大數(shù)據(jù)時代下企業(yè)費用報銷管控探討

1、    大數(shù)據(jù)時代下企業(yè)費用報銷管控探討    林建琰摘要：在信息化進程中，隨著云計算、數(shù)據(jù)共享技術(shù)、電子掃描及影像存儲技術(shù)的廣泛運用，計算機與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)進入大數(shù)據(jù)時代，如何利用大數(shù)據(jù)技術(shù)提升費用報銷管控水平，優(yōu)化報銷流程，節(jié)省報銷時間周期和審核工作，進而提升公司財務(wù)管理水平，合理分配企業(yè)財務(wù)資源，從而達到為企業(yè)降本增效的目的，成為廣大財務(wù)工作者的一個新的課題。本文從分析傳統(tǒng)費用管控的不足之處開始，探討如何利用大數(shù)技術(shù)來統(tǒng)籌解決這些不足，提升企業(yè)財務(wù)費用管控的水平進行了研究，并提出了對策。關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時代;財務(wù)管理;費用報銷管控一、企業(yè)費用報銷管控所涉

2、及的主要內(nèi)容企業(yè)費用報銷簡單來看，首先按功能（即費用單據(jù)類型）進行劃分，費用報銷處理的功能通常包括：借款、還款、費用報銷及發(fā)票沖借支。其次，對費用報銷中涉及的具體費用類型進行劃分。即哪些費用可報銷，哪些費用不可報銷，費用類型的名稱是什么。確定好費用報銷的費用類型后，則是費用報銷審批流程的確定。公司一般會通過多個維度，如費用預算、費用類型，金額大小，業(yè)務(wù)特征等維度設(shè)置審批流程類型。最后，財務(wù)出納審核后付款，并進入財務(wù)進行賬務(wù)處理系統(tǒng)進行賬務(wù)處理。二、現(xiàn)有的費用管控模式的不足在傳統(tǒng)的會計核算方式下，企業(yè)費用的報銷一直是一個費力、費時和低效的管理難點。結(jié)合作者的工作經(jīng)驗，認為傳統(tǒng)的費用報銷模式存在以

3、下主要缺點，極需改善。（一）員工報銷規(guī)則繁瑣，審批流程不暢，周期長傳統(tǒng)模式下，費用的支出一般是先由執(zhí)行該項事務(wù)的員工先行墊付費用，并要求員工在取得相應(yīng)合法合規(guī)的票據(jù)及附件后進行報銷。對員工來說，報銷規(guī)則較繁瑣，審批流程不暢，并占用大量的有效工作時間;手工報銷模式下員工為處理報銷需多次找業(yè)務(wù)領(lǐng)導進行審批，有時可能還要察言觀色，才能順利進行。審批之后還需要到財務(wù)進行報賬報銷，到賬時間長并占用員工自己的資金，極大影響員工的積極性。（二）財務(wù)部門審核工作量大，工作效益低下財務(wù)人員的對報銷單據(jù)在審批時，要進行預算控制標準、報銷票據(jù)及附件合法合規(guī)、驗證票據(jù)真?zhèn)巍箐N項目內(nèi)容的合規(guī)等的審核，后續(xù)還要做賬、對

4、賬等基礎(chǔ)工作消耗了較大的財務(wù)資源和精力。尤其是對業(yè)務(wù)跨區(qū)域的大中型公司來說，由于員工人數(shù)眾多，業(yè)務(wù)開展區(qū)域大，業(yè)務(wù)分散但財務(wù)集中，造成業(yè)務(wù)端和財務(wù)端數(shù)據(jù)分離，報銷流程更復雜，周期更長，效率更低。同時由于大部分的單據(jù)內(nèi)容都是一般常用的費用支出，導致財務(wù)人員工作效益低下。（三）單據(jù)審批耗費領(lǐng)導的精力并占用大量時間傳統(tǒng)的財務(wù)管理一般實行的是領(lǐng)導負責制度，各部門和各業(yè)務(wù)線的各個員工的費用審批最終都需要匯總到單位領(lǐng)導最終簽字，期間若遇到領(lǐng)導外出、會議、出差等不在單位的情況，容易出現(xiàn)審批流程人為中斷，導致費用審批時間拉長，同時在領(lǐng)導回來后，等待審批數(shù)量累積過多，造成領(lǐng)導不得不花費大量工作精力去審批這些基礎(chǔ)

