文件及信息管理要點

1、文件及信息管理要點1、文件管理要點1.1 總則1.1.1為確保工程檔案的齊全、完整、準確、系統(tǒng)，確保檔案案卷合格率, 使工程檔案管理順利達到建設工程文件歸檔整理規(guī)范(GBT/50328-2001) 的要求，特制定木制度。1.1.2基木建設工程檔案資料是指在整個建設項目，從醞釀、決策到建成投 產的過程中形成的有歸檔保存價值的文件資料，包括項目的提出、調研、可行 性研究、評估、勘測、設計、施工、調試、生產準備、試運行、移交生產、竣 工等工作活動中形成的文字材料、圖紙、圖表、聲像材料和其它載體的材料。1.1.3基木建設工程檔案資料是國家、企業(yè)的寶貴財富，是勘測、設計、施 工和管理人員的勞動結晶。依據

2、中華人民共和國檔案法，各級人員做好文 件材料的立卷歸檔工作是各自的義務和崗位職責，各級人員應對自己負責的項 目所形成的、具有保存價值的文件材料，認真做好立卷歸檔工作，并確保檔案 的完整性、準確性。1.2工程檔案管理制度1.2. 1檔案資料管理a工程檔案資料工作是工程建設過程的一部分，應納入建設全過程管理并與 工程建設同步。檔案資料室集中統(tǒng)一管理木工程全過程的技術檔案資料，對工 程文件材料的形成、積累、收集、歸檔工作進行監(jiān)督、檢查，并負責工程技術 檔案資料的接收和移交。b為了便于各個管理環(huán)節(jié)的銜接，檔案資料室配備專職檔案員，為更好地管 理好檔案資料，應配置必要的庫房、檔案裝具、檔案保護設施和辦公

3、設備。c工程建設中，各種技術資料交由檔案資料室統(tǒng)一管理發(fā)放，各有關部門和單位指定專人辦進領用手續(xù)。d設備到貨后，由物資組匯同有關部門開箱驗收后，設備資料（歸檔的發(fā)給 施工單位的）統(tǒng)交檔案資料室統(tǒng)一管理，造冊登記并建立收發(fā)明細帳。各單項 工程總體驗收由檔案資料室對其各種技術文件和竣工資料進行查驗，各項工程 竣工決算的最后付款必須由檔案資料室對竣工資料簽收合格后支付。e購置技術資料、圖書、標準由檔案部門統(tǒng)一申請，經批準后按計劃辦理, 或委托有關部門自行辦理。凡購置技術資料、圖書、標準的報銷憑證，一律由 檔案室簽收后方可辦理報銷手續(xù)。1.2. 2歸檔文件的質量規(guī)定a凡合同、協議等文件材料均應為正木（

4、即必須有各方代表符合規(guī)定的親筆 簽名，有單位蓋章欄目的還必須加蓋單位公章歸檔，簽字方不能用副本或復印 件歸檔）。b施工技術記錄、工程簽證單、試運記錄、材料半成品試驗單、設計修改通 知單（含工程聯系單）等表格和數據均應用70g以上的白色書寫材料書寫并原 件（如表式為復卬件，數據雖用合格材料書寫也不能作為原件；驗收簽證單中 的各方人員必須簽名齊全，不能以蓋章或打印件代替簽名）歸檔。c調試措施，方案和報告等均應為油印件或激光打印機打印件，不能用復印 件或普通色帶打印件，以保證字跡的耐久性。d主送和抄送本單位的文件材料均應以紅頭文件（不能用復卬件）歸檔。e書寫規(guī)定A）書寫字跡工整，圖樣清晰。B）書寫墨

5、水應為碳素墨水，嚴禁用圓珠筆或鉛筆書寫。C）文件書寫格式應用橫行排列，文件段落，章節(jié)編排，按有關文件編寫要 求；漢字簡化應符合國家頒發(fā)的有關規(guī)定。f書寫材料的大小尺寸應規(guī)范，裝訂邊空白間距應為25mm,裝訂邊空白間隙 內不能進行書寫和留有信息。1. 3工程文件收發(fā)及管理規(guī)定為加強工程文件收發(fā)管理，理順傳遞關系，并按工程進度作好工程文件的 提供利用，特制定木制度。1. 3. 1工程文件接收a各單位提供給工程部的工程文件（工程技術文件、圖紙資料）由檔案資料 室統(tǒng)一接收；上級黨政主管機關所發(fā)的行政及黨務方面的文件由辦公室統(tǒng)一接 收。b工程部其它部門或個人從外單位帶回或通過其它途徑收到的工程文件，一

