Excel培訓(xùn)第一部分 (1)

1、第一部分 數(shù)據(jù)輸入技巧1、各種類型數(shù)據(jù)的輸入技巧（1）輸入文本在Excel的單元格中輸入文本時(shí)，按一下回車鍵卻表示結(jié)束當(dāng)前單元格的輸入，光標(biāo)會(huì)自動(dòng)移到當(dāng)前單元格的下一個(gè)單元格；如果你是想在單元格中分行，則必須在單元格中輸入硬回車，即按住Alt鍵的同時(shí)按回車鍵。（2）輸入分?jǐn)?shù)在Excel中日期的輸入方法也是用斜杠來區(qū)分年月日的，比如在單元格中輸入“1/2”，按回車鍵則顯示“1月2日”，為了避免將輸入的分?jǐn)?shù)與日期混淆，我們在單元格中輸入分?jǐn)?shù)時(shí)，要在分?jǐn)?shù)前輸入“0”（零）以示區(qū)別，并且在“0”和分子之間要有一個(gè)空格隔開，比如我們在輸入1/2時(shí)，則應(yīng)該輸入“0 1/2”。如果在單元格中輸入“8 1/2

2、”，則在單元格中顯示“8 1/2”，而在編輯欄中顯示“8.5”。（3）輸入負(fù)數(shù)在單元格中輸入負(fù)數(shù)時(shí)，可在負(fù)數(shù)前輸入“-”作標(biāo)識，也可將數(shù)字置在（）括號內(nèi)來標(biāo)識，比如在單元格中輸入“（88）”，按一下回車鍵，則會(huì)自動(dòng)顯示為“-88”。（4）輸入小數(shù)在輸入小數(shù)時(shí)，用戶可以向平常一樣使用小數(shù)點(diǎn)，還可以利用逗號分隔千位、百萬位等，當(dāng)輸入帶有逗號的數(shù)字時(shí)，在編輯欄并不顯示出來，而只在單元格中顯示。當(dāng)你需要輸入大量帶有固定小數(shù)位的數(shù)字或帶有固定位數(shù)的以“0”字符串結(jié)尾的數(shù)字時(shí)，可以采用下面的方法：選擇“工具”、“選項(xiàng)”命令，打開“選項(xiàng)”對話框，單擊“編輯”標(biāo)簽，（10版office選擇文件選項(xiàng)高級編輯選項(xiàng)

3、）選中“自動(dòng)設(shè)置小數(shù)點(diǎn)”復(fù)選框，并在“位數(shù)”微調(diào)框中輸入或選擇要顯示在小數(shù)點(diǎn)右面的位數(shù)，如果要在輸入比較大的數(shù)字后自動(dòng)添零，可指定一個(gè)負(fù)數(shù)值作為要添加的零的個(gè)數(shù)，比如要在單元格中輸入“88”后自動(dòng)添加3個(gè)零，變成“88000”，就在“位數(shù)”微調(diào)框中輸入“-3”，相反，如果要在輸入“88”后自動(dòng)添加3位小數(shù)，變成“0.088”，則要在“位數(shù)”微調(diào)框中輸入“3”。另外，在完成輸入帶有小數(shù)位或結(jié)尾零字符串的數(shù)字后，應(yīng)清除對“自動(dòng)設(shè)置小數(shù)點(diǎn)”符選框的選定，以免影響后邊的輸入；如果只是要暫時(shí)取消在“自動(dòng)設(shè)置小數(shù)點(diǎn)”中設(shè)置的選項(xiàng)，可以在輸入數(shù)據(jù)時(shí)自帶小數(shù)點(diǎn)。（5）輸入貨幣值Excel幾乎支持所有的貨幣值，

