(完整版)物業(yè)管理服務(wù)有限公司檔案資料管理規(guī)定

1、檔案資料管理規(guī)定（修訂稿）第一章總則第一條為加強(qiáng)公司的檔案資料管理，實(shí)現(xiàn)檔案資料管理工作的規(guī)范化、標(biāo) 準(zhǔn)化和現(xiàn)代化，充分發(fā)揮檔案資料在企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理中的作用，根據(jù)企業(yè)檔案資料 管理的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合公司實(shí)際情況，特制定本規(guī)定。第二條 本規(guī)定所稱(chēng)檔案資料，是指公司各管理處，部門(mén)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、管理 過(guò)程中形成的對(duì)本單位、公司和社會(huì)具有保存價(jià)值以備查考利用的各種文字、圖 表、聲像資料和實(shí)物等不同形式的歷史記錄。凡是公司各管理處、部門(mén)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和職能活動(dòng)中形成的，具有保存價(jià)值的 原始材料，包括收發(fā)文、電、內(nèi)部資料、會(huì)議文件、會(huì)議記錄或紀(jì)要、本單位編 印的出版物原稿與印本、印模、錄像帶、錄音帶、照片、計(jì)算機(jī)軟

2、盤(pán)、光盤(pán)等， 都屬于文件材料的歸檔范圍。財(cái)務(wù)檔案資料管理可參照本規(guī)定。第三條在統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則下，辦公室負(fù)責(zé)公司檔案資料的收集、 整理和保管，并指導(dǎo)、監(jiān)督其他單位檔案資料管理工作；各單位必須配備固定或 相對(duì)固定的檔案資料管理人員，負(fù)責(zé)各單位檔案資料的收集、整理和保管。第四條 各單位應(yīng)將文件材料的立卷歸檔工作列入有關(guān)人員的職責(zé)范圍，各 單位負(fù)責(zé)人要督促檢查承辦人員做好立卷歸檔工作，確保檔案資料的齊全、完整、 準(zhǔn)確。各種文件材料須在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成立卷歸檔，不得積存。各單位的檔案資 料管理工作是年終績(jī)效考核的重要內(nèi)容之一。第五條各單位檔案資料管理人員因工作或其他原因產(chǎn)生變動(dòng)，應(yīng)提前做好檔案資

3、料的移交和保管工作，確保本單位檔案資料的完整性。原檔案管理人員不 得以任何借口刪除計(jì)算機(jī)內(nèi)的電子資料檔案，否則將追究其法律責(zé)任。第二章檔案分類(lèi)和編號(hào)規(guī)則第六條 檔案分類(lèi)應(yīng)視文件內(nèi)容、部門(mén)組織、業(yè)務(wù)項(xiàng)目等因素，按部門(mén)、使 用年限分類(lèi)。、職能部門(mén)1、各部門(mén)檔案分類(lèi)：?jiǎn)挝粰n案歸檔范圍使用年限黨 群 工 作 部黨 務(wù) 資 料1 .上級(jí)黨委對(duì)公司黨委工作的指示、決定、通知和重要電話(huà)記錄；2 .黨員獎(jiǎng)懲、處分、表彰，以及撤銷(xiāo)決定和轉(zhuǎn)移組織關(guān)系介紹信存根；3 .公司領(lǐng)導(dǎo)深入基層調(diào)查研究形成的重要文件材料、簡(jiǎn)報(bào)、照片、錄音、 錄相等；4 .推薦入黨團(tuán)員的有關(guān)規(guī)定及推薦材料；5 .其它有關(guān)重要的文件材料。155

