第4章表的創(chuàng)建與管理

1、本章要點表的創(chuàng)建表中數(shù)據(jù)的輸入表之間的關聯(lián)表的維護表的操作第4章 表的創(chuàng)建與管理4.1.1 表的組成1. 字段參數(shù)1）字段名在Access中，字段名最多可以包含64個字符，其中可以使用字母、漢字、數(shù)字、空格和其他字符，但不能以空格開頭。字段名中不能包含點(.)、驚嘆號(！)、方括號()和單引號()。4.1 表結構的設計2）字段類型Access提供了文本、備注、數(shù)字、日期/時間、貨幣、自動編號、是/否、OLE對象、超鏈接、計算、查閱向導和附件等字段類型，以滿足不同性質的數(shù)據(jù)定義需要。3）字段大小通過“字段大小”屬性，可以控制字段使用的存儲空間大小。該屬性只適用于文本型或數(shù)字型的字段，其他類型的字

2、段大小均由系統(tǒng)統(tǒng)一規(guī)定。2. 字段的數(shù)據(jù)類型1）文本型文本型(Text)字段可以保存文本或文本與數(shù)字的組合，如姓名、籍貫等；也可以是不需要計算的數(shù)字，如電話號碼、郵政編碼等。設置“字段大小”屬性可控制文本型字段能輸入的最大字符個數(shù)，最多為255個字符，默認是50個字符。如果取值的字符個數(shù)超過了255，可使用備注型。注意：在Access中，每一個漢字和所有特殊字符(包括中文標點符號)都算為一個字符。例如，如果定義一個文本型字段的字段大小為10，則在該字段最多可輸入的漢字數(shù)和英文字符數(shù)都是10個。在Access中，文本型常量要用英文單引號()或英文雙引號()括起來。2）備注型備注型(Memo)字段

3、可保存較長的文本，允許存儲的最大字符個數(shù)為65 536(64 KB)。在備注型字段中可以搜索文本，但搜索速度較在有索引的文本型字段中慢。不能對備注型字段進行排序和索引。3）數(shù)字型數(shù)字型(Number)字段用來存儲進行算術運算的數(shù)值數(shù)據(jù)，一般可以通過設置“字段大小”屬性定義一個特定的數(shù)字型字段。通常按字段大小分為字節(jié)、整型、長整型、單精度型和雙精度型，分別占1，2，4，4和8個字節(jié)，其中單精度的小數(shù)位精確到7位，雙精度的小數(shù)位精確到15位。4）日期/時間型日期/時間型(Date/Time)字段用來存儲日期、時間或日期時間的組合，占8個字節(jié)。在Access中，日期/時間型常量要用英文字符“#”將一

4、個日期時間括起來。在Access 2010中，“日期/時間”型字段附有內置日歷控件，輸入數(shù)據(jù)時，日歷按鈕自動出在字段的右側，可供輸入數(shù)據(jù)時查找和選擇日期。5）貨幣型貨幣型(Currency)是一種特殊的數(shù)字型數(shù)據(jù)，所占字節(jié)數(shù)和具有雙精度屬性的數(shù)字型類似，占8個字節(jié)，可精確到小數(shù)點左邊15位和小數(shù)點右邊4位，在計算時禁止四舍五入。向貨幣型字段輸入數(shù)據(jù)時，不必輸入美元符號和千位分隔符，Access會自動顯示這些符號。6）自動編號型對于自動編號型(Auto-number)字段，每當向表中添加一條新記錄時，Access會自動插入一個唯一的順序號。最常見的自動編號方式是每次增加1的順序編號，也可以隨機編

5、號。自動編號型字段不能更新，每個表只能包含一個自動編號型字段。7）是/否型是/否型(Yes/No)是針對只包含兩種不同取值的字段而設置的，如性別、婚姻情況等字段。是/否型字段占1個字節(jié)，通過設置它的格式特性，可以選擇是/否型字段的顯示形式，使其顯示為Yes/No、True/False或On/Off。8）OLE對象型OLE對象型是指字段允許單獨鏈接或嵌入OLE對象?？梢枣溄踊蚯度氲奖碇械腛LE對象是指其他使用OLE協(xié)議程序創(chuàng)建的對象，如Word文檔、Excel電子表格、圖像、聲音或其他二進制數(shù)據(jù)。OLE對象型字段最大為1GB，受磁盤空間限制。9）超鏈接型超鏈接型(Hyperlink)字段用來保存