6、律交檔案資料室。c設備文件，物資組匯同有關部門對設備開箱驗收后，及時將設備資料立卷 歸檔；設備文件資料由檔案資料室統(tǒng)一歸口發(fā)放給有關單位。d檔案資料室對接收的工程文件資料，必須進行數量和外觀質量檢查，發(fā)現 問題應及時通知寄發(fā)單位補發(fā)。e檔案資料室對接工程文件應及時建立工程文件接收總登記帳和分類帳（簿 式臺帳和電子臺帳），并能利用計算機進行各類工程文件的查詢檢索。f登記完畢的工程文件，應及時Y以處理，在保證歸檔份數后，應按工程部 領導審定的工程文件分發(fā)表及時分發(fā)給有關單位和部門。g對接收的密級文件資料，要嚴格按保密規(guī)定妥善收存，并認真執(zhí)行密級文 件資料的借閱規(guī)定。h檔案資料室僅對歸檔的工程文件資

7、料實施整編作業(yè)，并建立檔案登錄總登 記帳和分類登記帳；對分發(fā)各部門的工程文件資料不進行整編作業(yè)。1. 3. 2工程文件資料發(fā)放a分發(fā)外單位和部門的工程文件資料由檔案資料室統(tǒng)一歸口辦理。b呈送上級單位的工程文件由工程部領導確定發(fā)放單位和數量。c檔案資料室按工程部領導審定的施工圖分發(fā)表、設備資料分發(fā)表分發(fā)工程 文件資料（當工程施工圖、設備資料份數有限時），檔案資料室僅提供施工單 3位一套或二套文件，不足部分施工單位可委托檔案資料室向設計院提出增加施 工圖供應數量；設備資料文件不足部分，由施工單位自行聯系復制，復制的設 備資料應加蓋“復制件”印章。d分發(fā)的圖紙資料應建立資料分發(fā)臺帳，資料分發(fā)臺帳應留

8、存?zhèn)洳椤為避免工程文件資料分發(fā)過程中可能出現的錯發(fā)現象，圖紙、資料領取單 位應指定領取人名單，并書面通知檔案資料室；檔案資料室按指定名單發(fā)放工 程文件資料。1.3.3設計修改通知單、工程聯系單、傳遞及管理規(guī)定a設計修改通知單、工程聯系單統(tǒng)一由檔案資料室按設計修改通知單、工程 聯系單中所指定的部門及時傳遞并建立簽收記錄。b設計修改通知單、工程聯系單原件一律及時交檔案資料室歸檔保存，工程 結束后由檔案資料室向設計院提供全部設計修改通知單、工程聯系單的復印件 供設計院編制竣工圖。c凡涉及設計修改、變更，檔案資料室應及時在歸檔圖紙的副本對應卷冊圖 紙目錄上加蓋設計修改卬章，并將變更單復印件及時放入卷

9、冊內。1.4檔案部門職責參建單位（總承包、發(fā)包、建設、設計、施工、監(jiān)理、承辦單位）應按各 自的職責，將負責承建、承辦的項目文件材料進行收集、積累、整理，按照歸 檔要求移交建設單位。項目實行總承包的，由總承包單位負責對其總包項目的文件從形成到編制 的全過程進行監(jiān)督、檢查與指導。并負責組織、協調分包單位的歸檔工作。按 規(guī)定向建設單位提交全套完整、準確系統(tǒng)的符合檔案規(guī)范標準的項目檔案。由建設單位分別向幾個單位發(fā)包的，由各承包單位負責收集、積累、整理 其承包項目的全部文件。建設單位各機構：負責對形成或收到的有關建設項目的前期、設備技術、 工藝、涉外、專利及商檢索賠、竣工、試運行及驗收等全部項目檔案進行