4、0年 （含永久）工 會(huì) 資 料1 .工會(huì)年度工作計(jì)劃與總結(jié)；2 .關(guān)于工會(huì)工作的請(qǐng)示、報(bào)告及批好；3 .關(guān)于工會(huì)財(cái)務(wù)經(jīng)費(fèi)開(kāi)支及管理等有關(guān)規(guī)定、標(biāo)準(zhǔn)；4 .對(duì)職工獎(jiǎng)勵(lì)、先進(jìn)個(gè)人、先進(jìn)集體等的評(píng)選規(guī)定及辦法；5 .上級(jí)關(guān)于工會(huì)工作的指示、決定、通知、規(guī)定；6 .有關(guān)勞動(dòng)保護(hù)、職工福利方面的相關(guān)規(guī)章制度；7 .女工、計(jì)劃生育工作重要文件及需存檔的資料；8 .其它有保存價(jià)值的文件材料。1550年 （含永久）文 化1 .公司組織、參加的各類(lèi)大型文化活動(dòng)的有關(guān)文字、圖片、聲像資料等；2 .公司參選社會(huì)各類(lèi)活動(dòng)所獲獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)狀、榮譽(yù)證書(shū)等及其他有 關(guān)文字資料等；3 .其他有關(guān)重要的文件材料。1550年

5、（含永久）辦 公 室行1 .上級(jí)對(duì)我司工作的指示、決定和重要通知；2 .上級(jí)主管部門(mén)召開(kāi)的需貫徹執(zhí)行的重要會(huì)議文件和材料；3 .公司發(fā)送的各類(lèi)重要文件材料；4 .辦公會(huì)議記錄、紀(jì)要、討論決定的文件和定稿、公司年度總結(jié)及全司 性專(zhuān)題報(bào)告：5 .公司歷史沿革、大事記及印信啟用文件；6 .下級(jí)單位報(bào)送年度工作計(jì)劃的總結(jié)、重要工作請(qǐng)示、報(bào)告及批復(fù)；1550年政 資 料7 .秘書(shū)工作、檔案工作和行政工作等工作中形成的重要文件及材料；8 .公司房產(chǎn)租賃合同、買(mǎi)賣(mài)合同及其他行政工作中形成各類(lèi)合同、各類(lèi) 資質(zhì)原件；9 .公司各類(lèi)大型會(huì)議、專(zhuān)題會(huì)議等所拍攝的圖片、聲像等資料；10 .以公司名義對(duì)外簽訂的各類(lèi)函件

6、等；1L各類(lèi)接待的有關(guān)文字、圖片、聲像等材料12 .其它有關(guān)重要的文件資料。（含永久）13.物資采購(gòu)；14. 一般性函件。5年人力1、正式員工的人事檔案管理；2、工資發(fā)放相關(guān)資料管理；3、社保繳交資料管理；4、人事文件、資料管理；5、干部考核相關(guān)資料管理；6、人力資源制度管理；1550年 （含永久）資源部1、月考勤資料管理；2、臨聘員工的臨時(shí)檔案管理；3、員工人事變動(dòng)資料管理：4、公司一級(jí)培訓(xùn)資料管理：5、勞動(dòng)合同管理；2-5年辦 公 室經(jīng) 營(yíng) 管 理1 .成立分支機(jī)構(gòu)的申請(qǐng)及各種報(bào)批文件和附件；2 .公司企業(yè)管理及口常工作中形成的各類(lèi)重要文件材料；3 .對(duì)外簽訂的各類(lèi)物業(yè)管理合同、協(xié)議及其有

7、關(guān)的經(jīng)公司蓋章或領(lǐng)導(dǎo)簽 字的材料等；4 .其他相關(guān)的重要文件材料；5 .以公司名義對(duì)外簽定的各類(lèi)合同；6 .各類(lèi)招投標(biāo)資料（含工程）及相關(guān)的重要文件；1550年 （含永久）7 .各類(lèi)供應(yīng)商資料；8 .部門(mén)文件；9 .部門(mén)會(huì)議記錄等。5年L重大投訴記錄、處理情況；2. 口常工作中形成的各類(lèi)重要的文件材料等；1550年 （含永久）品質(zhì)3 . IS09000質(zhì)量評(píng)審工作中形成的各類(lèi)文件；4 .每季度績(jī)效考核結(jié)果和年度滿(mǎn)意度調(diào)查資料；5 .品質(zhì)檢查工作中形成的有關(guān)文字、圖表、圖片等材料；510年管理部6 .各類(lèi)招投標(biāo)資料；7 .公司參加物業(yè)管理項(xiàng)目的投標(biāo)書(shū)；8 .其他相關(guān)的重要文件材料；1550年 （

