QSKJT202-XX-2012-辦事處資金管理制度

1、Q/SK星際控股集團(tuán)有限公司管理標(biāo)準(zhǔn)Q/SKJT 202-38-2012辦事處資金管理制度2013-01-01 發(fā)布2013-01-01 實(shí)施辦事處資金管理制度1范圍本制度適用于星際控股集團(tuán)有限公司各銷售辦事處或各銷售分公司；本制度規(guī)定了集團(tuán)公司所轄各銷售辦事處或各銷售分公司的資金管理的相關(guān)規(guī)定。2規(guī)范性引用文件GB/T15498-2003企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)體系 管理標(biāo)準(zhǔn)和工作標(biāo)準(zhǔn)體系中的724條款Q/SKJT 201-01-2011企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的編號(hào)方法Q/SKJT 201-02-2011企業(yè)管理標(biāo)準(zhǔn)的編寫(xiě)辦法3術(shù)語(yǔ)3.1收支兩條線是指辦事處取得的收入與發(fā)生的支出脫鉤的一種資金管理模式。在收入方面，所有收

2、入款項(xiàng)統(tǒng) 一匯繳到公司指定的收款賬戶，辦事處不得私自提取或轉(zhuǎn)賬；在支出方面，常規(guī)費(fèi)用實(shí)行備用金制, 臨時(shí)大額支出實(shí)行申請(qǐng)即付制，定期支出實(shí)行定期支付制。4職責(zé)與權(quán)限a）銷售財(cái)務(wù)管理專項(xiàng)小組負(fù)責(zé)制定與修訂本制度，并負(fù)責(zé)本制度的實(shí)施和落實(shí)；b）辦事處會(huì)計(jì)負(fù)責(zé)日?，F(xiàn)金收款及繳存及辦事處備用金管理等；銷售財(cái)務(wù)主管負(fù)責(zé)對(duì)辦事處 資金管理的審核審批等；公司出納負(fù)責(zé)辦事處支出的支付；c）財(cái)務(wù)審計(jì)部長(zhǎng)或執(zhí)行副總裁負(fù)責(zé)辦事處支出的審批；d）辦事處全體人員負(fù)責(zé)按照本制度規(guī)定執(zhí)行。5管理內(nèi)容、方法與要求5.1收入管理5.1.1收入模式辦事處所有收入款項(xiàng)，必須按要求直接匯繳入指定賬戶，辦事處任何人員不得通過(guò)任何非指定

3、 賬戶進(jìn)行中轉(zhuǎn)，更不得將收款賬戶中的款項(xiàng)私自提取或轉(zhuǎn)賬。5.1.2收款賬戶辦事處只得使用以下收款賬戶， 特殊情況需增設(shè)的， 須報(bào)銷售財(cái)務(wù)審批備案， 辦事處所有收入 款必須匯繳入以下指定賬戶。具體收款賬戶設(shè)置及賬戶功能如下：序號(hào)賬戶名稱賬戶功能收款范圍1星際集團(tuán)公司基本戶用于以集團(tuán)名義開(kāi)票款項(xiàng)的收取集團(tuán)開(kāi)票貨款2星際科技公司基本戶用于以科技名義開(kāi)票款項(xiàng)的收取科技開(kāi)票貨款3原銷售分公司基本戶用于以分公司名義開(kāi)票款項(xiàng)的收取分公司開(kāi)票貨款4辦事處現(xiàn)金收款賬戶用于現(xiàn)金貨款的繳存與收取零星或現(xiàn)金貨款星際控股集團(tuán)有限公司發(fā)布5.1.3現(xiàn)金收款5.1.3.1現(xiàn)金定義本處現(xiàn)金指狹義的現(xiàn)金概念，即庫(kù)存現(xiàn)金，指辦事

4、處日常收到的現(xiàn)金鈔票。5.1.3.2現(xiàn)金收款范圍a）客戶直接到辦事處以現(xiàn)金方式購(gòu)貨、維修或支付欠款的現(xiàn)金；b）客戶要求以現(xiàn)金方式支付，由會(huì)計(jì)或委托他人去客戶處收取的現(xiàn)金。5.1.3.3會(huì)計(jì)現(xiàn)金收款客戶上門繳付現(xiàn)金的，由會(huì)計(jì)直接收取，其它任何人不得參與收取。遇會(huì)計(jì)不當(dāng)班的，由會(huì)計(jì) 提前授權(quán)辦事處人員代收。其它任何人參與收現(xiàn)或未經(jīng)授權(quán)收現(xiàn)的，視為私自收現(xiàn)。5.1.3.4委托現(xiàn)金收款需到客戶處現(xiàn)金收取欠款及送貨收現(xiàn)的，可由會(huì)計(jì)委托他人代收，但須辦委托手續(xù)，即由會(huì)計(jì) 開(kāi)據(jù)現(xiàn)金收款委托函，存根聯(lián)會(huì)計(jì)留存，委托聯(lián)交受托人辦理收現(xiàn)。未提前辦委托手續(xù)的，視 為私自收現(xiàn)。收款后，須提請(qǐng)客戶在委托聯(lián)上簽字確認(rèn)，回