6、超鏈接地址，最多存儲64 KB個字符。超鏈接地址的一般格式為DisplayText#Address其中，DisplayText表示在字段中顯示的文本，Address表示鏈接地址。10）計算型計算型(Computed)字段是指該字段的值是通過一個表達式計算得到的。11）查閱向導型查閱向導(Lookup Wizard)用于創(chuàng)建一個查閱列表字段，該字段可以通過組合框或列表框選擇來自其他表或值列表的值。該字段實際的數(shù)據(jù)類型和大小取決于數(shù)據(jù)的來源。12）附件型Access 2010新增了附件（Attachment）數(shù)據(jù)類型。使用附件可以將整個文件嵌入到數(shù)據(jù)庫當中，這是將圖片、文檔及其他文件和與之相關的記

7、錄存儲在一起的重要方式。使用附件可以將多個文件存儲在單個字段之中，甚至還可以將多種類型的文件存儲在單個字段之中。設計“教學管理”數(shù)據(jù)庫中“學生”表、“課程”表、“選課”表和“專業(yè)”表的結構。參照有關字段參數(shù)的規(guī)定，確定“教學管理”數(shù)據(jù)庫中“學生”表、“課程”表、“選課”表和“專業(yè)”表的結構。4.1.2 創(chuàng)建表的方法在Access 2010中創(chuàng)建表的方法有4種：使用設計視圖創(chuàng)建表、使用數(shù)據(jù)表視圖創(chuàng)建表、使用表模板創(chuàng)建表和使用字段模板創(chuàng)建表。1使用設計視圖創(chuàng)建表使用設計視圖創(chuàng)建表是一種比較常見的方法。對于較為復雜的表，通常都是在設計視圖中創(chuàng)建的。例4-1 在“教學管理”數(shù)據(jù)庫中創(chuàng)建“學生”表。操作

8、步驟：打開“教學管理”數(shù)據(jù)庫，單擊“創(chuàng)建”選項卡，再在“表格”命令組中單擊“表設計”命令按鈕，打開表的設計視圖。添加字段。在字段名稱列中輸入字段名稱，在數(shù)據(jù)類型列中選擇相應的數(shù)據(jù)類型，在常規(guī)屬性窗格中設置字段大小。將“學號”字段設置為表的主鍵。單擊該字段行前的字段選定器以選中該字段，這時字段選定器背景為黑色。然后單擊鼠標右鍵，在快捷菜單中選擇“主鍵”命令，或者單擊“表格工具/設計”選項卡，再在“工具”命令組中單擊“主鍵”命令按鈕。設置完成后，在學號字段選定器上出現(xiàn)鑰匙圖標，表示該字段是主鍵。選擇“文件”“保存”菜單命令，或在快速訪問工具欄中單擊“保存”按鈕，在打開的“另存為”對話框中輸入表的名

9、稱“學生”，然后單擊“確定”按鈕，以“學生”為名稱保存表。2使用數(shù)據(jù)表視圖創(chuàng)建表在數(shù)據(jù)表視圖中，可以新創(chuàng)建一個空表，并可以直接在新表中進行字段的添加、刪除和編輯。新建一個數(shù)據(jù)庫時，將創(chuàng)建名為“表1”的新表，并自動進入數(shù)據(jù)表視圖中。例4-2 在“教學管理”數(shù)據(jù)庫中建立“課程”表。操作步驟：打開“教學管理”數(shù)據(jù)庫，單擊“創(chuàng)建”選項卡，再在“表格”命令組中單擊“表”命令按鈕，進入數(shù)據(jù)表視圖。選中ID字段列，在“表格工具/字段”選項卡中的“屬性”命令組中，單擊“名稱和標題”命令按鈕，出現(xiàn)“輸入字段屬性”對話框。在“輸入字段屬性”對話框的“名稱”文本框中，然后輸入字段名“課程編號”。或雙擊ID字段列，使

10、其處于可編輯狀態(tài)，將其改為“課程編號”。選中“課程編號”字段列，在“表格工具/字段”選項卡中的“格式”命令組中，把“數(shù)據(jù)類型”由“自動編號”改為“文本”，在“屬性”命令組中把“字段大小”設置為“6”。單擊“單擊以添加”列標題，選擇字段類型，然后在其中輸入新的字段名并修改字段大小，這時在右側又添加了一個“單擊以添加”列。用這樣的方法輸入其他字段。選擇“文件”“保存”菜單命令，或在快速訪問工具欄中單擊“保存”按鈕，以“課程”為名稱保存表。3使用表模板創(chuàng)建表創(chuàng)建“聯(lián)系人”、“任務”、“問題”、“事件”或“資產”表時，可以使用Access 2010內置的關于這些主題的表模板。利用表模板創(chuàng)建表，會比手動

