數(shù)字檔案館建設(shè)指引

1、數(shù)字檔案館建設(shè)指南（國(guó)家檔案局發(fā)布 2010年6月）說(shuō)明本指南由國(guó)家檔案局提出并歸口。本指南起草單位：國(guó)家檔案局技術(shù)部、福建省檔案局、山東省檔案局、青島市檔案局。本指南主要起草人：王良城、蔡學(xué)美、潘積仁、黃建峰、王憲東、郭玉東、馮劍波。本指南主要審查人：李和平、姜之茂、方日勻、韓李敏、黃玉明、何伍愛(ài)、趙國(guó)俊。數(shù)字檔案館建設(shè)指南1. 總體要求1.1概述數(shù)字檔案館是指各級(jí)各類檔案館為適應(yīng)信息社會(huì)日益增長(zhǎng)的對(duì)檔案信息資源管理、利用需求，運(yùn)用現(xiàn)代信息、技術(shù)對(duì)數(shù)字檔案信息進(jìn)行采集、加工、存儲(chǔ)、管理，并通過(guò)各種網(wǎng)絡(luò) 平臺(tái)提供公共檔案信息服務(wù)和共享利用的檔案信息集成管理系統(tǒng)。建沒(méi)數(shù)字檔案館，有利于提高檔案館

2、工作效率和現(xiàn)代化水平，有利于確保數(shù)字檔案永久存儲(chǔ)與安全保管，有利于促進(jìn)公共檔案服務(wù)能力拓展和實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的社會(huì)共享。建沒(méi)數(shù)字檔案館.有利于促進(jìn)國(guó)家信息資源總量增加、質(zhì)量提高和結(jié)構(gòu)優(yōu)化， 有利于提高各級(jí)政府公共服務(wù)能力， 有利于促進(jìn)社會(huì)主義文化的發(fā)展繁榮，有利于滿足廣大人民群眾對(duì)現(xiàn)代信息服務(wù)的現(xiàn)實(shí)需求。數(shù)字檔案館建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，需要經(jīng)過(guò)調(diào)研、立項(xiàng)、論證、軟件開(kāi)發(fā)、平臺(tái)構(gòu)建、 資源準(zhǔn)備、系統(tǒng)試運(yùn)行、項(xiàng)目驗(yàn)收、運(yùn)行維護(hù)等諸多環(huán)節(jié)，需要各業(yè)務(wù)部門、檔案管理部門 以及其他相關(guān)單位的共同參與，是一項(xiàng)長(zhǎng)期的工作任務(wù)。1.2建設(shè)原則與要求數(shù)字檔案館建設(shè)應(yīng)當(dāng)遵照“統(tǒng)籌規(guī)劃、循序漸進(jìn)，項(xiàng)目帶動(dòng)、重點(diǎn)突破，

3、需求導(dǎo)向、保 證安全，合理適用、穩(wěn)步實(shí)施”的原則，積極推進(jìn)，務(wù)求實(shí)效。統(tǒng)籌規(guī)劃、循序漸進(jìn)。應(yīng)當(dāng)根據(jù)各級(jí)政府電子政務(wù)建設(shè)整體框架和基本要求，及時(shí)將數(shù)字檔案館建設(shè)與區(qū)域電子政務(wù)和信息化建設(shè)相銜接，綜合考慮自身信息化發(fā)展水平、 技術(shù)力量、資源規(guī)模、基礎(chǔ)工作水平、資金投入等因素，確定總體布局和實(shí)施步驟。項(xiàng)目帶動(dòng)、重點(diǎn)突破。實(shí)施項(xiàng)目帶動(dòng)戰(zhàn)略，支撐和帶動(dòng)數(shù)字檔案館整體建設(shè)和發(fā)展將數(shù) 字檔案館建設(shè)分成若干子項(xiàng)目，以項(xiàng)目帶動(dòng)數(shù)字檔案館建設(shè)及推進(jìn)各項(xiàng)工作的開(kāi)展，有利于獲得黨委政府和有關(guān)部門的重視和投入，有利于集中人力物力有針對(duì)性地重點(diǎn)解決數(shù)字檔案館建設(shè)中的核心問(wèn)題。需求導(dǎo)向、保證安全。數(shù)字檔案館建設(shè)應(yīng)以需求為導(dǎo)

