機(jī)關(guān)檔案室文書(shū)檔案整理中存在的問(wèn)題及對(duì)策

1、    機(jī)關(guān)檔案室文書(shū)檔案整理中存在的問(wèn)題及對(duì)策    崔瑩摘 要：檔案文書(shū)是機(jī)關(guān)里非常重要的資產(chǎn)，這些文檔里面包含了不同部門(mén)的當(dāng)前和現(xiàn)今材料，而文檔管理中的整理工作也十分重要，檔案整理都是按照一定程序進(jìn)行分工，不管是分類、排序、編號(hào)都遵循了一定的程序進(jìn)行，但是隨著時(shí)代更替，檔案整理也變的比較多元化，為了更好地管理檔案文書(shū)，本文就機(jī)關(guān)檔案文書(shū)管理中存在的問(wèn)題和對(duì)策進(jìn)行探討。關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)檔案；文檔整理；問(wèn)題及對(duì)策1 文書(shū)檔案管理的特點(diǎn)文書(shū)檔案是一個(gè)機(jī)關(guān)單位中很重要的東西，里面包括了每一個(gè)項(xiàng)工作的前后記錄，并且各種部門(mén)的細(xì)節(jié)都在里面，所以文檔內(nèi)容很多元化，應(yīng)

2、當(dāng)受到機(jī)關(guān)單位的重視。文書(shū)檔案的內(nèi)容一般都是人事和重大事件的過(guò)程，一般情況下，管理工作者會(huì)把這些內(nèi)容依照不同部門(mén)進(jìn)行編號(hào)和排序。而文書(shū)檔案管理工作的核心就是收集和保存完整的資料，保證了資料的完整和安全，通過(guò)完好的管理，在關(guān)鍵時(shí)刻可以作為機(jī)關(guān)單位的重要依據(jù)，起到一個(gè)協(xié)助和有效的幫助。2 文書(shū)檔案管理中存在的問(wèn)題1.檔案管理有待進(jìn)步機(jī)關(guān)單位中的文書(shū)檔案管理就目前而言需要更新，因?yàn)楫?dāng)前的檔案管理依舊是比較傳統(tǒng)的方式，缺少一些現(xiàn)代化管理的思維，缺少了現(xiàn)代化的分類歸檔的意識(shí)。而現(xiàn)代化的歸檔非常重要，目前的管理還依舊是紙質(zhì)的方式，這種方式具有一定弊端，沒(méi)有很好的規(guī)范，缺乏了現(xiàn)代電腦化的思維理論，而只有緊跟

3、現(xiàn)代化的整理模式，才能提高規(guī)范性，轉(zhuǎn)變一定的理念，緊跟時(shí)代的發(fā)展，創(chuàng)新管理工作。2.檔案管理的專業(yè)化缺乏根據(jù)收集調(diào)查發(fā)現(xiàn)，當(dāng)下的機(jī)關(guān)單位文書(shū)檔案管理工作的人并不是專業(yè)出身，所以一些檔案管理專業(yè)理論并不全部清楚，這些人員大部分都是從機(jī)關(guān)單位內(nèi)部調(diào)崗過(guò)去，或者是一些非檔案管理專業(yè)人員，因此，這樣的管理人員對(duì)文書(shū)檔案的管理有一定的缺陷。文書(shū)檔案管理的工作要具備檔案管理的基礎(chǔ)知識(shí)，綜上所述，機(jī)關(guān)單位在文書(shū)檔案管理中是缺乏了專業(yè)性，缺乏專業(yè)檔案管理的人員，另外就是缺乏專業(yè)的管理模式，缺乏專業(yè)的整理模式和編號(hào)規(guī)范。檔案管理這個(gè)工作本身具備的枯燥和死板，導(dǎo)致這個(gè)職位的流動(dòng)性非常大，工作人員十分不穩(wěn)定，經(jīng)常的