11、方式更方便快捷。4使用字段模板創(chuàng)建表Access 2010提供了一種新的創(chuàng)建表的方法，即通過Access自帶的字段模板創(chuàng)建表。模板中已經設計好了各種字段屬性，可以直接使用該字段模板中的字段。操作步驟如下：打開數(shù)據(jù)庫，單擊“創(chuàng)建”選項卡，再在“表格”命令組中單擊“表”命令按鈕，進入數(shù)據(jù)表視圖。選中“表格工具/字段”選項卡，在“添加和刪除”命令組中，單擊“其他字段”按鈕右側的下拉按鈕，出現(xiàn)要建立的字段類型菜單。單擊需要的字段類型，并在表中輸入字段名即可。5.使用導入外部數(shù)據(jù)的創(chuàng)建表Access數(shù)據(jù)庫有多種方法實現(xiàn)與其他應用項目的數(shù)據(jù)共享，既可以直接從某個外部數(shù)據(jù)源獲取數(shù)據(jù)來創(chuàng)建新表或追加到已有的表

12、中，也可以將表或查詢中的數(shù)據(jù)輸出到其他格式的文件中。前者叫做數(shù)據(jù)的導入，后者叫做數(shù)據(jù)的導出。1）從外部數(shù)據(jù)源導入數(shù)據(jù)導入的表對象就如同在數(shù)據(jù)庫中新建的表一樣，是一個與外部數(shù)據(jù)源沒有任何聯(lián)系的Access表。即導入表的過程是從外部數(shù)據(jù)源獲取數(shù)據(jù)的過程，而一旦導入操作完成，這個表就不再與外部數(shù)據(jù)源繼續(xù)存在任何聯(lián)系。2）從外部數(shù)據(jù)源鏈接數(shù)據(jù)鏈接表則不同，它只是在Access數(shù)據(jù)庫內創(chuàng)建了一個表鏈接對象，數(shù)據(jù)本身并不存在于Access數(shù)據(jù)庫中，而是保存在外部數(shù)據(jù)源處。因此，在Access數(shù)據(jù)庫中通過鏈接對象對數(shù)據(jù)所作的任何修改，實質上都是在修改外部數(shù)據(jù)源中的數(shù)據(jù)。同樣，在外部數(shù)據(jù)源中對數(shù)據(jù)所作的任何改

13、動也都會通過該鏈接對象直接反映到Access數(shù)據(jù)庫中。若移動或刪除了這些外部數(shù)據(jù)文件，將導致鏈接失敗。3）表中數(shù)據(jù)的導出將Access數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)導出到其他格式的文件中，其操作方法有如下兩種。在導航窗格中選擇要導出的表，單擊鼠標右鍵，并在快捷菜單中選擇“導出”命令，在彈出的菜單中選擇文件的類型，再在彈出的對話框中選擇存儲位置和文件名，最后單擊“確定”按鈕。在導航窗格中選擇要導出的表，單擊“外部數(shù)據(jù)”選項卡，再在“導出”命令組中選擇文件的類型，再在彈出的對話框中選擇存儲位置和文件名，最后單擊“確定”按鈕。4.1.3 設置字段屬性1“格式”屬性“格式”屬性只影響數(shù)據(jù)的顯示格式，并不影響其在表中的

14、存儲格式。不同數(shù)據(jù)類型的字段，其顯示格式有所不同。數(shù)字型、貨幣型、自動編號型字段的格式如圖所示，其中“固定”是指小數(shù)的位數(shù)不變，其長度由“小數(shù)位數(shù)”說明。日期/時間型字段的格式如圖所示。是/否型字段的格式如圖所示。2“輸入掩碼”屬性可以利用輸入掩碼（Input Mask）強制實現(xiàn)某種輸入模式，使數(shù)據(jù)的輸入更方便。定義輸入掩碼時，將格式中不變的符號定義為輸入掩碼的一部分，這樣在輸入數(shù)據(jù)時，只需輸入變化的值即可。對于文本、數(shù)字、日期/時間、貨幣等數(shù)據(jù)類型的字段，都可以定義輸入掩碼。Access為文本型和日期/時間型字段提供了輸入掩碼的向導，而對于數(shù)字和貨幣型字段只能使用字符直接定義“輸入掩碼”屬性