4、向，著眼于黨政機(jī)關(guān)、 社會(huì)公眾在線利用數(shù)字檔案信息資源的需求，推動(dòng)檔案信息資源的共享。 應(yīng)當(dāng)按照信息安全等級(jí)保護(hù)的要求，采取相應(yīng)的安全保障技術(shù)方法，配備必要的軟硬件沒(méi)施，建立健全安全管理制度，完 善災(zāi)難恢復(fù)服務(wù)機(jī)制，確保數(shù)字檔案館建設(shè)和運(yùn)行的安全。合理適用、穩(wěn)步實(shí)施。要重視前期調(diào)研，進(jìn)行可行性研究，結(jié)合本部門業(yè)務(wù)工作實(shí)際，提出創(chuàng)新性高、應(yīng)用性強(qiáng)的功能需求，以確保系統(tǒng)開(kāi)發(fā)和項(xiàng)目建設(shè)的合理性、適用性。在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，檔案部門的業(yè)務(wù)人員應(yīng)全程參與，及時(shí)研究和發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，糾正偏差。重大項(xiàng)目應(yīng)當(dāng)按照信息系統(tǒng)建設(shè)規(guī)范要求，引入監(jiān)理機(jī)制，對(duì)項(xiàng)目質(zhì)量、進(jìn)度、投資、安全等方面 進(jìn)行全程監(jiān)理。1.3建設(shè)目標(biāo)數(shù)字檔

5、案館建設(shè)的目標(biāo)是：緊緊依靠國(guó)家和當(dāng)?shù)匦畔⒒A(chǔ)設(shè)施建設(shè)環(huán)境，充分利用各種政務(wù)網(wǎng)平臺(tái)、公眾網(wǎng)平臺(tái)以及各類網(wǎng)絡(luò)資源，以先進(jìn)的信息技術(shù)為手段，集成建設(shè)適應(yīng)本部門本單位一定時(shí)期內(nèi)數(shù)字檔案管理需要的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，開(kāi)發(fā)應(yīng)用符合功能要求的管理系統(tǒng)， 推動(dòng)館藏檔案資源數(shù)字化、增量檔案電子化，逐步實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)字檔案信息資源的網(wǎng)絡(luò)化管理以 及分層次多渠道提供檔案信息資源利用和社會(huì)共享服務(wù)。其中，數(shù)字檔案信息、資源建設(shè)、提供檔案信息利用和社會(huì)共享服務(wù)，是一項(xiàng)長(zhǎng)期任務(wù)，應(yīng)分階段推進(jìn)，有步驟實(shí)現(xiàn)。1.4建設(shè)內(nèi)容數(shù)字檔案館總體建設(shè)內(nèi)容主要包括：(i)按照數(shù)字檔案館基礎(chǔ)網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)、主要技術(shù)路線與軟硬件配置基本要求，集成建設(shè) 適應(yīng)館藏

6、檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)和今后一定時(shí)期內(nèi)數(shù)字檔案增長(zhǎng)規(guī)模的數(shù)據(jù)管理、滿足數(shù)字檔案館各項(xiàng)管理與服務(wù)需求的基礎(chǔ)設(shè)施。(2 )開(kāi)發(fā)或應(yīng)用具備“收集、管理、存儲(chǔ)、利用”等功能要求的數(shù)字檔案管理系統(tǒng)， 實(shí)現(xiàn)檔案管理各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化。(3)全面推進(jìn)館藏?cái)?shù)字檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)、優(yōu)先建立館藏檔案的文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，逐步進(jìn)行傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換，積極推進(jìn)電子文件的接收和管理，建立各類數(shù)字檔案資源庫(kù)群。(4 )應(yīng)用先進(jìn)技術(shù)和相關(guān)管理手段，保證數(shù)字檔案信息資源的可靠可信和長(zhǎng)期可用， 減少數(shù)字檔案對(duì)軟硬件的依賴性，從而使數(shù)字檔案具備傳統(tǒng)檔案所具有的原始性、憑證性和長(zhǎng)期可讀性。(5 )運(yùn)用多種技術(shù)手段，針對(duì)不同利用對(duì)

7、象，通過(guò)不同渠道，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源分層 共享，方便、快捷滿足各類用戶利用需求。(6 )配套建設(shè)數(shù)字檔案館保障體系，確保數(shù)字檔案館系統(tǒng)安全和數(shù)字檔案信息安全。1.5建設(shè)步驟數(shù)字檔案館建設(shè)一般分項(xiàng)目規(guī)劃與立項(xiàng)、項(xiàng)目招投標(biāo)、項(xiàng)目實(shí)施、運(yùn)行維護(hù)等幾個(gè)步驟進(jìn)行。(l )項(xiàng)目規(guī)劃與立項(xiàng)根據(jù)社會(huì)信息化和檔案事業(yè)發(fā)展需要，研究提出數(shù)字檔案館建設(shè)項(xiàng)目。成立由檔案館主要領(lǐng)導(dǎo)、信息化人員、相關(guān)技術(shù)人員、檔案管理人員等參加的項(xiàng)目籌備小組，對(duì)本地區(qū)信息 化現(xiàn)狀和國(guó)內(nèi)外數(shù)字檔案館建設(shè)現(xiàn)狀等，特別是各立檔單位產(chǎn)生電子文件狀況、黨委政府各部門和公眾對(duì)檔案利用需求情況進(jìn)行充分調(diào)研，研究提出項(xiàng)目可行性報(bào)告，向當(dāng)?shù)刂鞴懿块T提出數(shù)字

