內(nèi)部審核實(shí)務(wù)與技巧培訓(xùn)課件(共50頁).ppt

1、質(zhì)量管理體系內(nèi)審員培訓(xùn)課程第二部分 內(nèi)部審核實(shí)務(wù)與技巧審核基本概念審核分類審核程序案例分享一、審核基本概念2021-12-154需要了解的一些術(shù)語3.9 有關(guān)審核的術(shù)語有關(guān)審核的術(shù)語 審核審核 audit為獲得審核證據(jù)審核證據(jù)（）并對(duì)其進(jìn)行客觀的評(píng)價(jià)，以確定滿足審核準(zhǔn)則審核準(zhǔn)則（）的程度所進(jìn)行的系統(tǒng)的、獨(dú)立的并形成文件的過程過程（）注1：內(nèi)部審核，有時(shí)稱第一方審核，由組織組織（）自己或以組織的名義進(jìn)行，用于管理評(píng)審和其他內(nèi)部目的，可作為組織自我合格合格（）聲明的基礎(chǔ)。在許多情況下，尤其在小型組織內(nèi)，可以由與正在被審核的活動(dòng)無責(zé)任關(guān)系的人員進(jìn)行，以證實(shí)獨(dú)立性。注2：外部審核包括通常所說的“第二方

2、審核”和“第三方審核”。第二方審核由組織的相關(guān)方,如顧客顧客（）或由其他人員以相關(guān)方的名義進(jìn)行。第三方審核由外部獨(dú)立的審核組織進(jìn)行，如提供符合GB/T 19001或GB/T 24001要求的認(rèn)證（注冊(cè)）機(jī)構(gòu)。注 3：當(dāng)兩個(gè)或兩個(gè)以上的管理體系管理體系（）被一起審核時(shí)，稱為“多體系審核”。注4：當(dāng)兩個(gè)或兩個(gè)以上審核組織組織（）合作，共同審核同一個(gè)受審核方受審核方（）時(shí)，這種情況稱為“聯(lián)合審核”。2021-12-155需要了解的一些術(shù)語3.9.2 審核方案審核方案 audit programme 針對(duì)特定時(shí)間段所策劃，并具有特定目的的一組（一次或多次）審核審核（） 注：審核方案包括策劃、組織和實(shí)施

3、審核審核（）的所有必要的活動(dòng)。3.9.3 審核準(zhǔn)則審核準(zhǔn)則 audit criteria 一組方針、程序程序（）或要求要求（）注：審核準(zhǔn)則被作為審核證據(jù)審核證據(jù)（）與其進(jìn)行比較的依據(jù)。2021-12-156需要了解的一些術(shù)語3.9.4 審核證據(jù)審核證據(jù) audit evidence 與審核準(zhǔn)則審核準(zhǔn)則（）有關(guān)的并且能夠證實(shí)的記錄記錄（）、事實(shí)陳述或其他信息信息（） 注：審核證據(jù)可以是定性的或定量的。 審核發(fā)現(xiàn)審核發(fā)現(xiàn) audit finding 將收集到的審核證據(jù)審核證據(jù)（）對(duì)照審核準(zhǔn)則審核準(zhǔn)則（）進(jìn)行評(píng)價(jià)的結(jié)果注：審核發(fā)現(xiàn)能表明符合符合（）或不符合不符合（）審核準(zhǔn)則，或指出改進(jìn)的機(jī)會(huì)。3.9

4、.6 審核結(jié)論審核結(jié)論 audit conclusion審核組審核組（）考慮了審核目標(biāo)和所有審核發(fā)現(xiàn)審核發(fā)現(xiàn)（）后得出的最終審核審核（）結(jié)果2021-12-157需要了解的一些術(shù)語3.9.7 審核委托方審核委托方 audit client 要求審核審核（）的組織組織（）或人員 注：審核委托方可以是受審核方受審核方（）或是依據(jù)法律或合同有權(quán)要求審核的任何其他組織組織（）。 受審核方受審核方 auditee 被審核的組織組織（）3.9.9 審核員審核員 auditor 經(jīng)證實(shí)具有實(shí)施審核審核（）的個(gè)人素質(zhì)和能力能力（和）的人員 注：GB/T 19011中描述了與審核員相關(guān)的個(gè)人素質(zhì)。2021-12