15、。當然，文本和日期/時間型字段的輸入掩碼也可以直接使用字符進行定義。注意：如果為字段定義了輸入掩碼，同時又設置了它的“格式”屬性，顯示數(shù)據(jù)時，“格式”屬性將優(yōu)先于輸入掩碼的設置，即使保存了輸入掩碼，在數(shù)據(jù)設置格式顯示時，也會忽略輸入掩碼。3“標題”屬性字段標題(Caption)用于指定通過從字段列表中拖動字段而創(chuàng)建的控件所附標簽上的文本，并作為表或查詢數(shù)據(jù)表視圖中字段的列標題。如果沒有為表字段指定標題，則用字段名作為控件附屬標簽的標題，或作為數(shù)據(jù)表視圖中的列標題。如果沒有為查詢字段指定標題，則使用基礎表字段的標題。4“默認值”屬性默認值（Default）是在輸入新記錄時自動取定的數(shù)據(jù)內容。在一

16、個數(shù)據(jù)庫中，往往會有一些字段的數(shù)據(jù)內容相同或者包含有相同的部分，為減少數(shù)據(jù)輸入量，可以將出現(xiàn)較多的值作為該字段的默認值。例4-4 將“學生”表中“性別”字段的默認值屬性設置為“男”。操作歩驟：打開“教學管理”數(shù)據(jù)庫，右鍵單擊“導航窗格”中的“學生”表，在彈出的快捷菜單中選擇“設計視圖”命令，在設計視圖中打開“學生”表。選擇“性別”字段，在“字段屬性”區(qū)域的“默認值”屬性框中輸入“男”。設置默認值后，在生成新記錄時，將這個默認值插入到相應的字段中。也可以單擊“默認值”文本框右邊的省略號按鈕來啟動“表達式生成器”對話框，利用表達式生成器輸入默認值。例如，若在輸入某日期/時間型字段值時插入當前系統(tǒng)日

17、期，可以在該字段的“默認值”文本框中輸入表達式“Date()”。5“有效性規(guī)則”和“有效性文本”屬性有效性規(guī)則(Validation Rule)是給字段輸入數(shù)據(jù)時所設置的約束條件。在輸入或修改字段數(shù)據(jù)時，將檢查輸入的值是否符合條件，從而防止將不合理的數(shù)據(jù)輸入到表中。當輸入的數(shù)據(jù)違反了有效性規(guī)則時，可以通過定義“有效性文本”屬性來給出提示。例4-5 將“學生”表中“入學成績”字段的取值范圍設在0750之間，如超過范圍則提示“請輸入0750之間的數(shù)據(jù)！”操作歩驟：打開“教學管理”數(shù)據(jù)庫，右鍵單擊“導航窗格”中的“學生”表，在彈出的快捷菜單中單擊“設計視圖”命令，在設計視圖中打開“學生”表。選擇“入

18、學成績”字段，在“字段屬性”區(qū)域中的“有效性規(guī)則”文本框中輸入表達式“0 And 750”，在“有效性文本”文本框中輸入文本“請輸入0750之間的數(shù)據(jù)！”。也可以單擊“有效性規(guī)則”文本框右邊的省略號按鈕來啟動表達式生成器，利用表達式生成器輸入有效性規(guī)則表達式。這里輸入的表達式是一個邏輯表達式，表示入學成績大于等于0并且小于等于750，即在0750之間。有效性規(guī)則的實質是一個限制條件，完成對輸入數(shù)據(jù)的檢查。保存“學生”表。6“必需”屬性“必需”屬性即表示必須填寫內容的重要字段?！氨匦琛睂傩匀≈涤小笆恰焙汀胺瘛眱煞N，當取值為“是”時，表示該字段的內容不能為“空值”，必須填寫。一般情況下，作為主鍵字