8、檔案館立項(xiàng)申請(qǐng)。 在與相關(guān)主管部門充分溝通后，由主管部門組織專家對(duì)項(xiàng)目可行性報(bào)告進(jìn)行論證。(2 )項(xiàng)目招投標(biāo)項(xiàng)目經(jīng)立項(xiàng)批準(zhǔn)后，應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)項(xiàng)目管理規(guī)定進(jìn)行招標(biāo)或邀標(biāo)工作。充分征求檔案館各業(yè)務(wù)部門、相關(guān)專家的意見(jiàn)，對(duì)數(shù)字檔案館的功能需求進(jìn)行細(xì)化，形成功能需求方案。 功能需求方案應(yīng)既符合檔案管理的實(shí)際需要，又便于計(jì)算機(jī)編程人員理解，能夠在系統(tǒng)開(kāi)發(fā)中實(shí)現(xiàn)。(3 )項(xiàng)目實(shí)施按照數(shù)字檔案館建設(shè)目標(biāo)、 總體內(nèi)容和項(xiàng)目可行性研究報(bào)告立項(xiàng)批復(fù)的要求，制訂詳細(xì)的項(xiàng)目建設(shè)實(shí)施方案， 明確項(xiàng)目建設(shè)的內(nèi)容、 進(jìn)度和時(shí)間安排，有計(jì)劃地推進(jìn)系統(tǒng)開(kāi)發(fā)與調(diào) 試、軟硬件集成、項(xiàng)目試運(yùn)行與驗(yàn)收等項(xiàng)目實(shí)施工作。項(xiàng)目建設(shè)中應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)

9、項(xiàng)目監(jiān)理，確保項(xiàng)目建設(shè)的進(jìn)度和質(zhì)量。(4 )運(yùn)行維護(hù)項(xiàng)目驗(yàn)收后，應(yīng)適時(shí)調(diào)整、明確數(shù)字檔案館各功能模塊的管理職責(zé)，加強(qiáng)應(yīng)用培訓(xùn)，建 立數(shù)字檔案館業(yè)務(wù)工作與技術(shù)工作相互銜接、相互配合，以業(yè)務(wù)管理工作為主線、以技術(shù)保障工作為支撐的管理機(jī)制。 要重視人才培養(yǎng)，形成以檔案館人才自主管理為主體，社會(huì)外包服務(wù)保障為依托的運(yùn)行與維護(hù)體系。2. 管理系統(tǒng)功能要求數(shù)字檔案管理系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)具備“收集、管理、保存、利用”四項(xiàng)基本業(yè)務(wù)功能，以及用戶 權(quán)限管理、系統(tǒng)日志管理、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)、系統(tǒng)及其數(shù)據(jù)安全維護(hù)等功能。數(shù)字檔案管理系統(tǒng)還應(yīng)當(dāng)采取必要措施保證館藏?cái)?shù)字檔案信息，特別是由電子文件歸檔形成的電子檔案信息的可靠和可用。

10、數(shù)字檔案管理系統(tǒng)功能可以根據(jù)信息化發(fā)展和檔案管理的要求而有所側(cè)重 并不斷拓展。2.1收集功能要求系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)具備接收立檔單位產(chǎn)生的電子文件及其元數(shù)據(jù)、對(duì)傳統(tǒng)載體檔案進(jìn)行數(shù)字化和采集重要數(shù)字信息資源等功能。(i)系統(tǒng)能夠根據(jù)相關(guān)要求接收立檔單位產(chǎn)生的各類電子文件及其元數(shù)據(jù)，并在建立 一整套接收機(jī)制基礎(chǔ)上， 保證接收過(guò)程責(zé)權(quán)明確， 杜絕安全隱患，從源頭上保證數(shù)字檔案的 真實(shí)、完整、可用。(2 )系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)提供選擇在線接收和脫機(jī)接收方式。(3 )系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)能夠批量導(dǎo)入或?qū)С鰯?shù)據(jù)，保證數(shù)據(jù)的可靠和可用。(4 )系統(tǒng)應(yīng)能對(duì)在線或離線接收的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行真實(shí)性、完整性、可用性驗(yàn)證。(5 )系統(tǒng)應(yīng)具備目錄數(shù)據(jù)和內(nèi)容數(shù)

11、據(jù)等多種信息資源的采集功能。2.2管理功能要求系統(tǒng)能夠?qū)λ邮盏母黝悢?shù)字檔案信息進(jìn)行整理、比對(duì)、分類、著錄、掛接、鑒定、檢 索、統(tǒng)計(jì)等操作，使無(wú)序信息有序化，并實(shí)施有效控制。系統(tǒng)應(yīng)能：(i )按照設(shè)定的分類方案，將數(shù)字檔案信息存儲(chǔ)到系統(tǒng)中，或根據(jù)管理要求進(jìn)行適當(dāng) 調(diào)整。,2 )過(guò)濾重份數(shù)據(jù)和重新分類、編號(hào)。(3 )對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行抽取和添加元數(shù)據(jù)等操作。目前檔案管理都是基于目錄數(shù)據(jù)庫(kù)掛 接方式來(lái)實(shí)現(xiàn)，將來(lái)不排除使用新的技術(shù)方法對(duì)數(shù)字檔案進(jìn)行有效管理。(4 )輔助人工完成檔案的開(kāi)放鑒定工作。(5 )對(duì)檔案內(nèi)容數(shù)據(jù)及其元數(shù)據(jù)等相關(guān)信息建立持久聯(lián)系，形成長(zhǎng)期保存檔案數(shù)據(jù)包 和利用數(shù)據(jù)包。(6 )對(duì)檔案