4、替換，這樣就導(dǎo)致了文書(shū)檔案管理的接替性缺失，這屬于檔案管理中的基本問(wèn)題。3.檔案管理的信息化缺乏這個(gè)時(shí)代就是一個(gè)信息聚集的時(shí)代，所以在機(jī)關(guān)單位中的檔案管理也需要信息化這樣的部分，而目前不少機(jī)關(guān)單位還處在信息化的末端，還使用了大量的人力物力來(lái)整理檔案文書(shū)，導(dǎo)致了浪費(fèi)機(jī)關(guān)單位的各種資源，并且紙質(zhì)的資料很容易歷經(jīng)年久而損壞，還需要花費(fèi)時(shí)間進(jìn)行復(fù)制。這種傳統(tǒng)模式，沒(méi)有一個(gè)像樣的數(shù)據(jù)庫(kù)和設(shè)備，并且沒(méi)有信息化的歸類，浪費(fèi)將是長(zhǎng)久性的。如果換了管理工作者，還需要花費(fèi)長(zhǎng)時(shí)間的交接工作，稍有不細(xì)心和不注意，或許有些資料文檔就會(huì)失傳和損壞，無(wú)法得到妥善的保管以及復(fù)制，讓下一個(gè)管理者無(wú)法及時(shí)補(bǔ)救，而且無(wú)法確認(rèn)文檔的

5、作用和名稱，一旦需要用到的時(shí)候會(huì)找不到，這樣對(duì)機(jī)關(guān)單位來(lái)說(shuō)損失是非常大的，如果引進(jìn)了信息化技術(shù)來(lái)管理文書(shū)檔案，那么完全可以省下不少的資源，不管替換了多少管理者，一目了然地歸檔名稱，讓管理者可以很快速的找到所有的資料文檔，復(fù)制成本也省下了。3 增強(qiáng)文書(shū)檔案管理的對(duì)此1.管理中的理念轉(zhuǎn)變想要提高檔案管理中的各方面，首先要在思想和理念中進(jìn)行提高和改進(jìn)，從最根本上面去改變當(dāng)前傳統(tǒng)文書(shū)檔案管理的思想意識(shí)，還要不停地跟進(jìn)內(nèi)部的專業(yè)性，對(duì)整理的方式進(jìn)行創(chuàng)新，并且把整理的效果提到最好，目前，不少機(jī)關(guān)單位都要跟隨時(shí)代的變革把文檔管理工作做到適應(yīng)時(shí)代的變化，適應(yīng)機(jī)關(guān)單位的發(fā)展。在這樣的情況下發(fā)揮出文書(shū)檔案整理的最

6、佳效果和功能，在理念的轉(zhuǎn)變時(shí)期，首先就要對(duì)文書(shū)檔案管理的重視程度提高，做一些類似于報(bào)告會(huì)和探討會(huì)議，引進(jìn)一些現(xiàn)代化的管理工作理念和設(shè)備，另外也要重視管理工作者的心態(tài)，對(duì)他們重視起來(lái)，引導(dǎo)他們從傳統(tǒng)模式轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)代化技術(shù)。2.提高管理人員的專業(yè)化文書(shū)檔案管理這個(gè)工作本身就十分枯燥，沒(méi)有什么技術(shù)含量，所以機(jī)關(guān)單位在招聘的時(shí)候比較隨意，只要稍微細(xì)心一點(diǎn)的人就能通過(guò)，這樣的結(jié)果直接就導(dǎo)致了管理整理中的混亂，毫無(wú)專業(yè)化的排序和歸類，連同安全性和完整性也失去了。所以機(jī)關(guān)單位一定要提高專業(yè)化的人才培訓(xùn)，增強(qiáng)文書(shū)檔案管理的專業(yè)化，機(jī)關(guān)單位在招聘管理者的時(shí)候，可以從專業(yè)人才上入手，并且內(nèi)部的人才結(jié)構(gòu)也要重視。定期