8、含永久）9.前期介入項(xiàng)目管理資料。5年安全生產(chǎn) 辦公室1 .重大事件資料；2 .重要文件；1550年 （含永久）3 .安全檢查工作中形成的有關(guān)文字、圖表、圖片等材料；4 .安全生產(chǎn)管理的記錄、處理情況；5年備注下屬單位的按規(guī)定由總部批準(zhǔn)的合同，兔印件交由總部備案。永久、下屬單位項(xiàng)目檔案歸檔范圍使用年限行政資料1 .上報(bào)公司及以下屬單位名義上報(bào)的各類(lèi)請(qǐng)示、報(bào)告及各類(lèi)函件等；2 .區(qū)級(jí)以上政府部門(mén)頒發(fā)的表彰證書(shū)、牌匾等獎(jiǎng)品（街道辦及以下頒發(fā)的 自行保管）；3 .物業(yè)規(guī)章制度、通知、通報(bào)等文件；1550年 （含永久）3 .與外單位簽訂的各類(lèi)合同、協(xié)議；4 .物業(yè)接待、參觀記錄等。5年規(guī)劃資料1 .項(xiàng)

9、目批準(zhǔn)文件2 .用地批準(zhǔn)文件3 .投資許可證、建筑許可證、開(kāi)工許可證4 .拆遷安置資料5 .房地產(chǎn)平面圖1550年 （含永久）工 程 技 術(shù) 資 料1 .竣工圖、總平面圖，建筑、結(jié)構(gòu)、設(shè)備及附屬工程及隱蔽工程的全套圖紙2 .地質(zhì)勘查報(bào)告、工程建設(shè)投標(biāo)文件3 .工程合同及竣工報(bào)告、竣工驗(yàn)收證明書(shū)4 .工程預(yù)決算5 .圖紙會(huì)審記錄6 .工程設(shè)計(jì)變更通知及技術(shù)核定單（包括質(zhì)量事故處理記錄）7 .隱蔽工程驗(yàn)收簽證8 .沉降觀察記錄9 .鋼材、水泥等主要材料的質(zhì)量保證書(shū)10 .新材料、構(gòu)配件的鑒定合格證書(shū)11 .水電氣、空調(diào)、衛(wèi)生器具、電梯等設(shè)備的檢驗(yàn)合格證書(shū)12 .砂漿、混凝土試塊試壓報(bào)告13 .供水

10、、供氣、空調(diào)的試壓報(bào)告14 .園林綠化圖紙和清樣15 .設(shè)備清單、設(shè)備供貨合同，設(shè)備安裝調(diào)試記錄，使用注意事項(xiàng)、說(shuō)明, 質(zhì)保書(shū)和保修單16 .工程監(jiān)理報(bào)告1550年 （含永久）口常管理 資料1 .物業(yè)資料（含物業(yè)基本資料、物業(yè)清冊(cè)等）；2 .業(yè)主資料3 .裝修資料；4 .員工管理資料；1550年 （含永久）5 .維修資料；6 .設(shè)備管理資料；7 .社區(qū)文化活動(dòng)資料；8 .消防管理資料；9 .治安交通管理資料；510年10 .員工考勤資料；11 .綠化養(yǎng)護(hù)資料；12 .清潔、保潔資料；13 .服務(wù)質(zhì)量反饋資料.；14 . 口常巡查資料；15 . 一般性投訴資料。5年、專(zhuān)業(yè)公司(供水、供電、電梯)

