項目組合管理PPM的基本原理和益處

1、項目組合管理（PPM）的基本原理和益處許多組織利用組合管理技術(shù)來決定他們想要從事的業(yè)務(wù)類型或者要進(jìn)行哪些IT項目投資項目組合管理（PPM對這種方法合并了一個附加的維度，通過利用項目管理學(xué)科以及實(shí)時的管 理以保證項目投資組合滿足它們的既定目標(biāo)。PPM對項進(jìn)行分組、觀察、分析和管理，以確保在組織資源約束的情況下最大化實(shí)際的業(yè) 務(wù)結(jié)果。根據(jù)投資組合的策略和投資組合業(yè)務(wù)目標(biāo)的績效，有些項目被包括在投資組合中，有 些項目被排除在外。本文為項目組合管理和 舊M能夠幫助組織實(shí)施項目組合管理的工具提供了 一個高層次的介紹。理解項目組合管理（PPMPPM是管理學(xué)科的混和，它包括：商業(yè)管理焦點(diǎn)來保證所有的項目和計

2、劃與組合策略一致。綜合管理焦點(diǎn)來管理組織的資源和風(fēng)險。項目管理焦點(diǎn)來評審、評估、管理項目和規(guī)劃以保證它們達(dá)到或者超過它們對 于投資組合預(yù)期的貢獻(xiàn)。PPM的整體分析1認(rèn)為投資組合的健康狀態(tài)是受該組合中所有項目的績效以及他們之間的 直接/間接依賴和可用資源影響的。管理層應(yīng)當(dāng)做能夠?qū)е氯纸M合成功的決策，即使這些決 策可能與某個具體組合項目的最佳利益沖突。在投資組合層次上將項目管理學(xué)科與業(yè)務(wù)以及通用的管理實(shí)踐結(jié)合起來使得一個組織能 夠：選擇與組織策略和目標(biāo)一致的項目和計劃。通過應(yīng)用最高優(yōu)先級的項目來充分利用可用資源。有規(guī)律地評定項目和計劃對項目組合的健康狀態(tài)具有何種貢獻(xiàn)。采取管理的行為來確保項目組合

3、同與商業(yè)目標(biāo)保持一致。有效地在項目和計劃層面利用項目管理學(xué)科可以提高客戶的滿意度，減少風(fēng)險和問題的數(shù) 目，增加成功的概率。2 PPM的目標(biāo)是通過一致的結(jié)構(gòu)化管理方法，在投資組合的層次上意識到 相同的利益。PPM的生命周期正如所有的商業(yè)過程一樣，項目組合管理具有一個生命周期，它需要應(yīng)用合理的管理技巧 和原則，如圖1中所示。8Active an<|Proposed WorhBusinessDecision r iteiLiResource Ci(>«Krtya.Regular ReviewsRenI 口臼白 ResoirtjeRemove Completed Projects

4、Cansel ProjectsSunset ProductsMatuge«n«iiProject PortfolioManayeiTieit System(PPMS)I COIHIOI ICollect 住尊眥號中.MAiiageniertActionsProject Portfolio ManagementLifecycle圖1項目組合管理的生命周期從圖1中我們可以看到：項目組合管理的生命周期包括:識別、考核、尋找那些引導(dǎo)商業(yè)策略的項目/計劃。管理組織的資源需求、容量、 能力。度量績效以保證項目/計劃共同地符合組合策略。根據(jù)組合目標(biāo)和承諾，識別并校正項目/計劃中與投資組合

5、不一致的地方。建立有效的交流和報告機(jī)制確保對項目、計劃和整體組合，進(jìn)行及時、準(zhǔn)確的 決策。實(shí)現(xiàn)一個過程能夠持續(xù)的改進(jìn)投資組合。至少，任意一個綜合的PPM方法都應(yīng)該包括下面的幾個通用過程:項目選擇項目優(yōu)先級排序/再排序組合監(jiān)控組合評估校正措施管理項目終止和刪除業(yè)務(wù)管理焦點(diǎn)項目組合管理的業(yè)務(wù)管理活動的關(guān)鍵目標(biāo)是從商業(yè)角度來定義一個范圍并驗(yàn)證組合的生存 力。這需要定義組合策略和決策標(biāo)準(zhǔn)，它們允許管理人員選擇和按優(yōu)先級來排序項目。為評估 組合健康狀態(tài)和性能定義業(yè)務(wù)的指示器也是重要的。決策標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)當(dāng)同組織的商業(yè)策略和目標(biāo)聯(lián)系起來。排序和選擇項目的過程應(yīng)該根據(jù)組織的 財政目標(biāo)，比如收益率、投資回報率（ROI

