關(guān)于合同、報件審批及蓋章的流程管理規(guī)定2

1、青島XXXX有限公司關(guān)于合同、報件審批及蓋章的流程管理規(guī)定1.目的：為進(jìn)一步規(guī)范我公司經(jīng)濟(jì)合同及對外報件的審批、蓋章流程管理，加強(qiáng)監(jiān)督約束，做好風(fēng)險防范，特制定本流程管理規(guī)定如下：2.適用范圍：青島XXXX有限公司各部門3.流程管理涵蓋種類：3.1公司級經(jīng)濟(jì)合同3.2房屋租賃合同3.3工程施工合同3.4對外報件4.合同、報件的審批、蓋章流程及要求4.1公司級經(jīng)濟(jì)合同4.1.1公司級經(jīng)濟(jì)合同，由公司總經(jīng)理負(fù)責(zé)前期談判和確定。4.1.2正式合同的起草由總經(jīng)理指定人員承辦，合同內(nèi)容須忠實體現(xiàn)前期談判約定，包括業(yè)務(wù)內(nèi)容、雙方要求、完成時間、收、付款時間、違約責(zé)任及其他約定事項等。4.1.3合同草擬完成

2、后，由承辦人員填寫合同（協(xié)議）審批表（見附件1）并簽字，交由總經(jīng)理審閱。4.1.4總經(jīng)理對合同內(nèi)容審核確認(rèn)，并在合同（協(xié)議）審批表簽字后，即可形成正式合同文本（如無特殊要求，合同文本一般一式三份），并報專職律師處審核。4.1.5律師對合同文本內(nèi)容審核確認(rèn)后，在合同（協(xié)議）審批表簽字，并在每頁合同的背面加蓋“法務(wù)部合同審批章”。4.1.6經(jīng)律師審核后的合同文本必須先由對方單位加蓋公章，再返回公司蓋章。4.1.7對方將合同文本蓋章返回后，承辦人員持合同及合同（協(xié)議）審批單按順序報請各級領(lǐng)導(dǎo)簽批、蓋章。4.1.8公司分管領(lǐng)導(dǎo)蓋章后，合同即行生效。合同文本由分管領(lǐng)導(dǎo)處存檔一份，財務(wù)部存檔一份，對方單位

3、一份。4.2房屋租賃合同4.2.1房屋租賃合同，由公司招商部經(jīng)理負(fù)責(zé)前期談判和確定。4.2.2正式合同的起草由招商部指定人員承辦，合同應(yīng)采用指定的制式印刷合同，關(guān)鍵部分內(nèi)容應(yīng)認(rèn)真，仔細(xì)填寫，核實價格、付款時間、違約責(zé)任及其他約定事項。4.2.3合同填寫完成后，由承辦人員填寫合同（協(xié)議）審批表并簽字，交由專職律師處審核。4.2.4律師對合同文本審核確認(rèn)，在合同（協(xié)議）審批表簽字后，交由財務(wù)部審核。4.2.5財務(wù)部對合同相關(guān)數(shù)據(jù)審核確認(rèn)，并在合同（協(xié)議）審批表簽字后，即可形成正式合同文本（一式三份），并填寫合同編號，交簽約客戶先蓋章。4.2.6簽約客戶將合同文本蓋章返回后，承辦人員持合同及合同（協(xié)

4、議）審批單按順序報請各級領(lǐng)導(dǎo)簽批、蓋章。4.2.7按合同約定的時間、金額填寫交款單，經(jīng)財務(wù)確認(rèn)，辦理交款手續(xù)。4.2.8合同于蓋章時在分管領(lǐng)導(dǎo)處存檔一份，財務(wù)部存檔一份（置換金部分財務(wù)登記），客戶一份，招商部保留復(fù)印件或電子版。4.2.9合同簽約完成后，由承辦人員把客戶信息轉(zhuǎn)物業(yè)部建立檔案。4.2.10簽約合同到期后或客戶退租后，所簽合同作為客戶下一期續(xù)約及新客戶入駐的依據(jù)，仍需妥善保管，不得擅自銷毀。4.3工程施工合同4.3.1工程施工合同，由公司物業(yè)部經(jīng)理負(fù)責(zé)前期談判和確定。4.3.2正式合同的起草由物業(yè)部指定人員承辦，合同應(yīng)采用指定的制式印刷合同，關(guān)鍵部分內(nèi)容應(yīng)認(rèn)真，仔細(xì)填寫，核實工程內(nèi)

5、容、質(zhì)量要求、工程造價、付款方式、付款時間、違約責(zé)任及其他約定事項。4.3.3合同填寫完成后，由承辦人員填寫合同（協(xié)議）審批表并簽字，交由專職律師處審核。4.3.5律師對合同文本審核確認(rèn)，在合同（協(xié)議）審批表簽字后，交由財務(wù)部審核。4.3.6財務(wù)部對合同相關(guān)數(shù)據(jù)審核確認(rèn)，并在合同（協(xié)議）審批表簽字后，即可形成正式合同文本（一式兩份），并填寫合同編號，交簽約客戶先蓋章。4.3.7簽約客戶將合同文本蓋章返回后，承辦人員持合同及合同（協(xié)議）審批單按順序報請各級領(lǐng)導(dǎo)簽批、蓋章。4.3.8合同蓋章后，財務(wù)部存檔一份，簽約客戶一份，物業(yè)部保留復(fù)印件或電子版。4.3.9合同簽定后，雙方按合同約定進(jìn)行施工、驗