11、項(xiàng)目檔案歸檔范圍使用年限行政資料1 .上報(bào)公司及以專(zhuān)業(yè)公司名義上報(bào)的各類(lèi)請(qǐng)示、報(bào)告及各類(lèi)函件等；2 .區(qū)級(jí)以上政府部門(mén)頒發(fā)的表彰證書(shū)、牌匾等獎(jiǎng)品(街道辦及以下頒發(fā)的 自行保管)；3 .行業(yè)、部門(mén)規(guī)章制度、通知、通報(bào)等文件；1550年 (含永久)3.與外單位簽訂的各類(lèi)合同、協(xié)議；5年工程技術(shù) 資料1 .設(shè)備臺(tái)賬；2 .設(shè)備供貨合同，設(shè)備安裝調(diào)試記錄，使用注意事項(xiàng)、說(shuō)明，質(zhì)保書(shū)和保 修單：1550年 (含永久)3.各類(lèi)記錄表單(抄表記錄、維保記錄等)。5年第七條不必立卷歸檔的文件(1)已歸檔的重復(fù)文件；(2)無(wú)查考利用價(jià)值的臨時(shí)事務(wù)性文件；(3)上級(jí)普發(fā)的不涉及單位業(yè)務(wù)的文件材料；(4)平行單位來(lái)

12、文中不需要辦理答復(fù)的文件材料；(5)未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批或會(huì)議討論通過(guò)的未定稿材料、未生效文件；(6)參考性的資料；(7 )下級(jí)單位送來(lái)的不必備案的文件材料。第八條檔案編號(hào)規(guī)則檔案編號(hào)依據(jù)檔案各級(jí)分類(lèi)辦法，以簡(jiǎn)潔易懂的字母和數(shù)字作為代碼，使每 份立卷檔案都有一個(gè)專(zhuān)屬代碼。一級(jí)類(lèi)目是公司檔案分類(lèi)的最高層位。其標(biāo)識(shí)方 法采用類(lèi)目名稱(chēng)主詞的漢語(yǔ)拼音的第一個(gè)大寫(xiě)字母(如："XZ即"XingZheng” (行政類(lèi))的簡(jiǎn)稱(chēng))»二級(jí)類(lèi)目是一級(jí)類(lèi)目的細(xì)分，其標(biāo)識(shí)采用"雙位制各大類(lèi)的綜合類(lèi)為"11”,其余的二級(jí)類(lèi)目依次為12、1399 ,但10、20等帶"0&

13、quot; 的數(shù)字不用。三級(jí)類(lèi)目的設(shè)置原則、標(biāo)識(shí)方法與符號(hào)和二級(jí)類(lèi)目相同。各單位可根據(jù)情況 自行決定，但所列類(lèi)目必須事先設(shè)置并列表入檔。主分類(lèi)表只設(shè)置到二級(jí)類(lèi)目：、類(lèi)目1、機(jī)關(guān)職能部門(mén)一級(jí)類(lèi)目二級(jí)類(lèi)目代碼內(nèi)容代碼內(nèi)容代碼內(nèi)容代碼內(nèi)容DQ黨群類(lèi)11黨務(wù)綜合12組織宣傳13紀(jì)檢監(jiān)察14工會(huì)工作15團(tuán)組織工作16婦女工作XZ行政類(lèi)11行政綜合12會(huì)議工作13人事管理14物資采購(gòu)15股東會(huì)、董事會(huì)16法律事務(wù)17合同、協(xié)議18標(biāo)書(shū)、方案19規(guī)章制度21品質(zhì)考核22業(yè)務(wù)分包23其他SX聲像類(lèi)11照片底片12錄音帶13錄像帶14軟盤(pán)光碟15其他SW實(shí)物類(lèi)11證照12贈(zèng)品13獎(jiǎng)品14證書(shū)15手跡16其他ZC

14、資產(chǎn)類(lèi)11固定資產(chǎn)12經(jīng)營(yíng)資源13其他2、管理處。除依據(jù)機(jī)關(guān)職能部門(mén)類(lèi)目外，還應(yīng)有如下類(lèi)目：一級(jí)類(lèi)目二級(jí)類(lèi)目代碼內(nèi)容代碼內(nèi)容代碼內(nèi)容代碼內(nèi)容GH規(guī)劃資料11規(guī)劃綜合12項(xiàng)目批文13用地批文14各類(lèi)許可證15其他GC工程技術(shù) 資料11工程綜合12各類(lèi)圖紙13合格證明14質(zhì)量保證書(shū)15合格證書(shū)16設(shè)備資料17監(jiān)理報(bào)告18其他WY物業(yè)資料11基本資料12分區(qū)資料13商業(yè)網(wǎng)點(diǎn)11娛樂(lè)設(shè)施15其他YH業(yè)主資料11基本資料12租賃合同13其他ZX裝修資料11基本資料12裝修方案13裝修施工圖14安全責(zé)任書(shū)15巡查記錄16驗(yàn)收記錄WX維修資料11計(jì)劃方案12維修申報(bào)表13派工單14回訪記錄QJ清潔資料11檢