19、段的“必需”屬性為“是”，其他字段的“必需”屬性為“否”。7“索引”屬性當表中的數(shù)據(jù)量很大時，為了提高查找和排序的速度，可以設置“索引”屬性。此外，索引能對表中的記錄實施唯一性控制。在Access中，“索引”屬性提供3種取值。無：表示該字段不建立索引(默認值)。有(有重復)：表示以該字段建立索引，且字段中的值可以重復。有(無重復)：表示以該字段建立索引，且字段中的值不能重復。這種字段適合作為主鍵，當字段被設定為主鍵時，字段的“索引”屬性被自動設為“有(無重復)”。例4-6 為“學生”表創(chuàng)建索引，索引字段為“性別”。操作步驟：用設計視圖打開“學生”表，選擇“性別”字段。在“常規(guī)”字段屬性中選擇“

20、索引”屬性框，然后單擊右側的向下箭頭，從打開的下拉列表框中選擇“有（有重復）”選項。例4-7 為“學生”表創(chuàng)建多字段索引，索引字段包括“學號”，“姓名”、“性別”和“出生日期”。操作步驟：用設計視圖打開“學生”表，單擊“表格工具/設計”選項卡，再在“顯示/隱藏”命令組中單擊“索引”命令按鈕，打開“索引”對話框，如圖所示。單擊“字段名稱”列的第1個空白行，然后單擊右側的向下箭頭，從打開的下拉列表框中選擇“姓名”字段，將光標移到下一行，用同樣方法將“性別”字段、“出生日期”字段加入到“字段名稱”列?！芭判虼涡颉绷卸佳赜媚J的“升序”排列方式。8計算字段的“表達式”屬性計算數(shù)據(jù)類型是Access 2

21、010新增加的數(shù)據(jù)類型，使用這種數(shù)據(jù)類型可以使原本必須通過查詢的計算任務，在數(shù)據(jù)表中就可以完成。在“選課”表中增加“總評成績”字段，可以將它定義為計算型，而且約定平時成績占總評成績的30%，考試成績占總評成績的70%。在設置計算字段類型時，自動打開“表達式生成器”對話框。在“表達式類別”區(qū)雙擊一個字段名，該字段就被添加到表達式編輯窗格中。這里輸入表達式“平時成績*30/100+考試成績*70/100”。4.2.1 使用數(shù)據(jù)表視圖輸入數(shù)據(jù)在表設計視圖中顯示的是表的結構屬性，而在數(shù)據(jù)表視圖中顯示的是表中的數(shù)據(jù)，因此針對表中數(shù)據(jù)的操作都在數(shù)據(jù)表視圖中進行。同樣，在Access 2010中，可以利用數(shù)

22、據(jù)表視圖向表中輸入數(shù)據(jù)。4.2 表中數(shù)據(jù)的輸入1輸入數(shù)據(jù)的步驟首先打開數(shù)據(jù)庫，在導航窗格中雙擊要輸入數(shù)據(jù)的表名，進入數(shù)據(jù)表視圖，然后輸入數(shù)據(jù)。例如，要將學生信息輸入到“學生”表中，從第1個空記錄的第1個字段開始分別輸入“學號”、“姓名”、“性別”等字段的值，每輸入完一個字段值按Enter鍵或按Tab鍵轉至下一個字段。輸入“有否獎學金”字段值時，在提供的復選框內單擊鼠標左鍵會顯示出一個“”，打鉤表示有獎學金，再次單擊鼠標左鍵可以去掉“”，不打鉤表示沒有獎學金。輸入完一條記錄后，按Enter鍵或Tab鍵轉至下一條記錄，繼續(xù)輸入第2條記錄。一直到輸入完全部記錄后，選擇“文件”“保存”菜單命令，或單擊

23、快速訪問工具欄上的“保存”按鈕，保存表中數(shù)據(jù)。此時，“學生”表的數(shù)據(jù)表視圖如圖所示。4.2.2 特殊類型字段的輸入方法1.備注型數(shù)據(jù)的輸入備注型字段包含的數(shù)據(jù)量很大，而表中字段列的數(shù)據(jù)輸入空間有限，可以使用Shift+F2組合鍵打開“縮放”窗口，在該窗口中輸入編輯數(shù)據(jù)。該方法同樣適用于文本、數(shù)字等類型數(shù)據(jù)的輸入。2.OLE對象型數(shù)據(jù)的輸入“學生”表有“照片”字段，這是OLE對象類型。輸入照片時，將鼠標指針指向該記錄的“照片”字段列，單擊鼠標右鍵，打開快捷菜單，在其中選擇“插入對象”命令，打開“Microsoft Access”對話框。在該對話框中，選中“由文件創(chuàng)建”單選按鈕，再單擊“瀏覽”按鈕