4、如人民幣（￥）、英鎊（）等。歐元出臺(tái)以后，Excel2000完全支持顯示、輸入和打印歐元貨幣符號。用戶可以很方便地在單元格中輸入各種貨幣值，Excel會(huì)自動(dòng)套用貨幣格式，在單元格中顯示出來，如果用要輸入人民幣符號，可以按住Alt鍵，然后再數(shù)字小鍵盤上按“0165”即可。歐元符號為0128。（6）輸入日期時(shí)間Excel是將日期和時(shí)間視為數(shù)字處理的，它能夠識別出大部分用普通表示方法輸入的日期和時(shí)間格式。用戶可以用多種格式來輸入一個(gè)日期，可以用斜杠“/”或者“-”來分隔日期中的年、月、日部分。比如要輸入“2001年12月1日”，可以在單元各種輸入“2001/12/1”或者“2001-12-1”。如果

5、要在單元格中插入當(dāng)前日期，可以按鍵盤上的Ctrl+;（分號）組合鍵。在Excel中輸入時(shí)間時(shí)，用戶可以按24小時(shí)制輸入，也可以按12小時(shí)制輸入，這兩種輸入的表示方法是不同的，比如要輸入下午2時(shí)30分38秒，用24小時(shí)制輸入格式為：2:30:38，而用12小時(shí)制輸入時(shí)間格式為：2:30:38 p，注意字母“p”和時(shí)間之間有一個(gè)空格。如果要在單元格中插入當(dāng)前時(shí)間，則按Ctrl+Shift+;鍵。（7）將格式化文本導(dǎo)入Excel 用鼠標(biāo)單擊菜單欄中的“數(shù)據(jù)/獲取外部數(shù)據(jù)/導(dǎo)入文本文件”命令，然后在導(dǎo)入文本會(huì)話窗口選擇要導(dǎo)入的文本文件，再按下“導(dǎo)入”鈕以后，程序會(huì)彈出一個(gè)文本導(dǎo)入向?qū)υ捒?，只要按照?/p>

6、導(dǎo)的提示進(jìn)行操作，就可以把以文本格式的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換成工作表的格式了。或者在Excel中打開剛才保存的文本文件，出現(xiàn)“文本導(dǎo)入向?qū)?3步驟之1”對話框，選擇“分隔符號”，單擊“下一步”；在“文本導(dǎo)入向?qū)?3步驟之2”對話框中選擇文本數(shù)據(jù)項(xiàng)分隔符號，Excel提供了Tab鍵、分號、逗號以及空格等供你選擇。注意，這里的幾個(gè)分隔符號選項(xiàng)應(yīng)該單選。你在“預(yù)覽分列效果”中可以看到豎線分隔的效果。單擊“下一步”；在“文本導(dǎo)人向?qū)?3步驟之3”對話框中，你可以設(shè)置數(shù)據(jù)的類型，一般不需改動(dòng)，Excel自動(dòng)設(shè)置為“常規(guī)”格式。“常規(guī)”數(shù)據(jù)格式將數(shù)值轉(zhuǎn)換為數(shù)字格式，日期值轉(zhuǎn)換為日期格式，其余數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換為文本格式。單擊“完

7、成”按鈕即可。（8）將數(shù)字設(shè)為文本格式 不論是否對含有數(shù)字的單元格應(yīng)用了文本格式，Excel都會(huì)將數(shù)字保存為數(shù)字?jǐn)?shù)據(jù)。若要使Excel將類似零件號碼的數(shù)字解釋為文本，首先應(yīng)將空白單元格設(shè)置成文本格式，然后鍵入數(shù)字。如果已經(jīng)輸入了數(shù)字，那么也可以將它更改成文本形式。方法是: 1.選擇含有要設(shè)置成文本格式的數(shù)字單元格; 2.單擊“格式單元格”命令，然后單擊“數(shù)字”選項(xiàng)卡（）; 3.在“分類”列表中，單擊“文本”，然后再單擊“確定”; 4.單擊每個(gè)單元格，按F2鍵，然后再按Enter鍵重新輸入數(shù)據(jù)。（9）巧妙輸入位數(shù)較多的數(shù)字 如果向Excel中輸入位數(shù)比較多的數(shù)值（如身份證號碼），則系統(tǒng)會(huì)將其轉(zhuǎn)為

