關(guān)于運(yùn)用ERP系統(tǒng)加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部控制的研究

1、    關(guān)于運(yùn)用erp系統(tǒng)加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部控制的研究    唐至渝摘 要 隨著國家經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，企業(yè)經(jīng)營管理也從傳統(tǒng)模式向信息化、精細(xì)化、資源化方向轉(zhuǎn)變。自國家2008年頒布了企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范以來，內(nèi)部控制管理已成為企業(yè)經(jīng)營管理的重點(diǎn)。erp系統(tǒng)因其在實(shí)施目標(biāo)、控制范圍等方面與內(nèi)部控制的高度一致性，成為實(shí)施內(nèi)部控制的最佳載體和工具。本文分析erp的發(fā)展和演變，對其與企業(yè)內(nèi)控結(jié)合中的幾個(gè)重點(diǎn)問題進(jìn)行分析，并提出建議。關(guān)鍵詞 erp系統(tǒng) 企業(yè)內(nèi)部控制 財(cái)務(wù)管理一、erp的含義和作用（一）erp的含義erp（enterprise resource plann

2、ing），即企業(yè)資源計(jì)劃，由美國著名的計(jì)算機(jī)技術(shù)咨詢和評估集團(tuán)gartner group公司于1990年提出。經(jīng)歷了30年的發(fā)展，在我國，erp所代表的含義已經(jīng)被擴(kuò)大，超越了傳統(tǒng)邊界，成為以數(shù)據(jù)庫為基礎(chǔ)，融合設(shè)計(jì)、制造、庫存、物流、采購、銷售、財(cái)務(wù)、成本、預(yù)算、人力資源等各方面的資源集成和優(yōu)化方案。（二）erp的作用1.直接效益經(jīng)濟(jì)效益的提升。根據(jù)apics（美國生產(chǎn)與庫存控制學(xué)會(huì)）數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，企業(yè)引進(jìn)erp系統(tǒng)成功后，庫存平均下降30%50%，庫存周轉(zhuǎn)率提高50%，制造成本普遍降低12%。2.間接效益企業(yè)競爭力提升。通過erp集成，企業(yè)實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)共享，打破了傳統(tǒng)“信息隔離”和“信息孤島”的狀態(tài)

3、，使信息得以及時(shí)、準(zhǔn)確、動(dòng)態(tài)地更新，大大提高了管理效率。同時(shí)通過erp流程，企業(yè)內(nèi)控制度也得到了很好的實(shí)施，加強(qiáng)了公司的風(fēng)險(xiǎn)管理。二、erp與企業(yè)內(nèi)部控制的關(guān)系自國家2008年頒布了企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范以來，內(nèi)部控制管理從央企、國企、上市公司的強(qiáng)制要求轉(zhuǎn)變?yōu)榇蠖鄶?shù)企業(yè)管理者的自主要求。erp系統(tǒng)作為企業(yè)內(nèi)部控制的最佳載體，成為眾多企業(yè)的首選。（一）兩者目標(biāo)的一致性內(nèi)部控制的目標(biāo)是通過控制經(jīng)營合規(guī)，保證資產(chǎn)安全、財(cái)務(wù)信息真實(shí)完整，來提高經(jīng)營效率和效果，促進(jìn)企業(yè)實(shí)現(xiàn)發(fā)展戰(zhàn)略。它要求建立一套合理的內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)，有科學(xué)的授權(quán)形成高效的業(yè)務(wù)流程，強(qiáng)化風(fēng)險(xiǎn)管理，防止和發(fā)現(xiàn)舞弊與錯(cuò)誤，從而保障資產(chǎn)安全與信息

4、完整性。erp系統(tǒng)則是以企業(yè)組織結(jié)構(gòu)為框架、以制度為基礎(chǔ)、以業(yè)務(wù)為紐帶來部署和實(shí)施的，通過對系統(tǒng)內(nèi)角色、人員的權(quán)限設(shè)置，業(yè)務(wù)流程的表單設(shè)計(jì)和流轉(zhuǎn)限定，來防范越權(quán)和舞弊，同時(shí)減少錯(cuò)誤和失誤。在erp系統(tǒng)環(huán)境下，各項(xiàng)工作嚴(yán)格有序、權(quán)責(zé)分明，所有的結(jié)果和過程均有數(shù)據(jù)留存，強(qiáng)化了風(fēng)險(xiǎn)控制。因此erp系統(tǒng)與內(nèi)部控制的目標(biāo)具有高度的一致性，它能夠更加合理化、科學(xué)化、規(guī)范化地改造管理流程，提升管理效率。（二）控制范圍的一致性內(nèi)部控制在企業(yè)層面涉及組織架構(gòu)控制、發(fā)展戰(zhàn)略控制、人力資源控制、社會(huì)責(zé)任控制、企業(yè)文化控制;在業(yè)務(wù)層面包括資金控制、采購控制、資產(chǎn)管理、銷售業(yè)務(wù)控制、研發(fā)管控、工程管理、擔(dān)保控制、外包業(yè)