6、）,預(yù)算成本以及稅收增長。同時還應(yīng)當(dāng)包括其他的價值考慮，包括客戶需求，進(jìn)軍新市場或者開拓原有市場的愿望，以及運(yùn)作需要的或者強(qiáng)制行 的動作。組織還可以利用商業(yè)決策標(biāo)準(zhǔn)來取消或者投資組合定義時的項目或者計劃，即使他們已經(jīng) 處于計劃或者實(shí)施階段。選擇和按優(yōu)先級排序項目這一步的目標(biāo)是基于預(yù)定義的組合商業(yè)決策和優(yōu)先級標(biāo)準(zhǔn)，選擇和按優(yōu)先級排序項目以獲 得最高的價值。優(yōu)先級應(yīng)當(dāng)基于單個項目利益和它對項目組合的全局影響。止匕外，作為結(jié)果的 組合混和不能超過組織的資源容量或能力。組合優(yōu)先級標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)當(dāng)限制在一個可理解、可測量、一貫應(yīng)用的數(shù)量上?；谒鼈兏髯詽M足 商業(yè)策略和目標(biāo)的重要性，不同的標(biāo)準(zhǔn)可以具有不同的權(quán)值。

7、雖然優(yōu)先級標(biāo)準(zhǔn)與商業(yè)決策標(biāo)準(zhǔn)不同， 在決定組合中包含哪些項目時，它們都應(yīng)當(dāng)被使用商業(yè)決策標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)當(dāng)與商業(yè)策略和目標(biāo)一致。一旦一個項目成為組合的一部分，它應(yīng)當(dāng)使用這些標(biāo)準(zhǔn)來評估項目的健康狀態(tài)和績效。優(yōu)先級策略建立組合的總體目標(biāo)并且?guī)椭_定組合中的項目類型和組合中每個 類型應(yīng)該包括多少項目。這里，資源評估也扮演著重要的作用，我們將在后面討論它。綜合管理焦點(diǎn)資源和風(fēng)險管理是項目組合管理的綜合管理焦點(diǎn)的一部分。在決定組合中包含哪些項目以 及如何按照優(yōu)先級排序已有的項目之前， 管理人員需要從供需角度來評估他們的資源。 他們必 須保證優(yōu)先級高的項目有足夠數(shù)量的和有適當(dāng)技巧的人。為了維持一個健康的組合，管理人

8、員必須監(jiān)控和評估組織的總體資源量和能力以保證能夠:按照將來資源的需求，計劃和構(gòu)造資源量。在項目需要和預(yù)見的響應(yīng)上，對資源的投資作出快速的決策。為達(dá)到組合的目標(biāo)，決定當(dāng)前的和已經(jīng)計劃好的資源是否是足夠的。評估當(dāng)前和將來的培訓(xùn)需求。快速識別資源剩余和短缺并規(guī)劃重新分配資源的計劃。高效地實(shí)施重新分配的計劃，將關(guān)鍵的資源轉(zhuǎn)到高優(yōu)先級的項目中。識別組合風(fēng)險識別組合風(fēng)險包括一系列的過程，比如識別、分析、響應(yīng)、跟蹤和控制可能妨礙組合達(dá)到 其商業(yè)目標(biāo)的任何風(fēng)險。這些過程應(yīng)當(dāng)包括針對組合在項目層次上的風(fēng)險的負(fù)面影響進(jìn)行評審, 以保證項目經(jīng)理擁有一個可靠的風(fēng)險降低計劃。止匕外，為組合全面地做一個統(tǒng)一的風(fēng)險評估以確

9、定風(fēng)險是否在組織預(yù)先設(shè)定的范圍以內(nèi)也 是很重要的。因?yàn)榻M合以及它們的環(huán)境是動態(tài)的，在整個組合的生命周期內(nèi)，管理人員應(yīng)當(dāng)在 一個有序的基礎(chǔ)上，評審并更新他們的組合風(fēng)險管理計劃。識別組合風(fēng)險開始于對一個具體的項目組合環(huán)境的評價：已經(jīng)建立了什么樣的商業(yè)決策標(biāo) 準(zhǔn)關(guān)于組織當(dāng)前的商業(yè)過程和決策點(diǎn)，什么樣的工作設(shè)想將會增加組合的風(fēng)險管理人員應(yīng)當(dāng)?shù)?代地精化這個評估，作為一個計劃，評估并管理他們的組合管理方法。什么構(gòu)成了組合風(fēng)險這里有些例子:組合內(nèi)部的項目相互依賴有限的資源量/能力與大量需求之間的矛盾商業(yè)策略/商業(yè)機(jī)會中的變化組合內(nèi)部的高百分比的高風(fēng)險項目與組合管理實(shí)踐相沖突的商業(yè)過程項目管理焦點(diǎn)一個成功的