5、-158需要了解的一些術(shù)語3.9.10 審核組審核組 audit team 實(shí)施審核審核（）的一名或多名審核員審核員（），需要時(shí)，由技技術(shù)專家術(shù)專家（）提供支持注1：審核組中的一名審核員被指定作為審核組長(zhǎng)。注2：審核組可包括實(shí)習(xí)審核員。3.9.12 審核計(jì)劃審核計(jì)劃 audit plan對(duì)某次審核審核（）活動(dòng)和安排的描述3.9.13 審核范圍審核范圍 audit scope審核審核（）的內(nèi)容和界限注：審核范圍通常包括對(duì)受審核組織的實(shí)際位置、部門、活動(dòng)和過程過程（）,以及審核所覆蓋的時(shí)期的描述。二、審核分類2021-12-1510審核的種類審核體系審核按審核的內(nèi)容分類過程審核產(chǎn)品審核2021-1

6、2-1511審核的種類獨(dú)立地對(duì)一個(gè)組織的管理體系所進(jìn)行的審核。管理體系審核應(yīng)覆蓋該組織所有部門和過程，應(yīng)圍繞管理全過程進(jìn)行，通過對(duì)管理體系中的各個(gè)場(chǎng)所、各個(gè)部門、各個(gè)過程的審核和綜合評(píng)價(jià)，得出管理體系符合性、有效性、適宜性的評(píng)價(jià)結(jié)論。管理體系審核2021-12-1512審核的種類獨(dú)立地對(duì)過程（工序）進(jìn)行質(zhì)量審核，可以對(duì)質(zhì)量控制計(jì)劃的可行性、可信性和可靠性進(jìn)行評(píng)價(jià)，過程（工序）質(zhì)量審核可以從輸入、資源、活動(dòng)、輸出著眼，涉及到人員、設(shè)備、材料、方法、環(huán)境、時(shí)間、信息及成本八個(gè)要素。過程審核2021-12-1513審核的種類產(chǎn)品質(zhì)量審核是對(duì)最終產(chǎn)品的質(zhì)量進(jìn)行單獨(dú)評(píng)價(jià)的活動(dòng)，用以確定產(chǎn)品質(zhì)量的符合性和

7、適用性。產(chǎn)品質(zhì)量審核通常由質(zhì)量保證部門的審核人員獨(dú)立進(jìn)行。產(chǎn)品審核2021-12-1514審核的種類審核第一方審核按審核方分類第二方審核第三方審核內(nèi)部審核顧客審核認(rèn)證審核2021-12-1515第一方審核（內(nèi)審）第一方審核這是組織對(duì)其自身的產(chǎn)品、過程或管理體系進(jìn)行審核。審核員通常是本組織的，也可聘請(qǐng)外部人員。通過審核，綜合評(píng)價(jià)質(zhì)量活動(dòng)及其結(jié)果，對(duì)審核中發(fā)現(xiàn)的不合格項(xiàng)采取糾正和改進(jìn)措施。進(jìn)行內(nèi)部審核的主要理由是：a. 管理體系的要求，如判斷是否符合ISO系列標(biāo)準(zhǔn)的要求；b. 內(nèi)部管理的重要工具，如可促進(jìn)新系統(tǒng)的完善與保持；c. 在外部審核前糾正不合格項(xiàng)；d. 推動(dòng)內(nèi)部管理的改進(jìn)。2021-12-

