ISO系統(tǒng)文件之文件與資料管理程序(ppt 23頁)

1、文件與資料之管理n嘉彰科技（蘇州）有限公司 文管中心 編制文件與資料之管理目的n文件與資料之管理是為能確保各相關(guān)部門能適時(shí)且有效得到所需之最新文件文件范圍n凡品質(zhì)管理系統(tǒng)所有管制文件與資料，包含技術(shù)文件、外部提供之管制文件與資料之管制。文件類別nISO文件 n外來文件n技術(shù)文件n1、品質(zhì)手冊(cè)（一階文件）n2、標(biāo)準(zhǔn)化所需的文件化程序（二階文件）n3、作業(yè)指導(dǎo)書或管理辦法（三階文件）n4、表單（四階文件）ISO 品質(zhì)管理體統(tǒng)文件包含內(nèi)容：外來文件的包含內(nèi)容n外來文件是指：公司外部文件，如客戶圖 紙、資料、供應(yīng)商的產(chǎn)品規(guī)范說明書及承認(rèn)書、國家標(biāo)準(zhǔn)、國際標(biāo)準(zhǔn)、法令、法規(guī)等技術(shù)文件的包含內(nèi)容n技術(shù)文件包

2、含內(nèi)容：n 1、產(chǎn)品圖面n a)模具圖面n b)包裝圖面n 2、產(chǎn)品承認(rèn)書n a)供應(yīng)商的產(chǎn)品承認(rèn)書n b)客戶對(duì)公司產(chǎn)品的承認(rèn)書 文件撰寫架構(gòu)說明n系統(tǒng)文件架構(gòu):目的、范圍、定義、權(quán)責(zé)、程序、注意事項(xiàng)、相關(guān)文件/表單、附件;文件編號(hào)原則n 文件編碼系統(tǒng): 1.內(nèi)部文件: 一、二階文件： 流水號(hào) （01開始至99） 文件類別文件編號(hào)原則n 文件編碼系統(tǒng): 內(nèi)部文件: 三階文件： 流水號(hào) （001開始至999） 年后最后一位數(shù)字碼 文件類別 部門別 文件編號(hào)原則n 文件編碼系統(tǒng): 內(nèi)部文件: 四階文件： 流水號(hào) （ 0 0 0 1 開 始 至9999） 文件類別 部門別文件編號(hào)原則n其他文件編號(hào)

3、：流水號(hào)部門數(shù)字號(hào)注：只有ISO相關(guān)文件編號(hào)時(shí)部門別用英 文字母，其他文件的編號(hào)都用數(shù)字號(hào)編碼文件編號(hào)原則n 文件編碼系統(tǒng): 文件類別: M 一階文件 P 二階文件 W 三階文件 F 四階文件 字母碼數(shù)字碼部門別字母碼數(shù)字碼部門別PJT1項(xiàng)目組QAD3品保部DCC1文管中心SLS4業(yè)務(wù)部MIS1資訊中心RND5開發(fā)部ADM2管理部MFG6制造部文件編號(hào)原則n 文件編碼系統(tǒng): 1. 外來文件有編號(hào)者依其編號(hào),或以公司內(nèi)部制定的文件 編號(hào)為準(zhǔn)； 2. 公司內(nèi)部一、二、三、四階文件,其版本為:A-Z,發(fā)行 次數(shù)為:15。 2.1 文件第一次制訂版次為A1,經(jīng)A1A5后改為B1,以此類 推,直到Z5;

4、 2.2 文件之各頁,版本需相同,但發(fā)行次數(shù)可不同,須在承 認(rèn)頁或封頁可見修改之承認(rèn); 2.3 該份文件之版次改為B1,以此類推; 3. 外來文件有版次者不依其版次,以公司內(nèi)部制定的文件 版次為準(zhǔn)。ISO文件管制流程文件管制、修訂、廢止審查編號(hào)審核核準(zhǔn)分發(fā)頒布 記錄、管制文件管制、修訂、廢止n 文件需制訂、修訂與廢止時(shí),先以文件制訂、變更、廢止申請(qǐng)單的形式提出來，再交由文管中心進(jìn)行后續(xù)工作之作業(yè)。n 文管中心將制訂、修改好之文件先登錄于文件目錄一覽表中,再復(fù)印好所需份數(shù)后,一、二、三階文件于每頁右上角加蓋藍(lán)色“文件管制發(fā)行章”發(fā)行，四階文件發(fā)行時(shí)無需加蓋章。下發(fā)時(shí),請(qǐng)接收單位在文件分發(fā)/簽收/

5、回收記錄表上簽收。簽收時(shí)除簽名以外還應(yīng)加上簽收日期 。文件管制、修訂、廢止的申請(qǐng)單文件簽收記錄序號(hào)文件名稱文件編號(hào)版次頁次總經(jīng)理室管理部業(yè)務(wù)部開發(fā)部制造部品保部數(shù)量簽收日期回收日期數(shù)量簽收日期回收日期數(shù)量簽收日期回收日期數(shù)量簽收日期回收日期數(shù)量簽收日期回收日期數(shù)量簽收日期回收日期DCC-F-0003A1嘉彰科技（蘇州）有限公司 文件分發(fā)/簽收/回收記錄表文件目錄文件保存、銷毀作業(yè)一、文件保存：n 1、頒布發(fā)行之各階文件的原稿,均由文管中心列管。n 2、各項(xiàng)記錄資料,文件保存期限則依據(jù)品質(zhì)記錄 管理程序之規(guī)定期限保存。 二、 文件銷毀作業(yè)n 1、自各單位回收之舊版文件,得由文管中心予以銷毀。n 2、逾保存期限之暫時(shí)文件及記錄,得依各類記錄之保 管單位自行銷毀。文件檔案管理n一、任何人不得在蓋藍(lán)色“文件管制發(fā)行章”的文件上涂改、寫字、劃線并復(fù)印，四階表單之復(fù)印則不受管制。n二、 文件如有發(fā)現(xiàn)遺失、缺頁、污損、字跡模糊時(shí),需填寫文件補(bǔ)發(fā)申請(qǐng)單向文管中心申請(qǐng)補(bǔ)發(fā)，不得私自影印任何正式文件。n三、 各部門借(調(diào))閱文件,需先填寫文件借(調(diào))閱申請(qǐng)單,經(jīng)文管中心確認(rèn)后,予以借(調(diào))閱。文件補(bǔ)發(fā)申請(qǐng)單申請(qǐng)部門申請(qǐng)人申請(qǐng)補(bǔ)發(fā)理由：申請(qǐng)部門申請(qǐng)人申請(qǐng)補(bǔ)發(fā)理由：申