5、辦事處后及時(shí)將交予會(huì)計(jì)。5.1.3.5收現(xiàn)繳款時(shí)限a）會(huì)計(jì)收到的現(xiàn)金款項(xiàng)，須當(dāng)日下班前存入辦事處現(xiàn)金收款賬戶；b）受托收取的現(xiàn)金，受托人收現(xiàn)當(dāng)日下班前可回辦事處的，受托人可回辦事處向會(huì)計(jì)繳款，亦可直接存入辦事處現(xiàn)金收款賬戶（存款手續(xù)費(fèi)可報(bào)銷）；c）受托收取的現(xiàn)金，受托人收現(xiàn)當(dāng)日下班前不能回辦事處的，須當(dāng)日在當(dāng)?shù)卮嫒朕k事處現(xiàn)金 收款賬戶（存款手續(xù)費(fèi)可報(bào)銷）。5.1.3.6暫無(wú)駐點(diǎn)會(huì)計(jì)銷售片區(qū)的現(xiàn)金收款規(guī)定客戶上門付現(xiàn)和送貨收現(xiàn)的，由經(jīng)辦人代收，并于當(dāng)日存入辦事處現(xiàn)金收款賬戶；需到客戶處 現(xiàn)金收取欠款的，由所屬辦事處會(huì)計(jì)提前一次性辦好委托手續(xù)，實(shí)際代收時(shí)以短信通知會(huì)計(jì)（未及 時(shí)通知的，視為私自收現(xiàn)

6、），收款后按上述繳款時(shí)限繳款。5.1.3.7現(xiàn)金收款電話回訪對(duì)委托現(xiàn)金收款的，會(huì)計(jì)應(yīng)對(duì)委托收款進(jìn)行電話回訪，以核查客戶的付現(xiàn)時(shí)間、金額等信息。同時(shí)，會(huì)計(jì)也應(yīng)不定期對(duì)欠款客戶的欠款金額進(jìn)行電話核查。5.1.3.8維修收現(xiàn)規(guī)定維修人員維修收現(xiàn)的，以售后服務(wù)確認(rèn)單為代收憑據(jù)，繳款時(shí)限參照上述規(guī)定執(zhí)行，遇金 額較小的（2000元以下），可回辦事處后交會(huì)計(jì)。5.1.4銀行收款辦事處應(yīng)盡量要求客戶以匯款方式支付欠款。依客戶付款類別，由會(huì)計(jì)負(fù)責(zé)將辦事處相應(yīng)收款 賬戶資料以書(shū)面形式通知客戶，并提請(qǐng)客戶按照約定期限支付貨款或服務(wù)費(fèi)用。5.1.5承兌收款5.1.5.1原則要求原則上只接受銀行承兌匯票，不接收商業(yè)承

7、兌匯票。同時(shí)，盡量避免接收單張票面金額大于20萬(wàn)的承兌匯票，盡可能收取到期日較近的匯票。特殊情況的，須事先向財(cái)務(wù)部長(zhǎng)請(qǐng)示。5.1.5.2承兌收款范圍僅限于合同或協(xié)議中有明確約定可以承兌付款的客戶。特殊情況的，須事先向財(cái)務(wù)部長(zhǎng)請(qǐng)示。5.1.5.3承兌匯票格式要求a）真實(shí)。需驗(yàn)證承兌票據(jù)的真假，除了看票據(jù)表面外，還可向出票銀行查證等；b）完整。看票據(jù)上有沒(méi)有掉角等缺損，有無(wú)墨水等痕跡；c）要素齊全。票據(jù)要素是否齊全，機(jī)打或手寫(xiě)均可，但不能有一半手寫(xiě)和一半機(jī)打的票據(jù)， 票據(jù)正面銀行簽章為匯票專用章加主管章，缺一不可；d）背書(shū)規(guī)范?？幢硶?shū)是否連續(xù)，背書(shū)人簽章是否齊全（財(cái)務(wù)章加法人章），背書(shū)人書(shū)寫(xiě)是否規(guī)

