淺析人事檔案利用中的保密工作

1、    淺析人事檔案利用中的保密工作    鄭紅摘 要 人事檔案有著獨特的價值和意義，其管理和利用是我國檔案管理工作中十分重要的組成部分。文章首先對人事檔案開發(fā)、利用的內(nèi)容進行了簡單介紹，然后分析了當前階段我國人事檔案保密工作中存在的問題，并具體論述了加強人事檔案保密工作的有效措施，希望能為相關(guān)工作人員提供一些參考。關(guān)鍵詞 人事檔案 利用 保密：g273 ：a0引言人事檔案管理是各類部門、機構(gòu)及企業(yè)單位管理工作中十分重要的環(huán)節(jié)，是各單位進行人事管理和人才儲備的重要基礎，也是各單位進行其他管理工作的主要依據(jù)，因此，人事檔案的保密性在各單位的管理工作中有著特

2、殊的意義。但是，在實際的人事檔案保密工作中，存在著各種因素影響著人事檔案管理水平的提升。1人事檔案的開發(fā)利用人事檔案是組織人事部門按照相關(guān)政策，在培養(yǎng)、選拔和任用干部等工作中，形成的記載干部經(jīng)歷、政治思想、品德作風、業(yè)務能力、工作表現(xiàn)、工作實績等內(nèi)容的文字材料，這些檔案信息為人力資源管理工作提供了參照。人事檔案是組織進行人才選拔的重要信息依據(jù)，以學校為例，學校在進行教師及人事招聘時可通過競聘上崗，任用一批無論是學識、能力，還是政治素養(yǎng)都很高的年輕干部。在這些干部任用過程中，人事檔案及其管理工作為領(lǐng)導全面掌握干部隊伍的整體狀況提供了第一手可靠資料，為學?？缭绞桨l(fā)展奠定了堅實基礎。2人事檔案保密工

3、作中存在的問題2.1檔案基礎業(yè)務工作不到位人事檔案的基礎業(yè)務工作不到位是檔案保密性出現(xiàn)問題的主要環(huán)節(jié)。在實際的工作中，檔案管理人員或者由于保密意識較差，或者由于管理水平較低，在進行人事檔案的收集、查閱以及調(diào)用時，在有意或無意間就導致了檔案泄露問題的發(fā)生：第一，部分個人材料由于較為分散，檔案管理人員在收集時難免會出現(xiàn)檔案材料收集不完整的現(xiàn)象存在，而這些材料中很有可能有一些不允許被公開的信息。因此，在檔案資料被收集之前一些個人信息就有可能已經(jīng)被泄露；第二，部分保密性檔案出現(xiàn)流失泄露的原因，在于查閱者在調(diào)取個人信息時，未做好必要的防范措施，導致個人信息被有意或者無意的泄露；第三，當前進行檔案材料調(diào)用

4、的方式主要有兩種，即紙質(zhì)檔案復印和電子檔案傳輸，而在這兩個過程中都極易導致檔案材料的泄露。其中，紙質(zhì)檔案泄露主要是由于文件超印，而電子傳輸過程泄露則是由于被不法分子用計算機技術(shù)進行竊取并大肆傳播。2.2信息技術(shù)運用不到位當前，電子人事檔案已經(jīng)開始保存，但如何實現(xiàn)電子文件的真實性，完整性和有效性仍是一直在研究的難題，畢竟電子文件很容易被修改或遷移。雖然能使用光盤、硬盤等一些存儲設備，但這些設備的使用壽命也是用有限的，一旦出現(xiàn)問題，就會導致檔案信息的丟失。另外，當前已有技術(shù)可以進行云存儲，但是一方面是電子檔案的安全性得不到保障，另外一方面提供網(wǎng)絡存儲平臺的企業(yè)存在停止運營的可能，因此，電子檔案利用

