會(huì)議管理制度(試行)

1、編號.物業(yè)發(fā)展有限公司版本.A/0生效日期：會(huì)議管理制度（試行）編制日期審核日期批準(zhǔn)日期修訂記錄修改日期申請單號修改人審核人批準(zhǔn)人編號：VK-WY / TX05-會(huì)議管理制度版本：A/0頁碼：第1頁共4頁1. 目的規(guī)范會(huì)議管理，增進(jìn)內(nèi)部溝通和交流，提高會(huì)議管理效率。2. 范圍適用于萬科物業(yè)。3. 職責(zé)部門/崗位工作內(nèi)容物業(yè)事業(yè)部負(fù)責(zé)會(huì)議管理要求的編制、維護(hù)、發(fā)布。負(fù)責(zé)集團(tuán)級會(huì)議的組織及任務(wù)平臺(tái)中各級會(huì)議的監(jiān)督管理?？偨?jīng)理辦公室負(fù)責(zé)監(jiān)督與跟蹤公司（片區(qū)、部門、項(xiàng)目）會(huì)議后各部門會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議決議、 決策事項(xiàng)執(zhí)行完成情況，并將具體實(shí)施完成情況納入考核機(jī)制。職能部門負(fù)責(zé)公司專項(xiàng)業(yè)務(wù)會(huì)議的組織及本部門

2、職責(zé)內(nèi)會(huì)議的組織，并形成會(huì)議紀(jì)要。業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)本部門職責(zé)內(nèi)會(huì)議的組織，并形成會(huì)議紀(jì)要。信息管理員負(fù)責(zé)本部門的會(huì)議管理、會(huì)議決議完成情況的跟進(jìn)驗(yàn)證。4. 方法和過程控制4.1會(huì)議的分類及要求4.1.1物業(yè)事業(yè)部會(huì)議會(huì)議類型會(huì)議主要內(nèi)容會(huì)議組織與會(huì)人員會(huì)議時(shí)間集團(tuán)級會(huì)議月度會(huì)議重要信息溝通、專項(xiàng)工作決尺S 策人力資源部本部全體每月第四周周五季度會(huì)議總結(jié)上季度重點(diǎn)工作完成 情況，發(fā)布下季度重點(diǎn)工 作。業(yè)務(wù)管理部本部總監(jiān)以上及各公司第一負(fù)責(zé)人下季度首月管理評審會(huì)議評估體系運(yùn)行狀況及經(jīng)營 管理情況，根據(jù)評估結(jié)果進(jìn) 行調(diào)整，部署下階段工作。業(yè)務(wù)管理部管理者代表及各公司品質(zhì)管理部經(jīng)理8月財(cái)務(wù)年會(huì)分析總結(jié)上一

3、年度工作運(yùn) 作情況，明確公司下年度工 作目標(biāo)、策略、行動(dòng)重點(diǎn)。財(cái)務(wù)及運(yùn)營管理部一線公司財(cái)務(wù)分管領(lǐng)導(dǎo)及財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人下半年人力年會(huì)分析總結(jié)上一年度工作運(yùn) 作情況，明確公司下年度工 作目標(biāo)、策略、行動(dòng)重點(diǎn)。人力資源部一線公司人力分管領(lǐng)導(dǎo)及人力部負(fù)責(zé)人上半年會(huì)議管理制度編號：VK-WY / TX05-版本：A/0頁碼：第2頁共4頁專項(xiàng)匯報(bào)決策會(huì)專項(xiàng)任務(wù)/工作決策會(huì)議匯報(bào)部門公司管理層及相 關(guān)人員不定期4.1.2 線公司會(huì)議會(huì)議類型會(huì)議主要內(nèi)容會(huì)議組織與會(huì)人員會(huì)議時(shí)間公司級會(huì)議總經(jīng)理月度辦公會(huì)重要信息溝通、專項(xiàng)工作決尺$策總經(jīng)理辦公室公司管理層、職能部門經(jīng)理每月中旬管理評審會(huì)評估公司體系運(yùn)行狀況及 經(jīng)營

4、管理情況，根據(jù)評估結(jié) 果進(jìn)行調(diào)整，部署下階段工 作。品質(zhì)管理 部經(jīng)理助理以上、職能部門主管2月、7月專項(xiàng)匯報(bào)決策會(huì)專項(xiàng)任務(wù)/工作決策會(huì)議總經(jīng)理辦公室公司管理層及相關(guān)人員不定期管理 中心/ 片區(qū) 會(huì)議月度例會(huì)總結(jié)上月重點(diǎn)工作，制定下 月工作重點(diǎn)，通報(bào)管理中心 綜合情況，提出需協(xié)調(diào)事項(xiàng)管理中心事務(wù)助理分管領(lǐng)導(dǎo)、部門負(fù)責(zé)人、職能部門代表每月中旬專項(xiàng)匯報(bào)決策 會(huì)專項(xiàng)任務(wù)/工作決策會(huì)議匯報(bào)部門分管領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)人員不定期部門級會(huì)議部門周例會(huì)總結(jié)上周重點(diǎn)工作完成情 況，確定本周行動(dòng)計(jì)劃各部門各部門自行確疋每周一上午部門月度例會(huì)總結(jié)部門上月工作情況， 制定下月工作重點(diǎn)各部門各部門全體每月上旬備注:1、上述會(huì)議應(yīng)