8、1516第二方審核（顧客審核）這是顧客對(duì)供方開展的審核。在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)中，供方總是不斷尋求新的市場(chǎng)和顧客，顧客在眾多可選擇的供方中，要挑選合格的供方，往往就要對(duì)新的潛在供方進(jìn)行審核，以此作為最終采購決定的依據(jù)。這種審核由顧客派出審核人員或委托外部代理機(jī)構(gòu)對(duì)供方的質(zhì)量管理體系進(jìn)行審核評(píng)定。對(duì)供方來說這是第二方審核。第二方審核2021-12-1517第三方審核（認(rèn)證審核）第三方是指獨(dú)立于第一方（組織）和第二方（顧客）之外的一方，它與第一方和第二方既無行政上的隸屬關(guān)系，也無經(jīng)濟(jì)上的利害關(guān)系。由第三方具有一定資格并經(jīng)一定程序認(rèn)可的審核機(jī)構(gòu)派出審核人員對(duì)組織的質(zhì)量管理體系進(jìn)行審核。第三方審核2021-12-

9、1518內(nèi)部審核的目的a) 檢查體系的符合性管理活動(dòng)和結(jié)果是否符合管理手冊(cè)文件和管理方案的規(guī)定。b) 檢查體系的有效性貫徹文件規(guī)定是否有效，是否適合于達(dá)到管理目標(biāo)。c) 為第2、第3方審核作準(zhǔn)備，作為組織自我合格聲明的基礎(chǔ)。d)內(nèi)審是管理體系自我完善的有力工具。發(fā)現(xiàn)不足，采取糾正措施，防止不合格再發(fā)生。2021-12-1519與審核員有關(guān)的審核原則v道德行為：職業(yè)的基礎(chǔ)對(duì)審核員而言，誠信、正直、保密、謹(jǐn)慎是最基本的道德行為2021-12-1520與審核員有關(guān)的審核原則審核發(fā)現(xiàn)、審核結(jié)論和審核報(bào)告應(yīng)真實(shí)和準(zhǔn)確地反映審核活動(dòng)。應(yīng)報(bào)告在審核過程中遇到的重大障礙、應(yīng)報(bào)告在審核組和受審核方之間沒有解決的

10、分歧意見v公正表達(dá)：真實(shí)、準(zhǔn)確地報(bào)告的義務(wù)2021-12-1521與審核員有關(guān)的審核原則v職業(yè)素養(yǎng)：在審核中勤奮并具有判斷力2021-12-1522審核原則與審核有關(guān)的審核原則 1） 獨(dú)立性：審核的公正性和審核結(jié)論的客觀性的基礎(chǔ) 審核員獨(dú)立于受審核的活動(dòng)，并且不帶偏見，沒有利益上的沖突。審核員在審核過程中保持客觀的心態(tài)，以保證審核發(fā)現(xiàn)和結(jié)論僅建立在審核證據(jù)的基礎(chǔ)上。 2）基于證據(jù)的方法：在一個(gè)系統(tǒng)的審核過程中，得出可信的和可重現(xiàn)的審核結(jié)論的合理方法。 審核員不能審核自己的工作范圍和職責(zé)2021-12-1523內(nèi)審的依據(jù)1：質(zhì)量體系文件：質(zhì)量手冊(cè)、程序文件2：質(zhì)量體系標(biāo)準(zhǔn)：ISO9000標(biāo)準(zhǔn)3：

11、合同4：法律法規(guī)2021-12-1524內(nèi)審的特點(diǎn)1：系統(tǒng)性：全面審核各種互相關(guān)聯(lián)的過程 和領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)檢查不同2：獨(dú)立性：審核員保持獨(dú)立的客觀性3：形成文件：審核計(jì)劃、檢查表、審核報(bào)告 整改記錄2021-12-1525三、內(nèi)審程序2021-12-15261、 制訂內(nèi)審年度計(jì)劃。一般在外審前進(jìn)行。一年內(nèi)要把全部過程、全部部門和班次覆蓋一次?？梢砸榔髽I(yè)的實(shí)際狀態(tài)和活動(dòng)的重要性，分多次進(jìn)行。2、成立審核小組，明確審核組組長(zhǎng)；3、確定審核范圍：過程、部門、產(chǎn)品；4、制訂本次審核的實(shí)施計(jì)劃（時(shí)間、審核部門、內(nèi)容、審核員）。內(nèi)部審核實(shí)施計(jì)劃.doc內(nèi)審程序2021-12-15275、編制檢查表目的：使內(nèi)審的