5、務(wù)控制、合同管理、財(cái)務(wù)報(bào)告、全面預(yù)算等等。內(nèi)部控制客觀上要求對各個(gè)業(yè)務(wù)板塊、各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行整合、優(yōu)化和完善。許多企業(yè)過去的信息化建設(shè)都是比較分散的，不同的業(yè)務(wù)板塊使用不同的管理軟件，如人力資源的hr軟件，銷售業(yè)務(wù)的crm軟件，生產(chǎn)管理的mes系統(tǒng)，財(cái)務(wù)核算的金蝶、用友、新浪等等。這些系統(tǒng)相互之間信息不流通，形成了許多“信息孤島”，數(shù)據(jù)的挖掘和利用程度不高，業(yè)務(wù)不能順暢有效地執(zhí)行和控制。結(jié)合內(nèi)部控制的客觀要求，erp系統(tǒng)最突出的優(yōu)勢就是資源的整合和優(yōu)化。利用erp系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)資源的整合，有效地消除“信息孤島”，讓數(shù)據(jù)從分散變得集中，大大降低信息的管理難度，實(shí)現(xiàn)資源共享，降低運(yùn)營成本，并更加有利于大數(shù)據(jù)

6、的利用，提升企業(yè)決策效率。從這個(gè)意義上來說，erp系統(tǒng)與內(nèi)部控制的控制范圍具有一致性特點(diǎn)。（三）內(nèi)控效果的強(qiáng)化沒有erp系統(tǒng)的時(shí)候，我們?nèi)狈^程的監(jiān)控與數(shù)據(jù)搜集，沒有足夠的數(shù)據(jù)用來分析過程與結(jié)果之間的因果關(guān)系，在內(nèi)部控制過程中更多的是依賴董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)、經(jīng)理層的管理者或者專家、顧問等“關(guān)鍵人物”，通過他們的經(jīng)驗(yàn)、直覺、敏感性來作出預(yù)警和決策。erp系統(tǒng)環(huán)境下，企業(yè)對過程的監(jiān)控與數(shù)據(jù)搜集日益豐富，結(jié)果數(shù)據(jù)和過程數(shù)據(jù)的對比分析，使原因和結(jié)果之間的關(guān)聯(lián)性更加明確。可見，erp系統(tǒng)的運(yùn)用使企業(yè)內(nèi)部控制從后臺向前端轉(zhuǎn)移，從結(jié)果向過程覆蓋，一線員工也可以成為內(nèi)部控制的“關(guān)鍵人物”，大大提升了內(nèi)部控制的管

7、理效果，可以更好地控制風(fēng)險(xiǎn)。三、運(yùn)用erp系統(tǒng)加強(qiáng)內(nèi)控存在的問題（一）erp系統(tǒng)選型與企業(yè)需求不匹配的問題目前市面上的erp系統(tǒng)多種多樣，集成的、模塊的、國內(nèi)的、國外的，很多企業(yè)在做erp選型的時(shí)候由于經(jīng)驗(yàn)欠缺、技術(shù)知識不足或者預(yù)算有限等原因，沒有選擇與企業(yè)自身需求相匹配的產(chǎn)品，從而造成實(shí)施效果不理想，甚至失敗，給企業(yè)造成更大的資源消耗。所謂“成也蕭何，敗也蕭何”，因此erp系統(tǒng)對企業(yè)來說也是一把“雙刃劍”。（二）erp系統(tǒng)環(huán)境下內(nèi)部控制的管理柔性問題在erp系統(tǒng)環(huán)境下，原來主要依賴“人”對生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)管理轉(zhuǎn)變成主要依托“系統(tǒng)”對生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)產(chǎn)生的大數(shù)據(jù)進(jìn)行管理，越來越多的決策將會(huì)是數(shù)據(jù)驅(qū)動(dòng)的