12、類型、數(shù)量大小等按照設(shè)定要求進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、顯示或打印輸出所需各類檔案 信息。(7 )輔助完成館藏實(shí)體檔案編目(著錄、標(biāo)引) 、整理、出入庫(kù)房管理等工作。(8 )定制檔案業(yè)務(wù)流程或進(jìn)行流程再造。2.3保存功能要求系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)數(shù)字檔案長(zhǎng)久的安全保存，包括兩方面的要求，一是長(zhǎng)久保存策略的確定，二是存儲(chǔ)架構(gòu)選擇。2.3.1長(zhǎng)久保存策略長(zhǎng)久保存策略包括存儲(chǔ)格式的選擇，檢測(cè)、備份和遷移等技術(shù)方法的采用等。(i )應(yīng)當(dāng)選擇符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的格式，暫時(shí)未制定標(biāo)準(zhǔn)的，選擇開(kāi)放格式或主流格式。(2 )定期對(duì)載體及其軟硬件環(huán)境進(jìn)行讀取、測(cè)試，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)解決。(3 )根據(jù)數(shù)據(jù)重要程度以及管理和利用的需要，選擇在線、近線

13、、離線、異地、異質(zhì) 和分級(jí)存儲(chǔ)等技術(shù)和方式。(4 )計(jì)算機(jī)軟硬件以及技術(shù)或標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范發(fā)生重大變化或發(fā)生重大事件時(shí)，為了保證數(shù) 字檔案信息可讀，應(yīng)采取遷移等手段對(duì)所存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)進(jìn)行技術(shù)處理。2.3.2存儲(chǔ)架構(gòu)選擇根據(jù)檔案數(shù)據(jù)量和管理目的不同而采用不同的存儲(chǔ)技術(shù)及其相關(guān)設(shè)備。安全性和穩(wěn)定性是選擇存儲(chǔ)設(shè)備的首要因素。在數(shù)字檔案館建設(shè)過(guò)程中，應(yīng)根據(jù)數(shù)字檔案館的數(shù)據(jù)量和利用并發(fā)用戶數(shù)的需求，以保證數(shù)字檔案館合理安全的存儲(chǔ)容量和較快的網(wǎng)絡(luò)傳輸速度，適當(dāng)選擇采用單一應(yīng)用平臺(tái)，配備數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器、文件存儲(chǔ)器、備份服務(wù)器、備份軟件等構(gòu)成的存儲(chǔ)服務(wù)平臺(tái)，以及采用 SAN、NAS、DAS、IP-SAN或其他形式的存儲(chǔ)技術(shù)

14、方法。2.4利用功能要求數(shù)字檔案管理系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)根據(jù)檔案信息的利用需求和網(wǎng)絡(luò)條件，分別通過(guò)公眾網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)、局域網(wǎng)等建立利用窗口。系統(tǒng)應(yīng)能實(shí)現(xiàn)檔案查詢、資源發(fā)布、信息共享、開(kāi)發(fā)利用、工作交 流、統(tǒng)計(jì)分析等功能。系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)：(i)能夠運(yùn)用最新檢索技術(shù)方法滿足利用者在各種利用平臺(tái)對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行快速、準(zhǔn) 確、全面的利用查詢要求。(2 )能夠通過(guò)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)或特定載體發(fā)布檔案信息和信息資源共享。(3 )能夠輔助進(jìn)行檔案信息智能編研、深度挖掘。(4 )能夠?yàn)闄n案管理者和利用者提供在線交流平臺(tái)、遠(yuǎn)程指導(dǎo)、遠(yuǎn)程教育。(5 )能夠輔助開(kāi)展數(shù)字檔案的增值服務(wù)。(6 )能夠進(jìn)行檔案利用訪問(wèn)量統(tǒng)計(jì)、分布分析、輿情分析等相關(guān)工作

