數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)

1、浙江省教育系統(tǒng)數(shù)字化檔案管理系統(tǒng) 建設(shè)與配套服務(wù)項(xiàng)目方案一、項(xiàng)目建設(shè)目標(biāo)與任務(wù)（一）項(xiàng)目建設(shè)目標(biāo) 根據(jù)中華人民共和國檔案法等相關(guān)法規(guī)政策要求， 建立浙江省教育廳數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案和電 子文檔（包括歷史OCR數(shù)據(jù)、OA系統(tǒng)數(shù)據(jù)、資產(chǎn)報(bào)表數(shù)據(jù)、 審計(jì)數(shù)據(jù)，音視頻信息、照片信息、幻燈片等）的數(shù)字化采 集、轉(zhuǎn)換、編目、加密和智能化歸檔；建立檔案系統(tǒng)接口， 實(shí)現(xiàn)與廳機(jī)關(guān)現(xiàn)行業(yè)務(wù)系統(tǒng)和未來建設(shè)的信息系統(tǒng)檔案對 接；與廳機(jī)關(guān)統(tǒng)一身份認(rèn)證系統(tǒng)對接，根據(jù)訪問者的身份信 息的識別實(shí)現(xiàn)對檔案內(nèi)容的分級查詢、驗(yàn)證、輸出等管理。（二）信息資源共享目標(biāo) 通過項(xiàng)目建設(shè)，為浙江省教育系統(tǒng)和社會公眾提供更為快速和

2、便捷的歷史檔案信息檢索服務(wù)。檔案信息檢索范圍包 括政府性文件、制度匯編、通知、通告、會議紀(jì)要、機(jī)關(guān)文 件、?？?、音視頻信息、照片信息、幻燈片等。系統(tǒng)建設(shè)初 期運(yùn)行在教育專網(wǎng)中，兼顧未來通過技術(shù)手段在互聯(lián)網(wǎng)上實(shí) 現(xiàn)等有限內(nèi)容共享的可能性。（三）項(xiàng)目建設(shè)主要任務(wù)1. 建立數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)管理平臺。包括：檔案信息 數(shù)據(jù)庫、統(tǒng)一身份認(rèn)證系統(tǒng)、統(tǒng)一權(quán)限管理平臺、全文搜索 引擎、安全保障平臺以及及時(shí)消息平臺等檔案管理相關(guān)的基 礎(chǔ)系統(tǒng)。2. 建立歷史檔案采集歸檔系統(tǒng)。在五年內(nèi)通過系統(tǒng)化服 務(wù)，將已 OCR 的歷史檔案進(jìn)行智能化歸檔，通過系統(tǒng)自動(dòng) 分析關(guān)聯(lián)，將歷史檔案納入全文搜索引擎管理。3. 建立數(shù)字化檔

3、案數(shù)據(jù)接口中心。實(shí)現(xiàn)協(xié)同辦公系統(tǒng)、 資產(chǎn)管理系統(tǒng)等電子文件、分析報(bào)表的自動(dòng)歸檔檔案管理。4. 建立數(shù)字化檔案信息的共享平臺。在教育系統(tǒng)內(nèi)通過 權(quán)限控制實(shí)現(xiàn)電子檔案的綜合查詢、瀏覽、打印輸出、驗(yàn)證 等功能。二、項(xiàng)目建設(shè)方案（一）總體原則1. 統(tǒng)一規(guī)劃，分布實(shí)施 在數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組領(lǐng)導(dǎo)下，統(tǒng)一規(guī) 劃、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，分期逐步建成數(shù)字化檔案管理平臺，建立涵 蓋紙質(zhì)檔案及電子文檔（包括音視頻多媒體檔案、業(yè)務(wù)系統(tǒng) 檔案）的綜合性檔案管理平臺。在本期以內(nèi)網(wǎng)運(yùn)行為基礎(chǔ)， 建立小批量紙質(zhì)檔案智能歸檔管理、檔案系統(tǒng)接口和分級訪 問管理，將紙質(zhì)文檔和基于電子公文、辦公系統(tǒng)的文檔（不 包括多媒體資料）納入管

