物業(yè)公司客戶服務中心業(yè)務手冊

1、物業(yè)公司客戶服務中心業(yè)務手冊上  第一章 客戶服務中心第一節(jié) 客戶服務中心職責范圍及各崗位職責客戶服務中心職責范圍一、  負責住戶入住、裝修手續(xù)的辦理，住戶房屋及設施、公共設施等工程維修接待、下單安排、跟蹤和回訪工作。二、  負責住戶投訴處理工作及日常住戶聯(lián)系、溝通協(xié)調工作。三、  負責副主管以下員工招聘、培訓的具體工作。四、  定期組織開展文化娛樂活動，豐富社區(qū)文化生活，增強社區(qū)凝聚力。五、  按市物價局公布收費標準和有關管理規(guī)定，及時向業(yè)主、使用人通知收取及催繳相關物業(yè)管

2、理費用，根據(jù)計劃財務部提供的相關數(shù)據(jù)公布收支情況。六、  負責對管理處各部門工作的檢查監(jiān)督。七、  負責管理處內部行政事務、文檔的管理。八、  在公司職能部門的指導下，開展各項有償服務。管理處副主任（客服主管）崗位職責一、       協(xié)助管理處主任開展管理處職責范圍內的各項工作。二、       負責小區(qū)日常服務管理工作的檢查、監(jiān)督，對不符合內部管理和小區(qū)管理要求的現(xiàn)象，及時糾正或向上級及相關部

3、門反映。三、       負責小區(qū)住戶投訴、糾紛協(xié)調處理和住戶日常聯(lián)系走訪及意見征詢工作，制訂并組織實施小區(qū)住戶各階段聯(lián)系溝通方案，積極贏得廣大住戶的理解、支持。四、       組織辦理住戶入住和裝修手續(xù)及相關資料的歸檔；五、       指導住戶房屋設施報修接待、登記，及時安排維修部上門處理，并做好相應督促和住戶對處理結果的意見征詢工作；六、   

4、60;   負責物業(yè)管理相關費用的收繳工作。七、       負責客服中心員工的考核工作。八、       協(xié)助并參與日常住戶聯(lián)系走訪工作，與住戶建立良好的溝通關系。九、       負責組織社區(qū)文化活動及社區(qū)宣傳工作?？蛻舴罩行男姓鞴軑徫宦氊熞弧?#160; 根據(jù)員工培訓制度，負責協(xié)調、監(jiān)督本管理處員工培訓工作，并具體進行員工的崗前培訓工作。

5、二、  負責相關文件的起草、整理工作，負責主管以下員工招聘、人事、勞資等相關事務及日常行政事務工作。三、  負責員工的考勤審核及工資的制表工作。四、  負責管理處各項行政、人事、勞資等檔案的歸口管理。五、  協(xié)助管理處主任做好對外接待工作。六、  協(xié)助開展社區(qū)文化活動和社區(qū)宣傳工作?？头芾韱T崗位職責一、  負責辦理住戶入住及裝修手續(xù)。二、  處理住戶日常報修、投訴工作。三、  負責住戶走回訪及物業(yè)管理相關指定費用的收取、催繳工作。四、

6、  負責小區(qū)日常工作巡查、監(jiān)督工作。五、  負責一般通知及文稿的草擬、打印、校對工作。六、  協(xié)助做好小區(qū)文化活動和宣傳工作。財物管理員崗位職責一、  根據(jù)管理處安排，負責相關費用的收繳、統(tǒng)計、匯總及登賬工作。二、  負責小區(qū)公共水電費、員工餐費的分攤結算工作。三、  配合管理處主任做好年度財務預算的數(shù)據(jù)統(tǒng)計匯總工作。四、  根據(jù)管理處年度采購計劃和每月各類物料用量情況，提出倉庫合理庫存量意見，并負責申報采購明細。五、  辦理原材料、低

7、值易耗品、固定資產及費用類資產的出入庫；負責倉庫各項物品的有序擺放及登記造冊，并按質量標準做好物料驗證工作。六、  負責日常報銷、退款手續(xù)。第二節(jié) 客戶服務中心規(guī)章制度客戶服務中心值班制度一、       客戶服務中心實行全天候值班，24小時為住戶提供服務。二、       中午值班時間為12：0013：30（夏季為12：0014：00），由當班輪值客服管理員負責；夜間值班時間17：30（夏季為18：00）次日8：30，由水電維修員在客

