Excel培訓(xùn)第一部分 (1)

1、第一部分 數(shù)據(jù)輸入技巧1、各種類型數(shù)據(jù)的輸入技巧（1）輸入文本在Excel的單元格中輸入文本時，按一下回車鍵卻表示結(jié)束當(dāng)前單元格的輸入，光標(biāo)會自動移到當(dāng)前單元格的下一個單元格；如果你是想在單元格中分行，則必須在單元格中輸入硬回車，即按住Alt鍵的同時按回車鍵。（2）輸入分?jǐn)?shù)在Excel中日期的輸入方法也是用斜杠來區(qū)分年月日的，比如在單元格中輸入“1/2”，按回車鍵則顯示“1月2日”，為了避免將輸入的分?jǐn)?shù)與日期混淆，我們在單元格中輸入分?jǐn)?shù)時，要在分?jǐn)?shù)前輸入“0”（零）以示區(qū)別，并且在“0”和分子之間要有一個空格隔開，比如我們在輸入1/2時，則應(yīng)該輸入“0 1/2”。如果在單元格中輸入“8 1/2

2、”，則在單元格中顯示“8 1/2”，而在編輯欄中顯示“8.5”。（3）輸入負(fù)數(shù)在單元格中輸入負(fù)數(shù)時，可在負(fù)數(shù)前輸入“-”作標(biāo)識，也可將數(shù)字置在（）括號內(nèi)來標(biāo)識，比如在單元格中輸入“（88）”，按一下回車鍵，則會自動顯示為“-88”。（4）輸入小數(shù)在輸入小數(shù)時，用戶可以向平常一樣使用小數(shù)點，還可以利用逗號分隔千位、百萬位等，當(dāng)輸入帶有逗號的數(shù)字時，在編輯欄并不顯示出來，而只在單元格中顯示。當(dāng)你需要輸入大量帶有固定小數(shù)位的數(shù)字或帶有固定位數(shù)的以“0”字符串結(jié)尾的數(shù)字時，可以采用下面的方法：選擇“工具”、“選項”命令，打開“選項”對話框，單擊“編輯”標(biāo)簽，（10版office選擇文件選項高級編輯選項

3、）選中“自動設(shè)置小數(shù)點”復(fù)選框，并在“位數(shù)”微調(diào)框中輸入或選擇要顯示在小數(shù)點右面的位數(shù)，如果要在輸入比較大的數(shù)字后自動添零，可指定一個負(fù)數(shù)值作為要添加的零的個數(shù)，比如要在單元格中輸入“88”后自動添加3個零，變成“88000”，就在“位數(shù)”微調(diào)框中輸入“-3”，相反，如果要在輸入“88”后自動添加3位小數(shù)，變成“0.088”，則要在“位數(shù)”微調(diào)框中輸入“3”。另外，在完成輸入帶有小數(shù)位或結(jié)尾零字符串的數(shù)字后，應(yīng)清除對“自動設(shè)置小數(shù)點”符選框的選定，以免影響后邊的輸入；如果只是要暫時取消在“自動設(shè)置小數(shù)點”中設(shè)置的選項，可以在輸入數(shù)據(jù)時自帶小數(shù)點。（5）輸入貨幣值Excel幾乎支持所有的貨幣值，

4、如人民幣（￥）、英鎊（）等。歐元出臺以后，Excel2000完全支持顯示、輸入和打印歐元貨幣符號。用戶可以很方便地在單元格中輸入各種貨幣值，Excel會自動套用貨幣格式，在單元格中顯示出來，如果用要輸入人民幣符號，可以按住Alt鍵，然后再數(shù)字小鍵盤上按“0165”即可。歐元符號為0128。（6）輸入日期時間Excel是將日期和時間視為數(shù)字處理的，它能夠識別出大部分用普通表示方法輸入的日期和時間格式。用戶可以用多種格式來輸入一個日期，可以用斜杠“/”或者“-”來分隔日期中的年、月、日部分。比如要輸入“2001年12月1日”，可以在單元各種輸入“2001/12/1”或者“2001-12-1”。如果

5、要在單元格中插入當(dāng)前日期，可以按鍵盤上的Ctrl+;（分號）組合鍵。在Excel中輸入時間時，用戶可以按24小時制輸入，也可以按12小時制輸入，這兩種輸入的表示方法是不同的，比如要輸入下午2時30分38秒，用24小時制輸入格式為：2:30:38，而用12小時制輸入時間格式為：2:30:38 p，注意字母“p”和時間之間有一個空格。如果要在單元格中插入當(dāng)前時間，則按Ctrl+Shift+;鍵。（7）將格式化文本導(dǎo)入Excel 用鼠標(biāo)單擊菜單欄中的“數(shù)據(jù)/獲取外部數(shù)據(jù)/導(dǎo)入文本文件”命令，然后在導(dǎo)入文本會話窗口選擇要導(dǎo)入的文本文件，再按下“導(dǎo)入”鈕以后，程序會彈出一個文本導(dǎo)入向?qū)υ捒?，只要按照?/p>