15、。(7 )能夠?qū)τ脩?、?shù)據(jù)項(xiàng)、功能組件進(jìn)行利用權(quán)限的角色授權(quán)處理，能夠進(jìn)行門類設(shè) 置、結(jié)構(gòu)沒(méi)定、字典定義等系統(tǒng)代碼維護(hù)工作。3. 應(yīng)用系統(tǒng)開(kāi)發(fā)和服務(wù)平臺(tái)構(gòu)建3.1應(yīng)用系統(tǒng)開(kāi)發(fā)鼓勵(lì)各地區(qū)統(tǒng)一開(kāi)發(fā)或購(gòu)置成熟的數(shù)字檔案管理系統(tǒng)軟件，減少重復(fù)開(kāi)發(fā)降低應(yīng)用成應(yīng)用系統(tǒng)開(kāi)發(fā)應(yīng)當(dāng)遵循整體性、開(kāi)放性、穩(wěn)定性等原則。鼓勵(lì)軟件開(kāi)發(fā)公司應(yīng)用先進(jìn)技術(shù)手段對(duì)“收集、管理、保存、利用”各功能模塊或子系統(tǒng)進(jìn)行專業(yè)深度擴(kuò)展、創(chuàng)新開(kāi)發(fā)。(1 )整體性。系統(tǒng)應(yīng)考慮所配備和購(gòu)置的軟硬件及其網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)環(huán)境，選擇恰當(dāng)?shù)拈_(kāi)發(fā) 工具和技術(shù)路線，正確處理各子系統(tǒng)或模塊的關(guān)系，形成一個(gè)整體。(2 )開(kāi)放性。系統(tǒng)應(yīng)能夠隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展和檔案管

16、理的最新要求而具有兼容 性和拓展性。(3 )穩(wěn)定性。系統(tǒng)開(kāi)發(fā)應(yīng)采用先進(jìn)、成熟、穩(wěn)定的技術(shù)，保證系統(tǒng)的穩(wěn)定、可靠和安 全。3.2服務(wù)平臺(tái)建設(shè)數(shù)字檔案館網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)一般應(yīng)面向不同對(duì)象、立足現(xiàn)有不同網(wǎng)絡(luò)，構(gòu)建三個(gè)服務(wù)平臺(tái)，并提供相應(yīng)層級(jí)數(shù)字檔案信息資源利用共享服務(wù)。數(shù)字檔案館應(yīng)根據(jù)不同服務(wù)對(duì)象和不同檔案開(kāi)發(fā)范圍，建立相應(yīng)的服務(wù)平臺(tái)。一般主要包括：一是基于局域網(wǎng)面向檔案館工作人員和來(lái)館利用檔案人員的館內(nèi)檔案利用服務(wù)平臺(tái)； 二是利用當(dāng)?shù)卣?wù)網(wǎng)建設(shè)的面向本級(jí)黨政機(jī)關(guān)各立檔單位的電子文件歸檔和檔案信息共享 平臺(tái)；三是利用公眾網(wǎng)建設(shè)的面向廣大社會(huì)公眾和進(jìn)行館際交流的公共檔案信息服務(wù)平臺(tái)。(1 )基于局域網(wǎng)的檔案服

17、務(wù)平臺(tái)局域網(wǎng)檔案服務(wù)平臺(tái)是數(shù)字檔案館建設(shè)的基礎(chǔ)平臺(tái)。局域網(wǎng)檔案服務(wù)平臺(tái)應(yīng)當(dāng)具備館藏?cái)?shù)字檔案?jìng)鬏敗⒔粨Q、存儲(chǔ)、安全防護(hù)的功能，承擔(dān)檔案館“收集、管理、保存、利用”四 項(xiàng)基本功能，滿足日常數(shù)字檔案館業(yè)務(wù)管理和提供利用服務(wù)的需要。局域網(wǎng)通常還要承擔(dān)輔助檔案實(shí)體管理的功能。(2 )基于政務(wù)網(wǎng)的檔案服務(wù)平臺(tái)政務(wù)網(wǎng)檔案服務(wù)平臺(tái)是數(shù)字檔案館連接本級(jí)各黨政機(jī)關(guān)立檔單位的主干平臺(tái)。它依托本級(jí)政務(wù)網(wǎng)，能夠接收各立檔單位電子文件， 能夠?yàn)檎?wù)網(wǎng)用戶提供在線檔案查閱利用、 檔案 業(yè)務(wù)指導(dǎo)或其他檔案工作服務(wù)，實(shí)現(xiàn)黨政機(jī)關(guān)的檔案信息資源共享和資政服務(wù)工作。鼓勵(lì)具備條件的檔案館探索采用云計(jì)算等先進(jìn)技術(shù)為各立檔單位提供軟件服

18、務(wù)和存儲(chǔ) 服務(wù)。(3 )基于公眾網(wǎng)的檔案服務(wù)平臺(tái)公眾網(wǎng)檔案服務(wù)平臺(tái)， 如公共檔案信息服務(wù)平臺(tái)，是檔案館實(shí)現(xiàn)公共檔案服務(wù)和檔案信息資源社會(huì)共享的有效途徑之一。它依托公眾網(wǎng)，通過(guò)檔案網(wǎng)站建立滿足公眾查閱檔案需求的利用窗口，同時(shí)，采集具有重要保存價(jià)值的各類數(shù)字信息，進(jìn)行資源整合，實(shí)現(xiàn)公眾檔案信息資源的社會(huì)最廣泛共享。該平臺(tái)還可采取必要的安全措施，實(shí)現(xiàn)館際檔案信息交流。檔案服務(wù)平臺(tái)建設(shè)當(dāng)前應(yīng)遵循的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范有：(1 ) GB50174-2008電子信息系統(tǒng)機(jī)房設(shè)計(jì)規(guī)范：(2 ) GB/Z24294-2009信息安全技術(shù)基于互聯(lián)網(wǎng)電子政務(wù)信息安全實(shí)施指南。3.3軟硬件設(shè)備配置3.3.1系統(tǒng)軟件選型數(shù)字檔案