5、的安全性也是一大問題。3加強人事檔案保密工作的有效措施3.1建立健全人事檔案保密制度良好的人事檔案保密制度是提升人事檔案資料安全性的基礎，各組織單位應當根據(jù)相關(guān)法律條款，結(jié)合自身工作實際，建立起一套科學、完善，并且能夠適應信息化大環(huán)境的檔案管理制度，并以此為基礎來規(guī)范檔案的收集、歸檔、借閱等操作流程，提升人事檔案的安全性。第一，完善人事檔案收的集制度。為從源頭上解決人事檔案泄露的問題，工作人員應切實加強人事檔案的收集力度，確保檔案的真實性和完整性，尤其是一些涉及人員隱私的信息；第二，完善人事檔案審批制度，按利用目的來確定檔案借閱范圍以及規(guī)定審批手續(xù)；第三，要建立完善的檔案借閱統(tǒng)計制度，設置時間

6、期限，并讓檔案借閱者對這一時期內(nèi)借閱次數(shù)、復印情況、收發(fā)情況做一個詳盡的報告；第四，要進一步完善人事檔案借閱登記制度，嚴格控制一些借閱者對保密材料的利用；第五，建立追責制度。追責制度的建立一方面是為了加強工作人員的管理力度，另一方面也是為了在發(fā)現(xiàn)人事檔案泄露后，能夠第一時間了解泄露者、泄露原因以及泄露范圍等相關(guān)信息并進行處理。3.2提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)第一，從事檔案管理的人員必須要有過硬的政治覺悟和思想意識，正確認識安全保密對組織建設和發(fā)展的深刻影響；第二，檔案管理、使用、經(jīng)辦各環(huán)節(jié)工作人員，應具備高度的政治素養(yǎng)和道德水平，能夠自覺按要求做好信息保密工作；第三，為適應不斷發(fā)展的現(xiàn)代化、信

7、息化、數(shù)字化管理趨勢，相關(guān)工作人員需要加強對數(shù)據(jù)管理和處理技術(shù)的學習，提高人事檔案管理的信息化水平。3.3提高當事人的個人信息保密意識雖然說檔案管理工作是檔案管理員的職責所在，但是對于這種保密性質(zhì)的檔案材料，僅憑管理員一人之力是遠遠不夠的，需要當事人加強對自身隱私信息的重視程度?；诖?，各組織單位可通過講座、培訓或其他方式加強對人事檔案重要性的宣傳，使相關(guān)人員切實認識到人事檔案的重要意義，了解檔案泄露的嚴重后果。3.4為人事檔案數(shù)字化信息安全提供技術(shù)保障加大對設備、軟件的投入，能使人事檔案信息管理及時更新，使人事檔案數(shù)字化過程和管理更加高效、穩(wěn)定、安全。人事檔案數(shù)字化信息安全保密技術(shù)保障包括：

8、防火墻技術(shù)、加密技術(shù)、操作系統(tǒng)安全內(nèi)核技術(shù)、數(shù)字簽名技術(shù)等。加密技術(shù)是人事檔案數(shù)字化信息最直接安全的方法，并且能夠應用于數(shù)字化人事檔案加密的技術(shù)也很多，舉例來說，“非對稱密鑰”是當前應用較為廣泛的傳輸加密技術(shù)之一，普遍用于發(fā)送電子檔案信息的公開密鑰和接收保密信息的私鑰，而第三方也難對應用該加密技術(shù)的文檔信息進行解碼，有效地保障了人事檔案的安全傳輸。4結(jié)束語總而言之，我國人事檔案管理工作的開發(fā)利用和檔案保密是十分重要的兩部分內(nèi)容，并且這兩部分內(nèi)容也不是獨立的，而是互相補充、互為保全，為各單位的穩(wěn)定、健康發(fā)展和社會的發(fā)展進步有著十分重要的作用，因此，各單位需要積極探索，并采取各種有效措施來確保人事檔案的安全性，切實提高人事檔案的保密性，提高人事檔案的管理水平。參考文獻1 莫延欽.淺析人事檔案