,選擇安全地點(diǎn)銷毀檔案。.相關(guān)支持文件.1文書管理規(guī)定