19、館系統(tǒng)軟件一般包括操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)等方面。操作系統(tǒng)的選擇要根據(jù)數(shù)字檔案館的規(guī)模和硬件配置等情況來(lái)選定。終端操作系統(tǒng)通常選擇使用與其軟硬件兼容、使用較為廣泛的操作系統(tǒng)；服務(wù)器操作系統(tǒng)要綜合考慮任務(wù)量、 并發(fā)用戶、安全性等因素選擇操作系統(tǒng)。數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)首先滿足數(shù)據(jù)存儲(chǔ)和管理的需求，并充分考慮技術(shù)和管理成本；其次應(yīng)注意操作系統(tǒng)和應(yīng)用軟件對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)的支持；再次要考慮其開(kāi)放性和擴(kuò)展性，為將來(lái)系統(tǒng)的升級(jí)、遷移免除后顧之憂。數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)必須考慮到穩(wěn)定性和高性能以及檔案資源的安全性，所以在選型之前一定要認(rèn)真規(guī)劃，周密地分析與考慮，所選擇數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)應(yīng)能支持當(dāng)前及可預(yù)見(jiàn)的將來(lái)采用的軟件， 并充分考慮今后幾年數(shù)據(jù)

20、量的要求。在前期規(guī)劃時(shí)，不僅需要決定使用的類型和版本，還需要規(guī)劃設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)；不僅需要考慮當(dāng)前存儲(chǔ)和管理的數(shù)據(jù)信息類型， 還要考慮將要接收進(jìn)館的數(shù)據(jù)信息類型。其他軟件配置。在數(shù)字檔案館系統(tǒng)運(yùn)行中，除了操作系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)之外，還需根據(jù)數(shù)據(jù)采集、管理、利用等方面需要，配置其他一些系統(tǒng)軟件和工具軟件，如數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)、數(shù)據(jù) 交換、OCR、格式轉(zhuǎn)換、非線性編輯、全文檢索等方面的軟件。3.3.2 硬件設(shè)備配置數(shù)字檔案館系統(tǒng)硬件設(shè)施主要包括服務(wù)器、終端、網(wǎng)絡(luò)、存儲(chǔ)及其他配套設(shè)備。系統(tǒng)中每個(gè)獨(dú)立任務(wù)應(yīng)有相應(yīng)的服務(wù)器來(lái)承擔(dān)處理任務(wù)。服務(wù)器在信息系統(tǒng)中的重要性不同，可以分成主服務(wù)器和輔助服務(wù)器兩類。主服務(wù)器主要承擔(dān)

21、信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)和管理以及應(yīng)用系統(tǒng) 的運(yùn)行，主服務(wù)器的選配必須充分考慮系統(tǒng)性、安全性和高性能。輔助服務(wù)器包括輔助應(yīng)用服務(wù)器、網(wǎng)絡(luò)管理服務(wù)器、文件服務(wù)器等，承擔(dān)系統(tǒng)中非核心功能的處理任務(wù)。一個(gè)數(shù)字檔 案館系統(tǒng)配備服務(wù)器的數(shù)量， 取決于系統(tǒng)的實(shí)際功能，不必強(qiáng)調(diào)所有任務(wù)都有獨(dú)立的服務(wù)器， 可根據(jù)財(cái)力、數(shù)據(jù)規(guī)模、用戶數(shù)量及其訪問(wèn)量等，合理選定。網(wǎng)絡(luò)設(shè)備主要包括傳輸介質(zhì)、集線器、交換機(jī)、路由器、光電轉(zhuǎn)換等。雙絞線和光纖是最常用的傳輸介質(zhì)，物理分散的多臺(tái)計(jì)算機(jī)只有通過(guò)傳輸介質(zhì)才能連接在一起形成網(wǎng)絡(luò)；集線器可以放大傳輸信號(hào)，主要用于小型網(wǎng)；交換機(jī)是一種基于點(diǎn)對(duì)點(diǎn)發(fā)送數(shù)據(jù)的網(wǎng)絡(luò)連接設(shè) 備，具有網(wǎng)絡(luò)流量控制等性