5、形成會(huì)議紀(jì)要，如形成任務(wù)需通過平臺(tái)發(fā)布、跟蹤、驗(yàn)證；2、各公司可依據(jù)需求增加會(huì)議類別，但不可對上表內(nèi)容刪減，同時(shí)應(yīng)形成接口文件。4.2會(huì)議籌備4.3 . 1集團(tuán)級定期會(huì)議及一線公司重要會(huì)議如管理評審等，至少提前一周確定參加會(huì)議的人員名單、議題、時(shí)間、地點(diǎn)、要求及注意事項(xiàng)等。編號：VK-WY / TX05-會(huì)議管理制度版本：A/0頁碼：第3頁共4頁4.3 . 2其它會(huì)議組織者應(yīng)至少提前一天確定參加會(huì)議的人員名單、議題、時(shí)間、地點(diǎn)、 要求及注意事項(xiàng)等，并通過預(yù)訂系統(tǒng)及時(shí)通知到位（緊急或臨時(shí)會(huì)議除外）。4.3 . 3會(huì)議組織者應(yīng)在會(huì)前指定專人負(fù)責(zé)會(huì)議記錄，重要會(huì)議應(yīng)根據(jù)情況安排速記或 錄音，并在會(huì)后

6、做好會(huì)議資料和會(huì)議紀(jì)要的整理。4.3 . 4在會(huì)議開始前15分鐘，會(huì)議組織者需作好會(huì)議的相關(guān)準(zhǔn)備工作（會(huì)議需使用的 電腦、投影、視頻等設(shè)備及有關(guān)文件、資料，必須在會(huì)議開始前15分鐘調(diào)試或安排完畢）。4.3 . 5會(huì)議召集部門應(yīng)嚴(yán)格掌控會(huì)議時(shí)間， 會(huì)議主持人負(fù)責(zé)會(huì)議議程的執(zhí)行和發(fā)言時(shí)間 的管控，嚴(yán)禁在報(bào)告中出現(xiàn)偏離主題、毫無意義的發(fā)言。4.3會(huì)議要求4.4 . 1與會(huì)人員應(yīng)根據(jù)會(huì)議主題，提前準(zhǔn)備好參會(huì)所需資料及物品，無特殊情況，與會(huì) 人員應(yīng)著工裝提前5分鐘到達(dá)會(huì)議室簽到，不得無故遲到、缺席。4.4 . 2有特殊情況需請假者，應(yīng)于會(huì)前1個(gè)工作日向會(huì)議組織者及直屬上級請假并征得 同意。4.4 . 3

7、與會(huì)人員應(yīng)將手機(jī)設(shè)置為振動(dòng)狀態(tài)，盡量避免在會(huì)場接聽電話，如因工作需要必須接聽，則需輕聲離開會(huì)場接聽。4.4 . 4會(huì)議進(jìn)行中，非休息時(shí)間，與會(huì)人員不得隨時(shí)走動(dòng)和無故中途離開，會(huì)議宣布結(jié) 束后方可離開。4.4 . 5與會(huì)人員應(yīng)自覺維持會(huì)場紀(jì)律，做好會(huì)議記錄，禁止做與會(huì)議無關(guān)事宜，禁止大 聲喧嘩。4.4 . 6重要會(huì)議，會(huì)議組織者應(yīng)安排好會(huì)場保密工作，與會(huì)人員應(yīng)做好信息保密，嚴(yán)禁 泄密。4.4 . 7內(nèi)部辦公人員參會(huì)時(shí)請自行攜帶水杯和會(huì)議記錄本，內(nèi)部會(huì)議不提供公用或一次性水杯。4.4. 8;與會(huì)人員應(yīng)自覺愛護(hù)會(huì)議室各項(xiàng)設(shè)施、設(shè)備、物資，不得隨意損壞；自覺保持 會(huì)議室環(huán)境衛(wèi)生，不隨地拋棄廢紙等垃圾。4.4 . 9若違反上述要求，各公司/會(huì)議組織者有權(quán)視具體情況給予通報(bào)、考核等處理。4.4會(huì)后安排4.5. 1會(huì)議結(jié)束后，與會(huì)人員應(yīng)收好會(huì)議資料，擺放好桌椅，會(huì)議組織者應(yīng)將電腦中的編號：VK-WY / TX05-會(huì)議管理制度 版本：A/0頁碼：第4頁共4頁資料及時(shí)另存后刪除，并關(guān)閉和歸還電腦、投影設(shè)備等，關(guān)閉照明及空調(diào)等設(shè)備設(shè)施， 將會(huì)議室恢復(fù)到初始狀態(tài)。4.5 . 2會(huì)議紀(jì)要應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后兩個(gè)工作日內(nèi)提交至內(nèi)網(wǎng)任務(wù)管理平臺(tái)的“會(huì)議紀(jì)要” 模塊，并知會(huì)與會(huì)人員及相關(guān)部門。4.5 . 3會(huì)議產(chǎn)生的決議