公司來(lái)訪接待管理辦法

1、001中京復(fù)電（上海）電子科技有限公司文件中字【2017 08號(hào)關(guān)于公司來(lái)訪接待管理辦法的通知各部門(mén)：為進(jìn)一步規(guī)范公司來(lái)訪接待管理，加強(qiáng)接待工作的計(jì)劃性和 規(guī)范性，現(xiàn)將有關(guān)辦法公布如下，請(qǐng)認(rèn)真遵照?qǐng)?zhí)行。附件一：簡(jiǎn)明流程圖附件二：來(lái)訪接待通知單中京復(fù)電（上海）電子科技有限公司二O七年四月十七日公司來(lái)訪接待管理辦法一、目的與原則為樹(shù)立公司良好形象，擴(kuò)大公司對(duì)外聯(lián)絡(luò)和交流，來(lái)訪接待工作應(yīng)遵 從“熱情周到、首問(wèn)負(fù)責(zé)、善始善終”的原則。二、適用范圍本辦法適用于公司業(yè)務(wù)工作發(fā)生的各種接待工作。三、職責(zé)分工（一）辦公室為公司接待工作的歸口管理部門(mén)，統(tǒng)一協(xié)調(diào)相關(guān)部門(mén)接 待工作的安排和管理。（二）各部門(mén)配合落實(shí)

2、相應(yīng)業(yè)務(wù)接待，及時(shí)反饋溝通。（三）作為來(lái)訪單位或個(gè)人首個(gè)聯(lián)系人，在接待過(guò)程要自始至終在位, 與辦工作做好協(xié)調(diào)配合。四、流程（一）報(bào)批各部門(mén)在接到來(lái)訪預(yù)約后，首先填寫(xiě)來(lái)訪接待通知單（附件二） 報(bào)總經(jīng)理審批后，送辦公室備案，并協(xié)助辦公室擬定接待計(jì)劃。需公司領(lǐng) 導(dǎo)出面、辦公室協(xié)調(diào)的重要接待，應(yīng)提前2天告知公司領(lǐng)導(dǎo)和辦公室。（二）擬制計(jì)劃辦公室擬定重要來(lái)賓的接待計(jì)劃，協(xié)調(diào)相關(guān)部門(mén)落實(shí)接待任務(wù)，提供 全程后勤保障，落實(shí)具體接待陪同人員。（三）相應(yīng)準(zhǔn)備工作1、辦公室在接到公司領(lǐng)導(dǎo)通知或相關(guān)部門(mén)來(lái)訪預(yù)約時(shí)，應(yīng)提前了解來(lái)賓基本情況：來(lái)賓職務(wù)、來(lái)訪具體時(shí)間、人數(shù)、本地逗留日期、目的和要 求等。2、辦公室根據(jù)來(lái)賓

3、情況按計(jì)劃通知公司相關(guān)部門(mén)，通知參加會(huì)晤的領(lǐng) 導(dǎo)、陪同人員，落實(shí)會(huì)晤時(shí)間及場(chǎng)所。3、辦公室根據(jù)來(lái)賓情況，提前做好相關(guān)接待準(zhǔn)備工作。主要包括 ：預(yù) 定住宿酒店，接送站車(chē)輛，宴請(qǐng)來(lái)賓酒店和用餐標(biāo)準(zhǔn)，會(huì)議室相關(guān)設(shè)備（桌 簽、投影儀、照相、錄音、筆、本、茶水等）準(zhǔn)備，會(huì)議材料準(zhǔn)備等。五、相應(yīng)要求（一）會(huì)議室1、辦公室負(fù)責(zé)準(zhǔn)備安排會(huì)場(chǎng)、事項(xiàng)。2、對(duì)口接待的業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)準(zhǔn)備安排會(huì)議材料以及會(huì)議所需的電腦、 音響設(shè)備、投影設(shè)備等。（二）宴請(qǐng)1、辦公室負(fù)責(zé)預(yù)訂餐廳、預(yù)點(diǎn)菜品、煙酒準(zhǔn)備、車(chē)輛安排等事項(xiàng)。2、對(duì)口接待部門(mén)負(fù)責(zé)引導(dǎo)來(lái)賓等事項(xiàng)。（三）住宿1、辦公室負(fù)責(zé)預(yù)訂酒店、車(chē)輛安排等事項(xiàng)。2、對(duì)口接待部門(mén)負(fù)責(zé)聯(lián)絡(luò)

4、來(lái)賓等事項(xiàng)。（四）其他1、如有需要辦公室根據(jù)情況配合安排來(lái)賓游覽、購(gòu)物等其他項(xiàng)目，請(qǐng) 提前告知辦公室，便于安排和協(xié)調(diào)。2、根據(jù)接待要求，辦公室安排接待所需車(chē)輛，保證車(chē)輛清潔，安全性能良好，司機(jī)車(chē)輛聽(tīng)從辦公室和接待人員協(xié)調(diào)安排，統(tǒng)一調(diào)度。3、辦公室根據(jù)情況和要求提前購(gòu)買(mǎi)車(chē)票及機(jī)票。4、接待中涉及機(jī)要事務(wù)、重要會(huì)議，要特別注意保密，接待中既要熟 練介紹公司情況，又要內(nèi)外有別，嚴(yán)守本公司商業(yè)機(jī)密，對(duì)不宜攝影攝像 的場(chǎng)合，應(yīng)向參觀人員說(shuō)明。（五）陪同人員公司對(duì)外接待采取對(duì)等原則，辦公室會(huì)同業(yè)務(wù)部門(mén)按照公司領(lǐng)導(dǎo)要 求，合理安排相對(duì)應(yīng)職務(wù)、相關(guān)業(yè)務(wù)的人員進(jìn)行接待；陪同人員應(yīng)按照公 司要求，注重禮儀，盡職盡責(zé)，全程參與，并注意保守公司的商業(yè)機(jī)密。六、附則1、本制度由辦公室制定，報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。2、本制度未盡事宜由辦公室負(fù)責(zé)解釋并修訂。3、本制度自下發(fā)之日起實(shí)施。附件一來(lái)賓接待簡(jiǎn)明流程附件二中京復(fù)電（上海）電子科技有限公司接待申請(qǐng)單申請(qǐng)人所屬部門(mén)接待地點(diǎn)接待時(shí)間接待事由來(lái)訪人信息（請(qǐng)?zhí)顚?xiě)姓名、職務(wù)、聯(lián)系方式等）接待要求（如需要辦公室配合，請(qǐng)勾選并填寫(xiě)）1、會(huì)議室（臺(tái)簽、歡迎詞內(nèi)容）：2、現(xiàn)場(chǎng)參觀：3、餐飲安排：4、禮品準(zhǔn)備：5、茶水、水果等：6