22、能，是大型網(wǎng)絡(luò)組網(wǎng)的必需設(shè)備；要使網(wǎng)絡(luò)之間互連， 則必須配備路由器；光電轉(zhuǎn)換設(shè)備是實(shí)現(xiàn)雙絞線和光纖兩種不同傳輸介質(zhì)的信號(hào)轉(zhuǎn)換的設(shè)備。存儲(chǔ)設(shè)備主要包括磁盤、 光盤、磁帶等。應(yīng)根據(jù)數(shù)字檔案館的存儲(chǔ)架構(gòu)而選擇存儲(chǔ)設(shè)備。數(shù)字化設(shè)備包括掃描儀、數(shù)碼照相機(jī)、數(shù)碼攝像機(jī)、非線性編輯系統(tǒng)等。終端設(shè)備包括輸入、輸出設(shè)備，通常是指獨(dú)立工作的計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等。數(shù)字檔案館各項(xiàng)業(yè)務(wù)的開(kāi)展必須依托這些設(shè)備， 通過(guò)終端訪問(wèn)網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用系統(tǒng)， 完成信息處理工作。 一個(gè)數(shù)字檔案館終端設(shè)置應(yīng)考慮三種用戶， 即社會(huì)用戶、檔案館工作人員、檔案館聘請(qǐng)的數(shù) 據(jù)加工和處理人員。4. 數(shù)字檔案資源建設(shè)數(shù)字檔案資源建設(shè)是數(shù)字案館建設(shè)的核心

23、內(nèi)容，也是一項(xiàng)經(jīng)常性的業(yè)務(wù)工作。數(shù)字檔案資源建設(shè)包括電子文件接收、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換、資源整理加工、建立各類資源庫(kù)等 內(nèi)容。4.1電子文件接收應(yīng)當(dāng)根據(jù)檔案接收范圍， 建立電子文件接收進(jìn)館制度和機(jī)制，配備必要的技術(shù)手段， 從源頭上保證數(shù)字檔案信息的真實(shí)、完整、可用。為了保證有價(jià)值的數(shù)字檔案資源接收進(jìn)館，從數(shù)字檔案館建設(shè)開(kāi)始就應(yīng)按照數(shù)字檔案館功能要求，研究確定電子文件接收范圍、標(biāo)準(zhǔn)和方法。在范圍上，除了參照紙質(zhì)檔案接收要 求，還應(yīng)針對(duì)電子文件多樣性、形象性的特點(diǎn)，接收反映重大事件、重要活動(dòng)、重大變化的 電子形式的記錄；在種類上，除了文本文件還包括數(shù)碼照片、圖形圖像、多媒體、數(shù)據(jù)庫(kù)、 網(wǎng)頁(yè)等各種

24、形式的電子文件。 應(yīng)當(dāng)明確電子文件移交的方式和時(shí)限。移交方式可以是在線也可以離線移交，但不論何種移交萬(wàn)式，以安全、高效、準(zhǔn)確為原則。與紙質(zhì)文件對(duì)應(yīng)電子文 件的移交和接收之前，應(yīng)要求和督促立檔單位建立正確無(wú)誤的對(duì)應(yīng)關(guān)系并保證其內(nèi)容的一致 性。應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)電子文件形成及其整理、歸檔、移交的監(jiān)督指導(dǎo)，包括確定歸檔范圍規(guī)范、 進(jìn)行質(zhì)量檢查、開(kāi)展技術(shù)服務(wù)等。電子文件的接收與管理應(yīng)當(dāng)遵循以下標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范：(1 ) GB/T18894-2002,2 ) DA/T32-2005(3 ) DA/T46-2009(4 ) DA/T47-2009(5 ) DA/T48-2009電子文件歸檔與管理規(guī)范； 公務(wù)電子郵件歸檔與

25、管理規(guī)則； 文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案； 版式電子文件長(zhǎng)期保存格式需求; 基于XML的電子文件封裝規(guī)范。4.2檔案數(shù)字化傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化是現(xiàn)階段數(shù)字檔案資源建設(shè)的一個(gè)重要途徑。檔案數(shù)字化工作是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，涉及到檔案保管、保護(hù)、整理、鑒定、轉(zhuǎn)換、存儲(chǔ)、利用等多個(gè)環(huán)節(jié)，應(yīng)當(dāng)統(tǒng) 籌規(guī)劃，分步實(shí)施。應(yīng)當(dāng)通過(guò)數(shù)字化工作，對(duì)館藏檔案進(jìn)行全面的梳理。要高度重視檔案整 理、鑒定、保護(hù)等基礎(chǔ)工作，為數(shù)字化工作提供高質(zhì)量的來(lái)源。如果對(duì)館藏檔案無(wú)法一次性 全面數(shù)字化，可以按照特殊載體優(yōu)先、重要程度優(yōu)先、共享性強(qiáng)優(yōu)先等原則分步實(shí)施。數(shù)字化加工一般采取自主加工和委托加工兩種方式進(jìn)行。自主加工是檔案館自行配備數(shù)字化加工