8、科學(xué)計(jì)數(shù)的格式，與我們的輸入原意不相符，解決的方法是將該單元格中的數(shù)值設(shè)置成“文本”格式。如果用命令的方法直接去設(shè)置，也可以實(shí)現(xiàn)，但操作很慢。其實(shí)我們在輸入這些數(shù)值時(shí)，只要在數(shù)值的前面加上一個(gè)小“'”就可以了（注意:'必須是在英文狀態(tài)下輸入）。（10）快速進(jìn)行中英文輸入法切換一張工作表常常會(huì)既包含有數(shù)字信息，又包含有文字信息，要錄入這樣一種工作表就需要我們不斷地在中英文之間反復(fù)切換輸入法，非常麻煩，為了方便操作，我們可以用以下方法實(shí)現(xiàn)自動(dòng)切換：首先用鼠標(biāo)選中需要輸入中文的單元格區(qū)域，然后在輸入法菜單中選擇一個(gè)合適的中文輸入法；接著打開“有效數(shù)據(jù)”對話框，選中“輸入法模式”標(biāo)簽，

9、在“模式”框中選擇打開，單擊“確定”按鈕；然后再選中輸入數(shù)字的單元格區(qū)域，在“有效數(shù)據(jù)”對話框中，單擊“輸入法模式”選項(xiàng)卡，在“模式”框中選擇關(guān)閉（英文模式）；最后單擊“確定”按鈕，這樣用鼠標(biāo)分別在剛才設(shè)定的兩列中選中單元格，五筆和英文輸入方式就可以相互切換了。（11）快速給數(shù)字加上單位 有時(shí)我們需要給輸入的數(shù)值加上單位（如“立方米”等），少量的我們可以直接輸入，而大量的如果一個(gè)一個(gè)地輸入就顯得太慢了。我們用下面的方法來實(shí)現(xiàn)單位的自動(dòng)輸入:先將數(shù)值輸入相應(yīng)的單元格中（注意:僅限于數(shù)值），然后在按住Ctrl鍵的同時(shí)，選取需要加同一單位的單元格，單擊“格式單元格”命令，打開“單元格格式”對話框（）

10、，在“數(shù)字”標(biāo)簽中，選中“分類”下面的“自定義”選項(xiàng)，再在“類型”下面的方框中輸入“#”“立”“方”“米”，按下確定鍵后，單位（立方米）即一次性加到相應(yīng)數(shù)值的后面。（12）奇特的F4鍵 Excel中有一個(gè)快捷鍵的作用極其突出，那就是F4鍵。作為“重復(fù)”鍵，F(xiàn)4鍵可以重復(fù)前一次操作，在很多情況下起作用，比如在工作表內(nèi)加入或刪除一行，然后移動(dòng)插入點(diǎn)并按下F4鍵以加入或刪除另一行，根本不需要使用菜單。 2、相同數(shù)據(jù)的輸入技巧如果在不同的單元格中輸入大量相同的數(shù)據(jù)信息，不必逐個(gè)單元格一個(gè)一個(gè)地輸入可以通過下面的操作方法在多個(gè)相鄰或不相鄰的單元格中快速填充同一個(gè)數(shù)據(jù)，具體方法為：首先同時(shí)選中需要填充數(shù)據(jù)

11、的單元格。若某些單元格不相鄰，可在按住Ctrl鍵的同時(shí)，點(diǎn)擊鼠標(biāo)左鍵，逐個(gè)選中；其次輸入要填充的某個(gè)數(shù)據(jù)。按住Ctrl鍵的同時(shí)，按回車鍵，則剛才選中的所有單元格同時(shí)填入該數(shù)據(jù)。3、編號的輸入技巧如果經(jīng)常需要輸入一些有規(guī)律的序列編號，如數(shù)字（1、2）、日期（1日、2日）等，可以利用下面的方法來實(shí)現(xiàn)其快速輸入：先在需要輸入序列文本的第1、第2兩個(gè)單元格中輸入該文本的前兩個(gè)元素（如“甲、乙”）。同時(shí)選中上述兩個(gè)單元格，將鼠標(biāo)移至第2個(gè)單元格的右下角成細(xì)十字線狀時(shí)（我們通常稱其為“填充柄”），按住鼠標(biāo)左鍵向后（或向下）拖拉至需要填入該序列的最后一個(gè)單元格后，松開左鍵，則該序列的后續(xù)元素（如“丙、丁、戊