8、。但由于數(shù)據(jù)的冰冷、程序的限制，erp的管理柔性較差，主要表現(xiàn)在：第一，erp系統(tǒng)實(shí)施后，業(yè)務(wù)流程轉(zhuǎn)變成電子信息的傳送，實(shí)際操作人員不能對業(yè)務(wù)流程、信息數(shù)據(jù)進(jìn)行人為干預(yù)。這種剛性的要求會(huì)改變管理者和員工的工作習(xí)慣，需要投入一定的時(shí)間和培訓(xùn)來使其發(fā)揮功效。第二，無法主動(dòng)識別外部環(huán)境的變化對風(fēng)險(xiǎn)因素的影響，不能結(jié)合企業(yè)錯(cuò)綜復(fù)雜的內(nèi)部環(huán)境因素對風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警指標(biāo)進(jìn)行合理分析。在erp輸出各項(xiàng)指標(biāo)數(shù)據(jù)后，還需要人為確認(rèn)數(shù)據(jù)，分析這些指標(biāo)設(shè)置的合理性，并對潛在風(fēng)險(xiǎn)作出判斷，如不注重內(nèi)部控制活動(dòng)中關(guān)鍵點(diǎn)的建設(shè)，erp就很難發(fā)揮出它對風(fēng)險(xiǎn)管控的預(yù)警優(yōu)勢和作用。（三）erp系統(tǒng)數(shù)據(jù)管理的問題在erp系統(tǒng)環(huán)境下，企業(yè)

9、的各項(xiàng)資源、所有的業(yè)務(wù)都轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)本身就成為企業(yè)最重要的資產(chǎn)之一。這些數(shù)據(jù)體積大、增長快，數(shù)據(jù)之間的相互關(guān)聯(lián)性更強(qiáng)，對數(shù)據(jù)安全管理和數(shù)據(jù)質(zhì)量管理也提出了更高的要求。erp系統(tǒng)將企業(yè)各項(xiàng)資源以數(shù)據(jù)方式整合存儲，服務(wù)器、數(shù)據(jù)庫、訪問對象權(quán)限管理的安全性顯得尤為重要，一旦數(shù)據(jù)泄露或者數(shù)據(jù)庫被破壞，遭受的損失也要大得多。因此，數(shù)據(jù)安全管理應(yīng)該是“一把手”工程，需要企業(yè)高層的高度重視。有了數(shù)據(jù)，如何有效利用，也是數(shù)據(jù)質(zhì)量管理在內(nèi)部控制過程中存在的一種風(fēng)險(xiǎn)。面對海量數(shù)據(jù)，無法進(jìn)行有效的搜集、處理和分析，企業(yè)管理人員就不能及時(shí)獲得所需的信息，無法預(yù)測出潛在的業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)和機(jī)會(huì)。四、運(yùn)用erp系統(tǒng)提升內(nèi)控系

10、統(tǒng)的建議（一）結(jié)合企業(yè)自身特點(diǎn)做好erp系統(tǒng)選型1.結(jié)合企業(yè)發(fā)展周期選擇好erp系統(tǒng)的上線時(shí)機(jī)。通常來說，erp系統(tǒng)適合成長期和成熟期的企業(yè)。成長期企業(yè)已經(jīng)完成了業(yè)務(wù)積累，解決了生存問題，隨著業(yè)務(wù)的增加、人員的增加，內(nèi)部管理跟不上業(yè)務(wù)快速增長，數(shù)據(jù)跟不上決策需要，迫切需要提高管理效率、完善信息管理。成熟期因業(yè)務(wù)發(fā)展受限，迫切需要往更高層次發(fā)展，如私募、發(fā)債、上市等，或因市場占有份額的局限，需要挖掘潛力降低成本、費(fèi)用。在這個(gè)周期上選擇上線erp，既有客觀需求也有主觀動(dòng)因，無論從內(nèi)部環(huán)境、外部環(huán)境因素分析，成功率都比較高。2.結(jié)合企業(yè)自身的優(yōu)缺點(diǎn)選擇合適的實(shí)施方案。erp的實(shí)施方案靈活多樣，既有大

11、而全的獨(dú)立系統(tǒng)一蹴而就，也可以利用現(xiàn)有管理軟件系統(tǒng)進(jìn)行整合，有自主開發(fā)能力的企業(yè)，還可以采用附加模式對已有系統(tǒng)進(jìn)行升級改造。企業(yè)應(yīng)根據(jù)既有管理系統(tǒng)狀況、自身管理經(jīng)驗(yàn)的高低、人才儲備的情況，結(jié)合對實(shí)施效果的預(yù)期來選擇方案?，F(xiàn)有系統(tǒng)化程度不高，管理經(jīng)驗(yàn)欠缺的企業(yè)可以選擇購買成熟的erp產(chǎn)品，在實(shí)施過程中以咨詢顧問為主導(dǎo)，借力咨詢顧問豐富的行業(yè)經(jīng)驗(yàn)和對軟件的熟悉來實(shí)現(xiàn)目標(biāo)。而現(xiàn)有系統(tǒng)化程度較高，管理流程已基本成形，決策者很清楚地知道需要解決的焦點(diǎn)問題的企業(yè)，可以選擇附加模式，由企業(yè)項(xiàng)目小組主導(dǎo)，通過整合、嵌入或者自主開發(fā)來實(shí)現(xiàn)目標(biāo)。（二）對erp系統(tǒng)進(jìn)行內(nèi)部控制評價(jià)，解決其管理柔性問題erp系統(tǒng)上線