5、業(yè)務(wù)，無法專注于提高企業(yè)經(jīng)濟效益的決策工作，影響企業(yè)的績效。（四）制度落實難度大，執(zhí)行困難由于費用類型多樣，不同的費用類型有不同管理制度;同時由于各員工級別的不同，費用限額標準也不同，在審批過程中主要依賴審批人的記憶信息來主觀判斷，可能導致公司制度不能得到有效的貫徹執(zhí)行，中間若是出現(xiàn)需要調(diào)整和變更事項，原有審批流程無法快速反應(yīng)和調(diào)整。導致公司的財務(wù)管理制度落實難度大，執(zhí)行困難。（五）費用預算控制落實難，費用各項分析統(tǒng)計依靠人工計算，工作量大且時間耗費長在傳統(tǒng)的費用報銷審批過程中，由于憑證主要依靠人工傳遞，費用數(shù)據(jù)沒有信息化、流程化，無法形成共享信息流，各類報銷費用的部門、項目、內(nèi)容和金額的匯總

6、、比對和統(tǒng)計分析往往需要人工計算，用時較長，無法做到在報銷審批時實時的數(shù)據(jù)比對。也無法實施預算控制，造成費用支出超標準，超預算的現(xiàn)象嚴重。（六）業(yè)務(wù)系統(tǒng)集成困難由于業(yè)務(wù)信息流和財務(wù)信息流沒有整合，加上對于服務(wù)方提供的營銷、財務(wù)、費用相關(guān)的報務(wù)應(yīng)用沒有相應(yīng)信息接口，無法實現(xiàn)統(tǒng)一的登錄方式和界面、形成現(xiàn)有數(shù)據(jù)的共享應(yīng)用等。造成企業(yè)財務(wù)信息、業(yè)務(wù)信息及外部配合企業(yè)的信息交流交換困難，孤島效應(yīng)顯著，浪費企業(yè)的信息資源。三、在大數(shù)據(jù)時代，如何利用云計算、數(shù)據(jù)共享技術(shù)、電子掃描及影像存儲技術(shù)等新技術(shù)實現(xiàn)全新的財務(wù)費用報銷管控基于上述傳統(tǒng)的費用報銷管控在企業(yè)管理者、財務(wù)人員、員工三方的流程痛點，以財務(wù)共享為

7、理念，聚合了移動互聯(lián)網(wǎng)、云計算、數(shù)據(jù)共享技術(shù)、電子掃描及影像存儲技術(shù)來解決大中型企業(yè)的費用報銷及管理問題。以達到提升企業(yè)的費用報銷管控水平，優(yōu)化費用報銷流程，節(jié)省費用報銷時間周期和審核工作，進而提升公司財務(wù)管理水平，合理分配企業(yè)財務(wù)資源，從而達到為企業(yè)降本增效的目的。（一）引入預算管理程序，實現(xiàn)預算和費用執(zhí)行一體化凡事預則立，不預則敗。對一個企業(yè)來說，引入預算控制制度是企業(yè)管理的基礎(chǔ)。在預算編制時，要分期間、科目、項目、業(yè)務(wù)部門等多維組合編制，根據(jù)不同的費用類型，建立對應(yīng)的預算體系，將費用控體系與預算管理體系關(guān)聯(lián)、融合，實現(xiàn)預算和費用一體化。這樣在費用進行審批時，審批環(huán)節(jié)由計算程序通過后臺系統(tǒng)

8、自動調(diào)取該項費用報銷時的預用預算執(zhí)行情況，可以為審批人提供有效的參考數(shù)據(jù)。（二）費用制度數(shù)據(jù)化、流程化，解決費用制度落實難和執(zhí)行難問題首先，進行數(shù)據(jù)整理和額度控制。數(shù)據(jù)整理的內(nèi)容通常包括：員工報銷銀行賬號的整理，審批人清單的整理，報銷填報編輯界面和報銷項目內(nèi)容列表的整理等。額度控制的內(nèi)容通常包括：借支額度控制設(shè)計，差旅額度控制設(shè)計、職級審批限額等。其次，根據(jù)費用報銷制度，設(shè)計各項類型的費用報銷審批流程，并進行流程優(yōu)化，簡化不必要的審批環(huán)節(jié)。如一般的費用報銷單流程設(shè)計如下：a.業(yè)務(wù)項目人員：（1）發(fā)起人（報銷人）部門負責人項目總（限額內(nèi)）項目財務(wù)負責人資金經(jīng)理出納b.職能部門人員：（1）發(fā)起人部