4、理作為一期目標(biāo)。2. 規(guī)范設(shè)計(jì)、強(qiáng)化管理加強(qiáng)組織協(xié)調(diào)和業(yè)務(wù)指導(dǎo)，規(guī)范檔案信息化建設(shè)行為， 制定應(yīng)用系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程、基本功能、數(shù)據(jù)格式和編碼信息標(biāo) 準(zhǔn)，堅(jiān)持 “統(tǒng)一規(guī)范、統(tǒng)一代碼、統(tǒng)一接口 ”，在強(qiáng)化行業(yè)管 理的基礎(chǔ)上，堅(jiān)持 “統(tǒng)一軟件 ”，推進(jìn)檔案信息化建設(shè)有序發(fā) 展。3. 資源共享、強(qiáng)化整合 以現(xiàn)有網(wǎng)絡(luò)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)和信息資源為基礎(chǔ)，加強(qiáng)整合， 實(shí)現(xiàn)互聯(lián)互通、資源共享。在系統(tǒng)設(shè)計(jì)時(shí)，充分考慮應(yīng)用現(xiàn) 有的設(shè)備，保護(hù)已有的系統(tǒng)建設(shè)投資。把教育廳已有系統(tǒng)與 數(shù)據(jù)進(jìn)行合理、有效的整合，充分利用和保護(hù)現(xiàn)有的資源。4. 追求先進(jìn)、力求實(shí)用 采用國際上先進(jìn)、成熟、實(shí)用的信息技術(shù)，既保證系統(tǒng) 實(shí)現(xiàn)的功能，又結(jié)合省

5、教育廳機(jī)關(guān)目前檔案管理現(xiàn)狀。充分 利用自身優(yōu)勢，借鑒其他單位先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，認(rèn)真比較和選擇多 種技術(shù)路線，優(yōu)化設(shè)計(jì)任務(wù)，使建成的系統(tǒng)既是技術(shù)先進(jìn)的 系統(tǒng)，也是經(jīng)濟(jì)、合理、符合實(shí)際需求的系統(tǒng)。5. 擴(kuò)大開放、確保安全 由于應(yīng)用需求的不斷發(fā)展和網(wǎng)絡(luò)規(guī)模的擴(kuò)大，網(wǎng)絡(luò)采用 具有良好的開放性和擴(kuò)充性的方案，以保證業(yè)務(wù)系統(tǒng)的增 加、業(yè)務(wù)量的增長、社會公眾需求的延伸和新應(yīng)用的開發(fā)等 應(yīng)用需求的發(fā)展；采用標(biāo)準(zhǔn)的接口和協(xié)議，采用具有良好擴(kuò) 充性的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)拓?fù)?，盡可能采用結(jié)構(gòu)化的設(shè)計(jì)方 法；在功能設(shè)計(jì)上，適當(dāng)引入高新技術(shù)，加強(qiáng)信息安全、信 息集成和信息利用，預(yù)留適當(dāng)?shù)墓δ芸臻g和接口空間，為將 來系統(tǒng)的進(jìn)一步發(fā)展預(yù)

6、留硬軟件資源。在保證網(wǎng)絡(luò)開放性的同時(shí)，堅(jiān)持采用成熟、安全、可靠的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，建立備份、應(yīng)急預(yù)案和災(zāi)難恢復(fù)系統(tǒng)，保障網(wǎng) 絡(luò)和信息系統(tǒng)使用安全。（二）系統(tǒng)建設(shè)遵循和參考的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范浙江省教育系統(tǒng)數(shù)字化檔案信息管理系統(tǒng)建設(shè)和配套 服務(wù)將嚴(yán)格按照中華人民共和國檔案法有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范 執(zhí)行。（三）項(xiàng)目總體設(shè)計(jì)框架和技術(shù)路線浙江省教育系統(tǒng)檔案信息管理平臺建設(shè)主要包括檔案數(shù)據(jù)庫、檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)、檔案分級共享管理系統(tǒng)和安全保障系統(tǒng)。具體如下:蘇檔夷管理系址接口管理電子檔案習(xí)理1智能倍息關(guān)聯(lián)檔寒分級誼制檔覺系統(tǒng)華護(hù)核心業(yè)務(wù)組件服務(wù)器端框架（控制層）畀面呈現(xiàn)UI統(tǒng)一身特認(rèn)證插件、函數(shù)庫服務(wù)器端樞架（服務(wù)層）SOAP