10、收集、 組織及匯總整理。設計單位：負責對形成的基礎材料和項目設計等文件進行收集、積累、整 理。施工單位：整理現場的譯文及安裝、調試形成的非標準圖、（竣工圖）、設 計變更、試運行及維護、工程事故處理文件。監(jiān)理單位：負責對各參建單位在工程建設中文件的形成及竣工檔案的編制 進行監(jiān)督與審核，特別是對竣工圖完整、準確、系統(tǒng)進行監(jiān)督和審查。負責收 集、積累、整理、歸檔項目監(jiān)理文件。建設單位委托監(jiān)理單位負責監(jiān)督、檢查 項目文件的收集、積累和完整、準確、系統(tǒng)情況，并審核、簽署。同時向建設 單位提交有關專項報告。驗證材料及其他監(jiān)理文件。試運行單位：負責收集、積累、整理在生產技術準備和試運行中形成的文 件。施工單

11、位歸檔范圍負責提交施工，安裝全部技術記錄（含隱蔽工程的各種資料）。負責提交分部試運記錄及驗收簽證書。負責提交分部試運階段的方案、措施。負責提交移交試生產前的消缺記錄。負責提交全部機組建設期間的工程聯系單及總結。負責提交檔案歸檔的目錄清單（含電子版目錄）。調試單位歸檔范圍負責提交所承擔的調試項目的調試方案、措施與調試報告等。負責提交調試過程中設備缺陷處理記錄。負責提交調整試運質量驗評表。負責提交調試過程中變更設計資料及調試工作總結。負責提交檔案歸檔的目錄清單（含電子版目錄）。設計單位歸檔范圍負責提交項目（工程）各設計階段的設計文件。負責提交全部設計修改通知單。負責按時提交全套完整的竣工圖。并切實

12、執(zhí)行竣工圖編制的有關規(guī)定。負責提交設計總結。負責提交檔案歸檔的目錄清單（含電子版目錄）質量監(jiān)督部門（質量監(jiān)督中心站與質量監(jiān)督站）監(jiān)理部門歸檔范圍負責提交監(jiān)理過程中形成的有關工程質量，工期、投資監(jiān)理等方面的全部 文件材料。監(jiān)理各專業(yè)負責人對施工單位、調試單位、質量監(jiān)督部門的歸檔案卷實施 審查，對被監(jiān)理單位歸檔文件的完整性、準確性、系統(tǒng)性負責，并在案卷內備 考表審核人欄簽署。負責提交設計、施工、安裝、調試等單位歸檔完整齊全的證明材料。對不符合歸檔要求檔案的處理：對各單位提供的不符合規(guī)定的案卷和案卷內的文件，檔案資料室有權退回 立卷歸檔單位，立卷歸檔單位應按檔案管理的有關規(guī)定進行整改，直至提交符 合

13、規(guī)定要求的案卷及案卷文件材料。凡因工程文件材料歸檔不完整，不符合有關歸檔規(guī)定者,不能進行工程決算, 各項工程竣工決算的最后付款必須由檔案資料室對竣工資料簽收合格后支付。工程檔案的鑒定和銷毀對歸檔和發(fā)放后多余的工程文件和各部門使用后回收的圖紙資料，先由 中請銷毀的部門登記造冊，再由檔案部門提出銷毀意見，報公司總工及經理批 準后方可銷毀。對各單位修改替代后的檔案，檔案部門應列出銷毀檔案清冊，提出銷毀報 告，經公司總工及經理批準后實施，并對被銷毀檔案目錄進行清除。檔案銷毀必須嚴格執(zhí)行保密規(guī)定，由保安部門確定銷毀地點。銷毀檔案 時，檔案部門、保安部門均應指派專人監(jiān)銷，監(jiān)銷人必須在銷毀清冊一簽字, 檔案

14、銷毀清冊應存檔。在鑒定銷毀檔案時，處于兩種保管期限之間的檔案，一律從長處理。其它工程檔案的分類、編目、按木工程檔案分類編號辦法及規(guī)定執(zhí)行。檔案、資料、圖書的提供利用，按木工程檔案、資料、圖書借閱規(guī)定執(zhí)行。工程聲像檔案的整理編目按木工程聲像檔案管理辦法執(zhí)行。檔案庫房管理按木工程檔案庫房管理規(guī)定執(zhí)行。公司各職能部門工程文件材料立卷歸檔按公司各職能部門基建文件材料立 卷歸檔范圍、歸檔時間的規(guī)定執(zhí)行1. 5聲像檔案管理辦法1.5. 1建設工程聲像檔案主要是指在城市規(guī)劃、建設、管理活動中直接形成 的，具有保存價值的照片、底片（包括反轉片）、影片、錄像帶、光盤及磁性載 體，以聲像為主，輔以文字說明的歷史記