8、范，有無(wú)涂改，有無(wú)刀刮挖補(bǔ)涂改痕跡等。對(duì)不符合以上票面格式要求的，應(yīng)拒收。特殊情況的，可要求對(duì)方出具證明。5.2支出管理5.2.1支出賬戶賬戶名稱賬戶功能辦事處備用金賬戶專門用于公司向辦事處調(diào)撥費(fèi)用報(bào)銷和日常備用金的賬戶522常規(guī)費(fèi)用支付常規(guī)費(fèi)用指辦事處日常的差旅費(fèi)、招待費(fèi)及零星費(fèi)用。其中，零星費(fèi)用包括運(yùn)費(fèi)、辦公費(fèi)、水 電費(fèi)、車輛使用費(fèi)、安裝或改車時(shí)購(gòu)工具輔料費(fèi)、1000元以下零星采購(gòu)貨款、客戶臨時(shí)上門提取的1000元以下小額業(yè)務(wù)費(fèi)及其它零星費(fèi)用等。常規(guī)費(fèi)用由公司先行撥付備用金給個(gè)人和會(huì)計(jì)，實(shí)際發(fā)生時(shí)在備用金中預(yù)支，月底寄公司報(bào)銷。5.2.2.1備用金撥付由辦事處會(huì)計(jì)依據(jù)備用金額度表規(guī)定，填寫(xiě)

9、辦事處備用金申請(qǐng)單，一次性向公司申請(qǐng)備用 金撥付。備用金額度表如下：備用金類別職務(wù)類別備用金額度（元）具體額度確定依據(jù)大區(qū)總經(jīng)理8,000-10,000辦事外主任5,0008,0001,區(qū)域銷售規(guī)模；常規(guī)備用金辦事處會(huì)計(jì)5,000-20,0002,辦事處員工數(shù)；銷售經(jīng)理3,0005,0003,日常出差頻率；服務(wù)人員2,0003,000臨時(shí)備用金辦事處會(huì)計(jì)按實(shí)際需求定依臨時(shí)事項(xiàng)預(yù)算金額確定備注：在各人員處備用金每公歷年度未或人員離職時(shí)，由會(huì)計(jì)負(fù)責(zé)監(jiān)督清賬。5.222常規(guī)費(fèi)用預(yù)支辦事處出差和招待申請(qǐng)分別按照辦事處差旅費(fèi)管理制度和辦事處招待費(fèi)管理制度規(guī)定 審批后，費(fèi)用發(fā)生時(shí)從個(gè)人備用金中預(yù)支。其中，

10、銷售經(jīng)理一次招待費(fèi)超過(guò)2000元的，可填招待費(fèi)報(bào)銷單直接到會(huì)計(jì)處報(bào)銷，從會(huì)計(jì)處備用金中預(yù)支；辦事處主任或大區(qū)總經(jīng)理一次招待招待超 過(guò)5000元的，按臨時(shí)大額支出支付規(guī)定執(zhí)行。零星費(fèi)用發(fā)生時(shí)，經(jīng)辦人填寫(xiě)其它費(fèi)用報(bào)銷單（含1000元以下銷售返利）直接到會(huì)計(jì)處報(bào)銷，從會(huì)計(jì)處備用金中預(yù)支；會(huì)計(jì)經(jīng)辦的，直接在其備用金中預(yù)支。其中，維修員出差期間采購(gòu)的工具 輔料費(fèi)，在維修員備用金中預(yù)支，隨差旅費(fèi)一起報(bào)銷。5.223常規(guī)費(fèi)用報(bào)銷截止25日，分別按照辦事處差旅費(fèi)管理制度、辦事處招待費(fèi)管理制度及辦事處其它 費(fèi)用管理制度完成審批后，由費(fèi)用審核專員通知會(huì)計(jì)編制辦事處費(fèi)用報(bào)銷清單并進(jìn)行審核后， 報(bào)財(cái)務(wù)部長(zhǎng)審批；次月1