7、XML數(shù)安全保障系統(tǒng)中間件平臺檔案分級共享管理系塩檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)檔窠數(shù)捋庫系統(tǒng)檔案數(shù)據(jù)庫部署在廳機(jī)關(guān)網(wǎng)絡(luò)中心，利用現(xiàn)有的 SQLserver2005數(shù)據(jù)庫軟件，根據(jù)檔案管理的相關(guān)要求，建 立檔案信息資源中心和數(shù)據(jù)接口中心，滿足日常辦公文件歸 檔、業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子檔案自動(dòng)歸檔和快速查詢的需要。檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)部署在教育專網(wǎng)，采用 C/S 與 B/S 相 結(jié)合的方式開發(fā)。 C/S 程序提供給檔案室管理人員，主要作 為前期小批量紙質(zhì)檔案信息分析、加密和自動(dòng)入庫，解決歷 史檔案信息和日常紙質(zhì)檔案的管理問題。 B/S 模式提供給所 有具有訪問權(quán)限的人員，通過廳機(jī)關(guān)統(tǒng)一身份認(rèn)證平臺，訪 問者借助瀏覽器實(shí)現(xiàn)對

8、歷史檔案信息的查詢和展現(xiàn)。檔案分級共享管理系統(tǒng)屬于內(nèi)部權(quán)限控制，對訪問者的 身份進(jìn)行識別，合理分配訪問的范圍、打印范圍、下載控制 等。安全保障系統(tǒng)是指為了確保檔案信息管理系統(tǒng)能夠正 確使用、安全使用及合理使用而設(shè)定的操作規(guī)范，任何人在 操作過程中，系統(tǒng)均會對操作詳細(xì)步驟進(jìn)行記錄，包括復(fù)制 的內(nèi)容、下載的內(nèi)容、打印的內(nèi)容等信息，避免違規(guī)使用和 惡意攻擊的發(fā)生。為確保廳機(jī)關(guān)信息系統(tǒng)建設(shè)和運(yùn)行維護(hù)的連續(xù)性，本系 統(tǒng)開發(fā)要求采用主流的開發(fā)技術(shù)，建議采用.net和SQL數(shù)據(jù)庫，面向服務(wù)的開發(fā)路線和模式。（四）應(yīng)用系統(tǒng)設(shè)計(jì) 浙江省教育系統(tǒng)數(shù)字化檔案信息管理系統(tǒng)嚴(yán)格按照檔 案法，結(jié)合教育廳機(jī)關(guān)檔案管理的實(shí)際

9、進(jìn)行設(shè)計(jì)，主要包 括以下內(nèi)容：1. 歷史檔案自動(dòng)歸檔。檔案室管理員利用客戶端程序， 調(diào)用掃描儀對紙質(zhì)檔案進(jìn)行批量掃描，掃描的同時(shí)進(jìn)行文字 識別，識別完成系統(tǒng)自動(dòng)將圖片文件、 PDF 文件和可編輯文 件自動(dòng)上傳至服務(wù)器進(jìn)行加密和關(guān)聯(lián)，實(shí)現(xiàn)對紙質(zhì)檔案的管 理。2. 靈活的檔案存儲。工作人員可以自定義檔案文件的存 儲方式， 如按照發(fā)文單位、 發(fā)文時(shí)間、 文件類型 （如任命類、 通知類、通告類）進(jìn)行管理，系統(tǒng)將按照類別不同，規(guī)劃檔 案管理的存儲方式，并以圖標(biāo)的形式在首頁直觀地顯示出 來。3. 身份識別。檔案管理系統(tǒng)通過教育廳已經(jīng)建立的統(tǒng)一 身份認(rèn)證平臺進(jìn)行驗(yàn)證。該平臺采用 USBkey 方式，面向廳

10、機(jī)關(guān)、大中學(xué)校、教育局等單位，建立認(rèn)證中心，已經(jīng)將廳 OA 系統(tǒng)、電子印章系統(tǒng)納入管理。4. 模糊搜索。工作人員不需要知道完整的檔案信息，只 需要檔案中部分模糊信息，系統(tǒng)就能自動(dòng)關(guān)聯(lián)到檔案的內(nèi) 容，并且具有智能排序功能，將可能命中的文件放在前面供5. 支持二次檢索。在已經(jīng)檢索到的信息中，工作人員還 能夠輸入更多的條件進(jìn)行精確的查詢，如選擇 “任命類 ”可以 將范圍縮小，以提高定位的速度和精度。6. 自動(dòng)分析和關(guān)聯(lián)。智能化檔案管理系統(tǒng)通過分析結(jié)構(gòu) 化文檔（如 doc 文件、 txt 文件、可編輯的文件甚至是 OA 系 統(tǒng)中的過程文檔） ，自動(dòng)建立高準(zhǔn)確率的索引文件， 做到對 內(nèi)容和屬性的任意高速