9、門負責人（限額內(nèi)）費用歸屬項目財務(wù)負責人資金經(jīng)理出納c.當分級審批人超限額時，可以增加“執(zhí)行副總”層級（三）利用公司oa辦公系統(tǒng)，分權(quán)限審批，加快費用報銷流程審批時間現(xiàn)代企業(yè)一般都會建立oa辦公系統(tǒng)。公司可以通過在oa審批流程中建立并加載上述費用審批流程子程序。這樣只要報銷人發(fā)起報銷流程，oa系統(tǒng)會根據(jù)提前設(shè)計的分級分權(quán)審批流程，自動通知下一步流程審批人，并通過信息提醒功能，使流程上的各個審批人在手機oa系統(tǒng)的app軟件上及時處理，實現(xiàn)費用報銷的快速審批，縮短報銷審批周期。所有審批人在審批時，流程會自動先進行制度合規(guī)審查和預算金額比對，并在審批人審批時發(fā)出提醒參考信息，以方便審批。對超過一定金

10、額的費用報銷，還可以利用電子掃描及影像存儲技術(shù)上傳相應(yīng)的證明附件，以方便審批人審核。由于公司的oa系統(tǒng)都帶有限時審批功能，這樣一張報銷單從發(fā)起到審批完畢，一般不超過23個工作日，大大加快了費用報銷審批的時間。通過分權(quán)限審批和手機界面審批，大大節(jié)省了公司主要領(lǐng)導的審批時間，從而使領(lǐng)導有更多時間投入到公司的重要事務(wù)中去，提高了公司的效益。（四）通過單據(jù)提交系統(tǒng)，及時提交報銷相應(yīng)發(fā)票及附件，加快財務(wù)報賬時間報銷人將已審批完畢的流程打印后，自行核對并粘貼與報銷單上金額相應(yīng)的合法合規(guī)發(fā)票及附件后，提交給部門行政人員，部門行政人員需要對該單據(jù)進行初步的審核，在通過后，利用電子掃描及影像存儲系統(tǒng)進行掃描和數(shù)

11、據(jù)上傳。同時相應(yīng)票據(jù)信息進入到公司財務(wù)報銷系統(tǒng)中，并通過人工智能技術(shù)來實現(xiàn)發(fā)票的審核，并通過數(shù)據(jù)聯(lián)網(wǎng)與稅務(wù)開票系統(tǒng)核對發(fā)票信息。通過復核后的報銷信息，自動傳遞到公司資金結(jié)算系統(tǒng)，資金經(jīng)理審核后，傳遞給出納，由出納在資金結(jié)算系統(tǒng)中生成電子支票，按公司出款流程審核后向開戶銀行發(fā)出付款指令，網(wǎng)上銀行收到付款指令后將所報銷費金額轉(zhuǎn)入該員工的工資卡賬戶，完成財務(wù)報賬過程?；旧显诠ぷ魅眨鲜鲐攧?wù)報賬過程可以在1-2日內(nèi)完成。這樣整個報銷出款時間在5個工作日內(nèi)可以完成，大大減少了報銷時間，減少了員工墊支報銷款的時間，極大地提高了員工的滿意度。對于相應(yīng)發(fā)票沒有通過系統(tǒng)核對的報銷單，由系統(tǒng)將該筆報銷單轉(zhuǎn)給財務(wù)

12、費用審核崗會計進行人工復核，并找出原因，與報銷人直接溝通處理，比如：要求重新取得合規(guī)的發(fā)票或按公司規(guī)定對無票的報銷項目提供證明文件及打折報銷等。同時通知出納進入oa系統(tǒng)將該報銷單退回給報銷人重新處理。（五）報銷的會計賬務(wù)處理和檔案管理完成報銷手續(xù)的電子數(shù)據(jù)，通過公司資金結(jié)算系統(tǒng)生成支付信息后，系統(tǒng)自動傳遞到公司賬務(wù)核算系統(tǒng)，及時進行會計賬務(wù)處理，可以節(jié)省大量的財務(wù)工作量。每月末，各業(yè)務(wù)部門行政人員將本部門的報銷單據(jù)分筆匯整后，郵寄給公司財務(wù)中心費用審核崗的財務(wù)人員。財務(wù)人員收到單據(jù)后，需要將實物資料與系統(tǒng)數(shù)據(jù)及影像資料進行稽查核對，核對通過后，與財務(wù)憑證一同整理歸檔，并形成電子檔案數(shù)據(jù)，以備內(nèi)