26、設(shè)備，自行組織人力開(kāi)展數(shù)字化加工。這一模式適用于少量重要、核心檔案的數(shù)字化加工。委托加工是將應(yīng)數(shù)字化的檔案，委托專業(yè)公司實(shí)施加工。這一模式效率相對(duì)較高， 投資相對(duì)節(jié)省，普遍適用于各類檔案的數(shù)字化加工。檔案館所委托加工的公司必須是具有相關(guān)保密資質(zhì)的專業(yè)公司。檔案數(shù)字化工作當(dāng)前應(yīng)遵循的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范有：(1 ) DA/T31-2005紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范；(2 ) DA/T43-2009縮微膠片數(shù)字化技術(shù)規(guī)范。4.3資源整理在對(duì)信息資源進(jìn)行有序、有效管理之前，必須進(jìn)行整理，包括分類、價(jià)值鑒定、開(kāi)放審 查等。應(yīng)當(dāng)將數(shù)字檔案信息進(jìn)行有序排列，當(dāng)前國(guó)家尚未制訂針對(duì)數(shù)字檔案信息分類的規(guī)則，在數(shù)字檔案館建沒(méi)中，

27、可以參照傳統(tǒng)載體檔案的分類、排序方式，結(jié)合數(shù)字檔案信息的特點(diǎn)，確定數(shù)字檔案信息的合理分類方案，實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)字檔案信息的有效控制。電子文件或數(shù)字化檔案信息發(fā)布利用之前，必須進(jìn)行開(kāi)放利用的鑒定工作，并通過(guò)技術(shù)檢查，譬如清晰度、準(zhǔn)確性、完整性，以便讓利用者有效檢索、閱讀和理解數(shù)字檔案信息。檔案信息網(wǎng)上提供利用，要根據(jù)數(shù)字檔案不同網(wǎng)絡(luò)的傳播范圍、用戶范圍、使用方式等進(jìn)行處理。對(duì)涉及國(guó)家秘密、知識(shí)產(chǎn)權(quán)或個(gè)人隱私及其他敏感信息的檔案利用，應(yīng)當(dāng)按照國(guó)家法律法規(guī)要求，進(jìn)行劃控處理。涉密信息只能在涉密網(wǎng)發(fā)布；內(nèi)部信息只能在內(nèi)網(wǎng)(包括 政務(wù)網(wǎng)和檔案館局域網(wǎng)等) 使用；開(kāi)放信息可以在公眾網(wǎng)發(fā)布。開(kāi)放鑒定是數(shù)字檔案館建設(shè)

28、的重要工作內(nèi)容之一。4.4建立數(shù)字檔案資源庫(kù)運(yùn)用計(jì)算機(jī)及其相關(guān)技術(shù)設(shè)備管理數(shù)字檔案信息，當(dāng)前一般采取數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)方法進(jìn)行。檔案資源庫(kù)一般包括目錄數(shù)據(jù)庫(kù)或元數(shù)據(jù)庫(kù)、內(nèi)容數(shù)據(jù)集等。目錄數(shù)據(jù)庫(kù)是數(shù)字檔案資源管理的基礎(chǔ)，它是將反映數(shù)字檔案特征的規(guī)范數(shù)據(jù)，依照一定的字段要求存入計(jì)算機(jī)中，通過(guò)系統(tǒng)的排序等處理，形成由計(jì)算機(jī)檢索的目錄數(shù)據(jù)體系。 目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建立的方式主要有兩種基本途徑，一是通過(guò)傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化采集的檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，一般是通過(guò)人工錄入建庫(kù)方式建立：二是通過(guò)接收電子文件方式形成的數(shù)字檔案， 一般通過(guò)檔案管理系統(tǒng)自動(dòng)采集生成或從數(shù)字檔案元數(shù)據(jù)庫(kù)中提取而形成，經(jīng)過(guò)數(shù)據(jù)整理規(guī)范審核與補(bǔ)充完善后建立。保存數(shù)字檔案元數(shù)據(jù)是保證數(shù)字檔案可靠和可用的一項(xiàng)重要措施。元數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)按照數(shù)字檔案元數(shù)據(jù)采集規(guī)范要求建立。元數(shù)據(jù)采集方式主要是通過(guò)對(duì)電子文件或數(shù)字檔案的背 景、結(jié)構(gòu)和管理過(guò)程信息進(jìn)行自動(dòng)生成和適當(dāng)人工添加而形成。內(nèi)容數(shù)據(jù)集是數(shù)字檔案資源建設(shè)的主體，它是通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)、數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)等技術(shù)方法將檔案全文按照一定的分類、排序方式排列形成的集合。內(nèi)容數(shù)據(jù)一般通過(guò)與目錄數(shù)據(jù)掛接方式實(shí)施有效管理，隨著信息技術(shù)，特別是檢索技術(shù)的發(fā)展，將來(lái)也會(huì)采用其他技術(shù)方法對(duì)內(nèi)容數(shù)據(jù)進(jìn)行有效管理。對(duì)于由電子文件歸檔形成的電子檔案，其內(nèi)容數(shù)據(jù)還應(yīng)與其元數(shù)據(jù)建立持久有效的聯(lián)系，防止