10、、有效的項目組合管理實(shí)施的關(guān)鍵是一個知識淵博的項目組合經(jīng)理以及一個包 含項目管理原則的支持過程。這些原則為項目組合經(jīng)理提供了評定組合健康狀態(tài)和價值的必要 機(jī)制和數(shù)據(jù)，以及對于項目的方法、優(yōu)先級、資金、人員和執(zhí)行做出有效的商業(yè)決策的能力。 通過比較計劃和實(shí)際的績效，識別不一致的條件是一項關(guān)鍵的能力。管理人員可以立刻專注于 這些問題并將組合帶回到一致的狀態(tài)。建立項目組合管理系統(tǒng)項目組合經(jīng)理需要的過程一一被稱為項目組合管理系統(tǒng)或者PPMS一是針對項目組合管理的廣泛的、文檔化的和動態(tài)的策略集合、商業(yè)過程、工具、計劃和控制。項目組合管理系統(tǒng)為 單個的項目/計劃管理系統(tǒng)提供指導(dǎo)和限制，并保證他們聯(lián)合起來以

11、加速沖突的解決。計劃和實(shí)施一個有效的項目組合管理系統(tǒng)提供了一種方法，該方法可以日常地分析和量化 項目的價值，按照優(yōu)先級排序項目，識別需要開始、重新確定優(yōu)先級排序和停止的項目。尤其 是，項目組合管理系統(tǒng)允許項目經(jīng)理回答比如一下的問題：哪些項目將最好地支持組織的商業(yè)策略和目標(biāo)一個項目或者計劃是否提供了期望的商業(yè)結(jié)果，如組合矩陣中表明的那樣是否每個組合計劃都具備了合適的資源，包括具備了適當(dāng)技能的員工一個綜合的項目組合管理系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)包括戰(zhàn)術(shù)過程和戰(zhàn)略過程。戰(zhàn)術(shù)過程關(guān)注于正在進(jìn)行的 組合項目的持續(xù)績效問題。戰(zhàn)略過程關(guān)注在組合的演化上，包括選擇新的項目以符合商業(yè)目標(biāo) 和戰(zhàn)略。止匕外，縮小一個與合組合目標(biāo)和策

12、略不符的項目的范圍或者取消該項目的建議也應(yīng)當(dāng) 是項目組合管理系統(tǒng)過程的一部分。項目組合管理系統(tǒng)的主要活動包括收集項目信息，評估項目和組合健康狀態(tài)以及商業(yè)貢獻(xiàn),和管理校正措施。對于組合的風(fēng)險承擔(dān)者的日常評審工作來說，這些活動是基礎(chǔ)。收集組合信息為了準(zhǔn)確地評估一個組合，管理人員需要統(tǒng)一的或者集中的項目級的數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)基于 定量的（金融，缺陷，市場份額等等）和定性的度量（股東義務(wù)，客戶滿意度，風(fēng)險等等）。 為了準(zhǔn)確，在分析這些信息之前，他們應(yīng)當(dāng)協(xié)調(diào)并驗(yàn)證數(shù)據(jù)。然后，他們應(yīng)當(dāng)從項目層次和組 合層次兩個視角來觀察這些數(shù)據(jù)。例如，他們應(yīng)該對每個單獨(dú)的項目和全體項目的財政健康狀 態(tài)進(jìn)行評估，以保證整個組合

13、滿足其財政目標(biāo)。收集和合并數(shù)據(jù)的工具應(yīng)當(dāng)實(shí)現(xiàn)一些跟蹤的功能，數(shù)目較少的項目組合可能使用電子制表 軟件來追蹤和評估組合的健康狀態(tài)，但是具有多樣的復(fù)雜的項目的組合需要一種自動化的工具 來輔助收集、合并和分析活動。評估組合有效的項目組合分析包括對組合商業(yè)結(jié)果的測量和比較，以決定該組合符合其商業(yè)決策既 定的目標(biāo)。評估過程需要同時包括短期和長期的角度，并且應(yīng)當(dāng)測量和檢查戰(zhàn)術(shù)和戰(zhàn)略參數(shù)：戰(zhàn)術(shù)角度：單個組合項目的健康狀況和績效戰(zhàn)略角度：總體的組合商業(yè)結(jié)果根對目標(biāo)測量項目和組合的績效，允許管理人員回答以下問題：現(xiàn)行的項目是否產(chǎn)生了預(yù)期的商業(yè)利益并且支持組合的整體商業(yè)戰(zhàn)略項目是否按照平衡風(fēng)險和最優(yōu)價值的原則來評