6、收、付款。完成合同履行。4.3.10合同履行完成后，所簽合同作為今后類似工程施工的參考依據(jù)，仍需妥善保管，不得擅自銷毀。4.4對外報件4.4.1報件材料編輯：公司所有對外報件（包括文字與圖片），統(tǒng)一由公司行政部負(fù)責(zé)編輯。4.4.2報件材料要求：要按照上級指示要點做好報件組織工作，文字撰寫要做到行文流暢，層次清晰，有理有據(jù)，主題鮮明；圖片選擇要做到圖像清晰，主題明確，圖文并茂，具有鮮明的時代感，能體現(xiàn)企業(yè)的良好形象。4.4.3報件審核：報件所需各項材料由總經(jīng)理負(fù)責(zé)審核確認(rèn)，由行政部按公司對外報件標(biāo)準(zhǔn)格式統(tǒng)一打印制作。4.4.4 報件數(shù)量：除按上級要求上報數(shù)量進(jìn)行準(zhǔn)備外，還需加印兩份，一份由總經(jīng)理

7、存檔，一份由行政部存檔，同時保留電子版。4.4.5報件需要蓋章的，由承辦人填寫印章申請表，按順序報各級領(lǐng)導(dǎo)簽批、蓋章。4.4.6報件蓋章后，承辦人要按上級要求的日期按時辦理報送，并做好后期跟進(jìn)，及時獲取信息反饋。4.5合同蓋章流程的例外情況（即我公司先蓋章流程）如出現(xiàn)必須由我公司先蓋章的情況，申請部門在履行報審合同的審批程序的同時，需另行履行合同先蓋章流程：4.5.1填寫合同先蓋章審批表（見附件二），說明先蓋章的原因，報分管副總、總經(jīng)理特批，并注明先蓋章合同的份數(shù)和先蓋章合同的歸檔日期（自合同蓋章之日起不得超過7日）后，方可加蓋公章。4.5.2有下列情況之一的，合同可以經(jīng)分管副總、總經(jīng)理特批后

8、，履行合同先蓋章流程：4.5.2.1合同的對方單位是政府機(jī)關(guān)的；4.5.2.2合同的對方單位是具有強(qiáng)勢合同地位的大型企業(yè)，且對方要求我公司在合同上先蓋章的；4.5.2.3因其他原因，需要我公司先行蓋章的。4.5.3承辦人員將先蓋章合同交付給合同的對方單位時，應(yīng)當(dāng)填寫簽收單（見附件三）并要求對方單位經(jīng)辦人在簽收單上簽字，作為將先蓋章合同已交付給對方單位的證據(jù)。4.5.4承辦人負(fù)責(zé)我公司先蓋章合同的跟蹤與收回工作，合同在蓋章之日起最長7日內(nèi)必須返回公司。5.未收回先蓋章合同的經(jīng)濟(jì)處罰5.1先蓋章合同如7日內(nèi)未返回公司，則以合同蓋章之日起第8日為起算日，每逾期一日按50元的標(biāo)準(zhǔn)對承辦人員給予經(jīng)濟(jì)處罰

9、；5.2承辦人員因工作疏漏，無法收回先蓋章合同，給公司造成經(jīng)濟(jì)損失（包括但不限于訴訟費、律師費、合同對方單位持有先蓋章合同追究我公司的違約責(zé)任等）的，應(yīng)當(dāng)承擔(dān)公司損失的全部賠償責(zé)任。6.對公司離職人員未收回合同的審查制度6.1公司員工離職時，各管理部門應(yīng)根據(jù)現(xiàn)存的合同審批表、合同先蓋章審批表、簽收單，向公司提供該人員承辦的合同的跟蹤和收回情況。6.2離職人員承辦的合同存在尚未收回的情形時，公司應(yīng)當(dāng)在該職工收回所經(jīng)手合同后，或公司對該職工進(jìn)行相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)處罰后，再為其辦理離職手續(xù)。年 月 日附件一：合同（協(xié)議）審批表經(jīng)辦部門： 申請日期： 合同名稱合同編號合同主要內(nèi)容：使用印章名稱 對方單位基本情

10、況單位名稱 聯(lián)系人 聯(lián)系電話 通信地址主辦人員意見：主管經(jīng)理意見：財務(wù)部意見：行政總監(jiān)意見：總經(jīng)理意見：公司律師意見：簽章人意見：蓋章時間： 年 月 日蓋章份數(shù)： 份騎縫： 是 （ ） 否 （ ）存檔情況：原件 （ ） 復(fù)印件 （ ）蓋章人（簽字）：行政部門經(jīng)理（復(fù)核）：附件二：合同先蓋章審批表承辦部門： 年 月 日合同名稱合同金額合同編號合同份數(shù)對方單位名稱承辦人情況說明 年 月 日預(yù)計歸檔日（最長期限為蓋章之日起7日）本人承諾并保證：本合同自我公司蓋章之日起 日內(nèi)交回我公司，如逾期未能交回本合同的，本人愿意承擔(dān)法律責(zé)任（包括但不限于接受我公司的經(jīng)濟(jì)處罰、賠償由此給我公司造成的經(jīng)濟(jì)損失等）。 承辦人簽字： 年 月 日分管副總簽署 年 月 日總經(jīng)理簽署 年 月 日附件三：簽