15、查記錄12其他LH綠化資料11檢查記錄12養(yǎng)護(hù)記錄13其他XF消防資料11巡查記錄12動(dòng)火申請(qǐng)表13運(yùn)行記錄14整改記錄15培訓(xùn)記錄16其他ZA治安交通資料11交接班記錄12巡查記錄13查崗記錄14車(chē)輛管理15巡邏簽到16來(lái)訪登記SB設(shè)備資料11設(shè)備臺(tái)賬12維保記錄13運(yùn)行記錄14維保計(jì)劃15其他WH社區(qū)文化資料11實(shí)施方案12宣傳資料13總結(jié)報(bào)告RS員工管理資料11個(gè)人履歷12入職表13培訓(xùn)記錄14獎(jiǎng)懲記錄15其他ZL服務(wù)質(zhì)量反 饋資料11回訪記錄12意見(jiàn)調(diào)查13統(tǒng)計(jì)記錄14投訴處理15品質(zhì)考核其他3、專(zhuān)業(yè)公司。除依據(jù)機(jī)關(guān)職能部門(mén)類(lèi)目外，還應(yīng)有如下類(lèi)目：一級(jí)類(lèi)目二級(jí)類(lèi)目代碼內(nèi)容代碼內(nèi)容代碼內(nèi)

16、容代碼內(nèi)容GC工程技術(shù) 資料11工程綜合12各類(lèi)圖紙13合格證明14質(zhì)量保證書(shū)15合格證書(shū)16設(shè)備資料17監(jiān)理報(bào)告18其他SB設(shè)備資料11設(shè)備臺(tái)賬12維保記錄13運(yùn)行記錄14維保計(jì)劃15其他第九條編號(hào)格式:檔號(hào)二年度號(hào)+分類(lèi)號(hào)+卷（件）號(hào)/總卷（件）數(shù)XXXXXZOO . 001 n/ n卷（件）號(hào)/總卷（件）數(shù)三級(jí)類(lèi)目二級(jí)類(lèi)目 > 分類(lèi)號(hào) 一級(jí)類(lèi)目J年度號(hào)第三章檔案立卷方法和要求第十條 文件立卷應(yīng)按照工作活動(dòng)規(guī)律，保持文件之間的歷史聯(lián)系，并且便 于保管和檢索利用。第十一條根據(jù)文件所具的特征，分析文件之間的主要聯(lián)系，組合立卷，從文 件基本結(jié)構(gòu)分析，可概括出六個(gè)特征：1、文件的作者印發(fā)單位

17、；2、問(wèn)題特征文件內(nèi)容所反映的主題；3、名稱(chēng)特征文種；4、時(shí)間特征文件的形成時(shí)間或內(nèi)容針對(duì)的時(shí)間；5、通訊者特征往來(lái)文件的雙方單位；6、地區(qū)特征文件作者所在地區(qū)或文件內(nèi)容針對(duì)的地區(qū)。具有共同特征的文件，可按照文件之間的某個(gè)或兩個(gè)以上共同特征組合立 卷，每份文件都會(huì)有幾個(gè)特征，選取什么特征組卷，應(yīng)具體分析對(duì)比，找出最密 切的聯(lián)系，選擇最佳方案。第十二條組卷的具體要求：1、把密切聯(lián)系的文件，根據(jù)其歷史聯(lián)系和不同保管價(jià)值，合理組卷，正本 與底稿、正件與附件、請(qǐng)示與批復(fù)、批轉(zhuǎn)件與原件，應(yīng)放在一起組卷；2、文件應(yīng)與內(nèi)容相關(guān)的電報(bào)、電傳、傳真等統(tǒng)一組卷；3、與文件內(nèi)容相關(guān)的聲像材料（影片、照片、錄音帶、錄