6、導(dǎo)的提示進行操作，就可以把以文本格式的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換成工作表的格式了?；蛘咴贓xcel中打開剛才保存的文本文件，出現(xiàn)“文本導(dǎo)入向?qū)?3步驟之1”對話框，選擇“分隔符號”，單擊“下一步”；在“文本導(dǎo)入向?qū)?3步驟之2”對話框中選擇文本數(shù)據(jù)項分隔符號，Excel提供了Tab鍵、分號、逗號以及空格等供你選擇。注意，這里的幾個分隔符號選項應(yīng)該單選。你在“預(yù)覽分列效果”中可以看到豎線分隔的效果。單擊“下一步”；在“文本導(dǎo)人向?qū)?3步驟之3”對話框中，你可以設(shè)置數(shù)據(jù)的類型，一般不需改動，Excel自動設(shè)置為“常規(guī)”格式。“常規(guī)”數(shù)據(jù)格式將數(shù)值轉(zhuǎn)換為數(shù)字格式，日期值轉(zhuǎn)換為日期格式，其余數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換為文本格式。單擊“完

7、成”按鈕即可。（8）將數(shù)字設(shè)為文本格式 不論是否對含有數(shù)字的單元格應(yīng)用了文本格式，Excel都會將數(shù)字保存為數(shù)字?jǐn)?shù)據(jù)。若要使Excel將類似零件號碼的數(shù)字解釋為文本，首先應(yīng)將空白單元格設(shè)置成文本格式，然后鍵入數(shù)字。如果已經(jīng)輸入了數(shù)字，那么也可以將它更改成文本形式。方法是: 1.選擇含有要設(shè)置成文本格式的數(shù)字單元格; 2.單擊“格式單元格”命令，然后單擊“數(shù)字”選項卡（）; 3.在“分類”列表中，單擊“文本”，然后再單擊“確定”; 4.單擊每個單元格，按F2鍵，然后再按Enter鍵重新輸入數(shù)據(jù)。（9）巧妙輸入位數(shù)較多的數(shù)字 如果向Excel中輸入位數(shù)比較多的數(shù)值（如身份證號碼），則系統(tǒng)會將其轉(zhuǎn)為

8、科學(xué)計數(shù)的格式，與我們的輸入原意不相符，解決的方法是將該單元格中的數(shù)值設(shè)置成“文本”格式。如果用命令的方法直接去設(shè)置，也可以實現(xiàn)，但操作很慢。其實我們在輸入這些數(shù)值時，只要在數(shù)值的前面加上一個小“'”就可以了（注意:'必須是在英文狀態(tài)下輸入）。（10）快速進行中英文輸入法切換一張工作表常常會既包含有數(shù)字信息，又包含有文字信息，要錄入這樣一種工作表就需要我們不斷地在中英文之間反復(fù)切換輸入法，非常麻煩，為了方便操作，我們可以用以下方法實現(xiàn)自動切換：首先用鼠標(biāo)選中需要輸入中文的單元格區(qū)域，然后在輸入法菜單中選擇一個合適的中文輸入法；接著打開“有效數(shù)據(jù)”對話框，選中“輸入法模式”標(biāo)簽，

9、在“模式”框中選擇打開，單擊“確定”按鈕；然后再選中輸入數(shù)字的單元格區(qū)域，在“有效數(shù)據(jù)”對話框中，單擊“輸入法模式”選項卡，在“模式”框中選擇關(guān)閉（英文模式）；最后單擊“確定”按鈕，這樣用鼠標(biāo)分別在剛才設(shè)定的兩列中選中單元格，五筆和英文輸入方式就可以相互切換了。（11）快速給數(shù)字加上單位 有時我們需要給輸入的數(shù)值加上單位（如“立方米”等），少量的我們可以直接輸入，而大量的如果一個一個地輸入就顯得太慢了。我們用下面的方法來實現(xiàn)單位的自動輸入:先將數(shù)值輸入相應(yīng)的單元格中（注意:僅限于數(shù)值），然后在按住Ctrl鍵的同時，選取需要加同一單位的單元格，單擊“格式單元格”命令，打開“單元格格式”對話框（）