8、戶服務中心輪值。三、       客服管理員負責當值期間接待各類來電來訪，將來電來訪內容及時記錄在工作日志上，并通知相關部門人員處理；對住戶的報修來電來訪，還應及時開具維修工作單，并通知維修部相關人員。四、       夜間維修值班人員當值期間按客戶服務中心工作程序負責接待各類來電來訪，將來電來訪內容及時記錄在夜間值班記錄表上，并通知相關部門人員處理；對住戶的報修來電來訪，能維修處理的，應及時維修處理，否則應告之住戶次日安排維修。五、  

9、;     夜班期間不能及時處理的投訴、委托、報修等問題（非應急情況），應在次日與客服管理員交接班時根據(jù)夜間值班記錄表上登記的情況，由當值客服管理員及時填寫相應維修工作單或投訴記錄表，通知相關部門處理。六、       任何情況下，客戶服務中心均應保持至少有一人值守；夜班維修人員如處理緊急情況不能值守，應請安護人員代值。七、       當班期間能處理的問題應及時處理，不應遺留給下一班。八、 &#

10、160;     值班人員應提前15分鐘到崗，以便交接班?？蛻舴罩行慕唤影嘀贫纫弧?#160;      客戶服務中心值班人員無論客服管理員或夜間維修值班，均應提前15分鐘到崗，辦理現(xiàn)場交接手續(xù)。二、       交班人員應向接班者交待班內遺留問題及應注意事項，住戶報修、投訴及其他重大事項應有書面記錄。三、       交班時常用工具、器械應同時

11、點交清楚，誰遺失或借出即由誰負責。四、       交班前應進行環(huán)境清潔工作，接班者檢查不合格要求的，交班者負責處理完畢方可離開。五、       若接班人員因故未到，當值人員應堅守崗位，待接班人員到達并辦理交接手續(xù)后方可離開。投訴處理及回訪制度一、  凡客戶的投訴，不論采取何種形式，如信函、電話、傳真或來訪，統(tǒng)一由管理處集中登記、組織處理、向客戶反饋處理結果。二、  建立客戶投訴登記表，對每一份投訴及意見均應予以記

12、錄。記錄的內容包括客戶姓名、投訴時間、涉及部門、內容摘要、處理結果等。三、  客服中心專職人員根據(jù)客戶投訴意見，填寫相關工作聯(lián)系單，責成相關部門進行處理。四、  對重大投訴，部門不能處理或需要統(tǒng)一協(xié)調的，直接報管理處主任，由管理處主任作出處理決定。五、  投訴接待專職人員應跟蹤投訴的解決情況，如仍存在問題，仍需責成相關部門迅速處理。六、  業(yè)主的投訴處理完畢應進行走回訪，了解業(yè)主對投訴處理的意見，并及時整理歸檔。對業(yè)主的投訴定期進行分析總結；對反復出現(xiàn)的問題，應組織有關部門探討并找出解決辦法和預防措施，防止重復發(fā)生

13、。二、客戶服務中心辦公環(huán)境要求1、  辦公環(huán)境體現(xiàn)了公司的工作狀態(tài)和管理水平，應呈現(xiàn)并保持整潔、肅靜的公司工作氛圍，空氣清新，燈光明亮，花卉植物生長旺盛；辦公桌椅、幾案、架柜以及一切公務需要的圖表、文件和用品等擺放恰當適宜，可以收入屜柜中的物品，應及時收放，以方便工作和整體協(xié)調為準則；對外預約或長時間的接待與訪談，宜移入會議室進行。2、  辦公區(qū)域內不可有私人性質的物品擺放與張掛及個人生活用具陳放，不可以個人方便，隨意調整陳設；對內集體辦公室不宜有過多過長時間的交談；嚴禁在辦公區(qū)域閑聊、說笑和辦理私人性質的事物，保持辦公區(qū)域公務狀態(tài)的肅靜。三、客戶服務中

14、心服務內容接待業(yè)主的來電來訪咨詢、投訴、接洽；為業(yè)主辦理入住手續(xù)；受理業(yè)主報修；物業(yè)管理費及代收代辦費用的收??；業(yè)主的裝修手續(xù)辦理及管理；走回訪；社區(qū)文化活動的組織。四、客戶服務工作程序與標準1、業(yè)主入住接待（1）業(yè)主入住流程圖（2）為業(yè)主辦理入住服務規(guī)程    驗明客戶資料：業(yè)主本人辦理：業(yè)主身份證、入住通知單、房屋買賣契約；業(yè)主委托他人代為辦理：除上述資料外，還需提供委托人身份證及委托書；單位購買：除上述資料處，還需提供單位證明及個人身份證明。    填寫資料或簽署協(xié)議：填寫住戶登記表；簽訂相關規(guī)定或協(xié)議。&#