12、”）依序自動(dòng)填入相應(yīng)的單元格中。利用自定義格式產(chǎn)生特殊編號：在日常生活中，人們常會(huì)遇到各種具有特殊格式的編號，比如 “保險(xiǎn)號”，它就是一個(gè)具有特殊格式的連接編號，第1個(gè)入的保險(xiǎn)編號是P00-000-0001,第2個(gè)入的保險(xiǎn)編號是P00-000-0002,以此類推。利用Excel單元格的自定義格式設(shè)置為P00-000-0000進(jìn)行這類編號的輸入非常便捷。利用這種方法，在輸入前面提到的第1個(gè)保險(xiǎn)號時(shí)，只需要輸入1。輸入第2個(gè)保險(xiǎn)號時(shí)，只需要輸入2，如果輸入32323333，Excel就會(huì)將它轉(zhuǎn)換成“P03-232-3333”。其他產(chǎn)品編號：“PKM-001” ，設(shè)置后輸入1即可，當(dāng)需要編號“PKM

13、-078”時(shí)，只需要在對應(yīng)的單元格中輸入78就行了，以此類推。4、組合多個(gè)單元格數(shù)據(jù)如果是運(yùn)算符就用&，如：A1&B1。如果用公式就用CONCATENATE (A1,B1,C1)。如果用技巧就選中多個(gè)單元格內(nèi)容，CTRL+CC,復(fù)制到粘貼板，雙擊目標(biāo)單元格，從粘貼板粘貼內(nèi)容。然后點(diǎn)擊編輯“替換”，在打開的對話框中，在“查找”中輸入一個(gè)空格，接著點(diǎn)擊“全部替換”，最后點(diǎn)擊“關(guān)閉”即可。5、采用下拉列表進(jìn)行數(shù)據(jù)選擇輸入如果某些單元格區(qū)域中要輸入的數(shù)據(jù)很有規(guī)律，如學(xué)歷(小學(xué)、初中、高中、中專、大專、本科、碩士、博士)、職稱(技術(shù)員、助理工程師、工程師、高級工程師)等，這時(shí)可以設(shè)置下拉

14、列表實(shí)現(xiàn)選擇輸入。具體方法為: 選取需要設(shè)置下拉列表的單元格區(qū)域，單擊“數(shù)據(jù)有效性”命令，從“數(shù)據(jù)有效性”對話框中選擇“設(shè)置”選項(xiàng)卡，在“允許”下拉列表中選擇“序列”，在“來源”框中輸入我們設(shè)置下拉列表所需的數(shù)據(jù)序列，如“技術(shù)員、助理工程師、工程師、高級工程師”，并確保復(fù)選框“提供下拉箭頭”被選中，單擊“確定”按鈕即可。這樣在輸入數(shù)據(jù)的時(shí)候，就可以單擊單元格右側(cè)的下拉箭頭選擇輸入數(shù)據(jù)，從而加快了輸入速度。6、利用公式與函數(shù)進(jìn)行輸入查找用vlookup函數(shù)實(shí)現(xiàn)精確查找，既可以查找數(shù)值，還可以查找文本，學(xué)會(huì)使用后在我們的日常工作數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析中相當(dāng)?shù)挠杏?。?）IF函數(shù)采用IF函數(shù)可以據(jù)已有數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換

15、生成另外的數(shù)據(jù)。IF(logical_test,value_if_true,value_if_false)，IF(條件表達(dá)式，表達(dá)式為真時(shí)執(zhí)行，表達(dá)式為假時(shí)執(zhí)行）；為了更近一步說明該函數(shù)的用法，特舉例如下：打開Excel，在A1單元格中輸入數(shù)值“100”，在B1單元格中輸入數(shù)值“80”，然后在C1單元格中輸入公式“=IF（A1=B1,"相等","不相等")”并回車。則在C1單元格中顯示“不相等”。由此可知，IIF函數(shù)的作用是根據(jù)表達(dá)式執(zhí)行結(jié)果的真假來確定執(zhí)行后兩個(gè)分支中的一個(gè)。在Excel中IF函數(shù)還可以嵌套使用，使用時(shí)需要注意的是其中的一個(gè)IF函數(shù)是作

