商務(wù)郵件范例以及格式注意事項(xiàng)

1、、事務(wù)郵件:X經(jīng)理/總：您好！非常榮幸能夠代表我公司與您聯(lián)系。我是XXXX公司的XXX （職位）的XXX （姓名），今天將您所感興趣的我司產(chǎn) 品報(bào)價(jià)及相關(guān)介紹發(fā)送給您，請(qǐng)您查閱！請(qǐng)您聯(lián)系我，電XXXX。如果郵件中有任何不清楚的地方或者您需要我們提供任何幫助，話：* ，或聯(lián)系XXX （該客戶的具體主管以上負(fù)責(zé)人）手機(jī)號(hào)：恭祝商祺！XXX二、問候郵件:例一：X經(jīng)理/總：您好！在這個(gè)陽關(guān)燦爛的日子里，祝您身體健康，心情愉快！（在這個(gè)特別的日子里，為您送上最真摯的祝福，祝您：生日快樂！工作順利!XXX公司XX敬上例二:X經(jīng)理/總：您好！生活是一種態(tài)度，拼搏奮斗之間自由來去，才是生活的真諦！生活是一種心

2、境，慢慢體會(huì)了才會(huì)有溫馨浪漫的甜蜜今晨陽光燦爛，空氣清爽怡人，我愿將這人間最美的時(shí)刻送給您。祝您生活愉快，事業(yè)蒸蒸日上！XXX公司XX敬上例三：X經(jīng)理/總：您好！一份真誠，能勝萬兩黃金；一縷溫暖，能抵萬里寒霜；一句真心的問候，送來我 最美好祝愿：忙碌的日子不要忘記照顧自己的身體，祝您身體健康，工作順利！XXX公司XX敬上例四:X經(jīng)理/總：新年好！值此2012新年來臨之際，XXXX （公司）向貴公司表示最衷心的感謝和最誠摯的祝福, 感謝您長期以來對(duì)我們的支持和信任！在過去的一年中，我們的團(tuán)隊(duì)在您的支持、鼓勵(lì)、批評(píng)下得到了一定的成長。未來的中國是服務(wù)的王國， 得服務(wù)真諦者得天下！ 你我攜手共同為車

3、主創(chuàng)造出體驗(yàn)更加溫馨、 融洽、激情的消費(fèi)天空。 您的標(biāo)準(zhǔn)就是我們努力的方向。 在私下直言批評(píng)的是我們的真朋友！ 請(qǐng)?zhí)岣吣鷮?duì)我們的標(biāo)準(zhǔn)！讓我們共同攜手創(chuàng)造明天、后天 !我們的團(tuán)隊(duì)還很幼稚，需要指點(diǎn)、批評(píng)、鼓勵(lì)等各種成長的“營養(yǎng)素” ，這是您賜予我們最有價(jià)值的禮物。愿我們成為您生命中的禮物， 雖然不期而至闖入您的世界， 但從此為您打開全新的一扇 窗那一片天空下， 生命真摯而溫暖， 彼此尊重、 呵護(hù)， 彼此溫暖。 這是我們共同的愿景， 這是我們共同的理想！新春來臨，萬象更新， XXXX 全體員工衷心祝愿貴公司大展宏圖、事業(yè)興旺！順祝春 節(jié)愉快，身體健康，闔家歡樂！XXXX 公司三、感謝信：X 經(jīng)理

4、/ 總：您好！感謝您長期以往對(duì)我司的支持與信任，一、關(guān)于主題1. 一定不要空白標(biāo)題。2. 最好寫上來自 * 公司的郵件，以便對(duì)方一目了然，又便于留存。3. 標(biāo)題要能真實(shí)反映文章的內(nèi)容和重要性，切忌使用含義不清的標(biāo)題。4. 一封信盡可能只針對(duì)一個(gè)主題，不在一封信內(nèi)談及多宗事情，以便于日后整理。5. 可適當(dāng)用使用大寫字母字符（如“ * ！”等）來突出標(biāo)題，引起收件人注意，但應(yīng)適度， 特別是不要隨便就用“緊急”之類的字眼。6. 回復(fù)對(duì)方郵件時(shí)，應(yīng)當(dāng)根據(jù)回復(fù)內(nèi)容需要更改標(biāo)題，不要 RE 一大串。7. 最重要的一點(diǎn)，主題千萬不可出現(xiàn)錯(cuò)別字和不通順之處，切莫只顧檢查正文卻在發(fā)出前 忘記檢查主題。二、關(guān)于稱