18、像帶、光盤(pán)等） 單獨(dú)整理編號(hào)，劃為聲像檔案，在聲像案卷目錄和卷內(nèi)目錄上注明互見(jiàn)號(hào)，以保 持相互聯(lián)系，便于查找利用；4、外單位來(lái)文與本單位文件有密切聯(lián)系，合并立卷。5、歸檔組卷的文傳二材料原則上須是原件（即定稿及其打印正本），沒(méi)有原件 的可以復(fù)印件歸檔，但須加注說(shuō)明。6、項(xiàng)目合同、公司制度建設(shè)以及有關(guān)公司股權(quán)的重要文件應(yīng)單獨(dú)存放，如 與其他文件共同存放，必須列出單獨(dú)目錄，以便查找。第十三條分類(lèi)科學(xué)，標(biāo)準(zhǔn)一致單位內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)比較穩(wěn)定，職權(quán)分工比較清楚的，宜采用保存價(jià)值年 代組織機(jī)構(gòu)分類(lèi)立卷方法，否則，就要采用其他切合實(shí)際的方法。下列文件應(yīng)準(zhǔn)確劃定歸檔時(shí)間：1、年度計(jì)劃、總結(jié)、預(yù)算、決算、統(tǒng)計(jì)報(bào)表，

19、歸入內(nèi)容針對(duì)年度；2、多年規(guī)劃、計(jì)劃、預(yù)算、歸入開(kāi)始年度；3、多年總結(jié)、決算、歸入最后年度；4、總結(jié)、計(jì)劃寫(xiě)在一起的文件，歸入主要內(nèi)容的年度（如總結(jié)部分內(nèi)容偏 重，應(yīng)歸入總結(jié)的年度）；5、難于分清主次的總結(jié)、計(jì)劃，每年度各一份；6、會(huì)議文件有針對(duì)性年度的，歸入針對(duì)年度；沒(méi)有針對(duì)年度的，歸入舉行 會(huì)議年度；7、專(zhuān)案文件，歸入結(jié)案年度；8、請(qǐng)示、批復(fù)的文件，歸入批復(fù)年度；-9 -9、轉(zhuǎn)發(fā)、批轉(zhuǎn)的文件、歸入本單位制成的年度；10、法規(guī)性文件，歸入批準(zhǔn)和公布年度。第十四條黨工團(tuán)、行政文件分別整理立卷，如文件張數(shù)較少，可合并立卷。第十五條 卷內(nèi)文件排列要有條理，有系統(tǒng)，保持文件之間聯(lián)系。一般可按時(shí)間順序

20、、問(wèn)題和重要程度排列。1、對(duì)作者、問(wèn)題單一的案卷，按文件日期先后順序排列；2、會(huì)議文件，按重要程度結(jié)合形成順序排列；3、專(zhuān)案文件，按批復(fù)、結(jié)論、綜合材料，證明材料和個(gè)人寫(xiě)的材料順序排 列；4、一份文件，正本在前，底稿在后；正件在前，附件在后；批復(fù)在前，請(qǐng) 示在后，轉(zhuǎn)發(fā)件在前，原件在后；重要文件的歷次稿，最后定稿在前，其它稿依 次排列。第十六條 保管期限要?jiǎng)澐譁?zhǔn)確，不同保管期限要分別立卷。第十七條案卷標(biāo)題應(yīng)全面、簡(jiǎn)明、確切，揭示卷內(nèi)文件的作者、問(wèn)題、名 稱(chēng)等主要內(nèi)容和成份。第十八條卷內(nèi)編目和填寫(xiě)卷內(nèi)備考表1、填寫(xiě)卷內(nèi)目錄，應(yīng)用黑色筆填寫(xiě)。卷內(nèi)目錄的項(xiàng)目要填寫(xiě)齊全，字跡要 工整、清晰；2、編寫(xiě)頁(yè)碼