15、160;   發(fā)放物品并確認：房屋鑰匙、住戶手冊、房屋水電圖    收取費用：物業(yè)管理費。    房屋驗收及整改：        維修部專業(yè)人員攜帶相關器具指導業(yè)主（住戶）按“房屋質量驗收登記表”逐項檢查驗收；        查抄水表、電表、煤氣表底數(shù)并共同確認；質量問題記錄在“房屋質量驗收登記表”上，客戶服務中心據(jù)此填寫“業(yè)主報修處理登記表（維修

16、工作單）”，由維修部或管理處協(xié)助開發(fā)商進行工程質量問題的返修工作；維修部復檢合格后，客戶服務中心及時與業(yè)主聯(lián)系，確認再次驗收時間，通知維修部在約定時間陪同業(yè)主再次驗收；驗收合格請業(yè)主（住戶）在“業(yè)主報修處理登記表（維修工作單）”上簽字確認。    房屋托管：簽訂托管協(xié)議；查抄水表、電表讀數(shù)，托管期間水表不超過5o，電表不超過20o；物業(yè)管理費按全額的70%收取。每周及大雨前后安排人員對托管房進行戶外巡查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理并通知業(yè)主。    資料歸檔：入住通知單、業(yè)主身份證復印件、受委托人身份證復印件、單位證明、住戶

17、登記表、協(xié)議。2、日常報修及來電來訪、交納物業(yè)管理費接待 （1）    來訪接待：認真聽取客戶來意，詳細回答客戶提出的問題；對于專業(yè)性較強的問題，應先詳細記錄，咨詢相關專業(yè)人員后約定時間給予回復；對前來接洽公務人員，應請對口人員接待；對小區(qū)內住戶、商家及單位搬家或物品搬出小區(qū)，應請客戶辦理物品放行申請，持放行條交門崗安護員核對無誤后出小區(qū)。（2）    來電接待：認真聽取客戶來電內容。詳細回答客戶提出的問題；對于專業(yè)性較強的問題，應先詳細記錄，咨詢相關專業(yè)人員后約定時間給予回復；對接洽公務的電話，應請對方稍等，請對

18、口人員接聽。（3）    報修接待：     仔細詢問客戶姓名、住址、聯(lián)系方式、報修內容、方便維修的時間等，并客戶服務中心工作日志上記錄。     根據(jù)報修內容及保修期限，將客戶報修內容記錄在業(yè)主報修有償服務登記表或業(yè)主報修登記表（維修工作單）上，并錄入電腦。     及時通知維修部人員攜單在約定時間上門維修服務。     客戶服務中心根據(jù)業(yè)主報修有償服務登

19、記表或業(yè)主報修登記表（維修工作單）及時回訪，每月進行匯總、統(tǒng)計、分析。對維修服務回訪處理率達100%。屬安全設施維修2天內回訪；房屋滲漏水項目維修試漏后3天內回訪；其他維修項目2天內回訪?；卦L中發(fā)現(xiàn)問題及時通知維修人員整改。（4）    交納物業(yè)管理費及代收代辦費用接待：     核對業(yè)主資料：業(yè)主姓名、住址、已交費情況、應交費月份及相應費用，請對方確認。     收費：收取費用，開具收費票據(jù)。     上

20、門收取：對預約上門收取費用的住戶，應先確認對方姓名、業(yè)主姓名、住址、上門服務時間及費用；攜帶開好的票據(jù)，按約定的時間上門收取物業(yè)管理費、代收代辦費。     催繳費用：對到期未繳納費用的業(yè)主，及時統(tǒng)計，找出原因，采取不同的措施?？呻娫挕⒍绦盘嵝褜Ψ綉U納的費用、時間、期限等；電話通知后三個月內仍未繳納的業(yè)主，通過特快專遞的方式給對方發(fā)出正式催繳函；對不交費又長期居住在小區(qū)的業(yè)主，可上門拜訪催繳；對長期無端拒繳、性質特別惡劣的業(yè)主，可通過法律渠道處理。3、業(yè)主裝修接待（1）     驗明業(yè)主身份：

21、查驗身份證；如業(yè)主委托他人代辦，需提供委托書及受托人身份證，并將受托人身份證復印后與委托書一并存入該戶檔案。（2）     備案：向業(yè)主及施工隊重申裝修時間及禁止事項，簽訂裝修協(xié)議，審核裝修方案；涉及拆改主體結構和明顯加大荷載的，要求申請人向房屋所在地的房地產行政主管部門提出申請。（3）     發(fā)放證件：發(fā)放裝修施工許可證、施工人員臨時出入證，并做好記錄。（4）     收費：裝修垃圾清運費。（5）    

