淺談職工檔案系統(tǒng)管理

1、    淺談職工檔案系統(tǒng)管理    徐榮安【摘 要】如今，信息技術(shù)的發(fā)展訊飛猛進，成熟的信息及電子技術(shù)已普及到各行各業(yè)。我國近年來大大加快了各項工作的信息化進程，而新時期人事檔案工作更應(yīng)該走在前面。用現(xiàn)代化、科學(xué)化的手段做好新時期的檔案管理工作，更好地為以經(jīng)濟建設(shè)為中心的社會主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)，這既是新時期管理工作的迫切需要，也是國家信息化工作的必然要求?！娟P(guān)鍵詞】信息網(wǎng)絡(luò)；必要性1.建立職工檔案多媒體信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的必要性干部信息規(guī)范化的需要。在日常的職工檔案管理工作中，形成了大量的職工信息，這部分信息絕大部分是用手工管理的。由于是手工管理，就不可能避免

2、地造成了不同管理部門之間的信息分隔，使信息內(nèi)容不規(guī)范，信息流程不科學(xué)，因而難以滿足職工的微觀管理和人員群體宏觀管理的需要。要改變這種現(xiàn)狀，就需要建立一套完備的信息管理體系和信息處理系統(tǒng)，用現(xiàn)代化工具管理職工信息，從而提高信息的規(guī)范程度與利用效率。合理使用先進的現(xiàn)代化辦公設(shè)備的需要。隨著科技的發(fā)展，各級部門都購進了相當(dāng)?shù)挠嬎銠C和其他先進的辦公自動化設(shè)備，計算機應(yīng)用和信息化工作也取得了一些進展，但也存在著許多問題。例如，軟件開發(fā)不及時，應(yīng)用水平較低，現(xiàn)有的設(shè)備沒有得到充分利用，信息資源沒有得到充分共享等，這就迫切需要建立一套現(xiàn)代化的信息管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，充分利用現(xiàn)有資源，提高應(yīng)用水平和工作效率，從而不

3、斷促進職工工作的科學(xué)化和現(xiàn)代化。2.職工檔案管理多媒體信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的作用為領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門提供全方位的職工信息。職工信息數(shù)據(jù)庫及多媒體信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)建立以后，我們不但可以快速準(zhǔn)確地獲取職工的自然情況、簡歷、素質(zhì)、特長以及德能勤績等方面的綜合信息，還可以隨時查詢職工諸如日常工作、學(xué)習(xí)、生活等方面的資料，了解職工全方位的綜合信息。利用這套系統(tǒng)，還可以對這些信息資料進行綜合分析，在較短時間內(nèi)為領(lǐng)導(dǎo)和部門提供全方位的職工信息，可以從根本上改變過去那種從紙面上靜態(tài)了解職工的傳統(tǒng)方式。使信息充分得到共享，提高勞動效率與工作質(zhì)量。職工檔案管理多媒體信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)提供了干部管理過程中所需要的全方位的職工信息。通過網(wǎng)

4、絡(luò)可以使信息共享，避免各部門重復(fù)錄入相同的信息，減少重復(fù)勞動。而且在職工管理工作中，隨時可能產(chǎn)生一些新的信息，各部門可以通過網(wǎng)絡(luò)隨時更新本部門業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的信息，向需要信息的領(lǐng)導(dǎo)和部門提供最新的第一手資料，大大提高信息的時效性。信息共享之后，各部門可以從各個側(cè)面，全方位了解每名職工，走出在本部門業(yè)務(wù)范圍內(nèi)，從一個側(cè)面了解職工的局限性，在信息共享的基礎(chǔ)上提高對職工認(rèn)識的深度和廣度。使用這套系統(tǒng)，還可以從根本上改善以前手工管理職工的情況，周期性較長的工作利用這套系統(tǒng)，短時間內(nèi)就可以高質(zhì)量地完成，職工的任免審批表、干部簡歷等常用材料可以自動生成，并可以實現(xiàn)部門之間信函、文件的電子傳遞，減少手工勞動，提

5、高工作效率與工作質(zhì)量。可以使職工任免更加科學(xué)化，提高知人識人的深度和廣度。以往討論任免干部，基本上是采取文字材料加口頭匯報的傳統(tǒng)方式，使用這套系統(tǒng)可以采集職工的工作、學(xué)習(xí)、深入生產(chǎn)一線的情況，結(jié)合干部考核中形成的文字材料，通過網(wǎng)絡(luò)和各種多媒體設(shè)備把動態(tài)情況、資料和相應(yīng)的文字融為一體，并通過情況顯示出來。它不僅可以提供被任免干部的自然情況和現(xiàn)實表現(xiàn)方面的信息，而且可以看到被任免干部的形象、氣質(zhì)和口頭表達能力等，使領(lǐng)導(dǎo)對任免人選有一個比較全面、直觀和生動的了解，可以更好地評價和使用干部，提高知人識人的深度和廣度，從而拓寬視野，適應(yīng)社會主義市場經(jīng)濟條件下用人的需要，選拔出各種類型的領(lǐng)導(dǎo)干部和管理人才