24、，打開“瀏覽”對話框，找到并選中所需圖片文件，然后單擊“確定”按鈕。3.附件型數(shù)據(jù)的輸入附件型字段相應的列標題會顯示曲別針圖標，而不是字段名。右鍵單擊附件型字段，在彈出的快捷菜單中選擇“管理附件”命令，彈出“附件”對話框。雙擊表中的附件型字段，也可以直接從該字段中打開此對話框。使用“附件”對話框可添加、編輯并管理附件，附件添加成功后，附件型字段列中會顯示附件的個數(shù)。4.2.3 創(chuàng)建查閱列表字段使用“查閱向導”可以顯示兩種列表中的字段：一是從已有的表或查詢中查閱數(shù)據(jù)列表，表或查詢的所有更新都將反映在列表中；二是存儲了一組不可更改的固定值的列表。例4-8 為“學生”表的“專業(yè)名稱”字段創(chuàng)建查閱列表

25、，列表中顯示“工商管理”、“財務管理”、“電子商務”、“金融學”和“會計學”5個值。 例4-9 使用“查閱向導”將“選課”表中的“課程編號”字段設置為查閱“課程”表中的“課程編號”字段，即該字段組合框的下拉列表中僅出現(xiàn)“課程”表中已有的課程信息。4.3.1 創(chuàng)建表之間的關聯(lián)在創(chuàng)建表之間的關聯(lián)時，先在至少一個表中定義一個主鍵，然后使該表的主鍵與另一表的對應列（一般為外鍵）相關。主鍵所在的表稱為主表，外鍵所在的表稱為相關表，兩個表的聯(lián)系就是通過主鍵和外鍵實現(xiàn)的。在創(chuàng)建表之間的關系之前，應關閉所有需要定義關系的表。4.3 表之間的關聯(lián)例4-10 創(chuàng)建“教學管理”數(shù)據(jù)庫中表之間的關聯(lián)。4.3.2 編輯

26、表之間的關聯(lián)在定義了關聯(lián)以后，有時還需要重新編輯已有的關聯(lián)。4.3.3 設置參照完整性1實施參照完整性（1）主表中沒有的記錄就不能添加到相關表中。例如，“選課”表中的“學號”字段值必須存在于“學生”表中的“學號”字段，或為空值。（2）在相關表中存在匹配的記錄時，則不能從主表中刪除該記錄。例如，“選課”表中有某學生的選課記錄，就不能在“學生”表中刪除對應“學號”的記錄。（3）在相關表中存在匹配的記錄時，則不能更改主表中的主鍵值。例如，“選課”表中有某學生的選課記錄，就不能在“學生”表中修改對應記錄的“學號”字段值。2級聯(lián)更新相關字段在“編輯關系”對話框中，有3個復選框可供使用，但必須在選中“實施

27、參照完整性”復選框，其他兩個復選框才可使用。如果選中“級聯(lián)更新相關字段”復選框，則當更新主表中記錄的主鍵值時，Access 2010就會自動更新相關表所有相關記錄的主鍵值。3級聯(lián)刪除相關記錄在選中了“實施參照完整性”復選框后，如果選中了“級聯(lián)刪除相關記錄”復選框，則當刪除主表中的記錄時，Access 2010將自動刪除相關表中的相關記錄。4.3.4 在主表中顯示子數(shù)據(jù)表通常在建立表之間的關聯(lián)以后，Access會自動在主表中插入子數(shù)據(jù)表，但這些子數(shù)據(jù)表一開始都是不顯示出來的。在Access中，讓子數(shù)據(jù)表顯示出來叫做展開子數(shù)據(jù)表，讓子數(shù)據(jù)表隱藏叫做將子數(shù)據(jù)表折疊。展開的時候方便查閱子數(shù)據(jù)表信息，而

28、折疊起來以后可以比較方便地管理主表。4.4 表的維護4.4.1 表結構的修改1修改字段修改字段包括修改字段的名稱、數(shù)據(jù)類型、說明和字段屬性等。在數(shù)據(jù)表視圖中，要修改字段名，其方法是：雙擊需要修改的字段名進入修改狀態(tài)，或右鍵單擊需要修改的字段名，在彈出的快捷菜單中選擇“重命名字段”命令。如果還要修改字段數(shù)據(jù)類型或定義字段的屬性，可以選擇“表格工具/字段”上下文選項卡中的有關命令。在設計視圖中，如果要修改字段名，則單擊該字段的“字段名稱”列，然后修改字段名稱；如果要修改字段數(shù)據(jù)類型，則單擊該字段“數(shù)據(jù)類型”列右側的向下箭頭，然后從打開的下拉列表中選擇需要的數(shù)據(jù)類型；如果要修改字段屬性，則選中該字段