7、對(duì)內(nèi)部人士進(jìn)行一個(gè)專業(yè)的培訓(xùn)和演講，增加他們的專業(yè)化水平，從基礎(chǔ)到高級(jí)循序漸進(jìn)的培訓(xùn)，還可以定期舉辦一些文檔管理法的講座，和不同的機(jī)關(guān)單位之間進(jìn)行互相學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí)彼此的文書(shū)檔案整理技術(shù)，積極引進(jìn)時(shí)代最近的管理技能，這對(duì)機(jī)關(guān)單位的未來(lái)發(fā)展也有很大幫助。3.提高信息化的建設(shè)如今的時(shí)代變化飛速，跟以往的傳統(tǒng)時(shí)代完全不同，在這個(gè)信息化飛轉(zhuǎn)的時(shí)代，機(jī)關(guān)單位也要跟著變化，引進(jìn)信息化的手段去整理檔案，丟棄老舊的整理手法，拋棄紙質(zhì)的的整理法，利用信息化的設(shè)備來(lái)管理，跟上時(shí)代的管理法。主要改進(jìn)的辦法有亮點(diǎn)，第一是要快速引進(jìn)信息化的設(shè)備，進(jìn)行電腦輸入檔案進(jìn)行管理，擺脫傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理法，也擺脫了不斷復(fù)制的資源浪費(fèi)，第

8、二是轉(zhuǎn)變信息化的思維，通過(guò)計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)檔案之后，要及時(shí)學(xué)習(xí)如何利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行查閱和修改增加，同時(shí)也要學(xué)習(xí)如何保障這些文書(shū)檔案的安全，重視安全保障的建設(shè)，避免檔案被盜取，這樣才能發(fā)揮出信息化管理的功能。4.檔案整理的效率和程序化有了信息化技術(shù)的管理模式，在輸入和整理的效率上也就需要一并提高，而提高的手法則是不定期對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行優(yōu)化，具體的做法有二點(diǎn)，第一是要對(duì)當(dāng)前的文書(shū)檔案有一個(gè)大致的分類，整體有一個(gè)編號(hào)了解，然后根據(jù)簡(jiǎn)單和負(fù)責(zé)進(jìn)行區(qū)分，選出一個(gè)比較簡(jiǎn)單的方式進(jìn)行輸入整理，這樣的行為可以減輕識(shí)別，避免一些復(fù)雜的資料讓管理者查詢的時(shí)候浪費(fèi)時(shí)間，給機(jī)關(guān)單位造成后續(xù)麻煩。第二點(diǎn)是要堅(jiān)持信息系統(tǒng)化的整理法

9、則，系統(tǒng)化的管理主要是文檔和文檔之間的聯(lián)系清晰，有規(guī)律地進(jìn)行整理，能夠把所有的文檔都進(jìn)行關(guān)系鏈接，能夠建立文檔專題，同一類型的文檔歸類在一個(gè)專題下，規(guī)范好專題的內(nèi)容，方便于機(jī)關(guān)單位的查找。4 總結(jié)通過(guò)對(duì)現(xiàn)今檔案管理的調(diào)查，可見(jiàn)未來(lái)的管理檔案發(fā)展會(huì)更加專業(yè)化和信息化，文書(shū)檔案是社會(huì)活動(dòng)的背后支撐，做好檔案管理的建設(shè)是一個(gè)必要的行為，目前的機(jī)關(guān)單位檔案管理存在了不少的問(wèn)題，管理人員自身的素養(yǎng)和專業(yè)技能需要提高，而企業(yè)的管理設(shè)備和模式也需要改變，而引進(jìn)當(dāng)下的計(jì)算機(jī)輸入管理，是改變的第一步，所有的機(jī)關(guān)單位都在進(jìn)行一個(gè)全面的改革和更新，利用計(jì)算機(jī)來(lái)管理檔案，徹底告別了紙質(zhì)檔案管理的煩惱，也減少了不斷重復(fù)的工作，在人力和物力之上都是有益的，只有做到跟得上時(shí)代的步伐，對(duì)機(jī)關(guān)單位的發(fā)展才能有很大的幫助