10、，在“數(shù)字”標(biāo)簽中，選中“分類”下面的“自定義”選項，再在“類型”下面的方框中輸入“#”“立”“方”“米”，按下確定鍵后，單位（立方米）即一次性加到相應(yīng)數(shù)值的后面。（12）奇特的F4鍵 Excel中有一個快捷鍵的作用極其突出，那就是F4鍵。作為“重復(fù)”鍵，F(xiàn)4鍵可以重復(fù)前一次操作，在很多情況下起作用，比如在工作表內(nèi)加入或刪除一行，然后移動插入點并按下F4鍵以加入或刪除另一行，根本不需要使用菜單。 2、相同數(shù)據(jù)的輸入技巧如果在不同的單元格中輸入大量相同的數(shù)據(jù)信息，不必逐個單元格一個一個地輸入可以通過下面的操作方法在多個相鄰或不相鄰的單元格中快速填充同一個數(shù)據(jù)，具體方法為：首先同時選中需要填充數(shù)據(jù)

11、的單元格。若某些單元格不相鄰，可在按住Ctrl鍵的同時，點擊鼠標(biāo)左鍵，逐個選中；其次輸入要填充的某個數(shù)據(jù)。按住Ctrl鍵的同時，按回車鍵，則剛才選中的所有單元格同時填入該數(shù)據(jù)。3、編號的輸入技巧如果經(jīng)常需要輸入一些有規(guī)律的序列編號，如數(shù)字（1、2）、日期（1日、2日）等，可以利用下面的方法來實現(xiàn)其快速輸入：先在需要輸入序列文本的第1、第2兩個單元格中輸入該文本的前兩個元素（如“甲、乙”）。同時選中上述兩個單元格，將鼠標(biāo)移至第2個單元格的右下角成細(xì)十字線狀時（我們通常稱其為“填充柄”），按住鼠標(biāo)左鍵向后（或向下）拖拉至需要填入該序列的最后一個單元格后，松開左鍵，則該序列的后續(xù)元素（如“丙、丁、戊

12、”）依序自動填入相應(yīng)的單元格中。利用自定義格式產(chǎn)生特殊編號：在日常生活中，人們常會遇到各種具有特殊格式的編號，比如 “保險號”，它就是一個具有特殊格式的連接編號，第1個入的保險編號是P00-000-0001,第2個入的保險編號是P00-000-0002,以此類推。利用Excel單元格的自定義格式設(shè)置為P00-000-0000進行這類編號的輸入非常便捷。利用這種方法，在輸入前面提到的第1個保險號時，只需要輸入1。輸入第2個保險號時，只需要輸入2，如果輸入32323333，Excel就會將它轉(zhuǎn)換成“P03-232-3333”。其他產(chǎn)品編號：“PKM-001” ，設(shè)置后輸入1即可，當(dāng)需要編號“PKM

13、-078”時，只需要在對應(yīng)的單元格中輸入78就行了，以此類推。4、組合多個單元格數(shù)據(jù)如果是運算符就用&，如：A1&B1。如果用公式就用CONCATENATE (A1,B1,C1)。如果用技巧就選中多個單元格內(nèi)容，CTRL+CC,復(fù)制到粘貼板，雙擊目標(biāo)單元格，從粘貼板粘貼內(nèi)容。然后點擊編輯“替換”，在打開的對話框中，在“查找”中輸入一個空格，接著點擊“全部替換”，最后點擊“關(guān)閉”即可。5、采用下拉列表進行數(shù)據(jù)選擇輸入如果某些單元格區(qū)域中要輸入的數(shù)據(jù)很有規(guī)律，如學(xué)歷(小學(xué)、初中、高中、中專、大專、本科、碩士、博士)、職稱(技術(shù)員、助理工程師、工程師、高級工程師)等，這時可以設(shè)置下拉

14、列表實現(xiàn)選擇輸入。具體方法為: 選取需要設(shè)置下拉列表的單元格區(qū)域，單擊“數(shù)據(jù)有效性”命令，從“數(shù)據(jù)有效性”對話框中選擇“設(shè)置”選項卡，在“允許”下拉列表中選擇“序列”，在“來源”框中輸入我們設(shè)置下拉列表所需的數(shù)據(jù)序列，如“技術(shù)員、助理工程師、工程師、高級工程師”，并確保復(fù)選框“提供下拉箭頭”被選中，單擊“確定”按鈕即可。這樣在輸入數(shù)據(jù)的時候，就可以單擊單元格右側(cè)的下拉箭頭選擇輸入數(shù)據(jù)，從而加快了輸入速度。6、利用公式與函數(shù)進行輸入查找用vlookup函數(shù)實現(xiàn)精確查找，既可以查找數(shù)值，還可以查找文本，學(xué)會使用后在我們的日常工作數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析中相當(dāng)?shù)挠杏?。?）IF函數(shù)采用IF函數(shù)可以據(jù)已有數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換