29、，再在“字段屬性”區(qū)域進行修改。2添加字段添加字段有兩種方法。用設計視圖打開需要添加字段的表，然后將光標移動到要插入新字段的位置，單擊“表格工具/設計”上下文選項卡，再在“工具”命令組中單擊“插入行”命令按鈕，或單擊鼠標右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇“插入行”命令，則在當前字段的上面插入一個空行，在空行中依次輸入字段名稱、字段數(shù)據(jù)類型等。用數(shù)據(jù)表視圖打開需要添加字段的表，在某一列標題上單擊鼠標右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇“插入字段”命令，雙擊新列中的字段名“字段1”，為該列輸入唯一的名稱。再在選擇“表格工具/字段”上下文選項卡中的相關命令修改字段數(shù)據(jù)類型或定義字段的屬性。3刪除字段與添加字段操作

30、相似，刪除字段也有兩種方法。用設計視圖打開需要刪除字段的表，然后將光標移到要刪除的字段行上。如果要選擇一組連續(xù)的字段，可用鼠標指針拖過所選字段的字段選定器。然后單擊“表格工具/設計”上下文選項卡，再在“工具”命令組中單擊“刪除行”命令按鈕，或單擊鼠標右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇“刪除行”命令。用數(shù)據(jù)表視圖打開需要刪除字段的表，選中要刪除的字段列，然后單擊鼠標右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇“刪除字段”命令。4移動字段移動字段可以在設計視圖中進行。用設計視圖打開需要移動字段的表，單擊字段選定器選中需要移動的字段行，然后再次單擊并按住鼠標左鍵不放，拖動鼠標即可將該字段移到新的位置。4.4.2 表中內容

31、的修改1定位記錄要修改表中數(shù)據(jù)，選擇所需記錄是首要操作。常用的定位記錄方法有兩種：一是使用記錄號定位，二是使用全屏幕編輯的快捷鍵定位。根據(jù)記錄號定位所需記錄，可以使用數(shù)據(jù)表視圖窗口下端的記錄定位器，如圖所示。還可以使用記錄定位器中的其他按鈕實現(xiàn)快速記錄定位。使用全屏幕編輯的快捷鍵也可以快速定位記錄或字段，其操作方法與一般全屏幕操作方法類似。2添加記錄添加記錄時，使用數(shù)據(jù)表視圖打開要編輯的表，可以將光標直接移動到表的最后一行，直接輸入要添加的數(shù)據(jù)；也可以單擊記錄定位器中的“新（空白）記錄”按鈕，或單擊“開始”選項卡，再在“記錄”命令組中單擊“新建”命令按鈕，待光標移到表的最后一行后輸入要添加的數(shù)

32、據(jù)。3刪除記錄刪除記錄時，使用數(shù)據(jù)表視圖打開要編輯的表，選定要刪除的記錄，然后單擊“開始”選項卡，再在“記錄”命令組中單擊“刪除”命令按鈕，在彈出的刪除記錄提示框中，單擊“是”按鈕執(zhí)行刪除，單擊“否”按鈕取消刪除。在數(shù)據(jù)表中，可以一次刪除多條相鄰的記錄。如果要一次刪除多條相鄰的記錄，則在選擇記錄時，先單擊第一條記錄的記錄選定器，然后拖動鼠標經過要刪除的每條記錄，最后執(zhí)行“刪除”操作。4修改數(shù)據(jù)在數(shù)據(jù)表視圖中修改數(shù)據(jù)的方法非常簡單，只要將光標移到要修改數(shù)據(jù)的相應字段直接修改即可。其操作方法與一般字處理軟件中的編輯修改類似。在輸入或編輯數(shù)據(jù)時，可以使用復制和粘貼操作將某字段中的數(shù)據(jù)復制到另一個字段