12、成功以后，企業(yè)的經(jīng)營管理活動(dòng)很大程度上就轉(zhuǎn)化為對數(shù)據(jù)進(jìn)行識別、度量、監(jiān)控、預(yù)警的一系列管理活動(dòng)。隨著企業(yè)的發(fā)展、業(yè)務(wù)的變革、產(chǎn)品的迭代，其erp系統(tǒng)本身也需要不斷完善和改進(jìn)。為確保erp系統(tǒng)的有效性，企業(yè)需要對其建立科學(xué)合理的內(nèi)部控制評價(jià)體系。內(nèi)部控制評價(jià)部門應(yīng)對erp系統(tǒng)運(yùn)行狀況制定評價(jià)工作方案，明確流程、數(shù)據(jù)、風(fēng)險(xiǎn)指標(biāo)的取樣范圍，確定設(shè)計(jì)缺陷、運(yùn)行缺陷的認(rèn)定標(biāo)準(zhǔn)。評價(jià)工作組應(yīng)定期通過現(xiàn)場測試、人員訪談、調(diào)查問卷、專題討論、穿行測試、抽樣查驗(yàn)等方法開展評價(jià)工作，同時(shí)根據(jù)評價(jià)結(jié)果和風(fēng)險(xiǎn)防范策略，對erp系統(tǒng)進(jìn)行相應(yīng)的改進(jìn)和完善，以此實(shí)現(xiàn)pdca的閉環(huán)循環(huán)，進(jìn)而確保內(nèi)部控制與erp系統(tǒng)的同步發(fā)展

13、，為企業(yè)長期穩(wěn)定發(fā)展保駕護(hù)航。（三）利用云方案提升數(shù)據(jù)安全和質(zhì)量管理過去的erp系統(tǒng)更多地依托c/s架構(gòu)，為保證數(shù)據(jù)安全，企業(yè)會(huì)在機(jī)房（服務(wù)器）、兩地備份、專線及防火墻等方面持續(xù)不斷投入，使很多中小企業(yè)對erp系統(tǒng)望而卻步。近幾年隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，分布式計(jì)算、分布式儲存、公有云的建設(shè)使企業(yè)可以更方便地存儲和調(diào)用數(shù)據(jù)，云設(shè)備、云解決方案越來越受到青睞。更多的企業(yè)選擇在b/s架構(gòu)下通過云服務(wù)器來部署erp軟件，一方面大大減少了企業(yè)自身硬件方面的投入，另一方面把服務(wù)器、數(shù)據(jù)庫通過“云托管”或者“租用云”的方式交給更專業(yè)的團(tuán)隊(duì)，不僅大大提升了數(shù)據(jù)的安全性，更提升了數(shù)據(jù)管理的質(zhì)量。市面上眾多的erp軟件供應(yīng)商如oracle、sap、金蝶等也紛紛推出其云產(chǎn)品，并幫助客戶實(shí)現(xiàn)云轉(zhuǎn)化。各級政府也出臺了企業(yè)上云成效獎(jiǎng)勵(lì)，鼓勵(lì)企業(yè)轉(zhuǎn)變。五、結(jié)語隨著物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，在國家兩化融合政策的推動(dòng)和扶持下，erp系統(tǒng)從差異化、高端化的競爭工具向常規(guī)化企業(yè)管理工具轉(zhuǎn)變。未來的erp系統(tǒng)會(huì)融合更多的業(yè)務(wù)系統(tǒng)，通過財(cái)務(wù)共享中心和大數(shù)據(jù)的手段實(shí)現(xiàn)業(yè)財(cái)融合，從而大大提高財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和及時(shí)性，為企業(yè)內(nèi)部控制提供堅(jiān)實(shí)、高效的基礎(chǔ)。（作者單位為華普電力有限公司）參考文獻(xiàn)1 代云. erp系統(tǒng)環(huán)境下企業(yè)內(nèi)部控制風(fēng)險(xiǎn)及其防范策略j.財(cái)會(huì)學(xué)習(xí)，20