12、內(nèi)容明確規(guī)范，便于控制進(jìn)度，便于審核記錄存檔，減少遺漏或重復(fù)，防止審核隨意性；內(nèi)審檢查表內(nèi)審檢查表.doc注意：注意：不提倡重復(fù)使用某張標(biāo)準(zhǔn)檢查表。每次審核的重點(diǎn)應(yīng)有所不同；內(nèi)審程序（續(xù)1）2021-12-15286、 首次會(huì)議：通報(bào)審核目的，范圍，時(shí)間安排。由于內(nèi)審員與被審部門的聯(lián)絡(luò)比較簡(jiǎn)易。因此跟外部審核不同，企業(yè)可按實(shí)際情況安排。7、現(xiàn)場(chǎng)審核：審核要有受審部門的代表陪同。審核方法：通過問、聽、看，把獲得的證據(jù)記錄下來，對(duì)不符合的描述一定要記得具體，有可追溯性。不合格記錄不寫姓名，只說明不符合哪一條款。對(duì)不合格項(xiàng)要核實(shí)，由受審部門陪同人員認(rèn)可。內(nèi)審程序（續(xù)2）2021-12-1529注意：

13、a、調(diào)查內(nèi)容是由審核員而不是被審核部門來決定。b、必須注意，審核活動(dòng)中進(jìn)行的是抽樣調(diào)查。切勿企圖對(duì)所有記錄全部檢查。審核時(shí)，可以隨機(jī)抽取一個(gè)樣本（記錄），然后以這個(gè)樣本為中心，跟蹤檢查相關(guān)的文件及記錄。 2021-12-1530以一份采購單為例， 可跟查的上游資料包括： 申購單 合格供方名單 合格供方評(píng)審方法（文件） 相關(guān)合格供方評(píng)審記錄 供方的監(jiān)控記錄（包括質(zhì)量和交期）2021-12-1531可跟查的下游資料包括：采購單上資料是否完整是否由受權(quán)人員審批審批權(quán)限的要求（文件）入庫記錄進(jìn)料驗(yàn)證記錄2021-12-1532抽樣原則：隨機(jī)抽樣a) 保證一定數(shù)量，一般抽3個(gè)左右，當(dāng)發(fā)現(xiàn)問題時(shí)要擴(kuò)大樣本

14、，確定是偶然事項(xiàng)還是普遍現(xiàn)象b) 分層抽樣，可按產(chǎn)品、活動(dòng)、生產(chǎn)線、崗位，保證抽樣的代表性c) 適度均衡，樣本不要集中在某一范圍2021-12-15338、寫不符合報(bào)告：不符合項(xiàng)的定義：“不符合規(guī)定的要求”。注意：對(duì)不符合事實(shí)應(yīng)具體明確描述，使之有可追溯性。列出所規(guī)定的要求作為對(duì)照；不符合事項(xiàng)報(bào)告應(yīng)交給審核部門確認(rèn)。不符合項(xiàng)分為嚴(yán)重不符合、一般不符合。內(nèi)審程序（續(xù)3）2021-12-1534A、嚴(yán)重不符合項(xiàng)主要指以下情況：缺項(xiàng)，或多個(gè)輕微不符合項(xiàng)反復(fù)發(fā)生；產(chǎn)品或服務(wù)規(guī)定的性能嚴(yán)重降低或破壞，導(dǎo)致顧客嚴(yán)重不滿違反法律法規(guī)。B、輕微不符合事項(xiàng)主要指（少量、偶然）。文件化體系的部分缺失；2021-1

15、2-1535不符合項(xiàng)報(bào)告舉例：在2014年度的管理評(píng)審中，沒有查到對(duì)糾正及預(yù)防措施及顧客投訴進(jìn)行評(píng)審。不符合評(píng)審準(zhǔn)則第4.5.16 e）、j）條款的要求：“管理評(píng)審的輸入應(yīng)包括以下信息：e)預(yù)防和糾正措施的狀況，j）申訴和投訴?！眱?nèi)審不符合報(bào)告.doc2021-12-15369、 寫內(nèi)審報(bào)告：27內(nèi)部質(zhì)量體系審核報(bào)告.doc 審核概況、不符合情況、審核結(jié)論10、 實(shí)施糾正措施：21糾正與預(yù)防措施處理單.doc 由責(zé)任部門分析原因，制訂措施，要明確責(zé)任人，預(yù)計(jì)完成日期。措施要經(jīng)過認(rèn)可。11、結(jié)束會(huì)議：對(duì)審核進(jìn)行小結(jié)，通知被審核部門所發(fā)現(xiàn)的問題。12、審核跟蹤糾正措施的實(shí)施和驗(yàn)證是內(nèi)審的一部分內(nèi)容

