高效會(huì)議管理培訓(xùn)課件(PPT 36頁)

1、高效會(huì)議管理高效會(huì)議管理人與人之間最需要做的是人與人之間最需要做的是溝通溝通的工作的工作現(xiàn)代職場(chǎng)的溝通方式現(xiàn)代職場(chǎng)的溝通方式會(huì)議：溝通的一種形式會(huì)議：溝通的一種形式關(guān)于會(huì)議的第一個(gè)問題關(guān)于會(huì)議的第一個(gè)問題對(duì)大多數(shù)企業(yè)而言，會(huì)議究竟起到多大的作用？讓數(shù)據(jù)來說話讓數(shù)據(jù)來說話 經(jīng)濟(jì)學(xué)人智庫（Economist Intelligence Unit）一項(xiàng)對(duì)全球187個(gè)企業(yè)的研究，這些企業(yè)的總市值至少達(dá)10億美元。 但這項(xiàng)關(guān)于會(huì)議價(jià)值的研究結(jié)果并未令人欣慰！只有5%的受訪人說，他們公司有嚴(yán)格的程序，使他們把注意力集中在具有高潛在價(jià)值的事情上。讓數(shù)據(jù)來說話讓數(shù)據(jù)來說話 一般而言，會(huì)議議程基本上是為了應(yīng)付當(dāng)前

2、的危機(jī)而臨時(shí)湊合起來。有一家公司甚至在高管人員會(huì)議上根據(jù)誰先提起其最愛談的話題，來決定議程的優(yōu)先次序。 研究發(fā)現(xiàn)，緊急事務(wù)擠走了重要議題。大約有60%的高管人員說，他們常常在未就重要議題達(dá)成共識(shí)之前被別的事情轉(zhuǎn)移了精力。讓數(shù)據(jù)來說話讓數(shù)據(jù)來說話 而有22%的人說，通常是還未提及關(guān)鍵的議題就已經(jīng)沒有時(shí)間了。 只有12%的人認(rèn)為，他們的高管會(huì)議一直能夠針對(duì)重要的戰(zhàn)略問題做出決策； 許多機(jī)構(gòu)表示，他們很難切實(shí)執(zhí)行決策，因?yàn)樗麄儾⒉磺宄?huì)議上達(dá)成了什么共識(shí)。另一組數(shù)據(jù)另一組數(shù)據(jù) 前身為世通（WorldCom）的通訊公司MCI進(jìn)行的一項(xiàng)年度調(diào)查結(jié)果 2003年在美國(guó)每天召開的1100萬個(gè)會(huì)議中，與會(huì)的管

3、理人員認(rèn)為有一半是浪費(fèi)時(shí)間。標(biāo)桿學(xué)習(xí)標(biāo)桿學(xué)習(xí) 哈佛商業(yè)評(píng)論中的一篇文章說，吉百利史威士公司（Cadbury Schweppes）首席執(zhí)行官辦公室會(huì)在開會(huì)前5天將有關(guān)閱讀資料分發(fā)給與會(huì)者，并附上關(guān)于議程事項(xiàng)是作為信息傳達(dá)、討論議題還是有待議決事項(xiàng)。 標(biāo)明需要議決的事項(xiàng)將優(yōu)先處理。標(biāo)桿學(xué)習(xí)標(biāo)桿學(xué)習(xí) 美國(guó)芯片制造商英特爾（Intel）的前總裁和首席執(zhí)行官安迪格羅夫（Andy Grove）就曾經(jīng)給所有新員工上如何開會(huì)的短課。而且，所有會(huì)議室都在墻上貼著3個(gè)問題：“你知道這次會(huì)議的目的嗎？你有會(huì)議的議程嗎？你知道自己在會(huì)議中的角色嗎？” 課程綱要課程綱要一. 會(huì)議管理基礎(chǔ)二. 低效會(huì)議面面觀三. 高效會(huì)