33、中。4.4.3 表中數(shù)據(jù)的查找與替換1. 查找指定內容實際上，查找數(shù)據(jù)的操作也是一種定位記錄的方法，它能將光標快速地移到查找到的數(shù)據(jù)位置，從而可以對查找到的數(shù)據(jù)進行編輯修改。例4-11 查找“學生”表中“性別”為“男”的學生記錄。操作步驟：用數(shù)據(jù)表視圖打開“學生”表，將鼠標指針定位在“性別”字段列的字段名上，鼠標指針會變成一個粗體黑色向下箭頭，單擊鼠標左鍵，此時“性別”字段列被選中。單擊“開始”選項卡，再在“查找”命令組中單擊“查找”命令按鈕，彈出“查找和替換”對話框，如圖所示。在對話框的“查找內容”下拉列表框中自動顯示第1個記錄“性別”字段的值，即“男”，也可以輸入要查找的內容。如果需要，可

34、進一步設置其他選項。在指定查找內容時，如果希望在只知道部分內容的情況下對表中數(shù)據(jù)進行查找，或按照特定的要求查找記錄，可以使用通配符作為其他字符的占位符。在“查找和替換”對話框中，可以使用通配符。2.替換指定內容在對表進行修改時，如果多處相同的數(shù)據(jù)要作相同的修改，就可以使用Access的替換功能，自動將查找到的數(shù)據(jù)更新為新數(shù)據(jù)。例4-13 將“學生”表中“籍貫”字段值“湖南”改為“湖南省”。操作步驟：用數(shù)據(jù)表視圖打開“學生”表，選中“籍貫”字段列。單擊“開始”選項卡，再在“查找”命令組中單擊“替換”命令按鈕，彈出“查找和替換”對話框，如圖所示。在“查找內容”框中輸入“湖南”，在“替換為”框中輸入

35、“湖南省”，在“查找范圍”框中選中“當前字段”選項，在“匹配”框中，選中“字段任何部分”選項。如果一次替換一個，單擊“查找下一個”按鈕，找到后，單擊“替換”按鈕。如果不替換當前找到的內容，則繼續(xù)單擊“查找下一個”按鈕。如果要一次替換出現(xiàn)的全部指定內容，則單擊“全部替換”按鈕。如果單擊“全部替換”按鈕，屏幕將顯示一個提示框，提示將不能撤消該替換操作，詢問是否繼續(xù)。單擊“是”按鈕，進行替換操作。4.4.4 表的修飾1調整行高與列寬調整行顯示高度有兩種方法：使用鼠標和菜單命令。與調整行高的操作一樣，調整列寬也有兩種方法，即鼠標和菜單命令。2改變字段的顯示順序在默認情況下，表中字段的顯示順序與創(chuàng)建表時

36、的輸入順序相同。但是，在使用數(shù)據(jù)表視圖時，往往需要移動某些列來滿足查看數(shù)據(jù)的要求。此時，可以改變字段的顯示順序。3隱藏與顯示列為了便于查看表中的主要數(shù)據(jù)，可以在數(shù)據(jù)表視圖中將某些字段列暫時隱藏起來，需要時再將其顯示出來。4凍結列當表的字段較多時，在數(shù)據(jù)表視圖中，有些字段水平滾動后無法看到，這就影響了數(shù)據(jù)的查看。此時，可以利用Access提供的凍結列功能，凍結某字段列或某幾個字段列，此后，無論怎樣水平滾動窗口，這些字段總是可見的，并且總是顯示在窗口的最左側。5設置數(shù)據(jù)表格式在數(shù)據(jù)表視圖中，一般在水平方向和垂直方向都顯示網格線，網格線采用銀色，背景采用白色。如果需要，可以改變單元格的顯示效果，也可

37、以選擇網格線的顯示方式、顏色和表格的背景顏色等。設置數(shù)據(jù)表格式的操作方法是：用數(shù)據(jù)表視圖打開要設置格式的表，根據(jù)需要設置的項目，單擊“開始”選項卡，再在“文本格式”命令組中單擊相應命令按鈕。4.5.1 將表中的記錄排序1排序規(guī)則不同的字段類型，排序規(guī)則有所不同，具體規(guī)則如下。對于文本型字段，英文字母按A到Z的順序從小到大，且同一字母的大小寫視為相同；中文按拼音字母的順序排列，靠后的為大；文本中出現(xiàn)的其他字符(如數(shù)字字符)按照ASCII碼值的大小進行比較排列。西文字符比中文要小。對于數(shù)字型、貨幣型字段，按數(shù)值的大小排序。對于日期/時間型字段，按日期的先后順序排序，靠后的日期為大，如“#2013-3-15#”比“#2010-3-15#”要大。數(shù)據(jù)類型為備注型、