13、審部門調(diào)用。（六）利用大數(shù)據(jù)技術(shù)實行多費控方案的融合，實現(xiàn)預算制度的真正落實，提高企業(yè)的財務(wù)統(tǒng)計分析管理能力利用大數(shù)據(jù)共享技術(shù)和云計算技術(shù)，企業(yè)可以依據(jù)自己的業(yè)務(wù)特色、業(yè)務(wù)考核方式、不同的費用類型以及組織結(jié)構(gòu)，建立不同的費用管控方案，包括出差津貼、生活津貼、高溫補助的管控方案，從成本費用預算總額控制，到調(diào)整預算，按收入金額的比例計算的滾動預算，按員工級別的限額預算或報銷預算等多層多級費用管控方案在費用報銷流程審批過程中進行實現(xiàn)。而且杜絕了以前因人性弱點，審批講人情、不嚴謹，使預算控制流于形式的管理局限。同時企業(yè)可以通過流程設(shè)計并建立所有費用類型的審批原則，實現(xiàn)自動化的規(guī)則流轉(zhuǎn)，真正落實費用報銷

14、制度。通過oa報銷流程程序貫徹從預算、費用事前控制，費用事后審批的全流程驅(qū)動。另外，由于基礎(chǔ)的財務(wù)處理都由系統(tǒng)直接處理，大大減輕了財務(wù)部門的基礎(chǔ)工作量，提高了有效的工作時間，同時由于系統(tǒng)可以多口徑地生成費用報銷情況分析表，使財務(wù)人員可以更有效地利用報表數(shù)據(jù)進行綜合分析，促進公司降本增效。（七）利用大數(shù)據(jù)，多軟件運行平臺的技術(shù)，全面集成企業(yè)原有的各個軟件系統(tǒng)的能力，提高了企業(yè)的數(shù)據(jù)綜合利用水平通過云服務(wù)器技術(shù)，多軟件運行平臺的技術(shù)，實現(xiàn)了預算系統(tǒng)與財務(wù)核算系統(tǒng)、票據(jù)影像檔案系統(tǒng)、資金結(jié)算系統(tǒng)、內(nèi)部審計系統(tǒng)的對接集成，實現(xiàn)數(shù)據(jù)一點輸入，多方利用，打破企業(yè)各部門信息孤島，極大地提升了企業(yè)的信息化水平

15、和利用數(shù)據(jù)的能力。（八）建立信用評價機制，提高審批質(zhì)量在上述系統(tǒng)流轉(zhuǎn)過程中，由公司內(nèi)審系統(tǒng)對費用報銷管控流程中的所有相關(guān)人員進行信用評價，此評價過程中，報銷人員的費用報銷與自己的公司信用等級相掛鉤。內(nèi)審系統(tǒng)結(jié)合報銷人的報銷限額，發(fā)票內(nèi)容與報銷事由，單據(jù)填報質(zhì)量、票據(jù)取得及時性等信息來實現(xiàn)等級評價分類，并附于或扣罰不同的信用分數(shù)。對于流程中的各審批人也按審批的及時性、審核的嚴謹度、預算執(zhí)行的情況、付款的及時性等項目來進行等級評價，并附于或扣罰不同的信用分數(shù)。所有的信用分數(shù)，在年終人事考核時，進入綜合評分系統(tǒng)。這樣可以有效地避免亂報銷、票據(jù)取得不規(guī)范、報銷理由不充分、亂審批、或不及時審批、不及時付款等現(xiàn)象。四、總結(jié)基于解決企業(yè)費用報銷難點，以提升財務(wù)管理水平為理念，利用云計算、云服務(wù)器存儲技術(shù)，預算系統(tǒng)、oa辦公系統(tǒng)、電子影像檔案系統(tǒng)、資金結(jié)算系統(tǒng)、賬務(wù)核算系統(tǒng)和內(nèi)審系統(tǒng)的大數(shù)據(jù)集成和使用，可以完全實現(xiàn)多軟件運行的無縫對接和數(shù)據(jù)共享使用，為解決了大中型企業(yè)的費