6、，讓選拔上來的干部真正能夠“為官一任，造福一方”。建立和使用職工檔案管理多媒體信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)應(yīng)注意的幾個問題：要采用規(guī)范的應(yīng)用軟件。為了達到信息共享，建立統(tǒng)一的信息系統(tǒng)和使用標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的軟件是必須的。為此，中央組織部制定和頒發(fā)了全國干部人事管理信息系統(tǒng)信息結(jié)構(gòu)體系，它是為實現(xiàn)干部信息的標(biāo)準(zhǔn)化及大范圍內(nèi)的信息共享，按照人員管理及機構(gòu)管理中科學(xué)的信息流程制定的，不僅具有較高的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化程度，而且具有總攬全局的權(quán)威性。因此，必須選用中央組織部推行的、建立在信息結(jié)構(gòu)體系基礎(chǔ)上的系統(tǒng)軟件，否則會造成數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)混亂，使上下級數(shù)據(jù)無法溝通與共享。不但是信息體系與軟件，系統(tǒng)所涉及到的其他應(yīng)用項目也應(yīng)當(dāng)建立在相關(guān)

7、的標(biāo)準(zhǔn)之上。用先進的電子信息技術(shù)來構(gòu)建整個信息系統(tǒng)。建立多媒體信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)要涉及到很多先進的技術(shù)，主要包括數(shù)據(jù)庫技術(shù)、多媒體技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等。要使職工多媒體信息系統(tǒng)達到最佳的應(yīng)用效果，使用先進的多媒體技術(shù)以及高性能的設(shè)備是必要的。從數(shù)據(jù)源的采集到后期制作都應(yīng)該保證較高的質(zhì)量。網(wǎng)絡(luò)是實現(xiàn)信息共享的前提條件和物質(zhì)基礎(chǔ)。只有建立一個優(yōu)質(zhì)、高效的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，才能實現(xiàn)系統(tǒng)建設(shè)的高投入與高產(chǎn)出，為各級領(lǐng)導(dǎo)提供優(yōu)質(zhì)、高效和全方位的信息服務(wù)?，F(xiàn)階段比較先進的組網(wǎng)技術(shù)有atm和千兆位以太網(wǎng)，在小型局域網(wǎng)中，十兆以太網(wǎng)以較低的價格提供了較高的帶寬，具有較好的性能價格比，是一個比較合適的選擇。有計劃、分步驟、分階段建

8、設(shè)多媒體信息系統(tǒng)。第一，先建成系統(tǒng)的基本框架，包括各種資料數(shù)據(jù)的采集與錄入、應(yīng)用軟件的選用與開發(fā)、高速網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的建立等。三個環(huán)節(jié)可以同時進行，其中信息資源的采集是重點，也是基礎(chǔ)，職工信息的采集與報送工作應(yīng)當(dāng)規(guī)范化、制度化，把其當(dāng)成職工管理工作中的一項經(jīng)常性的工作來抓。第二，進一步完善、改進和提高整個系統(tǒng)，并將成熟的經(jīng)驗推廣、普及，不斷提高整體應(yīng)用水平。第三，進一步加大投入，使整個系統(tǒng)趨于完善，最終滿足在職工工作的全面需要。要全員參與，以應(yīng)用為主線，提高整體使用水平。職工信息系統(tǒng)的應(yīng)用，涉及到很多工作領(lǐng)域，也涉及到職工管理的多個部門。信息系統(tǒng)的建設(shè)工作包括班子建設(shè)、職工管理、干部任免、干部檔案、干部教育等。準(zhǔn)確、完整、規(guī)范的信息資源是整個系統(tǒng)的生命，在系統(tǒng)的建設(shè)和應(yīng)用過程當(dāng)中，要重視信息資源的采集、開發(fā)與利用，不能只購置先進的硬件設(shè)備而忽略信息資源及系統(tǒng)的應(yīng)用。要以應(yīng)用為主線，開發(fā)選用一些實用的應(yīng)用程序，充分利用現(xiàn)有信息資源。拓寬應(yīng)用范圍，提供更深層次的信息服務(wù)，使信息系統(tǒng)真正成為職工工