14、定優(yōu)先級項目中出現(xiàn)問題的是哪些趨勢和指標(biāo)哪些校正措施是必要的正在進(jìn)行中的項目提議是否符合市場趨勢它們是否支持當(dāng)前/未來的客戶需求和新的戰(zhàn)略目標(biāo)是否有合適的資源可以利用確保有效地實(shí)施當(dāng)前的和預(yù)測的項目通過將每個項目的健康狀況/貢獻(xiàn)數(shù)據(jù)映射到商業(yè)決策標(biāo)準(zhǔn)，管理人員可以容易地看出項目 是否符合或者超過限定指標(biāo)，從而來識別組合中不一致的部分。Rational Portfolio Manager 是一個 舊M策略管理工具，提供組合儀表盤，它可以以各 種各樣的形式包括投資計劃圖、記分卡、多維聯(lián)機(jī)分析處理中心點(diǎn)以及報表來幫助管理人員收 集并解釋組合信息。例如，使用組合儀表盤，管理人員可以給每個項目的限定值分

15、配綠色、黃 色和紅色中的一種狀態(tài)，然后開發(fā)記分卡或儀表盤和報表。這樣，他們就可以看出項目的績效 是怎么樣的。圖2展示了用Rational Portfolio Manager?儀表盤創(chuàng)造多種視圖和報表的一個例子。管 理人員可以利用這些視圖和報表，基于定量和定性的指標(biāo)進(jìn)行組合健康狀況和價值貢獻(xiàn)的分析。 對于記分卡和投資計劃圖，組合中的每個項目將會被評估和分配為綠色、黃色和紅色中的一種 狀態(tài)。管理人員將會知道分析那些從綠色到黃色或者從綠色到紅色的項目，以確定他們的負(fù)面 影響是否足夠大以至于需要授權(quán)校正措施。CustomSiandcid R聽port寫OLAP Pivot5圖2：由Rational P

16、ortfolio Manager ? 組合儀表盤獲得的可利用的視圖/報表管理組合對不一致的項目采取校正措施是項目組合管理系統(tǒng)的一個關(guān)鍵的組件。如果一個項目或組 合不符合或超出其目標(biāo)，識別根本原因、形成一個校正措施計劃然后監(jiān)控并追蹤以保證措施被 實(shí)施和問題被解決是非常關(guān)鍵的。項目組合管理系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)有一種跟蹤趨勢和預(yù)見問題的機(jī)制以 確保管理人員能夠?qū)嵤┲鲃拥拇胧┮员苊獠灰恢碌捻椖俊ｍ椖拷M合管理系統(tǒng)還應(yīng)該記文檔化和 跟蹤這些措施來保證它們達(dá)到各自的目標(biāo)。如果一個成功的預(yù)防措施是可重復(fù)的，那么項目組 合經(jīng)理應(yīng)當(dāng)將其合并到項目組合管理系統(tǒng)中。針對商業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和目標(biāo)收集并分析數(shù)據(jù)允許管理人員和執(zhí)行官對于項目投資

17、做出基于事實(shí)的決策，從而避免了他們對組合不利的個人主觀判斷。困難的但是必要的校正/預(yù)防措施可能包括:給高優(yōu)先級的項目重新分配資源。分配經(jīng)過認(rèn)證的項目經(jīng)理到那些具有相當(dāng)價值的項目中。取消或者不競標(biāo)被選定的項目或合同。實(shí)施風(fēng)險降低計劃。進(jìn)行項目質(zhì)量評審。協(xié)商進(jìn)度表的變更。為項目經(jīng)理提供指導(dǎo)。評審組合評審組合對于與所有項目的風(fēng)險承擔(dān)者交流項目組合的狀態(tài)是非常必要的。這樣的評審應(yīng) 當(dāng)被當(dāng)作一個迭代的過程，能夠確保管理人員和執(zhí)行官做出正確的決策，保持組合健壯。這些 決策涉及：確保組合持續(xù)的與商業(yè)戰(zhàn)略一致。確保當(dāng)前的組合符合其目標(biāo)。跟蹤校正管理措施的有效性。在組織的能力和約束內(nèi)提供一個平衡的組合（風(fēng)險和價值）。驗(yàn)證商業(yè)決策標(biāo)準(zhǔn)和項目/組合的準(zhǔn)確度。確保資源容量能夠符合項目需求。確保項目組合管理系統(tǒng)是合適和有效的。組合評審的頻率、形式和參加者名單會根據(jù)組織的不同而不同。會議應(yīng)當(dāng)同你的組織結(jié)構(gòu) 以及組合中的數(shù)目、大小和持續(xù)時間相一致。如果你有自動報表的能力，你就可以在會議之間 分發(fā)報表以及在每次的數(shù)據(jù)收集時非常迅速地完成你的目標(biāo)。改進(jìn)組合組合是動態(tài)的。你的項目組合管理系統(tǒng)是否已經(jīng)在穩(wěn)定狀態(tài)或者仍然在進(jìn)化，你需要一個 確定的能夠持續(xù)改進(jìn)的過程，該過程與組合評估和跟蹤及度量組合改進(jìn)的措施管理過程密切相 連。改進(jìn)過程也很重要，它保證組合評估的結(jié)果將“反饋”呈現(xiàn)在商業(yè)過程中