16、。由內(nèi)審員負(fù)責(zé)糾正措施的跟蹤驗(yàn)證。必要時(shí)要修改相關(guān)文件。內(nèi)審程序（續(xù)3）2021-12-1537審核技巧1、時(shí)間管理用事先準(zhǔn)備好的審核檢查表來掌握時(shí)間。時(shí)間管理相當(dāng)重要。2、發(fā)現(xiàn)事實(shí)的方法A、查閱有關(guān)資料，文件和質(zhì)量記錄B、觀察現(xiàn)場(chǎng)情況C、聽取對(duì)方的介紹和周圍人的談話D、提問。2021-12-15383、溝通審核實(shí)際上是一種雙向溝通過程。4、筆記審核員應(yīng)該養(yǎng)成隨手記筆記的習(xí)慣，將發(fā)現(xiàn)的事實(shí)詳細(xì)記錄，不可光憑記憶。5、報(bào)告寫報(bào)告是審核人員應(yīng)具有的主要能力之一。包括不符合報(bào)告和內(nèi)審報(bào)告。四、案例分享2021-12-1540審核中發(fā)現(xiàn)，沒有規(guī)定環(huán)保檢測(cè)工程師這一崗位的培訓(xùn)要求。案例陳述案例陳述 1

17、12021-12-1541案例分析案例分析 1 1不符合 評(píng)審準(zhǔn)則4.2.4 不符合內(nèi)容：明確培訓(xùn)需求和實(shí)施培訓(xùn) 不符合事實(shí):略 不符合分級(jí)：一般不符合2021-12-1542審核時(shí)發(fā)現(xiàn)編號(hào)為1234567的訂單，要求20交付，而實(shí)際交付日期為20，銷售部不能提供顧客同意修改交付期的依據(jù)，但是在統(tǒng)計(jì)時(shí)依然把它作為按時(shí)交付處理。案例陳述案例陳述2 22021-12-1543不符合評(píng)審準(zhǔn)則的條款不符合內(nèi)容：對(duì)要求、標(biāo)書、合同的變更、偏離應(yīng)通知客戶和檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)相關(guān)人員。不符合事實(shí):略 不符合分級(jí)：一般不符合案例分析案例分析 2 22021-12-1544根據(jù)職能分配表，持續(xù)改進(jìn)由公司辦公室負(fù)責(zé)，但

18、是審核時(shí)，詢問公司辦公室人員，反映不知道有此項(xiàng)職責(zé)。案例陳述案例陳述3 32021-12-1545不符合評(píng)審準(zhǔn)則的條款不符合內(nèi)容：最高管理者應(yīng)在檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)內(nèi)部建立確保管理體系有效運(yùn)行的溝通機(jī)制。不符合事實(shí):略 不符合分級(jí)：一般不符合案例分析案例分析 3 32021-12-1546內(nèi)審員在審核檢測(cè)線現(xiàn)場(chǎng)時(shí)發(fā)現(xiàn)，地面有積水，查看屋頂，屋面有破損，詢問陪同人員，陪同人員說前幾天下冰雹砸破了，已經(jīng)通知辦公室派人維修，不知為什么還沒有修好。 案例陳述案例陳述 4 42021-12-1547不符合評(píng)審準(zhǔn)則補(bǔ)充要求第六條 不符合內(nèi)容:檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)的.廠房寬敞，通風(fēng)、照明、排水、防雨等安全防護(hù)滿足要求。 不符合事實(shí):略 不符合分級(jí)：一般不符合案例分析案例分析