22、; 資料歸檔：委托書、受托人身份證復印件、裝修協(xié)議、拆改主體結構獲房產主管部門的批準書。（6）     通知：通知維修部、安護部裝修戶情況，對裝修過程進行監(jiān)控管理。4、投訴接待（1）     對住戶的投訴，按“恒護中心”的操作機制，本著“細心細致、公平公正、實事求是、依法合理”的原則，以國家的法律、地方法規(guī)、行業(yè)規(guī)定及業(yè)主公約、住戶手冊為依據(jù)，遵循“禮貌、樂觀、熱情、友善、耐心、平等”的服務方針，認真聽取，在相關規(guī)范記錄本上詳細記錄投訴事件的發(fā)生時間、地點、被投訴人及被投訴部門、發(fā)生經

23、過、住戶的要求等；適時表示感謝和歉意，加以適當安慰。嚴禁與住戶辯論、爭吵。（2）     對房屋及其附屬設施的投訴按“恒護中心”相關工作流程及職責分工處理；對物業(yè)公司存在過錯或有責任的，應向住戶表示歉意，取得諒解，認真聽取住戶意見，協(xié)商處理方法，滿足住戶合理要求，盡快處理；對于住戶或鄰居的責任，應向住戶說明情況，做好協(xié)調工作；是各方都有責任的工程、治安等問題，應及時通知各相關部門負責人到現(xiàn)場，共同商討解決處理辦法，采取有效的補救措施，控制事態(tài)發(fā)展，穩(wěn)定住戶。（3）     遇情緒激烈的住戶，應盡

24、量使其冷靜，若一時難以平息或把握，應及時聯(lián)系主管，請其到獨立洽談室個別接待，避免長時間留其在公共接待區(qū)。（4）     全面掌握事件的起因、過程、結果，能處理、補救的及時處理解決，不能馬上處理的，應向住戶說明原因，并及時向上級匯報；初步制定一個或幾個補救方案，包括結算費用，做到心中有數(shù)。（5）     對于嚴重影響住戶日常生活、安全，破壞公司形象，產生惡劣影響的重大投訴，應當天呈送管理處主任進入處理程序，2天內給住戶明確答復，10日內解決；對于涉及管理、服務工作失誤的重要投訴，應在接待一小時內轉

25、呈部門主管進入處理程序，3天內處理完畢；對于個別偶發(fā)事務、個別人員的輕微投訴，應在2天內或在住戶要求的期限內解決。（6）     投訴處理內部工作程序：     按“恒護中心”聯(lián)動機制相關工作流程及職責分工操作執(zhí)行。     各“恒護中心”接待站將投訴內容進行記錄、分類、歸口，迅速傳達到相關部門，相關部門直接責任人第一時間與客戶取得聯(lián)系，進一步明確事由后迅速協(xié)調處理并跟蹤落實，及時將處理相關信息告知投訴接待人，由投訴接待人詳細記錄，并在當天將投訴

26、處理結果通報投訴住戶；通報可采用電話或上門當面告知的方式。     對正在給住戶造成損害的事件，應先立即采取措施停止或挽救傷害，再處理。     對無效投訴，本著為住戶服務的態(tài)度，盡量為住戶提供方便。     其他形式的投訴（如信函），參照來電、來訪投訴程序處理。5、走回訪（1）     對維修服務回訪處理率達100%。屬安全設施維修的2天內回訪；房屋滲漏水項目維修的，試漏后3天內回訪；其他維修項

27、目2天內回訪?；卦L可上門或電話回訪?；卦L中發(fā)現(xiàn)問題及時通知維修人員整改。（2）     客戶服務中心主管按照走訪計劃，安排相關人員對業(yè)主、住戶進行走訪或電話訪問；每年發(fā)放業(yè)主意見征詢表征詢業(yè)主意見并及時回收，統(tǒng)計分析，報管理處主任。（3）     在與業(yè)主、住戶交談或了解情況時，態(tài)度要熱情、溫和，談話內容以工作為主，在表明某些觀點時，耐心解釋，將事情的原因、根據(jù)說清楚。走回訪工作完畢，應感謝對方的支持和配合。提出告辭，在門口再次向對方表示感謝，并主動替住戶關上門。（4）     將走回訪記錄詳細記錄在相應格式表單上，并記錄處理意見及結果，報客戶服