16、為另一個(gè)IF函數(shù)中的其中一個(gè)語句出現(xiàn)的，例如：D列中有一位班長，五位小組長，其余為職員，E列獎(jiǎng)金情況為，班長為1500元，小組長1000元，職員800元，在E3中輸入計(jì)算獎(jiǎng)金的公式：“=IF(D3="班長"，1500,IF(D3="職員"，800,1000)”，然后雙擊E3單元格的填充柄，即可完成所有員工的獎(jiǎng)金輸入。（2）VLOOKUP函數(shù)VLOOKUP在表格或數(shù)值數(shù)組的首列查找指定的數(shù)值，并由此返回表格或數(shù)組當(dāng)前行中指定列處的數(shù)值。VLOOKUP 中的 V 代表垂直。VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_ ind

17、ex_num, range_lookup)Lookup_value 為需要在數(shù)組第一列中查找的數(shù)值。Lookup_value 可以為數(shù)值、引用或文本字符串。也可以理解為：兩表共有的索引字段。Table_array 為需要在其中查找數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)表。可以使用對區(qū)域或區(qū)域名稱的引用，例如數(shù)據(jù)庫或列表。必須使得共有字段位于該范圍的第一列。col_ index_num 為需要調(diào)轉(zhuǎn)的數(shù)據(jù)位于第二個(gè)參數(shù)中定義的范圍的第幾列。必須為單純數(shù)值。range_lookup 定義大致匹配或精確匹配。False或0:精確匹配；true或忽略或1：如果無法找到精確匹配的值，那么就查找并匹配比查找值小的最近似的值。（2）HL

18、OOKUP函數(shù)Hlookup中的H是水平的意思，在橫向排列的表格中查詢數(shù)據(jù)用Hlookup，垂直排列的表格查詢用Vlookup函數(shù)。其參數(shù)含義與VLOOKUP近似。詳見：用vlookup函數(shù)實(shí)現(xiàn)精確查找_百度經(jīng)驗(yàn)7、快速輸入數(shù)據(jù)填充序列利用自動(dòng)填充命令，你可以快速向相鄰的單元格復(fù)制數(shù)據(jù)、公式或格式。以下將說明具體的操作方法: 選擇希望復(fù)制的單元格，將光標(biāo)移到選中單元格的右下角，光標(biāo)將變成一個(gè)黑色的+號，點(diǎn)擊并按住鼠標(biāo)右鍵不放，將光標(biāo)拖過將要填充的單元格，松開鼠標(biāo)右鍵，鼠標(biāo)右擊，在出現(xiàn)的快捷菜單中單擊“以序列方式填充”，這一技巧可以在創(chuàng)建電子表格時(shí)節(jié)省大量時(shí)間。若起始數(shù)據(jù)為字符型、邏輯型或其他不含有數(shù)字的字符型數(shù)據(jù)，填充的效果是復(fù)制起始單元格的數(shù)據(jù)；若字符與數(shù)字混雜，同字符型數(shù)據(jù)的填充情形一樣；若全為數(shù)字，與字符型數(shù)據(jù)不同的是，若整數(shù)部分?jǐn)?shù)字位數(shù)不超過15位，都能實(shí)現(xiàn)序列填充。8、限定數(shù)據(jù)長度，顯示提示信息在一列的單元格里輸入有限字符數(shù)的數(shù)字或文本，怕輸入出差錯(cuò)，如何限定？例如：要求限定單元格的文本長度屬于集合8,11,20,17,23, 或者文本長度不屬于上述集合時(shí)提示。操作方法如下：選中你要設(shè)置的數(shù)據(jù)范圍，比如a列，選中a列點(diǎn)數(shù)據(jù)有效性選自定義（或者選擇文本長度）公式輸入 =or(len(a1)=8,