15、錄。1. 5. 2建設單位應向城建檔案管理機構報送的聲像檔案主要有：建設工程的 照片檔案、錄像檔案和相應的文字說明。1. 5. 3照片檔案應符合以下要求：（1）主體明確、影像清晰、畫而完整、未加修飾剪裁；（2）能體現工程竣工后的外觀、設計特色、地理位置；（3）以傳統(tǒng)感光材料為載體的照片需報送底片、正片（照片）；（4）使用數碼相機拍攝，其影像不能進行后期加工，光學分辨率不得小于 400萬有效像素（不允許插值）。1. 5. 4錄像檔案應符合以下要求：（1）主題明確、內容連貫簡潔、影像清晰、鏡頭平穩(wěn)；（2）需注明工程項目所在的地理位置、外觀、周圍環(huán)境、人防設施、消防 設施、水電設施、保安設施、標準房

16、、標準層、設計特色、建筑特色等;（3）報送第一代素材錄像帶，以及編輯后成品帶或光盤（DVD或以上素質 的格式）。文字說明包括：工程名稱、建設單位名稱、設計單位、施工單位、地點、 開工日期、竣工H期、投資額、占地面積、建筑面積、結構、層數、攝影日期、 攝影者等。1. 6設計修改通知單、工程聯系單管理規(guī)定1. 7. 1設計變更制度a應盡量減少施工中的設計變更與簽證，如若不可避免，按木制度執(zhí)行。b各現場專業(yè)工程師要有強烈的責任心，嚴格履行自己的職責，把好工程質 量關，并努力降低工程造價。在工程開工前，仔細研究圖紙，并組織圖紙會審， 將施工圖中出現的問題提前解決，對工程圖紙不齊全的部分，需及時督促設計

17、 單位補充、修改圖紙。c工程設計變更的具體經辦人是項目部技術負責人，具體負責與公司總工及 使用單位、設計單位、施工承包單位聯系，并負責分發(fā)設計變更通知單。d所有設計變更必須有文字記載，禁止口頭承諾。特殊情況下，可以先口頭 承諾，事后必須在7日內補辦完設計變更通知單。e設計院以郵寄、傳真等方式的設計變更資料，由項目經理負責簽收并報送 工程部備確認案后，技術負責人轉發(fā)專業(yè)工程師組織實施。f各專業(yè)工程師在接到設計變更資料后應當天分發(fā)到施工承包單位、監(jiān)理單 位并監(jiān)督實施。g設計變更的內容完成后三天內由分管的專業(yè)工程師填寫執(zhí)行結果，并報送 項目經理審核。h經審核的執(zhí)行結果備案登記，作為今后結算的依據。1

18、.7工程竣工圖編制管理規(guī)定1.7.1編制竣工圖的形式和深度a凡按圖施工沒有變動的，則由施工單位（包括總包和分包施工單位，下同） 在原施工圖上加蓋“竣工圖”標志后，即作為竣工圖。b凡在施工中雖有一般性設計變更，但能將原施工圖加以修改補充作為竣工 圖的，可不重新繪制，由施工單位負責在原施工圖（必須是新藍圖）上注明修 改的部分，并附以設計變更通知單和施工說明。加蓋“竣工圖”標志后，即作 為竣工圖。C凡結構形式改變、工藝改變、平面布置改變以及有其他重大改變，不宜再 在原施工圖上修改、補充者，應重新繪制改變后的竣工圖。由于設計原因造成 的，由設計單位負責重新繪圖；由于施工原因造成的，由施工單位負責重新繪 圖；由于其他原因造成的，由建設單位自行繪圖或委托設計單位繪圖。施工單 位負責在新圖上加蓋“竣工圖”標志并附以有關記錄說明，作為竣工圖。重大 的改建、擴建工程涉及原有工程項目變更時，應將相關項目的竣工圖資料統(tǒng)一 整理歸檔，并在原圖案卷內增補必要的說明。d竣工圖一定要與實際情況相符，要保證圖紙質量，做到規(guī)格統(tǒng)一，圖而整 潔、字跡清楚。不得用圓珠筆或其他易于褪色的墨水繪制。竣工圖要經承擔施 工的技術負責人審核簽認。2、信息管理要點2. 1項目信息的內容2.1. 1項目管理部應收集并整理下列信息：1. 法律、法規(guī)與部門規(guī)章信息。2. 市場信息。3. 自然條件信息。2. 1. 2項目管理部應收集