4、議的八大特征四. 會(huì)議主持技巧五. 會(huì)議中的典型問題及其應(yīng)對(duì)六. 情景模擬、實(shí)戰(zhàn)訓(xùn)練七. 現(xiàn)場(chǎng)答疑一一. . 會(huì)議管理基礎(chǔ)會(huì)議管理基礎(chǔ)職場(chǎng)哈哈鏡“無辜的第三者”： 當(dāng)高層和中層在一起開會(huì)的時(shí)候？ 當(dāng)中層和基層在一起開會(huì)的時(shí)候？ 當(dāng)高層和基層在一起開會(huì)的時(shí)候？會(huì)議：集思廣益的渠道會(huì)議：集思廣益的渠道會(huì)議的六大功能會(huì)議的六大功能 發(fā)布與搜集信息 解決問題 開發(fā)創(chuàng)意 激勵(lì)士氣 監(jiān)督工作進(jìn)展 協(xié)調(diào)矛盾會(huì)議的種類會(huì)議的種類A. 部門例會(huì) B. 專題會(huì)議C. 全體員工大會(huì)D. 項(xiàng)目會(huì)議 E. 其他會(huì)議會(huì)議的會(huì)議的“成本核算成本核算” 時(shí)間成本 直接成本 間接成本會(huì)議的時(shí)間成本會(huì)議的時(shí)間成本會(huì)議的直接成本會(huì)

5、議的直接成本會(huì)議的間接成本會(huì)議的間接成本會(huì)議的會(huì)議的“頻率安排頻率安排” 例會(huì)頻率 專題會(huì)議頻率 全體會(huì)議頻率 項(xiàng)目會(huì)議頻率例會(huì)的例會(huì)的“頻率安排頻率安排” 以周為單位居多 最多不能超過一個(gè)月專題會(huì)議的專題會(huì)議的“頻率安排頻率安排” 定期舉行 根據(jù)需要舉行全體會(huì)議的全體會(huì)議的“頻率安排頻率安排” 根據(jù)需要召開 通常超過月度項(xiàng)目會(huì)議的項(xiàng)目會(huì)議的“頻率安排頻率安排” 根據(jù)項(xiàng)目的需要召開低效的會(huì)議：二二. . 低效會(huì)議面面觀低效會(huì)議面面觀二二. . 低效會(huì)議面面觀低效會(huì)議面面觀 你有幾次會(huì)這樣說呢？ “上次的會(huì)議真是太棒了！”二二. . 低效會(huì)議面面觀低效會(huì)議面面觀 會(huì)議前：準(zhǔn)備不足 會(huì)議中：組織不

6、力 會(huì)議后：跟進(jìn)不夠效率不高的具體原因效率不高的具體原因時(shí)間時(shí)間 會(huì)議安排在即將午餐的時(shí)間， 每個(gè)人都饑腸轆轆，無心開會(huì)。效率不高的具體原因效率不高的具體原因地點(diǎn)地點(diǎn) 會(huì)議地點(diǎn)設(shè)在經(jīng)理辦公室， 致使會(huì)議被頻繁打斷，無法正常進(jìn)行。 效率不高的具體原因效率不高的具體原因?qū)ο髮?duì)象 該來的沒來，不該來的 必須出席會(huì)議的人未到，通知來的是一些可有可無的參加者。 效率不高的具體原因效率不高的具體原因主持人主持人 會(huì)議主持人缺乏影響力、說服力，被參會(huì)者牽著鼻子跑，無法達(dá)到會(huì)議意圖。 效率不高的具體原因效率不高的具體原因參會(huì)者參會(huì)者 參會(huì)者發(fā)言混亂，不斷跑題。效率不高的具體原因效率不高的具體原因準(zhǔn)備工作準(zhǔn)備工作 開會(huì)前沒有通知與會(huì)者相關(guān)事宜， 致使會(huì)議拖沓而無成效。 糟糕會(huì)議的可能后