15、生成另外的數(shù)據(jù)。IF(logical_test,value_if_true,value_if_false)，IF(條件表達式，表達式為真時執(zhí)行，表達式為假時執(zhí)行）；為了更近一步說明該函數(shù)的用法，特舉例如下：打開Excel，在A1單元格中輸入數(shù)值“100”，在B1單元格中輸入數(shù)值“80”，然后在C1單元格中輸入公式“=IF（A1=B1,"相等","不相等")”并回車。則在C1單元格中顯示“不相等”。由此可知，IIF函數(shù)的作用是根據(jù)表達式執(zhí)行結(jié)果的真假來確定執(zhí)行后兩個分支中的一個。在Excel中IF函數(shù)還可以嵌套使用，使用時需要注意的是其中的一個IF函數(shù)是作

16、為另一個IF函數(shù)中的其中一個語句出現(xiàn)的，例如：D列中有一位班長，五位小組長，其余為職員，E列獎金情況為，班長為1500元，小組長1000元，職員800元，在E3中輸入計算獎金的公式：“=IF(D3="班長"，1500,IF(D3="職員"，800,1000)”，然后雙擊E3單元格的填充柄，即可完成所有員工的獎金輸入。（2）VLOOKUP函數(shù)VLOOKUP在表格或數(shù)值數(shù)組的首列查找指定的數(shù)值，并由此返回表格或數(shù)組當(dāng)前行中指定列處的數(shù)值。VLOOKUP 中的 V 代表垂直。VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_ ind

17、ex_num, range_lookup)Lookup_value 為需要在數(shù)組第一列中查找的數(shù)值。Lookup_value 可以為數(shù)值、引用或文本字符串。也可以理解為：兩表共有的索引字段。Table_array 為需要在其中查找數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)表?？梢允褂脤^(qū)域或區(qū)域名稱的引用，例如數(shù)據(jù)庫或列表。必須使得共有字段位于該范圍的第一列。col_ index_num 為需要調(diào)轉(zhuǎn)的數(shù)據(jù)位于第二個參數(shù)中定義的范圍的第幾列。必須為單純數(shù)值。range_lookup 定義大致匹配或精確匹配。False或0:精確匹配；true或忽略或1：如果無法找到精確匹配的值，那么就查找并匹配比查找值小的最近似的值。（2）HL

18、OOKUP函數(shù)Hlookup中的H是水平的意思，在橫向排列的表格中查詢數(shù)據(jù)用Hlookup，垂直排列的表格查詢用Vlookup函數(shù)。其參數(shù)含義與VLOOKUP近似。詳見：用vlookup函數(shù)實現(xiàn)精確查找_百度經(jīng)驗7、快速輸入數(shù)據(jù)填充序列利用自動填充命令，你可以快速向相鄰的單元格復(fù)制數(shù)據(jù)、公式或格式。以下將說明具體的操作方法: 選擇希望復(fù)制的單元格，將光標(biāo)移到選中單元格的右下角，光標(biāo)將變成一個黑色的+號，點擊并按住鼠標(biāo)右鍵不放，將光標(biāo)拖過將要填充的單元格，松開鼠標(biāo)右鍵，鼠標(biāo)右擊，在出現(xiàn)的快捷菜單中單擊“以序列方式填充”，這一技巧可以在創(chuàng)建電子表格時節(jié)省大量時間。若起始數(shù)據(jù)為字符型、邏輯型或其他不含有數(shù)字的字符型數(shù)據(jù)，填充的效果是復(fù)制起始單元格的數(shù)據(jù)；若字符與數(shù)字混雜，同字符型數(shù)據(jù)的填充情形一樣；若全為數(shù)字，與字符型數(shù)據(jù)不同的是，若整數(shù)部分?jǐn)?shù)字位數(shù)不超過15位，都能實現(xiàn)序列填充。8、限定數(shù)據(jù)長度，顯示提示信息在一列的單元格里輸入有限字符數(shù)的數(shù)字或文本，怕輸入出差錯，如何限定？例如：要求限定單元格的文本長度屬于集合8,11,20,17,23, 或者文本長度不屬于上述集合時提示。操作方法如下：選中你要設(shè)置的數(shù)據(jù)范圍，比如a列，選中a列點數(shù)據(jù)有效性選自定義（或者選擇文本長度）公式輸入 =or(len(a1)=8,