11、0日前，出納負(fù)責(zé)直接支付。5.2.3定期支出的支付定期支出指辦事處每月需支付的銷售返利、月結(jié)采購(gòu)應(yīng)付款及辦事處工資。該類支出由辦事處 按照規(guī)定提報(bào)后，集團(tuán)定期統(tǒng)一支付。5.2.3.1銷售返利支付截止25日，已報(bào)批且已收款的應(yīng)付銷售返利，按銷售返利管控制度審批后，28日前會(huì)計(jì)編制辦事處銷售返利支付清單報(bào)費(fèi)用審核專員審核、財(cái)務(wù)部長(zhǎng)審批；次月10日前，出納負(fù)責(zé)支付。5.2.3.2月結(jié)應(yīng)付款支付截止次月8日前，按月結(jié)算的采購(gòu)貨款等應(yīng)付賬款，會(huì)計(jì)參照應(yīng)收賬款管理制度中對(duì)賬單格 式與對(duì)方對(duì)賬后，將對(duì)賬單傳真給銷售會(huì)計(jì)專員審核和銷售財(cái)務(wù)主管審批；審批后，銷售會(huì)計(jì)專員通知會(huì)計(jì)編制辦事處應(yīng)付賬款支付清單，并進(jìn)行

12、審核；次月12號(hào)前，銷售會(huì)計(jì)專員將審核的辦事處應(yīng)付賬款支付清單報(bào)財(cái)務(wù)部長(zhǎng)審批；次月20號(hào)前，出納負(fù)責(zé)完成支付。523.3工資發(fā)放截止25日前，辦事處會(huì)計(jì)按照公司規(guī)定格式或核算方法，編制辦事處工資發(fā)放造冊(cè)表，報(bào) 辦事處主任確認(rèn)、費(fèi)用審核專員審核、銷售財(cái)務(wù)審批。審批后，由費(fèi)用審核專員通知會(huì)計(jì)編制辦 事處工資發(fā)放清單并進(jìn)行審核后，報(bào)財(cái)務(wù)部長(zhǎng)審批；28日由集團(tuán)統(tǒng)一發(fā)放。5.2.4臨時(shí)大額支出的支付臨時(shí)大額支出指1000元以上采購(gòu)預(yù)付款（含固定資產(chǎn)采購(gòu)）、5000元以上大額招待費(fèi)、房租費(fèi)、 裝修費(fèi)、招標(biāo)保證金或服務(wù)費(fèi)及其它臨時(shí)大額支出。臨時(shí)大額支出由經(jīng)辦人填辦事處備用金申請(qǐng)單申報(bào)臨時(shí)備用金，由公司先行撥

13、付給經(jīng)辦人 或最終收款人后，由經(jīng)辦人取得相應(yīng)發(fā)票、收據(jù)及其它協(xié)議等附件，填寫(xiě)其它費(fèi)用報(bào)銷單 或銷售返利報(bào)銷單或招待費(fèi)報(bào)銷單，月底隨常規(guī)費(fèi)用報(bào)銷單寄公司報(bào)銷沖賬。其中，采購(gòu)預(yù)付款和固定資產(chǎn)采購(gòu)款支付，分別按照外購(gòu)商品采購(gòu)管理制度和辦事處固 定資產(chǎn)管理制度規(guī)定執(zhí)行。6獎(jiǎng)罰6.1違反收款規(guī)定的處罰違規(guī)收取、截留、挪用或貪污現(xiàn)金的，除收回所截留、挪用或貪污的現(xiàn)金外，按截留、挪用或 貪污1萬(wàn)元以內(nèi)（含）的處10倍罰款，1萬(wàn)元以上的處20倍罰款，并可處被開(kāi)除和追究相應(yīng)的法律責(zé)任。 收取現(xiàn)金丟失的，全額賠償（不可抗因素，可酌情處理）。未經(jīng)審批，私自承兌收款的，扣責(zé)任人 扣5分；與客戶串通或故意，私收承兌或假承兌的，使公司蒙受損失的，由其全額承擔(dān)。其中，未按規(guī)定時(shí)間繳存現(xiàn)金的，視為截留；收取現(xiàn)金不報(bào)的，視為挪用；未按公司指定賬戶 收款的，通過(guò)非指定賬戶中轉(zhuǎn)收款的，視為貪污。6.2虛報(bào)支出的處罰虛報(bào)費(fèi)用的，按相關(guān)管理制度規(guī)定處罰；虛報(bào)支出的，視虛報(bào)情況處以10-20倍處罰。6.3未按本制度規(guī)定操作期限或操作流程執(zhí)行的處罰未按本制度規(guī)定操作期限或操作流程執(zhí)行相關(guān)操作的，扣責(zé)任人2分/次。7報(bào)告與記錄BD-W031現(xiàn)金收款委托函BD-W032辦事處備用金申請(qǐng)