21、，卷內(nèi)文件排列后，需用阿拉伯?dāng)?shù)字在文件右上角順序編寫(xiě)頁(yè) 碼。編寫(xiě)頁(yè)碼以案卷為單位，一個(gè)案卷內(nèi)，頁(yè)碼不得重復(fù)；3、填寫(xiě)卷內(nèi)備考表，卷內(nèi)需要說(shuō)明的問(wèn)題，以及其他要備考的問(wèn)題，填寫(xiě)清楚，附于卷首。第十九條案卷裝訂L案卷裝訂前，要去掉文件上的金屬物。裝訂線外邊有字跡的要加邊托裱, 破損文件要修補(bǔ)好；2、案卷要用線繩在左側(cè)裝訂，右側(cè)和下邊要取齊，結(jié)頭在背面，裝訂要牢 靠、整齊、美觀，不掉頁(yè)、不倒頁(yè)、不壓文件字跡，不損壞文件。對(duì)案卷文件的 裝訂也可采用散裝的辦法，即對(duì)單份文件進(jìn)行裝訂。散裝文件應(yīng)在每份文件的首 頁(yè)加蓋檔號(hào)章。第二十條封面撰寫(xiě)案卷封面要用黑色筆逐項(xiàng)填寫(xiě)清楚，字跡要工整、清晰、整潔、標(biāo)題布局合

22、 理大方。也可采取打印方式。第二十一條案卷排列一個(gè)年度案卷的排列，要保持案卷之間的有機(jī)聯(lián)系，排列有序。第二十二條 案卷目錄案卷目錄的項(xiàng)目要用黑色筆書(shū)寫(xiě)齊全，字跡工整，案卷標(biāo)題與案卷封面標(biāo)題 一致。第二十三條歸檔時(shí)間1、凡是在當(dāng)年內(nèi)辦理完的文件，各單位、各部門(mén)必須在第二年三月底前整 理完畢送交檔案管理人員；檔案管理人員必須在四月底前審驗(yàn)整理、裝訂完畢， 完成歸檔工作。2、凡是不能在當(dāng)年辦完或需幾年才能結(jié)案的業(yè)務(wù)項(xiàng)目，在最后結(jié)案一年成 套移交歸檔。第四章附則第二十四條檔案保密、查閱和銷(xiāo)毀管理1、檔案管理工作人員和檔案使用者必須嚴(yán)格遵守相關(guān)規(guī)定，嚴(yán)守檔案秘密。2、本公司的檔案保密工作由公司分管領(lǐng)導(dǎo)、

23、辦公室具體負(fù)責(zé)，保密的文件 要在其左上角加蓋密級(jí)章。3、嚴(yán)格控制檔案的利用范圍和查閱手續(xù)，有密級(jí)的檔案無(wú)論以何種方式利 用，均需公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并只能在檔案室內(nèi)查閱，不得外借使用，未經(jīng)許可 不得擅自復(fù)印。4、如因工作需要摘錄或復(fù)印密級(jí)檔案內(nèi)容時(shí)，必須經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)， 摘錄或復(fù)印的材料必須簽注"與原件核對(duì)無(wú)誤”的字樣，并加蓋公章。由檔案管 理人員進(jìn)行使用登記，嚴(yán)加管理，限期使用，及時(shí)收回銷(xiāo)毀。5、使用頻繁的文件可留復(fù)印件一至二份，供日常借閱使用，以減少原件的 磨損。6、經(jīng)鑒定確認(rèn)已無(wú)保存價(jià)值的檔案，必須限期銷(xiāo)毀。鑒定工作由各單位負(fù) 責(zé)人、工作人員共同進(jìn)行，經(jīng)過(guò)鑒定，對(duì)失去使用、保管價(jià)值的檔案，必須編制 銷(xiāo)毀清冊(cè)，經(jīng)負(fù)責(zé)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)審核簽字后，由工作人員銷(xiāo)毀。7、各部門(mén)要定期檢查檔案保管狀況，對(duì)損壞或變質(zhì)的檔案應(yīng)及時(shí)修補(bǔ)、復(fù) 制或采取其他保護(hù)措施。8、各部門(mén)應(yīng)根據(jù)工作需要，編制必要的目錄、卡片、索引等檢索工具，同 時(shí)使用電腦儲(chǔ)存和檢索檔案，逐步