11、搜索。7. 精確搜索。 通過關(guān)鍵詞和全文搜索引擎相結(jié)合的方式，建立多重檢索條件，可對滿足選定條件的資源準(zhǔn)確定位8. 強(qiáng)大的分析統(tǒng)計(jì)功能?？梢园凑崭鞣N組合條件統(tǒng)計(jì)數(shù) 據(jù)庫中的檔案管理情況，對檔案管理的附屬屬性完整性分 析，可以對以后的完善檔案管理工作提供數(shù)據(jù)支持。9. 編目功能。允許用戶將本年度的檔案匯總，按照要求 生成目錄。10. 檔案加密。采用國內(nèi)自主知識產(chǎn)權(quán)的二維條形碼技 術(shù)，在文件成文入檔階段， 根據(jù)檔案的基本屬性 （成文日期、 密級、關(guān)鍵字、標(biāo)題，總字?jǐn)?shù)、印刷份數(shù)、發(fā)文單位、收文 單位、 檔案性質(zhì)等） 生成二維條形碼水印， 保存于數(shù)據(jù)庫中。 該檔案被查詢到需要打印時(shí)，系統(tǒng)將水印和檔案同

12、時(shí)打印， 保障檔案的唯一性、合法性和真實(shí)性。11. 分級管理。檔案系統(tǒng)具有分級管理的功能， 根據(jù)訪問 者身份不同，對檔案管理系統(tǒng)的訪問權(quán)限不同。分級管理包 括四種：（ 1）目錄訪問， 即訪問者在搜索引擎中輸入條件后， 系統(tǒng)給出目標(biāo)檔案卷宗的目錄，該檔案在目錄中的詳細(xì)位 置，如需要正文的內(nèi)容，系統(tǒng)會提示獲取的途徑；（ 2）摘要訪問，即訪問者在搜索引擎中輸入條件后，系統(tǒng)給出目標(biāo)檔 案中相關(guān)信息的摘要，該檔案在目錄中的詳細(xì)位置，如需要 正文的內(nèi)容，系統(tǒng)會提示獲取的途徑； （ 3）在線訪問，即訪 問者在搜索引擎中輸入條件后，系統(tǒng)給出目標(biāo)檔案中相關(guān)信 息的正文，該正文通過二維條形碼疊加，但只能在線瀏覽而

13、 無法下載或打印， 如需要， 需進(jìn)行授權(quán)申請； （ 4）完全訪問， 即訪問者可以獲得完整的檔案內(nèi)容、下載、打印等。12. 自動(dòng)數(shù)據(jù)接口。系統(tǒng)具有三大數(shù)據(jù)接口： （1）與 ocr 系統(tǒng)接口?？梢詫v年來教育廳已經(jīng)處理過的電子檔案數(shù)據(jù) 進(jìn)行分析、整理、關(guān)聯(lián)、加密、編目、歸檔，實(shí)現(xiàn)與紙質(zhì)檔 案的全面管理； （2）協(xié)同辦公系統(tǒng)接口。通過協(xié)同辦公系統(tǒng) 建立的檔案， 自動(dòng)傳輸?shù)綑n案系統(tǒng)中， 進(jìn)行處理后自動(dòng)歸檔， 同時(shí)檔案系統(tǒng)還能夠自動(dòng)識別協(xié)同辦公系統(tǒng)的操作人員身 份，在協(xié)同辦公系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)完整的檔案查詢功能； （ 3）與資 產(chǎn)管理系統(tǒng)接口。將資產(chǎn)管理系統(tǒng)中的資產(chǎn)年度帳、采購確 認(rèn)書、發(fā)票、驗(yàn)收材料以及資產(chǎn)卡

14、片建立關(guān)聯(lián)關(guān)系，形成資 產(chǎn)檔案，具有查詢權(quán)限的人員均可以查詢到自己保管的資 產(chǎn)，甚至是相關(guān)的資料等。（五）數(shù)據(jù)資源建設(shè)、共享與交換體系設(shè)計(jì) 在省教育廳機(jī)關(guān)工作活動(dòng)過程中形成的各種門類和載 體的歷史記錄均屬歸檔范圍。主要包括：1. 本單位在其工作活動(dòng)過程中直接形成的具有保存價(jià)值 的各種門類和載體的文件材料；2. 與本單位業(yè)務(wù)工作有關(guān)的文件材料；3. 與紙質(zhì)或其他載體形式相對應(yīng)的電子文件及其歸檔電 子文件的元數(shù)據(jù)、背景信息等；在廳機(jī)關(guān)網(wǎng)絡(luò)中心建立數(shù)據(jù)分級共享平臺，通過系統(tǒng)接 口級共享、文件型共享兩種方式實(shí)現(xiàn)信息交換。為確保信息 系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)的延續(xù)性， 除文件型交互采用 PDF 出版物格式 外，系統(tǒng)