5、呼與問候1. 恰當(dāng)?shù)胤Q呼收件者，拿捏尺度。郵件的開頭要稱呼收件人。稱呼是第一行頂格寫。2. Email 開頭結(jié)尾最好要有問候語“你好”或者“您好” ，開頭問候語是稱呼換行空兩個(gè)寫。結(jié)尾常見寫個(gè)“祝您順利”之類的。若是尊長應(yīng)使用“此致敬禮” 。 注意， 在非常正 式的場合應(yīng)完全使用信件標(biāo)準(zhǔn)格式， “?！焙汀按酥隆睘榫o接上一行結(jié)尾或者換行開頭 空兩格，而“順利”和“敬禮”為再換行頂格寫。三、正文1. Email 正文要簡明扼要，行文通順。若對(duì)方不認(rèn)識(shí)你，第一件應(yīng)當(dāng)說明的就是自己的身份，姓名或你代表的企業(yè)名稱是必須 通報(bào)的以示對(duì)對(duì)方的尊重。2. 注意 Email 的論述語氣尊重對(duì)方，請(qǐng)、謝謝之類的語

6、氣要經(jīng)常出現(xiàn)。3. Email 正文多用 1234 之類的列表，以清晰明確。如果事情復(fù)雜，最好 1、2、3、4 的列幾個(gè)段落進(jìn)行清晰明確的說明。保持你的每個(gè)段落簡短干練。4. 一次郵件交待完整信息5. 盡可能避免拼寫錯(cuò)誤和錯(cuò)別字，注意使用拼寫檢查四、附件1. 如果郵件帶有附件，應(yīng)在正文里面提示收件人查看附件。2. 附件文件應(yīng)按有意義的名字命名，最好能夠概括附件的內(nèi)容，方便收件人下載后管理。3. 正文中應(yīng)對(duì)附件內(nèi)容做簡要說明，特別是帶有多個(gè)附件時(shí)。4. 附件數(shù)目不宜超過 4 個(gè)，數(shù)目較多時(shí)應(yīng)打包壓縮成一個(gè)文件。5. 如果附件是特殊格式文件，因在正文中說明打開方式，以免影響使用。6. 如果附件過大

7、（不宜超過 2MB ），應(yīng)分割成幾個(gè)小文件分別發(fā)送。五、語言的選擇和漢字編碼中文用宋體或者新宋體， 英文就用 Verdana 或者 Arial 字型，字號(hào)用五號(hào)或 10 號(hào)字即可。六、結(jié)尾簽名1. 簽名信息不宜過多。電子郵件消息末尾加上簽名是必要的。簽名檔可包括姓名、職務(wù)、公司、電話、傳真、地址等信息，但不宜行數(shù)過多， 一般不超過 4 行。2. 不要只用一個(gè)簽名檔對(duì)內(nèi)、對(duì)私、對(duì)熟悉的客戶等群體的郵件往來，簽名檔應(yīng)該進(jìn)行簡化。過于正式的簽名檔會(huì)讓對(duì)方顯得疏遠(yuǎn)。你可以在 OUTLOOK 中設(shè)置多個(gè)簽名檔，靈活調(diào)用。3. 簽名檔文字應(yīng)選擇與正文文字匹配，字號(hào)一般應(yīng)選擇比正文字體小一些。七、回復(fù)技巧1. 及時(shí)回復(fù) Email收到他人的重要電子郵件后，理想的回復(fù)時(shí)間是 2 小時(shí)內(nèi)。對(duì)于一些優(yōu)先級(jí)低的郵件可集中在一特定時(shí)間處理，但一般不要超過 24 小時(shí)。如果事情復(fù)雜，你無法及時(shí)確切回復(fù)，那至少應(yīng)該及時(shí)的回復(fù)收到，說明正在處理。如果你正在出差或休假，應(yīng)該設(shè)定自動(dòng)回復(fù)功能，提示發(fā)件人，以免影響工作。2. 進(jìn)行針對(duì)性回復(fù)當(dāng)答復(fù)問