15、接口均采用基于 XML 的數(shù)據(jù)交互格式。（六）主機(jī)、系統(tǒng)軟件及網(wǎng)絡(luò)平臺設(shè)計(jì) 本期建設(shè)中系統(tǒng)建立在教育專網(wǎng)內(nèi)，所需要的服務(wù)器設(shè) 備、存儲設(shè)備、系統(tǒng)軟件、數(shù)據(jù)庫軟件均利用現(xiàn)有設(shè)備進(jìn)行 部署。（七）安全保密設(shè)計(jì)系統(tǒng)安全目標(biāo)是根據(jù)系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)和應(yīng)用模式，針對可 能存在的安全漏洞和安全需求，在不同層次上提出安全級別 要求，并提出相應(yīng)的解決方案，制定相應(yīng)的安全策略、編制 安全規(guī)劃，采用合理、先進(jìn)的技術(shù)實(shí)施安全工程，加強(qiáng)安全 管理，保證檔案信息系統(tǒng)的安全。1. 系統(tǒng)安全保密建設(shè)原則（1）同步建設(shè)原則；（2）長遠(yuǎn)安全預(yù)期原則；（3）最小特權(quán)原則。2. 系統(tǒng)安全策略（1）正確處理保密、安全與開放之間的關(guān)系；（2

16、）安全技術(shù)與安全管理結(jié)合；（ 3）分析系統(tǒng)安全的風(fēng)險(xiǎn)，構(gòu)造系統(tǒng)安全模型，從保 護(hù)、檢測、響應(yīng)、恢復(fù)四個(gè)方面建立一套全方位的立體信息 安全保障體系；（4）遵循系統(tǒng)安全性與可用性相容原則，并具有實(shí)用 性和可擴(kuò)展性。3. 系統(tǒng)平臺安全即支撐信息系統(tǒng)運(yùn)行的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、操作系統(tǒng)、防火墻、 系統(tǒng)的安全備份等安全保護(hù)手段。4. 應(yīng)用平臺安全 信息系統(tǒng)的安全性由多種因素決定，除了上述的主機(jī)系 統(tǒng)、操作系統(tǒng)、 數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)、 網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)等的安全性考慮之外， 應(yīng)用系統(tǒng)的安全性也非常重要，在應(yīng)用系統(tǒng)設(shè)計(jì)中主要考慮 安全認(rèn)證技術(shù)、 數(shù)據(jù)加密處理、 權(quán)限控制、 日志和安全審計(jì)、 數(shù)據(jù)備份等。專業(yè)的安全保障系統(tǒng)對操作人員的所有操作過程進(jìn)行 全程監(jiān)控，管理（或屏蔽）并記錄所有檔案信息系統(tǒng)操作行 為。5. 信息安全保密 在檔案數(shù)據(jù)庫中設(shè)定數(shù)據(jù)安全訪問控制，并對關(guān)鍵敏感 信息進(jìn)行字段級的加密處理，尤其是進(jìn)行數(shù)據(jù)共享時(shí)，其關(guān) 鍵數(shù)據(jù)將被加密之后再送入數(shù)據(jù)庫中，保證數(shù)據(jù)庫層面沒有 關(guān)鍵敏感信息的明碼保存，保證數(shù)據(jù)庫存儲層的安全性。浙江省教育廳已建立了統(tǒng)一身份認(rèn)證平臺，系統(tǒng)的用戶 身份認(rèn)證采用以 USBKEY 驗(yàn)證技術(shù)為基礎(chǔ)的用戶身份驗(yàn)證 體系。在此體系之上，在該認(rèn)證體系中，每個(gè)系統(tǒng)用戶擁有 1 個(gè)唯一的 USB 認(rèn)證設(shè)備（ IKEY ）。每個(gè)用戶和每個(gè) IKEY 只存在一對一的關(guān)系，即不